2.2.1.1. Giấy:
Trong lịch sử văn minh nhân loại, thông tin được ghi chép trên rất nhiều loại vật mang tin từ gỗ, đá, vải, phim, băng, đĩa... nhưng cho đến nay giấy là phương tiện mang tin phổ biến nhất trong lưu trữ và sẽ tiếp tục là như vậy trong tương lai gần. Giấy được chế tạo từ các xơ sợi thực vật. Về nguyên tắc tất cả những sợi thực vật chứa cenllulo đều có thể dùng để chế tạo giấy, nhưng độ bền, dai của giấy phụ thuộc chủ yếu vào tỉ lệ cenllulo chứa trong nguyên liệu đó. Ở nước ta nguyên liệu để sản xuất giấy rất đa dạng và phong phú, do đó giấy được dùng để làm tài liệu cũng có nhiều loại khác nhau. Hiện nay ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tài liệu lưu trữ thường được viết, in trên các loại giấy chủ yếu sau đây:
- Giấy dó: giấy dó được sản xuất bằng phương pháp thủ công từ nguyên liệu chính là sợi cây dó thuộc họ trầm và một số chất phụ gia như nhựa cây mó, nước vôi. Đặc tính cơ bản của giấy dó là sợi giấy dài, tỉ lệ chất xenllulô trong giấy cao lại được sản xuất bằng phương pháp thủ công nên sợi giấy dài, do đó giấy có độ bền xé cao. Mặt khác trong quá trình sản xuất giấy dó, người ta có sử dụng nước vôi, về nguyên tắc nước vôi đã được rửa sạch, nhưng dù sao
vẫn còn dư lượng kiềm trong sợi giấy, do vậy bản chất của giấy dó là có tính kiềm hoặc trung tính. Bên cạnh đặc tính trên, giấy dó là loại giấy dễ thấm nước và khi gặp độ ẩm cao thường bị dính bết hoặc vón cục.
Trong thực tế, tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I toàn bộ tài liệu Hán - Nôm được viết trên giấy dó, khối tài liệu tiếng Pháp chỉ một phần rất nhỏ tài liệu được viết trên giấy này. Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, phần lớn tài liệu thuộc giai đoạn 1945 - 1954 được viết trên giấy dó và các loại giấy khác được sản xuất bằng phương pháp thủ công, giấy công nghiệp chỉ chiếm số lượng không đáng kể. Những giai đoạn sau này tài liệu bằng giấy dó ngày càng ít đi và tài liệu bằng giấy công nghiệp ngày càng phổ biến hơn.
- Giấy công nghiệp: (còn gọi là giấy phương tây)
Giấy này được sản xuất theo phương pháp công nghiệp bằng máy móc. Giấy này lần đầu tiên được sản xuất ở Châu Âu từ giữa thế kỷ 19. Khi thực dân Pháp xâm lược nước ta giấy này được Pháp đưa vào sử dụng, do đó gần như toàn bộ tài liệu tiếng Pháp ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II được in ấn, đánh máy trên giấy công nghiệp. Sau này do ngành công nghiệp giấy và in ấn phát triển nên giấy dó ngày càng ít được sử dụng và tài liệu trên giấy công nghiệp ngày càng phổ biến. Thành phần chủ yếu của giấy công nghiệp là cenllulô được tinh chế từ bột gỗ. Đặc điểm của bột gỗ là sợi cenllulô ngắn, lượng xenllulô chiếm khoảng 45%, hemicellulo chiếm 20 - 25%, trong khi đó lượng lignin chiếm 25 - 30% trong thành phần bột gỗ. Lignin là chất axít hữu cơ tổng hợp, nó bao quanh sợi cellulo, rất dễ bị ôxy hóa và là kẻ thù chính làm cho giấy bị axít nếu nó không được loại trừ trong quá trình sản xuất giấy. Mặt khác để làm tăng độ bóng và hạ thấp độ thấm nước của giấy, trong quá trình sản xuất giấy người ta còn sử dụng chất tẩy như clo và một số chất các phụ gia khác như phèn, sunphát nhôm. Nếu chất này không được loại bỏ hết nó sẽ làm cho giấy bị axít khi tiếp xúc với hơi nước trong không khí và nhanh bị yếu đi.
Với thời gian tất cả các loại giấy đều bị lão hóa. Quá trình lão hóa của giấy là một quá trình không có chiều đảo ngược. Bản chất của quá trình lão hóa giấy chính là quá trình biến đổi lý, hóa học, trong đó quá trình biến đổi hóa học là chủ yếu. Do bản chất giấy là một vật liệu cấu tạo chủ yếu bằng các mạch xenllulô. Dưới tác động tổng hợp của các yếu tố bên trong (cấu tạo của giấy) và bên ngoài (môi trường khí hậu) làm cho các mạch cellulô bị phá vỡ tạo ra ngày càng nhiều các mảnh phân tử cellulo ngắn hơn, do đó giấy ngày càng bị yếu đi. Quá
trình biến đổi hoá học càng về sau càng diễn ra nhanh hơn vì thế giấy cũng bị lão hoá ngày càng trầm trọng hơn.
2.2.1.2 Mực:
Mực là chất lỏng hoặc sáp được sử dụng để viết, in văn bản với sự trợ giúp của các công cụ và phương tiện kỹ thuật phù hợp. Để tạo ra văn bản người ta dùng nhiều loại mực khác nhau như mực in, mực viết, mực vẽ, nhưng trong lĩnh vực bảo quản người ta chỉ phân biệt mực bền và mực không bền. Thành phần chủ yếu của mực gồm chất màu, dung môi (dầu, nước) và chất kết dính (gelantin). Ngoài ra trong mực còn có các chất chống nhòe, chống mốc, chất thấm hút làm cho nét mực nhanh khô. Độ bền của chữ và các đường nét trên tài liệu phụ thuộc chủ yếu vào chất liệu của loại mực được sử dụng. Chẳng hạn mực tàu (mực nho) có thành phần chủ yếu là cácbon nguyên chất nên rất bền vững, khó bị ánh sáng phá huỷ làm mất màu. Trong khi đó những loaị mực khác được làm từ phẩm màu hữu cơ thường rất dễ bạc màu, làm cho chữ và các đường nét bị mờ. Trong một số loại mực, đặc biệt là mực galic sắt có chứa hàm lượng axít cao làm cho giấy bị xuống cấp rất nhanh. Dấu hiệu của sự tàn phá của mực trên nền giấy có thể nhận biết rất rõ ràng: ở những vùng có nét chữ giấy bị ngả màu nâu, sau đó bị cháy đen lại, giấy bị giòn, vụn và bong tróc ra từng mảng. Bên cạnh đó trong quá trình in sao, nhân bản tài liệu người ta còn dùng các phương tiện máy móc nên độ bền của tài liệu còn phụ thuộc vào phương pháp tác động của máy móc để gắn mực lên giấy, mực càng bám chặt vào sợi giấy thì nét chữ càng bền. Tuy đã rất nhiều công trình nghiên cứu về tác hại của mực gây ra đối với giấy, nhưng vẫn chưa có một phương án hoàn hảo để ngăn chặn và khắc phục những hư hại của tài liệu do mực gây ra. Như vậy có thể khẳng định rằng dù được bảo quản trong điều kiện tối ưu đến đâu tài liệu cũng vẫn bị lão hoá cùng với thời gian và quá trình lão hoá của tài liệu là một quá trình tất yếu, không có chiều đảo ngược.