Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất KPI cho kênh truyền hình trong điều kiện Việt Nam

- Luận giải về hiện trạng hoạt động các kênh truyền hình Việt Nam hiện nay, để có những cơ sở lý luận khoa học chỉ ra yếu tố cần để xây dựng một bộ chỉ số đo lường hiệu suất, phù hợp với

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LỜI CAM ĐOAN

Luận văn với tên gọi "Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất KPI cho kênh truyền hình trong điều kiện Việt Nam" là công trình nghiên cứu của cá nhân tác giả Những nhận xét và kết luận được rút ra trong đó hoàn toàn độc lập, chưa từng được công bố ở bất kì một tài liệu nào trước đây

LỜI CÁM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Bùi Chí Trung, người đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết luận văn tốt nghiệp Tôi cũng xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong Khoa Báo chí và Truyền thông, Trường Đại học Khoa học Xã hội Và Nhân văn – Đại học Quốc gia

Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức thời gian qua Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu luận văn mà còn là hành trang quý báu để tôi bước vào đời một cách vững chắc và tự tin Tôi cũng thầm biết ơn sự ủng hộ của gia đình, bạn bè – những người thân yêu luôn bên cạnh và là chỗ dựa vững chắc cho tôi

Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý Thầy, Cô và gia đình dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý

Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2014 Học viên thực hiện

Nguyễn Đình Hậu

DANH MỤC VIẾT TẮT

BTS Công ty Dịch vụ truyền thanh – Truyền hình Hà Nội HTV Đài truyền hình Thành phố Hồ chí Minh

HTVC Đài truyền hình cáp Thành phố Hồ Chí Minh

IPTV Dịch vụ Truyền hình trả tiền

KRI Chỉ số kết quả cốt yếu (KRI – Key Result Indicator) KPI Chỉ số đo lường hiệu suất (Key Performance Indicator)

MBO Phương pháp quản trị theo mục tiêu

MBP Phương pháp quản trị theo quy trình

PI Chỉ số hiệu suất (PI – Performance Indiator)

SCTV Công ty truyền hình cáp Sài gòn Tourist

VTC Đài truyền hình kỹ thuật số VTC

WTO Tổ chức thương mại thế giới

CÁC SƠ ĐỒ MINH HỌA TRONG LUẬN VĂN

3 Hình 1.3: Con đường từ sứ mệnh và tầm nhìn đến các phép đo

lường hiệu suất

28

4 Hình 1.4 Sơ đồ kế hoạch lịch trình 12 bước xây dựng bộ chỉ số

KPI cho một kênh truyền hình nói chung

29

5 Hình 1.5: Sơ đồ các cấp độ liên quan của những phép đo lường

hiệu suất trong tổ chức

34

6 Hình 2.1: Bảng đánh giá của tác giả về bộ chỉ số KPI của kênh

truyền hình Astralia Network

64

9 Hình 3.1: Quy trình xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất KPI

cho kênh truyền hình Việt Nam

103

10 Hình 3.2Mẫu thu thập số liệu đánh giá KPI chất lượng nội dung

(những chỉ số cần tập trung 3 tháng đầu tiên giai đoạn 3)

106

11 Hình 3.3: Mẫu thu thập các chỉ số KPI về tài chính (những chỉ số

cần tập trung 3 tháng đầu tiên giai đoạn 3)

108

12 Hình 3.4: Mẫu thu thập các chỉ số KPI về nhân sự (các chỉ số tập

trung chính 3 tháng đầu tiên giai đoạn 3)

109

13 Hình 3.5: Mẫu thu thập các chỉ số về nhân sự (Các chỉ số cần tập

trung trong 03 tháng tiếp theo giai đoạn 3)

110

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 7

7 Kết cấu luận văn 7

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT 8

1.1.Lý thuyết về chỉ số KPI cho doanh nghiệp và KPI cho hoạt động truyền hình 8

1.2.Đặc điểm của bộ chỉ số KPI truyền hình 16

1.3.Lợi ích trong việc sử dụng bộ chỉ số KPI truyền hình 21

1.4.Những nền tảng cần thiết để xây dựng bộ chỉ số KPI cho truyền hình 28

1.5.Các bước quy trình xây dựng bộ chỉ số KPI cho truyền hình nói chung: 32

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM NHÌN TỪ TIÊU CHÍ KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KPI 42

2.1.Khái quát về hiện trạng quản lý các kênh truyền hình Việt Nam hiện nay 42

2.2.Phân tích bộ chỉ số áp dụng tại các kênh truyền hình quốc tế Astralia network 60

2.3.So sánh với bộ chỉ số đo lường KPI với một số chỉ số quản lý đang áp dụng hiện tại Việt Nam 71

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT CHO KÊNH TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 78

3.1.Những giả thiết cơ bản về bộ chỉ số nội bộ kênh truyền hình phù hợp điều kiện Việt Nam 78

3.2.Đề xuất về đối tượng áp dụng bộ chỉ số KPI trong điều kiện Việt Nam 93

3.3.Thí nghiệm áp dụng bộ KPI cho một trường hợp điển hình tại Việt Nam 101

3.4.Dự báo khó khăn thách thức và kiến nghị giải pháp 115

KẾT LUẬN 122

Tài liệu tham khảo 124

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Theo thống kê sơ bộ, hiện nay Việt Nam cũng có khoảng hơn 100 kênh truyền hình phục vụ khán giả, gồm hệ thống các kênh truyền thống miễn phí, các kênh tính phí và các kênh mua bản quyền của nước ngoài Nội dung các kênh cũng dần được chuyên biệt hóa cho các đối tượng công chúng: kênh tin tức, kênh phim truyện, kênh thể thao, kênh khoa học Đi kèm với sự chuyên biệt về các kênh là sự

đa dạng trong các chuyên mục nhằm đáp ứng nhu cầu của công chúng Công chúng hoàn toàn có quyền đưa ra những lựa chọn cho những kênh mà mình muốn xem, và các nhà đài phải sản xuất những chương trình để hút công chúng không rời mắt khỏi màn hình của mình Cạnh tranh công chúng, cạnh tranh doanh thu đang là những bài toán đặt ra cho các kênh trong xu thế nở rộ các kênh truyền hình hiện nay Truyền hình có thể được tìm hiểu từ góc độ kinh tế, trong đó mỗi kênh truyền hình được coi như một doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp, cạnh tranh

để khẳng định thương hiệu, tăng doanh thu sản phẩm là nhiệm vụ sống còn Để có thể có những hướng đi cụ thể đó, các nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp trong những lĩnh vực công nghệ cao, sản xuất khối lượng sản phẩm lớn luôn đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý chất lượng đầy đủ Điều này giúp cho những nhà quản lý biết được thực trạng doanh nghiệp mình đang ở đâu, đang gặp phải khó khăn gì, hướng đi và nhiệm vụ chiến lược của doanh nghiệp trong thời gian tới là gì? Sự chú tâm trong việc quản lý chặt chẽ bằng những bộ chỉ số giúp doanh nghiệp giúp những nhà kinh doanh đưa ra được cho mình những hướng đi đúng

KPI là chữ viết tắt của Key Performance Indicator, là chỉ số đo lường hiệu

suất, giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu

đã đề ra Một khi doanh nghiệp đã hình thành sứ mệnh, xác định những nhân tố ảnh hưởng và đề ra mục tiêu, doanh nghiệp cần phải đo lường sự tăng trưởng so với những mục tiêu đã đề ra KPI chính là thước đo sự tăng trưởng này

Như vậy, một câu hỏi được đặt ra, tại sao các doanh nghiệp Việt và các kênh truyền hình trên thế giới đã có thể xây dựng cho mình một bộ chỉ số KPI mà truyền hình Việt lại chưa thể làm được?

Ở Việt Nam, bộ chỉ số KPI đã được nhiều doanh nghiệp tìm hiểu, áp dụng Tuy nhiên, khái niệm này chưa được những người làm truyền hình biết tới Thật khó để đánh giá hiệu quả, hiệu suất của một kênh truyền hình, thế nào là tốt, thế nào

là xấu hay là một kênh truyền hình dở một cách chính xác, bằng những thông tin được LƯỢNG HOÁ Luôn có những mô típ “chung chung” trong các văn bản báo cáo tổng kết hoạt động truyền hình là: “đóng góp quan trọng”, “có những hoạt động thiết thực”, “góp phần trong thành tích chung”… Đã đến lúc phải đánh giá hoạt động truyền hình đúng với bản chất của nó, bằng những cơ sở khách quan, khoa học Trong xu thế cạnh tranh môi trường truyền thông truyền hình, việc quản lý truyền hình theo kiểu hô hào khẩu hiệu không còn hợp lý nữa

Với những kênh phát thanh,truyền hình của Hiệp hội phát thanh truyền hình của hơn 100 tổ chức phát sóng ở châu Âu, châu Á, châu Phi, vùng Caribbean, Úc, Thái Bình Dương, Bắc và Nam Mỹ (CBA), bộ chỉ số KPI đã không còn là lạ lẫm, mỗi kênh phát thanh và truyền hình đều tự xây dựng cho mình một hệ thống chỉ số

đo lường phù hợp Chúng ta có thể tìm hiểu và từng bước xây dựng bộ chỉ số phù hợp với thực tế hoạt động của ngành truyền hình Việt Nam, theo đúng định hướng của nền báo chí cách mạng Việc xây dựng và quản lý một bộ chỉ số KPI giúp đơn

vị đó đánh giá chính xác nhất kết quả công tác đạt được của mỗi cấp độ quản lý, từ

đó có thể đưa ra những chính sách đãi ngộ, khen thưởng thích đáng, kịp thời KPI tạo cơ sở khoa học cho đơn vị hoạch định những chính sách phát triển vô hình như: chiến lược đào tạo, phát triển tri thức doanh nghiệp, tối ưu hóa giá trị của yếu tố quản lý thuộc các quá trình nội bộ, khai thác các giá trị có thể từ khách hàng Đó là nền tảng để có được các thành công về tài chính

Việc xây dựng một bộ chỉ số đo lường hiệu quả kênh truyền hình trong xu thế nở rộ các kênh truyền hình hiện nay là rất quan trọng Ở Việt Nam, hiện chưa có một nghiên cứu đầy đủ, cụ thể và tổng quát về lĩnh vực này, trong khi đó, những chỉ

số này sẽ giúp các cơ quan truyền hình quản lý tốt hơn và nâng cao chất lượng hơn

các chương trình phát sóng của mình Đồng thời việc xây dựng bộ chỉ số sẽ giúp những nhà quản lý kênh truyền hình có những cái nhìn toàn diện về mục tiêu, chiến

lược, cũng như vị trí của mình trong môi trường cạnh tranh truyền thông hiện nay

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Qua quá trình khảo sát, nghiên cứu đề tài này, tôi nghiên cứu tư liệu và nhận thấy rằng chưa có công trình nghiên cứu nào hệ thống về vấn đề này, hệ thống tài liệu lý luận ở Việt Nam về nội dung này vẫn còn yếu và thiếu Thậm chí khái niệm KPI còn hoàn toàn mới mẻ với rất nhiều cán bộ quản lý các cơ quan báo chí KPI mới chỉ được biết đến trong các lĩnh vực của hoạt động doanh nghiệp là chủ yếu

"Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất KPI cho kênh truyền hình trong điều kiện Việt Nam" là một đề tài có yếu tố liên ngành cao, giữa truyền thông, quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự và lĩnh vực kinh tế truyền hình

Trong hoạt động quản trị kinh doanh, KPI là một bộ công cụ chỉ số đo lường

và đánh giá mới, nên chưa có nhiều các công trình nghiên cứu lớn, cụ thể về vấn đề này Việc nghiên cứu mới chỉ dừng lại nhiều ở các bài viết tham khảo trong các hội nghị khoa học của lĩnh vực kinh tế, quản trị hoặc một số khóa luận tốt nghiệp tại các trường đại học Kinh tế, Thương mại Nhưng các đề tài này lại tập trung về một số mảng cụ thể, chứ không bao quát lớn

Trong hoạt động kinh tế truyền hình, thuật ngữ "Kinh tế truyền hình" cũng

đã có được những công trình nghiên cứu khoa học cụ thể Đầu tiên có thể nói đến luận án "Mở rộng mạng lưới truyền hình quốc gia cho phù hợp với cung cầu về truyền hình ở Việt Nam hiện nay", của tác giả Thái Minh Trần (1993), đây có thể coi là công trình đầu tiên đề cập đến khía cạnh của kinh tế truyền hình Rồi đến công trình "Những phương hướng và biện pháp chủ yếu nhằm phát triển sản phẩm truyền hình cho phù hợp với cung cầu về truyền hình Việt Nam hiện nay" của tác giả Đinh Quang Hưng (1996) đi sâu vào việc phân tích quy trình sản xuất sản phẩm truyền hình như một loại hình hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của người dân Công trình

"Một số giải pháp phát triển thị trường truyền hình trả tiền của Đài Truyền hình Việt Nam" của tác giả Hoàng Ngọc Huấn (2011) lại tiếp tục đề cập sâu về một trong những vấn đề mới của truyền hình - lĩnh vực trả tiền Luận án "Xu hướng phát triển của truyền hình Việt Nam nhìn từ góc độ kinh tế học truyền thông" của tác giả Bùi

Chí Trung, tiếp tục cung cấp những lý luận sâu sắc về hoạt đông kinh tế truyền hình, xu hướng phát triển của truyền hình dưới góc độ của kinh tế học truyền thông

Hệ thống lý luận này đã cung cấp những nền tảng cơ bản về kinh tế truyền hình ở Việt Nam, là nguồn tài liệu quan trọng cho tôi trong quá trình nghiên cứu xây dựng

bộ chỉ số đo lường hiệu suất cho kênh truyền hình Việt Nam

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Luận văn cũng đặt ra mục đích phác họa những đường nét ban đầu của một

hệ thống tiêu chí mang tính cơ bản, đồng thời dựa vào căn cứ này để thử nghiệm đánh giá hiệu quả hoạt động của một số trường hợp thực Trên cơ sở các kết luận phân tích trên để đưa ra các khuyến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động của kênh truyền hình

3.2 Nhiệm vụ

Luận văn có những nhiệm vụ chủ yếu

- Tập trung vào việc xây dựng những nền tảng lý thuyết về KPI, KPI cho

truyền hình, những đặc trưng, đặc điểm, lợi ích khi xây dựng bộ chỉ số và đưa ra những nền tảng lý luận cần thiết để xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất cho kênh truyền hình trong điều kiện Việt Nam

- Luận giải về hiện trạng hoạt động các kênh truyền hình Việt Nam hiện nay,

để có những cơ sở lý luận khoa học chỉ ra yếu tố cần để xây dựng một bộ chỉ số đo lường hiệu suất, phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay

- Đưa ra giả thiết về việc xây dựng một bộ chỉ số đo lường hiệu suất KPI cho kênh truyền hình trong điều kiện Việt Nam Bước đầu áp dụng thí nghiệm bộ chỉ số này vào một kênh truyền hình cụ thể Phân tích, đánh giá những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng bộ chỉ số đo lường hiệu suất này

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Với tên đề tài "Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất KPI cho kênh truyền hình trong điều kiện Việt Nam", các đài truyền hình, các kênh truyền hình với hệ thống lãnh đạo, quản lý, hệ thống nhân sự, tài chính, kỹ thuật, chính sách vĩ mô là được coi là những đối tượng được nghiên cứu

Để hoàn thiện một cách tổng thể các vấn đề nghiên cứu, có thể lấy môi trường, phạm vi hoạt động của các kênh truyền hình, nhìn trong mối liên hệ, tương quan tác động với bộ chỉ số đo lường hiệu suất để mở rộng căn cứ dữ liệu phân tích

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Hệ thống dữ liệu báo cáo và thực tiễn hoạt động của Kênh truyền hình Kỹ thuật

số VTC10 - Đài truyền hình Kỹ thuật số VTC Đây là một kênh truyền hình thuộc

hệ thống truyền hình lớn của quốc gia Hơn nữa, hệ thống lãnh đạo kênh đang nhận thấy sự cần thiết phải có một hệ thống đo lường trong hoạt động kiểm soát và đánh giá kênh truyền hình của mình và cũng đang bước đầu tìm tòi và xây dựng những chỉ số quản lý đo lường cho riêng đơn vị mình

Kênh ABC Network Australia, một kênh truyền hình quốc tế có những thành tựu

và kết quả khi xây dựng và áp dụng chỉ số đo lường hiệu suất KPI trong hoạt động

và đánh giá Đây là những nguồn thông tin tham khảo quan trọng trong quá trình nghiên cứu và vận dụng chỉ số đo lường hiệu suất vào Việt Nam

Ngoài ra, còn hệ thống các số liệu và văn bản quản lý nhà nước về truyền hình tại Việt Nam Đây cũng là nguồn tư liệu quan trọng trong việc nghiên cứu và phân

tích khi tập trung xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất

Thời gian nghiên cứu: Tháng 1/2013 đến tháng 6/2013

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành nghiên cứu khoa học, tôi có sử dụng các nhóm phương pháp sau:

 Phương pháp phân tích lý thuyết: Đọc và tra cứu tài liệu, sách báo, văn bản

có liên quan tới đề tài nhằm xây dựng tổng quan lý luận cơ bản phục vụ cho mục đích nghiên cứu

 Phương pháp phỏng vấn sâu: Với một số nhà nghiên cứu kinh tế học, một số lãnh đạo một số kênh truyền hình ở Việt Nam Thông qua việc khai thác, trao đổi thông tin để tìm ra những góc nhìn khác nhau, những so sánh đối chiếu sâu hơn cho một vấn đề

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

Luận văn đã đưa được những nền tảng lý thuyết về chỉ số đo lường hiệu suất KPI, vận dụng khung lý thuyết để áp dụng xây dựng KPI cho kênh truyền hình Việt Nam Đây là có thể trở thành tài liệu tham khảo phục vụ cho việc nghiên cứu về KPI nói chung và KPI trong lĩnh vực truyền hình nói riêng tại Việt Nam

Xây dựng một hệ thống các chỉ số đo lường hiệu suất cho kênh truyền hình Việt Nam Xây dựng và mô tả các bước để áp dụng các chỉ số này hoạt động hiện nay của kênh truyền hình Tham chiếu với việc xây dựng các chỉ số KPI tại một số kênh truyền hình trên thế giới và xây dựng thí nghiệm trên thực tế khiviệc áp dụng

bộ chỉ số này vào một kênh truyền hình (VTC10) ở Việt Nam Xây dựng nền tảng kiến thức có khả năng áp dụng trực tiếp vào thực tiễn hoạt động của các kênh truyền

hình Việt hiện nay

7 Kết cấu luận văn: Gồm 3 chương

Chương I: Một số vấn đề lý thuyết về chỉ số đo lường hiệu suất kênh truyền hình

Chương II: Hoạt động truyền hình Việt Nam nhìn từ tiêu chí kiểm soát

và đánh giá KPI

Chương III: Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất cho kênh truyền hình trong điều kiện Việt Nam

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU

SUẤT 1.1 Lý thuyết về chỉ số KPI cho doanh nghiệp và KPI cho hoạt động truyền hình

1.1.1 Khái niệm cơ bản về KPI

Chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) là chỉ số dùng trong quản trị để đo lường, báo cáo và cải thiện hiệu suất thực hiện công việc Các chỉ số này có thể được phân loại thành chỉ số kết quả cốt yếu, chỉ số hiệu suất và chỉ số hiệu suất cốt yếu [50, tr36] Theo định nghĩa này, tác giả chú trọng đến giá trị của các chỉ số đo lường hiệu suất, vị trí vai trò của nó trong việc quản trị thông qua các báo cáo đo lường Chỉ số đo lường hiệu suất (KPI là chữ viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đo lương hiệu suất giúp các đơn vị định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu đã đề ra Một khi doanh nghiệp đã hình thành sứ mệnh, xác định những nhân tố ảnh hưởng và đề ra mục tiêu, doanh nghiệp cần phải

đo lường sự tăng trưởng so với những mục tiêu đã đề ra KPI chính là thước đo sự tăng trưởng này [24]

Từ một quan điểm thực tế, chỉ số đo lường hiệu suất là một quá trình đo

lường quản lý, điều khiển và đem lại kết quả cho chìa khóa hoạt động chính trong một đơn vị; quá trình hình thành được xác định sử dụng thông qua các loại thông tin khác nhau [51]

Chỉ số hiệu quả trọng yếu (key performance indicator (KPI) là một phương pháp phản ánh mức độ hiệu quả đạt được của một tổ chức khi thực hiện một hoạt động cụ thể KPI là một trong những dạng chỉ số thành công quan trọng (critical success factor (CSF) - hoạt động quan trọng thiết yếu để đạt được mục tiêu chiến

Phân tích thuật ngữ KPI thông qua việc tìm hiểu nghĩa các từ ngữ trong thuật ngữ chỉ số đo lường hiệu suất trong Đại từ điển Tiếng Việt, chúng ta có thể hiểu như sau: Chỉ số - là những số biểu thị sự biến động của một hiện tương: chỉ số bán

lẻ, chỉ số tiêu dùng [48, tr351] Đo lường là xác định giá trị của một đại lượng nào

đó (chiều dài, khối lượng, thể tích ) theo độ lớn của một đại lượng cùng loại được chọn làm đơn vị: đơn vị đo lường [48, tr643] Hiệu suất là kết quả lao động được tính trong các đơn vị thời gian nhất định Hay hiệu suất là tỉ số giữa công ích và công toàn phần [48, tr806] Qua phân tích trên có thể tổng kết lại: chỉ số đo lường hiệu suất là những chỉ số biểu thị sự biến động của một đại lượng nào đó trong một khoảng thời gian nhất định

Qua những khái niệm và qua quá trình nghiên cứu, cá nhân tác giả cũng tổng hợp lại và đề xuất một quan điểm của riêng mình về khái niệm về Chỉ số đo lường

hiệu suất, phục vụ quá trình nghiên cứu sau này: Chỉ số đo lường hiệu suất KPI là

bộ công cụ đo lường, phân tích, đánh giá tổng hợp các mặt hoạt động của một đơn

vị, một tổ chức Giúp đơn vị và tổ chức nhìn nhận ra giải pháp xây dựng và phát

triển của đơn vị mình

1.1.2 Một số thuật ngữ, nội hàm cơ bản của KPI

Để có những cái nhìn chi tiết và cụ thể hơn về KPI, tác giả xin đưa ra và phân tích một số khái niệm liên quan đến KPI, việc nắm rõ những khái niệm này sẽ giúp đơn vị hiểu rõ hơn quy trình xây dựng và vận hành các chỉ số đo lường hiệu suất sau này

Trong xu hướng phát triển hiện nay, nhiều hoạt động, đặc biệt là các hoạt động mang tính chất kinh doanh thị trường đều chủ động xây dựng cho mình kế hoạch đánh giá chất lượng công việc, từ đó xây dựng cho mình những hướng đi, những chiến lược phát triển đơn vị KPI là một trong những bộ công cụ được áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp, các công ty Nhưng có một thực tế là hiện nay, việc áp dụng KPI còn không chuẩn ở nhiều đơn vị Về cơ bản, KPI rất có ích cho việc giám sát hoạt động của tổ chức, nhưng khi áp dụng nó vào doanh nghiệp mình,

đa phần các nhà lãnh đạo, chuyên gia tư vấn, kế toán viên lại không nghiên cứu kỹ

và vận dụng linh hoạt vào lĩnh vực mà mình sản xuất để đưa ra bộ chỉ số chính xác

cho đơn vị mình Để giúp cho những kênh truyền hình có một nền tảng tốt xây dựng

bộ chỉ số cho riêng kênh của mình, luận văn sẽ đi phân tích cụ thể về các thuật ngữ liên quan tới khái niệm KPI

Có 3 loại chỉ số đo lường hiệu suất hiện nay: KRI, PI và KPI

 Chỉ số kết quả cốt yếu (KRI – Key Result Indicator): Cho biết bạn đã làm được những gì chỉ với một mục tiêu, trình bày tổng quan hiệu suất của một doanh nghiệp trong quá khứ

 Chỉ số hiệu suất (PI – Performance Indiator): Cho bạn biết bạn cần phải làm gì, trình bày các mục tiêu đo lường để cải thiện hiệu suất

 Chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI – Key Performance Indicator): cho bạn biết bạn phải làm gì để tăng hiệu suất lên một cách đáng kể, trình bày các mục tiêu để cải thiện hiệu suất đáng kể

Hiện nay nhiều chỉ số đo lường hiệu suất được sử dụng tại các tổ chức là sự hỗn hợp của ba loại chỉ số nói trên Qua bức hình minh họa, theo như cách tiếp cận, chúng ta sẽ thấy lớp ngoài cùng là những chỉ số kết quả cốt yếu, chúng ta dễ dàng nhận thấy Ví dụ như kết quả kinh doanh: lợi nhuận thu được hàng tháng, hàng quý,

sự vừa lòng của khách hàng, hay sự hài lòng của nhân viên Càng vào sâu trong chúng ta càng khó có thể nhận thấy những chỉ số quan trọng: chỉ số hiệu suất, chỉ số kết quả cốt yếu Những chỉ số này giúp những nhà quản lý nhìn được nguồn gốc cơ bản của những kết quả mà đơn vị mình đã thực hiện được

Hình1 1: Ba loại chỉ số đo lường hiệu suất

Các chỉ số kết quả cốt yếu (KRI): Các chỉ số kết quả cốt yếu là gì? Chúng

là những chỉ số đo lường rất dễ bị nhầm lẫn với các chỉ số hiệu suất cốt yếu, bao gồm:

 Sự hài lòng của khách hàng

 Lợi nhuận ròng trước thuế

 Lợi ích khách hàng

 Sự hài lòng của nhân viên

 Lợi nhuận thu được từ vốn đã sử dụng [50]

Đặc điểm chung của các chỉ số đo lường này nằm ở chỗ chúng là kết quả của nhiều hoạt động, cho chúng ta thấy đơn vị đi đúng hướng hay không Tuy nhiên các chỉ số này lại không cho đơn vị biết cần phải làm gì để cải thiện những kết quả đạt được cho tốt hơn nữa Có thể hiểu đơn giản là các chỉ số này chỉ cung cấp thông tin mang tính chất định lượng thông thường cho những người lãnh đạo quản lý đơn vị,

mà không chỉ ra cho họ hướng đi nào trong tương lai để khắc phục lỗi và phát triển tốt hơn nữa

Các chỉ số kết quả cốt yếu (KRI) thường cần nhiều thời gian hơn vì phải đo lường tính toán số liệu từ các báo cáo định kỳ từng tháng, từng quý Việc xác định

rõ đâu là chỉ số kết quả cốt yếu để phân biệt với các chỉ số khác có ảnh hưởng rõ rệt đến quá trình báo cáo cho những người lãnh đạo Bởi vì có khá nhiều những chỉ

số hiệu suất nằm giữa ranh giới giữa chỉ số kết quả cốt yếu và chỉ số hiệu suất cốt yếu.Ví dụ những chỉ số hiệu suất nằm giữa ranh giới này như:

Sự hài lòng của khách hàng Lợi nhuận thu từ 10 % khách hàng tiềm

năng nhất Lợi nhuận ròng trước thuế Lợi nhuận ròng từ sản phẩm chủ chốt Lợi ích của khách hàng Sự gia tăng doanh số tính bằng tỉ lệ % với

10% khách hàng tiềm năng nhất

Các chỉ số đo lường hiệu suất (PI)

Các chỉ số đo lường hiệu suất biểu thị một tập hợp các chỉ số đo lường hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức – điều đóng vai trò hết sức quan trọng đối với thành công hiện tại cũng như tương lại của tổ chức Những đặc điểm

cơ bản của chỉ số hiệu suất cốt yếu:

 Là các chỉ số đánh giá phi tài chính (không biểu thị bằng các đơn vị tiền tệ)

 Được đánh giá thường xuyên (hàng ngày hoặc 24/7)

 Chịu tác động bởi giám đốc điều hành và đội ngũ quản trị cấp cao

 Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh

 Gắn trách nhiệm từng cá nhân hoặc từng nhóm

 Có tác động đáng kể (ảnh hưởng đến hầu hết các yếu tố thành công then chốt)

 Có tác động tích cực (ảnh hưởng đến tất cả các chỉ số đo lường hiệu suất khác theo hướng tích cực)

Chỉ số hiệu suất cốt yếu cho đơn vị thấy cần phải làm những gì Khi đặt ký hiệu tiền tệ bên cạnh một chỉ số đo lường tức là đã biến chỉ số đó thành một chỉ số kết quả Chỉ số hiệu suất cốt yếu là chỉ số đo lường những vấn đề sâu

Các chỉ số hiệu suất cốt yếu phải được theo dõi 24/7 vì nó không phải là cốt yếu đối với hoạt động của đơn vị bạn nếu theo dõi chỉ số theo kiểu "sự đã rồi" Do

đó chỉ số cốt yếu là các chỉ số hiện tại hoặc tương lai, đối lập với các chỉ số quá khứ Đối chiếu lại với những hoạt động của doanh nghiệp hiện nay, thì hầu hết các chỉ số đánh giá của một tổ chức hay doanh nghiệp hiện nay, đa phần là các chỉ số đo lường những gì đã diễn ra từ tháng trước hoặc quý trước Các chỉ số này không phải

và cũng không thể là các chỉ số hiệu suất cốt yếu Tất nhiên cũng có một vài chỉ số hiệu suất cốt yếu theo dõi định kỳ hàng tuần Nhưng không có các chỉ số hiệu suất

đo lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm

Tất cả các chỉ số hiệu suất cốt yếu đều tạo ra sự khác biệt, thu hút sự chú ý của những người quản lý, lãnh đạo đơn vị Chỉ số hiệu suất cốt yếu cho họ thấy họ

phải làm gì Một chỉ số hiệu suất cốt yếu hiệu quả sẽ ảnh hướng đến hầu hết các yếu

tố cơ bản quyết định đến thành công Nói cách khác, khi ban quản trị và nhân viên tập trung vào chỉ số hiệu suất cốt yếu, cả tổ chức hoặc đơn vị sẽ đạt được mục tiêu

đề ra trên mọi phương diện

1.1.3 Vai trò của KPI trong quản trị hệ thống tổ chức

 Chỉ số KPI phản ánh mục tiêu của đơn vị

Khi đơn vị đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành, các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính Lợi nhuận trước thuế và vốn/tài sản cổ đông là những chỉ số chính Tuy nhiên nếu doanh nghiệp đưa ra chỉ số Tỉ lệ phần trăm lợi nhuận dành cho các hoạt động xã hội, thì đơn vị đó đang hướng tới hoạt động xã hội, hoặc các đơn vị là trường học lại không quan tâm tới lợi nhuận, do đó sẽ xây dựng những chỉ số KPI khác Những chỉ số như tỉ lệ tốt nghiệp và tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp phản ánh sứ mệnh và mục tiêu của nhà trường

 KPI được xem là chìa khóa thành công cho đơn vị

Rất nhiều chỉ số có thể đo lường được, điều này không có nghĩa chúng sẽ là chìa khóa thành công của doanh nghiệp Khi chọn lựa các chỉ số KPI, cần phải thận trọng chọn ra những chỉ số thật sự cần thiết và có thể giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra, không nên chọn quá nhiều Điều cũng khá quan trọng là phải đề ra

số lượng KPI vừa đủ để toàn thể nhân viên có thể tập trung hoàn thành mục tiêu Điều này cũng không có nghĩa là doanh nghiệp bắt buộc phải có tổng cộng 3 hay 4 chỉ số KPI Tốt hơn doanh nghiệp nên xây dựng khoảng 3 hay 4 chỉ số KPI tổng thể cho toàn bộ hoạt động doanh nghiệp và từng bộ phận của doanh nghiệp sẽ xây dựng 3,4 hay 5 chỉ số KPI nhằm hỗ trợ cho mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp

Ví dụ chỉ số KPI tổng thể của toàn doanh nghiệp là “Gia tăng sự hài lòng của khách hàng”, thì mỗi phòng ban khác nhau, chỉ số KPI sẽ được triển khai khác nhau Phòng sản xuất có thể phát triển chỉ số KPI là số lượng sản phẩm bị từ chối sau khi được kiểm tra chất lượng, trong khi phòng kinh doanh đặt ra chỉ số KPI là tổng thời gian khách hàng phải chờ trước khi có nhân viên kinh doanh trả lời Việc

phòng kinh doanh và sản xuất đạt được mục tiêu đề ra trong các chỉ số KPI của mình sẽ giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI tổng thể

Một khi đã định hình được các chỉ số KPI chuẩn, hãy sử dụng chúng như là những công cụ quản trị KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng, về những việc họ cần ưu tiên thực hiện Sử dụng chúng

để đo lường hiệu quả Cần bảo đảm mọi nhân viên tập trung vào việc đạt mục tiêu

đề ra trong chỉ số KPI Dán chỉ số KPI này ở nhiều nơi: phòng ăn, trên tường phòng hội thảo, hệ thống intranet, thậm chí trên website Chỉ ra mục tiêu cho từng chỉ số KPI và tiến trình đạt mục tiêu Mọi nhân viên sẽ cảm thấy khích lệ hoàn thành mục

tiêu

1.1.4 Mối liên hệ giữa bộ chỉ số KPI với hoạt động truyền hình

Các đài và các kênh truyền hình ra đời đáp ứng các yêu cầu và nghĩa vụ khác nhau được quy định theo điều lệ hoạt động mà chính phủ, cơ quan chủ quản phê duyệt Những yêu cầu và nghĩa vụ này có thể khác nhau về nội dung cụ thể chi tiết

về chức năng nhiệm vụ giữa các đài truyền hình nhưng thường bao gồm các yêu cầu chính: duy trì hoạt động, sáng tạo và cung cấp nội dung là các ấn phẩm truyền hình đến đối tượng công chúng khán giả một cách đa dạng và phong phú, đáp ứng nhu cầu của công chúng và nhu cầu phát triển khác; cung cấp nội dung đặc biệt và chất lượng, phản ánh và hỗ trợ bản sắc dân tộc; sáng tạo và cung cấp giá trị tương ứng với chi phí đầu tư và giá trị kinh phí mà công chúng chi trả (dịch vụ truyền hình trả tiền)

Trong khi thực hiện những nội dung này, các đài truyền hình nói chung và cụ thể là các kênh truyền hình nói riêng đang phải đối mặt với những thách thức quan trọng:

- Sự cạnh tranh khốc liệt từ các đài truyền hình và các kênh truyền hình khác

Sự cạnh tranh mạnh mẽ và rõ nét đến từ các đài truyền hình thương mại, khi mà họ phải tự chủ về tài chính để duy trì hoạt động kênh truyền hình của mình Hay sự cạnh tranh về nội dung sáng tạo, khán giả và đội ngũ ekip thực hiện chương trình

- Cạnh tranh về hình thức, chất lượng nội dung để duy trì lượng công chúng

và các dịch vụ giá trị gia tăng tài chính của đài, kênh truyền hình

- Sự thay đổi và tác động của công nghệ một cách nhanh chóng ở tất cả các khâu: sản xuất, nội dung, phát sóng

- Vấn đề về tài chính, nguồn lực để duy trì hoạt động và cạnh tranh

Đứng trước những khó khăn và thách thức đó, các kênh truyền hình và các đài truyền hình bất kỳ nào cũng đều mong muốn tìm một con đường để đến với thành công, phát triển một cách bền vững, tránh sự xuống dốc, sụp đổ và biến mất vĩnh viễn trong hoạt động truyền hình Để có thể tiếp tục tồn tại và phát triển trong thị trường cạnh tranh truyền hình hiện nay, các đài truyền hình, các kênh truyền hình đều phải kiểm soát tốt hai vấn đề:

- Thứ nhất, các nguồn lực có để đài truyền hình hoạt động hiệu quả (thông

qua chất lượng và số lượng sản phẩm đầu ra) và hiệu quả trong hoạt động của nó

- Thứ hai, là chiến lược phát triển riêng biệt, kết quả đạt được theo mong

muốn định hướng phát triển, ranh giới đủ để đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan cho mục tiêu chiến lược phát triển của kênh

Những chiến lược phát triển thường là những hoạch định mang tính chất vĩ

mô, rộng lớn, khó khăn trong các mục tiêu để có thể đo lường được, quản lý được Nhưng nó lại là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển

Vấn đề về nguồn lực và hoạt động nội dung, số lượng và chất lượng sản phẩm đầu ra cũng có những thách thức đo lường của nó Tuy nhiên,nó có thể trả lời với sự kết hợp của các thông tin, quy trình, hệ thống và tài trợ vận hành và điều hành Nó cũng quan trọng để trả lời, mà không có nó, đài truyền hình có khả năng không thể biện minh duy trì hoạt động phản ánh những gì kênh làm để hướng tới khán giả Không chỉ vậy, những thông tin trên cũng góp phần hình thành cơ sở của đài và kênh truyền hình giao tiếp như thế nào và đo lường hiệu suất ở một mức độ chiến lược và hoạt động trong các tổ chức của họ để có những điều hướng cải tiến

và đạt được những hoạt động tốt hơn

Nếu không quản lý và cạnh tranh về mặt chất lượng, nội dung, không thu hút được khán giả cũng như nguồn tài chính để duy trì hoạt động của mình nếu không

có những chiến lược phát triển bền vững và từng bước thực hiện chiến lược đó, kênh truyền hình đó sẽ dần bị các kênh khác cạnh tranh và hệ quả tất yếu là sự đào thải khỏi thị trường truyền hình

1.2 Đặc điểm của bộ chỉ số KPI truyền hình

1.2.1 Tính định hướng của tổ chức

Từ trước đến nay, việc đánh giá định hướng hoạt động của tổ chức cơ quan báo chí thường dựa trên nhận định tương đối “cảm tính”, mang yếu tố chủ quan, khó đo lường và định lượng Tuy nhiên nhìn ở một góc tiếp cận khác, việc “lượng hóa” yếu tố này là hoàn toàn có thể thựchiện Có thể tìm ra mối liên hệ giữa định hướng của tổ chức – “kim chỉ nam” của hoạt động báo chí với tính chất hoạt động, điều chỉnh của KPI như sau

Điều 1,Chương I - Luật báo chí của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam nêu rõ vai trò, chức năng của báo chí: "Báo chí là cơ quan ngôn luận của Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội; là diễn đàn của nhân dân" Mục 2, điều 6, chương III Luật báo chí cũng nêu nhiệm vụ và quyền hạn của báo chí: "Tuyên truyền, phổ biến đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thành tựu văn hóa, khoa học kỹ thuật trong nước và trên thế giới theo tôn chỉ, mục đích của cơ quan báo chí " Trong mục 2, điều 18 , chương V về điều kiện hoạt động của báo chí: " Xác định rõ tên gọi, tôn chỉ, mục đích, đối tượng phục vụ, phạm vi phát hành chủ yếu, công suất, thời gian, tần số, phạm vi tỏa sóng và ngôn ngữ thể hiện của cơ quan báo chí"

Như vậy, tính định hướng là một trong những yếu tố cốt yếu trong việc hình thành, duy trì và phát triển các kênh truyền hình Việt Tính định hướng này bao gồm những định hướng cố định của quốc gia nơi kênh truyền hình phát sóng và những định hướng phát triển riêng của kênh, các chiến lược phát triển riêng biệt Sự định hướng này vừa là yếu tố pháp lý duy trì hoạt động vừa là tôn chỉ mục đích hoạt động chính của kênh truyền hình Bộ chỉ số KPI xây dựng dựa trên nền tảng của

kênh, hướng tới mục đích nâng cao hiệu suất của kênh phải hướng tới đảm bảo tính định hướng này

Thiếu tính định hướng không thể xây dựng được chỉ số KPI, và cũng không

có chỉ số KPI này rời xa định hướng của của tổ chức, kênh Tính định hướng chi phối đến việc tổ chức thực hiện KPI thông qua việc xác xác định tầm nhìn, sứ mệnh

và chiến lược phát triển của kênh

Sứ mệnh giống như là một cột mốc dẫn đường mà có thể không bao giờ đạt tới được Nhưng đó là hướng đi, con đường dẫn dắt hoạt động của kênh Mỗi kênh truyền hình đều xác định cho mình một sứ mệnh cụ thể Ví dụ kênh VTC14, kênh chuyên biệt về môi trường, thời tiết VTC14 được xác định sứ mệnh tiên phong trong việc phục vụ lợi ích của cộng đồng, đặc biệt là đối với cộng đồng dân cư thuộc nhóm dễ bị tổn thương Với hệ thống chương trình dày đặc và chuyên biệt, được phát sóng bằng nhiều hình thức khác nhau nhằm đạt tới số lượng tối đa người xem truyền hình trong cả nước

Tầm nhìn là cái đích mà kênh hướng tới Nó có thể tạo ra hiệu ứng kích thích cho toàn bộ tổ chức nếu được tuyên bố rõ ràng, có giới hạn thời gian và luôn được đội ngũ lãnh đạo ủng hộ

Chiến lược là cách thức mà một tổ chức dự định nhằm thực hiện hóa tầm nhìn Trong một môi trường cạnh tranh, chiến lược của kênh sẽ tạo nên sự khác biệt

so với các kênh khác Trong khu vực công, chiến lược của kênh sẽ giải quyết cách thức huy động tối đa nguồn lực mà kênh có nhằm đạt được kết quả như mong

muốn

1.2.2 Tính mục tiêu

Tính mục tiêu là bước đầu tiên trong việc xây dựng bộ chỉ số KPI: Tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều có những mục tiêu cụ thể, khi tiến hành phát triển các KPI cần phải bám sát vào tầm nhìn, sứ mệnh của công ty hay đơn giản hơn là cần phải biết tích hợp với các mục tiêu để xây dựng các KPI hợp lý Yêu cầu các mục tiêu thực hiện phải đảm bảo tất cả các yêu cầu của một mục tiêu bao gồm: cụ thể, đánh giá được, thực tế, và có thể đạt được trong một thời gian cụ thể Vì mục

đích này, khi thiết lập các mục tiêu đo lường cần phải có sự tích hợp cần thiết giữa kiểu công việc, nguồn nhân lực hiện tại, tài chính, trang thiết bị, cấu trúc tổ chức và môi trường hoạt động [24]

Cùng với quan điểm trên, tác giả Phạm Bình trên blog quản lý hiệu quả kinh doanh cũng nhấn mạnh vai trò đầu tiên trong việc xây dựng chỉ số KPI là xây dựng

được bản đồ chiến lược: "Những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số

liên kết trực tiếp đến các chiến lược công ty Vì vậy, bước hợp lý đầu tiên là phải xác định được những chiến lược đó là gì " [30]

Phát triển KPI đảm bảo được các yêu cầu:

- KPI phải đánh giá được hiệu quả và hiệu suất của mỗi hoạt động của cơ quan truyền hình

- KPI phải đánh giá nguồn nhân lực và tài chính đối với các hoạt động truyền hình

- KPI để đánh giá lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm nội dung truyền hình

4

Quyết định mục tiêu thực hiện cho mỗi KPI Mục tiêu này có thể được quyết định dựa trên công việc, kinh nghiệm, năng suất, và bản chất của mỗi hoạt động của cơ quan truyền hình

Tác giả cũng đồng ý với số đông các quan điểm trên về việc xây dựng bộ chỉ

số KPI cho doanh nghiệp nói chung và cho kênh truyền hình nói riêng Tính mục tiêu được phản ánh rất rõ nét trong bộ chỉ số KPI truyền hình

Khi kênh truyền hình đặt mục tiêu "trở thành kênh có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong hệ thống các kênh truyền hình hiện nay", các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số về tài chính Như vậy doanh thu quảng cáo, lợi nhuận tài chính sẽ là những chỉ số chính trong hệ thống chỉ số đo lường của kênh Các chỉ số khác tập trung vào mục tiêu nâng cao doanh số, thúc đẩy lợi nhuận

Một kênh truyền hình khác mới ra đời lại tập trung vào mục tiêu xây dựng hình ảnh, thương hiệu của kênh Bộ chỉ số KPI của kênh này sẽ khác với bộ chỉ số của kênh truyền hình tập trung vào lợi nhuận Những chỉ số về nội dung, chất lượng của chương trình được thay thế cho những chỉ số hiệu suất về doanh thu, tài chính Một kênh truyền hình ra đời và hoạt động đều có sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược phát triển của riêng mình Những nội dung đó được dần thực hiện bằng các mục tiêu, các kế hoạch, các chiến lược mục tiêu cụ thể Chỉ số KPI truyền hình phản ánh rõ đặc trưng mục tiêu của từng giai đoạn cụ thể đó Khi toàn bộ kênh tập trung vào một số chỉ tiêu KPI này, đồng nghĩa với việc kênh đang hướng tới một mục tiêu phát triển nào đó Tất nhiên, mục tiêu cụ thể đó nằm trong một mục tiêu chung

trong định hướng phát triển của kênh

1.2.3 Tính hệ thống và lượng hóa

Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác

“Thu hút càng nhiều khách hàng cũ, mua hàng nhiều lần” là một chỉ số KPI vô ích nếu không phân biệt rõ ràng giữa khách hàng mới và khách hàng cũ “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là một chỉ số KPI do không có cách nào đo

sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với các doanh nghiệp khác

Việc xác định rõ các chỉ số KPI và bám sát các chỉ số này rất quan trọng Đối với KPI “gia tăng doanh số”, cần làm rõ các vấn đề như đo lường theo đơn vị sản phẩm hay giá trị sản phẩm Sản phẩm trả lại sẽ bị khấu trừ trong tháng sản phẩm

được bán ra hay trong tháng sản phẩm được trả lại? Doanh thu sẽ được tính theo giá niêm yết hay giá bán thực tế?

Cần phải đặt ra mục tiêu cho mỗi chỉ số KPI Ví dụ như doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành nhà tuyển dụng hàng đầu cần đưa “Tỉ lệ chảy máu chất xám” thành các chỉ số KPI Chỉ số này được định nghĩa là “tổng số nhân viên tự nguyện xin nghỉ việc chia cho tổng số nhân viên ban đầu” và cách đo lường chỉ số này đã được thiết lập bằng cách thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin của phòng nhân sự Sau đó đặt mục tiêu cho chỉ số KPI, ví dụ như “Giảm tỉ lệ chảy máu chất xám 5% một năm”

1.2.4 Tính thường xuyên và thay đổi liên tục

KPI truyền hình có tính thường xuyên và thay đổi liên tục Để đo lường đạt hiệu quả, các kênh truyền hình phải thường xuyên đo lường hàng tháng để quản lý quá trình hoạt động của đơn vị mình Khác với một số hoạt động báo cáo và quản lý trước, thường kênh truyền hình phải đợi các báo cáo tổng kết hàng tháng, hàng quý hay hằng năm mới có thể có những cái nhìn tổng quan, nhận định lại quá trình hoạt động và tìm ra phương hướng phát triển mới cho đơn vị mình Thì nay, KPI cho truyền hình sẽ cung cấp những bộ chỉ số để chúng ta quản lý một cách thường xuyên và liên tục hơn Sẽ có những bộ chỉ số mà các bộ phận phải báo cáo hàng ngày, hàng tuần và có những bộ chỉ số sẽ được cập nhật hàng tháng Tùy vào mục đích và tính chất của từng nhóm chỉ số mà sẽ có thời hạn quản lý khác nhau Nhưng nhìn chung các chỉ số KPI truyền hình sẽ cập nhật một cách thường xuyên để những người quản lý có thể nắm được tình hình hoạt động và quản lý của đơn vị kênh mình Từ đó họ có thể đưa ra được những điều chỉnh sao cho phù hợp

KPI truyền hình mang tính mục tiêu cụ thể cho từng chiến lược phát triển qua các giai đoạn của kênh Vì thế bản thân của KPI truyền hình luôn luôn thay đổi

để làm sao đáp ứng nhu cầu phát triển của đơn vị Không có chỉ số KPI cố định mãi mãi, nếu kênh nào chậm thay đổi các chỉ số KPI, kênh đó sẽ chậm phát triển KPI của kênh truyền hình thường xuyên được thay đổi sao cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị Đã qua thời kỳ của những chỉ số báo cáo mang yếu tố cố định KPI

hướng đến phản ánh chi tiết từng hoạt động của kênh, nên các chỉ số cũng sẽ có sự

thay đổi thường xuyên và linh hoạt

1.2.5 Tính tác động ảnh hưởng

KPI có thể ví như một hệ thống đánh giá các hoạt động Mọi hoạt động của

kênh truyền hình được đo lường và kiểm soát Điều này làm tác động ảnh hưởng lên

quá trình hoạt động Khi thiết lập một bộ chỉ số cho một bộ phận cụ thể, bộ phận đó

phải hoạt động để thực hiện và hoàn thành tốt nhất chỉ số đó Hoặc khi kênh truyền

hình xây dựng những mục tiêu phát triển cụ thể, sẽ có những bộ chỉ số KPI hiệu

suất cốt yếu được tập trung hoàn thành, các bộ chỉ số KPI kết quả và KPI hiệu suất

khác xoay quanh để thực hiện các chỉ số hiệu suất cốt yếu Rõ ràng việc hình thành

các chỉ số KPI này giúp cho kênh truyền xây dựng nên một hệ thống quản lý và

đánh giá đồng bộ Hệ thống này tác động và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình sản

xuất của kênh truyền hình Mục đích tác động đó nhằm tạo ra được kết quả tốt để

thúc đẩy kênh truyền hình phát triển theo đúng những mục tiêu, kế hoạch đã vạch

ra

1.3 Lợi ích trong việc sử dụng bộ chỉ số KPI truyền hình

1.3.1 Cơ sở cho việc đánh giá hiệu suất hiện thời và lâu dài

KPI giúp cho nhà quản lý có cơ sở để đánh giá, phân tích và ra quyết định

liên quan tới kết quả và hiệu quả công việc Với một hệ chỉ tiêu lượng hóa và khách

quan, việc đánh giá trở nên minh bạch và khách quan hơn, có nhiều hơn những số

liệu giúp cho nhà quản lý ra quyết định tốt hơn

“Bản thân nhân viên cũng rõ hơn tiến độ thực hiện và chất lượng công việc

của mình qua hệ thống theo dõi thực hiện hàng kỳ, thấy rõ được tính khách

quan và công bằng trong đánh giá” (Phỏng vấn sâu Bà Lê Thị Khánh

Ly - Chuyên gia nghiên cứu về KPI , Khoa Đào tạo Quốc tế, ĐH Duy Tân,

Thành phố Hồ Chí Minh)

Trong các ngành kinh tế lớn, để đo lường sự thành công và hiệu quả, các nhà

quản trị thường xây dựng những chỉ số nhất định, thống nhất để so sánh giữa các

đơn vị với nhau Đây là những chỉ số đã được nghiên cứu và thống nhất trong toàn

Formatted: Indent: Left: 0,5"

ngành, dễ dàng trong quá trình theo dõi, đánh giá và chỉ cần qua một vài chỉ số đo lường hoạt động để có thể biết các đối thủ cạnh tranh của mình đang hoạt động và phát triển ra sao Và trong lĩnh vực truyền hình cũng vậy, việc xây dựng các bộ chỉ

số KPI sẽ giúp tạo nên những cơ sở cho việc đánh giá hiệu suất hiện thời và lâu dài không chỉ cho đơn vị mình mà còn cho cả hệ thống kênh truyền hình hiện nay tại Việt Nam

Theo thống kê của website businessdictionary.com: hiện nay trên thế giới đã

có khoảng gần 20 ngành kinh tế áp dụng các chỉ số này để đo lường hiệu quả hoạt động, như:

- Ngành hàng không, vận tải (gồm 84 chỉ số)

- Ngành ngân hàng, bảo hiểm (gồm 57 chỉ số)

- Ngành nghiên cứu, giáo dục (gồm 71 chỉ số)

Các chỉ số KPI, đặc biệt là các chỉ số KPI cốt yếu phải được theo dõi 24/7, đối với một vài chỉ số việc theo dõi có thể diễn ra định kỳ hàng tuần Chỉ số theo dõi hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm không phải là các chỉ số KPI cốt yếu vì nó không phải là cốt yếu đối với những hoạt động của kênh nếu theo dõi chỉ số theo

kiểu "sự đã rồi" Do đó, chỉ số KPI là những chỉ số hiện tại hoặc tương lai, đối lập với những chỉ số quá khứ Nhìn vào hầu hết các chỉ số đánh giá của một tổ chức hay doanh nghiệp có thể thấy, đa phần chúng là các chỉ số đo lường những gì đã diễn ra tháng trước hoặc quý trước Các chỉ số này không phải và cũng không thể là các chỉ

số KPI hiệu suất cốt yếu

Cũng theo David Parmenter, hầu hết các tổ chức nói chung thường có 5 chỉ

số KPI cốt yếu phải báo cáo ít nhất một tuần một lần (Không kể các chỉ số báo các hàng ngày) Đồng thời cũng phải có thêm các chỉ số hiệu suất tập trung vào mức độ hoàn thành công việc Hàng tuần các dự án thực hiện chậm và các báo cáo quá hạn đều phải được giải trình trước đội ngũ quản lý

Hình 1.2: Khung hoạt động báo cáo đề xuất

Việc đo lường định kỳ và thường xuyên giúp cho những người quản lý kênh luôn có những bảng chỉ số thông tin về hoạt động của kênh mình để đánh giá kịp thời các hoạt động của kênh Tất cả các hoạt động đều được đánh giá và quản lý một cách kịp thời và chính xác Từ những chỉ số đo lường đó sẽ cho những người quản lý biết họ cần phải làm gì, chiến lược hành động trước mắt và lâu dài sẽ là gì

Bộ chỉ số KPI và những KPI cốt yếu trong từng giai đoạn phát triển chiến lược là những thước đo giúp cho chính những người lãnh đạo kênh và toàn thể nhân viên kênh truyền hình có một cái nhìn chính xác về thực tại hoạt động Những chỉ số

Bảng cho Ban giám đốc kênh

Thẻ điểm cân bằng cho đội ngũ quản trị và các nhóm

Bảng đồng hồ hàng tháng cho 10 chỉ số KPI cốt yếu như: chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng, giá trị lợi nhuận trước thuế và chưa tính lãi

Bảng điểm hàng tháng của tổ chức dành cho các chỉ số KPI cốt yếu hàng đầu

Bảng điểm hàng tháng của nhóm

và đơn vị kinh doanh

Thẻ điểm hàng tuần cho 05 chỉ

số KPI cốt yếu hàng đầu

Báo cáo hàng ngày hoặc 24/7

cho một hoặc hai chỉ số hiệu suất

cốt yếu

được tập trung phản ánh chiến lược hiện thời của kênh, những chỉ số được điều

chỉnh phản ánh sự thay đổi trong hoạt động

1.3.2 Nền tảng xây dựng chiến lược và quyết định hành động

Trong bộ chỉ số KPI, những chỉ số KPI cốt yếu sẽ giúp cho những người

quản lý và toàn bộ đội ngũ kênh thấy được họ cần phải làm gì Ví dụ chỉ số hiệu

suất cốt yếu về tỉ lệ khách hàng quay then chốt quay lại đặt hợp đồng quảng cáo với

kênh bị sụt giảm, ngay lập tức đưa ra một câu hỏi cho toàn bộ những bộ phận liên

quan thấy rằng cần phải tập trung tìm cách bù lại những số tiền đã thâm hụt trong

quãng thời gian thâm hụt đó Các nhân viên bộ phận quảng cáo, kỹ thuật viên, bộ

phận nội dung sẽ phải làm tất cả những gì đặc biệt để có thể tìm lại những khoản

thu tài chính đó, đồng thời vẫn phải duy trì mọi hoạt động diễn ra một cách chuẩn

mực bình thường như trước kia

Những người quản lý kênh khi cập nhật được những thông tin về sự thụt

giảm khách hàng then chốt của kênh, sẽ phối hợp cùng các bộ phận khác tính toán

rủi ro về mức độ ảnh hưởng tới kênh, tìm ra những hướng đi thích hợp để khắc phục

lại chỉ số đó Rõ ràng có một yếu tố nào đó chi phối đến việc thay đổi chỉ số này, và

những người quản lý cần tìm ra được nguyên do hay đưa ra được những chiến lược

để đảm bảo lại hoạt động phát triển cân bằng tại kênh mình

Hiệu quả khi áp dụng KPI được biểu hiện rõ rệt trong việc quản lý và giám sát công việc Bởi vì trong tiêu chuẩn KPI cũng thể hiện rất

rõ: anh phải làm như thế nào? Bao nhiêu thời gian? Hao phí cái này là bao

nhiêu lâu là anh phải xong? Bao nhiêu thời gian là anh phải hoàn thành?…

Như vậy KPI rất tốt cho người quản lý, KPI sẽ giúp những người quản lý tối

ưu hóa về mặt công cụ lao động, tối ưu hóa về mặt thiết bị (Phỏng vấn sâu

Bà Nguyễn Hương Giang - PGĐ Kênh truyền hình Quốc Phòng)

Một chỉ số KPI cốt yếu hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến hầu hết các yếu tố cơ bản

quyết định thành công của kênh mình Hay cụ thể hơn đó là khi những người quản

lý và nhân viên kênh truyền hình đó tập trung vào chỉ số KPI cốt yếu nào đó, nghĩa

là cả tổ chức và doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu đề ra trên mọi mặt phương diện

Một chỉ số hiệu suất hiệu quả cũng sẽ tạo nên hiệu ứng dây chuyền Sự cải thiện

Formatted: Indent: Left: 0,5"

trong chỉ số đo lường lượng khách hàng then chốt quảng cáo quay lại với kênh truyền hình của mình sẽ tạo ra tác động tích cực đến nhiều chỉ số đánh giá khác Khi nguồn quảng cáo của những khách hàng thường xuyên tăng lên, đồng nghĩa với việc doanh thu từ quảng các sẽ tăng lên, việc hoạt động của kênh đang tiến triển theo chiều hướng tốt, các hoạt động nội dung và quan hệ với công chúng đang tốt lên,

tạo sự quan tâm tới các khách hàng có mối quan hệ

1.3.3 Kiểm soát hoạt động tổ chức và từng bộ phận:

Bộ chỉ số KPI được xây dựng dựa trên nền tảng của hai phương pháp quan trọng, đó là phương pháp quản trị theo mục tiêu và phương pháp quản trị theo quy trình

Về cơ bản, bản chất của quá trình quản trị theo mục tiêu đó chính là khoán việc, các nhà quản trị kênh chỉ tập trung vào kết quả và mục tiêu cần đạt được cho từng chiến lược mà mình đã đề ra Lúc này, cấp dưới, nhân viên hay các bộ phận khác trong kênh - là những người đóng vai trò sáng tạo, chủ động trong công việc, hướng tới việc đạt được mục tiêu mà cấp trên giao phó Ngược lại, những người quản trị chỉ tập trung vào công tác quản lý, sắp xếp làm sao cho đạt được hiệu quả nhất

Phương pháp quản trị thực chất đó là nền tảng xây dựng hệ thống ISO, trong

đó việc thực hiện đúng quý trình là nền tảng xây dựng hệ thống quản Phương pháp này hướng tới việc hoạt động đúng theo quy trình, đảm bảo tính chuẩn mực và thống nhất trong tất cả các hoạt động

Cả hai phương án trên là hai phương án được các kênh truyền hình hiện nay

áp dụng vào quá trình hoạt động của mình Nhưng cả hai phương án này đều có những điểm ưu và nhược điểm riêng Để phát huy những ưu thế và khắc phục những hạn chế, KPI truyền hình ra đời

Mỗi một bộ phận cấu thành trong kênh truyền hình khi ra đời đều có một nhóm chức năng riêng, chịu trách nhiệm về những đầu ra cụ thể, từ đó các bộ phận kết hợp lại với nhau tạo nên thành công của kênh truyền hình Vậy để quản trị hiệu quả chức năng của các bộ phận, cần có những hệ thống đánh giá và các chỉ số đánh

giá cụ thể cho từng bộ phận riêng lẻ, và cho chung cả bộ máy Nghiên cứu việc xây

dựng chỉ số KPI truyền hình trong việc kiểm soát hoạt động tổ chức và từng bộ

phận cụ thể như sau:

- Ban quản trị kênh đưa ra những mục tiêu lớn mà kênh cần đạt

- Từ đó, các mục tiêu chia nhỏ hơn, phân bổ về các bộ phận trong kênh, xoay

quanh mục tiêu lớn

- Dựa trên mục tiêu bộ phận, các mục tiêu chi tiết được phân bổ về từng vị trí

cho những nhân sự cụ thể trong bộ phận Đảm bảo các mục tiêu phải đáp ứng đúng

theo yêu cầu của nó, trong đó quan trọng nhất là chúng phải có thời hạn hoàn thành

- Việc xây dựng và hoàn thành mục tiêu của mỗi cá nhân phải đảm bảo thỏa

mãn việc phối hợp hiệu quả các cá nhận hoặc bộ phận liên quan nhằm đạt được các

mục tiêu cuối cùng

Hơn nữa, việc áp dụng KPI vào đánh giá hiệu suất kênh truyền hình sẽ đảm bảo được việc đánh giá chất lượng công việc cũng rất là minh

bạch, đó là điều cực kỳ quan trọng Tuy nghề chúng ta là nghề sáng tạo thật

nhưng hoạt động truyền hìnhcũng mang trong mình yếu tố kỷ luật rất cao

Cho nên nếu như không có bộ KPI thì chúng ta sẽ luôn luôn bị động Hơn

nữa việc đánh giá do mang yếu tố cảm tính nên nhiều khi mức độ đánh giá

nhiều khi dẫn đến tình trạng "không phục nhau" Nghề báo nói chung và

truyền hình nói riêng được coi là nghề “văn mình vợ người” cho nên rất khó

phục nhau Vì vậy khi đã đưa ra bộ KPI rồi, đó là tiêu chuẩn rồi, đưa ra đánh

giá là sẽ có những căn cứ hẳn hỏi Rất là thuận lợi, mọi người đều phải theo

và đều phải tuân thủ, tránh những trường hợp tranh cãi không cần thiết Đó là

thuận lợi trong việc đánh giá chất lượng sản phẩm (Phỏng vấn sâu bà

Nguyễn Hương Giang - PGĐ Kênh truyền hình Quốc Phòng)

Như vậy việc sử dụng các chỉ số KPI sẽ giúp cho từng bộ phận, từng cá

nhân và cả tổ chức của kênh truyền hình hoàn thành được mục tiêu đã vạch ra,

không bị phân tách và sai lệch trong trong quá trình phát triển Và điều quan trọng

Formatted: Indent: Left: 0,5"

nhất là, điều này giúp cho việc kiểm soát hoạt động của tổ chức và bộ phận luôn

hướng tới một cái đích cụ thể, một kết quả đúng và trúng

Trong tương lai hoạt động của một kênh truyền hình mang tính chất chuyên nghiệp sẽ cần một hệ thống các chỉ số quản trị về con người,

lịch sản xuất, giờ phát sóng Việc áp dụng KPI trong quản trị kênh truyền

hình sẽ là xu thế phát triển tất yếu (Phỏng vấn sâu Ông Lê Tân - Phó Giám

đốc VTC2, Đài truyền hình Kỹ thuật số VTC)

1.3.4 Tác động liên kết hệ thống lãnh đạo và nhân viên

Việc theo đuổi thành công mục tiêu cải tiến và phát triển kênh truyền hình

nói riêng và doanh nghiệp nói chung đòi hỏi phải thiết lập được mối quan hệ cộng

tác hiệu quả giữa những người quản lý, đại diện của người lao động trong tổ chức,

các đoàn thể đại diện cho người lao động, khách hàng chủ chốt và những nhà cung

cấp chính

Tất cả các chỉ số KPI hiệu quả đều tạo ra được sự khác biệt, thu hút sự chú ý

của ban quản lý kênh với những cuộc gọi và trao đổi công việc thường xuyên với

các nhân viên và các bộ phận liên quan Việc trao đổi những thông tin phản hồi hạn

chế là điều mà tất cả các bộ phận và nhân viên đều không muốn lặp lại nhiều lần,

trong khi gặp những khó khăn đó, các bộ phận phải chủ động sáng kiến để tìm và

khắc phục những lỗi đó, quy trình sáng tạo và đổi mới liên tục được phát triển

Trong một kênh truyền hình, chỉ số KPI cốt yếu của kênh có thể gắn với từng

cá nhân riêng lẻ Điều này, có nghĩa là dựa vào một chỉ số cốt yếu, người quản lý

kênh có thể gọi bất kỳ một nhân viên nào tới và đặt một câu hỏi: "Tại sao lại như

vậy?" Lợi nhuận hàng tháng và vị trí mà kênh đạt được đó là kết quả của nhiều hoạt

động của nhiều bộ phận tạo nên, dưới sự quản lý và điều hành của những người

quản trị

Như vậy, các chỉ số KPI cụ thể trong một hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất

cụ thể, vừa gắn với các cá nhân bộ phận đơn lẻ, vừa là các móc xích trong một hệ

thống liên kết liên tục không rời Để vận hành và quản lý một cách chặt chẽ, các

Formatted: Indent: Left: 0,5"

KPI, đặc biệt là các KPI cốt yếu tác động liên kết tới toàn bộ hệ thống lãnh đạo và

nhân viên của toàn kênh truyền hình đó

1.4 Những nền tảng cần thiết để xây dựng bộ chỉ số KPI cho truyền hình

Thành công cuối cùng của chiến lược thay đổi sự phát triển của kênh truyền hình bằng việc đo lường và quản lý hiệu suất thông qua các chỉ số KPI phục thuộc rất nhiều vào cách thức của sự thay đổi và việc áp dụng nó vào thực tế Việc xây dựng và phát triển thành công các chỉ số hiệu suất KPI cho kênh truyền hình phụ thuộc vào bốn yếu tố nền tảng sau:

 Mối quan hệ với nhân viên , các đoàn thể, các khách hàng chủ chốt là

đối tác của kênh

 Trao quyền cho đội ngũ nhân viên tuyến đầu (nhân viên chủ chốt)

 Kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu suất

hoàn thành công việc

 Mối liên hệ giữa các chỉ số đo lường hiệu suất với định hướng chiến

lược của kênh

1.4.1 Nền tảng xây dựng mối quan hệ

Việc theo đuổi thành công mục tiêu cải tiến và phát triển kênh đòi hỏi phải thiết lập được mối quan hệ cộng tác hiệu quả giữa những người lãnh đạo với toàn thể đội ngũ nhân viên của kênh truyền hình đó Yếu tố đó thể hiện ở các mặt sau:

- Tất cả các bên liên quan đều phải hiểu được rằng để có được những thay đổi lớn trong hoạt động của kênh truyền hình, thì cần phải có sự cảm thông và hiểu lẫn nhau để cùng công nhận sự thay đổi là cần thiết và cùng nhau quyết tâm sáng tạo để đi đến thành công

- Những người lãnh đạo kênh cam kết với toàn thể đội ngũ nhân viên về việc xây dựng một bộ chỉ số KPI sao cho đảm bảo được yếu tố tổ chức, sắp xếp hiệu quả

và có tính thuyết phục trong tổ chức

- Toàn thể kênh cùng nhau xây dựng một định hướng chiến lược cho việc áp dụng thực tiễn tốt nhất bộ chỉ số KPI vào hoạt động của kênh

- Mở rộng mối quan hệ cộng tác bao gồm của mối quan hệ với khách hàng và

những nhà cung cấp chủ chốt của kênh mình

1.4.2 Nền tảng trao quyền cho đội ngũ nhân viên chủ chốt

Để có thể thành công trong việc tăng hiệu suất hoàn thành công việc thì phải trao quyền cho những người lao động, đặc biệt là những người lao động nắm giữ vai trò chủ chốt trong kênh Việc trao quyền này được thể hiện ở những điểm sau:

- Hiệu quả hoạt động của hệ thống truyền đạt thông tin từ trên xuống dưới và

từ dưới lên trên, kể cả khả năng tiếp cận những thông tin chiến lược của tổ chức

- Việc trao quyền cho nhân viên để họ có những hành động kịp thời điều chỉnh những tình huống có ảnh hưởng xấu đến các chỉ số hiệu suất cốt yếu Điều này hoàn toàn có, bởi trong quá trình hoạt động thực tế, có những tình huống gấp xảy ra, mà đội ngũ nhân viên phải tự mình xử lý trước sau đó mới có thể báo cáo lại với đội ngũ quản lý

- Trao trách nhiệm cho các nhóm để họ có thể xây dựng và lựa chọn các chỉ

số đo lường hiệu suất của riêng mình

- Tổ chức các khóa đào tạo về trao quyền, các chỉ số KPI cốt yếu, các yếu tố quyết định tạo nên thành công của kênh trong chiến lược phát triển, các phương pháp để cải tiến quy trình

- Hỗ trợ và đào tạo thêm cho những nhân viên còn gặp khó khăn với việc áp dụng bộ chỉ số KPI vào hoạt động của kênh

1.4.3 Nền tảng kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và cải tiến hiệu suất

Ban quản trị kênh cần phải phát triển một khuôn khổ thống nhất để hiệu suất

có thể được đo lường và báo cáo, nhằm dẫn đến một hành động cụ thể Dựa trên mức độ quan trọng, các phòng ban có thể báo cáo các sự kiện theo ngày/tuần/tháng

và các báo cáo này phải tập trung vào yếu tố quyết định thành công của kênh mình Yếu tố của việc xây dựng nền tảng này gồm những đặc điểm chính sau:

- Quá trình phát triển những chiến lược cải tiến hiệu suất và các chỉ số đo lường hiệu suất của kênh là một quá trình lặp đi lặp lại một cách thường xuyên theo thời gian Điều này có nghĩa là phương hướng, tình huống cho sự thay đổi sẽ dần được điều chỉnh cho tốt hơn và sẽ được thông báo khi các phòng ban ngày càng được trao quyền nhiều hơn và tự mình phát triển nhiều giải pháp cũng như nhiều ý tưởng sáng tạo hơn

- Cần chú ý điều chỉnh báo cáo đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả

để từ đó có thể tập trung vào việc đưa ra quyết định

- Các chỉ số KPI của kênh phải thường xuyên được điều chỉnh sao cho phù hợp với mức phát triển của các chỉ số cấp nhóm (chỉ số thay đổi từ các phòng ban)

Mỗi một kênh truyền hình phải có một chiến lược được tính toán và hoạch định cụ thể Thông thường trong mỗi một giai đoạn phát triển, kênh truyền hình đều lựa chọn ra cho mình một hoặc một vài chiến lược phát triển nhất định tại thời điểm

đó Và các chiến lược của kênh đó sẽ dần được thay đổi theo thời gian

Vấn đề cơ bản là phải xác định được các yếu tố quyết định tới thàng công của kênh truyền hình của mình, và vấn đề này thường được giải quyết một cách gián tiếp (Các yếu tố quyết định thành công thường là các yếu tố dùng để nhận biết những vấn đề quyết định là sức mạnh và sự sống còn của một kênh) Theo David Parterment thì quy trình này diễn ra qua hai giai đoạn:

- Giai đoạn đầu nghiên cứu về các yếu tố quyết định thành công, chúng ta thường sẽ tìm ra được khoảng 30 vấn đề thiết yếu để duy trì sức mạnh của công ty

Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị Các chiến lược (vấn đề và đề xuất)

Các yếu tố quyết định thành công

Các kết

quả tài

chính

Sự hài lòng của khách hàng

Học hỏi

và phát triển

Các quy trình nội

bộ

Sự hài lòng của nhân viên

Môi trường cộng đồng

Các chỉ số kết quả cốt yếu Các chỉ số hiệu suất Các chỉ số hiệu suất cốt yếu

Các kết

quả tài

chính

Sự hài lòng của khách hàng

Học hỏi

và phát triển

Các quy trình nội

bộ

Sự hài lòng của nhân viên

Môi trường cộng đồng

Hình 1.3: Con đường từ sứ mệnh và tầm nhìn đến các phép đo lường hiệu suất

- Giai đoạn thứ hai: giới hạn số lượng các yếu tố quyết định thành công càng đơn giản hơn, bởi yếu tố quyết định này càng quan trọng thì càng ảnh hưởng nhiều tới các chỉ số đo lường xoay quanh nó Và thực tiễn cho rằng chỉ khoảng từ 5 đến 8 yếu tố thực sự là yếu tố quyết định sự thành công

Việc tìm ra các yếu tố quyết định thành công sẽ giúp cho kênh truyền hình tìm ra được các chỉ số KPI cốt yếu một cách đơn giản hơn Bởi vì các KPI cốt yếu nằm trong những yếu tố quyết định thành công này Như vậy, các yếu tố quyết định

thành công phải được xác định trước khi xác định các phép đo lường KPI

1.5 Các bước quy trình xây dựng bộ chỉ số KPI cho truyền hình nói chung:

Nội dung / Tuần T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

3 Xây dựng quy trình văn hóa "just do it"

4 Xây dựng chiến lược phát triển chỉ số

hiệu suất cốt yếu toàn diện, tổng quát

5 Tiếp thị hệ thống chỉ số hiệu suất cốt

yếu tới toàn thể nhân viên

9 Lựa chọn các chỉ số đo lường hiệu suất

11 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp

dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu

12.Điều chỉnh các chỉ số hiệu suất cốt yếu

sao cho phù hợp với tổ chức

Hình 1.4 Sơ đồ kế hoạch lịch trình 12 bước xây dựng bộ chỉ số KPI cho một kênh truyền hình nói chung (ghi chú: T - trước thời gian thực hiện; S - sau thời gian thực hiện)

Bước 1: Sự cam kết của Ban quản trị cấp cao, những người quản lý kênh

- Mục đích: Xác định tính cần thiết và quyết tâm áp dụng bộ chỉ số KPI

- Yêu cầu: Cam kết của lãnh đạo cao nhất, đồng thuận của đội ngũ quản trị cấp cao trong việc thực hiện KPI; đáp ứng đủ nguồn lực về nhân lực, vật lực và tinh thần; phê chuẩn các tài liệu nền tảng cho KPI; am hiểu về các chỉ số KPI và hiểu được tại sao họ lại phải giám sát và theo dõi các chỉ số này như một nhiệm vụ

- Biểu hiện:

+ Trong thời gian triển khai dự án, họ phải dành thời gian mỗi tuần một lần để đưa ra ý kiến nhận xét cho các chỉ số được đề xuất

+ Sẵn sàng trả lời các câu hỏi của nhóm thực thi chỉ số KPI

+ Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các bộ phận đang áp dụng các chỉ số KPI, và phải đảm bảo rằng các bộ phận đang thực thi KPI này được hỗ trợ mọi mặt về các hệ thống báo cáo và cơ sở dữ liệu

Bước 2 Thành lập các nhóm dự án thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu có tính thuyết phục

- Mục đích: Xây dựng một Ban triển khai và Tổ dự án KPI; đào tạo kỹ năng xây dựng và áp dụng KPI một cách chuyên sâu nhất

- Yêu cầu: Có được một Tổ dự án KPI thạo việc làm nhiệm vụ đối ứng với tư vấn hoặc giữ vai trò chủ lực trong giai đoạn xây dựng hệ thống, một Ban triển khai KPI có đủ thẩm quyền, thời gian, có hiểu biết sâu sắc về tổ chức và kỹ năng xây dựng, duy trì áp dụng hệ thống KPI

Một nhóm nhỏ được đào tạo bài bản sẽ có cơ hội tốt nhất để thành công Những thành viên được lựa chọn cho dự án cần phải tập trung làm việc toàn thời gian cho dự án và báo cáo trực tiếp với ban giám đốc Nếu có bất kỳ một sự can thiệp nào vào giữa ban giám đốc và nhóm dự án, thì nghĩa là quy trình đã bị thất bại [52]

- Lưu ý:

+ Một nhóm có thể dao động từ 2 đến 4 người tùy theo tổ chức (Theo

tư vấn của David Parterment, Các chỉ số đo lường hiệu suất, NXB tổng hợp TPHCM, 2009)

+ Đối tượng: nên có cả thành viên lâu đời và thanh viên trẻ của kênh trong nhóm dự án Riêng thành viên ban quản trị cấp cao không được tham gia vào nhóm

+ Tất cả các bộ phận khác trong kênh phải chỉ định được người liên lạc và móc nối với nhóm Người này phải là người nắm được toàn bộ hoạt động của

bộ phận mình, để kịp thời cung cấp thông tin phản hồi đến nhóm

Bước 3: Thiết lập quy trình và hình thành văn hóa "just do it"

- Mục đích: Truyền thông rộng rãi, hình thành văn hóa “Just do it ” và động viên toàn bộ tổ chức tham gia thực hiện thành công chương trình KPI Điều này tạo niềm tin cho toàn bộ nhân viên rằng: chúng ta hoàn toàn có thể thực hiện được dự

án và bước đến thành công một cách vinh quang

- Yêu cầu: Thể hiện được quyết tâm và định hướng chiến lược; Giới thiệu rõ đến toàn thể nhân viên về: sự cần thiết, mục đích, ý nghĩa, lợi ích; Các tài liệu nền tảng và chương trình triển khai KPI; Các quy định về tổ chức, nhân sự