Công bố tài liệu tại trung tâm lưu trữ quốc gia iii đánh giá kết quả và kiến nghị

Đại học quốc gia Hà nội TRƯờNG ĐạI HọC KHOA HọC Xã HộI Và NHÂN VĂN -  - NGUYỄN LAN PHƯƠNG Công bố tài liệu trung tâm Lưu trữ quốc gia III - đánh giá kết kiến nghị LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ Hà Nội - 2008 Đại học quốc gia Hà nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -  - NGUYỄN LAN PHƯƠNG Công bố tài liệu trung tâm Lưu trữ quốc gia III - đánh giá kết kiến nghị Chuyên ngành: Mã số: Lưu trữ 60.32.24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội - 2008 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LTNN: Lưu trữ nhà nước LTVN: Lưu trữ Việt Nam TTLTQG I: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I TTLTQG III: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III UBND: ủy ban nhân dân VNDCCH: Việt Nam Dân chủ Cộng hòa VTLT: Văn thư Lưu trữ VTLTVN: Văn thư Lưu trữ Việt Nam VT & LTNN: Văn thư Lưu trữ nhà nước Mục lục Trang Dẫn luận Lý chọn đề tài 01 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 03 Đối tượng, phạm vi nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 03 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 05 Các nguồn tài liệu tham khảo 10 Phương pháp nghiên cứu đề tài 11 Đóng góp đề tài 11 Bố cục đề tài 12 chương giới thiệu khái quát trung tâm lưu trữ quốc gia III 1.1 Chức 14 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 14 1.3 Cơ cấu tổ chức 15 1.4 Tình hình tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.4.1 Thành phần tài liệu lưu trữ…………………………………….16 1.4.2 Nội dung tài liệu lưu trữ 1.4.2.1 Khối tài liệu hành chính……………………………………16 1.4.2.2 Khối tài liệu khoa học kỹ thuật…………………………….19 1.4.2.3 Khối tài liệu nghe nhìn……….…………………………….20 1.4.2.4 Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ………………… 21 1.4.2.5 Khối tài liệu sưu tầm……………………………………….22 1.4.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 1.4.3.1 Về nội dung tài liệu…………………………… .24 1.4.3.2 Về hình thức tài liệu……………………………………… 27 1.4.3.3 Về tình trạng vật lý tài liệu…………………………… 28 1.4.4 Giá trị tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản 1.4.4.1 Về trị………………………………………………….29 1.4.4.2 Về kinh tế ………………………………………………….30 1.4.4.3 Về văn hóa - xã hội…………………………………………31 1.4.4.4 Về nghiên cứu khoa học…………………………………….32 Tiểu kết chương 1…………………………………………………………33 Chương tình hình cơng bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.1 Q trình hình thành Tổ Cơng bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ……………………………………… 35 2.2 Công tác công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III………………………………………………………………… 38 2.2.1 Tuyên truyền phương tiện truyền thông đại chúng 2.2.1.1 Thông báo trao danh mục tài liệu lưu trữ……… 38 2.2.1.2 Viết công bố tài liệu lưu trữ………………… .40 2.2.2 Xuất ấn phẩm lưu trữ 2.2.2.1 Xuất sách theo chuyên đề 63 2.2.2.2 Làm quà lưu niệm………………………………… 70 2.2.2.3 Xây dựng phim lưu trữ………………… 71 2.2.3 Trưng bày, triển lãm tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện……………………………………………………………….72 2.3 Hiệu hoạt động công bố tài liệu 2.3.1 Phục vụ công tác quản lý…………………………………….77 2.3.2 Phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức………… 78 2.3.3 Phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu khoa học 78 2.3.4 Phục vụ cho việc bảo vệ quyền lợi cá nhân…… 80 Tiểu kết chương 2……………………………………………………… 81 Chương nhận xét Kiến nghị số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm……………………………………………………… 82 3.1.2 Hạn chế…………………………………………………… .86 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.………………………………………………………………89 3.2.2 Nâng cao trình độ cán tăng cường đầu tư sở vật chất cho hoạt động công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III…… 89 3.2.3 Đẩy mạnh việc bổ sung thu thập tài liệu quý nước…………………………………………………………………90 3.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản…… 91 3.2.5 Nghiên cứu phương pháp nghiệp vụ công bố tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III………………………… 93 3.2.6 Xây dựng kế hoạch cụ thể công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III……………………………………………………………93 Tiểu kết chương 3…………………………………………………………95 Kết luận………………………………………………………………… 96 Danh mục TàI LIệU THAM KHảO……………………………… … 98 PHụ LụC……………………………………………………………… 114 Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn DẪN LUẬN Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Đó chứng cụ thể, sống động minh chứng cho kiện thời điểm Có thể nói, nhân chứng lịch sử Từ tài liệu lưu trữ, khai thác, nhận biết khứ cách xác Trải qua bao hệ, dân tộc Việt Nam lưu giữ khối lượng khổng lồ tài liệu lưu trữ Các thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ thơng tin gốc, xác thực, có độ tin cậy cao, phản ánh trung thực mặt đời sống xã hội Đó nguồn tài ngun đặc biệt, khơng cạn kiệt mà bổ sung ngày phong phú Việc tổ chức quản lý khai thác tốt nguồn sử liệu mang lại hiệu xã hội kinh tế to lớn Từ nhận thức đó, q trình xây dựng ngành Lưu trữ Việt Nam, Đảng Nhà nước ta quan tâm đạo cấp, ngành, quan lưu trữ đẩy mạnh công tác tổ chức sử dụng tài liệu coi mục đích cuối công tác đưa tài liệu để phục vụ tốt cho yêu cầu nghiên cứu sử dụng xã hội, coi biểu tính trị sâu sắc cơng tác lưu trữ Năm 1997, phát biểu Hội nghị tổng kết 10 năm thực Quyết định Ban Bí thư Trung ương Đảng phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu khẳng định: Chức công tác lưu trữ đảm bảo thông tin khứ phục vụ lãnh đạo quản lý, phục vụ nghiên cứu khoa học, biên soạn lịch sử, tổng kết kinh nghiệm, giáo dục truyền thống Nhiệm vụ công tác lưu trữ bảo vệ an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ tổ chức việc quản lý khai thác sử dụng có hiệu nguồn Luận văn cao học Nguyễn Lan Phương Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ cầu nối quan trọng khứ với tương lai [60, 3] Quán triệt tinh thần này, “Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia” ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04.4.2001 rõ: Tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu toàn xã hội, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm; Người đứng đầu lưu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ lịch sử để phục vụ việc khai thác, sử dụng (Điều 18) [58, 16-17] Văn kiện Đại hội Đại biểu tồn quốc lần thứ X năm 2006 có nhấn mạnh đến việc: Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ [16, 107] Trong năm gần đây, nước ta với phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ yêu cầu cấp bách đặt với nhiều lĩnh vực nghiên cứu xã hội Để thực tốt chức nhiệm vụ mình, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đẩy mạnh việc công bố tài liệu nhiều hình thức khác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm làm tốt công tác Xuất phát từ tình hình thực tế hoạt động cơng bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, nên chọn đề tài: Công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Đánh giá kết kiến nghị làm luận văn cao học Thuật ngữ công bố tài liệu sử dụng luận văn hiểu theo nghĩa rộng cơng bố cách trực tiếp (dưới dạng tồn văn, trích đoạn tài liệu) báo, tạp chí…định kỳ công bố cách gián tiếp (giới thiệu danh mục hồ sơ tài liệu trưng bày, triển lãm dạng tập, tuyển tập văn kiện theo chủ đề định; giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu kèm theo dẫn nơi bảo quản để độc giả tra cứu cần thiết) Trong đề tài mình, chúng tơi đề cập đến việc cơng bố tài liệu chữ viết chủ yếu Hy vọng rằng, kết nghiên cứu giúp cho hình Luận văn cao học Nguyễn Lan Phương Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn dung cách rõ nét tình hình cơng bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III biện pháp để đẩy mạnh công tác Mục tiêu nghiên cứu đề tài Trong đề tài mình, chúng tơi xác định mục tiêu sau: - Nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn công bố tài liệu để vận dụng vào đơn vị cụ thể Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Nghiên cứu tổng hợp vấn đề công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trên sở kết đạt rút ưu điểm hạn chế công tác - Từ nhận xét, đánh giá đó, đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Đối tượng, phạm vi nhiệm vụ nghiên cứu đề tài a Đối tượng nghiên cứu: Để đạt mục tiêu đề ra, tập trung vào đối tượng nghiên cứu sau đây: - Lý luận công bố tài liệu Đây sở khoa học quan trọng để tiến hành khảo sát thực tế hoạt động công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đảm bảo cho kết nghiên cứu có tính thuyết phục cao - Kết cơng bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thể nhiều hình thức khác như: Các công bố tài liệu lưu trữ Trung tâm phương tiện truyền thông đại chúng; Các ấn phẩm lưu trữ Trung tâm biên soạn; Các trưng bày triển lãm tài liệu Trung tâm thực Luận văn cao học Nguyễn Lan Phương Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Phụ lục Luận văn cao học 117 Nguyễn Lan Phương Tổ Thu thập tài liệu hành chín h Phụ lục sơ đồ cấu tổ chức máy trung tâm lưu trữ quốc gia iii Giám đốc Phó giám đốc Phịng Thu thập, bổ sung tài liệu Tổ Thu thập tài liệu KH KT Phòng chỉnh lý tài liệu Tổ Thu thập tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ Phịng Bảo quản tài liệu Tổ Bảo quản kho Phó giám đốc Phịng Phịng Lưu Tin trữ học Phim, Công cụ tra ảnh, cứu ghi âm Phơ lơc Tổ Phịng cháy chữa cháy Tổ Tin học Tổ Cơng cụ tra cứu Phịng Tổ chức sử dụng tài liệu Tổ lưu bảo hiểm Phòng Tu bổ phục chế tài liệu Tổ Tư liệu Tổ Phục vụ phịn g đọc Phịn Kế tốn Tổ Cơng bố, giới thiệ u tài liệu LT Nội Quy Sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia Phòng Đọc (Ban hành theo QĐ số 83/QĐ-TTIII ngày 19 tháng năm 2006) Để bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia, quan, tổ chức, cá nhân kể người nước đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ Phòng Đọc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải thực quy định sau đây: Điều 1: Độc giả có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu mục đích cơng vụ phải có văn đề nghị giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi công tác; mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có chứng minh nhân dân hộ chiếu (nếu người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu Điều 2: Tài liệu đưa phục vụ độc giả tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi, tài liệu thuộc Danh mục hạn chế sử dụng khai thác có đồng ý Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Điều 3: Tài liệu lưu trữ quốc gia nghiên cứu Phòng Đọc Khi nhận trả hồ sơ, độc giả phải kiểm tra số lượng tình trạng vật lý tài liệu Trong trình sử dụng tài liệu, độc giả phải có trách nhiệm bảo vệ bảo quản an tồn khơng dùng hình thức làm hư hại đến tài liệu, tài liệu sai lệch khác với giao cán Phịng Đọc phải lập biên làm rõ trách nhiệm Điều 4: Độc giả đưa vào Phòng Đọc giấy, bút để ghi chép; phương tiện như: máy chụp ảnh, máy quay phim số loại khác phải phép Giám đốc Trung tâm III; tư trang phải gửi Phòng Thường trực Điều 5: Mỗi lần mượn, độc giả nhận tài liệu từ đến 10 đơn vị bảo quản, trả xong lại nhận tiếp Tài liệu độc giả lưu Phòng Đọc từ 10 đến 15 ngày Điều 6: Độc giả phải chịu hồn tồn xác thơng tin trích từ tài liệu việc nghiên cứu, công bố giới thiệu tài liệu Các ấn phẩm có sử dụng thơng tin tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III công bố phải nộp cho Trung tâm Điều 7: Hạn chế việc chụp tài liệu, trừ trường hợp thật cần thiết Độc giả có trách nhiệm nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng năm 2004 Bộ Tài Biểu mức thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; thủ tục nộp phí theo hướng dẫn cán Phịng Đọc Điều 8: Phòng Đọc mở cửa ngày tuần: Sáng: từ 8h đến 11h30; Chiều: 13h30 đến 16h; (Trừ chiều thứ Sáu, Phòng Đọc kiểm kê trả tài liệu vào kho ngày lễ ngày nghỉ) Điều 9: Cán nhân viên Phòng Đọc có trách nhiệm hướng dẫn độc giả tiếp cận với tài liệu lưu trữ nhanh chóng thuận lợi, với thái độ niềm nở, văn minh lịch Điều 10: Độc cán bộ, nhân viên Phòng Đọc phải có trách nhiệm thực tốt Nội quy trên, sai phạm, tuỳ theo mức độ bị đình khơng nghiên cứu tài liệu bị xử phạt theo pháp luật hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Phụ lục Bìa số sách ttltqg iii biên soạn Phụ lục số tài liệu ttltqg iii công bố ... cơng bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, nên chọn đề tài: Công bố tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Đánh giá kết kiến nghị làm luận văn cao học Thuật ngữ cơng bố tài liệu chúng tơi... văn 1.4.4 Giá trị tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản Giá trị tài liệu lưu trữ thể tác dụng lĩnh vực khác đời sống xã hội Là bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bảo quản khối tài liệu quan... giới thiệu tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Công bố tài liệu khâu công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Sự hình thành phát triển công tác tách