I. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA TỔ CHỨC
3. Sơ đồ phân rã chức năng
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Hệ thống quản lý một cửa
1.Tiếp nhận hồ sơ 3.Trả kết quả 4.Thống kê, báo cáo
1.1.Cập nhật hồ sơ
1.2.Kiểm tra hồ sơ
1.3.Vào sổ theo dõi
1.4.Lập phiếu biên nhận
1.5.Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả
3.1.Vào sổ theo dõi
3.2.Thu lệ phí 3.3.Trả kết quả cho khách hàng 4.1.Thống kê tình hình cấp phép,hỗ trợ 2. Thụ lý hồ sơ 2.1.Thụ lý trực tiếp 2.1.1.Tạo tờ trình đề nghị hỗ trợ 2.1.2.Tạo quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ 2.1.3.Tạo hợp đồng hỗ trợ 2.1.4.Trình lãnh đạo duyệt, ký 2.2.Thụ lý gián tiếp
2.2.1.Lập phiếu hẹn với các phòng ban 2.2.2.Nhận kết quả
MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ
Tiếp nhận hồ sơ
Tổ chức, công dân đến xin cấp phép hoặc xin hỗ trợ , cung cấp các thông
tin và hồ sơ
(1.1) Cập nhật hồ sơ
Thông qua đơn xin cấp phép hoặc hỗ trợ của Tổ chức công dân, Tổ chức
công dân được nhận các biểu mẫu cụ thể cho từng lĩnh vực để khai báo và nộp
các tài liệu có liên quan.
(1.2) Kiểm tra hồ sơ
Sau khi cập nhật các thông tin về hồ sơ, nhân viên tiến hành kiểm tra hồ sơ
xem đã đầy đủ và chính xác chưa.Nếu đầy đủ thì hồ sơ được tiếp nhận, còn
không đầy đủ thì nhân viên sẽ báo cho Tổ chức công dân hoàn thiện hồ sơ.
(1.3) Vào sổ theo dõi
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang
33
Hồ sơ được tiếp nhận, nhân viên tiến hành vào sổ theo dõi việc nộp hồ
sơ.Ghi lại các thông tin trong hồ sơ cùng với ngày nộp
(1.4) Lập phiếu biên nhận
Hồ sơ nhận được nhân viên lưu trữ để thụ lý, nhân viên tiến hành lập bảng
biên nhận đã thu những giấy tờ gì của khách hàng và giao cho khách hàng bản
biên nhận.
(1.5) Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả
Căn cứ vào lĩnh vực lựa chọn của Tổ chức công dân, nhân viên lập phiếu
hẹn ngày trả kết quả cho khách hàng theo dự kiến như đã quy định.
Thụ lý hồ sơ
Hồ sơ tiếp nhận và được xử lý, có những lĩnh vực Bộ phận một cửa sẽ trực
tiếp thụ lý, nhưng có những lĩnh vực Bộ phận một cửa sẽ chuyển tới các phòng
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang
34
chức năng để các phòng chức năng thụ lý hồ sơ theo từng lĩnh vực chuyên môn
cụ thể.
(2.1) Thụ lý trực tiếp
Hồ sơ được kiểm tra, thẩm định đầy đủ và hợp lệ, tiến hành lập các văn bản :
(2.1.1) Lập tờ trình đề nghị hỗ trợ
(2.1.2) Lập quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ
(2.1.3) Lập hợp đồng hỗ trợ
(2.1.4) Trình lãnh đạo duyệt, ký
Sau khi đã lập các bản : tờ trình đề nghị hỗ trợ, quyết định phê duyệt đơn
xin hỗ trợ, hợp đồng hỗ trợ. Trình lãnh đạo xem xét hợp lệ mới xác nhận
(2.2) Thụ lý gián tiếp
Hồ sơ đầy đủ hợp lệ, được chuyển tới các phòng chức năng có liên quan để
tiến hành thụ lý hồ sơ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang
35
(2.2.1) Lập phiếu hẹn với các phòng ban
Khi chuyển hồ sơ cho các phòng ban , nhân viên sẽ lập phiếu hẹn với các
phòng ban với những tài liệu trong hồ sơ cũng như thời gian tiến hành để có thể
kịp tiến độ đã hẹn với Tổ chức công dân.
(2.2.2) Nhận kết quả
Các phòng chức năng sau khi đã xác định tính đúng đắn trong hồ sơ và đi
thẩm định, sẽ đưa ra kết quả cuối cùng và phê duyệt. Bộ phận một cửa sẽ nhận
lại kết quả đó từ các pòng chức năng.
Trả kết quả
(3.1) Vào sổ theo dõi
Bộ phận một cửa nhận lại kết quả từ các phòng chức năng hoặc với kết quả
mà Bộ phận một cửa trực tiếp thụ lý, tiến hành vào sổ theo dõi. Lưu lại việc cấp
phép hoặc hỗ trợ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang
36
(3.2) Thu lệ phí
Căn cứ vào bảng lệ phí với mức phí theo quy định cụ thể, tiến hành thu lệ
phí nếu có
(3.3)
