1. Tổng số hồ sơ hành chính đã tiếp nhận trong tuần và luỹ tiến
3.10. Nõng cao vai trũ của cụng tỏc văn thƣ, lƣu trữ
Là hoạt động đảm bảo thụng tin bằng văn bản phục vụ cho quản lý, điều hành, cụng tỏc văn thư, lưu trữ khụng thể thiếu trong bất kỳ qỳa trỡnh giải quyết cụng việc nào nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
Khi cỏc cơ quan tiến hành triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” đó tỏc động và làm thay đổi nhiều nội dung trong cụng tỏc văn thư, lưu trữ.
Trước hết, đối với cụng tỏc văn thư, khi thực hiện cơ chế “một cửa” với quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh được đổi mới, nguyờn tắc quản lý tập trung, thống nhất “một đầu mối” tại văn thư sẽ khú cú thể đảm bảo được. Đơn cử như việc theo dừi giải quyết hồ sơ của cụng dõn, tổ chức (trong nghiệp vụ văn thư chớnh là theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến) sẽ liờn quan đến nhiều đơn vị vỡ cỏc văn bản, giấy tờ trong hồ sơ đú nếu thuộc thủ tục hành chớnh liờn ngành sẽ được chuyển cho nhiều đơn vị cú trỏch nhiệm nghiờn cứu giải quyết. Trong trường hợp này, phải làm thế nào để theo dừi được liờn tục một cụng việc khi nú thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều đơn vị khỏc, nhiều đầu mối khỏc nhau? Hiện nay thỡ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết
thủ tục hành chớnh khụng cú văn thư riờng mà những cụng việc liờn quan đến văn thư vẫn do bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện, trong điều kiện mới bộ phận văn thư này cũng cần được tổ chức lại cho phự hợp nhằm hỗ trợ cho hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh.
Trong vấn đề lập hồ sơ cụng việc và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, khi triển khai cơ chế “một cửa” cũng đũi hỏi phải cú những thay đổi cho phự hợp. Về mặt lý thuyết, đơn vị nào trực tiếp giải quyết cụng việc sẽ chịu trỏch nhiệm lập hồ sơ cụng việc đú. Nhưng khi triển khai cơ chế “một cửa”, để giải quyết một cụng việc thỡ mỗi đơn vị trong cơ quan chỉ giải quyết một phần cụng việc đú trước khi chuyển về bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh. Vậy trỏch nhiệm lập hồ sơ giải quyết cụng việc đú sẽ thuộc về đơn vị nào?
Trong quy định về quy trỡnh thủ tục để giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa” của UBND cỏc quận hiện nay đều quy định 4 bước: Tiếp nhận hồ sơ- Việc xem xột giải quyết hồ sơ của cỏc phũng, ban chuyờn mụn thuộc quận- Thẩm quyền ký giải quyết cụng việc- Giao trả kết qủa giải quyết hồ sơ. Trong đú, bước 4 quy định: sau khi nhận hồ sơ và kết qủa đó giải quyết của cỏc phũng, ban chuyờn mụn; cỏn bộ, cụng chức của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh trực tiếp đến bộ phận văn thư thuộc văn phũng HĐND- UBND quận để đúng dấu, vào sổ theo dừi và trả hồ sơ đó giải quyết cho tổ chức, cụng dõn theo phiếu hẹn, thu phớ, lệ phớ theo quy định, đưa hồ sơ vào lưu trữ.
Như vậy, theo quy định hiện hành của cỏc cơ quan thỡ việc lập hồ sơ giải quyết cỏc cụng việc của cụng dõn, tổ chức được tiếp nhận tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh sẽ do đơn vị giải quyết hồ sơ đú lập. Hồ sơ sau khi được giải quyết sẽ được chuyển về cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết qủa cho tổ chức, cụng dõn và đưa hồ sơ đú vào lưu trữ.
Xột về qỳa trỡnh hỡnh thành nờn hồ sơ này thỡ phần lớn văn bản, giấy tờ trong hồ sơ được hỡnh thành ngay từ khi cụng dõn, tổ chức nộp hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh; sau đú sẽ được
tiếp tục thu thập, bổ sung trong suốt qỳa trỡnh cỏc đơn vị giải quyết hồ sơ cho đến văn bản cuối cựng chớnh là kết qủa giải quyết hồ sơ, cú thể là giấy phộp xõy dựng đối với hồ sơ xin cấp phộp xõy dựng, là giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở với hồ sơ xin cấp “sổ đỏ”…
Để hồ sơ lập ra đảm bảo yờu cầu, chất lượng thỡ ngay từ giai đoạn tiếp nhận hồ sơ, bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh phải yờu cầu tổ chức, cụng dõn nộp bản chớnh, hoặc bản sao cú giỏ trị như bản chớnh của cỏc văn bản, giấy tờ trong hồ sơ, tuyệt đối khụng chấp nhận cỏc bản photocopy. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ cũng cần kiểm tra cẩn thận, kỹ lưỡng cỏc văn bản, giấy tờ trong hồ sơ nhằm đảm bảo giỏ trị phỏp lý và chất lượng của hồ sơ khi được lập. Mặt khỏc, cũng giỳp cho cỏc đơn vị trong việc thẩm định hồ sơ qỳa trỡnh giải quyết.
Tuy nhiờn, cú một vấn đề khỏc đặt ra là: trong qỳa trỡnh chuyển giao hồ sơ cho cỏc phũng, ban giải quyết, đặc biệt là với những hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều đơn vị, mỗi đơn vị chỉ giải quyết một phần việc thỡ cú thể dẫn đến tỡnh trạng xộ lẻ văn bản, tài liệu của hồ sơ. Nếu cỏc đơn vị thực hiện việc lập hồ sơ cụng việc cũng cú nghĩa là văn bản, tài liệu của cựng một hồ sơ lại bị xộ lẻ để lập thành nhiều hồ sơ. Song nếu cỏc đơn vị khụng lập hồ sơ tức là đó khụng thực hiện quy định của nhà nước về lập hồ sơ cụng việc.
Việc quy định bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh là nơi nhận kết qủa giải quyết từ cỏc đơn vị (nhận lại hồ sơ sau khi đó được giải quyết) và đưa hồ sơ vào lưu trữ cũng đặt ra một cỏch thức hoàn toàn mới trong lưu văn bản, tài liệu, và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ - tức là văn bản khụng lưu ở nơi sản sinh ra văn bản mà lưu ở nơi giải quyết cuối cựng, đơn vị giải quyết cụng việc chỉ tham gia vào việc lập hồ sơ cụng việc và khụng thực hiện việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Những thay đổi đú đũi hỏi phải cú những quy định chặt chẽ trong việc kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ của cụng dõn, tổ chức, phải đảm bảo cỏc văn bản trong hồ sơ là những bản chớnh, bản sao cú giỏ trị như bản chớnh vỡ đõy chớnh là những
văn bản chiếm số lượng chủ yếu trong hồ sơ, quyết định đến chất lượng, tớnh hoàn chỉnh và phỏp lý của hồ sơ ; thờm vào đú qỳa trỡnh chuyển giao văn bản cho cỏc đơn vị giải quyết cần chỳ ý đến việc quản lý chặt chẽ, thu thập lại và bổ sung thờm cỏc văn bản mới hỡnh thành trong qỳa trỡnh giải quyết cụng việc nhằm đảm bảo tớnh hoàn chỉnh của hồ sơ được lập. Bờn cạnh đú, để trỏnh việc văn bản, tài liệu của một hồ sơ bị xộ lẻ hoặc trựng lặp với cỏc văn bản, tài liệu trong cỏc hồ sơ do cỏc đơn vị lập ra, cần quy định rừ ràng trỏch nhiệm lập hồ sơ thuộc về bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chớnh, phải xỏc định đõy là một đơn vị nằm trong cơ cấu tổ chức của cơ quan hỡnh thành nờn hồ sơ và là nguồn nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan.
Cựng với đú, trong qỳa trỡnh triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”, việc mẫu húa văn bản đúng một vai trũ quan trọng, tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ. Hầu hết cỏc quận hiện nay đó thực hiện được việc mẫu húa văn bản, nhờ đú trong khõu kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ dễ dàng phỏt hiện những văn bản, tài liệu bị thiếu hoặc những văn bản, tài liệu khụng đảm bảo giỏ trị phỏp lý để hướng dẫn cho cụng dõn, tổ chức bổ sung, điều chỉnh cho đỳng yờu cầu. Từ đú, tạo nờn những hồ sơ hoàn chỉnh, cú giỏ trị, một mặt tạo thuận lợi cho qỳa trỡnh thẩm định hồ sơ, triển khai, giải quyết cụng việc của cỏc đơn vị chức năng, mặt khỏc đảm bảo đưa vào lưu trữ những hồ sơ cú giỏ trị.
Hơn nữa, với việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong mẫu húa văn bản cho phộp cập nhật thụng tin từ cỏc hồ sơ tiếp nhận, truyền và sử dụng cỏc dữ liệu thụng tin liờn quan đến hồ sơ qua mạng mỏy tớnh; vỡ thế hồ sơ gốc cú thể được tập trung quản lý ngay tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ; điều này cũng sẽ tạo thuận lợi hơn trong việc giao nộp những hồ sơ này vào lưu trữ cơ quan.
Ngoài ra, như chỳng tụi đó đề cập ở trờn, khi triển khai cơ chế “một cửa” để giải quyết cụng việc đỳng tiến độ, tạo thuận lợi cho cụng dõn tổ chức thỡ quy trỡnh quản lý và giải quyết văn bản cũng cần được quan tõm, chỳ trọng với những quy định cụ thể nhằm trỏnh tỡnh trạng đựn đẩy cụng việc, kộo dài thời gian giải quyết. Trong vấn đề này, chỳng tụi chủ yếu muốn đề cập đến quy trỡnh
tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến vỡ khi tiếp nhận hồ sơ của cỏc cụng dõn, tổ chức cũng cú nghĩa là chỳng ta đó thực hiện một cụng việc là tiếp nhận một trong cỏc nguồn của văn bản đến theo hỡnh thức trực tiếp.
Nhờ những quy định chặt chẽ về quy trỡnh chuyển giao văn bản, trỏch nhiệm giải quyết của từng đơn vị cú liờn quan đó hạn chế tối đa tỡnh trạng đựn đẩy cụng việc, kộo dài thời gian giải quyết cụng việc. Mặt khỏc, trong quy trỡnh tổ chức quản lý văn bản đi với việc thực hiện đầy đủ quy định về uỷ quyền ký văn bản, nõng cao trỏch nhiệm của thủ trưởng cỏc đơn vị chuyờn mụn trong việc ký cỏc văn bản thuộc thẩm quyền đó giảm bớt tầng nấc và thời gian trỡnh ký văn bản so với trước đõy, nhờ đú rỳt ngắn hơn về thời gian.
Cũng liờn quan đến nội dung của cụng tỏc văn thư một giải phỏp giỳp cho cỏc cỏn bộ làm việc đỳng luật, cú cơ sở phỏp lý để hướng dẫn cho cụng dõn, tổ chức trong việc chuẩn bị hồ sơ cũng như giải thớch cho người dõn khi cú cỏc vướng mắc liờn quan đến quy trỡnh giải quyết hồ sơ của cơ quan hành chớnh nhà nước; là mỗi cỏn bộ cần lập và sử dụng hợp lý hồ sơ nguyờn tắc về lĩnh vực chuyờn mụn mà mỡnh phụ trỏch.
Với quan niệm, hồ sơ nguyờn tắc là tập bản sao cỏc văn bản quản lý nhà nước, chủ yếu là cỏc văn bản quy phạm phỏp luật quy định về lĩnh vực cụng tỏc cụ thể, được sử dụng làm căn cứ phỏp lý để giải quyết cụng việc- thỡ việc lập hồ sơ nguyờn tắc khụng phải là vấn đề qỳa phức tạp. Mỗi cỏn bộ, cụng chức bằng việc tập hợp cỏc văn bản, khụng nhất thiết phải là bản chớnh mà chỉ cần sao chụp lại cỏc văn bản từ cỏc nguồn tin cậy như bản chớnh văn bản, văn bản được đăng trờn cỏc bỏo, tạp chớ như cụng bỏo, cú thể in văn bản từ cỏc website của cỏc cơ quan nhà nước…sau đú sắp xếp theo một trỡnh tự nhất định để sử dụng trong qỳa trỡnh tỏc nghiệp.
Hồ sơ nguyờn tắc sẽ được sử dụng làm cơ sở phỏp lý và là căn cứ tra cứu để cỏn bộ tiếp nhận giải quyết cụng việc hàng ngày như hướng dẫn làm thủ tục, kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, chuyển giao hồ sơ đến đơn vị, bộ phận cú trỏch nhiệm giải quyết. Và đặc biệt, hồ sơ nguyờn tắc cú thể được sử dụng để giải thớch,
thuyết phục khi cụng dõn cú những khỳc mắc đối với việc giải quyết thủ tục hành chớnh của cơ quan. Trờn thực tế, theo bỏo cỏo của UBND cỏc quận hầu như khụng xảy ra khiếu kiện về kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh như trong qỳa trỡnh khảo sỏt thực hiện đề tài, chỳng tụi đó gặp khụng ớt trường hợp xảy ra tranh cói giữa cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ với cụng dõn đến làm thủ tục, lỗi chủ yếu là do người dõn khụng am hiểu về cỏc quy định của phỏp luật, khụng hiểu được quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh; nhưng điều đỏng núi ở đõy là do cỏn bộ, cụng chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh chưa biết cỏch xử lý trong cỏc tỡnh huống đặc biệt, chưa biết cỏch giải thớch, thuyết phục để người dõn hiểu; dẫn đến những mõu thuẫn, tranh cói khụng đỏng cú. Trong những trường hợp này, sử dụng hồ sơ nguyờn tắc là một cụng cụ hiệu qủa để giải quyết, cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ cần đưa văn bản quy định của nhà nước và giải thớch người dõn hiểu được theo điều quy định nào của phỏp luật hiện hành thỡ hồ sơ của họ khụng hợp lệ, khụng thể tiếp nhận để giải quyết và chỉ họ hướng để giải quyết như bổ sung cỏc văn bản trong hồ sơ hoặc hướng dẫn cho người dõn đến cơ quan cú trỏch nhiệm và thẩm quyền giải quyết hồ sơ của họ.
Khi sử dụng hồ sơ nguyờn tắc cần chỳ ý kịp thời thu thập, bổ sung đưa vào hồ sơ cỏc văn bản mới do cỏc cơ quan nhà nước cú thẩm quyền ban hành và cỏc văn bản quy định của cơ quan liờn quan đến lĩnh vực cụng tỏc mà mỡnh đảm nhiệm, những văn bản mới thu thập cần được đặt lờn trờn cỏc văn bản ban hành trước đú để thuận tiện cho qỳa trỡnh tra cứu, sử dụng văn bản trong hồ sơ.
Bờn cạnh đú, khi triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” cũng đũi hỏi cụng tỏc lưu trữ của cơ quan cú những thay đổi nhất định. Trước hết, do đặc điểm của cỏch tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh hướng tới nhiệm vụ giải quyết cụng việc của tổ chức, cụng dõn nờn cụng tỏc lưu trữ cũng phải hướng tới mục tiờu này. Thực hiện cơ chế “một cửa” đũi hỏi phải cú tổ chức cụng tỏc lưu trữ khoa học hơn, cần tổ chức một hệ thống lưu trữ hồ sơ và văn bản thớch hợp để phục vụ cho hoạt
động của bộ phận “một cửa”. Hệ thống lưu trữ này phải đỏp ứng được nhu cầu tra tỡm thụng tin đa dạng và thường xuyờn của trung tõm, phục vụ cho việc kiểm tra qỳa trỡnh tiếp nhận và trả hồ sơ. Đú phải là một hệ thống phõn loại thụng tin hợp lý, ứng dụng cụng nghệ thụng tin để quản lý và phục vụ khai thỏc, sử dụng thụng tin, cung cấp thụng tin để giải quyết cỏc cụng việc của cụng dõn, tổ chức. Hệ thống cụng cụ tra cứu hiện đang ỏp dụng tại cỏc uỷ ban hiện nay với hầu hết là hệ thống sổ sỏch thủ cụng khú cú thể đỏp ứng yờu cầu này. Nhiều thụng tin cú trong kho lưu trữ nhưng do khụng được tổ chức khoa học, khụng cú hệ thống tra cứu phự hợp nờn khú khăn trong việc tỡm kiếm, tổng hợp và xử lý thụng tin.
Giải quyết vấn đề này, theo chỳng tụi cú thể nghiờn cứu tiến tới ỏp dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ eFile. Đõy là bộ phần mềm đạt tiờu chuẩn quốc tế và hoàn toàn phự hợp với nghiệp vụ quản lý của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Bộ sản phẩm này được thiết kế để quản lý khối lượng dữ liệu lớn, đa dạng, bỏm sỏt nghiệp vụ. Hiện nay eFile đang được triển khai tại Trung tõm lưu trữ quốc gia III và sắp tới triển khai tại Trung tõm lưu trữ quốc gia I, II. Sự ra đời của eFile- bộ phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ đầu tiờn tại Việt Nam là khởi đầu khả quan trong xu hướng tin học húa ngành lưu trữ toàn quốc. Trong tương lai,