1. Tổng số hồ sơ hành chính đã tiếp nhận trong tuần và luỹ tiến
3.3. Kiện toàn tổ chức bộ mỏy, cơ chế phối hợp giữa cỏc đơn vị, ngành chức năng
Kiện toàn Ban chỉ đạo cải cỏch hành chớnh theo Quyết định 181/CP; đối với UBND quận do đồng chớ Chủ tịch UBND quận làm Trưởng ban, phú chủ tịch UBND quận là phú ban thường trực. Cú một thực tế tại cỏc uỷ ban mà chỳng tụi đến khảo sỏt là hiện nay tại một số Uỷ ban – Phú văn phũng phụ trỏch bộ phận “một cửa” nhưng lại khụng phải là thành viờn Ban chỉ đạo cải cỏch hành chớnh của quận, điển hỡnh như tại UBND quận Tõy Hồ. Điều này dẫn đến những bất cập trong qỳa trỡnh triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”. Do đú, tại cỏc quận chưa thực hiện được yờu cầu này, cần tổ chức lại ban chỉ đạo cải cỏch hành chớnh của quận trong đú cú sự tham gia của cỏn bộ phụ trỏch bộ phận “một cửa”.
Cải cỏch thủ tục hành chớnh trong đú cú việc triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” cú liờn quan chặt chẽ đến việc cải cỏch cỏc yếu tố khỏc cú liờn quan trong nền hành chớnh. Việc sắp xếp tổ chức bộ mỏy hợp lý, thuận tiện với tinh thần tinh, gọn, thực hiện đỳng chức năng, nhiệm vụ và quy định đối với việc cải tiến lề lối, tỏc phong làm việc, thỏi độ phục vụ nhõn dõn của cỏn bộ, cụng chức; cú ảnh hưởng tớch cực đến hiệu qủa của việc triển khai cơ chế “một cửa” tại UBND cỏc quận. Thực hiện chủ trương về cải cỏch tổ chức bộ mỏy hành chớnh cỏc cấp, cụ thể là Luật tổ chức HĐND và UBND, Nghị định số 12/2001/NĐ-CP ngày 27/3/2001 của Chớnh phủ về tổ chức lại một số cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và UBND quận, huyện, thị xó, thành phố thuộc tỉnh; Quyết định số: 64/2001/QĐ-UB ngày 16/8/2001 của UBND thành phố Hà Nội về việc thành lập cỏc phũng chuyờn mụn thuộc UBND quận, huyện; hiện nay cơ cấu tổ chức của UBND cỏc quận gồm cú 10 phũng chuyờn mụn. Cỏc phũng này chủ yếu được thành lập trờn cơ sở sỏp nhập, hợp nhất cỏc phũng chuyờn mụn trước đõy. Vớ dụ: phũng Kế hoạch- Kinh tế được thành lập trờn cơ sở hợp nhất Phũng Kế hoạch và Đầu tư với phũng Kinh tế;
phũng Địa chớnh- Nhà đất và Đụ thị được thành lập trờn cơ sở hợp nhất phũng Địa chớnh- Nhà đất và phũng Quản lý đụ thị.
Với việc thành lập cỏc phũng chức năng mới trờn cơ sở sỏp nhập và hợp nhất cỏc phũng chuyờn mụn đó giảm bớt được sự cồng kềnh trong tổ chức bộ mỏy của UBND cỏc quận; mặt khỏc khi cỏc phũng mới được thành lập với chức năng và nhiệm vụ được mở rộng đó thực hiện và giải quyết được nhiều cụng việc hơn; nhờ đú cũng giảm bớt được một số đầu mối (cú thể gọi là “cửa”) so với trước đõy trong qỳa trỡnh giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh. Chẳng hạn nếu như trước đõy (khi chưa tổ chức lại tổ chức bộ mỏy) khi giải quyết một hồ sơ hành chớnh liờn quan đến vấn đề cấp giấy phộp xõy dựng sẽ phải qua cỏc cửa là: UBND phường, phũng Địa chớnh-Nhà đất, phũng Quản lý đụ thị, UBND quận…thỡ hiện nay để giải quyết hồ sơ này, chỉ cần qua UBND phường, bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa và phũng Địa chớnh- nhà đất và Đụ thị. Rừ ràng với việc tổ chức lại bộ mỏy nhà nước đó giảm bớt được một số khõu trong quy trỡnh giải quyết, rỳt ngắn được thời gian, tạo thuận lợi cho cụng dõn, tổ chức khi đến làm thủ tục tại UBND cỏc quận.
Cũng liờn quan đến vấn đề tổ chức bộ mỏy, việc phối hợp giữa cỏc đơn vị cú liờn quan trong qỳa trỡnh giải quyết cụng việc giữ vai trũ hết sức quan trọng, quyết định đến chất lượng, hiệu qủa giải quyết cụng việc. Trong thực tế, bờn cạnh những thủ tục hành chớnh liờn ngành cũn cú những thủ tục hành chớnh liờn thụng thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều đơn vị, do đú nếu khụng cú sự phối hợp đồng bộ của cỏc đơn vị sẽ làm trở ngại cho qỳa trỡnh giải quyết cụng việc. Chỳng ta cú thực hiện được “một cửa” hay khụng phụ thuộc rất nhiều vào qỳa trỡnh thẩm định, giải quyết hồ sơ tại cỏc đơn vị. Trờn thực tế, do cơ chế phối hợp giữa cỏc đơn vị chức năng ở một số cơ quan chưa tốt nờn cũn khụng ớt hồ sơ chưa trả đỳng hẹn. Một số đơn vị chưa thực hiện quy định chung về cơ chế “một cửa” mà vẫn theo quy định riờng của ngành. Vỡ vậy, việc xõy dựng quy chế phối hợp giữa cỏc đơn vị trong một cơ quan, cụ thể là trong UBND quận là việc làm cần thiết khi triển khai cơ chế “một cửa”. Hiện nay trong quy chế làm việc của
UBND cỏc quận đều đó đề cập đến mối quan hệ cụng tỏc và trỏch nhiệm phối hợp giữa cỏc đơn vị; mặt khỏc trong Quy chế về tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh cũng cú quy định về vấn đề này: “Trường hợp hồ sơ liờn quan đến nhiều phũng, ban thỡ Trưởng phũng, ban chuyờn mụn chịu trỏch nhiệm chớnh phải phối hợp giải quyết trước khi ký hay trỡnh cấp cú thẩm quyền xem xột, quyết định” [77,5]
Vấn đề phối hợp giữa cỏc phũng chuyờn mụn trong qỳa trỡnh giải quyết thủ tục hành chớnh nếu chỉ quy định như trờn là qỳa đơn giản, chưa khẳng định được trỏch nhiệm của cỏc đơn vị trong việc phối hợp giải quyết và cũng khụng cú chế tài xử lý nếu đơn vị nào khụng thực hiện tốt. Với quy định như vậy, khi ỏp dụng trong thực tế sẽ khụng cú mang tớnh khả thi và hiệu qủa đem lại khụng cao, đặc biệt khụng thể xử lý, quy trỏch nhiệm nếu cú những sai phạm trong qỳa trỡnh thực hiện. Dẫn đến thực tế là ở một số cơ quan, việc phối hợp giữa bộ phận “một cửa” với cỏc phũng, ban chuyờn mụn cũn cú vướng mắc trong qỳa trỡnh xử lý, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chớnh cụ thể, gõy ảnh hưởng đến thời gian giải quyết chung trong quy trỡnh. Do đú, UBND cỏc quận cần xõy dựng và ban hành Quy chế phối hợp giữa cỏc đơn vị trong qỳa trỡnh giải quyết thủ tục hành chớnh theo cơ chế “một cửa” trong đú quy định rừ trỏch nhiệm của từng đơn vị khi giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh đơn ngành và trỏch nhiệm phối hợp trong giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh liờn ngành. Quy chế này cần được xõy dựng dưới dạng một bản quy chế độc lập ban hành kốm theo Quyết định của UBND quận; trong đú cần chỳ ý quy định cỏc chế tài để xử lý đối với cỏc đơn vị khụng thực hiện đỳng, đầy đủ trỏch nhiệm khi trực tiếp giải quyết hoặc phối hợp giải quyết thủ tục hành chớnh.
Bờn cạnh đú, qỳa trỡnh giải quyết một số thủ tục hành chớnh cũn cú tớnh chất liờn thụng giữa nhiều cấp hành chớnh như trong vấn đề thụ lý hồ sơ xin thay đổi, cải chớnh họ tờn, chữ đệm, xỏc định lại dõn tộc trong Giấy khai sinh sẽ được giải quyết theo cỏc cấp phường, quận và thành phố. Tuy nhiờn, hiện nay việc phối hợp giữa cỏc sở, ngành và cỏc cấp cũn cú nhiều điểm chưa cụ thể để xỏc
định rừ trỏch nhiệm nờn cụng tỏc phối hợp chưa nhịp nhàng, gõy ảnh hưởng đến thời gian giải quyết. Vỡ vậy, việc phõn cấp thẩm quyền trỏch nhiệm giữa cỏc cấp, cỏc ngành đồng thời quy định rừ về mối quan hệ phối hợp là việc làm cần thiết. Đõy là trỏch nhiệm của UBND Thành phố trong việc rà soỏt quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh của từng cấp, xỏc định trỏch nhiệm giải quyết của từng cấp, từng ngành để từ đú cú quy định cụ thể về thẩm quyền, trỏch nhiệm của từng cấp và mối quan hệ phối hợp giữa cỏc cấp. Quy định chung mang tớnh thống nhất của UBND Thành phố sẽ là cơ sở để từng cấp, từng ngành căn cứ vào đú để thực hiện trỏch nhiệm cũng như thực hiện phối hợp với cỏc cấp, cỏc cơ quan cú liờn quan trong qỳa trỡnh giải quyết. Mặt khỏc, cần quỏn triệt rừ trong qỳa trỡnh giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh liờn thụng, liờn ngành, nếu mắc ở khõu nào, cấp nào phải thỏo gỡ và giải quyết triệt để ngay từ khõu đú, cấp đú; trỏnh tỡnh trạng một số hồ sơ hành chớnh của cụng dõn, tổ chức bị kộo dài mà khụng xỏc định được mắc ở khõu nào hoặc xỏc định được mà lại khụng cú biện phỏp để giải quyết kịp thời, gõy khú khăn, trở ngại và khỳc mắc của người dõn dẫn đến tỡnh trạng khiếu kiện và khiếu kiện vượt cấp.
Rừ ràng, cải cỏch thủ tục hành chớnh khụng chỉ tập trung ở bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả mà cần thực hiện trong từng bộ phận của từng phũng ban chuyờn mụn và từ cỏc cơ quan, ban ngành cú liờn quan. Do đú, từng đơn vị, bộ phận, từng cấp phải thực hiện tốt trỏch nhiệm của mỡnh. Mặt khỏc, để trỏnh tỡnh trạng trựng chộo, đựn đẩy trong qỳa trỡnh giải quyết cụng việc, đặc biệt là đối với những thủ tục hành chớnh mang tớnh liờn ngành thỡ cần phải cú sự phõn cấp và giao trỏch nhiệm cụ thể cho từng cơ quan, từng cấp hành chớnh sao cho phự hợp với chức năng, quyền hạn và điều kiện hiện cú nhằm tạo điều kiện tốt cho việc giải quyết kịp thời thủ tục của cụng dõn, tổ chức.