Đánh giá thực trạng và các giải pháp tổ chức hoạt động marketing tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

Nước ta đang thực hiện công cuộc đổi mới toàn diện đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa, mở cửa hội nhập quốc tế để đưa đất nước phát triển sánh vai cùng các nước anh em. Thực tiễn đó đòi hỏi đất nước ta phải có một tiền đề, một nội lực vững vàng và phong phú. Để phát triển được đất nước, chúng ta cần thực hiện tốt các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học, y tế, giáo dục…những vấn đề trên đây không thể tách rời mối quan hệ với tài liệu lưu trữ. Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quan trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chính trị, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản vô cùng quý giá. Chính vì thế, ngoài việc tổ chức quản lý tài liệu có hiệu quả chúng ta cần phải quảng bá và chủ động đưa tài liệu lưu trữ đến gần với độc giả trong và ngoài nước một cách hiệu quả hơn nữa. Do đó, em đã lựa chọn đề tài: “Đánh giá thực trạng và các giải pháp tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”.

LỜI CẢM ƠN Mặc dù có nhiều cố gắng nỗ lực, xong hạn chế mặt thời gian kiến thức, đề tài không tránh khỏi thiếu sót Với tinh thần cầu thị em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu thầy cô giúp em củng cố thêm nhận thức thân đồng thời giúp luận em hoàn thiện có giá trị thực tiễn Đó mong muốn lớn em lựa chọn đề tài Em xin trân trọng cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài .1 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 3.Phương pháp nghiên cứu 4.Đóng góp đề tài 5.Kết cấu đề tài NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ MARKETING Một số khái niệm Marketing .3 Marketing tài liệu lưu trữ thông tin lưu trữ Vai trò Marketing 1.2 Ý nghĩa marketing tài liệu lưu trữ Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 2.1 Tình hình tổ chức hoạt động Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia .8 2.1.1 Sản phẩm 2.1.2 Giá 10 2.1.3 Phân phối 11 2.1.4 Quảng bá 11 2.1.5 Con người 12 2.1.7 Điều kiện vật chất 14 2.2 Một số kết đạt hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia 14 2.2.1 Về hình thức tuyên truyền, quảng bá .14 2.2.2 Về xuất ấn phẩm lưu trữ 15 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 15 3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia 16 3.1.1 Những ưu điểm 16 3.1.2 Những hạn chế 16 3.2 Các giải pháp nâng cao tổ chức hoạt động marketing tài liệu lưu trữ 18 3.2.1 Tăng cường phát triển hình thức marketing tài liệu lưu trữ .18 3.2.2 Tăng cường phát triển truyền thông marketing xã hội tài liệu lưu trữ 18 3.2.3 Tăng cường Marketing công bố tài liệu lưu trữ 21 KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Nước ta thực công đổi tồn diện đáp ứng nhu cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa, mở cửa hội nhập quốc tế để đưa đất nước phát triển sánh vai nước anh em Thực tiễn đòi hỏi đất nước ta phải có tiền đề, nội lực vững vàng phong phú Để phát triển đất nước, cần thực tốt lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học, y tế, giáo dục…những vấn đề tách rời mối quan hệ với tài liệu lưu trữ Tài liệu có ý nghĩa quan trọng quan nhà nước, đoàn thể cá nhân việc giải vấn đề sống, nguồn tài liệu quan trọng ngành lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, trị, ngày người nhận thức vai trò tài liệu Con người ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản vơ q giá Chính thế, ngồi việc tổ chức quản lý tài liệu có hiệu cần phải quảng bá chủ động đưa tài liệu lưu trữ đến gần với độc giả nước cách hiệu Do đó, em lựa chọn đề tài: “Đánh giá thực trạng giải pháp tổ chức hoạt động Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia” Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu đề tài tổ chức hoạt động Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia Đề tài tập trung nghiên cứu vận dụng lý luận thực tiễn tổ chức cá nhân hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử thông qua việc tổ chức hoạt động Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia Từ thấy tầm quan trọng giá trị tài liệu nghiệp phát triển đất nước Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu dựa sở lý luận công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Cụ thể: Phương pháp phân tích, tổng hợp sử dụng để thực tổng quan cơng trình nghiên cứu liên quan đến luận Phân tích chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan để thấy thực trạng việc tổ chức hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia Phương pháp lịch sử, so sánh sử dụng nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển quan, đối chiếu thực trạng tổ chức hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia để có bước chiến lược phát triển hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ tương lai Để có tranh toàn diện tổ chức hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia em sử dụng phương pháp khảo sát thực tế Trung tâm Đóng góp đề tài Về lý luận: Bài luận khái quát tổ chức hoạt động marketing tài liệu lưu trữ Từ thấy vai trò tầm quan trọng tài liệu lưu trữ trong nghiệp phát triển đất nước đề xuất biện pháp để nâng cao việc tổ chức hoạt động marketing nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Về thực tiễn: Bài luận tài liệu tham khảo cho người nghiên cứu nội dung có liên quan Kết cấu đề tài Đề tài nghiên cứu phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, đề tài kết cấu gồm 03 chương: Chương 1: Lý luận chung Marketing Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia Chương 3: Một số giải pháp tổ chức hoạt động Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ MARKETING Một số khái niệm Marketing Marketing trình làm việc với thị trường để thực trao đổi nhằm thỏa mãn nhu cầu mong muốn người Marketing hiểu dạng hoạt động người (bao gồm tổ chức) nhằm thỏa mãn nhu cầu mong muốn thông qua trao đổi Hiểu cách đơn giản, Marketing tất công việc cần thực để thu hút khách hàng đến với thương hiệu trì mối quan hệ với họ Từ việc tạo thơng điệp quảng cáo kết nối với khách hàng tiềm năng, việc chọn lựa kênh truyền thông phù hợp để phân phối nội dung khiến khách hàng nhớ đến thương hiệu… tất phận marketing đảm nhiệm Marketing tài liệu lưu trữ thông tin lưu trữ Thông tin tài liệu lưu trữ coi thông tin hồi cố Trong tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin quý giá nên nhiều tổ chức, cá nhân có nhu cầu sở hữu thơng tin Thơng tin tài liệu lưu trữ hình thức thơng tin cấp bao gồm loại tái tạo văn dạng viết hay nói, nhạc, tiếng động tài liệu khác Nhu cầu khối lượng chất lượng tài liệu lưu trữ hình thành thị trường thơng tin lưu trữ - nơi có kẻ bán người mua Bộ máy marketing thông tin tài liệu lưu trữ kết nối người có yêu cầu mua thông tin với người nắm giữ, sở hữu tài liệu lưu trữ Từ markting thông tin tài liệu lưu trữ đời thị trường mua bán tài liệu lưu trữ hoạt động Tất nhiên, giống tài liệu lưu trữ, thông tin tài liệu lưu trữ mua bán hợp pháp Chỉ bán thông tin tài liệu lưu trữ phép khai thác, sử dụng rộng rãi, thông tin không thuộc bí mật quốc gia khơng liên quan tới an ninh quốc gia, thông tin bán không làm phương hại tới quyền lợi hợp pháp nhà nước, xã hội công dân Rất nhiều sản phẩm thông tin lưu trữ công chúng nước khách nước mong muốn sở hữu chúng Đó ấn phẩm cơng bố tài liệu lưu trữ nhiều đề tài như: cải cách ruộng đất, Chiến tranh biên giới… Vai trò Marketing Marketing ngày quan trọng kinh tế toàn cầu cạnh tranh khốc liệt Marketing đóng vai trò quan trọng việc thiết lập mối quan hệ khách hàng tổ chức cung cấp cho thị trường Nó giúp làm hài lòng khách hàng sản phẩm doanh nghiệp qua trình nghiên cứu Marketing, xây dựng, thử nghiệm sản phẩm dựa nhu cầu mong muốn khách hàng Đồng thời, nhờ chức truyền thông thực qua việc quảng cáo, PR,… Marketing đóng vai trò cung cấp thơng tin đến khách hàng, sở chọn lựa khách hàng Quá trình tìm hiểu nhu cầu khách hàng chăm sóc khách hàng phận Marketing đóng vai trò thỏa mãn nhu cầu khách hàng Marketing đóng vai trò xây dựng hình ảnh thương hiệu, doanh nghiệp, mang lại uy tín sức mạnh cạnh tranh Khi Marketing đáp ứng nhu cầu khách hàng bám sát thị trường, Marketing mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, gia tăng doanh thu, đóng vai trò then chốt định thành công doanh nghiệp Trong hoạt động kinh doanh tổ chức, marketing giữ vai trò quan trọng Marketing cầu nối người mua người bán, giúp cho người bán hiểu nhu cầu đích thực người mua nhằm thỏa mãn cách tối ưu Dựa vào mục tiêu đề tổ chức mà nhà quản lỹ xây dựng chương trình hoạt động marketing phù hợp bao gồm việc phân tích hội marketing, nghiên cứu chọn lựa thị trường có mục tiêu, thiết kế chiến lược marketing, hoạch định chương trình marketing tổ chức thực thi kiểm tra cố gắng nỗ lực marketing Marketing tham gia vào giải vấn đề kinh tế hoạt động kinh doanh Thứ nhất, phải xác định loại sản phẩm cần cung cấp thị trường Thứ hai, tổ chức tốt trình cung ứng sản phẩm Thứ ba, giải hài hòa mối quan hệ lợi ích khách hàng, nhân viên người lãnh đạo Giải tốt vấn đề không động lực thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động quan tổ chức, mà trở thành cơng cụ để trì phát triển mối quan hệ quan với khách hàng Marketing trở thành cầu nối gắn kết quan tổ chức với thị trường Một nhiệm vụ quan trọng marketing tạo vị cạnh tranh thị trường Quá trình tạo lập vị cạnh tranh doanh nghiệp có liên quan chặt chẽ đến việc tạo sản phẩm thị trường mục tiêu Marketing cần phải: Thứ nhất, tạo tính độc đáo sản phẩm Thứ hai, làm rõ tầm quan trọng khác biệt khách hàng Thứ ba, tạo khả trì lợi khác biệt quan, doanh nghiệp Thông qua việc rõ trì lợi khác biệt, marketing giúp quan, doanh nghiệp phát triển ngày nâng cao vị cạnh tranh thị trường 1.2 Ý nghĩa marketing tài liệu lưu trữ Marketing nói chung marketing tài liệu lưu trữ nói riêng có vai trò ý nghĩa vơ quan trọng Trung tâm Lưu trữ quốc gia, cầu nối quan, có nguồn thơng tin tài liệu lưu trữ với khách hàng/độc giả, người sử dụng tài liệu lưu trữ Marketing tài liệu lưu trữ thực tốt phục vụ tốt cho lợi ích xã hội, lợi ích cơng dân, thơng tin có tài liệu lưu trữ có vai trò ý nghĩa: Phục vụ lợi ích kinh tế góp phần quan trọng thúc đẩy khoa học - sản xuất, xây dựng phát triển kinh tế quốc gia, ngành, địa phương Phục vụ việc tìm kiếm, khai thác tài ngun khống sản, quy hoạch giao thơng, cơng nghệ, kinh nghiệm, bí sản xuất kinh doanh… giúp chuyên gia, nhà nghiên cứu giảm thời gian tìm kiếm tài liệu theo phương pháp truyền thống Phục vụ lĩnh vực trị, hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ làm chứng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải xung đột biên giới, lãnh thổ Là kho thông tin tư liệu để quan chức nghiên cứu đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước lĩnh vực ngoại giao, quân sự, nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội Phục vụ hoạt động quản lý, hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ nguồn thông tin thiếu Hàng ngày, hàng cán lãnh đạo, cán quản lý quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác sử dụng thông tin khứ, thông tin dự báo tài liệu lưu trữ để: hoạch định chương trình, kế hoạch; ban hành quy chế, quy định, định quản lý tổ chức, nhân sự, tài Phục vụ nhu cầu thơng tin xã hội, cho nhu cầu đáng nhân dân Thực tế chứng minh rằng, tất người, lần cần khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để xác nhận thông tin liên quan đến thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng kỷ luật; dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh quan hệ nhân thân để giải vấn đề sở hữu thừa kế tài sản Ngoài ra, tài liệu lưu trữ chứng sử dụng để chứng minh, xác nhận quyền sở hữu trí tuệ như: quyền tác phẩm văn học, quyền tác phẩm văn học, quyền tác giả hát, ảnh; quyền phát minh, sáng chế Nhận thức vai trò, ý nghĩa thông tin tài liệu lưu trữ, hoạt động Marketing tài liệu lưu trữ xem hoạt động vô quan trọng cần thiết, marketing tài liệu lưu trữ thông tin tài liệu lưu trữ thực tốt phục vụ cho Nhà nước, cho xã hội phúc lợi công dân, nhà lưu trữ xác định sứ mệnh mục tiêu hành động khơng ngừng nỗ lực phấn đấu, sáng tạo công việc để mang đến cho khách hàng (độc giả) sản phẩm dịch vụ chất lượng cao tâm) Cụ thể, Trung tâm tổ chức hoạt động marketing tài liệu lưu trữ nội dung trình bày đây: sản phẩm, giá cả, phân phối, quảng cáo, người điều kiện vật chất 2.1.1 Sản phẩm Trong năm gần đây, Trung tâm Lưu trữ quốc gia đạt kết đáng ghi nhận việc thực nhiệm vụ trị cơng tác chuyên môn Cụ thể, hàng năm sản phẩm ấn phẩm lưu trữ thư mục độc giả thường xuyên sử dụng với tần suất cao, mức độ hài lòng độc giả sản phẩm ấn phẩm lưu trữ đạt đến ngưỡng thành công Tuy nhiên, sản phẩm ấn phẩm lưu trữ có bất cập: sản phẩm lưu trữ sản xuất theo chủ quan, việc định giá thấp, kênh phân phối sản phẩm khuyến mại, cho tặng phần nhiều bị hạn chế hoạt động quảng bá, không thiết lập quan hệ quan lưu trữ với người yêu cầu Sản phẩm cung cấp sao, số hóa tài liệu, chứng thực tài liệu ảnh scan từ phim, ảnh gốc; file ghi âm Phòng Đọc nhận hài lòng độc giả có phản hồi tích cực Để tìm kiếm tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia, công cụ người dùng tin sử dụng nhiều sở liệu Qua khảo sát website Trung tâm Lưu trữ quốc gia cho thấy CSDL sử dụng nhiều CSDL thông tin cấp 2, tài liệu điện tử; Ngoài số Trung tâm nâng cấp CSDL tài liệu số mình, tiến tới khai thác thông tin cấp Về sản phẩm biên soạn tạp chí Loại sản phẩm có nhiều điểm mạnh việc biên soạn phức tạp theo quy định nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia phối hợp biên soạn với Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Loại hình sản phẩm có hiệu cao, có dịch vụ mượn, trả tài liệu cho phép người dùng tin mượn tài liệu sử dụng chỗ mượn nhà khoảng thời gian theo quy định gửi trả cho cán thư viện theo hướng dẫn, quy trình Trung tâm 2.1.2 Giá Phí khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả nhằm bù đắp chi phí mang tính phục vụ Trung tâm Lưu trữ quốc gia quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ cơng Thực tiễn cho thấy việc thu phí dịch vụ thông tin tài liệu lưu trữ giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia phát triển bền vững hoạt động hiệu có thêm kinh phí để triển khai dịch vụ nâng cao chất lượng mở rộng phạm vi phục vụ số dịch vụ Tuy nhiên, tính phí cho tất dịch vụ thơng tin tài liệu lưu trữ dẫn đến kết số khơng nhỏ người dùng tin có thu nhập thấp không đủ khả sử dụng dịch vụ Đây điều khó chấp nhận nhiều người, kể người làm công tác lưu trữ Qua trao đổi đại diện lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia, kết cho thấy phần lớn số cán Trung tâm Lưu trữ quốc gia cho chưa nên áp dụng cách tính giá sản phẩm Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia hướng đến cộng đồng nhằm phổ cập kiến thức miễn phí việc cung cấp sản phẩm khơng mục đích thương mại Vì giá thành sản phẩm Trung tâm Lưu trữ quốc gia khơng phải mục đích kinh tế nhận yêu cầu đặc biệt khác từ người dùng tin tính chi phí dùng việc nhân bản, photocopy chi phí cho việc chuyển phát Thực tế cho thấy sản phẩm cung cấp Trung tâm Lưu trữ quốc gia hầu hết thu phí trí không thu phí Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc sử dụng thông tin tài liệu lưu thơng qua hình thức đọc chỗ, mượn nhà (đối với ấn phẩm, tạp chí), tổ chức luân chuyển tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, số Trung tâm Lưu trữ quốc gia bắt đầu nghiên cứu triển khai việc tính giá cho việc cung cấp sản phẩm theo yêu cầu người sử dụng thông tin Cụ thể việc biên soạn thư mục tóm tắt tồn văn theo yêu cầu, dịch vụ tư vấn chí dịch vụ thăm quan 10 2.1.3 Phân phối Kênh phân phối marketing nói chung marketing tài liệu lưu trữ thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng có hai hình thức phân phối là: Hình thức phân phối trực tiếp Trung tâm Lưu trữ quốc gia Sự thuận tiện vị trí, khoảng địa điểm Trung tâm Lưu trữ quốc gia yếu tố quan trọng thu hút người sử dụng thơng tin lưu trữ Hình thức phân phối trực tuyến Trung tâm Lưu trữ quốc gia thư dần đầu tư áp dụng phát triển Lợi Internet hỗ trợ cán lưu trữ cách tích cực việc mở rộng giới hạn sử dụng thông tin tài liệu mà người dùng tin không thiết phải đến trực tiếp Dịch vụ cho phép người dùng tin kết nối đến Trung tâm Lưu trữ quốc gia qua Internet trao đổi trực tiếp với nhân viên lưu trữ để nhận giải đáp thắc mắc hỗ trợ tìm kiếm nguồn thông tin lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia Tuy nhiên, lợi này, chưa Trung tâm Lưu trữ quốc gia thúc đẩy phát triển, hệ thống mạng Internet kết nối tốc độ chưa cao, chưa chủ động nâng cấp Web mình, chưa thực phát huy lợi hình thức phân phối qua website hình thức ngày trở nên phổ biến 2.1.4 Quảng bá Công tác truyền thông vận động triển khai song hành hoạt động Trung tâm Lưu trữ quốc gia năm qua Quảng cáo hoạt động truyền thông marketing tài liệu lưu trữ quan tâm triển khai số Trung tâm Lưu trữ quốc gia Các hoạt động tổ chức đột xuất định kỳ Do hoạt động xếp vào hoạt động truyền thông marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia bước đầu kế thừa kết kinh nghiệm rút trình tổ chức triển khai Trung tâm Điển hình Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV, công tác truyền thông vận động tổ chức hoạt động chuyên môn nghiệp vụ phục vụ hoạt động trị, ngày lễ lớn đất nước; tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ bảo tàng, trung tâm văn hóa, trung 11 tâm trị; tham gia nhiều hoạt động thông tin, tuyên truyền, giới thiệu sách, ấn phẩm lưu trữ phục vụ nhân dân mang ý nghĩa xã hội rộng lớn xây dựng văn hoá đọc; thực chương trình phát sóng kênh đài truyền hình; tham gia với quan chức tỉnh để triển khai hoạt động quảng cáo thông qua việc tổ chức trưng bày chuyên đề hay triển lãm liên quan đến kiện tỉnh… hoạt động truyền thông vận động Trung tâm Lưu trữ quốc gia triển khai kết hợp giới thiệu, quảng bá hình ảnh tốt Trung tâm Lưu trữ quốc gia Những hoạt động nhằm giới thiệu địa điểm đến với đối trượng đến khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ Qua thu hút nhiều lượt độc giả đến sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia Và nhiệm vụ cán lưu trữ Có nhiều cách thức để quảng cáo hình ảnh tài liệu lưu trữ đến với độc giả Hiện Trung tâm vào tình hình thực tế để sử dụng nhiều hình thức khác nhằm quảng cáo hình ảnh Trong trình hoạt động Trung tâm Lưu trữ quốc gia, việc thường xuyên xây dựng hình ảnh tốt Trung tâm, giới thiệu sản phẩm lưu trữ, dịch vụ lưu trữ hoạt động thơng qua hoạt động quảng cáo việc giữ liên lạc với người dùng tin quan trọng Cán lưu trữ không liên lạc trực tiếp với độc giả mà cần sử dụng hình thức quảng cáo, giới thiệu thường xuyên, gửi thư trực tiếp, marketing nội để mối quan hệ hai phía thêm bền chặt, tạo tin tưởng xây dựng mạng lưới khách hàng/người dùng tin bền vững Việc sử dụng hình thức tuyên truyền, quảng bá giúp cán lưu trữ nắm bắt thơng tin khách hàng, liên hệ với khách hàng bên phạm vi ngồi quan Những hình thức thơng tin liên lạc hỗ trợ nhiều hoạt động quảng bá, truyền thông marketing cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia 2.1.5 Con người Trên thực tế, Trung tâm Lưu trữ quốc gia nước ta chưa xếp để cán làm marketing chuyên trách, chưa có hoạt động marketing chuyên trách nên thiếu vắng nội dung việc gắn kết mối quan hệ bên tổ chức trình tạo sản phẩm với mối quan hệ bên ngồi tổ chức Đó vai trò kết nối hoạt động bên quan Trung tâm Lưu trữ quốc gia với thị trường người sử dụng tin, thị trường bên ngồi 12 Marketing việc thống nhất, kết hợp, điều chỉnh hài hòa tất hoạt động Trung tâm như: từ việc phối kết hợp hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, công tác thu thập, xây dựng phát triển nguồn tài liệu đầu vào, ứng dụng công nghệ thông tin, công tác phục vụ độc giả, công tác tuyên truyền giới thiệu sách, ấn phẩm lưu trữ, sản phẩm lưu trữ, hoạt động dịch vụ khác thơng tin có tài liệu lưu trữ nhằm thực văn pháp quy công tác quản lý nhà nước Việc kết hợp điều chỉnh hài hòa nội dung nhằm đạt mục tiêu thỏa mãn nhu cầu dùng tin, đem lại giá trị cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia Có thể nói, cơng tác lưu trữ cần phải có marketing, việc nhận thức hoạt động marketing đem lại cho Trung tâm giá trị lớn cộng đồng người sử dụng thông tin lưu trữ xã hội Tuy nhiên nhận thức marketing phụ thuộc nhiều vào trình độ văn hóa tổ chức nhà quản trị marketing, vào đạo đức xã hội Làm cách để tạo lợi nhuận tổ chức (làm kinh tế cho quan), thỏa mãn nhu cầu mong muốn khách hàng lợi ích xã hội? trước thơng qua định marketing cho sản phẩm lưu trữ Thực tế thăm dò cho thấy, số cán lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia số viên chức muốn có phận làm đầu mối cho hoạt động marketing Họ hiểu hoạt động marketing phận phụ trách marketing cần thực thành lập sớm, tiếp tục triển khai hoạt động marketing mức tự phát hay khơng có đầu mối phòng ban phụ trách hoạt động Cần thiết phải ứng dụng marketing hoạt động Trung tâm Trung tâm cần có khách hàng, người khai thác sử dụng thơng tin tài liệu lưu trữ cần tiếp cận đến thơng tin hữu ích nguồn thơng tin vơ có giá trị Trung tâm Lưu trữ quốc gia quản lý Đồng thời hoạt động marketing cần thiết nhằm giới thiệu, quảng bá hình ảnh, hoạt động Trung tâm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu bạn đọc đồng thời thu hút tăng số lượng bạn đọc, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin… Tuy nhiên chưa có cán lưu trữ đào tạo chuyên ngành marketing, chưa có Trung tâm Lưu trữ quốc gia thành lập phòng marketing phần lớn cán lưu trữ chưa trang bị kiến thức marketing 13 Qua tìm hiểu, người dùng tin/độc giả mong muốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia chăm sóc khách hàng Bởi lẽ họ muốn nhận thông tin giá trị tốt thông qua sản phẩm, dịch vụ Trung tâm cung cấp 2.1.7 Điều kiện vật chất Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia nhận nguồn tài từ: Ngân sách Nhà nước cấp; Các khoản thu từ phí dịch vụ lưu trữ Có sở vật chất trang thiết bị lưu trữ tương đối tốt, đại, tòa nhà kho Lưu trữ đầu tư xây dựng có sức chứa hàng chục nghìn ki-lơ-mét tài liệu đáp ứng điều kiện bảo quản nhiều loại hình tài liệu, tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, tài liệu địa bạ, tài liệu mộc Tuy nhiên, số Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần nâng cấp, sở hạ tầng, máy móc, đường truyền hay đổi trang web đến cơng nghệ ứng dụng phòng đọc truyền thống để đáp ứng nhu cầu hay thỏa mãn đông đảo độc giả 2.2 Một số kết đạt hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia 2.2.1 Về hình thức tuyên truyền, quảng bá Thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia quan tâm đến công tác tuyên truyền, quảng bá thơng tin tài liệu lưu trữ nhiều hình thức khác Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia tận dụng triệt để lợi từ mạng xã hội để tun truyền thơng tin, hình ảnh tài liệu lưu trữ Cụ thể, Trung tâm Lưu trữ tận dụng mạng Facebook, Zalo, Youtobe để đăng tải tuyên truyền thông tin tài liệu lưu trữ Mỗi Trung tâm tạo cho trang Fanpage, trang mạng xã hội mà đăng thơng tin tài liệu quảng bá hình ảnh hoạt động quan để nhiều người biết đến Đến nay, trang Fanpage Trung tâm có nhiều lượt like theo dõi, cụ thể: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có 7.793 lượt like 7.930 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có 37.655 lượt like 37.493 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia 14 III có 3.890 lượt like 3.982 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có 7.489lượt like 7.772 người theo dõi Như vậy, thấy tầm ảnh hưởng Trung tâm Lưu trữ quốc gia tới bạn đọc không nhỏ Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ gấp rút xây dựng chuẩn bị vào hoạt động trang Website Trung tâm Dưới hình thức dựa vào trang mạng xã hội hoạt động marketing khơng tốn kinh phí Trung tâm Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ tăng cường phối hợp với đài truyền hình, báo, tạp chí: Quốc Hội, Qn đội, Nhân dân, An ninh giới để tuyên truyền kiện trưng bày, triển lãm, trao trả hồ sơ tài liệu, biếu tặng tài liệu…Những hình thức gây tiếng vang lớn người xem, đồng thời hoạt động marketing hiệu 2.2.2 Về xuất ấn phẩm lưu trữ Tài liệu lưu trữ thông tin lịch sử phục vụ cho Nhà nước, cho xã hội cho nhân dân Tuy nhiên, thực tế cho thấy ấn phẩm Trung tâm Lưu trữ quốc gia marketing nhằm phục vụ chủ yếu cho nhà nước mà ý tới xã hội công dân Các ấn phẩm lưu trữ chủ yếu để biếu quan, tổ chức người dân có hội để sở hữu Có nhiều độc giả đến khai thác tài liệu Trung tâm quan tâm tới ấn phẩm lưu trữ trưng bày Trung tâm điều kiện chế nên độc giả khơng sở hữu tài liệu Nếu xét khía cạnh marketing thiệt thòi cho ngành lưu trữ Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 15 3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3.1.1 Những ưu điểm Một số lãnh đạo viên chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia nhận thấy vài trò hoạt động marketing nói chung marketing tài liệu lưu trữ nói riêng quan lưu trữ cần thiết Marketing giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia có hoạt động phù hợp với nhu cầu thị trường hơn, cho đời sản phẩm lưu trữ mang sắc màu mới, góp phần đem lại nhiều lợi ích cho xã hội, cho quan, tổ chức, cá nhân Trung tâm Lưu trữ quốc gia Yếu tố phân phối Trung tâm Lưu trữ quốc gia tập trung vào trụ sở chính, website, khơng gian Trung tâm Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia triển khai nhiều hoạt động quảng cáo với nhiều hình thức khác như: tổ chức hội thảo, hội nghị hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ, hoạt động truyền thơng, phát huy giá trị tài liệu nhiều hình thức nhận ủng hộ đông đảo nhân dân nước nước Trong năm gần đây, Trung tâm Lưu trữ quốc gia tăng cường hình thức Marketing mạng internet như: Youtube, Zalo, Facebok, Fanpage…đã góp phần quảng bá thơng tin, hình ảnh tài liệu lưu trữ đến với độc giả Hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuận lợi, có quy trình nghiệp vụ thực tốt, phù hợp không bị chồng chéo, trùng lặp Mặt khác, trình thực quy trình hoạt động mình, Trung tâm phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, quy trình cho thực hiệu với tình hình thực tế đơn vị 3.1.2 Những hạn chế Những bất cập, hạn chế marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia hoạt động marketing mang tính tự phát, nhận thức cán lưu trữ hoạt động chưa đầy đủ Nguyên nhân Trung tâm Lưu trữ quốc gia chưa xây dựng kế hoạch marketing hoạt động Việc lắng nghe, lấy ý kiến độc giả, đóng góp cho hoạt động Trung 16 tâm chưa triển khai thường xuyên Trong họ sẵn sàng hỗ trợ hoạt động Trung tâm, đặc biệt hoạt động marketing Một điều bất cập sản phẩm lưu trữ sản xuất theo ý thức chủ quan (công bố ấn phẩm sách để làm quà biếu, tặng); việc định giá ấn phẩm lưu trữ chưa có thống theo quy định nào; ấn phẩm lưu trữ quan tâm đến bước quảng bá; bất cập kênh phân phối sản phẩm; bất cập khuyến mại; không thiết lập quan hệ quan lưu trữ với người yêu cầu Nguồn lực lưu trữ vấn đề hạn chế hoạt động Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia, cụ thể: viên chức chưa đáp ứng yêu cầu vị trí, việc làm; thiếu khát vọng toàn tâm, toàn ý cho lưu trữ; kỹ lưu trữ thấp; suất lao động thấp; thu nhập không đủ cho tái sản xuất Cơ sở vật chất, thiết bị lưu trữ không đồng bộ, thiếu môi trường lao động đạt yêu cầu Về nguồn lực tài hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia thiếu dự án đáp ứng tốt yêu cầu; khơng có kinh phí từ ngân sách; Nhà nước không công bố, triển lãm Một hạn chế cần lưu ý là, thiếu nguồn lực thơng tin, Trung tâm Lưu trữ quốc gia thực đề án đó, đề án sưu tầm tài liệu qúy, triển khai nhằm bổ sung tài liệu có giá trị nội dung, vật liệu chế tác để kịp thời thu thập, bổ sung lưu trữ lịch sử Điều kiện môi trường marketing lưu trữ như: phân công chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, sở vật chất, môi trường thu hút khách hàng, nhân học, vấn đề trị, kinh tế, văn hóa, khoa học Đó yếu tố kích thích thúc đẩy làm tốt lên gây hạn chế marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia 17 3.2 Các giải pháp nâng cao tổ chức hoạt động marketing tài liệu lưu trữ 3.2.1 Tăng cường phát triển hình thức marketing tài liệu lưu trữ Tuyên truyền phổ biến rộng rãi ý nghĩa, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ để nâng cao nhận thức công chúng Nội dung tuyên truyền rõ quyền lợi ích thiết thực cơng dân tiếp cận thông tin khứ để giải vấn đề họ sống tương lai nhằm thúc đẩy nhu cầu tìm đọc tài liệu lưu trữ người dân đội ngũ cán công nhân viên nhà nước Tuyên truyền quy mô, số lượng khả cung cấp tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia qua phương tiện truyền thông đại chúng: Đài phát thanh, truyền hình, Internet, báo, tạp chí, điện thoại, phim ảnh, triển lãm, hội nghị, hội thảo,… Phối hợp với Bảo tàng, Thư viện, quan truyền thơng, viện phim, tòa soạn, báo giấy báo điện tử, để thực chương trình quảng bá tài liệu lưu trữ quý hiếm, đặc biệt di sản tư liệu Tổ chức thi ngày kỷ niệm lớn, kiện lớn để kích thích sử dụng tài liệu lưu trữ Xây dựng chương trình tiếp cận tài liệu lưu trữ cho loại đối tượng khác Tại Việt Nam hình thức marketing nêu trung tâm lưu trữ quốc gia áp dụng chưa thường xuyên 3.2.2 Tăng cường phát triển truyền thông marketing xã hội tài liệu lưu trữ Các phương tiện truyền thông mở giới đa chiều Các loại thông tin khứ có giá trị hữu ích lưu giữ trung tâm lưu trữ quảng bá qua phương tiện truyền thông trực tuyến đại chắn thu hút nhiều người sử dụng với tính cung cấp thơng tin q khứ nhanh nhạy, tồn diện trực tiếp Sự đời cơng nghệ kỹ thuật số biến giới thành giới điện tử, 18 dẫn đến nhiều thay đổi tương tác xã hội Thông qua phương tiện truyền thông mới, dịch vụ trung tâm lưu trữ trở nên ngày hoàn hảo Trang web trung tâm lưu trữ cần cải tiến theo hướng có giao diện thiết kế nhiều hình ảnh động với màu sắc hấp dẫn, bắt mắt, có khả tương tác cao, cho phép người sử dụng tham gia đóng góp ý kiến vào diễn đàn mở Các trung tâm lưu trữ tiến hành hoạt động truyền thông marketing xã hội tài liệu lưu trữ cần xác định rõ đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ quảng bá Đối tượng tiếp nhận thông tin lưu trữ cá nhân, nhóm người, giới cụ thể hay quảng đại công chúng Việc xác định đối tượng có ảnh hưởng quan trọng đến việc định truyền thông loại tài liệu lưu trữ nào, truyền thông nào, nào, đâu? Từ hoạch định nhiệm vụ chương trình truyền thơng khoảng thời gian để tăng thêm nhận biết đối tượng Vì cần tiến hành phân tích cơng chúng, đánh giá hình ảnh cơng chúng thiết kế thơng điệp có hiệu Việc thiết kế thông điệp cần phải giải ba vấn đề: Nội dung thông điệp: cần phải ngắn gọn, xúc tích dễ hiểu, dễ nhìn, đề cập đến lợi ích người sử dụng tài liệu, tạo ý họ thúc đẩy họ đến trung tâm lưu trữ để khai thác tài liệu Cấu trúc thơng điệp: phải lơgíc hợp lý nhằm tăng cường nhận thức tính hấp dẫn nội dung cơng chúng Hình thức thơng điệp: thông điệp đưa qua phương tiện truyền thông để gửi tới cơng chúng thơng điệp cần phải có hình thức sinh động Để thu hút ý, thơng điệp phải mang tính lạ, tương phản, hình ảnh tiêu đề lơi cuốn, kích cỡ vị trí đặc biệt… Nếu thơng điệp qua tivi, radio quan trọng từ ngữ chất lượng đọc Hiệu truyền thông phụ thuộc nhiều vào việc sáng tạo thông điệp sau thông điệp truyền đi, trung tâm lưu trữ phải thu nhận 19 thông tin phản hồi Cần phải tổ chức điều tra nghiên cứu chu đánh giá mức hiệu hoạt động truyền thông Từ có biện pháp điều chỉnh nhằm hướng hoạt động truyền thông vào mục tiêu định tăng cường hiệu chúng Sự phối hợp hoạt động truyền thông thường gắn với chiến dịch truyền thông khoảng thời gian cụ thể định Để phối hợp đạt hiệu cao, trung tâm lưu trữ phải xây dựng hệ thống truyền thơng việc lựa chọn công cụ truyền thông phù hợp với điều kiện hồn cảnh thực tế Việc xác định ngân sách cho hoạt động truyền thông marketing xã hội tài liệu lưu trữ chi phối lớn đến thành công, hiệu hoạt động truyền thông Việc định ngân sách dành cho vào mục tiêu nguồn lực trung tâm lưu trữ ngân sách cho hoạt động marketing phân bố cho P Căn vào chức năng, nhiệm vụ trung tâm lưu trữ mục tiêu marketing cần phải xây dựng ngân sách khuyến mại sở xác định nhiệm vụ cần phải hoàn thành để đạt mục tiêu cụ thể xác định nhiệm vụ cần phải hoàn thành để đạt mục tiêu chung; sau ước tính chi phí để thực nhiệm vụ Tổng chi phí dự tốn ngân sách cho hoạt động truyền thông marketing xã hội tài liệu lưu trữ Sau khoảng thời gian truyền thông định, trung tâm lưu trữ cần phải đo lường tác dụng đến cơng chúng mục tiêu xem họ có nhận thấy hay ghi nhớ thơng điệp khơng, họ nhìn thấy lần, họ ghi nhớ điểm nào, họ cảm thấy thơng điệp đó, thái độ trước họ tài liệu lưu trữ Các trung tâm lưu trữ cần thu thập số đo hành vi phản ứng đáp lại cơng chúng như: có lượt người đến trung tâm? có người sử dụng tài liệu lưu trữ nói chuyện với người khác 20 Ngồi trung tâm lưu trữ cần lưu ý đến thay đổi to lớn diễn kinh tế thị trường, đặc biệt phân chia thị trường đại chúng (mass market) thành nhiều phân khúc (specific target market) mà phân khúc đòi hỏi phương thức truyền thơng riêng Song hành với xuất kiểu, phương tiện truyền thơng trình độ dân trí, hiểu biết người dân bước nâng cao Sự đa dạng hố cơng cụ truyền thông buộc trung tâm lưu trữ phải nghĩ đến việc thực đầy đủ theo cách hơn, đồng thời phối hợp hài hoà công cụ truyền thông 3.2.3 Tăng cường Marketing công bố tài liệu lưu trữ Cần sửa đổi, bổ sung số văn có để có thêm nội dung marketing tài liệu lưu trữ; ban hành số văn marketing tài liệu lưu trữ Ngoài ra, cần đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ marketing cho người làm lưu trữ Để bồi dưỡng kiến thức marketing cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ cần mở lớp bồi dưỡng chuyên đề marketing vào chương trình giảng dạy sách giáo khoa cho trường trung cấp, dạy nghề, đại học chuyên ngành lưu trữ Muốn có đội ngũ giảng dạy marketing cho sinh viên trường đại học chuyên ngành lưu trữ, họ cần phải có trình độ cao chun ngành marketing 21 KẾT LUẬN Mỗi quốc gia, dân tộc có nguồn di sản văn hóa thiêng liên phong phú Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản văn hố đồng thời tiềm thơng tin khứ vô tận quốc gia Những thông tin tài liệu lưu trữ cầu nối khứ tương lai; đồng thời thơng tin nhân chứng sống cho thời hào hùng dân tộc Để góp phần làm cho thông tin tài liệu lưu trữ không bị qn lãng thơng tin mang lại lợi ích cho xã hội, người làm cơng tác lưu trữ phải thực tốt sứ mệnh quản lý, bảo quản phát huy giá trị nguồn thơng tin phục vụ Nhà nước, phục vụ xã hội, phục vụ lợi ích cơng dân Để làm tốt điều đó, hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần phải tăng cường, đẩy mạnh có hiệu công tác Marketing tài liệu lưu trữ coi nhiệm vụ khơng riêng ai, đồng lòng, đồng sức tâm hiệp lực thực tốt hoạt động marketing, mục đích cuối đáp ứng tốt yêu cầu khách hàng/độc giả/người dùng tin, cho đời sản phẩm lưu trữ, đa dạng dịch vụ, thu hút đông đảo quần chúng nhân dân đến với lưu trữ, coi lưu trữ điểm đến tìm lại q khứ, ký ức, trao đổi, giao dịch đem lợi ích cho hai phía, từ nâng cao hiệu kinh tế cho lưu trữ, tăng thêm kinh phí cho lưu trữ, tạo niềm vui, góp phần tăng thu nhập cho người làm công tác lưu Với trách nhiệm cán lưu trữ công tác Trung tâm Lưu trữ quốc gia, nhận thức sứ mệnh nhà Lưu trữ lịch sử, sở đòi hỏi thực tế công tác chuyên môn, mạnh dạn bước đầu nghiên cứu tổ chức hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia có số nhận xét, đánh giá, đề xuất số phương pháp, giải pháp nhằm làm tốt hoạt động marketing nói chung marketing tài liệu lưu trữ, thơng tin lưu trữ nói riêng Trung tâm Lưu trữ quốc gia./ 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ; Trần Hoàng – Trần Việt Hà: Marketing công bố tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 8-2014, tr34-39; Trần Hoàng – Trần Việt Hà: Marketing tài liệu lưu trữ thơng tin lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 2-2017, tr 14-15, 21; Phạm Diệu Linh – Trương Thị Mai Anh: Áp dụng số hình thức marketing vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 7-2010, tr29-32,48; Trần Phương Hoa: Marketing tài liệu lưu trữ- vấn đề đặt với Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 9-2010, tr 35 23 ... CAO TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 15 3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3.1.1 Những ưu điểm Một số lãnh đạo viên chức. .. HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 2.1 Tình hình tổ chức hoạt động Marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia Hoạt động marketing hoạt động trao đổi, giao dịch, thị trường Marketing. .. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 15 3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ quốc gia 16 3.1.1 Những ưu điểm