7. Kết cấu luận văn
1.4. Những nền tảng cần thiết để xây dựng bộ chỉ số KPI cho truyền hình
Thành công cuối cùng của chiến lƣợc thay đổi sự phát triển của kênh truyền hình bằng việc đo lƣờng và quản lý hiệu suất thông qua các chỉ số KPI phục thuộc rất nhiều vào cách thức của sự thay đổi và việc áp dụng nó vào thực tế. Việc xây dựng và phát triển thành công các chỉ số hiệu suất KPI cho kênh truyền hình phụ thuộc vào bốn yếu tố nền tảng sau:
Mối quan hệ với nhân viên , các đoàn thể, các khách hàng chủ chốt là
đối tác của kênh.
Trao quyền cho đội ngũ nhân viên tuyến đầu (nhân viên chủ chốt).
Kết hợp các biện pháp đo lƣờng, báo cáo và tăng cƣờng hiệu suất
hoàn thành công việc.
Mối liên hệ giữa các chỉ số đo lƣờng hiệu suất với định hƣớng chiến
lƣợc của kênh.
1.4.1. Nền tảng xây dựng mối quan hệ
Việc theo đuổi thành công mục tiêu cải tiến và phát triển kênh đòi hỏi phải thiết lập đƣợc mối quan hệ cộng tác hiệu quả giữa những ngƣời lãnh đạo với toàn thể đội ngũ nhân viên của kênh truyền hình đó. Yếu tố đó thể hiện ở các mặt sau:
- Tất cả các bên liên quan đều phải hiểu đƣợc rằng để có đƣợc những thay đổi lớn trong hoạt động của kênh truyền hình, thì cần phải có sự cảm thông và hiểu lẫn nhau để cùng công nhận sự thay đổi là cần thiết và cùng nhau quyết tâm sáng tạo để đi đến thành công.
- Những ngƣời lãnh đạo kênh cam kết với toàn thể đội ngũ nhân viên về việc xây dựng một bộ chỉ số KPI sao cho đảm bảo đƣợc yếu tố tổ chức, sắp xếp hiệu quả và có tính thuyết phục trong tổ chức.
- Toàn thể kênh cùng nhau xây dựng một định hƣớng chiến lƣợc cho việc áp dụng thực tiễn tốt nhất bộ chỉ số KPI vào hoạt động của kênh.
- Mở rộng mối quan hệ cộng tác bao gồm của mối quan hệ với khách hàng và những nhà cung cấp chủ chốt của kênh mình.
1.4.2. Nền tảng trao quyền cho đội ngũ nhân viên chủ chốt
Để có thể thành công trong việc tăng hiệu suất hoàn thành công việc thì phải trao quyền cho những ngƣời lao động, đặc biệt là những ngƣời lao động nắm giữ vai trò chủ chốt trong kênh. Việc trao quyền này đƣợc thể hiện ở những điểm sau:
- Hiệu quả hoạt động của hệ thống truyền đạt thông tin từ trên xuống dƣới và từ dƣới lên trên, kể cả khả năng tiếp cận những thông tin chiến lƣợc của tổ chức.
- Việc trao quyền cho nhân viên để họ có những hành động kịp thời điều chỉnh những tình huống có ảnh hƣởng xấu đến các chỉ số hiệu suất cốt yếu. Điều này hoàn toàn có, bởi trong quá trình hoạt động thực tế, có những tình huống gấp xảy ra, mà đội ngũ nhân viên phải tự mình xử lý trƣớc sau đó mới có thể báo cáo lại với đội ngũ quản lý.
- Trao trách nhiệm cho các nhóm để họ có thể xây dựng và lựa chọn các chỉ số đo lƣờng hiệu suất của riêng mình.
- Tổ chức các khóa đào tạo về trao quyền, các chỉ số KPI cốt yếu, các yếu tố quyết định tạo nên thành công của kênh trong chiến lƣợc phát triển, các phƣơng pháp để cải tiến quy trình.
- Hỗ trợ và đào tạo thêm cho những nhân viên còn gặp khó khăn với việc áp dụng bộ chỉ số KPI vào hoạt động của kênh.
1.4.3. Nền tảng kết hợp các biện pháp đo lƣờng, báo cáo và cải tiến hiệu suất
Ban quản trị kênh cần phải phát triển một khuôn khổ thống nhất để hiệu suất có thể đƣợc đo lƣờng và báo cáo, nhằm dẫn đến một hành động cụ thể. Dựa trên mức độ quan trọng, các phòng ban có thể báo cáo các sự kiện theo ngày/tuần/tháng và các báo cáo này phải tập trung vào yếu tố quyết định thành công của kênh mình. Yếu tố của việc xây dựng nền tảng này gồm những đặc điểm chính sau:
30
- Quá trình phát triển những chiến lƣợc cải tiến hiệu suất và các chỉ số đo lƣờng hiệu suất của kênh là một quá trình lặp đi lặp lại một cách thƣờng xuyên theo thời gian. Điều này có nghĩa là phƣơng hƣớng, tình huống cho sự thay đổi sẽ dần đƣợc điều chỉnh cho tốt hơn và sẽ đƣợc thông báo khi các phòng ban ngày càng đƣợc trao quyền nhiều hơn và tự mình phát triển nhiều giải pháp cũng nhƣ nhiều ý tƣởng sáng tạo hơn.
- Cần chú ý điều chỉnh báo cáo đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả để từ đó có thể tập trung vào việc đƣa ra quyết định.
- Các chỉ số KPI của kênh phải thƣờng xuyên đƣợc điều chỉnh sao cho phù hợp với mức phát triển của các chỉ số cấp nhóm (chỉ số thay đổi từ các phòng ban) tƣơng ứng
1.4.4. Nền tảng liên kết các thƣớc đo hiệu suất với chiến lƣợc phát triển của kênh truyền hình
Các thƣớc đo KPI sẽ chẳng có tác dụng gì nếu không đƣợc liên kết với các yếu tố quyết định thành công của kênh. Kênh truyền hình muốn thành công phải dành thời gian để xác định và truyền tải đƣợc tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của mình. Điều này nghĩa là phải thực hiện sao cho nhân viên của kênh đều thấy và cảm nhận đƣợc tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị ấy thông qua công việc hàng ngày của họ. Những ngƣời quản lý kênh với vai trò là những ngƣời lãnh đạo, tạo động lực cho nhân viên phải liên tục thúc đẩy đƣợc yếu tố này.
Mỗi một kênh truyền hình phải có một chiến lƣợc đƣợc tính toán và hoạch định cụ thể. Thông thƣờng trong mỗi một giai đoạn phát triển, kênh truyền hình đều lựa chọn ra cho mình một hoặc một vài chiến lƣợc phát triển nhất định tại thời điểm đó. Và các chiến lƣợc của kênh đó sẽ dần đƣợc thay đổi theo thời gian.
Vấn đề cơ bản là phải xác định đƣợc các yếu tố quyết định tới thàng công của kênh truyền hình của mình, và vấn đề này thƣờng đƣợc giải quyết một cách gián tiếp (Các yếu tố quyết định thành công thƣờng là các yếu tố dùng để nhận biết những vấn đề quyết định là sức mạnh và sự sống còn của một kênh). Theo David Parterment thì quy trình này diễn ra qua hai giai đoạn:
- Giai đoạn đầu nghiên cứu về các yếu tố quyết định thành công, chúng ta thƣờng sẽ tìm ra đƣợc khoảng 30 vấn đề thiết yếu để duy trì sức mạnh của công ty.
Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị
Các chiến lƣợc (vấn đề và đề xuất)
Các yếu tố quyết định thành công Các kết quả tài chính Sự hài lòng của khách hàng Học hỏi và phát triển Các quy trình nội bộ Sự hài lòng của nhân viên Môi trƣờng cộng đồng Các chỉ số kết quả cốt yếu Các chỉ số hiệu suất Các chỉ số hiệu suất cốt yếu Các kết quả tài chính Sự hài lòng của khách hàng Học hỏi và phát triển Các quy trình nội bộ Sự hài lòng của nhân viên Môi trƣờng cộng đồng
32
- Giai đoạn thứ hai: giới hạn số lƣợng các yếu tố quyết định thành công càng đơn giản hơn, bởi yếu tố quyết định này càng quan trọng thì càng ảnh hƣởng nhiều tới các chỉ số đo lƣờng xoay quanh nó. Và thực tiễn cho rằng chỉ khoảng từ 5 đến 8 yếu tố thực sự là yếu tố quyết định sự thành công.
Việc tìm ra các yếu tố quyết định thành công sẽ giúp cho kênh truyền hình tìm ra đƣợc các chỉ số KPI cốt yếu một cách đơn giản hơn. Bởi vì các KPI cốt yếu nằm trong những yếu tố quyết định thành công này. Nhƣ vậy, các yếu tố quyết định thành công phải đƣợc xác định trƣớc khi xác định các phép đo lƣờng KPI.
1.5.Các bƣớc quy trình xây dựng bộ chỉ số KPI cho truyền hình nói chung: Nội dung / Tuần T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1