Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

3- Kết quả nghiên cứu đề tài này sẽ đáp ứng được một phần yêu cầu thực tế cấp bách đang đặt ra cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trong việc thực hiện các nội dung công việc liên quan đế

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHẠM THỊ ĐÁT

NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÁC BIỆN PHÁP

KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHẠM THỊ ĐÁT

NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÁC BIỆN PHÁP

KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

MÃ SỐ : 51002

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG

Hà Nội, 2003

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 6

Chương 1 TÌNH HÌNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 13

1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quản lý: 13

1.1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý: 14

1.1.2 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý: 19

1.1.3 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý: 21

1.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: 24

1.2.1 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I: 24

1.2.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 26

1.2.3 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27

1.2.4 Nhận xét chung về tình trạng vật lý của tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 28

Chương 2 CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC 29

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 29

2.1 Khái niệm về công tác bảo quản: 30

2.2 Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 30

2.2.1 Nguyên nhân do vật mang tin và phương pháp chế tác tài liệu: 31

2.2.2 Nguyên nhân do môi trường: 33

2.2.3 Nguyên nhân do sinh vật và vi sinh vật: 37

2.2.4 Nguyên nhân do con người gây ra: 39

2.3 Tình hình bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 41

2.3.1 Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I: 41

2.3.2 Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II: 45

2.3.3 Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: 46

2.3.4 Nhận xét chung về tình hình bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 49

Chương 3 CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 51

3.1 Các biện pháp phòng ngừa nguy cơ huỷ hoại tài liệu lưu trữ 52

3.1.1 Sử dụng giấy, mực có độ bền cao: 52

3.1.2 Xây dựng kho tàng thích hợp cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ: 54

3.1.3 Đầu tư trang thiết bị bảo quản phù hợp: 58

3.1.4 Tạo môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu: 59

3.1.5 Chuyển dạng tài liệu 65

3.2 Các biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ: 67

3.2.1 Khử trùng tài liệu: 67

3.2.2 Khử axít cho tài liệu lưu trữ: 73

3.2.3 Tu bổ tài liệu bị hư hỏng: 78

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài:

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc và cũng là một bộ phận của di sản văn hoá thế giới Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Chính vì vậy bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước và của toàn dân ta, đồng thời là một trong những chức năng cơ bản của ngành lưu trữ

Nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ và ý nghĩa của công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, ngay sau khi thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, ngày 03.01.1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký bản Thông đạt số 1C-VP, trong đó Người chỉ rõ: "yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải giữ gìn tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được huỷ những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép huỷ bỏ" 25,

432 Nhiệm vụ chính trị này được tiếp tục khẳng định trong các văn kiện của Đảng và Nhà nước ta Cụ thể là tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 Đảng ta đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là phải: "Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia"

55, 80 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia công bố ngày 11.12.1982 đã quy định:

"Nghiêm cấm tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ Quốc gia" và yêu cầu "các cơ quan lưu trữ nhà nước trong phạm vi được phân cấp quản lý, phải thực hiện những biện pháp cần thiết để đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ Quốc gia" 25, 424 và gần đây nhất, trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành ngày 04.4.2001 tại Điều 9 có quy định: "Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ Quốc gia" 37, 36

Đối với nước ta công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, vì tuy

đã có lịch sử dựng nước và giữ nước rất lâu đời, nhưng tài liệu lưu trữ của dân tộc ta còn lại không được bao nhiêu Theo báo cáo của Cục Lưu trữ Nhà nước, hiện nay các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang bảo quản khoảng 30km tài liệu có ý nghĩa quốc gia 9, 13 Chính vì vậy mà

số tài liệu này cần phải được bảo quản một cách tốt nhất Muốn vậy, trước hết phải tổ chức và thực hiện mọi biện pháp để loại trừ và hạn chế các nguyên nhân, yếu tố làm mất mát, hư hỏng tài liệu Nhiệm vụ này rất cấp bách, bởi lẽ hiện có vô vàn nguyên nhân, yếu tố có thể làm mất mát, hư hỏng tài liệu

Nguyên nhân đầu tiên làm cho công tác bảo quản ở nước ta trở nên phức tạp, khó khăn

là nước ta nằm ở vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm luôn luôn quá cao Khí hậu nóng ẩm không những gây hại trực tiếp cho tài liệu mà còn là môi trường lý tưởng cho nấm mốc và các loài sinh vật hại tài liệu phát triển nhanh chóng Thêm vào đó thiên tai, lũ lụt

đe doạ thường xuyên càng gây khó khăn cho việc bảo quản an toàn tài liệu

Nguyên nhân tiếp theo là ngay từ thời dựng nước dân tộc ta đã luôn phải đấu tranh với thù trong giặc ngoài Để bảo đảm an toàn cho tài liệu, trong những năm chiến tranh chúng ta phải đưa tài liệu đi sơ tán nhiều lần Một thời gian dài tài liệu phải đưa vào bảo quản trong các hang núi ẩm ướt, hoặc các kho tạm với nhiệt độ và độ ẩm không thích hợp Kết quả là tài liệu lưu trữ bị xuống cấp nghiêm trọng

Và một nguyên nhân tiếp theo làm cho tài liệu bị hư hỏng ở mức độ nghiêm trọng như hiện nay là do điều kiện kinh tế của đất nước trong những năm trước đây còn nhiều khó khăn nên sự đầu tư về sức người sức của cho công tác lưu trữ nói chung và cho công tác bảo quản nói riêng còn chưa thoả đáng

Cuối cùng phải kể đến nguyên nhân là do nhận thức chưa được đầy đủ về tầm quan trọng của công tác bảo quản nên việc nghiên cứu áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản chưa được thực hiện một cách có hệ thống và chưa đồng bộ

Tất cả các điều đó đã dẫn đến sự thật là so với chiều dài lịch sử xây dựng và bảo vệ Tổ quốc ta, số lượng tài liệu lưu trữ mà chúng ta hiện có là quá ít ỏi Và điều đáng lưu ý là mức

độ hư hỏng của những tài liệu vốn ít ỏi đó lại rất nghiêm trọng Điều này đã được các cấp, các ngành ở nước ta nhận thức rõ, cho nên những năm gần đây công tác lưu trữ được Nhà nước giành cho sự quan tâm thoả đáng Hàng nghìn tỷ đồng đã được đầu tư cho việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ huỷ hoại nhằm bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Hơn thế nữa chúng ta có nhiều cơ hội để tiếp cận với công nghệ mới của thế giới trong lĩnh vực bảo quản Nhiều đoàn cán bộ đã được cử đi tham quan, khảo sát, thực tập ở nước ngoài, nhiều khoá tập huấn về bảo quản tài liệu do chuyên gia nước ngoài hướng dẫn, giảng dạy đã được tổ chức trong nước, ở cả miền Bắc và miền Nam Song sự đầu tư đó có hiệu quả hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào việc lựa chọn các biện pháp kỹ thuật sẽ ứng dụng vào điều kiện Việt Nam Cho đến nay vấn đề này còn nhiều ý kiến chưa thống nhất Chính vì vậy việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ bảo quản tiên tiến của các nước cho phù hợp với điều kiện khí hậu, kinh tế và trình độ khoa học công nghệ

của Việt Nam là việc làm cấp bách và có ý nghĩa cả về mặt lý luận cũng như thực tiễn, trong

đó ý nghĩa thực tiễn là cơ bản nhất

Vì những lý do nêu trên, chúng tôi quyết định chọn vấn đề "Nghiên cứu ứng dụng các

biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" làm đề tài

luận văn thạc sĩ thuộc chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học

Với đề tài này, luận văn sẽ hướng vào việc giải quyết mục tiêu chủ yếu là đề xuất các biện pháp kỹ thuật bảo quản có khả năng ứng dụng để góp phần bảo quản an toàn tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để thực hiện mục tiêu đó, đề tài sẽ giải quyết các nhiệm

vụ cơ bản sau đây:

1- Khảo sát tình hình tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia về các mặt: số lượng, thành phần, tiềm năng thông tin và tình trạng vật lý của tài liệu

2- Nghiên cứu tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tình hình bảo quản tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

3- Nghiên cứu, phân tích, đánh giá các biện pháp bảo quản tài liệu giấy mà Việt Nam

và các nước, đặc biệt là các nước ở vùng khí hậu nhiệt đới đang áp dụng đề xuất việc ứng dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu cho phù hợp với điều kiện khí hậu cũng như khả năng kinh tế và trình độ khoa học công nghệ của nước ta trong giai đoạn hiện nay

Giải quyết được những nhiệm vụ trên đề tài này sẽ có ý nghĩa cả về mặt lý luận cũng như thực tiễn:

1- Đề tài sẽ góp phần làm giàu lý luận của khoa học lưu trữ, đặc biệt là trong lĩnh vực bảo quản

2- Đề tài sẽ góp phần cung cấp cơ sở khoa học - thực tiễn để cơ quan quản lý nhà nước

về văn thư và lưu trữ hoàn thiện thêm một bước các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ và đặc biệt là quyết định chính sách đầu tư, góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư của ngành

3- Kết quả nghiên cứu đề tài này sẽ đáp ứng được một phần yêu cầu thực tế cấp bách đang đặt ra cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trong việc thực hiện các nội dung công việc liên quan đến đảm bảo sự vẹn toàn tài liệu lưu trữ

2 Phạm vi của đề tài:

Với tên gọi "Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia", đề tài chỉ tập trung khảo sát, nghiên cứu các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu trên vật mang tin bằng giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Mức độ nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu ứng dụng Sở dĩ đề tài được giới hạn phạm

vi nghiên cứu như trên là vì:

- Tài liệu lưu trữ rất đa dạng về loại hình và phong phú về vật mang tin Mỗi loại hình tài liệu có phương pháp chế tác, cấu trúc vật liệu và có yêu cầu bảo quản khác nhau

- Hiện nay tài liệu lưu trữ đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chủ yếu là tài liệu giấy

- Việc ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn mỗi loại hình tài liệu đòi hỏi phải có sự nghiên cứu riêng phù hợp với các đặc điểm vật lý của chúng và đặc biệt là phải

có sự đầu tư tài chính rất lớn để mua sắm trang thiết bị chuyên dùng Nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư và sử dụng trang thiết bị một cách hợp lý cần nghiên cứu đồng bộ tình hình tài liệu cũng như thực trạng bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để đề xuất các biện pháp ứng dụng cho phù hợp với thực tế

- Do thời gian hạn chế cũng là một lý do để trước mắt chúng tôi chỉ tập trung vào việc nghiên cứu kỹ thuật bảo quản tài liệu giấy Từ kết quả nghiên cứu của đề tài này chúng tôi sẽ

mở rộng phạm vi nghiên cứu đối với các loại hình tài liệu khác

3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, nên từ trước tới nay đã có một số giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận tốt nghiệp, bài viết … đề cập đến lĩnh vực này

Về lý luận chung, công tác bảo quản đã được đề cập đến trong cuốn giáo trình "Công tác lưu trữ Việt Nam" do Nhà xuất bản Khoa học xã hội xuất bản năm 1987 và cuốn "Lý luận

và thực tiễn công tác lưu trữ" do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990

Trong nghiên cứu khoa học, một số đề tài cấp ngành đã tập trung vào nghiên cứu, giải quyết từng vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực bảo quản Cụ thể là:

- Đề tài NCKH cấp ngành mã số 93-98-402: "Xác định các thông số kỹ thuật kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu giấy" do PTS Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm tiến hành nghiên cứu năm 1996 đã đề xuất một số nguyên tắc, yêu cầu và các thông số kỹ thuật dùng làm căn cứ khoa học cho việc thiết kế kho lưu trữ bảo quản tài liệu giấy ở Việt Nam

- Đề tài NCKH cấp ngành mã số 85-98-012: "Bước đầu nghiên cứu côn trùng hại kho lưu trữ và kết quả xông khí bằng bêkaphốt diệt chúng" do Vũ Hữu Vân và các cộng tác viên thực hiện năm 1987 đã giới thiệu khái quát các loài côn trùng thường gặp trong các kho lưu trữ, đặc điểm sinh học cũng như cách thức phá hoại của chúng Đồng thời đề tài đã đề xuất dùng bêkaphốt với liều lượng và thời gian nhất định để diệt các loại côn trùng Ngoài ra đề tài

đã nghiên cứu về ảnh hưởng của bêkaphốt đối với tuổi thọ của tài liệu giấy

- Đề tài NCKH cấp ngành: "Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ" do Nguyễn Trọng Biên và các thành viên thực hiện năm 2002 đã đánh giá phương pháp khử trùng bằng bêkaphốt Đề tài đã đưa ra kết luận trong điều kiện nước ta hiện nay khử trùng bằng hoá chất là hướng đi phù hợp và đáp ứng nhanh cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Đồng thời

đề tài cũng đề xuất sử dụng hoá chất methyl bromide để khử trùng tài liệu lưu trữ

Bên cạnh các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, một vài khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ và Quản trị Văn phòng cũng đã bước đầu đi vào tìm hiểu, đánh giá về công tác bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia như Khoá luận "Nhận xét và đánh giá về công tác bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" của Trịnh Thị Lan năm 2000, Khoá luận "Tìm hiểu công tác tu bổ phục chế tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và III" của Lê Văn Hoà năm 2001 Nhìn chung các Khoá luận này mới chỉ dừng lại

ở mức độ tìm hiểu, đánh giá, nhận xét trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở Hà Nội

Ngoài các công trình trên, trong tạp chí Lưu trữ Việt Nam đã có một số bài viết của các tác giả đề cập tới một số vấn đề liên quan tới nội dung của luận văn Trong các bài viết đó, đáng chú ý là các bài: "Chế độ và biện pháp xử lý nhiệt, ẩm để bảo quản tài liệu lưu trữ bằng giấy" của tác giả Vũ Hữu Vân đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 1 năm 1979"; "30 năm công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I" của tác giả Nguyễn Cảnh Đương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3.1992; "Ảnh hưởng ô nhiễm môi trường trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ" của Nguyễn Thị Phương Hoa đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4.1992; "Hội thảo Quốc tế về triển vọng sử dụng giấy bền lâu trong lưu trữ và thư

viện" do Việt Trí tổng thuật đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4.1994;"Sự ảnh hưởng của môi trường đến tài liệu giấy" của tác giả Lê Nguyên Ngọc đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam

số 3.1996; "Giới thiệu quy trình tu sửa phục chế tài liệu lưu trữ của Nhật Bản" của tác giả Phạm Thị Huệ đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2.1999

Ngoài ra, một số bài viết khác cũng liên quan ít nhiều tới nội dung của luận văn như:

"Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới đất nước" của TS Phan Đình Nham; hoặc bài "Công tác bảo quản ở Viện Nghiên cứu Hán - Nôm và định hướng phát triển công tác bảo quản ở Việt Nam" của tác giả Chu Tuyết Lan in trong Kỷ yếu Hội thảo Bảo quản tài liệu quý hiếm trong hệ thống thư viện công cộng và bài "Giới thiệu một số kinh nghiệm bảo quản

và tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I - Hà Nội" của Lê Nguyên Ngọc tại lớp tập huấn về chuyên đề bảo quản năm 2000

Qua các công trình và các bài viết của các tác giả đi trước, luận văn của chúng tôi có thể tham khảo và kế thừa được khá nhiều ý kiến nhận định, đánh giá, kiến nghị, đề xuất Tuy nhiên các công trình, bài viết trên chỉ giải quyết từng vấn đề cụ thể Chính vì vậy việc nghiên cứu về lĩnh vực bảo quản một cách toàn diện để từ đó đề xuất hệ thống những biện pháp kỹ thuật thích hợp cho việc bảo quản an toàn tài liệu là hết sức cần thiết và đây chính là nhiệm vụ

mà luận văn của chúng tôi tập trung giải quyết

4 Các nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu

Nguồn tư liệu chính phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài, ngoài các công trình, bài viết

đã nêu ở trên, đề tài còn sử dụng những nguồn tài liệu cơ bản sau đây:

- Văn bản của Đảng và Nhà nước về vấn đề bảo tồn di sản văn hoá nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng;

- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước;

- Tạp chí của ngành và các ngành liên quan;

- Báo cáo khảo sát tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

- Các bài công bố giới thiệu tình tình hình tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

- Tài liệu về chuyên đề bảo quản do các tổ chức quốc tế công bố ở dạng các ấn phẩm

Phương pháp nghiên cứu:

Để tiến hành nghiên cứu đề tài, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê Nin

Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi áp dụng phương pháp điều tra, khảo sát để nắm được số lượng cũng như tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Đồng thời chúng tôi cũng áp dụng phương pháp thử nghiệm để kiểm chứng các giải pháp và rút ra kết luận Phương pháp so sánh, đối chiếu, thống kê, mô tả và phân tích tổng hợp cũng được sử dụng để hoàn thành đề tài này

5 Bố cục của luận văn:

Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung chính được chia thành 3 chương:

Chương 1: Tình hình tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Chương này sẽ tập trung trình bày tình hình tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cụ thể là số lượng, thời gian của các nhóm tài liệu, tiềm năng thông tin chứa trong tài liệu, những đặc điểm về giấy, mực và phương pháp chế tác tài liệu Đồng thời cũng trong chương này chúng tôi sẽ trình bày tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Nội dung của chương này giúp người đọc có được cái nhìn tổng quát về thực trạng tài liệu trên mọi phương diện, từ đó thấy được tính cấp bách và sự cần thiết phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu

Chương 2: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Chương này đi sâu nghiên cứu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ bằng giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, trong đó tập trung chủ yếu vào các nguyên nhân hoá học, sinh học, lý học Cũng trong chương này chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu các biện pháp bảo quản tài liệu mà các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã áp dụng, để từ đó có cơ sở đề xuất các biện pháp thích hợp

Chương 3: Các biện pháp kỹ thuật bảo quản và khả năng ứng dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Đây là chương cơ bản của luận văn, trong chương này chúng tôi tập trung trình bày các biện pháp phòng ngừa và biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ, phân tích ưu,

nhược điểm của từng biện pháp và đề xuất khả năng ứng dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Ngoài ra luận văn còn có thêm phần phụ lục để làm rõ thêm những vấn đề đã được trình bày trong các chương trên

Trong quá trình hoàn thành luận văn, chúng tôi gặp không ít khó khăn Nhiều vấn đề của nội dung luận văn liên quan đến các lĩnh vực sinh học, hoá học hoặc các vấn đề kỹ thuật

mà trình độ của bản thân về các lĩnh vực này còn nhiều hạn chế Thêm vào đó nhiều tư liệu bằng tiếng nước ngoài nên việc khai thác tư liệu cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian Đồng thời chúng tôi cũng có một số thuận lợi như bản thân đã có một số năm công tác trực tiếp trong lĩnh vực bảo quản tài liệu nên ít nhiều đã tích luỹ được chút ít kinh nghiệm Đặc biệt là chúng tôi đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ rất tận tình của các thầy cô giáo, của cơ quan và các bạn đồng nghiệp Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới TS Nguyễn Cảnh Đương, người đã tận tình chỉ dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ, hướng dẫn, khuyến khích, động viên của các thầy giáo, cô giáo trong khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học và những người đã tạo điều kiện, giúp đỡ, động viên tôi hoàn thành luận văn này

Chương 1 TÌNH HÌNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quản lý:

Một trong những chức năng quan trọng nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia Để thực hiện chức năng này, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã được thành lập Hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II và III đang bảo quản khoảng 30 km tài liệu có ý nghĩa quốc gia 9, 13 Những tài liệu này rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức Nội dung tài liệu phản ánh mọi mặt hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học kỹ thuật

… thuộc các thời kỳ khác nhau trong lịch sử dân tộc Việt Nam Những hoạt động đó được ghi lại bằng nhiều phương pháp khác nhau, trên những vật mang tin khác nhau, bằng những ngôn ngữ khác nhau Có tài liệu được khắc trên gỗ như tài liệu mộc bản, có tài liệu được viết trên giấy dó như tài liệu châu bản, có tài liệu được in, đánh máy trên giấy công nghiệp, có tài liệu được viết bằng chữ Hán - Nôm, có tài liệu bằng tiếng Pháp, tiếng Anh, có tài liệu bằng tiếng Việt… Những tài liệu này là di sản văn hoá của dân tộc và là một bộ phận của di sản văn hoá thế giới, nó có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội chủ nghĩa

Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế, tài liệu lưu trữ đã góp phần không nhỏ giúp cho việc hoạch định chủ trương, đường lối chiến lược kinh tế, cũng như quy hoạch các vùng kinh tế được sát thực và có cơ sở khoa học

Trên phương diện văn hoá, qua tài liệu lưu trữ chúng ta có thể tìm thấy nhiều nét đặc thù của một nền văn hoá dân tộc được bảo tồn và truyền lại trên nhiều góc độ qua nhiều thời

kỳ lịch sử khác nhau Có thể thấy không những ở nội dung tài liệu mà ngay chính bản thân các vật liệu làm nên tài liệu cũng thể hiện sự phát triển và giao lưu văn hoá của dân tộc Việt Nam với thế giới bên ngoài

Tài liệu lưu trữ phần lớn là bản gốc, bản chính của văn bản, chứa nhiều bí mật quốc gia, vì vậy bất cứ cơ quan nào trong khi thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình đều cần đến tài liệu lưu trữ Những tài liệu này sẽ cung cấp thông tin cần thiết và đáng tin cậy cho việc nghiên cứu tình hình, đề ra các quyết định quản lý một cách chính xác, khoa học Chính vì vậy, ngay

từ khi mới được thành lập các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã trở thành địa chỉ quen thuộc của các nhà nghiên cứu, các cơ quan, tổ chức và mọi người dân

1.1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý:

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, tiền thân là Kho Lưu trữ Trung ương của Đông Dương thuộc Pháp, được thành lập theo Nghị định ngày 26 tháng 12 năm 1918 của Toàn quyền Đông Dương để bảo quản tài liệu của Phủ Toàn quyền Đông Dương, các công sở và cơ quan trực thuộc Phủ Toàn quyền Đông Dương, Phủ Thống sứ Bắc Kỳ và các tỉnh của Bắc Kỳ, các cơ quan tổ chức đã giải thể có giá trị thuần túy về mặt lịch sử 40, 213 - 214 Sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, Kho Lưu trữ này được giao cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý Từ năm

1955, Kho Lưu trữ này lại chịu sự quản lý của Bộ Văn hóa Đến năm 1962 với sự thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng bằng Nghị định số 102/CP ngày 04 tháng 9 năm 1962, Kho Lưu trữ này được bàn giao cho Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng với tên gọi là Kho Lưu trữ Trung ương Năm 1984, khi Nghị định số 34/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước được ban hành, Kho Lưu trữ Trung ương được đổi tên là Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương Ngày 06 tháng 9 năm 1988, thực hiện Quyết định số 223/CT ngày 08 - 8 – 1988 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về các Trung tâm Lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 385/ QĐ - TC đổi tên các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Theo Quyết định này, Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương Hà Nội được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I với nhiệm vụ trực tiếp quản lý các phông lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc thuộc các thời kỳ lịch sử trước và sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 của nước ta

Ngày 10 tháng 6 năm 1995, khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ra Quyết định chuyển giao các phông tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ Dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa từ sau năm 1945 cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản

lý Từ đây Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I chỉ còn quản lý các phông tài liệu lưu trữ thuộc giai đoạn từ năm 1945 về trước

Như vậy trải qua quá trình hình thành và phát triển cũng như quá trình tiếp nhận và bàn giao tài liệu, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đang trực tiếp quản lý khoảng 6000 mét tài liệu có thời gian từ năm 1488 đến năm 1954 9, 28 bao gồm các khối tài liệu chính như sau:

1- Khối tài liệu Hán Nôm: được hình thành dưới các triều đại phong kiến ở Việt Nam

Khối tài liệu này hầu hết được viết bằng chữ Hán và chữ Nôm trên chất liệu giấy dó, phương tiện ghi tin chủ yếu là bút lông và mực tàu Khối tài liệu này gồm các phông và bộ sưu tập sau đây:

- Châu bản triều Nguyễn: gồm 743 tập tài liệu có thời gian từ năm 1802 – 1945 45, 9

;

- Địa bạ triều Nguyễn: gồm 10.044 tập có thời gian từ 1805 – 1837 32, 22 ;

- Nha Kinh lược Bắc kỳ: gồm 3525 tập tài liệu có thời gian từ 1886 – 1897 13, 139 ;

- Huyện Thọ Xương: gồm gần 700 tập tài liệu có thời gian từ 1827 – 1898 36, 113 ;

- Sưu tập tài liệu Hương Khê: gồm 9 tập với thời gian từ năm 1619 – 1858 44, 110 ;

- Sưu tập tài liệu Vĩnh Linh: có thời gian từ năm 1740 – 1932

Đặc biệt trong khối tài liệu bằng chữ Hán Nôm có một văn bản có niên đại từ thế kỷ

XV mà ngành lưu trữ của nước ta còn bảo quản được một bản duy nhất, đó là văn bằng của Bộ Lại cấp cho Phạm Nam vào năm Hồng Đức thứ 19 (1488)

So với bề dày lịch sử tồn tại của chế độ phong kiến Việt Nam thì tài liệu lưu trữ được của thời kỳ này còn lại quá ít, nhưng nội dung tài liệu phản ánh tương đối đầy đủ các mặt hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá, tôn giáo của xã hội phong kiến Việt Nam Do nội dung phong phú nên nhiều tài liệu trong khối này như khối Châu bản đã từng được sử dụng là nguồn sử liệu chính để biên soạn các bộ chính sử lớn như Đại Nam thực lục chính biên, Khâm định Việt

sử thông giám cương mục, Đại Nam liệt truyện…

Không những chỉ chứa đựng tiềm năng thông tin phong phú, khối tài liệu Hán - Nôm còn là nguồn tư liệu để nghiên cứu về thể thức văn bản của Nhà nước phong kiến Việt Nam Ở đây có văn bản do Vua ban hành như Chiếu, Chỉ, Dụ… có văn bản do các Bộ, Viện, Phủ, Nha cũng như các cơ quan hành chính ở Trung ương và địa phương hoặc các cá nhân tạo lập như Tấu, Sớ, Trình, Biểu… Những tài liệu này là nguồn sử liệu chữ viết vô cùng quan trọng để nghiên cứu về lịch sử Việt Nam thời phong kiến, vì vậy nó phải được bảo quản một cách tốt nhất để có thể sử dụng và phát huy tài sản quí báu đó một cách hiệu quả nhất

2- Khối tài liệu tiếng Pháp:

Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của thực dân Pháp ở Đông Dương và Bắc Kỳ từ năm 1858 đến năm 1945 Đây là khối tài liệu lớn nhất trong số tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý với hơn 5000 mét giá 41, 34 Tài liệu được viết, in, đánh máy bằng tiếng Pháp trên nhiều chất liệu giấy khác nhau, trong đó chủ

yếu là giấy công nghiệp Toàn bộ khối tài liệu tiếng Pháp được phân loại thành 2 nhóm: Tài liệu hành chính và tài liệu kỹ thuật

- Tài liệu hành chính: gồm gần 50 phông tài liệu của các cơ quan thuộc bộ máy cai trị

của thực dân Pháp ở Đông dương và Bắc kỳ 27, 15 - 16

Cụ thể là:

Ở cấp Đông Dương: có các phông tài liệu của các cơ quan quản lý hành chính của Đông Dương như: phông Phủ Toàn quyền Đông Dương, phông Đô đốc và Thống đốc phông của các cơ quan chuyên môn như: phông Sở Tài chính Đông Dương, phông Nha Nông lâm Thương mại Đông Dương, phông Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương

Ở cấp kỳ, tỉnh: cũng có các phông của các cơ quan quản lý hành chính như phông Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, phông Toà sứ Bắc Giang, phông Toà sứ Hà Đông, phông Toà sứ Nam Định, phông Toà Đốc lý Hà Nội Phông của các cơ quan chuyên môn như: phông Sở Y tế Bắc Kỳ, phông Sở Học chính Bắc Kỳ, phông Sở Nông nghiệp Bắc Kỳ, phông Tòa Thượng thẩm Hà Nội

Tuy nhiên khối tài liệu này chỉ là một phần trong số tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của chính quyền thực dân Pháp ở Đông Dương, vì theo Thỏa ước giữa Bảo Đại và Cao ủy Pháp Pignon ký ngày 15.6.1950 Pháp đã chuyển phần lớn tài liệu của các cơ quan chung cho 5 xứ Đông Dương về Pháp như phông Toàn quyền Đông Dương, phông Đô đốc và Thống đốc 24, 106-107

- Tài liệu kỹ thuật: gồm tài liệu thiết kế xây dựng của gần 200 công trình kiến trúc

dân dụng, công trình thủy lợi và công trình giao thông Tiêu biểu như công trình Phủ Toàn quyền Đông Dương, công trình Trường đại học Đông Dương, công trình bệnh viện Bạch Mai, công trình Nhà hát thành phố Hà Nội, hệ thống thủy nông Sông Cầu, công trình Đập Đáy, công trình Cầu Long Biên, công trình sân bay Gia Lâm

Là khối tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của thực dân Pháp ở Đông Dương và Bắc Kỳ, những phông tài liệu này phản ánh rất sinh động các mặt của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Việt Nam dưới chế độ thực dân Pháp Chẳng hạn như chính sách cai trị và khai thác thuộc địa của thực dân Pháp; Tình hình phát triển các ngành kinh tế, đặc biệt là nông nghiệp, công nghiệp khai khoáng, giao thông, thương mại; Vấn

đề tuyển dụng và sử dụng cũng như chế độ lương bổng, hưu trí đối với đội ngũ công chức;

Tình hình văn hoá, giáo dục và an ninh xã hội Trong những năm qua khối tài liệu này đã góp phần không nhỏ vào việc biên soạn các tác phẩm lịch sử, khôi phục và phát triển các cơ sở kinh tế của đất nước và đáp ứng giải quyết các nhu cầu quyền lợi chính đáng của công dân

3- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chính quyền thân Pháp ở vùng tạm bị chiếm từ năm 1945 – 1956

Khối tài liệu này gồm 8 phông và sưu tập tài liệu Đó là các phông:

Phông Tòa Thị chính Hà Nội 1947 – 1954

Phông Phủ Thủ hiến Bắc Việt(1948 – 1955)

Phông Sở Thanh tra Lao động Bắc Việt 1949 – 1953

Phông Sở Học chính Bắc Việt

Phông Nha Y tế Bắc Việt 1949 – 1954

Sưu tập tài liệu của Sở Thông tin Tuyên truyền 1947 – 1954

Sưu tập tài liệu Văn phòng Bảo Đại Hà Nội 1948 – 1953

Sưu tập tài liệu Văn phòng Bảo Đại Đà Lạt 1945 – 1956 27, 7

Các phông và sưu tập tài liệu này có số lượng tài liệu không lớn, một phần vì thời gian tồn tại tương đối ngắn, một phần bị thất thoát do di chuyển nhiều lần Phần lớn tài liệu của các phông này chưa được phân loại chỉnh lý, nên khả năng khai thác sử dụng còn hạn chế Tài liệu của các phông này được viết, in, đánh máy bằng cả tiếng Việt và tiếng Pháp trên giấy công nghiệp là chủ yếu

Ngoài các khối tài liệu lưu trữ đã được giới thiệu như trên hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I còn quản lý một khối tư liệu lịch sử gồm sách, báo, tạp chí, công báo xuất bản trước năm 1945 Trong đó đặc biệt có giá trị là khối sách Hán - Nôm với khoảng 600 đầu sách gồm trên dưới 1.400 tập Phần lớn sách được in ấn xuất bản dưới triều Nguyễn Sách Hán - Nôm đề cập đến nhiều lĩnh vực như văn học, lịch sử, chính trị, kinh tế, triết học, giáo dục Trong khối tư liệu này có một số sách đặc biệt quý hiếm như sách do vua chúa sáng tác và được chép tay, các bộ chính sử…14, 202

Bên cạnh đó trong khối sách và tư liệu bằng tiếng Pháp có bộ niên giám Đông Dương Sách này đề cập đến rất nhiều vấn đề liên quan tới các xứ ở Đông Dương như về tổ chức bộ

máy Nhà nước, tổ chức kinh tế, thông tin về nhân sự, địa chí… Những tư liệu này có giá trị bổ trợ rất tích cực cho tài liệu lưu trữ Nó cần được bảo quản và quan tâm chăm sóc như tài liệu lưu trữ

1.1.2 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý:

Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là Kho Lưu trữ Trung ương II đặt tại thành phố Hồ Chí Minh được thành lập bởi Quyết định số 252/BT ngày 29.11.1976 của Bộ trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng trên cơ sở Sở lưu trữ thuộc Phủ Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam 38, hs 361 Khi mới thành lập Kho Lưu trữ Trung ương II có nhiệm vụ “quản lý toàn bộ hồ sơ tài liệu của Nha văn Khố cũ

và của các cơ quan trung ương Mỹ – Ngụy ở Sài Gòn" 38, hs 361

Năm 1985 nhiệm vụ của Kho Lưu trữ Trung ương II được mở rộng hơn khi Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 89/QĐ-TC thành lập Phân kho lưu trữ tài liệu Cách mạng trực thuộc Kho Lưu trữ Trung ương II để thu thập và quản lý khối tài liệu cách mạng của các cơ quan nhà nước và các tổ chức đoàn thể nhân dân xã hội của ta sản sinh

ra trong thời kỳ Pháp xâm lược lần thứ II, thời kỳ Mỹ – Ngụy và các tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc các bộ ngành trung ương hoạt động ở các tỉnh phía Nam (B2 cũ)

Cũng như kho Lưu trữ Trung ương ở Hà Nội, Kho Lưu trữ Trung ương II ở thành phố

Hồ Chí Minh được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II bằng Quyết định số 223/CT ngày 08.8.1988 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng và Quyết định số 385/QĐ - TC ngày 06.9.1988 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước

Theo các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đang quản lý khoảng 15.000 mét tài liệu có thời gian từ năm 1802 đến nay 9, 32 Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý bao gồm các khối như sau:

1- Khối tài liệu tiếng Pháp:

Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của thực dân Pháp ở Trung Kỳ và Nam Kỳ Tài liệu được viết, in, đánh máy bằng tiếng Pháp trên giấy công nghiệp là chủ yếu Khối tài liệu này gồm có 10 phông và bộ sưu tập, trong đó có các phông có giá trị rất lớn như phông Thống đốc Nam Kỳ (1861 – 1945) với 2600 mét giá 50,

16, phông Khâm sứ Trung Kỳ (1874 – 1945) với 200 mét giá 50, 34

Những tài liệu này phản ánh chính sách cai trị thuộc địa của thực dân Pháp cũng như tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội ở Nam Kỳ, Trung Kỳ trong thời gian từ năm 1861 – 1945 Đồng thời khối tài liệu này còn phản ánh tinh thần đấu tranh của đồng bào miền Nam trong sự nghiệp đấu tranh giành độc lập dân tộc, nổi bật là phong trào Nam Kỳ khởi nghĩa, phong trào công nhân tại Nhà máy Ba Son, phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh…

2- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chính quyền tay sai của thực dân Pháp ở Trung Kỳ và Nam Kỳ từ năm 1945 – 1954: Khối tài

liệu này gồm có 6 phông, số lượng tài liệu của từng phông cũng không lớn Phông có số lượng tài liệu lớn nhất trong nhóm phông này là phông Tòa Đại biểu Nam phần (1945 – 1954) với

300 mét giá gồm 41.402 hồ sơ 50, 30, các phông khác chỉ còn lại vài chục mét tài liệu

3- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương của Chính phủ Việt Nam Cộng hòa ở miền Nam Việt Nam và của một số cơ quan Mỹ hoạt động ở miền Nam Việt Nam thời kỳ từ năm 1954 – 1975: Khối tài liệu này

còn được gọi là tài liệu Mỹ – Ngụy Khối tài liệu này có khoảng 40 phông và bộ sưu tập, trong

đó có những phông rất quan trọng như phông Phủ Tổng thống đệ nhất cộng hòa (1954 – 1963), Phủ Tổng thống đệ nhị cộng hòa, Phông Phủ Thủ tướng Việt Nam cộng hòa (1965 – 1975) và các phông của các cơ quan chuyên môn như phông Bộ Nông nghiệp với 106 mét tài liệu, phông Bộ Tài chính (1948 – 1975) với 612 mét tài liệu, phông Bộ Thương mại và tiếp tế với 210 mét tài liệu, phông Bộ Giao thông Công chính (1945 – 1975) với 600 mét tài liệu Bên cạnh đó trong khối phông tài liệu Mỹ – Ngụy còn có phông cơ quan phát triển quốc tế Hoa Kỳ (United States Agency for International Development) với 110 mét tài liệu và một số phông các công ty tư bản 50

Đây là những tài liệu gốc phản ánh rất sinh động và tương đối đầy đủ các mặt của đời sống xã hội như tình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, quân sự, ngoại giao của chế độ Việt Nam cộng hòa Những phông tài liệu này cũng phản ánh rất chân thực tinh thần đấu tranh anh dũng của đồng bào miền Nam trong cuộc đấu tranh thống nhất đất nước

4- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương Cách mạng ở miền Nam Việt Nam từ trước đến nay

Khối tài liệu này còn được gọi là khối tài liệu Cách mạng Hiện tại khối tài liệu này mới có 6 phông, nhưng cùng với thời gian số lượng tài liệu của khối này sẽ liên tục được bổ

sung, vì theo quy định tại Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23.02.2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước tất cả các cơ quan Trung ương đóng trụ sở trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Trị trở vào phía Nam sẽ nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

5- Khối tài liệu khoa học kỹ thuật và bản đồ có ý nghĩa toàn quốc: Hiện tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia II đang quản lý khoảng 12.000 tấm bản đồ Ở đây chủ yếu là các sưu tập bản đồ từ năm 1862 đến 1975 Các bản đồ này được vẽ và in trên nhiều chất liệu như giấy, vải nhưng chủ yếu vẫn là giấy

Ngoài các phông tài liệu đã giới thiệu trên, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đang quản lý một kho tư liệu sách với 17.930 đầu sách, trong đó có nhiều sách Hán – Nôm 9,

33 Đây là nguồn tư liệu quý giá, bổ trợ tích cực cho tài liệu lưu trữ của Trung tâm

Bên cạnh tài liệu bằng giấy, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II còn quản lý một khối tài liệu đặc biệt quý hiếm, đó là tài liệu mộc bản với hơn 55.000 tấm bản khắc của các sách về chính sử triều Nguyễn, văn học triều Nguyễn Đồng thời Trung tâm cũng đang quản lý khối tài liệu phim ảnh ghi âm về thời kỳ Mỹ – Ngụy 9, 32-33 Tuy nhiên những thành phần tài liệu này không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài cho nên chúng tôi không đi sâu khảo sát

về những khối tài liệu này

1.1.3 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý:

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10.6.1995 bằng Quyết định số 118/TCCP–TC của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là cơ quan trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay

Sau khi được thành lập, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và thẩm quyền quản lý tài liệu của mình, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tiếp nhận toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và từ các nguồn nộp lưu

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang trực tiếp quản lý gần 10.000 mét tài liệu của các cơ quan nhà nước, đoàn thể trung ương và các cá nhân tiêu biểu 9, 34 Cùng với thời gian số lượng tài liệu này liên tục tăng lên, do các cơ quan nộp lưu theo quy định của nhà nước Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm các khối tài liệu chính như sau:

1- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Trung ương thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam:

Khối tài liệu này hiện có gần 150 phông Cùng với thời gian khối tài liệu này liên tục được bổ sung từ các nguồn nộp lưu theo thời hạn do Nhà nước quy định Đây là tài liệu do các

cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế, xã hội sản sinh ra, trong đó có nhiều phông rất quan trọng, có ý nghĩa về nhiều mặt như phông Phủ Thủ Tướng (1945 – 1985) với 240 mét tài liêu, phông Quốc hội (1945 – 1990) với 105 mét tài liệu, phông Bộ Nội Vụ (1945 – 1970) với

96 mét tài liệu, phông Bộ Lao động (1946 - 1970) với 36 mét tài liệu, phông Ủy ban Kế hoạch Nhà nước (1955 - 1990) với 360 mét tài liệu, phông Bộ Giáo dục (1945 – 1981) với 48 mét tài liệu

Hiện nay các phông này đã được chỉnh lý ở nhiều mức độ hoàn chỉnh khác nhau, có thể phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng vào các mục đích nghiên cứu lịch sử cũng như nghiên cứu đề xuất các chính sách hiện hành của Đảng và Nhà nước và phục vụ các nhu cầu quyền lợi hợp pháp của công dân Trong khối tài liệu này có thể nghiên cứu về chủ trương, đường lối, chính sách lớn của Đảng, nhà nước như cải cách ruộng đất, khôi phục và phát triển nền kinh tế, xoá nạn mù chữ, phát triển nền giáo dục cũng như các chính sách xã hội ưu việt của Nhà nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa Được hình thành từ sau năm 1945 đến nay, tài liệu này được tạo lập bằng rất nhiều loại giấy, mực Từ năm 1945 – 1954 tài liệu chủ yếu được viết, in, đánh máy trên giấy dó và các loại giấy sản xuất bằng phương pháp thủ công Sau năm

1960 tài liệu chủ yếu được đánh máy, in trên giấy công nghiệp nhập từ Liên Xô, Trung Quốc

Và sau những năm 1975 tài liệu được tạo lập bằng giấy do Việt Nam sản xuất như giấy Bãi Bằng, giấy Đồng Nai v.v Khối tài liệu này không những phản ánh sinh động các mặt của đời sống xã hội mà bản thân tài liệu còn phản ánh phần nào trình độ kỹ thuật, công nghệ của đất nước ta

2- Khối tài liệu của UBHC các Khu, Liên khu và các cơ quan chuyên môn trực thuộc:

Khối tài liệu này hiện có 73 phông với hơn 400 mét tài liệu có thời gian từ năm 1948 –

1975 Đây là khối tài liệu do các cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương sản sinh ra trong một giai đoạn lịch sử nhất định Nó có giá trị nghiên cứu lịch sử cũng như phong tục tập quán, đời sống văn hóa tinh thần và các mặt của đời sống xã hội của các dân tộc trên đất Việt Nam Hiện

nay thực hiện chủ trương giữ gìn và phát huy bản sắc văn hoá dân tộc thì những phông tài liệu này là nguồn thông tin vô cùng phong phú và quan trọng Trong những phông tài liệu này, ngoài tiếng Việt là ngôn ngữ chủ yếu được sử dụng để tạo lập văn bản, một số ngôn ngữ của các dân tộc thiểu số cũng được sử dụng trong nhiều văn bản, đặc biệt là trong các thư, đơn, báo cáo của các cá nhân

3- Khối tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ:

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang quản lý trên 50 phông tài liệu của các

cá nhân, gia đình, dòng họ Trong đó có nhiều cá nhân có những đóng góp to lớn trên các lĩnh vực văn học nghệ thuật, văn hóa, chính trị như: nhà văn Hoàng Ngọc Phách, Sơn Tùng, Vũ Ngọc Phan, nhà thơ Huy Cận, Xuân Diệu, Tế Hanh, Lưu Trọng Lư, nhạc sỹ Văn Cao, Văn

Ký, Nguyễn Đình Phúc, nhà phê bình văn học Hoài Thanh, nhà sử học Trần Văn Giáp, nhà hoạt động xã hội Đặng Việt Châu v.v Về số lượng, khối tài liệu này hiện nay chỉ có gần 70 mét, nhưng đó là các trang bản thảo của các tác phẩm và đầu sách có giá trị cùng nhiều tài liệu, tư liệu quý phản ánh cuộc đời và sự nghiệp sáng tạo nghệ thuật của các cá nhân Trong khối tài liệu này có những bản thảo các tác phẩm rất đáng được trân trọng như bản thảo tiểu thuyết "Búp sen xanh", bản thảo kịch bản "Hẹn gặp lại Bến Nhà Rồng" của nhà văn Sơn Tùng viết về tuổi trẻ của Bác Hồ và chặng đường đầu tiên ra đi tìm đường cứu nước của Người, hoặc bản tổng phổ bài "Tiến quân ca" của nhạc sĩ Văn Cao đã được chọn làm Quốc ca Việt Nam từ năm 1946 Trong khối tài liệu này có những tài liệu đặc biệt quí hiếm, nó góp phần làm phong phú thêm thành phần tài liệu của phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam như Sắc phong của dòng họ Đường, gia phả của dòng họ Đỗ Về phương pháp chế tác tài liệu này cũng rất phong phú, đa số tài liệu là các bản thảo viết tay bằng bút máy, bút bi, bút chì bên cạnh đó có những tài liệu là các bản in, bản vẽ phác thảo v.v

4- Khối tài liệu khoa học kỹ thuật:

Khối tài liệu này là tài liệu khảo sát, thiết kế, thi công của trên 50 công trình trọng điểm có ý nghĩa quốc gia Về số lượng, hiện nay số tài liệu đã lên tới gần 1500 mét và khả năng bổ sung của khối tài liệu này là rất lớn Trong số những tài liệu đã được nộp lưu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải kể đến các công trình tiêu biểu của đất nước như công trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, công trình nhà máy thủy điện Hòa Bình, công trình nhà máy nhiệt điện Phả Lại, công trình cầu Thăng Long, cầu Chương Dương, cầu Bến Thủy, cầu Sông Gianh, công trình đường dây Bắc – Nam 500KV Cũng trong khối tài liệu khoa học kỹ

thuật do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý còn có khối tài liệu địa giới hành chính từ cấp

xã (phường) đến cấp tỉnh (thành phố) trực thuộc trung ương của 61 tỉnh, thành phố trong cả nước Những tài liệu này không chỉ có ý nghĩa lịch sử mà còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III liên tục phục vụ các tài liệu này cho nhu cầu sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, mở rộng các công trình

Bên cạnh 4 khối tài liệu nêu trên, hiện tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn quản lý một khối tư liệu gồm sách, báo, công báo, tạp chí … để bổ trợ cho tài liệu lưu trữ

Ngoài các khối tài liệu và tư liệu đã được giới thiệu ở trên, hiện tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn quản lý một khối lượng tương đối lớn tài liệu phim, ảnh, ghi âm Đây là những loại hình tài liệu được chế tác trên các vật mang tin khác không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài nên chúng tôi không đi sâu giới thiệu

Qua phần trình bày trên có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chứa tiềm năng thông tin vô cùng phong phú Những tài liệu này

có ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và đối với mỗi công dân nói riêng, vì vậy

nó phải được bảo quản một cách tốt nhất để phục vụ cho mọi nhu cầu của xã hội

1.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia:

Trải qua bao thăng trầm của lịch sử, bao khắc nghiệt của thời gian, đến nay các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chỉ còn lưu trữ được gần 30.000 mét tài liệu có ý nghĩa toàn quốc thuộc các thời kỳ lịch sử khác nhau Đến nay nhiều tài liệu trong khối di sản nhỏ bé này đã không thể chống chọi lại sự tàn phá của thời gian và đang ở trạng thái hư hỏng rất đáng lo ngại Những số liệu sau đây sẽ thể hiện thực trạng hư hỏng tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

1.2.1 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I:

- Khối tài liệu cổ nhất được các nhà nghiên cứu lịch sử Việt Nam thời phong kiến trong và ngoài nước quan tâm hàng đầu là khối tài liệu Hán –Nôm Như đã trình bày ở phần trước khối tài liệu này hầu hết được viết bằng chữ Hán và chữ Nôm trên chất liệu giấy dó Tuỳ thuộc vào nội dung và tầm quan trọng của văn bản mà người ta sử dụng những loại giấy dó khác nhau để viết văn bản Có văn bản được viết trên giấy dó thường, có văn bản được viết

trên giấy dó chất lượng cao có phủ nhũ vàng nhũ bạc và vẽ các hoa văn, hoạ tiết Phương tiện

để viết văn bản là bút lông Mực được sử dụng chủ yếu là mực tàu, là loại mực có độ bền cao

và không làm ảnh hưởng tới độ bền của giấy

Tài liệu Hán - Nôm đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã được phân loại

và đóng thành từng tập theo thời gian, mỗi tập bao gồm hàng trăm văn bản, có độ dày từ 100 đến 500 trang Về tình trạng vật lý của tài liệu, tuy đã qua vài trăm năm nhưng đến nay nhiều tài liệu vẫn ở tình trạng tương đối tốt Tuy nhiên trong số này, nhiều tài liệu đã bị hư hỏng ở các mức độ khác nhau Cụ thể là khối Châu bản triều Nguyễn về số lượng hiện nay có 743 tập,

số liệu này theo đánh giá của nhà nghiên cứu Trần Kính Hoà chỉ bằng 1/5 ngày trước Tình trạng vật lý của khối tài liệu này, kết quả kiểm tra vào năm 1993 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I xác định:

- Tài liệu còn ở tình trạng vật lý tốt có 9,22%

- Tài liệu bị mốc nhẹ chiếm 40,92%

- Tài liệu bị mục, dính bết nhẹ chiếm 9,77%

- Tài liệu bị đóng thành cục, dính bết nặng chỉ đụng nhẹ là có thể bị nát vụn chiếm 5,29% 45, 9

Cho đến thời điểm hiện nay (năm 2003) tình trạng trên đã được cải thiện khá nhiều: trên 500 tập tài liệu hư hỏng đã được bóc tách, bồi nền và và đưa vào bảo hiểm trên đĩa CD-ROM, tuy nhiên vẫn còn 40 tập tài liệu bị dính bết nặng chưa xử lý được

Khối tài liệu địa bạ triều Nguyễn tuy mức độ hư hỏng chưa nặng như khối Châu bản, nhưng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã lựa chọn trên 2000 tập trong số hơn 10000 tập của khối này để tu bổ bằng biện pháp bồi nền 1 mặt

- Khối tài liệu tiếng Pháp được sản sinh vào khoảng thời gian từ 1840 - 1945 Phần lớn tài liệu được in, đánh máy trên giấy công nghiệp, chỉ một số ít tài liệu được viết in trên giấy dó

và các loại giấy khác Do bản chất của giấy công nghiệp là bị lão hoá nhanh cùng với thời gian, nên đến nay phần lớn tài liệu tiếng Pháp đã bị giòn, ố vàng Thêm vào đó mực được dùng để in, đánh máy tài liệu này cũng là loại mực có chứa a xít, nên nhiều tài liệu đã bị rách thủng ở chính phần có nét chữ, đặc biệt là những tài liệu được đánh máy bằng máy cơ thì phần rách thủng càng trầm trọng hơn Năm 1999 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tiến hành khảo sát tình trạng vật lý của 6 phông trong khối tài liệu này, cụ thể là các phông Toàn quyền Đông

Dương, Thống sứ Bắc Kỳ, Tòa sứ Hà Đông, Tòa sứ Nam Định, Tòa thị chính Hà Nội và Sở Địa dư Đông Dương Theo báo cáo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I về kết quả khảo sát cho thấy tình trạng vật lý của tài liệu hành chính tiếng Pháp như sau:

- Tài liệu bị rách, thủng chiếm 1%

- Tài liệu bị giòn, gẫy, rách mép chiếm 2%

- Tài liệu bị mốc chiếm 43%

- Tài liệu bị axít chiếm 95% [49, 3]

Như vậy gần như toàn bộ tài liệu tiếng Pháp đã bị axít, trong đó tài liệu có độ PH thấp nhất là 4,5 và cao nhất là 5,4

Đối với khối tài liệu bản đồ tình trạng vật lý còn đáng báo động hơn, kết quả khảo sát cho thấy:

- Tài liệu bị rách chiếm 37%

- Tài liệu bị giòn, gẫy chiếm 20 %

- Tài liệu bị mốc chiếm 43%

- Tài liệu bị axít chiếm 100% [49, 4]

Nhiều tấm bản đồ bị axít ở mức rất nặng, tài liệu đã ngả màu vàng Kết quả đo độ PH cho thấy tài liệu có độ PH thấp nhất là 3,9 và cao nhất là 6,3 [49,13]

Qua kết quả khảo sát trên cho thấy vấn đề khử nấm mốc và khử axít cho tài liệu là rất cấp bách để ngăn chặn sự tiếp tục hư hỏng của tài liệu Đồng thời việc tu bổ, sửa chữa những tài liệu bị rách là việc cần thực hiện để duy trì tình trạng vật lý của tài liệu

1.2.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý có thời gian từ nửa sau thế kỷ XIX (1862) đến nay Phần lớn tài liệu là giấy công nghiệp nên tình trạng tài liệu bị axít là không tránh khỏi Kết quả khảo sát cho thấy đa số tài liệu có độ PH từ 4,0 - 4,5, chỉ có khoảng 1/3 số tài liệu được khảo sát có độ PH từ 5,0 - 5,7 [51, 1+3]

Do đặc điểm khí hậu ở Thành phố Hồ Chí Minh, nơi bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tương đối khô nên nấm mốc ít phát triển, vì vậy số lượng tài liệu bị nhiễm

nấm mốc ở đây không nhiều Nhưng kho bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

là kho áp dụng chế độ thông gió tự nhiên, nên việc khống chế nhiệt độ còn nhiều hạn chế Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quanh năm bảo quản trong môi trường nhiệt độ cao hơn nhiệt độ tối ưu cho tài liêu, do vậy tài liệu bị giòn và ôxy hóa ở mức độ cao Cụ thể là phông Thống đốc Nam Kỳ có 2600 mét tài liệu, trong đó 1/3 số tài liệu của phông đã bị mục nát, giòn rách 50, 16 Phông Bộ Thương mại và tiếp tế có 210 mét tài liệu, trong đó 30% tài liệu của phông đã bị rách 50, 95 Một số phông tài liệu tiếng Pháp toàn bộ tài liệu đã bị giòn,

ố vàng, lão hóa ở mức nghiêm trọng như phông Đặc nhượng công sản, phông conseil Prive

50, 24-25 phông Tòa Khâm sứ Trung Kỳ, phông Trung nguyên trung phần 50, 30-35, hoặc Sưu tập Nghị định…50, 29

Riêng các phông tài liệu thời kỳ Mỹ-Ngụy đến nay tình trạng vật lý còn tương đối tốt Tuy vậy nhiều tài liệu cũng đã bị rách và đã được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đưa vào kế hoạch tu bổ phục chế trong "Đề án nâng chống nguy cơ huỷ hoại, bảo quản an toàn và tổ chức

sử dụng có hiệu quả một số khối phông và tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" giai đoạn 1999-2003

Như vậy có thể khẳng định rằng "căn bệnh" điển hình của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là tài liệu bị a xít ở các mức độ khác nhau mà các biểu hiện như tài liệu bị vàng, giòn là hậu quả của a xít gây ra cho tài liệu

1.2.3 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản tài liệu từ năm 1945 trở lại đây Về chất liệu giấy làm nên tài liệu và tình trạng vật lý của tài liệu có thể khái quát bằng những điểm chính sau đây:

Tài liệu từ năm 1945 - 1954 chủ yếu được làm từ giấy dó và các loại giấy sản xuất

bằng phương pháp thủ công khác như giấy giang, giấy nứa Bên cạnh đó một số tài liệu của các cơ quan Trung ương sản sinh ra được tạo lập từ một số loại giấy sản xuất bằng phương pháp công nghiệp nhập từ Trung Quốc hoặc Liên Xô (cũ) Bản chất của giấy dó là bền và không bị axít, nhưng do trong chiến tranh tài liệu phải đưa đi sơ tán bảo quản trong hang núi

độ ẩm luôn quá cao nên tài liệu bị ngấm ẩm và hiện nay ở tình trạng vật lý rất yếu Nhiều tài liệu đã từng bị nhiễm nấm mốc nên bị mủn, rất dễ vụn nát hoặc đã bị dính bết ở dạng nhẹ

Năm 1999 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tiến hành khảo sát tình trạng vật lý của một số phông tài liệu và kết quả là:

- Tình trạng tài liệu bị ố, dính bết, mủn do đã từng bị nhiễm nấm mốc: phông Quốc hội

có 22,47%; phông UBKCHC Nam Bộ 15 - 20%; phông PTT có 25% - 30%, phông Bộ Nội Vụ

Tài liệu sau năm 1954 - 1970: Tài liệu ở giai đoạn này có nguồn gốc từ nhiều loại giấy

khác nhau như giấy dó, giây in rônêô, giấy pơluya Do bản chất của giấy công nghiệp là dễ bị ôxy hóa, lại được chế tác bằng phương pháp đánh máy chữ và in rônêô là chủ yếu nên nhiều tài liệu bị axít nặng hoặc mực ăn mòn thủng nét chữ Kết quả khảo sát cho thấy khoảng 90 - 95% tài liệu ở giai đoạn này bị nhiễm axít, đa số tài liệu có độ PH từ 5,6 - 6,7, có tài liệu của phông Bộ Lao động độ PH chỉ đạt 4,78 Ngoài ra tài liệu còn bị rách góc do ghim kẹp bằng kim loại làm ố gỉ

Tài liệu sau năm 1970: nhìn chung tình trạng vật lý của tài liệu ở giai đoạn này còn

tương đối tốt Tuy nhiên một số tài liệu cũng bị giòn và ố vàng Độ PH của tài liệu ở giai đoạn này đo được từ 5,8 – 7,5 Cá biệt có tài liệu của phông Ủy ban khoa học Nhà nước độ PH của tài liệu chỉ đạt 3,65 Một số tài liệu có hiện tượng đã từng bị nấm mốc nhẹ, đặc biệt những tài liệu KHKT ở dạng sao in ánh sáng có dấu hiệu bị nhiễm nấm mốc nhiều hơn tài liệu hành chính

1.2.4 Nhận xét chung về tình trạng vật lý của tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Qua những số liệu trên có thể khái quát tình trạng hư hỏng của tài liệu lưu trữ đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thành các dạng điển hình như sau:

Thứ nhất, tài liệu bị a xít, đây là dạng hư hỏng phổ biến nhất của tài liệu ở cả ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Thứ hai, tài liệu bị rách thủng ở nhiều mức độ khác nhau

Thứ ba, tài liệu bị ố, mốc, dính bết

Thứ tư, tài liệu bị mờ chữ, nhoè mực đặc biệt là những bản viết tay

Kết quả khảo sát trên cho thấy mỗi một quốc gia, mỗi một dân tộc trên thế giới trên bước đường phát triển của mình đều để lại những di sản văn hóa của mình Dân tộc Việt Nam, qua mấy nghìn năm dựng nước và giữ nước, các thế hệ ông cha ta đã lưu giữ được một khối lượng tài liệu lưu trữ rất phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại, có tài liệu được khắc,

in trên gỗ, đá, có tài liệu được viết trên lá cây, có tài liệu được viết trên vải lụa, nhưng đa phần tài liệu được tạo lập trên giấy Về ngôn ngữ, có tài liệu bằng chữ Hán – Nôm, có tài liệu bằng tiếng Pháp, có tài liệu bằng tiếng Anh, có tài liệu bằng tiếng Việt Tất cả những tài liệu này là những bằng chứng cụ thể, sống động, minh chứng cho từng sự kiện ở từng thời điểm Đây là nguồn sử liệu đáng tin cậy nhất Vai trò to lớn của tài liệu lưu trữ đã được khẳng định trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” 37, 34

Nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ và ý thức được trọng trách của mình là giữ gìn khối di sản chữ viết cho muôn đời sau nên các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia dưới sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã áp dụng mọi biện pháp nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Quốc gia

Tuy nhiên đến nay qua thời gian tồn tại từ vài chục năm đến vài trăm năm, nhiều tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã bị huỷ hoại ở nhiều mức độ khác nhau

Để có thể đề xuất các biện pháp thích hợp cho việc bảo quản an toàn tài liệu, không những phải có sự khảo sát toàn diện các khối tài liệu, mà còn phải điều tra, tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hại tài liệu và thực trạng công tác bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Đây là vấn đề sẽ được trình bày chi tiết trong chương tiếp theo

Chương 2 CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

2.1 Khái niệm về công tác bảo quản:

Trong cuốn "Công tác lưu trữ Việt Nam" khái niệm "bảo quản" được xác định là "toàn

bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ" 22, 232 Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam thuật ngữ "bảo quản" được định nghĩa như sau: "bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ" 8, 12

Phân tích thuật ngữ này và khảo sát thực tế công tác bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ở nước ta cho thấy công tác bảo quản được hiểu thiên về mặt kỹ thuật nhằm đảm bảo sự toàn vẹn tình trạng vật lý của tài liệu khi tài liệu đã được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ Nói một cách khác khi tài liệu chưa được nộp vào lưu trữ, số phận của chúng chưa được quan tâm Chính vì vậy trên thực tế nhiều khi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ở nước ta phải tiếp nhận những tài liệu trong tình trạng vật lý rất kém

Trên đây là cách hiểu truyền thống Ngày nay với quan điểm toàn diện, khái niệm công tác bảo quản được mở rộng hơn Theo đó công tác bảo quản bao gồm cả các biện pháp vượt ra ngoài phạm vi kho lưu trữ, tức là thực hiện các biện pháp bảo quản tích cực, chủ động trước khi tài liệu được nộp vào lưu trữ

Đã đến lúc chúng ta cần phải mở rộng quan niệm về công tác bảo quản Có như vậy mới có ý thức quan tâm thực hiện các biện pháp bảo quản cho tài liệu ngay từ khâu văn thư, mới khắc phục được việc thụ động tiếp nhận những tài liệu có tình trạng vật lý kém đưa vào lưu trữ Tình trạng vật lý kém cùng với các nguyên nhân khác sẽ làm cho công tác bảo quản tài liệu đã khó khăn lại càng khó khăn hơn Dưới đây xin trình bày sâu hơn về các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ

2.2 Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ bằng giấy nói riêng có thể bị hư hại do nhiều nguyên nhân khác nhau, có khi do tự bản thân tài liệu, có khi là do môi trường bên ngoài

gây ra Qua khảo sát, phân tích có thể phân loại các nguyên nhân (yếu tố) gây hư hại tài liệu lưu trữ thành 4 nhóm chính như sau:

- Nguyên nhân do vật mang tin và phương pháp chế tác tài liệu

- Nguyên nhân do môi trường tự nhiên

- Nguyên nhân do sinh vật gây hại

- Nguyên nhân do con người

Việc phân loại ra các nhóm yếu tố gây hại nhằm thấy rõ phương thức tác động và hậu quả của từng nhóm Tuy nhiên trong thực tế các nhóm yếu tố cùng tác động và có quan hệ qua lại lẫn nhau Việc khắc phục nhóm yếu tố gây hại này có thể có tác dụng hạn chế cả đến nhóm yếu tố khác Bên cạnh đó đôi khi các nhóm yếu tố gây hại khác nhau lại gây ra cùng một dạng

hư hỏng cho tài liệu, hoặc có khi cùng một nguyên nhân lại gây ra nhiều dạng hư hỏng khác nhau

Để có những biện pháp phòng ngừa sự hư hại, xuống cấp của tài liệu một cách thích hợp và hiệu quả cần hiểu rõ phương thức tác động của từng nguyên nhân gây hại tài liệu

2.2.1 Nguyên nhân do vật mang tin và phương pháp chế tác tài liệu:

2.2.1.1 Giấy:

Trong lịch sử văn minh nhân loại, thông tin được ghi chép trên rất nhiều loại vật mang tin từ gỗ, đá, vải, phim, băng, đĩa nhưng cho đến nay giấy là phương tiện mang tin phổ biến nhất trong lưu trữ và sẽ tiếp tục là như vậy trong tương lai gần Giấy được chế tạo từ các xơ sợi thực vật Về nguyên tắc tất cả những sợi thực vật chứa cenllulo đều có thể dùng để chế tạo giấy, nhưng độ bền, dai của giấy phụ thuộc chủ yếu vào tỉ lệ cenllulo chứa trong nguyên liệu

đó Ở nước ta nguyên liệu để sản xuất giấy rất đa dạng và phong phú, do đó giấy được dùng để làm tài liệu cũng có nhiều loại khác nhau Hiện nay ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tài liệu lưu trữ thường được viết, in trên các loại giấy chủ yếu sau đây:

- Giấy dó: giấy dó được sản xuất bằng phương pháp thủ công từ nguyên liệu chính là sợi cây dó thuộc họ trầm và một số chất phụ gia như nhựa cây mó, nước vôi Đặc tính cơ bản của giấy dó là sợi giấy dài, tỉ lệ chất xenllulô trong giấy cao lại được sản xuất bằng phương pháp thủ công nên sợi giấy dài, do đó giấy có độ bền xé cao Mặt khác trong quá trình sản xuất giấy dó, người ta có sử dụng nước vôi, về nguyên tắc nước vôi đã được rửa sạch, nhưng dù sao

vẫn còn dư lượng kiềm trong sợi giấy, do vậy bản chất của giấy dó là có tính kiềm hoặc trung tính Bên cạnh đặc tính trên, giấy dó là loại giấy dễ thấm nước và khi gặp độ ẩm cao thường bị dính bết hoặc vón cục

Trong thực tế, tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I toàn bộ tài liệu Hán - Nôm được viết trên giấy dó, khối tài liệu tiếng Pháp chỉ một phần rất nhỏ tài liệu được viết trên giấy này Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, phần lớn tài liệu thuộc giai đoạn 1945 - 1954 được viết trên giấy dó và các loại giấy khác được sản xuất bằng phương pháp thủ công, giấy công nghiệp chỉ chiếm số lượng không đáng kể Những giai đoạn sau này tài liệu bằng giấy dó ngày càng ít đi

và tài liệu bằng giấy công nghiệp ngày càng phổ biến hơn

- Giấy công nghiệp: (còn gọi là giấy phương tây)

Giấy này được sản xuất theo phương pháp công nghiệp bằng máy móc Giấy này lần đầu tiên được sản xuất ở Châu Âu từ giữa thế kỷ 19 Khi thực dân Pháp xâm lược nước ta giấy này được Pháp đưa vào sử dụng, do đó gần như toàn bộ tài liệu tiếng Pháp ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II được in ấn, đánh máy trên giấy công nghiệp Sau này do ngành công nghiệp giấy và in ấn phát triển nên giấy dó ngày càng ít được sử dụng

và tài liệu trên giấy công nghiệp ngày càng phổ biến Thành phần chủ yếu của giấy công nghiệp là cenllulô được tinh chế từ bột gỗ Đặc điểm của bột gỗ là sợi cenllulô ngắn, lượng xenllulô chiếm khoảng 45%, hemicellulo chiếm 20 - 25%, trong khi đó lượng lignin chiếm 25

- 30% trong thành phần bột gỗ Lignin là chất axít hữu cơ tổng hợp, nó bao quanh sợi cellulo, rất dễ bị ôxy hóa và là kẻ thù chính làm cho giấy bị axít nếu nó không được loại trừ trong quá trình sản xuất giấy Mặt khác để làm tăng độ bóng và hạ thấp độ thấm nước của giấy, trong quá trình sản xuất giấy người ta còn sử dụng chất tẩy như clo và một số chất các phụ gia khác như phèn, sunphát nhôm Nếu chất này không được loại bỏ hết nó sẽ làm cho giấy bị axít khi tiếp xúc với hơi nước trong không khí và nhanh bị yếu đi

Với thời gian tất cả các loại giấy đều bị lão hóa Quá trình lão hóa của giấy là một quá trình không có chiều đảo ngược Bản chất của quá trình lão hóa giấy chính là quá trình biến đổi lý, hóa học, trong đó quá trình biến đổi hóa học là chủ yếu Do bản chất giấy là một vật liệu cấu tạo chủ yếu bằng các mạch xenllulô Dưới tác động tổng hợp của các yếu tố bên trong (cấu tạo của giấy) và bên ngoài (môi trường khí hậu) làm cho các mạch cellulô bị phá vỡ tạo

ra ngày càng nhiều các mảnh phân tử cellulo ngắn hơn, do đó giấy ngày càng bị yếu đi Quá

trình biến đổi hoá học càng về sau càng diễn ra nhanh hơn vì thế giấy cũng bị lão hoá ngày càng trầm trọng hơn

2.2.1.2 Mực:

Mực là chất lỏng hoặc sáp được sử dụng để viết, in văn bản với sự trợ giúp của các công cụ và phương tiện kỹ thuật phù hợp Để tạo ra văn bản người ta dùng nhiều loại mực khác nhau như mực in, mực viết, mực vẽ, nhưng trong lĩnh vực bảo quản người ta chỉ phân biệt mực bền và mực không bền Thành phần chủ yếu của mực gồm chất màu, dung môi (dầu, nước) và chất kết dính (gelantin) Ngoài ra trong mực còn có các chất chống nhòe, chống mốc, chất thấm hút làm cho nét mực nhanh khô Độ bền của chữ và các đường nét trên tài liệu phụ thuộc chủ yếu vào chất liệu của loại mực được sử dụng Chẳng hạn mực tàu (mực nho) có thành phần chủ yếu là cácbon nguyên chất nên rất bền vững, khó bị ánh sáng phá huỷ làm mất màu Trong khi đó những loaị mực khác được làm từ phẩm màu hữu cơ thường rất dễ bạc màu, làm cho chữ và các đường nét bị mờ Trong một số loại mực, đặc biệt là mực galic sắt có chứa hàm lượng axít cao làm cho giấy bị xuống cấp rất nhanh Dấu hiệu của sự tàn phá của mực trên nền giấy có thể nhận biết rất rõ ràng: ở những vùng có nét chữ giấy bị ngả màu nâu, sau đó bị cháy đen lại, giấy bị giòn, vụn và bong tróc ra từng mảng Bên cạnh đó trong quá trình in sao, nhân bản tài liệu người ta còn dùng các phương tiện máy móc nên độ bền của tài liệu còn phụ thuộc vào phương pháp tác động của máy móc để gắn mực lên giấy, mực càng bám chặt vào sợi giấy thì nét chữ càng bền Tuy đã rất nhiều công trình nghiên cứu về tác hại của mực gây ra đối với giấy, nhưng vẫn chưa có một phương án hoàn hảo để ngăn chặn và khắc phục những hư hại của tài liệu do mực gây ra Như vậy có thể khẳng định rằng dù được bảo quản trong điều kiện tối ưu đến đâu tài liệu cũng vẫn bị lão hoá cùng với thời gian và quá trình lão hoá của tài liệu là một quá trình tất yếu, không có chiều đảo ngược

2.2.2 Nguyên nhân do môi trường:

2.2.2.1 Những vấn đề chung về khí hậu nước ta:

Trong công tác bảo quản tài liệu, điều kiện địa lý, khí hậu có ảnh hưởng rất lớn tới tuổi thọ của tài liệu Nước ta nằm ở vùng nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm quanh năm khá cao, lượng bức xạ mặt trời rất lớn Trong một năm nước ta có 200 - 240 ngày nhiệt đới (đó là những ngày có 12 giờ nhiệt độ từ 20oc trở lên và độ ẩm trung bình là 80%) Lượng mưa trung

bình hàng năm ở nước ta khoảng 2000mm, số ngày mưa trung bình trong một năm là 134 ngày

7, 24

Khí hậu nước ta phân thành 2 mùa rõ rệt: mùa đông lạnh và khô với gió mùa đông bắc, mùa hạ nóng ẩm với gió mùa Tây nam Do ảnh hưởng của gió mùa, lại thêm địa hình phức tạp nên khí hậu nước ta có nhiều tiểu vùng khí hậu rất khác nhau

Ở miền Bắc thời tiết trong một năm chia làm 2 mùa rõ rệt, mùa đông thường khô và lạnh So với các vùng khác mùa đông ở miền Bắc thường đến sớm và kết thúc muộn hơn Nhiệt độ chênh lệch giữa 2 mùa khá lớn, tháng nóng nhất (tháng 6) nhiệt độ trung bình ở Hà Nội là 29,6oc, tháng lạnh nhất (tháng 1) nhiệt độ trung bình ở Hà Nội là 17,7oc Trong một ngày đêm, biên độ dao động của nhiệt độ cũng rất lớn, có ngày nhiệt độ lúc cao nhất là 37,1o

c, lúc thấp nhất là 26,3oc Độ ẩm trung bình các tháng trong năm dao động từ 78% - 85%, trong

đó có ngày độ ẩm trung bình xuống tới 53% và có ngày lên tới 94% 47

Ở miền Nam khí hậu ổn định hơn so với miền Bắc, tuy nhiên nó cũng mang đầy đủ những tính chất chung của khí hậu nhiệt đới gió mùa điển hình Sự chênh lệch nhiệt độ tại Thành phố Hồ Chí Minh giữa tháng nóng nhất (28,4oc) và tháng lạnh nhất (24,3o

c) là không lớn Biên độ dao động của nhiệt độ trong 1 ngày đêm cũng nhỏ hơn ở miền Bắc, ví dụ có ngày nhiệt độ lúc thấp nhất là 22,5oc và lúc cao nhất là 31,7oc, tuy nhiên cũng có ngày nhiệt độ dao động từ 24,4oc đến 38oc Độ ẩm không khí trung bình các tháng trong năm dao động từ 70% - 89%, trong đó ngày có độ ẩm trung bình thấp nhất là 60% và ngày có độ ẩm trung bình cao nhất là 97%

Bảng số liệu sau đây chỉ rõ sự khác nhau của khí hậu ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh trong năm 2002 47

2.2.2.2 Ảnh hưởng của các yếu tố trong môi trường tới độ bền của tài liệu lưu trữ: Nhiệt độ và độ ẩm:

Nhiệt độ và độ ẩm là 2 yếu tố ảnh hưởng quyết định tới tuổi thọ của tài liệu Tuy rằng hiện nay các nước trên thế giới chưa thống nhất chế độ nhiệt độ, độ ẩm tối ưu cho việc bảo quản tài liệu bằng giấy Nhưng nhìn chung các nước đều đã đề xuất và áp dụng bảo quản tài liệu bằng giấy ở nhiệt độ từ 15o

c - 25oc và độ ẩm từ 50% - 65% (Phụ lục số 1)

Nhiệt độ cao làm cho giấy bị mất nước, trở nên khô giòn, dễ vụn nát Mặt khác nhiệt

độ cao còn thúc đẩy các phản ứng hóa học trong giấy sảy ra nhanh hơn làm cho quá trình ôxy hóa giấy diễn ra nhanh hơn Các chuyên gia về bảo quản đã khảo sát và kết luận cứ nhiệt độ tăng 10oc thì các phản ứng hóa học trong thành phần của giấy tăng lên gấp đôi và độ bền của tài liệu bị giảm đi một nửa [60, 26]

Độ ẩm còn quyết định tới độ bền của tài liệu hơn cả nhiệt độ Độ ẩm quá cao hoặc quá thấp đều có hại cho tài liệu Độ ẩm cao tạo điều kiện cho các chất khí trong môi trường bảo quản và các chất hóa học trong tài liệu dễ dàng kết hợp với nhau, làm cho quá trình phản ứng hóa học trong thành phần của giấy tăng lên Độ ẩm cao còn tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển trong tài liệu và làm cho tài liệu bị dính bết, vón cục Ngược lại độ ẩm quá thấp sẽ làm cho tài liệu bị mất nước trở nên khô giòn, dễ gẫy

Độ ẩm và nhiệt độ có liên quan chặt chẽ với nhau, khi nhiệt độ thay đổi, thì độ ẩm tương đối cũng dao động Nếu như độ ẩm tương đối dao động quá 20 - 30% trong vòng từ 12 -

48 giờ là rất nghiêm trọng đối với độ bền của tài liệu, vì giấy là vật liệu có tính co dãn mạnh

để chống lại sự thay đổi của độ ẩm trong môi trường bảo quản Khi độ ẩm và nhiệt độ thay đổi hoặc luôn dao động, các mao mạch giấy luôn phải trương lên hoặc co lại để thích nghi với môi trường Nếu chu kỳ dao động này diễn ra liên tục, giấy sẽ mất dần đi tính đàn hồi và giảm độ bền cơ lý Như vậy nhiệt độ và độ ẩm cao là không có lợi cho việc bảo quản tài liệu, nhưng sự thay đổi lớn về nhiệt độ, độ ẩm giữa ngày và đêm, giữa các mùa trong năm còn nguy hại hơn cho độ bền của tài liệu

Ánh sáng:

Tất cả các loại ánh sáng đều có hại cho tài liệu, kể cả ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo Cũng như yếu tố nhiệt độ, ánh sáng kích thích các phản ứng hóa học làm cho các chất hữu cơ dễ dàng bị phân hủy Mặt khác ánh sáng gây tác động quang hóa, làm cho xenlulô biến đổi thành oxyxenlulô, giấy bị vàng, giòn, mực bị bay màu Ánh sáng còn cung cấp năng lượng để các phản ứng hoá học có thể xảy ra làm phân huỷ tài liệu Tác hại của ánh sáng là không thể tránh khỏi và nó được tích tụ theo thời gian chiếu sáng

Trong các loại ánh sáng, tia tử ngoại có hại cho tài liệu hơn cả, trong ánh sáng mặt trời lượng tia tử ngoại chiếm khoảng 25% và trong áng sáng huỳnh quang lượng tia tử ngoại chiếm

3 - 7% [60, 27]

Sự ô nhiễm không khí:

Không khí bị ô nhiễm gây những tác động bất lợi cho việc bảo quản tài liệu Ngày nay

ở các thành phố lớn như Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh công nghiệp phát triển nên tạo ra nhiều chất thải Mặt khác dân cư đông đúc, phương tiện giao thông tăng nhanh và tốc độ xây dựng trong thành phố quá lớn làm cho môi trường không khí bị ô nhiễm nặng Không khí ô nhiễm sẽ có nhiều bụi và khí độc Các khí độc như SO2, NO2 kết hợp với hơi nước trong không khí tạo ra các axít làm phá hủy tài liệu Khí ôzôn gây ra hiện tượng ôxy hóa làm cho tài liệu bị ố vàng

Bụi bao gồm bụi cơ khí và bụi vi sinh Bụi cơ khí bay vào tài liệu làm cho tài liệu bị bẩn, xước rách bề mặt Bụi của khói dầu và bồ hóng rất khó làm sạch thường để lại vết bẩn trên tài liệu Bụi vi sinh thường có chứa các bào tử nấm mốc, khi bay vào khu trú trong tài liệu gặp điều kiện nhiệt độ, độ ẩm thích hợp chúng sẽ phát triển thành nấm mốc hại tài liệu

Thiên tai lũ lụt:

Thiên tai lũ lụt là yếu tố bất ngờ của thiên nhiên, nó có thể gây ra những tổn thất rất nghiêm trọng đối với tài liệu nếu như các cơ quan lưu trữ không có nhà kho đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, không có phương án, biện pháp phòng chống chủ động từ trước Không giống như quá trình lão hoá, xuống cấp của tài liệu ở trong kho nó sảy ra chậm chạp, từ từ, thiên tai,

lũ lụt, bão gây ra sự hủy hoại không thể lường hết được, nó có thể phá hủy một phần hoặc toàn

bộ tài liệu của một kho lưu trữ Bão và lũ lụt làm cho tài liệu bị ướt, mực bị nhòe phai, tài liệu

bị dính bết vón cục và dây bẩn do nước lụt gây ra Nếu không có biện pháp làm khô kịp thời tài liệu sẽ bị nhiễm nấm mốc một cách nhanh chóng Ngay cả trong trường hợp tài liệu được làm khô kịp thời thì việc bóc tách và xử lý hậu quả cũng tốn rất nhiều công sức

Trên thế giới thảm hoạ thiên tai đã cướp đi của nhân loại vô vàn tài liệu quý giá Ví dụ trận lụt ở Florence năm 1966 đã phá huỷ tòa nhà của Thư viện Quốc gia và làm ướt hàng nghìn bản thảo của các tác phẩm Hoặc trận lụt ở Ba Lan năm 1997 đã ảnh hưởng tới 80 thư viện trong toàn quốc và phá huỷ trên 300.000 cuốn sách trị giá trên 700.000 USD, những thiệt hại về giá tủ, kho tàng lên tới hàng triệu đô la [63, 133] Ở Ấn Độ, Trung Quốc, CHLB Đức những trận lụt trong mấy năm gần đây đã gây thiệt hại lớn về sinh mạng và vật chất, trong đó có nhiều di sản văn hoá của quốc gia

Ở nước ta trong những năm gần đây thời tiết có nhiều biến động bất ngờ Năm 1997 cơn bão số 5 đã gây thiệt hại rất lớn về người và tài sản ở các tỉnh miền Trung, trong đó tài liệu lưu trữ của nhiều địa phương bị mất mát và hư hỏng nặng mà Cục Lưu trữ Nhà nước đã

cử nhiều đoàn cán bộ đi chỉ đạo khắc phục hậu quả Hoặc trận lụt năm 1999 làm ngập 7 tỉnh miền Trung, trong đó tài liệu lưu trữ của nhiều địa phương cũng bị ảnh hưởng Ở Hà Nội trận ngập úng năm 1984 đã làm ướt phần lớn tài liệu bảo quản tại tầng 1 kho Thủ Lệ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Sau trận lụt đó Trung tâm đã tốn rất nhiều công sức khắc phục hậu quả nhưng nó vẫn để lại dấu tích, nhiều tài liệu bị bết dính, vón cục hoặc dây bẩn và nhòe mực Đặc biệt nghiêm trọng là tài liệu còn bị xáo trộn rất lớn, việc khôi phục lại hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn và trong nhiều trường hợp thiếu chính xác Hoặc trận ngập úng năm 2001 tuy không gây thiệt hại đáng kể cho tài liệu lưu trữ nhưng rất nhiều phương tiện bảo quản như bìa, hộp cặp của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã bị hư hỏng trong trận ngập úng này

Để hạn chế ảnh hưởng của thiên tai, bão lụt, các cơ quan lưu trữ phải có phương án phòng chống bão lụt và phương án cứu nguy, sơ tán tài liệu một cách chi tiết và phương án này phải được tập huấn thường xuyên cho mọi cán bộ trong cơ quan

2.2.3 Nguyên nhân do sinh vật và vi sinh vật:

Không phải tất cả các loại sinh vật đều gây hại cho tài liệu Trong hàng trăm nghìn loại sinh vật trong thế giới thiên nhiên, chỉ có một số loài gây hại cho tài liệu lưu trữ Theo kết quả điều tra của đề tài “Bước đầu nghiên cứu côn trùng hại kho lưu trữ” cho thấy trong kho lưu trữ của nước ta có 36 loài thuộc 20 họ của 8 bộ côn trùng Những kết quả nghiên cứu về sinh học cho thấy rằng trong một vòng đời côn trùng thường đẻ rất nhiều trứng và côn trùng ở miền nhiệt đới có vòng đời ngắn hơn côn trùng ở miền ôn đới khoảng 5 lần 31, 24 Như vậy trong cùng một thời gian số côn trùng ở những vùng nhiệt đới sẽ tăng nhanh hơn rất nhiều so với vùng ôn đới Điều đó cho thấy rằng những tác hại do sự phá hoại của côn trùng ở miền nhiệt đới như ở nước ta là rất nghiêm trọng

Trong kho bảo quản tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thường gặp các sinh vật và vi sinh vật gây hại như sau:

- Con ba đuôi: còn gọi là con nhậy sách, chúng thường sống tập trung một số cá thể trong các hồ sơ tài liệu, không có tổ và phát triển nhanh nên việc phòng và diệt sinh vật này rất khó khăn Nhậy ba đuôi thuộc loài côn trùng sợ ánh sáng nên chúng thường chỉ hoạt động ở nơi tối và về đêm Chúng phá hại tài liệu bằng cách gặm các trang tài liệu thành các đường rách nham nhở

- Gián: thường sống trong các khe hốc tối, góc tường, nhưng chúng di chuyển rất nhanh (chạy hoặc bay) nên việc phòng trừ chúng rất khó khăn, phức tạp Ở trong kho tài liệu chúng thường phá hại tài liệu ở nhiều vị trí cùng một lúc Là côn trùng ăn tạp nên ngoài tài liệu, gián còn gặm nhấm gáy sách, bìa hồ sơ, cặp hộp bảo quản tài liệu, đặc biệt là những chỗ

có hồ hoặc dính dầu mỡ, mồ hôi Mặt khác dán còn là côn trùng truyền bệnh cho người qua con đường tiếp xúc

- Mọt: chủ yếu đục phá gỗ như giá bảo quản tài liệu hoặc phần gỗ kiến trúc của nhà kho như cửa, nhưng có loại đục phá cả tài liệu lưu trữ Chúng đục phá trong tài liệu tạo thành các đường rãnh ngoằn ngoèo rộng 1 - 2mm trên bề mặt tài liệu và xuyên dày cả tập tài liệu, hoặc sau khi đục phá tạo ra trên bề mặt tài liệu nhiều lỗ nhỏ li ti Mọt sống sâu bên trong giá

gỗ nên việc phát hiện chúng rất khó khăn, phần lớn khi phát hiện ra dấu hiệu của mọt thì giá tủ tài liệu đã trải qua một thời kỳ bị phá hoại rồi

- Mối: là sinh vật phá hại nhà kho và tài liệu với tốc độ rất nhanh, tác hại do chúng gây

ra không thể lường hết được Chúng đục phá làm rỗng bên trong các cột xà và các tập tài liệu Ngoài việc đục phá chúng để lại các vết bẩn trên tài liệu mà việc khắc phục hâu quả là rất khó khăn

- Mạt: thường xuất hiện khi kho tàng, tài liệu ít được vệ sinh và độ ẩm trong môi trường bảo quản tăng cao Mạt không làm hại tài liệu bằng cách cắn phá, mà xác chết của chúng để lại những vết đen trên tài liệu rất khó tẩy rửa Mối hiểm họa chủ yếu từ loài mạt là chúng gây bệnh cho người làm việc trong kho lưu trữ

- Chuột: thường cắn phá và làm tổ ngay trong tài liệu Chúng phá hoại tài liệu với tốc

độ rất nhanh nên tác hại do chuột gây ra là rất lớn Ngoài cắn phá tài liệu và các phương tiện bảo quản, chuột còn gây bệnh cho người Chuột sinh sản nhanh nên việc phòng chống chuột là rất quan trọng và phải thực hiện thường xuyên, đặc biệt là vào thời điểm sinh sản của chuột

- Nấm mốc: là vi sinh vật gây hại tài liệu rất nguy hiểm Các bào tử nấm mốc có mặt khắp nơi trong không khí Cho tới nay người ta đã phát hiện được hơn 400 loài nấm mốc Các loài thường gặp nhất là: Aspergillus và Penicilin… Chúng thường phát triển ở nơi có độ ẩm cao hơn 70% và kho tàng, tài liệu không được vệ sinh thường xuyên Chúng phá hoại tài liệu bằng cách thải ra các enzim (men) trong quá trình trao đổi chất, các ezim này phân hủy các chất hữu cơ trong tài liệu làm cho tài liệu mủn, mục nát, dính bết thành cục Ngoài ra nấm mốc còn để lại nhiều vết ố trên tài liệu Bên cạnh việc gây hại tài liệu, nấm mốc còn là nguồn truyền bệnh cho người tiếp xúc với tài liệu

Tóm lại: sinh vật và vi sinh vật hại tài liệu lưu trữ ở nước ta gồm nhiều loại, vì điều kiện khí hậu nước ta rất thuận lợi cho việc phát triển của chúng, vì vậy phòng chống những sinh vât này có tầm quan trọng rất lớn trong lĩnh vực bảo quản tài liệu

2.2.4 Nguyên nhân do con người gây ra:

Bên cạnh các yếu tố sinh học, lý học, hóa học, tài liệu lưu trữ còn bị con người gây ra các hư hại và tổn thất bằng nhiều cách thức khác nhau Các chuyên gia về bảo quản đã khảo sát, thống kê và đi đến kết luận rằng con người đã phá hủy các di sản văn hóa thế giới nhiều hơn cả thiên nhiên và phần lớn những sự tàn phá này đều là có chủ ý [63, 135] Trong thế kỷ

XX hai cuộc chiến tranh thế giới và rất nhiều cuộc xung đột vũ trang tại các khu vực đã hủy hoại một số lượng tài liệu, sách vở mà có lẽ không thể thống kê chính xác được

Ở nước ta, trong lịch sử cũng đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh, có những thời kỳ nước ta đã từng là thuộc địa của phong kiến phương Bắc Ví dụ vào thế kỷ XV khi nhà Minh xâm lược nước ta, chúng đã có chủ trương huỷ diệt cả nền văn hoá của dân tộc ta Trong Sắc chỉ ngày 21 tháng 8 năm 1406 gửi tướng Chu Năng, Minh Thành Tổ đã chỉ thị: "khi quân lính

đã vào được, trừ các sách Kinh và bản in của đạo Phật và đạo Lão không thiêu huỷ Ngoài ra tất cả sách vở, văn tự cho đến các loại sách ca lý dân gian, loại sách trẻ con học như Tam tự kinh dù một mảnh, một chữ đều phải đốt hết Khắp trong cõi nước họ, phàm những bia đá cổ

do Trung Quốc dựng thì giữ lại Còn các bia An Nam dựng thì phải huỷ hết, một chữ không được giữ lại" Tháng 8 năm 1418 nhà Minh lại sai người vơ vét, tịch thu những sách vở còn sót lại đem về nước [28, 12-13] Bên cạnh đó các cuộc trả thù, thanh toán lẫn nhau giữa các triều đại vua chúa trong nước cũng làm cho tài liệu bị huỷ diệt đáng kể

Đến thời kỳ sau này, vào năm 1954 khi cuộc kháng chiến chống Pháp kết thúc, khi rút quân về nước Pháp đã dựa vào thoả ước ký ngày 15 tháng 6 năm 1950 giữa Bảo Đại và Cao

uỷ Pháp Pignon để chuyển về Pháp phần lớn tài liệu của các phông Toàn quyền Đông Dương, phông Đô đốc và Thống đốc…24, 106-107

Năm 1975 khi miền Nam giải phóng, ngành lưu trữ chưa có sự chuẩn bị đầy đủ, kịp thời cho việc tiếp quản tài liệu Do đó tài liệu bị xáo trộn và mất mát khá nhiều Theo báo cáo của Cục Lưu trữ Nhà nước: ở Thừa Thiên Huế, trước ngày giải phóng, tài liệu được bảo quản trên giá tủ trong kho theo trật tự nhất định, nhưng sau ngày tiếp quản, tài liệu và giá đều bị tháo dỡ đưa vào một nhà kho tổng hợp Ở Sài Gòn tình trạng bảo quản tài liệu cũng tương tự như ở Thừa Thiên Huế Trong và sau khi tiếp quản, tài liệu bị xáo trộn nhiều lần Do nhu cầu

về phòng, bàn, tủ làm việc, các đơn vị đến tiếp quản đã xếp đống hồ sơ ra hành lang, buồng xép hoặc cho vào kho chung Ở tất cả các nơi như Huế, Đà Lạt, Sài Gòn khi cán bộ lưu trữ đến nắm tình hình đều bắt gặp tình trạng tài liệu lưu trữ bị đem làm chất đốt hoặc kê lát đường đi khi trời mưa 37, hs 318 Ngoài ra tài liệu còn bị thất thoát do nhân viên của chế độ cũ lấy cắp tài liệu làm của riêng hoặc tiêu hủy thông tin và một phần không nhỏ đã bị Mỹ lấy đem về nước

Bên cạnh những tài liệu bị hủy hoại và mất mát do chiến tranh, những tài liệu còn được bảo quản trong các kho lưu trữ, hàng ngày vẫn bị con người gây ra những hư hại do cố tình hoặc vô ý Tài liệu lưu trữ được bảo quản là để phục vụ các nhu cầu sử dụng của xã hội Do nhu cầu về thông tin mà nhiều người tìm đến cơ quan lưu trữ, nhưng vì thiếu ý thức nên nhiều

độc giả đã trộm cắp tài liệu lưu trữ làm của riêng mình Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều độc giả đã có những hành động làm hư hỏng tài liệu như dùng các loại bút mực đánh dấu lên tài liệu, thấm nước để lật dở tài liệu, tỳ đè tay lên tài liệu làm cho tài liệu bị dính mồ hôi, bị nóng lên hoặc nhàu nát v.v

Các nhân viên lưu trữ trong quá trình tác nghiệp hàng ngày cũng có những việc làm và hành động gây hư hỏng tài liệu Chẳng hạn trong quá trình vận chuyển, tài liệu bị quăng quật quá mạnh, buộc dây quá chặt lại không có phương tiện bao gói bảo vệ làm cho tài liệu bị bẩn,

bị rách, bị cong và nhàu nát Tài liệu được đóng hộp quá chặt không trao đổi khí được cũng bị giảm tuổi thọ Tài liệu xếp trên giá không đúng cách cũng dễ bị cong, mỏi và sẽ bị yếu đi Bên cạnh đó đôi khi trong quá trình tu bổ phục chế, do chưa có sự nghiên cứu thấu đáo hoặc trình

độ non kém đã sử dụng các nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hoặc áp dụng các biện pháp kỹ thuật sai cũng dẫn tới sự hư hại cho tài liệu Những việc khác mặc dù không dễ nhận thấy, nhưng không vì thế mà ít gây hư hại đối với tài liệu như việc sử dụng bút mực để đánh

số tờ cho tài liệu, việc ăn uống và hút thuốc trong phòng làm việc v.v…

2.3 Tình hình bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

2.3.1 Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I:

Cho đến trước ngày Đế quốc Mỹ tiến hành chiến tranh phá hoại miền Bắc Việt Nam, toàn bộ tài liệu lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (Kho Lưu trữ Trung ương Hà Nội) quản lý được bảo quản tại Kho lưu trữ 31B Tràng Thi – Hà Nội Đây là một kho lưu trữ chuyên dùng được thực dân Pháp cho xây dựng từ năm 1922 đến năm 1924 thì hoàn thành và đưa vào sử dụng Nhà kho gồm 4 tầng với sức chứa hơn 7000 mét giá Kho được thiết kế theo nguyên lý ứng dụng kỹ thuật thông gió tự nhiên nên nhà kho có rất nhiều cửa sổ, đồng thời các cửa sổ có diên tích lớn, bố trí sát nền kho và đối xứng nhau Trong sàn kho, phần diện tích các đáy giá từ tầng 2 đến tầng 4 được thiết kế các khoang trống để hút gió tạo ra sự vận động của không khí giữa các tầng kho Để tránh mối mọt và ẩm ướt, kho được thiết kế có tầng hầm sát đất với chiều cao 1,5 mét Để chống nóng, tầng trên cùng được bố trí một lớp cát dày dưới mái ngói và nhờ có mái ngói dốc nên nhà kho không bị thấm dột Để giảm thiểu tác hại của ánh nắng mặt trời, các cửa sổ của kho đều được trang bị các rèm bằng vải bạt màu trắng Phía bên ngoài trước mặt kho là vườn hoa cây cảnh, tạo sự thoáng mát và không khí trong lành, rất thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu Theo đánh giá của các chuyên gia, ở vào thời điểm những năm 20 của thế kỷ XX, khi trình độ khoa học công nghệ còn thô sơ và môi trường không khí