Nhằm bảo dưỡng và bảo hiểm tài liệu gốc, người ta đã ứng dụng nhiều giải pháp kỹ thuật để sao, chụp chuyển thông tin sang các vật mang tin khác như chuyển tài liệu sang CD- ROM, chụp microfilm… Mỗi giải pháp đều có ưu nhược điểm riêng, mà trong quá trình ứng dụng những người làm lưu trữ cần phải có hiểu biết nhất định để lựa chọn giải pháp thích hợp.
- Chuyển tài liệu sang CD-ROM để lập phông bảo hiểm và phông sử dụng tài liệu: là ứng dụng công nghệ thông tin để lưu trữ hình ảnh, âm thanh trên CD-ROM. Giải pháp này phù hợp với xu thế công nghệ thông tin hiện nay, chi phí đầu tư trang thiết bị và chi phí bảo quản tương đối thấp, tra tìm thông tin nhanh. Ngược lại giải pháp này có nhược điểm là độ an toàn và tuổi thọ của CD-ROM không cao (khoảng 30 năm). Mặt khác vật mang tin là đĩa chỉ có thể hồi phục thông tin qua máy móc, mà máy móc thiết bị lại liên tục phát triển, nên các thiết bị nhanh chóng bị lạc hậu. Vấn đề đặt ra cho các cơ quan lưu trữ là hoặc phải duy trì, bảo dưỡng cả một hệ thống thiết bị máy móc đã lỗi thời để nó luôn sẵn sàng hoạt động, hoặc phải tiếp tục sao chụp, chuyển đổi dữ liệu từ vật mang tin cũ sang một hình thức mang tin mới thịnh hành hơn.
Hiện nay các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển tài liệu sang CD-ROM cho một số khối tài liệu như Châu bản triều Nguyễn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, tài liệu mộc bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và tài liệu ghi âm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Chương trình quản lý và tra cứu tài liệu được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic với phần mềm cơ sở dữ liệu Access có các chức năng chính là cập nhật, lưu trữ dữ liệu và tìm kiếm thông tin. Sản phẩm của giải pháp này là các cơ sở dữ liệu và các CD-ROM. Mỗi CD-ROM sau khi hoàn thành được nhân bản thành 3 bản để bảo hiểm và phục vụ khai thác. Tại các cơ sở dữ liệu và trên các CD-ROM thông tin tài liệu được lưu giữ ở hai mức độ: Thông tin toàn văn dưới dạng hình ảnh hoặc âm thanh và thông tin tóm tắt về địa chỉ, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu. Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển dạng tài liệu sang CD-ROM không những cho phép khai thác thông tin được nhanh hơn mà nó còn cho phép bảo dưỡng, bảo hiểm được bản gốc của tài liệu lưu trữ.
- Chụp microfilm để lập phông bảo hiểm và lập phông sử dụng đã được các nước áp dụng rộng rãi trong lưu trữ và thư viện. Ưu điểm của giải pháp này là đảm bảo được yêu cầu về tuổi thọ của tài liệu được chuyển dạng. Kết quả nghiên cứu của các nước cho thấy microfim đen trắng có thể bảo quản được từ 300 đến 500 năm trong điều kiện bảo quản thích hợp. Tuy
nhiên hạn chế của giải pháp này là không cho phép tra tìm thông tin được nhanh chóng và chi phí đầu tư trang thiết bị cũng như chi phí cho bảo quản khá cao.
Ở Việt Nam giải pháp này hoàn toàn có khả năng áp dụng trong thực tế. Hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với sự tài trợ của quỹ văn hoá Nhật Bản, đã được đầu tư một hệ thống máy móc thiết bị chụp, in tráng, máy đọc và in microfilm. Hệ thống thiết bị này được lắp đặt tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Với những thiết bị này các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thể lựa chọn những tài liệu quí, hiếm có giá trị đặc biệt và những phông tài liệu có tần số khai thác sử dụng cao đưa ra chụp microfilm để bảo hiểm và nhân bản để khai thác sử dụng. Như vậy tài liệu gốc sẽ được bảo dưỡng trong kho, tránh được những hư hại do quá trình sử dụng gây ra.
- Bên cạnh hệ thống thiết bị chụp microfilm truyền thống, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang xây dựng Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia. Đề án này đề xuất ứng dụng công nghệ microfilm số hoá để bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia. Đây là công nghệ kết hợp đồng thời vừa microfilm vừa số hoá tài liệu trên một máy chụp. Đề án này dự kiến trong vòng 10 năm (2003 - 2012) sẽ chụp bảo hiểm 100 triệu trang tài liệu khổ A4 của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.