tiến hành từ năm 2000, khi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thực hiện "Đề án Chống nguy cơ huỷ hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" theo sự chỉ đạo của Cục Lưu trữ Nhà nước. Biện pháp được áp dụng phổ biến nhất hiện nay là bồi nền, dán vá, viền mép tài liệu bằng phương pháp thủ công.
Ngoài các biện pháp trên, để bảo quản an toàn tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã ban hành một số văn bản như: Nội quy vào kho, Quy định về việc xuất nhập tài liệu, Nội quy sử dụng tài liệu tại phòng đọc. Đồng thời Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng luôn cải tiến tổ chức bộ máy của Trung tâm cho phù hợp với tình hình thực tế ở từng thời điểm, đặc biệt là bộ phận làm công tác bảo quản tài liệu.
2.3.4 Nhận xét chung về tình hình bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Quốc gia
Trong suốt gần nửa thế kỷ qua dưới sự chỉ đạo của Cục Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã luôn luôn nghiên cứu và thực hiện những biện pháp nhằm bảo quản an toàn và ngăn ngừa sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ. Thành tích nổi bật mà các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã đạt được là:
1- Chúng ta đã bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Quốc gia trong mọi điều kiện. Dù trải qua các cuộc chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ, chiến tranh biên giới phía Bắc và biên giới Tây Nam, tài liệu phải đưa đi sơ tán nhiều lần, nhưng về cơ bản tài liệu vẫn được bảo quản an toàn. 2- Hệ thống kho tàng luôn luôn được cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới nhằm tạo điều kiện tối ưu cho việc bảo quản tài liệu ngày càng gia tăng về số lượng.
3- Các trang thiết bị bảo quản tài liệu luôn được đầu tư ngày càng phong phú cho phù hợp với việc bảo quản từng loại tài liệu và theo hướng hiện đại hoá.
4- Nhiều biện pháp kỹ thuật đã được triển khai áp dụng nhằm hạn chế những ảnh hưởng xấu của môi trường tới tuổi thọ của tài liệu.
5- Công tác tu bổ phục chế tài liệu bị hư hỏng cũng đã được triển khai và thu được những kết quả nhất định.
Mặc dù vậy, trong lĩnh vực bảo quản các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia còn một số điểm cần hoàn thiện như sau:
1- Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chưa có một chương trình tổng thể về công tác bảo quản, do đó các biện pháp đã thực hiện chưa có tính đồng bộ. Điều này thể hiện ở những điểm dưới đây:
- Thứ nhất, hiện nay kho bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được lắp đặt hệ thống điều hoà nhiệt độ, nhưng hệ thống này chỉ hoạt động vào ban ngày, ban đêm hệ thống này ngừng hoạt động. Việc này sẽ làm cho nhiệt độ trong kho không ổn định, ảnh hưởng không tốt tới tuổi thọ của tài liệu.
- Thứ hai, hiện tại phần lớn tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang ở tình trạng bị a xít. Trong quá trình hoàn thiện các trang thiết bị bảo quản, các Trung tâm đều đầu tư bìa, hộp phi a xít cho việc bảo quản tài liệu, như vậy sau một thời gian ngắn các phương tiện này sẽ bị nhiễm a xít từ chính tài liệu.
2- Các biện pháp kỹ thuật bảo quản đã và đang áp dụng còn mang tính thủ công, từ việc đo và ghi chép nhiệt độ, độ ẩm trong kho tới những việc khác còn ít có sự trợ giúp của máy móc.
3- Việc bố trí mặt bằng công nghệ có nơi còn chưa thật là khoa học, hợp lý, chẳng hạn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay còn bố trí một số phòng làm việc cho cán bộ trong khu vực kho bảo quản tài liệu. Điều này không những ảnh hưởng không tốt tới sức khoẻ của cán bộ, mà còn góp phần gây ra sự không an toàn cho tài liệu đang bảo quản trong kho.
Qua phần trình bày trên cho thấy tài liệu lưu trữ có thể bị hủy hoại và hư hỏng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Có nguyên nhân do bản thân vốn có của tài liệu, có nguyên nhân do môi trường tự nhiên tác động vào, có nguyên nhân là do con người gây ra. Xét về tần số tác động, có nguyên nhân gây hại tài liệu hiện hữu liên tục, nhưng có nguyên nhân lại thỉnh thoảng hiếm hoi mới xảy ra.
Việt Nam nước ta nằm ở vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, thời tiết rất nóng về mùa hạ và rất lạnh về mùa đông, biên độ dao động của nhiệt độ giữa các mùa trong năm và giữa ngày và đêm khá lớn mùa mưa kéo dài từ tháng 5 đến tháng 10 nên độ ẩm không khí rất cao. Bên
cạnh đó thiên tai, lũ lụt, bão nhiệt đới thường xuyên sảy ra, đe doạ tới sự an toàn của tài liệu. Điều đó nói lên rằng khí hậu Việt Nam không ủng hộ cho việc bảo quản tài liệu. Không những thế, điều kiện khí hậu nhiệt đới nóng ẩm còn là môi trường lý tưởng cho nấm mốc và các loài côn trùng hại tài liệu sinh sôi phát triển. Thêm vào đó nước ta lại trải qua chiến tranh liên miên làm cho tài liệu bị mai một thất thoát một phần. Trong chiến tranh nhiều lần tài liệu phải đưa đi sơ tán, kho tàng, trang thiết bị bảo quản không đảm bảo chất lượng, cũng góp phần làm cho tài liệu bị xuống cấp nhanh hơn.
Thậm chí ngay chính trong kho lưu trữ, hàng ngày tài liệu vẫn có nguy cơ bị con người tiếp tục làm hư hại bằng nhiều cách thức khác nhau.
Không dừng ở các nguyên nhân trên, tài liệu còn tự huỷ hoại do chính nguyên nhân nội tại của vật mang tin và do phương pháp mà chúng được chế tác ra.
Nguy cơ là như vậy, song chúng ta chỉ có thể tác động rất ít vào việc làm thay đổi các tính chất bên trong của tài liệu. Điều mà chúng ta có thể làm nhiều là kiểm soát các yếu tố bên ngoài gây ra sự lão hoá và hư hỏng của tài liệu. Trong những năm qua các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia dưới sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã thực hiện mọi biện pháp có thể trong điều kiện cho phép để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên đôi khi những biện pháp này còn mang tính tình thế, chưa có tính chiến lược lâu dài.
Chương 3
CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
Kết quả sự phân tích tình hình tài liệu và những nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ là cơ sở cơ bản để đề ra các biện pháp bảo quản chúng. Ngày nay hoạt động bảo quản thường tập trung vào thực hiện hai hệ thống biện pháp chủ yếu. Đó là những biện pháp mang tính chủ động phòng ngừa sự hư hại xuống cấp và những biện pháp mang tính đối phó, khôi phục, sửa chữa những tài liệu bị hư hỏng. Dưới đây xin đi sâu phân tích từng biện pháp cụ thể: