2.3.1. Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I:
Cho đến trước ngày Đế quốc Mỹ tiến hành chiến tranh phá hoại miền Bắc Việt Nam, toàn bộ tài liệu lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (Kho Lưu trữ Trung ương Hà Nội) quản lý được bảo quản tại Kho lưu trữ 31B Tràng Thi – Hà Nội. Đây là một kho lưu trữ chuyên dùng được thực dân Pháp cho xây dựng từ năm 1922 đến năm 1924 thì hoàn thành và đưa vào sử dụng. Nhà kho gồm 4 tầng với sức chứa hơn 7000 mét giá. Kho được thiết kế theo nguyên lý ứng dụng kỹ thuật thông gió tự nhiên nên nhà kho có rất nhiều cửa sổ, đồng thời các cửa sổ có diên tích lớn, bố trí sát nền kho và đối xứng nhau. Trong sàn kho, phần diện tích các đáy giá từ tầng 2 đến tầng 4 được thiết kế các khoang trống để hút gió tạo ra sự vận động của không khí giữa các tầng kho. Để tránh mối mọt và ẩm ướt, kho được thiết kế có tầng hầm sát đất với chiều cao 1,5 mét. Để chống nóng, tầng trên cùng được bố trí một lớp cát dày dưới mái ngói và nhờ có mái ngói dốc nên nhà kho không bị thấm dột. Để giảm thiểu tác hại của ánh nắng mặt trời, các cửa sổ của kho đều được trang bị các rèm bằng vải bạt màu trắng. Phía bên ngoài trước mặt kho là vườn hoa cây cảnh, tạo sự thoáng mát và không khí trong lành, rất thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu. Theo đánh giá của các chuyên gia, ở vào thời điểm những năm 20 của thế kỷ XX, khi trình độ khoa học công nghệ còn thô sơ và môi trường không khí
còn chưa bị ô nhiễm như ngày nay, kho này “không thua kém gì các kho lưu trữ của Pháp, của các nước khác” 24, 106
Năm 1964 khi Đế quốc Mỹ tiến hành chiến tranh phá hoại miền Bắc Việt Nam, để bảo vệ tài liệu khỏi các cuộc oanh tạc của Đế quốc Mỹ, Đảng và Nhà nước đã quyết định đưa tài liệu đi sơ tán ở nơi an toàn. Thực hiện chủ trương này, ngày 26.6.1964 Phủ Thủ tướng ra Quyết định số 95LT/TW về việc xây dựng một kho lưu trữ tại một địa điểm ở khu Việt Bắc để sơ tán hồ sơ tài liệu 37, hs 30 Khu vực xây dựng kho sơ tán thuộc huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang. Ở đây địa hình miền núi, xa thành phố, xa các căn cứ quân sự, giao thông đi lại tương đối thuận tiện và khí hậu rất trong lành, đó là những yếu tố có lợi cho việc bảo quản an toàn tài liệu. Nhưng do nhu cầu an toàn và bí mật nên kho bảo quản tài liệu được chọn là các hang thiên nhiên trong lòng núi vốn rất ẩm thấp. Tuy đã được cải tạo, nhưng do tình hình sơ tán khẩn cấp và điều kiện kỹ thuật, kinh tế thời chiến còn nhiều hạn chế nên điều kiện bảo quản còn thô sơ, đặc biệt là việc chống ẩm mốc cho tài liệu gặp không ít khó khăn trở ngại và nó trở thành công tác trọng tâm, xuyên suốt trong quá trình bảo quản tài liệu ở nơi sơ tán. Theo báo cáo của bộ phận sơ tán “từ tháng 3 đến tháng 9 hàng năm độ ẩm trong kho luôn ở trạng thái 100%. Từ tháng 10 đến tháng 2 của năm sau do thời tiết bên ngoài khô hanh nên độ ẩm trong kho có lúc xuống đến 70%” 37, hs 88. Trong thời gian này tài liệu được chống ẩm mốc bằng các biện pháp phơi ngoài nắng hoặc phơi dưới bóng điện, sấy bằng than củi hoặc chọn thời điểm tiết trời khô ráo cho tài liệu vào túi nylon. Một số loại hóa chất như vôi sống và silicagel cũng đã được sử dụng để chống ẩm cho tài liệu. Từ năm 1967 kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở nơi sơ tán được lắp hệ thống thông gió và hút ẩm, nên môi trường bảo quản có được cải thiện thêm một bước, nhưng vẫn không đạt được chỉ số tối ưu về độ ẩm.
Các phương tiện bao gói bảo quản tài liệu ở thời kỳ này cũng còn rất thô sơ, đơn giản. Do ngành lưu trữ vừa mới được thành lập, nghiệp vụ lưu trữ chưa phát triển được bao nhiêu lại phải triển khai nhiều việc quan trọng nặng nề cùng một lúc và đặc biệt là việc sơ tán hồ sơ tài liệu rất khẩn cấp nên khi đưa tài liệu đi sơ tán, tài liệu chủ yếu được bảo quản trong các hòm gỗ, hòm tôn, thậm chí tài liệu được đựng trong bao tải hoặc bồ sọt đan bằng tre nứa. Bìa, hộp, cặp cũng chưa được quy định chuẩn mực và chưa được trang bị đầy đủ. Tài liệu chủ yếu được gói bằng giấy dầu, giấy xi măng v.v...
Sau khi nước nhà thống nhất tài liệu được chuyển từ nơi sơ tán về lại kho 31B Tràng Thi – Hà Nội. Từ khi ổn định việc vận chuyển và sắp xếp tài liệu, công tác bảo quản được chú trọng hơn và đã được những kết quả như sau:
1. Thực hiện các biện pháp nhằm hạn chế ảnh hưởng xấu của môi trường, khí hậu đối với tài liệu.
Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ, một trong những biện pháp đầu tiên là tạo ra một chế độ nhiệt, ẩm tối ưu cho từng loại tài liệu. Nhận thức rõ tầm quan trọng của chế độ nhiệt, ẩm đối với tài liệu nên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã đầu tư một thời gian dài để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong và ngoài kho. Từ đó xây dựng được bản hướng dẫn xác định thời điểm thích hợp mở cửa thông gió để điều chỉnh chế độ nhiệt, ẩm trong kho. Cho đến năm 1997 kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I vẫn áp dụng chế độ thông gió tự nhiên để bảo quản tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên thực tế cho thấy rằng kho tài liệu này ít khi đạt được chỉ số nhiệt, ẩm tối ưu cho việc bảo quản các loại tài liệu. Thêm vào đó, môi trường không khí ở Hà Nội ngày nay do dân cư đông đúc, phương tiện giao thông và công nghiệp phát triển nên đã không còn được trong lành như những ngày đầu kho này được đưa vào sử dụng. Mặt khác sau hơn nửa thế kỷ sử dụng, nhà kho 31B Tràng Thi đã bị xuống cấp, nền kho láng xi măng lâu ngày bị bong tróc tạo ra lượng bụi rất lớn trong kho. Do đó nếu cứ tiếp tục áp dụng biện pháp mở cửa thông gió, lượng bụi bên ngoài tràn vào kho sẽ rất lớn. Theo kết quả kiểm định của Viện Y học Lao động và Vệ sinh môi trường tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I năm 1993 cho thấy không khí trong kho có lượng bụi môi trường là 0,28 mg/m3, bụi hô hấp là 0,16 – 0,22 mg/m334
Bên cạnh đó việc thiết kế các lỗ thông hơi ở gầm giá từ tầng 2 đến tầng 4 làm cho bụi có thể bị hút từ tầng thấp lên tầng cao đồng thời gây trở ngại lớn cho việc phòng chống hỏa hoạn trong kho. Do giữa các tầng không có sự ngăn cách nên nếu có hỏa hoạn thì lửa rất dễ bén từ tầng này lên tầng khác với tốc độ nhanh.
Một điểm nữa là do ứng dụng kỹ thuật thông gió tự nhiên nên kho có quá nhiều cửa sổ, khi mùa mưa gây ra độ ẩm quá cao trong kho, làm cho việc chống ẩm rất khó khăn.
Để khắc phục các nhược điểm trên từ năm 1998 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã quyết định cải tạo nhà kho 31B Tràng Thi từ chế độ thông gió tự nhiên sang chế độ điều hòa cưỡng bức. Một hệ thống tường trong kho được xây dựng để tạo hành lang cách nhiệt với môi
trường bên ngoài. Hệ thống điều hòa cục bộ và hệ thống máy hút ẩm được lắp đặt ở các tầng kho. Hiện nay kho bảo quản tài liệu đang duy trì môi trường bảo quản cho tài liệu thường xuyên ở nhiệt độ 20 – 220C và độ ẩm từ 50 – 55%. Hàng ngày có cán bộ bảo quản chuyên lo việc đo và ghi chép nhiệt độ, độ ẩm trong kho để theo dõi và điều chỉnh cho thích hợp.
Đi đôi với việc khống chế nhiệt độ và độ ẩm, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cũng đã thực hiện các biện pháp ngăn ngừa tác hại của ánh sáng đối với tài liệu như dùng rèm màu trắng che cửa sổ, kê giá vuông góc với cửa sổ để hạn chế diện tích tiếp xúc với ánh sáng. Đặc biệt trong quá trình cải tạo kho đã xây dựng hệ thống tường trong kho, ngoài mục đích cách nhiệt còn tránh được tối đa ảnh hưởng của ánh sáng tự nhiên lên tài liệu.
Các trang thiết bị bảo quản tài liệu như bìa hộp cặp cũng liên tục được bổ sung cho phù hợp với việc bảo quản từng loại tài liệu nhằm hạn chế ảnh hưởng của ánh sáng và bụi lên tài liệu. Cụ thể là đối với tài liệu Hán Nôm sau khi đóng quyển tài liệu được đưa vào bảo quản trong các hộp bằng cát tông. Riêng tài liệu châu bản triều Nguyễn được bảo quản trong các hộp có sơn son thếp vàng. Đối với tài liệu tiếng Pháp tài liệu không đóng quyển mà được bảo quản ở dạng tờ rời trong bìa hồ sơ, các hồ sơ được bảo quản trong hộp cát tông và xếp trên giá. Tài liệu trong kho thường xuyên được vệ sinh nên tương đối sạch sẽ.
2. Nghiên cứu và thực hiện các biện pháp nhằm hạn chế những tác hại do sinh vật gây ra.
Phòng chống các loài sinh vật gây hại tài liệu là một trong những công việc thường xuyên và quan trọng, bởi lẽ sinh vật gây hại tài liệu còn nhanh hơn cả yếu tố môi trường tác động lên tài liệu, vì vậy nghiên cứu và thực hiện những biện pháp ngăn chặn từ xa những sinh vật gây hại tài liệu lưu trữ đã được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đặc biệt quan tâm. Trong công tác này đáng chú ý nhất là việc nghiên cứu quy trình khử trùng tài liệu giấy bằng hoá chất bêkaphôt. Công việc này đã được thực hiện từ những năm 1970. Hàng năm, định kỳ vào những thời điểm nhất định, hoặc khi phát hiện tài liệu bị côn trùng xâm hại, kho tàng và tài liệu đều được khử trùng. Ngoài ra Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thường xuyên tiến hành diệt chuột bằng nhiều phương pháp khác nhau và đã khống chế được sự phá hoại của chuột một cách đáng kể.
Việc nghiên cứu và thực hiện chống nấm mốc trên tài liệu lưu trữ cũng đã đạt được những kết quả rất khả quan.
3. Nghiên cứu xây dựng và thực hiện quy trình tu bổ tài liệu bị hư hỏng.
Ngay từ năm 1977 dưới sự hướng dẫn của chuyên gia Liên Xô và với sự hợp tác cùng Viện Bảo tàng Cách mạng, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã tiến hành tu bổ tài liệu bị hư hỏng. Biện pháp được áp dụng chủ yếu là bồi nền, dán vá tài liệu bằng phương pháp thủ công. Vật liệu được sử dụng là giấy dó và hồ bột gạo nếp. Từ năm 1996, thực hiện "Đề án cấp cứu Châu bản" và đặc biệt là từ năm 1999 với việc thực hiện "Đề án chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối phông và tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia", quy trình tu bổ gồm nhiều quy trình chi tiết cho từng bước công việc đã được xây dựng và hoàn chỉnh. Thời gian vừa qua Trung tâm đã ứng dụng một số khâu nghiệp vụ trong quy trình này và đã tu bổ được hàng chục nghìn trang tài liệu đạt chất lượng tốt.
Bên cạnh việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I còn luôn luôn cải tiến tổ chức bộ phận làm nghiệp vụ bảo quản. Từ những ngày đầu lực lượng cán bộ này chỉ có một vài cán bộ, đến nay số lượng cán bộ này đã lên tới con số hàng chục người. Trình độ cán bộ làm nghiệp vụ bảo quản cũng luôn được chú ý nâng cao. Hầu hết cán bộ ở bộ phận này đã được huấn luyện về nghiệp vụ bảo quản, một số cán bộ đã được đào tạo chuyên sâu về sinh học, hoá học nên có khả năng thực hiện các biện pháp kỹ thuật phức tạp. Ngoài ra Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I còn ban hành một số văn bản để bảo vệ an toàn tài liệu như: Quy định về việc bảo vệ tài liệu lưu trữ trong quá trình chỉnh lý khoa học kỹ thuật, Quy định về việc xuất nhập tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Nội quy về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc v.v…
2.3.2 Tình hình bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II:
Năm 1918 khi Nghị định của Toàn quyền Đông dương về tổ chức và quản lý lưu trữ được ban hành, các kho lưu trữ ở Huế và Sài gòn được thành lập để bảo quản tài liệu của chính quyền thực dân Pháp ở phía Nam (từ vĩ tuyến 17 trở vào). Nhưng sau năm 1954 khi hiệp định Giơnevơ có hiệu lực, công tác lưu trữ ở đây hầu như bị bỏ rơi. Đến năm 1959 chính quyền ngụy mới chấn chỉnh lại công tác lưu trữ bằng việc thiết lập Nha Văn Khố và Thư viện Quốc gia thuộc Bộ Giáo dục để quản lý tài liệu ở Sài Gòn và các chi nhánh Huế, Đà Lạt.
Năm 1976 khi Kho Lưu trữ Trung ương II được thành lập tại thành phố Hồ Chí Minh, ngành lưu trữ đã có một đơn vị chuyên trách việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở phía Nam. Từ đây
tài liệu lưu trữ được tập trung về bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương II tại thành phố Hồ Chí Minh. Trong những năm đầu mới thành lập kho này còn thiếu nhiều trang thiết bị bảo quản, nhà kho cũng chưa đủ điều kiện để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cho việc bảo quản an toàn tài liệu. Năm 1996, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tiến hành xây dựng một nhà kho mới với 9 tầng kho và 1 tầng hầm có thể chứa được 30.000 mét tài liệu. Kho được xây dựng trên đường Lê Duẩn thuộc quận I là trung tâm của thành phố rất thuận tiện cho việc giao thông đi lại. Môi trường xung quanh kho tương đối trong lành, vì nó ở gần các cơ quan văn hóa, không có công trình nào phả khói độc hại hoặc thải các khí độc làm hại tài liệu. Về giải pháp kỹ thuật, kho bảo quản tài liệu giấy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II áp dụng phương pháp thông thoáng tự nhiên. Nhiệt độ, độ ẩm trong kho được điều tiết bằng hệ thống cửa sổ nâng bố trí đối xứng để gió lùa. Sau khi đưa tài liệu vào bảo quản, thực tế cho thấy điều tiết nhiệt độ, độ ẩm bằng giải pháp thông thoáng tự nhiên là không phù hợp với điều kiện khí hậu nóng như ở thành phố Hồ Chí Minh. Tại đây nhiệt độ trung bình các tháng trong năm dao động từ 14 – 280C, nhưng vào mùa hè lúc thấp nhất nhiệt độ cũng là trên 220
C và lúc cao nhất nhiệt độ lên tới 380C. Như vậy việc mở cửa thông gió cũng không thể điều tiết được nhiệt độ tối ưu cho tài liệu và đây là một trong những lý do gây ra sự lão hóa của tài liệu mà thực trạng sẽ được đề cập cụ thể ở những phần sau.
Nhờ việc triển khai "Đề án cấp cứu tài liệu Mộc bản" và "Đề án Chống nguy cơ huỷ hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia", các trang thiết bị bảo quản như hộp, cặp, bìa hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II trong những năm gần đây đã được trang bị tương đối đầy đủ và phù hợp với từng loại tài liệu để hạn chế tác hại của ánh sáng và bụi trong môi trường tới tài liệu lưu trữ.
Việc phòng chống nấm mốc và côn trùng hại tài liệu lưu trữ những năm trước đây hầu