2.2.2.1 Những vấn đề chung về khí hậu nước ta:
Trong công tác bảo quản tài liệu, điều kiện địa lý, khí hậu có ảnh hưởng rất lớn tới tuổi thọ của tài liệu. Nước ta nằm ở vùng nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm quanh năm khá cao, lượng bức xạ mặt trời rất lớn. Trong một năm nước ta có 200 - 240 ngày nhiệt đới (đó là những ngày có 12 giờ nhiệt độ từ 20oc trở lên và độ ẩm trung bình là 80%). Lượng mưa trung
bình hàng năm ở nước ta khoảng 2000mm, số ngày mưa trung bình trong một năm là 134 ngày
7, 24
Khí hậu nước ta phân thành 2 mùa rõ rệt: mùa đông lạnh và khô với gió mùa đông bắc, mùa hạ nóng ẩm với gió mùa Tây nam. Do ảnh hưởng của gió mùa, lại thêm địa hình phức tạp nên khí hậu nước ta có nhiều tiểu vùng khí hậu rất khác nhau.
Ở miền Bắc thời tiết trong một năm chia làm 2 mùa rõ rệt, mùa đông thường khô và lạnh. So với các vùng khác mùa đông ở miền Bắc thường đến sớm và kết thúc muộn hơn. Nhiệt độ chênh lệch giữa 2 mùa khá lớn, tháng nóng nhất (tháng 6) nhiệt độ trung bình ở Hà Nội là 29,6oc, tháng lạnh nhất (tháng 1) nhiệt độ trung bình ở Hà Nội là 17,7oc. Trong một ngày đêm, biên độ dao động của nhiệt độ cũng rất lớn, có ngày nhiệt độ lúc cao nhất là 37,1o
c, lúc thấp nhất là 26,3oc. Độ ẩm trung bình các tháng trong năm dao động từ 78% - 85%, trong đó có ngày độ ẩm trung bình xuống tới 53% và có ngày lên tới 94% 47
Ở miền Nam khí hậu ổn định hơn so với miền Bắc, tuy nhiên nó cũng mang đầy đủ những tính chất chung của khí hậu nhiệt đới gió mùa điển hình. Sự chênh lệch nhiệt độ tại Thành phố Hồ Chí Minh giữa tháng nóng nhất (28,4oc) và tháng lạnh nhất (24,3o
c) là không lớn. Biên độ dao động của nhiệt độ trong 1 ngày đêm cũng nhỏ hơn ở miền Bắc, ví dụ có ngày nhiệt độ lúc thấp nhất là 22,5oc và lúc cao nhất là 31,7oc, tuy nhiên cũng có ngày nhiệt độ dao động từ 24,4oc đến 38oc. Độ ẩm không khí trung bình các tháng trong năm dao động từ 70% - 89%, trong đó ngày có độ ẩm trung bình thấp nhất là 60% và ngày có độ ẩm trung bình cao nhất là 97%.
Bảng số liệu sau đây chỉ rõ sự khác nhau của khí hậu ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh trong năm 2002 47
Tháng HÀ NỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nhiệt độ ( 0 c) Lượng mưa (mm) Độ ẩm (%) Nhiệt độ ( 0 c) Lượng mưa (mm) Độ ẩm (%) Tháng 1 17,7 8,6 78 24,3 0 73 Tháng 2 19,5 17,8 85 24,8 1,6 70 Tháng 3 22,5 11,3 82 26,7 0,2 72 Tháng 4 25,9 59,4 81 28,3 12,8 71 Tháng 5 27,7 214,2 81 28,4 95,5 76 Tháng 6 29,6 239,6 80 26,3 408,9 86
Tháng 7 29,4 261,7 79 26,4 248,3 86 Tháng 8 28,4 201,7 81 25,4 401,5 88 Tháng 9 27,6 178,6 76 25,6 289,4 89 Tháng 10 25,2 127,5 78 25,9 328,0 87 Tháng 11 21,2 51,2 79 Tháng 12 18,9 60,2 81 25,7 70,9 80
Qua những số liệu khảo sát về khí hậu nước ta, có thể khẳng định rằng khí hậu nước ta không thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu. Mối đe doạ từ môi trường tới tuổi thọ của tài liệu là nhiệt độ và độ ẩm quá cao.
2.2.2.2 Ảnh hưởng của các yếu tố trong môi trường tới độ bền của tài liệu lưu trữ: Nhiệt độ và độ ẩm:
Nhiệt độ và độ ẩm là 2 yếu tố ảnh hưởng quyết định tới tuổi thọ của tài liệu. Tuy rằng hiện nay các nước trên thế giới chưa thống nhất chế độ nhiệt độ, độ ẩm tối ưu cho việc bảo quản tài liệu bằng giấy. Nhưng nhìn chung các nước đều đã đề xuất và áp dụng bảo quản tài liệu bằng giấy ở nhiệt độ từ 15o
c - 25oc và độ ẩm từ 50% - 65% (Phụ lục số 1).
Nhiệt độ cao làm cho giấy bị mất nước, trở nên khô giòn, dễ vụn nát. Mặt khác nhiệt độ cao còn thúc đẩy các phản ứng hóa học trong giấy sảy ra nhanh hơn làm cho quá trình ôxy hóa giấy diễn ra nhanh hơn. Các chuyên gia về bảo quản đã khảo sát và kết luận cứ nhiệt độ tăng 10oc thì các phản ứng hóa học trong thành phần của giấy tăng lên gấp đôi và độ bền của tài liệu bị giảm đi một nửa [60, 26]
Độ ẩm còn quyết định tới độ bền của tài liệu hơn cả nhiệt độ. Độ ẩm quá cao hoặc quá thấp đều có hại cho tài liệu. Độ ẩm cao tạo điều kiện cho các chất khí trong môi trường bảo quản và các chất hóa học trong tài liệu dễ dàng kết hợp với nhau, làm cho quá trình phản ứng hóa học trong thành phần của giấy tăng lên. Độ ẩm cao còn tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển trong tài liệu và làm cho tài liệu bị dính bết, vón cục. Ngược lại độ ẩm quá thấp sẽ làm cho tài liệu bị mất nước trở nên khô giòn, dễ gẫy.
Độ ẩm và nhiệt độ có liên quan chặt chẽ với nhau, khi nhiệt độ thay đổi, thì độ ẩm tương đối cũng dao động. Nếu như độ ẩm tương đối dao động quá 20 - 30% trong vòng từ 12 - 48 giờ là rất nghiêm trọng đối với độ bền của tài liệu, vì giấy là vật liệu có tính co dãn mạnh
để chống lại sự thay đổi của độ ẩm trong môi trường bảo quản. Khi độ ẩm và nhiệt độ thay đổi hoặc luôn dao động, các mao mạch giấy luôn phải trương lên hoặc co lại để thích nghi với môi trường. Nếu chu kỳ dao động này diễn ra liên tục, giấy sẽ mất dần đi tính đàn hồi và giảm độ bền cơ lý. Như vậy nhiệt độ và độ ẩm cao là không có lợi cho việc bảo quản tài liệu, nhưng sự thay đổi lớn về nhiệt độ, độ ẩm giữa ngày và đêm, giữa các mùa trong năm còn nguy hại hơn cho độ bền của tài liệu.
Ánh sáng:
Tất cả các loại ánh sáng đều có hại cho tài liệu, kể cả ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Cũng như yếu tố nhiệt độ, ánh sáng kích thích các phản ứng hóa học làm cho các chất hữu cơ dễ dàng bị phân hủy. Mặt khác ánh sáng gây tác động quang hóa, làm cho xenlulô biến đổi thành oxyxenlulô, giấy bị vàng, giòn, mực bị bay màu. Ánh sáng còn cung cấp năng lượng để các phản ứng hoá học có thể xảy ra làm phân huỷ tài liệu. Tác hại của ánh sáng là không thể tránh khỏi và nó được tích tụ theo thời gian chiếu sáng.
Trong các loại ánh sáng, tia tử ngoại có hại cho tài liệu hơn cả, trong ánh sáng mặt trời lượng tia tử ngoại chiếm khoảng 25% và trong áng sáng huỳnh quang lượng tia tử ngoại chiếm 3 - 7%. [60, 27]
Sự ô nhiễm không khí:
Không khí bị ô nhiễm gây những tác động bất lợi cho việc bảo quản tài liệu. Ngày nay ở các thành phố lớn như Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh công nghiệp phát triển nên tạo ra nhiều chất thải. Mặt khác dân cư đông đúc, phương tiện giao thông tăng nhanh và tốc độ xây dựng trong thành phố quá lớn làm cho môi trường không khí bị ô nhiễm nặng. Không khí ô nhiễm sẽ có nhiều bụi và khí độc. Các khí độc như SO2, NO2 kết hợp với hơi nước trong không khí tạo ra các axít làm phá hủy tài liệu. Khí ôzôn gây ra hiện tượng ôxy hóa làm cho tài liệu bị ố vàng.
Bụi bao gồm bụi cơ khí và bụi vi sinh. Bụi cơ khí bay vào tài liệu làm cho tài liệu bị bẩn, xước rách bề mặt. Bụi của khói dầu và bồ hóng rất khó làm sạch thường để lại vết bẩn trên tài liệu. Bụi vi sinh thường có chứa các bào tử nấm mốc, khi bay vào khu trú trong tài liệu gặp điều kiện nhiệt độ, độ ẩm thích hợp chúng sẽ phát triển thành nấm mốc hại tài liệu.
Thiên tai lũ lụt là yếu tố bất ngờ của thiên nhiên, nó có thể gây ra những tổn thất rất nghiêm trọng đối với tài liệu nếu như các cơ quan lưu trữ không có nhà kho đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, không có phương án, biện pháp phòng chống chủ động từ trước. Không giống như quá trình lão hoá, xuống cấp của tài liệu ở trong kho nó sảy ra chậm chạp, từ từ, thiên tai, lũ lụt, bão gây ra sự hủy hoại không thể lường hết được, nó có thể phá hủy một phần hoặc toàn bộ tài liệu của một kho lưu trữ. Bão và lũ lụt làm cho tài liệu bị ướt, mực bị nhòe phai, tài liệu bị dính bết vón cục và dây bẩn do nước lụt gây ra. Nếu không có biện pháp làm khô kịp thời tài liệu sẽ bị nhiễm nấm mốc một cách nhanh chóng. Ngay cả trong trường hợp tài liệu được làm khô kịp thời thì việc bóc tách và xử lý hậu quả cũng tốn rất nhiều công sức.
Trên thế giới thảm hoạ thiên tai đã cướp đi của nhân loại vô vàn tài liệu quý giá. Ví dụ trận lụt ở Florence năm 1966 đã phá huỷ tòa nhà của Thư viện Quốc gia và làm ướt hàng nghìn bản thảo của các tác phẩm. Hoặc trận lụt ở Ba Lan năm 1997 đã ảnh hưởng tới 80 thư viện trong toàn quốc và phá huỷ trên 300.000 cuốn sách trị giá trên 700.000 USD, những thiệt hại về giá tủ, kho tàng lên tới hàng triệu đô la [63, 133] . Ở Ấn Độ, Trung Quốc, CHLB Đức những trận lụt trong mấy năm gần đây đã gây thiệt hại lớn về sinh mạng và vật chất, trong đó có nhiều di sản văn hoá của quốc gia.
Ở nước ta trong những năm gần đây thời tiết có nhiều biến động bất ngờ. Năm 1997 cơn bão số 5 đã gây thiệt hại rất lớn về người và tài sản ở các tỉnh miền Trung, trong đó tài liệu lưu trữ của nhiều địa phương bị mất mát và hư hỏng nặng mà Cục Lưu trữ Nhà nước đã cử nhiều đoàn cán bộ đi chỉ đạo khắc phục hậu quả. Hoặc trận lụt năm 1999 làm ngập 7 tỉnh miền Trung, trong đó tài liệu lưu trữ của nhiều địa phương cũng bị ảnh hưởng. Ở Hà Nội trận ngập úng năm 1984 đã làm ướt phần lớn tài liệu bảo quản tại tầng 1 kho Thủ Lệ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Sau trận lụt đó Trung tâm đã tốn rất nhiều công sức khắc phục hậu quả nhưng nó vẫn để lại dấu tích, nhiều tài liệu bị bết dính, vón cục hoặc dây bẩn và nhòe mực. Đặc biệt nghiêm trọng là tài liệu còn bị xáo trộn rất lớn, việc khôi phục lại hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn và trong nhiều trường hợp thiếu chính xác. Hoặc trận ngập úng năm 2001 tuy không gây thiệt hại đáng kể cho tài liệu lưu trữ nhưng rất nhiều phương tiện bảo quản như bìa, hộp cặp của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã bị hư hỏng trong trận ngập úng này.
Để hạn chế ảnh hưởng của thiên tai, bão lụt, các cơ quan lưu trữ phải có phương án phòng chống bão lụt và phương án cứu nguy, sơ tán tài liệu một cách chi tiết và phương án này phải được tập huấn thường xuyên cho mọi cán bộ trong cơ quan.