1. Tổng số hồ sơ hành chính đã tiếp nhận trong tuần và luỹ tiến
3.7.Đẩy mạnh ứng dụng cụng nghệ thụng tin
Kết qủa triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” tại UBND cỏc quận trong thời gian vừa qua đó cho thấy vai trũ của cụng nghệ thụng tin trong việc hỗ trợ và nõng cao hiệu qủa hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh. Bờn cạnh đú, với việc kết nối với cổng giao tiếp điện tử của thành phố (hanoiportal) đó tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc tổ chức, cụng dõn trong việc truy cập, tra tỡm cỏc thụng tin cần thiết liờn quan đến thẩm quyền giải quyết của cỏc cơ quan hành chớnh, cỏc loại thủ tục hành chớnh, hồ sơ, quy trỡnh giải quyết và đặc biệt là tra cứu được trạng thỏi của hồ sơ hành chớnh. Ngoài ra, một số cơ quan đó đầu tư một nguồn kinh phớ tương đối lớn cho việc nghiờn cứu, xõy dựng và đưa vào ứng dụng chương trỡnh phần mềm quản lý hồ sơ hành chớnh với ưu thế là quản lý khoa học, hiện đại những hồ sơ được tiếp nhận, quy trỡnh giải quyết hồ sơ và kết qủa giải quyết hồ sơ bằng việc mó húa hồ
sơ, tạo thuận lợi cho người nộp hồ sơ với việc tra cứu tự động trạng thỏi của hồ sơ.
Tuy nhiờn, việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin cũng mới chỉ phỏt huy hiệu quả ở mức độ hạn chế. Vỡ vậy, trong thời gian tới cần đẩy mạnh việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin nhưng cần nhấn mạnh đến tớnh hiệu qủa và thực chất.
Trước hết, thực hiện kết nối bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh của UBND cỏc xó, phường, thị trấn vào cổng giao tiếp điện tử của thành phố nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp và quản lý thụng tin hồ sơ toàn diện trong phạm vi thành phố. Giỳp cho bộ phận “một cửa” của UBND cỏc phường, xó, thị trấn cú điều kiện tiếp cận đầy đủ, nhanh chúng cỏc thụng tin chỉ đạo, hướng dẫn từ UBND Thành phố, UBND quận và trao đổi thụng tin với cỏc cơ quan hữu quan. Thực hiện cụng khai thủ tục hành chớnh của tất cả cỏc cấp hành chớnh, tạo điều kiện cho người dõn trong việc tra tỡm, khai thỏc và sử dụng thụng tin trờn mạng.
Với website hiện thời của UBND cỏc quận cần bổ sung, cập nhật cỏc thụng tin cần thiết như: thủ tục hành chớnh, mẫu hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ…đõy là cỏc thụng tin mà cụng dõn, tổ chức mong muốn được tiếp cận để xỏc định cơ quan cú thẩm quyền giải quyết, biết được quy trỡnh giải quyết và giỳp họ chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ; nhưng trờn thực tế cỏc mục tin này đều đang bị bỏ trống hoặc đang trong giai đoạn truy cập nội dung. Mặt khỏc, nhằm thụng tin đầy đủ đến người dõn chủ trương của quận về cải cỏch hành chớnh, quy trỡnh- trỡnh tự giải quyết thủ tục hành chớnh, kết qủa hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh thỡ mục cụng tỏc cải cỏch hành chớnh trong website của quận phải được bổ sung và thường xuyờn cập nhật thờm thụng tin.
Phần mềm quản lý hồ sơ và trang bị hệ thống đọc mó vạch trờn giấy biờn nhận tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh của quận Tõy Hồ đó phỏt huy hiệu qủa trong cụng tỏc tiếp nhận và quản lý hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho cụng dõn, tổ chức trong việc chủ động tra cứu thụng tin
hồ sơ- do đú việc phỏt triển phần mềm này cũng như hệ thống đọc mó vạch cú ý nghĩa thiết thực với tất cả cỏc bộ phận tiếp nhận hồ sơ và cần được nhõn rộng tại cỏc quận.
Tuy nhiờn, để thực hiện được giải phỏp này đũi hỏi một nguồn kinh phớ tương đối lớn. Với những quận chưa cú đủ điều kiện vật chất để thực hiện, cú thể học tập kinh nghiệm của một số quận tại thành phố Hồ Chớ Minh như UBND quận Bỡnh Thạnh trong việc đưa vào sử dụng hệ thống trả lời thủ tục hành chớnh qua mạng điện thoại tự động. Trước đõy, cụng dõn, tổ chức muốn biết cỏc thụng tin về kết qủa giải quyết, xử lý hồ sơ của mỡnh phải trực tiếp đến UBND quận để liờn hệ thỡ nay họ chỉ cần gọi điện thoại và đọc mó số ghi trong giấy biờn nhận, mỏy sẽ tự động giải đỏp cỏc thụng tin cần tỡm hiểu. Phương thức này khụng chỉ thuận tiện, nhanh chúng mà cũn dễ dàng ỏp dụng ở tất cả cỏc cấp hành chớnh.
Ngoài ra, trong giải phỏp về nõng cao và hiện đại húa cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh; chỳng tụi đó đề cập đến vấn đề tổ chức phũng làm việc khoa học bằng việc tiếp nhận và quản lý hồ sơ theo số thứ tự cụng dõn, tổ chức đến làm thủ tục. Cỏch thức làm việc khoa học, hiện đại này chỉ cú thể thực hiện với việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin. Hiện nay, một số ngành như ngõn hàng, hải quan đó ỏp dụng hỡnh thức này trong qỳa trỡnh giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh và những cụng việc liờn quan đến cụng dõn, tổ chức; trong lĩnh vực hành chớnh mà cụ thể là ngay trong việc thực hiện cơ chế “một cửa” ở một số uỷ quận của thành phố Hồ Chớ Minh cũng đó bước đầu ứng dụng cụng nghệ này; do đú việc nghiờn cứu, xõy dựng để triển khai ỏp dụng tại UBND cỏc quận và cỏc cơ quan hành chớnh Hà Nội là một phương ỏn khả thi, mang lại hiệu qủa thực tế.