1. Tổng số hồ sơ hành chính đã tiếp nhận trong tuần và luỹ tiến
3.8. Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:
9001:2000
Bộ tiờu chuẩn ISO 9001:2000 được ỏp dụng vào cỏc lĩnh vực khỏc nhau của đời sống xó hội đó đem lại những năng suất, hiệu qủa cao. Trong hoạt động hành chớnh, nhiều cơ quan ở nhiều cấp và nhiều địa phương khỏc nhau trong cả
nước đó ỏp dụng bộ tiờu chuẩn này như: Bộ Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn, Bộ Cụng nghiệp, thành phố Đà Lạt (tỉnh Lõm Đồng), thành phố Đà Nẵng, thành phố Hồ Chớ Minh…gúp phần tạo lập một phương phỏp làm việc khoa học, xỏc định rừ cụng việc cần làm, chủ thể thực hiện.
Cụ thể như, việc ứng dụng tiờu chuẩn ISO 9001: 2000 cho một số lĩnh vực hành chớnh cụng đó được bắt đầu tại thành phố Hồ Chớ Minh từ năm 2000. Đõy là việc ỏp dụng phương phỏp làm việc khoa học để tiờu chuẩn húa thủ tục, quy trỡnh giải quyết cụng việc, đỏp ứng yờu cầu của cụng dõn và tổ chức với tiờu chớ đặt ra là: đỳng phỏp luật, cụng khai và minh bạch, đơn giản, nhanh chúng, tiết kiệm chi phớ và thời gian đi lại của người dõn và theo nguyờn tắc làm đỳng ngay từ đầu vỡ lợi ớch của người dõn. Đến nay đó cú 33 đơn vị của thành phố thực hiện và được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 và đang tiếp tục mở rộng sang cỏc cơ quan khỏc của thành phố. Ứng dụng tiờu chuẩn ISO 9001:2000 bước đầu đó mang lại những kết qủa đỏng khớch lệ và cú những tỏc động tớch cực đối với cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước, thể hiện ở 3 khớa cạnh cơ bản sau:
- Đối với cải cỏch hành chớnh, tiờu chuẩn ISO 9001:2000 giỳp cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước xõy dựng cung cỏch làm việc- rừ việc, rừ người, rừ cỏch làm, để đạt hiệu lực và hiệu qủa cao, nõng cao chất lượng quản lý và cung ứng dịch vụ. Đõy cú thể được coi là một cụng cụ hữu hiệu, cải cỏch thủ tục hướng vào người dõn. - Đối với nhõn dõn, ISO 9001:2000 ỏp dụng trong cơ quan hành chớnh mang lại lợi ớch thiết thực và cú sự tham gia của người dõn thụng qua cỏc hoạt động theo dừi, kiểm tra cũng như đỏnh giỏ sự hài lũng của người dõn.
- Đối với tổ chức bộ mỏy của cơ quan hành chớnh nhà nước, ISO 9001:2000 giỳp xõy dựng quy trỡnh giải quyết cụng việc; xỏc định rừ trỏch nhiệm và thời gian giải quyết cụng việc; xỏc định yờu cầu năng lực đối với từng vị trớ chức danh; xỏc định “khỏch hàng nội bộ” trong cơ quan hành chớnh; định lượng cụng việc; tạo điều kiện thực hiện cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt, đỏnh giỏ…
Kinh nghiệm của thành phố Hồ Chớ Minh cho thấy để ứng dụng tốt tiờu chuẩn ISO 9001:2000 trong cỏc cơ quan hành chớnh Nhà nước, cần cú sự chuẩn
bị kỹ, cú sự đỏnh giỏ so sỏnh định chuẩn trước và sau khi ỏp dụng ISO; đồng thời tạo tiền đề cho việc triển khai cỏc nội dung khỏc của cải cỏch hành chớnh để đạt được cỏi đớch cao nhất đú là hiệu lực, hiệu qủa quản lý và cung ứng dịch vụ cụng, đỏp ứng tốt hơn nhu cầu của người dõn.
Tuy nhiờn, khỏc với việc ỏp dụng tiờu chuẩn ISO cho cỏc doanh nghiệp, việc xỏc định cỏc tiờu chớ để đỏnh giỏ theo tiờu chuẩn ISO đối với cỏc cơ quan hành chớnh sẽ khú khăn và phức tạp hơn. Vỡ vậy, trong tiến trỡnh tỡm tũi, thử nghiệm, vừa làm vừa rỳt kinh nghiệm, sự qỳa cầu toàn hay tuyệt đối húa cỏc ứng dụng của ISO là khú khả thi. Trước mắt nờn chọn một số tiờu chớ cơ bản nhất để tiến hành. Những tiờu chớ mà thành phố Hồ Chớ Minh đang sử dụng là phự hợp với điều kiện và hoàn cảnh hiện nay.
Một số UBND quận của Hà Nội như Đống Đa, Thanh Xuõn, Cầu Giấy đang tiến hành nghiờn cứu, xõy dựng để tiến tới ỏp dụng ISO 9001:2000 vào quản lý hành chớnh nhà nước, trong đú cú cỏc tiờu chuẩn ỏp dụng vào quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh theo cơ chế “một cửa” nờn khảo sỏt, tỡm hiểu những kinh nghiệm của cỏc cơ quan, cỏc địa phương khỏc như thành phố Hồ Chớ Minh để cú sự vận dụng cho phự hợp.
Hơn nữa, ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chớnh phủ đó ban hành Quyết định số: 144/2006/QĐ-TTg về việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước; theo mục b khoản 1 Điều 2 thỡ UBND quận cũng là đối tượng ỏp dụng của Quyết định này. Như vậy, việc ỏp dụng tiờu chuẩn ISO khụng chỉ mang tớnh khuyến khớch ỏp dụng như trước đõy mà đó trở thành yờu cầu bắt buộc. Do đú, UBND cỏc quận cần khẩn trương nghiờn cứu để ỏp dụng tiờu chuẩn này vào thực tế hoạt động của cơ quan, trong đú cú việc ỏp dụng tiờu chuẩn vào quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh theo cơ chế “một cửa”.
Qỳa trỡnh thực hiện cần xỏc định rừ mục tiờu của việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 được tiến hành thụng qua việc
xõy dựng và thực hiện hệ thống quy trỡnh xử lý cụng việc hợp lý, phự hợp với quy định của phỏp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chớnh nhà nước kiểm soỏt được qỳa trỡnh giải quyết cụng việc trong nội bộ cơ quan, thụng qua đú từng bước nõng cao chất lượng và hiệu qủa của cụng tỏc quản lý và cung cấp dịch vụ cụng.
Việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cần được thực hiện theo một quy trỡnh khoa học gồm 4 bước cơ bản sau: - Bước 1: Xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng
Căn cứ tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 và văn bản hướng dẫn của Bộ Khoa học và Cụng nghệ, UBND cỏc quận xõy dựng hệ thụng văn bản, tài liệu, cỏc quy trỡnh xử lý cụng việc hợp lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Bước 2: Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng đó xõy dựng
Sau khi hoàn chỉnh hệ thống văn bản tài liệu, quy trỡnh theo quy định tại bước 1 và được lónh đạo cơ quan phờ duyệt, hệ thống văn bản và quy trỡnh cú hiệu lực ỏp dụng chung trong hoạt động của cơ quan, trong đú cú hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ - trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chớnh và quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh theo cơ chế “một cửa”.
Hệ thống văn bản, quy trỡnh này được rà soỏt, bổ sung thường xuyờn qua thực tế ỏp dụng và kết qủa đỏnh giỏ nội bộ cho phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động thực tiễn của cơ quan.
- Bước 3: Đỏnh giỏ, cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
a) Sau khi ỏp dụng cú hiệu qủa hệ thống văn bản được ban hành, lónh đạo cơ quan đề nghị một tổ chức chứng nhận thực hiện việc đỏnh giỏ và xỏc nhận mức độ phự hợp của hệ thống quản lý chất lượng so với tiờu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
Hoạt động đỏnh giỏ và cỏc điều kiện hoạt động của tổ chức chứng nhận thực hiện việc đỏnh giỏ hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan hành chớnh được quy định tại Điều 7 Quyết định số: 144/2006/QĐ-TTg.
b) Sau khi hoàn thành việc đỏnh giỏ, tổ chức chứng nhận cần gửi hồ sơ đỏnh giỏ về cơ quan cấp giấy chứng nhận để được xem xột và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.
- Bước 4: Duy trỡ, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng
Việc duy trỡ và cải tiến hệ thống chất lượng là hoạt động thường xuyờn của cơ quan hành chớnh sau khi đó xõy dựng, thực hiện và được cấp giấy chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng. Hoạt động này nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luụn được soỏt xột, bổ sung, sửa đổi và cải tiến phự hợp với tiến trỡnh cải cỏch hành chớnh. [94, 2-3]
