Nhà kho là phòng tuyến đầu tiên để bảo vệ tài liệu chống lại các tác nhân gây hại từ bên ngoài xâm nhập vào tài liệu. Việc xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng những thông số kỹ thuật đặc biệt. Sự đặc biệt, độc đáo về kỹ thuật xây dựng nhà kho lưu trữ thể hiện ở việc bố trí các hạng mục công trình, kết cấu công trình và lắp đặt các trang thiết bị kỹ thuật.
Nước ta nằm ở khu vực khí hậu nhiệt đới nóng và ẩm, nên kho bảo quản tài liệu phải có khả năng chống nóng, chống ẩm, tránh đến mức tối đa sự bức xạ của ánh nắng mặt trời, đồng thời hạn chế được sự phát triển của nấm mốc, mối mọt và các loại côn trùng có hại cho tài liệu lưu trữ. Để đáp ứng được các yêu cầu trên, trong quá trình xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ cần đặc biệt chú ý tới những vấn đề sau đây:
Địa điểm xây kho lưu trữ:
Địa điểm xây dựng là vấn đề có ảnh hưởng quyết định tới chất lượng bảo quản tài liệu và hiệu quả hoạt động của nhiều khâu nghiệp vụ, nên trước khi quyết định đầu tư xây dựng, phải nghiên cứu kỹ càng về địa điểm toạ lạc của công trình. Sẽ là rất lý tưởng, nếu cán bộ lưu trữ có thể được chọn khu đất để xây dựng toà nhà lưu trữ tương lai. Nếu có cơ hội để lựa chọn,
công trình kho lưu trữ nên chọn khu đất có kết cấu địa chất thuận lợi cho việc làm nền móng công trình, tránh vùng đất yếu và nơi có mạch nước ngầm, địa hình khu đất phải cao ráo, tránh nơi ngập lụt, ẩm thấp và nơi thường bị úng ngập cục bộ khi có mưa lớn.
Môi trường không khí khu vực xây kho phải đảm bảo trong sạch, tránh những nơi phát sinh các chất gây ô nhiễm môi trường như nhà máy hoá chất, nhà ga ô tô, xe lửa, tránh nơi dễ gây hoả hoạn như kho hoặc cửa hàng nhiên liệu.
Kho lưu trữ cần được xây dựng ở những nơi giao thông tương đối thuận tiện. Đường vào kho không nhỏ hơn 2 làn xe (tối thiểu là 7 mét) để khi có hoả hoạn xe cứu hoả có thể tiếp cận bất cứ điểm nào xung quanh kho. Công trình kho lưu trữ nên chọn ở nơi xa khu dân cư, nhưng gần các trung tâm văn hoá, trung tâm nghiên cứu khoa học và các nguồn nộp lưu để thuận lợi cho việc giao nộp tài liệu và nghiên cứu của độc giả.
Tuy nhiên trong thực tế không phải bao giờ các yêu cầu trên cũng được đáp ứng, đôi khi các nhà lưu trữ phải chấp nhận địa điểm chưa đáp ứng được hết mọi yêu cầu của một nhà kho lưu trữ và thường phải có giải pháp cải tạo cho phù hợp với điều kiện thực tế. Ví dụ nhà kho bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do ở khu đất tương đối thấp, nên kho này được thiết kế có tầng trệt cao 3 mét để tránh lụt lội và cũng do ở gần khu vực dân cư nên một bức tường cao hơn 5 mét đã được xây dựng bao quanh kho để tạo sự cách biệt tương đối, đảm bảo an toàn cho khu vực kho bảo quản tài liệu.
Bố trí mặt bằng công nghệ:
Công trình kho lưu trữ cần thiết kế đảm bảo hợp lý về mặt bằng công nghệ. Trong một toà nhà lưu trữ thường gồm 3 bộ phận phân biệt: Kho bảo quản tài liệu, bộ phận xử lý khoa học nghiệp vụ và bộ phận khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu. Trong đó khu vực kho bảo quản tài liệu là nơi có yêu cầu kỹ thuật phức tạp và nó cần được ngăn cách rõ ràng với các bộ phận khác của toà nhà. Sự phân cách và mối liên hệ giữa các bộ phận của toà nhà được thể hiện ở sự hợp khối các không gian của các bộ phận và sự tối ưu hoá các đường giao thông nội bộ. Việc bố trí mặt bằng các bộ phận phải phù hợp với chu trình lưu chuyển của tài liệu như sau: Tiếp nhận tài liệu từ các nguồn nộp lưu - xử lý khử trùng, vệ sinh - xử lý khoa học nghiệp vụ - bảo quản an toàn - tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Đồng thời trong bố trí mặt bằng cần có khu thích nghi khí hậu nếu kho có lắp đặt thiết bị điều hoà nhiệt độ.
Để sử dụng kinh phí đầu tư cho xây dựng kho tàng một cách hiệu quả, trước khi xây dựng kho tàng phải xác định quy mô, diện tích của nhà kho. Cơ sở để xác định quy mô, diện tích kho tàng cần xây dựng là số lượng tài liệu
Liên hệ với thực tế ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thấy rằng hiện nay việc bố trí mặt bằng ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là tương đối hợp lý. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I do mặt bằng hạn chế nên việc bố trí riêng biệt ba khu vực là rất khó khăn, tuy vậy ở đây cũng đã có sự ngăn cách giữa khu vực kho bảo quản và khu vực làm việc. Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, việc bố trí giữa kho bảo quản tài liệu và một số phòng làm việc còn chưa thật sự hợp lý, vấn đề này đã được đề cập tương đối chi tiết ở chương 2.
Về kỹ thuật xây dựng, để đảm bảo sự bền vững của công trình, sau khi xử lý nền và móng, lớp đất nền phải được xử lý bằng thuốc diệt mối và phải do cơ quan chuyên môn phòng chống mối thực hiện. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các kho lưu trữ ở nước ta, vì nước ta ở vùng nhiệt đới nên nguy cơ phát triển của mối là rất cao.
Tường của kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải có khả năng cách nhiệt tốt để nhiệt độ, độ ẩm trong kho được ổn định. Theo tính toán của các chuyên gia, nếu tường dày 13 inh (33cm) có thể giữ nhiệt được 10 giờ đồng hồ 63, 79. Hoặc tường 2 lớp cũng có khả năng cách nhiệt rất tốt. Hiện nay nhiều nước trên thế giới và ở Việt Nam các kho bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã áp dụng giải pháp "kho trong kho" để giảm thiểu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài đến tài liệu trong kho. Tiếp nhận tài liệu
(đầu vào)
Vệ sinh khử trùng Xử lý nghiệp vụ Phòng
thích nghi
Tổ chức khai thác sử dụng
Trong việc xây dựng kho bảo quản tài liệu, tỷ lệ diện tích của các cửa sổ và diện tích toàn bộ bề mặt tường cũng cần có sự tính toán hợp lý. Các tài liệu nghiên cứu về kỹ thuật xây dựng kho lưu trữ ở vùng nhiệt đới đưa ra khuyến cáo diện tích cửa sổ chỉ nên chiếm 1 - 5% diện tích bề mặt tường ở phía đối diện trực tiếp với tia nắng mặt trời và từ 1- 10% ở hướng không đối diện trực tiếp với tia nắng mặt trời 63, 80
Đối với kho lưu trữ ở vùng nhiệt đới như ở nước ta nên thiết kế nhà có mái dốc nghiêng để thoát nước nhanh khi gặp mưa rào nhiệt đới. Tốt nhất là thiết kế nhà có 2 mái để đảm bảo cho việc chống nóng và lưu thông không khí. Độ cao của tầng lưu không không được nhỏ hơn 0,2m. Nếu mái ngoài là mái bằng phải có độ dốc nhất định và phải xử lý thật tốt khâu chống thấm, chống dột.
Để tạo cảnh quan và góp phần cải thiện không khí quanh kho có thể trồng cây xanh, nhưng phải tính khoảng cách thích hợp để rễ cây không làm ảnh hưởng tới nền móng của nhà kho và phải chọn loại cây không có phấn hoa, vì phấn sẽ đưa bụi vào kho, đồng thời những loại cây trồng cũng không được gây sức hấp dẫn và sự chú ý đối với các loài động vật có hại cho tài liệu lưu trữ.
Bố trí bên trong nhà kho:
Các tầng kho nên thiết kế có chiều cao từ 2,3 - 2,5m để ngoài chiều cao cần thiết cho việc bảo quản tài liệu còn có khoảng không để lắp đặt thiết bị báo cháy chữa cháy và lưu thông không khí.
Tài liệu nghiên cứu kỹ thuật xây dựng kho bảo quản tài liệu giấy của Việt Nam đề xuất chiều cao cho các tầng kho từ 2,2m - 2,8m.17, 29
Diện tích mỗi phòng kho nên thiết kế không vượt quá 200m2 (có thể chứa được 1000 mét tài liệu) để khi có sự cố như hoả hoạn, nấm mốc có thể xử lý từng phòng riêng biệt một cách dễ dàng.
Tải trọng của sàn kho cần thiết kế để sàn kho chịu được tải trọng 1000-1200 kg/m2 (10 - 12 KN/m2) đối với kho sử dụng giá cố định có chiều cao là 2,2 mét. Riêng kho dự kiến lắp đặt giá di động, trọng tải của sàn kho cần thiết kế để có khả năng chịu được 1700 - 2400 kg/m2.
Các đường giao thông trong kho cần bố trí sao cho thuận tiện cho việc đi lại và vận chuyển tài liệu. Chiều rộng của lối đi chính nên bố trí rộng 1,2 - 1,5 mét. Khoảng cách giữa 2 giá và giữa giá với tường xung quanh nên bố trí rộng 0,8 - 0,9 mét. Giữa các tầng trong nhà kho phải bố trí một thang máy, một cầu thang thường và một cầu thang dự phòng. Kích thước của thang máy tối thiểu là 1,5m x 1,2m để có thể chở được một xe chuyển tài liệu cùng với nhân viên đi theo. Thang máy và các cầu thang phải được bao quanh bằng tường chịu lửa, sức chịu lửa của tường này ít nhất phải là 2 giờ đồng hồ.
Các thiết bị điện trong kho phải đạt tiêu chuẩn chất lượng, dây dẫn điện phải đặt trong các ống an toàn. Cầu dao phải được lắp đặt ở đầu kho, gần lối đi chính. Ngoài ra phải bố trí một cầu dao tổng cho toàn kho.
Để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu, nhà kho phải được lắp đặt hệ thống báo khói, báo cháy, chữa cháy, hệ thống báo nước tràn, báo đột nhập và các hệ thống báo động này phải được kết nối với trung tâm điều khiển của nhà kho. Đồng thời các hệ thống này phải thường xuyên được kiểm tra bảo dưỡng để luôn ở trạng thái vận hành tốt.
Hệ thống ống máng, cống rãnh phải đảm bảo tiêu chuẩn thoát nước nhanh chóng, tránh gây ẩm ướt ảnh hưởng đến môi trường bảo quản trong kho.
Hiện nay các kho bảo quản tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được xây dựng, cải tạo và lắp đặt các thiết bị bảo vệ đạt tiêu chuẩn kỹ thuật về xây dựng kho lưu trữ.