Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ TÂM CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC Mã số: 10 02 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS NGUYỄN VĂN HÀM Hà Nội - 2003 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia " cơng trình nghiên cứu riêng Đề tài tác giả độc lập nghiên cứu sở khảo sát thực tiễn nước, tổng kết đúc rút kinh nghiệm từ viết đăng tải tư liệu tham khảo phân tích đánh giá tổng hợp thân Luận văn hồn tồn khơng có chép ngun văn cơng trình nghiên cứu nước Lời cam đoan thật với danh dự người làm công tác nghiên cứu khoa học, sai xin chịu trách nhiệm./ Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2003 Tác giả Nguyễn Thị Tâm LỜI CẢM ƠN Nhân dịp hồn thành luận văn này, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thày giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học-Xã hội Nhân văn thuộc Đại học quốc gia Hà Nội giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành khố học luận văn Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bạn bè, đồng nghiệp tạo điều kiện giúp đỡ nhiều vật chất tinh thần để hoàn thành luận văn Bản luận văn tơi khơng thể hồn thành khơng có giúp đỡ tận tình PGS Nguyễn Văn Hàm, Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn thuộc Đại học quốc gia Hà Nội Xin Thày ghi nhận lòng biết ơn sâu sắc người học trò Cuối xin cảm ơn người thân gia đình nội, ngoại động viên giúp đỡ tơi có thành cơng ngày hôm nay./ Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2003 Tác giả Nguyễn Thị Tâm MỤC LỤC NỘI DUNG Nội dung STT Trang Lời mở đầu Mục đích ý nghĩa đề tài Phạm vi đối tượng nghiên cứu 10 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 11 Nguồn tài liệu tham khảo 13 Phương pháp nghiên cứu 14 Bố cục luận văn 15 Chƣơng TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 1.1 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 1.1.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 1.1.2 17 17 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 19 1.1.3 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 20 1.2 Tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 27 1.2.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 1.2.2 1.2.3 27 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 28 Tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 29 II 1.3 Tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.1 Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.2 32 Thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.3.3 1.4 32 32 Tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nhận xét chung tình hình tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 34 37 Chƣơng thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm lƣu trữ quốc gia 2.1 Quan niệm bảo hiểm tài liệu phông bảo hiểm 39 2.1.1 Quan niệm bảo hiểm 39 2.1.2 Quan niệm phông bảo hiểm 41 2.2 Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lưu trữ 43 2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 47 2.3.1 Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ 47 2.3.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 48 2.3.2.1 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 48 2.3.2.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 51 2.3.2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ 2.3.3 Quốc gia III 53 Nhận xét chung thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm 53 Lưu trữ Quốc gia Chƣơng Giải pháp Bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia 3.1 Nhóm giải pháp nghiên cứu, xây dựng hồn thiện chế độ, 58 sách vền bảo hiểm tài liệu 3.1.1 Nội dung vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn 59 thiện thể chế, sách bảo hiểm tài liệu 3.1.2 Các hình thức văn cần ban hành để quản lý, đạo công tác 59 bảo hiểm 3.2 Giải pháp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 64 3.2.1 Giải pháp tổ chức 64 3.2.2 Giải pháp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 66 3.3 Giải pháp lựa chọn tài liệu để bảo hiểm 69 3.4 Giải pháp lựa chọn công nghệ để bảo hiểm 73 3.4.1 Giải pháp công nghệ micrôphim 73 3.4.1.1 Tình hình ứng dụng cơng nghệ micrơphim giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 73 3.4.1.2 Quy trình cơng nghệ 76 3.4.1.3 Thiết bị, vật tư 79 3.4.2 Giải pháp cơng nghệ số hố 82 3.4.2.1 Tình hình ứng dụng cơng nghệ số hố giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 82 3.4.2.2 Quy trình cơng nghệ 84 3.4.2.3 Thiết bị, vật tư 3.4.3 85 Giải pháp cơng nghệ micrơphim-số hố 86 3.4.3.1 Tình hình ứng dụng cơng nghệ micrơphim-số hố giới khả ứng dụng công nghệ vào việc bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 87 3.4.3.2 Quy trình cơng nghệ 88 3.4.3.3 Thiết bị, vật tư 90 3.4.4 Các giải pháp khác 93 3.4.5 Một số đề xuất việc lựa chọn công nghệ bảo hiểm tài liệu 93 3.5 Giải pháp xây kho bảo hiểm 94 3.6 Giải pháp đầu t- kinh phí 95 Kết luận 97 Tài liệu tham khảo 100 Phụ lục 104 LỜI MỞ ĐẦU Mục đích ý nghĩa đề tài Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu trải qua thời kỳ lịch sử khác dân tộc Việt Nam Đại phận tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu khắc, viết, ghi nhiều vật mang tin khác gỗ (tài liệu Mộc bản), giấy dó (tài liệu Hán-Nơm ), giấy cơng nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt ), can, ánh sáng (tài liệu kỹ thuật), phim, ảnh, băng, đĩa (tài liệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) viết ngôn ngữ khác chữ Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt Có thể nói tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đa dạng phong phú nội dung hình thức Đây nguồn sử liệu quan trọng, di sản đặc biệt dân tộc, có giá trị lớn nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Bảo vệ, bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu khối tài liệu lưu trữ trách nhiệm Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Thực trách nhiệm Nhà nước giao cho, năm qua, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cố gắng bước giải tình trạng tài liệu tích đống, tu bổ tài liệu bị hư hỏng, đa dạng hố đại hố cơng cụ tra cứu, mở rộng hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu xã hội Đặc biệt, để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để mở rộng tăng cường sở vật chất Chẳng hạn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đầu tư kinh phí để cải tạo nhà kho tầng chuyển đổi môi trường bảo quản tài liệu từ thơng gió tự nhiên sang điều hồ khơng khí; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đầu tư xây kho lưu trữ với sức chứa gần 20 km giá tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đầu tư xây kho lưu trữ với sức chứa 15 km giá tài liệu Bên cạnh việc cải tạo xây kho lưu trữ trang thiết bị để bảo quản tài liệu; để khống chế trì nhiệt độ, độ ẩm; để báo cháy, chữa cháy; để theo dõi đột nhập; để vệ sinh tài liệu, để vận chuyển tài liệu lưu trữ không ngừng tăng cường theo hướng đại hoá Tuy nhiên, để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tài liệu quý, tình nhiệm vụ quan trọng phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Vấn đề trở nên cấp bách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cho thấy an toàn tài liệu lưu trữ, đặc biệt tài liệu ghi vật mang tin giấy công nghiệp chiếm đại phận số tài liệu lưu trữ bị đe doạ nghiêm trọng tốc độ lão hoá tự thân vật mang tin tài liệu gây nên; tác động điều kiện mơi trường khí hậu nóng, ẩm đặc biệt thiên tai bão lụt; tác động sinh vật phá hoại; hoả hoạn, chiến tranh, khủng bố xẩy lúc nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày gia tăng Việc tiếp cận, khai thác sử dụng thường xuyên gốc, tài liệu lưu trữ vốn xuống cấp dẫn tới nguy tiềm tàng làm cho tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng dẫn tới huỷ hoại hồn tồn Để góp phần bước tìm giải pháp nhằm phòng ngừa hạn chế tối đa ảnh hưởng tác động tự nhiên người tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung tài liệu lưu trữ quý, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng, chọn đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” để nghiên cứu Với tên gọi đề tài nêu, đặt mục tiêu cần phải giải sau: Một là, nghiên cứu thực trạng tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để tới giải vấn đề này, trước hết tập trung nghiên cứu làm rõ lịch sử thành lập, vị trí, chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quản lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; Hai là, nghiên cứu tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để giải vấn đề này, trước hết tập trung làm sáng tỏ khái niệm bảo hiểm tài liệu phông bảo hiểm; cần thiết phải lập bảo hiểm tài liệu thực trạng việc tiến hành lập bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nay; Ba là, đề xuất giải pháp bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Phần xác định trọng tâm nghiên cứu đề tài Nếu mục tiêu giải đề tài có ý nghĩa sau: Thứ nhất, đề tài góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống lý luận bảo hiểm tài liệu lưu trữ Việt Nam tất giáo trình bậc đại học trung học đề cập đến cơng tác bảo quản tài liệu nói chung mà chưa đề cập sâu chi tiết đến vấn đề Thứ hai, đề tài góp phần cung cấp luận khoa học để Nhà nước nghiên cứu, ban hành chế sách; chế đầu tư sở vật chất; đào tạo, bồi dưỡng cán để làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ Thứ ba, đề tài góp phần giải vấn đề mà thực tiễn đặt cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập đề án, lập kế hoạch tổ chức triển khai thực đề án, kế hoạch bảo hiểm tài liệu lưu trữ nhằm thực có hiệu Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu Bảo hiểm tài liệu lưu trữ vấn đề mẻ Việt Nam, khái niệm bảo hiểm tài liệu pháp quy hoá 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt 1 Cục Lưu trữ Nhà nước trình phát triển trưởng thành, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2002 2 Công văn số 375/LTNN-NVTW ngày 11/8/2003 Cục Lưu trữ nhà nước việc phê duyệt Danh mục thiết bị vật tư, hoá chất để nghiên cứu thửu nghiệm lập phông bảo hiểm micôphim 3 Công văn số 432/LTNN-NVTW ngày 28/9/2003 Cục Lưu trữ nhà nước v/v phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tỷ lệ tài liệu lưu trữu cần bảo hiểm 4 Công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xác định, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm 5 Dương Văn Khảm: Những yêu cầu việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1988 6 Dương Văn Khảm chủ biên tập thể tác giả: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Hà Nội, năm 1989 7 Lê Văn Năng, Nguyễn Duy Phương: Giải pháp công nghệ việc bảo hiểm quản lý khối tài liệu Châu bản, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1996 8 Lê Văn Năng, Vũ Xuân Thắng: Giải pháp công nghệ việc lưu trữ quản lý tài liệu ghi âm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2000 9 Mục lục Châu Triều Nguyễn, Tập II năm Minh Mạng (1825) (1826), Nhà xuất văn hoá, Hà Nội, năm 1998 11 10 Nghiêm Kỳ Hồng chủ biên tập thể tác giả: Văn hành công tác văn thư công tác lưu trữ, Nhà xuất Lao động, Hà Nội, năm 1996 11 Ngô Thiếu Hiệu, Vũ Thị Minh Hương: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 40 năm xây dựng phát triển (1962-2002), Hà Nội, 2002 12 Nguyễn Hữu Thời chủ biên, tập thể tác giả: Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, năm 1992 13 Phạm Thị Huệ: Vài nét tài liệu Mộc triều Nguyễn, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2001 14 Phan Đình Nham chủ biên tập thể tác giả: Sách dẫn phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, TP Hồ Chí Minh, năm 1996 15 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 16 Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 6/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước thực việc đổi tên Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 17 Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành thẩm quyền quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 18 Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế, Munchen-New York-London-Paris, năm 1998 19 Tờ trình số 213/TTr-LTNN ngày 24/5/2000 Cục Lưu trữ nhà nước Đề án thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia 20 Tờ trình số 43/TTr-TTI ngày 01/4/2002 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I xin phê duyệt Dự án nâng cấp phát triển hệ thống thông tin tài liệu Châu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 12 21 Văn hành Đảng Nhà nước công tác văn thư công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội, năm 1999 22 Vũ Chu Thạ chịu trách nhiệm công bố tập thể Ban biên soạn: Sách dẫn phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Hà Nội, Nhà xuất Khoa học Xã hội, Hà Nội, năm 1995 23 Vũ Minh Hương: Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia Pháp, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2000 Tài liệu tiếng nƣớc 24 ATLANTI, International Institute for Archival Science (Tạp chí ATLANTI, Viện Nghiên cứu khoa học lưu trữ quốc tế), Maribor, 1995 25 Guidelines for the care and preservation of microforms in tropical countries, General Information Programme and UNISIST, United Nations Educational Scientific and Cultural Organization (Hướng dẫn bảo quản micrơphim nước nhiệt đới, Chương trình thơng tin chung UNISIST, Tổ chức Văn hoá Khoa học Giáo dục Liên hiệp quốc), Paris, tháng 6/1990) 26 Handbook for Digital Projects: a Management Tool for Preservation and Access (Cẩm nang cho dự án số hoá: công cụ quản lý cho việc bảo quản truy cập), Northeast Document Conservation Center Andover, Massachusetts, 2000 27 Hartmut Weber: Digitisation as a Method of Preservation?(Số hố có phải phương pháp bảo quản?), Amsterdam, July, 1997 28 Hartmut Weber: Filmkonservierug in Technologischen Dimensionen (Bảo quản phim khuôn khổ công nghệ), E-mail: h.weber barch.bun.de 29 IGI Selected in Cornell's Digital to Microfilm Brittle Books Projects, (IGI Lựa chọn dự án số hố để micrơphim sách bị giòn Đại học Cornell), http:// www.igraph.com/PressReleases/WP-Cornell,htm 13 30 Keeping Archives (Lưu giữ tài liệu lưu trữ), The Australien Society of Archivists Inc, 1993 31 Microfilming Public Records (Micrôphim hồ sơ công), Queensland State Archives, 1999 32 Peter Walne chủ biên: Từ điển thuật ngữ lưu trữ, Munchen-New YorkLondon-Paris, 1998 33 Preservation Options in a Digital World: To Film or to Scan ( Những vấn đề bảo quản giới số hoá: chụp film hay quét), New York State Library Cultual Education Center Librarian's Room Albany, New York, October 3-5, 2000 34 Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga: Các quy tắc công tác quan lưu trữ nhà nước Liên bang Nga, Mátxcơva, 2002 (nguyên tiếng Nga) 14 ... hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ 2.3.3 Quốc gia III 53 Nhận xét chung thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm 53 Lưu trữ Quốc gia Chƣơng Giải pháp Bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia. .. Quốc gia 48 2.3.2.1 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 48 2.3.2.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 51 2.3.2.3 Thực trạng bảo hiểm. .. lưu trữ 43 2.3 Thực trạng bảo hiểm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 47 2.3.1 Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ 47 2.3.2 Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ