Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

Mục đích và ý nghĩa của đề tài Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính tr

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ TÂM

CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

Mã số: 5 10 02

Người hướng dẫn khoa học: PGS NGUYỄN VĂN HÀM

Hà Nội - 2003

MỤC LỤC NỘI DUNG

LỜI MỞ ĐẦU

Chương 1 TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

1.1 Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 17 1.1.1 Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu

1.1.2 Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm

1.1.3 Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 20 1.2 Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 27 1.2.1 Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu

1.2.2 Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm

II

1.3 Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 32 1.3.1 Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu

1.3.2 Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm

1.3.3 Tình hình tài liệu lưu trữ hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ

1.4 Nhận xét chung về tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung

Chương 2 THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

2.1 Quan niệm về bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm 39

2.2 Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lưu trữ 43 2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 47 2.3.1 Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ 47 2.3.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ

2.3.2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ

2.3.3 Nhận xét chung về thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm 53

Lưu trữ Quốc gia

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

3.1 Nhóm giải pháp về nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện chế độ,

chính sách vền bảo hiểm tài liệu

58

3.1.1 Nội dung những vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn

thiện thể chế, chính sách về bảo hiểm tài liệu

3.4.1.1 Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim trên thế giới và khả

năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 73

3.4.2.1 Tình hình ứng dụng công nghệ số hoá trên thế giới và khả năng

ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các Trung

3.4.2.3 Thiết bị, vật tư 85

3.4.3.1 Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá trên thế giới và

khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở

các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 87

3.4.5 Một số đề xuất về việc lựa chọn công nghệ bảo hiểm tài liệu 93

LỜI MỞ ĐẦU

1 Mục đích và ý nghĩa của đề tài

Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời

kỳ lịch sử khác nhau của dân tộc Việt Nam Đại bộ phận tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của tài liệu được khắc, được viết, được ghi trên nhiều vật mang tin khác nhau như trên gỗ (tài liệu Mộc bản), trên giấy dó (tài liệu Hán-Nôm ), trên giấy công nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt ), trên bản can, bản sao ánh sáng (tài liệu kỹ thuật), trên phim, ảnh, băng, đĩa (tài liệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) và được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau như chữ Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt Có thể nói rằng tài liệu bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là rất đa dạng và phong phú cả về nội dung và hình thức Đây là một trong những nguồn sử liệu rất quan trọng, là di sản đặc biệt của dân tộc, có giá trị rất lớn đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ này là trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp là của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Thực hiện trách nhiệm được Nhà nước giao cho, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã cố gắng từng bước giải quyết tình trạng tài liệu tích đống, tu bổ tài liệu bị hư hỏng, đa dạng hoá và hiện đại hoá các công cụ tra cứu, mở rộng các hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ mọi yêu cầu xã hội Đặc biệt, để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được Nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để

đã được đầu tư kinh phí để cải tạo nhà kho 4 tầng chuyển đổi môi trường bảo quản tài liệu từ thông gió tự nhiên sang điều hoà không khí; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với sức chứa gần 20 km giá tài liệu và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với sức chứa 15 km giá tài liệu Bên cạnh việc cải tạo và xây mới kho lưu trữ thì các trang thiết bị để bảo quản tài liệu; để khống chế và duy trì nhiệt độ, độ ẩm; để báo cháy, chữa cháy; để theo dõi đột nhập; để vệ sinh tài liệu, để vận chuyển tài liệu lưu trữ cũng không ngừng được tăng cường theo hướng hiện đại hoá Tuy nhiên, để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhất là tài liệu quý, hiếm trong mọi tình thì một trong những nhiệm vụ quan trọng là phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Vấn đề này càng trở nên cấp bách đối với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia vì qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cho thấy sự an toàn của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu được ghi trên vật mang tin là giấy công nghiệp chiếm đại bộ phận trong số tài liệu lưu trữ đang bị đe doạ nghiêm trọng bởi tốc độ lão hoá do tự thân vật mang tin của tài liệu gây nên; do tác động của điều kiện môi trường khí hậu nóng, ẩm đặc biệt

là thiên tai bão lụt; do tác động của các sinh vật phá hoại; do hoả hoạn, chiến tranh, khủng bố có thể xẩy ra bất cứ lúc nào và do nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày một gia tăng Việc tiếp cận, khai thác sử dụng thường xuyên đối với bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ vốn đã xuống cấp sẽ dẫn tới nguy cơ tiềm tàng là làm cho tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng và có thể dẫn tới huỷ hoại hoàn toàn

Để góp phần từng bước tìm ra các giải pháp nhằm phòng ngừa và hạn chế tối đa ảnh hưởng của những tác động của tự nhiên và con người đối với tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng, chúng tôi chọn đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” để nghiên cứu Với tên gọi của đề tài như đã nêu, chúng tôi đặt ra các mục tiêu cần phải giải quyết như sau:

Một là, nghiên cứu thực trạng tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia Để đi tới giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi tập trung nghiên cứu làm rõ lịch sử thành lập, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cũng như thẩm quyền quản lý tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

Hai là, nghiên cứu tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia Để giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi sẽ tập trung làm sáng tỏ khái niệm thế nào là bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu và thực trạng của việc tiến hành lập bản sao bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia hiện nay;

Ba là, đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia Phần này được xác định là trọng tâm nghiên cứu của đề tài

Nếu mục tiêu trên được giải quyết thì đề tài sẽ có ý nghĩa cơ bản như sau:

Thứ nhất, đề tài góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống lý luận

về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam vì cho đến nay tất cả giáo trình bậc đại học cũng như trung học mới chỉ đề cập đến công tác bảo quản tài liệu nói chung

mà chưa đề cập sâu và chi tiết đến vấn đề này

Thứ hai, đề tài góp phần cung cấp luận cứ khoa học để Nhà nước nghiên

cứu, ban hành cơ chế chính sách; cơ chế đầu tư về cơ sở vật chất; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ để làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Thứ ba, đề tài góp phần giải quyết những vấn đề mà thực tiễn đang đặt ra

cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia như lập đề án, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện đề án, kế hoạch về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện có hiệu quả Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001

2 Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu

Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một vấn đề khá mới mẻ ở Việt Nam, ngay cả

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 Hơn nữa, tài liệu lưu trữ lại rất đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung, được ghi trên rất nhiều vật mang tin khác nhau

và được bảo quản ở nhiều kho lưu trữ rải khắp trong cả nước Do vậy, với tên gọi của đề tài, chúng tôi chỉ giới hạn với đối tượng nghiên cứu là bảo hiểm tài liệu lưu trữ ghi trên vật mang tin bằng giấy và trong phạm vi là các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chúng tôi hy vọng là nếu đề tài này được nghiên cứu thành công

và được áp dụng trong thực tiễn ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia sẽ có thể rút kinh nghiệm, khái quát thành lý luận, cụ thể hoá thành thể chế, phổ biến áp dụng rộng rãi không chỉ với đối tượng là tài liệu giấy mà mở rộng ra đối với cả tài liệu lưu trữ được ghi trên các vật mang tin khác như trên gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa

và không chỉ giới hạn ở trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mà mở rộng ra cho tất cả các lưu trữ trong cả nước

3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một yêu cầu bắt buộc Điều này không chỉ đặt

ra đối với lưu trữ Việt Nam mà còn đối với tất cả lưu trữ trên thế giới vì sự cần thiết phải bảo toàn thông tin của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích nghiên cứu lâu dài của xã hội Qua những chuyến đi thăm quan khảo sát ở một

số nước, qua trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp và qua tư liệu thu thập được chúng tôi được biết có khá nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai thực hiện việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ một cách thành công Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được pháp quy hoá cách đây trên 20 năm trong Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 31/11/1982 và một lần nữa lại được khẳng định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 nhưng trên thực tế công tác bảo hiểm tài liệu mới bắt đầu được triển khai thực hiện và để triển khai công việc này một cách có hiệu quả trước hết cần phải tiến hành nghiên cứu các căn cứ khoa học Tiếc thay, công tác nghiên cứu khoa học về việc bảo hiểm tài

liệu lưu trữ còn rất hạn chế Cho tới thời điểm thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia (06/9/2001), chỉ có một vài bài viết về vấn đề bảo hiểm được đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, cụ thể như sau:

Trong bài viết "Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, TS Dương Văn Khảm cũng mới chỉ đề cập đến sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu lên yêu cầu chung đối với việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ Còn bảo hiểm những loại tài liệu nào và bảo hiểm bằng công nghệ gì là tối ưu, là phù hợp với điều kiện của Việt Nam thì chưa được tác giả đề cập 5

Ngoài bài viết này, còn có bài viết "Giải pháp công nghệ trong việc bảo hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản" của tác giả Lê Văn Năng và Nguyễn Duy Phương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam Trong bài viết, các tác giả đã giới thiệu việc ứng dụng kỹ thuật Multimedia vào việc bảo hiểm và quản lý tài liệu Châu bản trên đĩa CD-ROM Tuy nhiên, phần giới thiệu này cũng còn khá

sơ lược và mới chỉ thấy được ưu điểm của công nghệ CD-ROM trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin mà chưa thấy được nhược điểm của công nghệ này trong việc bảo hiểm thông tin tài liệu lưu trữ 7

Một bài viết khác cũng được giới thiệu trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam là bài viết của TS Vũ Minh Hương giới thiệu về kho bảo hiểm của nước Cộng hoà Pháp Trong bài viết này, tác giả đã giới thiệu cho chúng ta biết một số thông tin

cơ bản về việc thiết kế kho bảo hiểm và về tổ chức kho bảo hiểm tài liệu của Lưu trữ Cộng hoà Pháp mà tác giả có dịp được đến thăm quan khảo sát 23

Với một vài bài viết khiêm tốn nêu trên quả thật còn quá ít thông tin để giúp chúng ta hình dung toàn bộ công việc về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung

và về việc lập phông bảo hiểm tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng

Sau khi Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ han hành Quyết định số 52/2001/QĐ-BTCCBCP ngày 06/9/2001 về việc thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia và để đưa Trung tâm này đi vào hoạt động Cục Lưu trữ nhà nước đã chỉ đạo phải xây dựng Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Để lập Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Ban xây dựng Đề án đã bước đầu xây dựng được một số văn bản quan trọng trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành để làm cơ sở cho việc xây dựng Đề án như hướng dẫn phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tài liệu; hướng dẫn xây dựng, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; lập danh mục thiết bị, vật

tư, hoá chất để nghiên cứu, thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm trên micôphim Những công việc còn lại cần phải làm để sớm hoàn thiện Đề án trình Thủ tướng Chính nói riêng và những công việc còn phải tiếp tục hoàn thiện công tác bảo hiểm nói chung vẫn còn nằm ở phía trước và cần phải được nghiên cứu đầy đủ hơn

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Nguồn tư liệu phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu đề tài này là các ấn phẩm như sách, báo, tạp chí ngoài nước viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ do Lưu trữ Quốc gia Singapore, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Á biếu tặng hoặc do thu thập được trong chuyến đi khảo sát của Đoàn cán bộ Cục Lưu trữ Nhà nước tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu trữ Liên bang Nga tháng 7 năm 2003 Những tư liệu này hiện bảo quản ở Thư viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo các sách, tạp chí giới thiệu về tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ nói chung và về bảo hiểm tài liệu nói riêng; các trang thông tin về bảo hiểm tài liệu được giới thiệu trên mạng

Internet và đặc biệt là những văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành trong thời gian gần đây về bảo hiểm tài liệu Tất cả những tư liệu tham khảo đó đã được thống kê cụ thể tại danh mục "Tài liệu tham khảo" sắp xếp ở phần cuối của luận văn này Đặt biệt, với chuyến đi nghiên cứu khảo sát về bảo hiểm tài liệu tại Cộng hoà liên bang Đức và Liên bang Nga vừa qua, chúng tôi đã có dịp được trao đổi với các bạn đồng nghiệp về những vấn đề có liên quan đến công tác bảo hiểm tài liệu và được thăm quan thực tế các cơ sở chụp micrôphim để lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Qua chuyến đi khảo sát đó, chúng tôi đã rút ra được khá nhiều kinh nghiệm về việc bảo hiểm tài liệu của nước bạn và điều đó đã giúp

đỡ chúng tôi rất nhiều trong việc hoàn thành luận văn này

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi luôn đứng trên quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác-Lênin để giải quyết một cách khoa học những vấn đề mà đề tài đặt ra Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu được sử dụng bao gồm:

Thứ nhất là phương pháp khảo sát, điều tra Vận dụng phương pháp này,

chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ và tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tại Lưu trữ Liên bang Nga, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức Kết quả khảo sát, điều tra thực tế là cơ sở quan trọng để có đánh giá đúng về giá trị của khối tài liệu đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như về những giải pháp công nghệ đã được áp dụng trong việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Thứ hai là phương pháp trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia trong và

ngoài nước Việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước ngoài được thực hiện thông qua các cuộc trao đổi với GS.TS Hartmut Weber-Tổng Giám đốc Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, GS Viện sĩ V.P Kozlov-Tổng cục trưởng Tổng

Wah-Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Singapore và các đồng nghiệp trong lần Đoàn sang thăm và làm việc tại Việt Nam Ngoài việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước ngoài, chúng tôi còn thực hiện việc trao đổi, xin ý kiến chuyên gia trong nước đóng góp vào nội dung của đề tài Thông qua các cuộc trao đổi, chúng tôi đã rút ra được những kinh nghiệm bổ ích cho việc hoàn thành các mục tiêu cơ bản mà đề tài đặt ra

Thứ ba là phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin Trên cơ sở

áp dụng nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp chúng tôi đã tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin thu được qua kết quả khảo sát và nghiên cứu tư liệu Kết quả của việc phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin đã giúp chúng tôi rút ra được những kinh nghiệm quý trong việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ngoài và đề xuất các giải pháp khả thi cho việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam

Thứ tư là phương pháp thử nghiệm và quan sát ứng dụng giải pháp công

nghệ trong thực tế Từ kết quả thử nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ micrôphim tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và từ kết quả triển khai ứng dụng công nghệ số hoá tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như từ kết quả quan sát thực tiễn việc ứng dụng công nghệ số hoá tại Hãng Zeutchel (Cộng hoà liên bang Đức) và tại Viện Lưu trữ khoa học kỹ thuật của Liên bang Nga đã cho phép chúng tôi khái quát thành các quy trình công nghệ lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Đây là cơ sở quan trọng để có thể triển khai việc xây dựng định mức, đơn giá thuê lao động thực hiện việc lập phông bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Trong chương này, trước hết chúng tôi đi sâu nghiên cứu lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý và sưu tầm thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Từ đó, chúng tôi phân tích thực trạng tài liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý như số lượng tài liệu, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu Cuối cùng, chúng tôi rút ra những nhận xét chung về thực trạng tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Chương 2: Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Chương này tập trung trình bày các vấn đề như quan niệm về bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ và thực trạng tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Từ kết quả nghiên cứu đó đã rút ra nhận xét chung về thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Chương 3: Đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng giấy hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Chương này có trình bày các giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ như giải pháp về cơ chế chính sách; giải pháp về tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực; giải pháp lựa chọn tài liệu; giải pháp lựa chọn công nghệ, trong đó có phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của các giải pháp công nghệ này đã và đang được ứng dụng trên thế giới nhất và khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc lập phông bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; giải pháp về xây kho bảo hiểm

và giải pháp về kinh phí đầu tư cho công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm

ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Ngoài ra, đề tài còn được minh hoạ bằng một số phụ lục như sơ đồ quy trình lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ micrôphim, sơ đồ quy trình lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ micrôphim-số hoá, Tờ trình Bộ trưởng, Trưởng

lưu trữ quốc gia và bản chụp minh hoạ một số máy móc thiết bị cần thiết cho việc ứng dụng công nghệ này Phần "Tài liệu tham khảo" có thống kê 34 đầu sách, tạp chí, văn bản đã được trích dẫn trong đề tài hoặc được tham khảo trong quá trình nghiên cứu đề tài

Chương 1 TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

Hiện tại, trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Đó là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Đây là các lưu trữ lịch sử, có chức năng bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiêu biểu qua các thời kỳ lịch

sử để phục vụ nhu cầu nghiên cứu của toàn xã hội

1 1 Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

1.1.1 Lịch sử thành lập và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là Kho lưu trữ Hà Nội - một trong năm Kho Lưu trữ ở xứ Đông Dương được thành lập theo Nghị định ngày 26/12/1918 của Toàn quyền Đông dương Albert Saraut Sau Hiệp nghị Giơ-ne-

vơ năm 1954, thực dân Pháp rút khỏi Hà Nội, Bộ Tuyên truyền - tiền thân của

Bộ Văn hoá và Thông tin ngày nay đã được giao nhiệm vụ quản lý Kho Lưu trữ

Hà Nội

Cùng với việc thành lập Cục Lưu trữ trên cơ sở Nghị định số 102/CP ngày 4/9/1962 của Hội đồng Chính phủ, Kho Lưu trữ Hà Nội đã được giao cho Cục Lưu trữ thuộc Văn phòng Phủ Thủ tướng quản lý và được đổi tên là Kho Lưu trữ Trung ương

Cũng theo tinh thần Nghị định này, Kho Lưu trữ Trung ương có nhiệm vụ sưu tầm, thu thập và sắp xếp có hệ thống tài liệu lưu trữ qua các thời đại để phục

vụ công tác tra cứu 11, 36

Ngày 01/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định số 34/HĐBT qui định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước Theo đó, các Kho Lưu trữ Trung ương được đổi tên thành các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương 10, 613- 615

Ngày 8/8/1988, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ký Quyết định số 223/CT về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Căn cứ vào tinh thần của Quyết định này, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 6/9/1988 đổi tên các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Theo đó, Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương ở Hà Nội được đổi tên là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 11, 40

Tiếp theo, ngày 25/2/1991, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định

số 21/QĐ-TC quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Theo đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là thu thập,

bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam thuộc phạm vi quản lý theo quy định của Nhà nước 11, 41

Theo đề nghị của Cục Lưu trữ Nhà nước về thành lập Trung tâm Lưu trữ

thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, ngày 10/6/1995, Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ký Quyết định số 118/TCCP-TC chính thức thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Với sự ra đời của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thì chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần được quy định lại Ngày 17/7/1995, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 77/QĐ - TCCB về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Theo đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

là cơ quan trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ thuộc các thời kỳ lịch sử từ tháng Tám năm

1945 về trước 11, 44

1.1.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

Theo lý luận về lưu trữ học thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều là lưu trữ lịch sử Theo khoản 6, Điều 2 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001, thì "Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các lưu trữ hiện hành (Lưu trữ cơ quan-TG ) và các nguồn tài liệu khác"15 Mỗi lưu trữ lịch sử đều có một phạm vi thẩm quyền nhất định trong việc quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu "Thẩm quyền lưu trữ” được giải thích trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam là "quyền hạn, nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ của một lưu trữ cố định (Lưu trữ lịch sử - TG) trong một khu vực hành chính lãnh thổ đối với các cơ quan được xác định là nguồn nộp lưu Thẩm quyền lưu trữ thường được pháp quy hoá để bảo đảm việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có hiệu quả" 12,76  Theo các quy định hiện hành thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ

quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam Do vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quốc gia bổ sung vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tránh sự chồng chéo trong việc sưu tầm, thu thập tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hay nói một cách khác từ các lưu trữ hiện hành thì thẩm quyền đó phải được pháp quy hoá Trên cơ sở nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, tình hình thực tế tài liệu hiện do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý và lý thuyết phân loại tài liệu của lưu trữ học, Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 quy định thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 17 Theo Quyết định này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu trong quá trình hoạt động của:

- Các cơ quan, tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam (trừ tài liệu Mộc bản);

- Các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Bắc

a) Khối tài liệu Hán - Nôm

Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam Hầu hết tài liệu được viết bằng chữ Hán - Nôm và do vậy còn được gọi là khối tài liệu Hán - Nôm Tài liệu có sớm nhất thuộc khối này hiện còn lưu giữ được là Bằng

ngự sứ ngày 21/11 năm Hồng Đức thứ 19 (1488) Khối tài liệu Hán - Nôm bao

gồm các phông và sưu tập sau đây:

Thứ nhất, phông Nha Kinh lược Bắc kỳ

Ngày 03/6/1886, được sự đồng ý của Toàn quyền Đông Dương Paul Bert, Vua Đồng Khánh đã ra chỉ dụ thành lập Nha Kinh lược Bắc kỳ Nha Kinh lược Bắc Kỳ là cơ quan hành pháp cao nhất của Nhà nước phong kiến triều Nguyễn đặt tại Bắc Kỳ, có nhiệm vụ thay mặt nhà Vua trực tiếp quản lý, điều hành và giải quyết mọi công việc ở xứ Bắc Kỳ Trong quá trình hoạt động của Nha Kinh lược Bắc Kỳ từ 1886 đến1897 đã hình thành nên phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ Đây là phông tài liệu có số lượng trên 3.500 tập, được viết bằng chữ Hán-Nôm trên giấy dó và có nội dụng phong phú phản ánh toàn bộ tình hình chính trị, kinh

tế, văn hoá, xã hội ở Bắc Kỳ trong thời kỳ thực dân Pháp bắt đầu xây dựng chế

độ cai trị thuộc địa ở Bắc Kỳ Các hình thức tài liệu chủ yếu trong phông gồm chỉ, dụ, tấu, sớ, đơn từ và các công văn, giấy tờ trao đổi khác giữa Nha Kinh lược Bắc Kỳ với triều đình Nhà Nguyễn, Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, Toàn quyền Đông Dương và các cơ quan, tổ chức trực thuộc và với các tỉnh và các huyện ở Bắc Kỳ Có thể nói rằng phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ thực sự là một trong những nguồn sử liệu chữ viết quý, hiếm hiện còn lưu giữ được tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Tuy nhiên, tình trạng vật lý của tài liệu trong phông đã bị xuống cấp do phải đưa ra khai thác sử dụng bản gốc Trong tổng số 3.500 tập tài liệu thuộc phông thì có tới gần 500 tập cần phải tiến hành tu bổ trong thời gian tới Để bảo quản an toàn phông tài liệu này thì việc tiến hành lập phông bảo hiểm là hết sức cần thiết

Thứ hai, phông huyện Thọ Xương

Huyện Thọ Xương là một trong hai huyện thuộc Phủ Hoài Đức thuộc Hà Nội xưa Huyện lỵ Thọ Xương vào thời kỳ đầu Nhà Nguyễn đóng ở đoạn giữa phố Tôn Đức Thắng ngày nay Tới năm Thiệu Trị thứ 2 (1842) huyện lỵ đã được dời

về khu vực phố Âú Triệu ngõ Huyện và ngõ Thọ Xương Đất đai thuộc huyện Thọ Xương bao gồm toàn bộ quận Hoàn Kiếm, quận Hai Bà Trưng và một phần khu vực thuộc quận Đống Đa ngày nay Với vị trí địa lý như vậy nên tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của huyện Thọ Xương có ý nghĩa rất lớn đối với việc nghiên cứu lịch sử nói chung và lịch sử Thủ đô Hà Nội nói riêng Phông huyện Thọ Xương có thời gian từ 1874 đến 1896 Tài liệu có trong phông được viết trên giấy dó bằng chữ Hán-Nôm, bao gồm công văn, tờ trình, tờ bẩm, đơn từ phản ánh đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội trong phạm vi quản

lý của huyện Thọ Xương, đặc biệt là mối quan hệ giữa huyện Thọ Xương với Nha Kinh lược Bắc Kỳ, Tri phủ Hoài Đức, Tri phủ Thường Tín, Tổng đốc các tỉnh lân cận và với các tổng, xã trong huyện Thọ Xương 6, 45-63

Cũng như phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ, tình trạng vật lý của tài liệu trong phông huyện Thọ Xương cũng bị xuống cấp nghiêm trọng Kết quả khảo sát cho thấy trong số 700 tập thì có tới trên 300 tập cần phải tiến hành tu bổ chiếm tỷ lệ khoảng 50%

Thứ ba, khối Châu bản triều Nguyễn

Châu bản là những bản văn của Vương Triều Nguyễn đã được nhà Vua

"ngự phê" hoặc "ngự lãm" và thường mang dấu ấn "ngự phê" bằng mực màu son

đỏ "Ngự phê" có Châu phê, Châu điểm, Châu khuyên và Châu mạt Châu bản Triều Nguyễn không chỉ gồm các bản tấu, sớ đã được nhà Vua xem và phê duyệt

mà còn có cả những sắc, dụ, chiếu, chỉ, những công văn, tờ trình, những bản kê khai, bản dịch những văn kiện ngoại giao Châu bản Triều Nguyễn gồm 734 tập được viết bằng chữ Hán- Nôm, trong đó Triều Vua Gia Long (1802-1819) có 7 tập, Triều Vua Minh Mệnh (1820-1840) có 89 tập, Triều Vua Thiệu Trị (1841-1847) có 55 tập; Triều Vua Tự Đức (1848-1883) có 386 tập; Triều Vua Kiến Phúc (1884) có 02 tập; Triều Vua Đồng Khánh (1886-1888) có 28 tập; Triều

tập; Triều Vua Khải Định (1916-1925) có 7 tập và Triều Vua Bảo Đại 1945) có 19 tập Theo phỏng đoán của GS Trần Kinh Hoà thì số lượng tài liệu Châu bản hiện còn chỉ bằng 1/5 của ngày trước Số tài liệu này được chuyển từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tại Thành phố Hồ Chí Minh ra Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Hà Nội để quản lý vào năm 1991 Theo kết quả kiểm tra năm 1993 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thì số tài liệu bị hư hỏng rất đáng lo ngại Số tài liệu còn tốt chỉ chiếm 9,22%, còn 90,78% bị hư hỏng ở các mức độ khác nhau, trong đó số bị bết dính nặng, đóng thành cục chiếm 5,29%; bị bết dính nhẹ, mốc, mục nặng chiếm 9,77%; bị mốc và ố vàng chiếm 34,8%; bị mốc nhẹ chiếm 40,92% Thực hiện Đề án "Cấp cứu tài liệu Châu bản", Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã tiến hành tu bổ toàn bộ tài liệu bị hư hỏng nhẹ, biên mục tài liệu Châu bản và ứng dụng công nghệ số hoá đưa toàn văn Châu bản vào CD-ROM để quản lý và phục vụ khai thác sử dụng Khối tài liệu Châu bản được đánh giá là khối tài liệu có giá trị đặc biệt để nghiên cứu lịch sử về mọi mặt của đời sống chính trị - kinh tế - xã hội dưới Triều Nguyễn 9, VIII-XLIX

(1926-Thứ năm, khối tài liệu địa bạ Triều Nguyễn

Khối tài liệu này hiện có khoảng 11.000 tập được viết trên giấy dó bằng chữ Hán - Nôm Như tên gọi, khối tài liệu này chỉ gồm các tài liệu có nội dung liên quan đến đất đai và được hình thành dưới triều Nguyễn

Thứ sáu, sưu tập tài liệu Hương Khê

Gọi là sưu tập tài liệu Hương Khê vì tài liệu này được phát hiện vào ngày 22/8/1984 tại nhà thờ họTrần, ở thôn Tâm Phúc, xã Hương Vĩnh, huyện Hương Khê, tỉnh Hà Tĩnh Tài liệu sau khi phát hiện là có giá trị đã được đưa về bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I theo văn bản số 1799/TCCB ngày 11/5/1977 của Phủ Thủ tướng Sưu tập tài liệu có thời gian từ năm Vĩnh Tộ 1 (1619) đến năm Tự Đức thứ 11 (1858), bao gồm các văn bản, giấy tờ viết trên

giấy dó bằng chữ Hán - Nôm, phản ánh các mặt của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội nhất là mối quan hệ giữa một số quan thuộc họ Trần với Đồn Quy Hợp, Tri huyện Hương Khê, Toà sứ Nghệ An, Hà Tĩnh và với triều đình Nhà Nguyễn ở Huế 6, 54-56

Thứ bảy, sưu tập tài liệu Vĩnh Linh

Gọi là sưu tập tài liệu Vĩnh Linh vì tài liệu này được sưu tầm tại huyện Vĩnh Linh, tỉnh Quảng Trị vào năm 1959 Sưu tập tài liệu có thời gian từ năm Cảnh Hưng 1 (1740) đến Bảo Đại 7 (1932) Nội dung tài liệu trong sưu tập này phản ánh nhiều mặt của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội nhất là tình hình thu - nộp thuế, khai thác lâm thổ sản, buôn bán sản vật 6, 56-63

Từ kết quả nghiên cứu tìm hiểu khối tài liệu Hán - Nôm có thể thấy rằng đây là một trong những khối tài liệu quý, hiếm, một nguồn sử liệu rất quan trọng

vì nội dung mà tài liệu phản ánh đã bao quát được toàn bộ các mặt của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội thuộc thời kỳ này, điển hình là các việc như

việc Lễ (gồm các việc về vua và hoàng tộc; về việc tế lễ như lễ đăng quang, lễ

thiết triều, lễ ban chiếu, lễ dâng biểu ; về tiệc mừng, tiệc yến trong triều; về các phong sắc, phong thần ở các đình chùa; về việc tổ chức tế lễ ở các lăng, miếu,

đền chùa; về tổ chức thi cử, trường học ); việc Hình (gồm các luật lệ và hồ sơ, tài liệu xét xử các vụ án chính trị, các vụ án hình sự và dân sự ); việc Binh (gồm

các việc như tuyển mộ, huấn luyện, điều động binh lính; về quân khí, quân trang,

quân nhu ; việc Công (gồm các việc như xây dựng nhà cửa, cầu cống, đường sá,

đê điều ); việc Hộ (gồm các việc như về quản lý nhân khẩu, hộ khẩu, điền địa, tiền tệ, thuế khoá, ); việc Lại (gồm các việc như quản lý quan lại các cấp; việc

thăng chức, giáng chức, cấp bằng sắc, ban thưởng ) Với nội dung như nêu trên, khối tài liệu này được coi là qúy hiếm cần phải được bảo vệ, bảo quản an toàn và

tổ sử dụng có hiệu quả đáp ứng mọi yêu cầu của xã hội khi nghiên cứu về thời

nghiêm trọng Mặc dù đã áp dụng một số biện pháp như bồi nền bản gốc, bản chính và số hoá được một phần trong số đó để phục vụ khai thác sử dụng nhưng

để bảo vệ, bảo quản an toàn khối tài liệu Hán - Nôm nhất là gìn giữ cho được những thông tin tài liệu trong mọi tình huống thì không thể không tiến hành việc lập phông bảo biểm cho khối tài liệu này

b) Khối tài liệu tiếng Pháp

Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Bắc Kỳ từ 1858 đến 1945

và Bắc Việt từ 1945 đến 1954 Vì được viết bằng chữ Pháp nên khối tài liệu này còn được gọi là khối tài liệu tiếng Pháp Đây là khối tài liệu có số lượng nhiều nhất hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Khối tài liệu này được tổ chức thành hai nhóm chính là nhóm tài liệu hành chính và nhóm tài liệu kỹ thuật

xa Đông Dương- Vân Nam ; ở cấp kỳ có Sở Nông nghiệp Bắc Kỳ, Sở Địa chính Bắc Kỳ, Sở Công chính Bắc Kỳ, Sở Học chính Bắc Kỳ, Sở Y tế Bắc Kỳ,

Sở Thú y Bắc Kỳ, Công ty Bông vải sợi Bắc Kỳ, Công ty Than Hòn Gai và ở cấp tỉnh có Toà Đốc lý Hà Nội, Toà sứ Bắc Giang, Toà sứ Bắc Ninh, Toà sứ Hà Đông, Toà sứ Hoà Bình, Toà sứ Lào Cai, Toà sứ Nam Định, Toà sứ Ninh Bình, Toà sứ Phú Thọ, Toà sứ Thái Bình, Toà sứ Thanh Hóa, Toà sứ Tuyên Quang,

Toà sứ Yên Bái Ngoài các phông tài liệu hành chính còn có các phông hình thành trong hoạt động tư pháp như phông Toà án Thượng thẩm Hà Nội, Toà án Hải Phòng, Toà án Đà Nẵng Đặc biệt còn có một số phông tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chính quyền thân Pháp ở Bắc Việt thời kỳ từ 1945 đến 1954 như Toà thị chính Hà Nội, Sở Địa chính Hà Nội, Bảo đại-Hà Nội, Bảo Đại- Đà Lạt, Sở Thông tin tuyên truyền Bắc Việt và Sở Y

tế Bắc Việt

Do được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nêu trên nên thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính bao gồm các văn bản quản lý như nghị định, quyết định, thông tư, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn hành chính và nội dung mà tài liệu phản ánh hầu như đã bao quát được khá đầy đủ các mặt của đời sống chính trị , kinh tế, văn hoá, xã hội Việt Nam thời kỳ thực dân Pháp xâm lược từ 1887 đến 1954 như về chính sách cai trị và khai thác thuộc địa của thực dân Pháp; về vấn đề tổ chức chính quyền trung ương và địa phương; về tuyển dụng, bố trí nhân sự và giải quyết chính sách chế độ đối với công chức được tuyển dụng kể cả người Âu và người bản xứ; về tình hình chính trị, quốc phòng và giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội ở Đông Dương và Bắc Kỳ; về tình hình phát triển kinh tế nhất là các lĩnh công nghiệp, nông lâm nghiệp, giao thông vận tải (đường sắt, đường bộ, đường thuỷ và đường hàng không), bưu điện, thương mại, kỹ nghệ, du lịch, tài chính, ngân hàng; về vấn đề văn hoá giáo dục, cứu trợ xã hội trong thời kỳ Pháp thuộc 22, 25-183

Hầu hết tài liệu thuộc nhóm này được viết trên giấy công nghiệp, có mức độ a xít cao Độ PH đo được nằm trong thang độ từ 4 đến 5 là phổ biến, trong đó có

khá nhiều tài liệu đã trở nên vàng dòn, dễ hư hỏng khi có tác động nhẹ

Nhóm tài liệu kỹ thuật

Nhóm này gồm gần 179 công trình lớn nhỏ Trong số các công trình đó có

(nay là Phủ Chủ tịch), Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, Toà sứ các tỉnh Bắc Kỳ, Sở Mật thám, Toà Thượng thẩm Hà Nội, Nhà lao trung ương (Hoả lò), Nhà Hát lớn Hà Nội, các bệnh viện như Bệnh viện Bạch Mai, Viện Pasteur Hà Nôị, Bệnh viện Hải Phòng, Bệnh viện Nam Định ; 28 công trình thuỷ lợi tiêu biểu như hệ thống thuỷ nông Sông Cầu, hệ thống thuỷ nông Liễn Sơn, hệ thống thuỷ nông Sơn Tây,

hệ thống thuỷ nông Hà Đông, hệ thống thuỷ nông tây Nam Định và Ngô Đồng,

hệ thống thuỷ nông An Dương-Kim Thành, hệ thống thuỷ nông Kẻ Sặt (Hưng Yên), hệ thống thuỷ nông bắc, nam Thái Bình và 13 công trình giao thông quan trọng như cầu Long Biên (cầu Doumer), cầu cống trên các quốc lộ ,các công trình cảng như cảng Hải Phòng, cảng nước sâu ở vịnh Hạ Long ,các công trình đường sắt như tuyến đường sắt Lạng Sơn-Sài Gòn, Hải Phòng-Lào Cai, Tân Ấp-Thà Khẹt ,các sân bay như sân bay Bạch Mai, sân bay Gia Lâm, sân bay Cát Bi

Phần lớn tài liệu thuộc nhóm này là tài liệu kỹ thuật như bản can, bản sao

in ánh sáng 6, 101-112

c) Khối tư liệu bổ trợ

Ngoài khối tài liệu hành chính và tài liệu kỹ thuật, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I còn quản lý khối tư liệu rất có giá trị để bổ trợ cho tài liệu lưu trữ bao gồm hơn 40.000 đầu sách, báo, tạp chí, niên giám thống kê, công báo Đông Dương xuất bản chủ yếu bằng tiếng Pháp vào thời kỳ trước năm 1945

1.2 Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

1.2.1 Lịch sử thành lập và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Tiền thân của Trung tâm lưu trữ quốc gia II là Kho Lưu trữ Trung ương II thuộc Cục Lưu trữ đặt tại thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết định số 252/BT ngày 9/11/1976 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng trên cơ sở Sở Lưu trữ thuộc Phủ Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời

Cộng hoà miền NamViệt Nam Trên cơ sở Quyết định này, ngày 17/12/1976, Cục trưởng Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng đã ban hành Quyết định số 72/QĐ-TC quy định nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Kho Lưu trữ Trung ưng II Theo Quyết định này, Kho Lưu trữ Trung ưng II là kho lưu trữ lịch sử, quản lý khối tài liệu thời kỳ Phong kiến - Pháp thuộc và thời kỳ Mỹ - Nguỵ với nhiệm vụ thu thập, thống kê, bảo quản, đánh giá, chỉnh lý khoa học và phục vụ khai thác

sử dụng khối tài liệu lịch sử đó Như vậy, đến thời điểm năm 1976, ngoài Kho Lưu trữ Trung ương có trụ sở tại Thủ đô Hà Nội, trực thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng còn có Kho Lưu trữ Trung ương II đặt trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh

Năm 1985, trên cơ sở thực tế tài liệu và theo đề nghị của Trưởng Kho Lưu trữ Trung ưng II tại văn bn số 105/BC-K2 ngày 24/8/1985, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 89/QĐ-TC ngày 05/9/1985 thành lập Phân kho Lưu trữ tài liệu Cách mạng thuộc Kho Lưu trữ Trung ương II để giúp Trưởng kho thu thập và quản lý khối tài liệu Cách mạng của các cơ quan Nhà nước và các tổ chức đoàn thể nhân dân xã hội của ta sản sinh ra trong thời kỳ Pháp xâm lược lần thứ II, thời kỳ Mỹ-Nguỵ và các tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc các bộ, ngành trung ương hoạt động ở các tỉnh phía Nam (B2 cũ); Quyết định số 90/QĐ-TC ngày 5/9/1995 thành lập Phân kho Lưu trữ tài liệu Phong kiến-Pháp thuộc để giúp Trưởng kho quản lý khối tài liệu lưu trữ Phong kiến-Pháp thuộc và Quyết định số 91/QĐ-TC ngày 5/9/1995 thành lập Phân kho Lưu trữ tài liệu Mỹ-Nguỵ để giúp Trưởng kho quản lý khối tài liệu lưu trữ Mỹ-Nguỵ Ngày 8/8/1988, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ký Quyết định số 223/CT về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Căn cứ vào tinh thần của Quyết định này, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 6/9/1988 đổi tên các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành các Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia Theo đó, Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương ở thành phố Hồ Chí Minh được đổi tên là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 1,30

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước

có nhiệm vụ thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu qủa tài liệu

có ý nghĩa quốc gia theo thẩm quyền đã được phân định tại Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về quy định thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

1.2.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Theo Quyết định trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thẩm quyền quản

lý và sưu tầm, thu thập tài liệu Mộc bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của:

- Các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Trung Kỳ, Nam Kỳ từ 1858 đến 1945 và Trung Việt, Nam Việt từ 1945 đến 1954;

- Các cơ quan, tổ chức thân phát xít Nhật có trụ sở đóng trên lãnh thổ Trung Kỳ và Nam Kỳ từ 1940 đến 1945;

- Các cơ quan, tổ chức trung ương của chế độ Việt Nam Cộng hoà từ 1954 đến 1975;

- Các cơ quan, tổ chức của đế quốc Mỹ và các nước chư hầu có trụ sở đóng trên lãnh thổ miền Nam Việt Nam từ 1954 đến 1975;

- Các cơ quan, tổ chức trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hoà miền Nam Việt Nam

và các tổ chức cách mạng khác có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Trị trở vào phía Nam trước 30/4/ 1975;

- Các cơ quan, tổ chức trung ương của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà

và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Trị trở vào phía Nam từ tháng 5 năm 1975 17

1.2.3 Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Hiện tại, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đang trực tiếp quản lý gần 15 km giá tài liệu lưu trữ, bao gồm:

a) Khối tài liệu Mộc bản

Tài liệu Mộc bản là những văn bản chữ Hán hoặc chữ Nôm được khắc ngược trên những tấm gỗ để in ra các sách Khối tài liệu này do Quốc Sử Quán thuộc triều đình nhà Nguyễn sản sinh ra và hiện đang được tập trung bảo quản tại Kho Lưu trữ Đà Lạt

Thực hiện “Đề án cứu nguy tài liệu Châu bản-Mộc bản”, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã phân loại, xác định có khoảng 32.000 tấm Mộc bản với trên 55.000 mặt khắc của trên 2.000 quyển sách thuộc về 144 đầu sách chưa kể phần tồn nghi, mẫu sẵc, chữ triện, tập trung chủ yếu vào ba nhóm chính sau:

- Các chính sử Triều Nguyễn gồm: các sách khâm định, thực lục, chính yếu tiêu biểu như Đại nam thực lục chính biên từ đệ nhất kỷ đến đệ thất kỷ, Hoàng Việt luật lệ hay còn gọi là "Luật Gia Long", Khâm định Đại Nam hội điển

sự lệ; Minh Mạng chính yếu, Khải Định chính yếu

- Các tác phẩm văn học chính thống của Triều Nguyễn gồm: các tác phẩm Ngự chế, Thánh chế thi, Thánh chế văn của Vua Minh Mạng, Vua Thiệu Trị, Vua Tự Đức ;

- Các sách để dạy và học như: Tứ thư ngũ kinh, Đại học tân ước, Luận ngữ tân ước, Thi kinh tân ước, Tòng chính di quy, Giáo nữ di quy

Có thể nói rằng cùng với tài liệu Châu bản và các sử sách Triều Nguyễn, tài liệu Mộc bản là một trong những nguồn sử liệu rất quan trọng Nghiên cứu nguồn sử liệu này cho phép chúng ta đánh giá một cách xác thực hơn, khách quan hơn và toàn diện hơn về xã hội phong kiến Triều Nguyễn trong lịch sử dân tộc Việt Nam 13, 22-25

Hiện nay, tài liệu Mộc bản đã được dập ra giấy dó và đã được quét (scaner) toàn văn vào CD-ROM

b) Khối tài liệu tiếng Pháp

Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Khâm sứ Trung kỳ (1874-1945), Thống đốc Nam kỳ (1861-1945), Toà Đại biểu Chính phủ Nam Việt (1929-1957) và các cơ quan chuyên môn trực thuộc Khối tài liệu này hiện mới được chỉnh lý sơ bộ nên việc tổ chức phục vụ khai thác sử dụng còn rất khó khăn Hơn nữa, do thiếu kho tàng và các trang thiết bị bảo quản trong nhiều năm cộng với tác động của điều kiện môi trường nên tài liệu bị lão hoá nghiêm trọng và đang có nguy cơ dẫn đến hư hỏng nặng

c) Khối tài liệu Mỹ - Nguỵ

Vì khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Mỹ và của chính quyền Việt Nam cộng hoà ở miền Nam Việt Nam thời kỳ từ 1954 đến 1975 nên được gọi tắt là khối tài liệu Mỹ-Nguỵ Khối tài liệu này hiện có 41 phông, khối phông và sưu tập, trong đó có các phông tài liệu quan trọng như phông Quốc hội, Phủ Tổng thống đệ nhất cộng hoà, Phủ Tổng thống đệ nhị cộng hoà, Phủ Thủ tướng Việt Nam cộng hoà, các Hội đồng như Hội đồng Quân nhân cách mạng, Hội đồng Sắc tộc, Hội đồng Kinh tế-Xã hội, Hội đồng Văn hoá-Giáo dục ; các bộ như Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính, Bộ Lao động, Bộ Nông nghiệp, Bộ Phát triển nông thôn, Bộ Giao thông công chính, Bộ Cựu chiến binh, Bộ Chiêu hồi, Bộ Phát triển sắc tộc, Bộ Thương mại và Tiếp tế, Bộ Văn hóa-Giáo dục và Thanh niên, Bộ Y tế, Bộ Xã hội ; các uỷ ban như Uỷ ban lãnh đạo quốc gia, Uỷ ban hành pháp trung ương;

cơ quan tư pháp như Tối cao Pháp viện, Toà án Lao động Sài gòn Ngoài ra, còn có phông Cơ quan phát triển quốc tế Hoa Kỳ (United States Agency for International Development - viết tắt là USAID) và một số phông các công ty tư

bản hoạt động trên lãnh thổ miền Nam đến năm 1975 như phông Công ty Rượu bia (BGI), phông Công ty thuốc lá (MIC), phông Công ty Xăng dầu (Shell), phông Công ty Xăng dầu (Caltex) 14

d) Khối tài liệu Cách mạng

Gọi là khối tài liệu Cách mạng vì đây là khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cách mạng ở miền Nam Việt Nam từ 1954 đến nay Tuy nhiên, trên thực tế, khối tài liệu này bị thất thoát khá nhiều Hiện tại, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II chỉ lưu giữ được tài liệu của một

bộ thuộc Chính phủ Cách mạng lâm thời cộng hoà miền Nam Việt Nam như của

Bộ Kinh tế tài chính giai đoạn 1966-1976, Bộ Y tế-Xã hội và Thương binh giai đoạn 1968-1976 Khối tài liệu này hiện đang được tiếp tục sưu tầm, thu thập theo quy định tại Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về quy định thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Theo Quyết định này, các cơ quan trung ương đóng trụ sở trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Trị trở vào phía Nam được xác định thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

đ) Khối tài liệu bản đồ

Theo thống kê sơ bộ thì hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đang quản lý khoảng trên 12.000 tấm bản đồ các loại, kể cả bản đồ nổi Hầu hết số bản đồ trên đều bị a xít hoá ở mức độ cao, nhiều bản đồ đã bị hư hỏng nặng hoặc đang có nguy cơ bị hư hỏng nặng rất cần được tu bổ kịp thời

e) Khối tài liệu phim ảnh ghi âm

Theo báo cáo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tại văn bản số 143/TT2 ngày 16/12/1998 hiện Trung tâm đang bảo quản 158 cuộn microphim về tài liệu Châu bản; 391 cuộn tương đương 700 giờ băng ghi âm về các bài nói của Tổng Thống Việt Nam cộng hoà, của Thủ tướng Việt Nam Cộng hoà và của các quan

về các cuộc họp của Quốc hội Việt Nam Cộng hoà Ngoài ra, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II còn đang bảo quản 4.396 đĩa ca nhạc trong và ngoài nước; 70.000 phim, ảnh về hoạt động của Tổng thống, Phu nhân Tổng thống, của các quan chức cấp cao trong Nội các, về các buổi lễ trọng thể và các buổi tiếp kiến của các đoàn ngoại giao 1,32 Hầu hết tài liệu phim, ảnh, ghi âm đang trong tình trạng lão hoá nghiêm trọng như phim bị mốc, chua; ảnh bị ố vàng; băng ghi âm bị nhiễm từ, méo tiếng và bị bết dính

f) Khối tư liệu bổ trợ

Ngoài khối tài liệu nêu trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II còn quản lý khối tư liệu quý giá bổ trợ cho tài liệu lưu trữ gồm 17.930 đầu sách báo, tạp chí, công báo, trong đó có 169 quyển sách Hán-Nôm 1,33

1.3 Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.3.1 Lịch sử thành lập và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Theo đề nghị của Cục Lưu trữ Nhà nước về thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trên cơ sở tách bộ phận lưu trữ tài liệu sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, ngày 10/6/1995, Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ký Quyết định số 118/TCCP -TC chính thức thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Theo đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là cơ quan trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu qủa tài liệu lưu trữ

có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay1, 33

1.3.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Theo Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về quy định thẩm quyền qun lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thẩm quyền quản lý và sưu tầm thu thập tài liệu lưu trữ của:

- Các cơ quan, tổ chức trung ương của nước Việt Nam Dan chủ Cộng hoà

và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc;

- Các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam Dan chủ Cộng hoà đã tồn tại từ năm 1945 đến 1976;

- Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp nộp lưu theo Nghị định số 119/CP ngày 16/9/1994 của Chính phủ, Thông tư số 28/TCCB-ĐP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ và Hướng dẫn số 220/NVĐP ngày 12/5/1996 của Cục Lưu trữ Nhà nước 17

Trên cơ sở thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, theo đề nghị của Cục Lưu trữ Nhà nước, Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) đã ký Quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày17/3/1995 ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" Theo Quyết định này hiện có

110 cơ quan trung ương được xác định thuộc nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, đó là Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Toà án nhân dân tối cao; Chính phủ; các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; các tổng cục, cục thực hiện chức năng qun lý nhà nước trực thuộc các bộ, cơ quan ngang bộ và cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội 10, 443 - 450

Để thực hiện đúng thẩm quyền quản lý tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được phân định theo tinh thần Quyết định số 13 nêu trên, ngoài việc sửa đổi, bổ sung Danh mục số 1, Cục Lưu trữ Nhà nước đang tiến hành xây dựng Danh mục các cơ quan hành chính sự nghiệp (các viện, các trung tâm, các trường học, bệnh viện ) và Danh mục các đơn vị sản xuất, kinh doanh (các tổng công

ty, các công ty, các nhà máy, xí nghiệp, công nông trường ) thuộc nguồn nộp

1.3.3 Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang trực tiếp quản lý khoảng

10 km giá tài liệu của các cơ quan nhà nước và đoàn thể trung ương, các nhân vật lịch sử tiêu biểu, bao gồm các khối tài liệu chủ yếu sau đây 1, 34 - 35:

a) Khối tài liệu hành chính

Khối tài liệu này hiện có trên 200 phông được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan trung ương thuộc Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam như Quốc hội, Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; của Uỷ ban hành chính các Khu tự trị Tây Bắc, Khu tự trị Việt Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, Khu V, Khu Tả Ngạn, Khu Lao-Hà-Yên, Uỷ ban kháng chiến hành chính Nam Bộ, Nam Trung bộ và của các cơ quan chuyên môn trực thuộc các Uỷ ban này

b) Khối tài liệu khoa học kỹ thuật

Khối này chủ yếu là tài liệu về khảo sát thiết kế, thi công các công trình trọng điểm có ý nghĩa quốc gia Do chưa có đủ kho tàng để bảo quản tài liệu nên đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III mới tiến hành thu thập được một số công trình quan trọng tiêu biểu như công trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba Đình; công trình Thuỷ điện Hòa Bình; công trình Đường dây

500 KV Bắc Nam; công trình Cầu Thăng Long; công trình Cầu Chương Dương; sân bay quốc tế Nội Bài và hồ sơ bản đồ, địa giới hành chính các cấp nộp lưu theo Nghị định số 119/CP ngày 16/9/1994 của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn số 28/TCCP-ĐP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ Nhìn chung, đại bộ phận các công trình xây dựng cơ bản có ý nghĩa lịch sử và ý nghĩa quốc gia còn nằm phân tán ở các bộ, ngành trung ương Do vậy, việc thu thập hồ

sơ tài liệu của các công trình này để đưa vào bảo quản tại Kho lưu trữ mới được

xây dựng thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong những nhiệm vụ trọng tâm và cấp bách của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong thời gian tới

c) Khối tài liệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm

Tài liệu ảnh

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang lưu trữ gần 150.000 phim gốc, ảnh gốc hoặc ảnh sao 1, 35 phản ánh các sự kiện quan trọng như về cuộc kháng chiến chống Pháp thời kỳ 1945-1954 do ông Lê Thành lập và Trần Văn Nho biếu tặng; về chuyến sang Pháp năm 1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng phái đoàn Chính phủ nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà do hai ông Đỗ Đình Thiện và Bùi Xuân Hoàn khi đó là thành viên của phái đoàn biếu tặng; về việc xây dựng Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh; về các hoạt động của Chính phủ trong các hoạt động ngoại giao như tham gia Hội nghị đình chiến về Đông Dương họp

ở Giơ-ne-vơ (Thuỵ Sĩ) năm 1954, tham gia Phân ban quốc tế giám sát và kiểm sát đình chiến ở Đông Dương ; về hoạt động của Quốc hội; về hoạt động của

Uỷ ban hành chính Khu tự trị Việt Bắc, Uỷ ban hành chính Khu tự trị Tây Bắc;

về thăm dò khai thác dầu khí

Tài liệu ảnh hiện hiện bị hư hỏng khá nghiêm trọng Nhiều tài liệu ảnh bị mốc, bị vàng ố, bị bong lớp thuốc trên mặt ảnh hoặc trên mặt phim

Tài liệu phim điện ảnh

Tài liệu phim điện ảnh hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có khoảng 285 đơn vị bảo quản Nội dung chủ yếu phản ánh về các sự kiện ngoại giao; về tội ác của đế quốc Mỹ gây ra cho nhân dân Việt Nam; về hoạt động của Khu tự trị Việt Bắc; về xây dựng đường dây 500 KV Bắc-Nam Phần lớn phim bị bong lớp thuốc, xước, mốc, chiếm tỷ lệ trên 70%

Tài liệu ghi âm

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản khoảng 3.600 giờ về các bài nói, lời kêu gọi, lời chúc mừng năm mới của Chủ tịch Hồ Chí Minh; về các

sự kiện đặc biệt quan trọng như Hội nghị Paris về chấm dứt chiến tranh lập lại hoà bình ở Việt Nam; về Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam; về các kỳ họp, phiên họp của Quốc hội và các sự kiện quan trọng khác như Hội nghị chính trị đặc biệt; đại hội, hội nghị, hội thảo của các ngành, các cơ quan đoàn thể trung ương; các buổi mít tinh kỷ niệm các ngày lễ lớn; về sự kiện Mỹ vận và lời nhắn của tù binh Mỹ về với gia đình; về cuộc Toạ đàm "Dưới lá cờ vẻ vang của Đảng" Ngoài ra, còn có khoảng 40 giờ băng viđiô về các buổi trình diễn văn hoá nghệ thuật của các nghệ sỹ tên tuổi như Thu Hiền, Thanh Hoa, Kiều Hưng, Quý Dương, Lê Dung, Thuý Cải, Thanh Kim Huệ

Phần lớn tài liệu ghi âm là băng ghi âm từ tính được ghi với nhiều tốc độ khác nhau như 2,4; 4,5; 9,5; 19 và 38,1 trên các loại băng có độ dài 90 m; 540 m

và 1000m

Chất lượng âm thanh của tài liệu ghi âm nhìm chung là kém Nhiều băng

âm thanh không đều, tiếng rè, méo và bị lẫn nhiều tạp âm Tình trạng vật lý của băng gốc cũng xuống cấp nghiêm trọng Hầu hết băng đều bị mốc, dính bết, quăn mép, bong lớp bột từ, lõi băng bị rỉ

d) Khối phông lưu trữ cá nhân

Khối tài liệu này hiện có trên 50 phông bao gồm tài liệu về tiểu sử, các công trình nghiên cứu, sáng tác và tài liệu về hoạt động của nhà khoa học, văn nghệ sỹ và các nhà hoạt động chính trị - xã hội tiêu biểu như nhà sử học Trần Văn Giáp, Lê Thước, nhà phê bình văn học Hoài Thanh; nhà văn Đào Duy Anh, Nguyễn Minh Châu, Lộng Chương, Phan Cự Đệ, Lê Lựu, Hoàng Ngọc Phách, Nguyễn Xuân Sanh, Sơn Tùng, Nguyễn Thị Cẩm Thạnh, Khuất Quang Thuỵ, Vũ Ngọc Phan, Hằng Phương, Nguyễn Đình Thông ; nhà thơ Huy Cận, Xuân Diệu,

Tế Hanh, Lưu Trọng Lư ; nhạc sỹ Văn Cao, Văn Ký, Nguyễn Xuân Khoát ;

nhà sử học đồng thời là nhà nghiên cứu văn học và là nhà hoạt động xã hội Tôn Quang Phiệt, Đặng Việt Châu

đ) Khối tư liệu bổ trợ

Cũng như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và II, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngoài việc quản lý tài liệu lưu trữ còn quản lý khối tư liệu quí giá bổ trợ cho tài liệu lưu trữ như sách báo, tạp chí, công báo

1.4 Nhận xét chung về tình hình tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được hình thành trực tiếp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu vừa nhiều về số lượng (khoảng 30 km giá), vừa

đa dạng về thành phần (ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi

âm và tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ ), vừa phong phú về nội dung thông tin (phản ánh toàn bộ đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử ), vừa được viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau như chữ Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt và còn được ghi trên nhiều vật mang tin như trên gỗ, trên giấy, trên phim, ảnh, băng, đĩa Mặc dù bị mất mát, thất thoát, hư hỏng khá nhiều do sự tranh giành quyền lực giữa các vua chúa phong kiến, do chiến tranh tàn phá và do không có đủ điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu cũng như do thiếu ý thức trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhưng những tài liệu lưu trữ còn giữ được tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thật vô cùng quý giá cần phải được quan tâm gìn giữ Bởi vì, đây chính là một trong những nguồn sử liệu vô giá, là những chứng cứ quan trọng phản ánh sinh động các hoạt động trong quá khứ cần được tổ chức khai thác sử dụng có hiệu qủa để phục vụ nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tiễn

độc gỉa trong và ngoài nước đến nghiên cứu sử dụng Để bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu qủa khối tài liệu này phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã tiến hành nhiều giải pháp để phòng ngừa việc làm mất mát, thất thoát và làm hư hại tài liệu lưu trữ như xây dựng và cải tạo kho lưu trữ đáp ứng các thông số kỹ thuật của kho lưu trữ chuyên dụng; trang bị đủ các phương tiện, thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; áp dụng các biện pháp kỹ thuật để ngăn chặn không làm cho tài liêụ hư hỏng hoặc áp dụng các biện pháp để khắc phục tình trạng tài liệu đã bị hư hỏng Tuy nhiên, một trong những giải pháp đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan lưu trữ là phải tiến hành bảo hiểm tài liệu để đề phòng khi có sự cố xẩy ra có thể làm thất thoát, mất mát hay làm

hư hại tài liệu Vậy bảo hiểm tài liệu lưu trữ là gì, tại sao lại phải bảo hiểm tài liệu, việc này đã được các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tiến hành ra sao là những nội dung cần phải được nghiên cứu làm sáng tỏ trong chương tiếp theo

Chương 2 THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

2 1 Quan niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ và phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ

2 1 1 Quan niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Bảo hiểm tài liệu lưu trữ được đặt ra như một nhu cầu bắt buộc đối với tất

cả các cơ quan lưu trữ Sự cần thiết đó xuất phát từ thực tế khách quan là:

Thứ nhất, bản thân vật mang tin của tài liệu lưu trữ thường bị lão hoá theo

thời gian trong khi đó thông tin chứa trên vật mang tin đó cần phải được lưu giữ lâu dài để phục vụ không chỉ phục vụ hoạt động thực tiễn mà còn cho cả nghiên cứu lịch sử sau này

Thứ hai, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính Nếu bản gốc, bản chính đó

thường xuyên được đưa ra khai thác sử dụng thì sớm hay muộn sẽ bị hư hỏng

Thứ ba, tài liệu lưu trữ là độc bản Nếu có sự cố như hoả hoạn, bão lũ, động

đất, chiến tranh, khủng bố xẩy ra thì khó tránh khỏi bị huỷ hoại hoặc bị hư hỏng khó có thể cứu vãn được

Để bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ trong

hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử sau này, người ta đã tiến hành nghiên cứu và đưa ra nhiều giải pháp nhằm tạo lập ra bản sao và đưa bản sao đó bảo quản ở nơi cách xa nơi bảo quản bản gốc, bản chính Với cách làm đó, người ta

hy vọng rằng có thể bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu thậm chí nếu có sự cố xẩy ra làm hư hỏng bản gốc, bản chính thì thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ vẫn không bị mất đi Tuy nhiên, để tránh "tam sao thất bản"

và được người sử dụng chấp nhận thì bản sao đó phải được thừa nhận về mặt pháp lý

Ở Việt Nam, khái niệm "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ" đã được pháp quy hoá trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 Tại Điểm 7 Điều 2 của Pháp lệnh này, khái niệm "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ" đã được giải thích "là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu đặc biệt quý hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó"15 Theo cách giải thích này thì bảo hiểm tài liệu ở Việt Nam về cơ bản cũng được quan niệm giống như một số nước trên thế giới Điều đó có nghĩa là cần phải tạo ra bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ và đưa bản sao đó đến một nơi cách xa bản gốc, bản chính về mặt địa lý để bảo quản đề phòng trường hợp rủi ro xẩy ra làm mất

đi bản gốc, bản chính thì thông tin tài liệu lưu trữ vẫn được bảo toàn để phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử dụng của xã hội Tuy nhiên, theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 thì việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam chỉ giới hạn đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm chứ không phải cho toàn bộ tài liệu lưu trữ

Ngoài quan niệm chung nêu trên cũng còn có quan niệm khác về bảo hiểm tài liệu Trong cuốn "Các quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ nhà nước Liên bang Nga" thì khái niệm bảo hiểm tài liệu còn được hiểu là bảo hiểm giá trị vật chất của tài liệu lưu trữ dưới hình thức mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ Điều

đó có nghĩa là cơ quan lưu trữ thực hiện việc mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ của mình khi đưa bản gốc, bản chính đó ra trưng bày, triểm lãm Nhìn chung, để bảo vệ bảo quản an toàn tài liệu người ta chủ yếu chỉ đưa bản sao ra trưng bày Tuy nhiên, trong một vài trường hợp để tăng tính hấp dẫn của cuộc triển lãm, các

cơ quan lưu trữ có thể đưa bản gốc, bản chính ra trưng bày và trong trường hợp này người ta tiến hành mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ được lựa chọn đưa ra triển lãm Trong trường hợp bản gốc, bản chính đã được mua bảo hiểm mà bị mất mát hoặc hư hỏng khi đưa ra trưng bày triển lãm thì cơ quan bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất cho cơ quan lưu trữ Việc định mức giá bảo hiểm tài liệu phải tương ứng với giá trị tài liệu được bảo hiểm và do các chuyên gia lưu trữ phối hợp với chuyên gia bảo tàng, thư viện và khảo cổ tiến hành Kết quả xác định mức giá bảo hiểm tài liệu phải được lập thành biên bản

và trình lên cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên 34, 90 Tuy nhiên, qua các tư liệu sưu tầm, thu thập được thì bảo hiểm tài liệu được hiểu theo nghĩa "mua bảo hiểm" chưa được phổ biến rộng rãi trong các cơ quan lưu trữ trên thế giới

Từ kết quả nghiên cứu đó có thể rút ra nhận xét chung về quan niệm bảo hiểm tài liệu như sau:

Quan niệm thứ nhất: Bảo hiểm tài liệu là thực hiện các biện pháp để tạo ra bản sao của chính tài liệu đó Bản sao tài liệu phải được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng cách xa nơi bảo quản bản gốc, bản chính và bản sao đó phải được thừa nhận về mặt pháp lý

Quan niệm thứ hai: Bảo hiểm tài liệu là việc thực hiện việc mua bảo hiểm

cho tài liệu lưu trữ

Theo chúng tôi, cả hai quan niệm về bảo hiểm tài liệu như trên đều có phần hợp lý Tuy nhiên, việc mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ chưa phải là giải pháp được triển khai rộng rãi trong các cơ quan lưu trữ cho nên phạm vi của đề tài này