một số phông tài liệu và kết quả là:
- Tình trạng tài liệu bị ố, dính bết, mủn do đã từng bị nhiễm nấm mốc: phông Quốc hội có 22,47%; phông UBKCHC Nam Bộ 15 - 20%; phông PTT có 25% - 30%, phông Bộ Nội Vụ có 25 - 30%....52, 2
- Tình trạng nhiễm axít: hầu hết tài liệu các phông đều bị axít ở các mức độ khác nhau, chẳng hạn phông Bộ Giáo dục tài liệu có độ PH từ 5,2 - 6,0, phông Bộ Lao động tài liệu có độ PH là 4,96 - 6,03. Riêng phông Bộ y tế kết quả kiểm tra cho thấy phần lớn tài liệu còn ở dạng trung tính, nhiều tài liệu có độ PH = 7 hoặc 7.
Ngoài ra nhiều tài liệu ở giai đoạn này được viết tay bằng loại mực xanh lá cây, do bảo quản lâu ngày trong điều kiện độ ẩm cao, đến nay mực bị nhoè, mờ chữ, nhiều tài liệu không thể đọc được nữa.
Tài liệu sau năm 1954 - 1970: Tài liệu ở giai đoạn này có nguồn gốc từ nhiều loại giấy khác nhau như giấy dó, giây in rônêô, giấy pơluya. Do bản chất của giấy công nghiệp là dễ bị ôxy hóa, lại được chế tác bằng phương pháp đánh máy chữ và in rônêô là chủ yếu nên nhiều tài liệu bị axít nặng hoặc mực ăn mòn thủng nét chữ. Kết quả khảo sát cho thấy khoảng 90 - 95% tài liệu ở giai đoạn này bị nhiễm axít, đa số tài liệu có độ PH từ 5,6 - 6,7, có tài liệu của phông Bộ Lao động độ PH chỉ đạt 4,78. Ngoài ra tài liệu còn bị rách góc do ghim kẹp bằng kim loại làm ố gỉ.
Tài liệu sau năm 1970: nhìn chung tình trạng vật lý của tài liệu ở giai đoạn này còn tương đối tốt. Tuy nhiên một số tài liệu cũng bị giòn và ố vàng. Độ PH của tài liệu ở giai đoạn này đo được từ 5,8 – 7,5. Cá biệt có tài liệu của phông Ủy ban khoa học Nhà nước độ PH của tài liệu chỉ đạt 3,65. Một số tài liệu có hiện tượng đã từng bị nấm mốc nhẹ, đặc biệt những tài liệu KHKT ở dạng sao in ánh sáng có dấu hiệu bị nhiễm nấm mốc nhiều hơn tài liệu hành chính.
1.2.4 Nhận xét chung về tình trạng vật lý của tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tâm Lưu trữ Quốc gia
Qua những số liệu trên có thể khái quát tình trạng hư hỏng của tài liệu lưu trữ đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thành các dạng điển hình như sau:
Thứ nhất, tài liệu bị a xít, đây là dạng hư hỏng phổ biến nhất của tài liệu ở cả ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Thứ hai, tài liệu bị rách thủng ở nhiều mức độ khác nhau. Thứ ba, tài liệu bị ố, mốc, dính bết .
Thứ tư, tài liệu bị mờ chữ, nhoè mực đặc biệt là những bản viết tay.
Kết quả khảo sát trên cho thấy mỗi một quốc gia, mỗi một dân tộc trên thế giới trên bước đường phát triển của mình đều để lại những di sản văn hóa của mình. Dân tộc Việt Nam, qua mấy nghìn năm dựng nước và giữ nước, các thế hệ ông cha ta đã lưu giữ được một khối lượng tài liệu lưu trữ rất phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại, có tài liệu được khắc, in trên gỗ, đá, có tài liệu được viết trên lá cây, có tài liệu được viết trên vải lụa, nhưng đa phần tài liệu được tạo lập trên giấy. Về ngôn ngữ, có tài liệu bằng chữ Hán – Nôm, có tài liệu bằng tiếng Pháp, có tài liệu bằng tiếng Anh, có tài liệu bằng tiếng Việt. Tất cả những tài liệu này là những bằng chứng cụ thể, sống động, minh chứng cho từng sự kiện ở từng thời điểm. Đây là nguồn sử liệu đáng tin cậy nhất. Vai trò to lớn của tài liệu lưu trữ đã được khẳng định trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” 37, 34
Nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ và ý thức được trọng trách của mình là giữ gìn khối di sản chữ viết cho muôn đời sau nên các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia dưới sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã áp dụng mọi biện pháp nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Tuy nhiên đến nay qua thời gian tồn tại từ vài chục năm đến vài trăm năm, nhiều tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã bị huỷ hoại ở nhiều mức độ khác nhau.
Để có thể đề xuất các biện pháp thích hợp cho việc bảo quản an toàn tài liệu, không những phải có sự khảo sát toàn diện các khối tài liệu, mà còn phải điều tra, tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hại tài liệu và thực trạng công tác bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Đây là vấn đề sẽ được trình bày chi tiết trong chương tiếp theo.
Chương 2
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA