XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ PHỤC VỤ QUÁ TRÌNH CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

Trang 2

THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ

CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỆ ĐẠI HỌC CHÍNH QUY

NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang

Trang

2

Trang 3

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Hằng

Giáo viên hướng dẫn : Ts Bùi Thanh Tùng

Giáo viên phản biện : Ths Vũ Anh Hùng

Trang 4

HẢI PHÒNG 8–2007

Trang

4

Trang 5

Lời cảm ơn

Em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, Tiến sĩ Bùi Thanh Tùng - Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hải Phòng đã tận tình hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi để em hoàn thành báo cáo đồ án tốt nghiệp của mình.

Trang

5

Trang 6

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô, các bác trong Văn phòng Sở cũng như Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Khoa học và Công nghệ Hải Phòng.

Em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin - Trường ĐHDL Hải Phòng đã nhiệt tình giảng dạy và cung cấp những kiến thức quý báu để em có thể hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này.

Cuối cùng, em xin cảm ơn tất cả các bạn đã động viên, góp ý và trao đổi

hỗ trợ cho em trong suốt thời gian vừa qua.

Trang

6

Trang 7

Vì thời gian có hạn, trình độ bản thân còn nhiều hạn chế Cho nên trong

đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự góp ý quý báu của tất cả các thầy cô giáo cũng như các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hải Phòng, tháng 7 năm 2007

Sinh viên Nguyễn Thị Hằng

Trang

7

Trang 8

Phụ lục

Phụ lục 3

Lời mở đầu 4

CHƯƠNG I 5

MÔ TẢ BÀI TOÁN 5

I Mục đích của đề tài 5

II Mô tả bài toán 5

1 Lĩnh vực hoạt động của bộ phận “một cửa” 5

2 Quy trình giải quyết công việc 5

CHƯƠNG II 8

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 8

Trang

8

Trang 9

I MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA TỔ CHỨC 8

1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ 8

2 Biểu đồ ngữ cảnh 9

3 Sơ đồ phân rã chức năng 10

4 Các hồ sơ tài liệu sử dụng 12

5 Ma trận thực thể chức năng 13

II SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 14

1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức O 14

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 15

3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 17

III XÂY DỰNG MÔ HÌNH ER 18

1 Các kiểu thực thể 18

2 Các kiểu liên kết 19

Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang Trang

9

Trang 10

3 Mô hình ER 21

IV THIẾT KẾ MÔ HÌNH DỮ LIỆU LOGIC 22

V THIẾT KẾ HỆ THỐNG VẬT LÝ 24

1 Thiết kế CSDL vật lý 24

2 Xây dựng chương trình 28

CHƯƠNG III 35

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ 35

I Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình 35

II Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 35

KẾT LUẬN 36

TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

Trang

10

Trang 11

Lời mở đầu

Quản lý hồ sơ công việc là một trong những vấn đề phức tạp về quản lý hành chính Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay, vấn đề tin học hoá quy trình quản lý là vô cùng cần thiết để có thể quản lý được một lượng thông tin lớn về hồ sơ, giấy tờ.

Với tầm quan trọng của công nghệ thông tin, Đảng và nhà nước ta đã đưa

ra nhiều chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính tại các cơ quan của Đảng và

Trang

11

Trang 12

nhà nước.Thực hiện chính sách cải cách thủ tục hành chính, Sở Khoa học và Công nghệ lựa chọn triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9001:2000) và triển khai bộ phận “ Một cửa” để tiếp nhận

và trả hồ sơ cho các doanh nghiệp và cá nhân trên địa bàn Thành phố Quá trình xây dựng và thực hiện cơ chế “Một cửa” tại Sở Khoa học và Công nghệ đã góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình làm việc với Sở và tạo nền nếp làm việc khoa học, nâng cao trách nhiệm đối với từng cán bộ, công chức cơ quan.

Trang

12

Trang 13

Trong quá trình thực tập, em đã được khảo sát và tìm hiểu về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Sở, đặc biệt là các quy trình thủ tục tại Bộ phận

“một cửa” Từ đó em có thể thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý

phục vụ cho quá trình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại

Sở Khoa học và Công nghệ Hải Phòng” nhằm hỗ trợ công tác quản lý hồ sơ

theo quy trình cụ thể một cách hiệu quả và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý.

Trang

13

Trang 14

sơ một cách tiện lợi

- Đơn giản hoá và giảm thời gian công sức trong quá trình quản lý

- Nâng cao trình độ ứng dụng của khách hàng

II Mô tả bài toán

1 Lĩnh vực hoạt động của bộ phận “một cửa”

1.1 Hỗ trợ gián tiếp:bao gồm

Trang

14

Trang 15

- Cấp phép sử dụng thiết bị X-Quang Y tế

- Đăng ký xác nhận hợp đồng chuyển giao công nghệ

- Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Khoa học và Công nghệ

1.2 Hỗ trợ trực tiếp: bao gồm

- Hỗ trợ doanh nghiệp xác lập và bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp

- Hỗ trợ doanh nghiệp tham gia chương trình sản xuất sạch hơn và tiết kiệm năng lượng

- Hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến(ISO 9000-14000, HACCP, TQM, )

2 Quy trình giải quyết công việc

Tổ chức, cá nhân (khách hàng) có nhu cầu xin đăng ký, cấp phép hoặc hỗ trợ đến làm việc tại Bộ phận “một cửa”.

Trang

15

Trang 16

Bộ phận này tiếp nhận hồ sơ, trực tiếp hướng dẫn khách hàng khai hồ sơ và nộp các văn bản, tài liệu kèm theo Tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của

hồ sơ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ đề nghị bổ sung, sửa đổi Khi tiếp nhận hồ sơ, nhân viên tại bộ phận “một cửa” phải tiến hành lập phiếu biên nhận với khách hàng Trong phiếu này ghi rõ ngày nhận, ngày hẹn trả, khách hàng và nhân viên tiếp nhận hồ sơ

- Đối với lĩnh vực đăng ký, cấp phép:

Sau mỗi buổi làm việc, cán bộ phụ trách theo từng lĩnh vực có trách nhiệm chuyển và bàn giao hồ sơ tới Phòng chức năng để giải quyết theo phiếu chuyển Trong quá trình xử lý, nếu Phòng chức năng không có phản hồi về việc bổ xung, hoàn thiện hồ sơ về BPMC thì hồ sơ coi như hợp lệ và tiến hành giải quyết công việc theo quy định; trình lãnh đạo Sở ký duyệt; giao trả kết quả giải quyết công việc cho BPMC

Trang

16

Trang 17

Trong trường hợp Phòng chức năng yêu cầu bổ xung hoàn thiện hồ sơ hoặc xuống kiểm tra thực tế tại cơ sở, BPMC có trách nhiệm liên hệ, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ, bố trí lịch để cán bộ phòng chức năng xuống kiểm tra theo yêu cầu Nếu việc hoàn thiện hồ sơ phức tạp, cán bộ BPMC không hướng dẫn được thì cán bộ phòng chức năng có thể hướng dẫn trực tiếp khách hàng tại BPMC.

Cán bộ phụ trách chung thực hiện việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của phòng chức năng theo giấy hẹn.

BPMC nhận hồ sơ, kết quả giải quyết công việc từ phòng chức năng chuyển đến tiến hành làm thủ tục văn thư (vào sổ công văn của Sở các văn bản: giấy chứng nhận, Quyết định), vào sổ theo dõi của BPMC, thu lệ phí và trả lại kết quả cho tổ chức, công dân theo thời gian ghi trong giấy hẹn.

Trang 18

Hồ sơ được trực tiếp giải quyết tại bộ phận ‘’một cửa’’ Cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ và đầy đủ, đ ề nghị bổ sung, sửa đổi.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Cán bộ phụ trách tiến hành làm các văn bản sau trình Giám đốc Sở ký:

Trả kết quả gồm:

Trang

18

Trang 19

+ Quyết định phê duyệt hỗ trợ

+ Hợp đồng hỗ trợ

Chuyển 1 bộ hồ sơ (hồ sơ gốc, Quyết định phê duyệt, Hợp đồng) cho Kế toán Sở làm thủ tục chuyển kinh phí hỗ trợ theo quy định, 1 bộ hồ sơ cho khách hàng, lưu 1 bộ hồ sơ tại BPMC

Trang

19

Trang 20

Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang 20

Trang 21

Trang

21

Trang 22

Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét

Chọn lĩnh vực công việc

Nộp biểu mẫu, giấy tờ liên quan

Nộp đơn xin cấp phép hoặc hỗ trợ

Kiểm tra hồ sơ

Lưu vào sổ theo dõi

trợ

Tổ chức, công dân

Hồ sơ DL (tác nhân)

Sổ theo dõi Hồ sơ DL Giấy biên nhận Hồ sơ DL Phiếu hẹn ngày trả

Trang 23

ký duyệt kết quả

Chuyển tới phòng chức năng

Lập phiếu hẹn với các phòng chức năng

hợp đồng

(tác nhân)

Hồ sơ DL Phòng chức năng (tác nhân) Phiếu hẹn với phòng

chức năng

Hồ sơ DL

Giấy phép, quyết định

Trang 24

Sổ theo dõi Hồ sơ DL bảng lệ phí Hồ sơ DL giấy phép, hợp đồng,

quyết định

Hồ sơ DL

Trang

24

Trang 25

Hồ sơ đã thụ lý

Yêu cầu cấp phép,hỗ trợ Yêu cầu báo cáo

Các báo cáo

BAN LÃNH ĐẠO

TỔ CHỨC,

CÔNG DÂN

O

HỆ THỒNG QUẢN LÝ

“MỘT CỬA”

Các biểu mẫu

25

Trang 26

Mô tả

TỔ CHỨC, CÔNG DÂN khi có yêu cầu xin được cấp phép hay xin hỗ

trợ thì sẽ gửi yêu cầu tới hệ thống cùng với những hồ sơ, tài liệu theo quy định của từng lĩnh vực.Nếu hồ sơ hợp lệ, đầy đủ và xác thực thì hệ thống sẽ cấp phép hay hỗ trợ cho tổ chức, công dân đó

Trang

Cấp phép,hỗ trợ

Hồ sơ

26

Trang 27

PHÒNG CHỨC NĂNG nhận các hồ sơ có liên quan từ hệ thống và tiến

hành thụ lý, thẩm định hồ sơ Khi các thông tin trong hồ sơ đầy đủ cũng như chính xác theo sự xác định của phòng chức năng sẽ tạo ra giấy phép hay quyết định hỗ trợ cùng với hồ sơ trao trả hệ thống lưu lại.

BAN LÃNH ĐẠO đưa ra các yêu cầu cho hệ thống để hệ thống tổng

hợp, thống kê và hệ thống sẽ tạo ra các báo cáo.

Trang

27

Trang 28

Trang 29

Trang 30

Trang

Trang 31

(2.2.1) Lập phiếu hẹn với các phòng ban

Khi chuyển hồ sơ cho các phòng ban , nhân viên sẽ lập phiếu hẹn với các phòng ban với những tài liệu trong hồ sơ cũng như thời gian tiến hành để có thể kịp tiến độ đã hẹn với Tổ chức công dân.

(2.2.2) Nhận kết quả

Các phòng chức năng sau khi đã xác định tính đúng đắn trong hồ sơ và đi thẩm định, sẽ đưa ra kết quả cuối cùng và phê duyệt Bộ phận một cửa sẽ nhận lại kết quả đó từ các pòng chức năng.

 Trả kết quả

(3.1) Vào sổ theo dõi

Bộ phận một cửa nhận lại kết quả từ các phòng chức năng hoặc với kết quả

mà Bộ phận một cửa trực tiếp thụ lý, tiến hành vào sổ theo dõi Lưu lại việc cấp phép hoặc hỗ trợ.

Trang

31

Trang 32

(3.2) Thu lệ phí

Căn cứ vào bảng lệ phí với mức phí theo quy định cụ thể, tiến hành thu lệ phí nếu có

(3.3) Trả kết quả cho khách hàng

Đưa kết quả cho Tổ chức công dân theo hồ sơ và lưu lại hồ sơ

 Thống kê, báo cáo

(4.1) Thống kê tình hình cấp phép,hỗ trợ

Dựa vào sổ theo dõi để thống kê việc cấp phép hoặc hỗ trợ Xem được tiến

độ xử lý và còn tồn đọng những hồ sơ nào chưa được xử lý

4 Các hồ sơ tài liệu sử dụng

Trang 33

- D4: Sổ theo dõi

- D5: Phiếu biên nhận

- D6: Phiếu hẹn ngày trả kết quả

- D7: Tờ trình đề nghị hỗ trợ

- D8: Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ

- D9: Phiếu hẹn giữa bộ phận nhận kết quả,trả hồ sơ và các phòng ban liên quan

- D10: Giấy cấp phép,quyết định hay hợp đồng hỗ trợ

Trang 37

Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D15

Trang 38

Trang 39

Trang

39

Trang 40

2.2 Thụ lý hồ sơ

Trang

PHÒNG CHỨC NĂNG

2.1 Thụ lý trực tiếp

2.2

Thụ lý gián tiếp

lý hồ sơ

Kết quả

D9 Phiếu hẹn với các phòng ban

40

Trang 42

Trang

TỔ CHỨC, CÔNG DÂN

3.1

Vào sổ theo dõi

3.2 Thu lệ phí

3.3

trả kết quả cho khách hàng

D4 Sổ theo dõi

D12 Hồ sơ

D10 Giấy phép, hợp đồngD13 Bảng lệ phí

Cấp giấy phép,hợp đồng42

Trang 43

2.4 Thống kê báo cáo

4.1 Thống kê tình hình cấp giấy phép, hỗ trợ D4 Sổ theo dõi

D12 Hồ sơ

D14 Báo cáoyêu cầu báo cáo

43

Trang 44

3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2

3.1 Thụ lý trực tiếp

Trang

2.1.1 Tạo tờ trình đề nghị hỗ trợ

2.1.2 Tạo quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ

2.1.3 Tạo hợp đồng hỗ trợ

2.1.4 Trình lãnh đạo duyệt, ký

Trang 45

Trang

45

Trang 46

2.2.2 Nhận kết quả

Trang 47

III XÂY DỰNG MÔ HÌNH ER

Trang 48

2 BIỂU MẪU- VĂN BẢN: Bao gồm các thuộc tính: mã biểu

mẫu- văn bản,tên biểu mẫu-văn bản, nội dung, ghi chú.Trong

đó mã biểu mẫu-văn bản là khóa chính.

3 LOẠI: Bao gồm các thuộc tính: mã loại, tên loại Trong đó mã

loại là khoá chính

4 KHÁCH HÀNG: Bao gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên

khách hàng, địa chỉ, điện thoại, tài khoản, email, fax Trong đó

mã khách hàng là khoá chính.

5 NHÂN VIÊN: Bao gồm các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân

viên, ngày sinh, giới tính,chức vụ, địa chỉ nhân viên Trong đó

mã nhân viên là khoá chính.

6 ĐƠN VỊ: Bao gồm các thuộc tính: mã đơn vị, tên đơn vị, chức

năng,điện thoại phòng Trong đó mã đơn vị là khoá chính.

Trang

48

Trang 49

7 HỒ SƠ: Bao gồm các thuộc tính: mã hồ sơ, nội dung, ghi chú.

Trong đó mã hồ sơ là khoá chính

Trang 50

Trang 51

(2) KHÁCH HÀNG đến nộp HỒ SƠ

(3) HỒ SƠ được NHÂN VIÊN kiểm tra

51

Trang 52

(4) Sau khi đã thụ lý hồ sơ và có kết quả, NHÂN VIÊN sẽ trả kết quả cho KHÁCH HÀNG

Trang

NHÂN VIÊN

kiểm tra

HỒ SƠ

ngày hẹn trả

52

Trang 53

(5) NHÂN VIÊN thuộc các ĐƠN VỊ

Trang 54

6) Hồ sơ sẽ được chuyển cho Các phòng chức năng có liên quan để thẩm định và cấp phép hoặc hỗ trợ doanh nghiệp

54

Trang 55

55

Trang 56

Trang

Trang 57

KIEMTRA(maHS, maNV, ngayhen) HOSO_DV(maHS, maDV, ngaygiao, ngaynhan, ketqua)

Trang

57

Trang 58

Trang 59

Trang 60

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

3 ngaysinh Date/Time Shortdate Ngày sinh

3 chucnangDV Text 50 Chức năng

Trang 61

Bảng BIEUMAU

Trang

61

Trang 62

2 tenKH Text 50 Tên khách hàng

3 daidien Text 50 Người đại diện cho khách

hàng

4 dcKH Text 50 Địa chỉ của Khách hàng

Trang

62

Trang 63

5 dienthoaiKH Number 10 Điện thoại khách hàng

6 taikhoan Text 20 Tài khoản

7 emailKH Text 50 Email khách hàng

Trang

63

Định dạng
Số trang	131
Dung lượng	2,13 MB