LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình phát triển đi lên của nền kinh tế thế giới và thực tiễn đã cho thấy một xu thế khách quan đang được diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia, không một tập đoàn nào, không một công ty nào lại không tính đến chiến lược kinh doanh của mình. Đó là xu thế quốc tế hóa nền kinh tế thế giới, một xu thế đem lại sức mạnh về tài chính, tận dụng công nghệ nhằm làm giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào luồng máy đó. Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục đó là nguyên vật liệu đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán và quản lý đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo 3 yếu tố của công tác kế toán là: chính xác, kịp thời, toàn diện. Trong sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả là yếu tố để đứng vững và chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thị trường. Mặt khác, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng tới giá thành về việc hạch toán đầy đủ chính xác , có tác dụng quan trọng đến việc tính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Phải xây dựng kế hoạch sử dụng vật liệu một cách cụ thể để làm sao vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm, vừa sử dụng tiết kiệm đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất nguyên vật liệu gồm nhiều chủng loại, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, thường xuyên biến động về số lượng cũng như giá cả. Do đó, cần phải có biện pháp theo dõi quản lí từ khâu thu mua vật liệu đến khâu xuất sử dụng cho sản xuất về cả chỉ tiêu về số lượng cũng như giá trị, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường. Đồng thời phải xây dựng chu trình quản lý vật liệu được chính xác và có ý nghĩa thực tiễn,cụ thể việc hạch toán nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng và kế toán nguyên vật liệu là một phần quan trọng của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin để phản ánh tình hình tăng giảm nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, mong muốn được tìm hiểu sâu hơn về công tác quản lý NVL ở một doanh nghiệp sản xuất nên sau một thời thực tập tại công ty TNHH An Phúc Thịnh, em đã quyết định lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH An Phúc Thịnh ” để làm báo cáo tốt nghiệp cho mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng về công ty kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH An Phúc Thịnh. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH An Phúc Thịnh. . Hà Nội, tháng 03 năm 2015 Sinh viên Lê Thị Tuyết Nhung CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu 1.1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất thì NVL là những đối tượng thể hiện dưới dạng vật hóa, là tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp. Trong đó chủ yếu do doanh nghiệp tự mua ngoài. 1.1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỉ lệ khá lớn và là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào sản xuất dưới tác động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm dịch vụ. 1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Chính từ những đặc điểm vừa nêu của nguyên vật liệu, chúng ta thấy nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Trên thực tế để sản xuất ra bất kỳ một sản phẩm nào thì doanh nghiệp phải cần đến nguyên vật liệu tức là phải có đầu vào hợp lý nhưng chất lượng sản phẩm sản xuất ra còn phụ thuộc vào chất lượng của NVL làm ra nó. Điều này là tất yếu vì với chất lượng sản phẩm không tốt sẽ ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ dẫn đến thu nhập của doanh nghiệp không ổn định và sự tồn tại của doanh nghiệp không chắc chắn. Vì vậy việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc giảm chi phí NVL một cách hợp lý. Mặt khác xét về mặt vốn thì nguyên vật liệu là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong các doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ. Như vậy nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. 1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được trong qua trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm từ khâu thu mua đến khâu bảo toàn sử dụng phải dự trữ chính là yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý NVL đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số cho danh điểm nguyên vật liệu phải rõ ràng chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại nguyên vật liệu. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải quan tâm chú ý phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu đảm bảo không thiếu hụt và tránh ứ đọng. Góp phần hạ thấp chi phí tồn kho làm tăng vòng quay của vốn đó cũng là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL. Khâu sử dụng nguyên vật liệu phải quản lý chặt chẽ sao cho sử dụng tiết kiệm trên cơ sở xác định các định mức dự toán về sử dụng nguyên vật liệu.Ngoài ra để giảm thiểu hư hao mất mát, giảm chất lượng sản phẩm doanh nghiệp phải xây dựng hệ thong kho tàng bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất nghề nghiệp quản lý tốt. Quán triệt những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt công tác kế tán nguyên vật liệu. 1.1.4.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau : + Ghi chép, tính toán phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế từng loại NVL nhập, xuất, tồn. +Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất nhà nước và yêu cầu giá trị của NVL. +Kiểm tra tình hình thực hiện thu mua NVL về số lượng, chủng loại, giá cả, đảm bảo cung cấp vật tư đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm. +Tổ chức hệ thống chứng từ cần cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu chứng từ. +Vận dụng đúng đắn, chính xác phương pháp hạch toán NVL xuất, nhập, tồn trong kho. 1.1.5 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL được sử dụng rất đa dạng về hình thức và phong phú về chủng loại. Mỗi loại có một vai trò khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho quá trình sản xuất, quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị và cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu. Phân loại NVL là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp theo từng loại sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp áp dụng một hình thức phân loại phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau : NVL chính: là các loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. NVL phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải,… Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn hay khí. Phụ tùng thay thế : Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ… Vật liệu và thiết bị XDCB: bao gồm những nguyên vật liệu và thiết bị cần lắp, công cụ, vật kết cấu mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: bao gồm các loại nguyên vật không được xếp vào các loại vật liệu trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi từ việc thanh lý TSCĐ… Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL chia thành : NVL dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. NVL dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. NVL dùng cho các mục đích khác. Căn cứ vào nguồn hình thành NVL được chia thành : NVL nhập do mua ngoài. NVL nhập do tự chế biến, gia công. NVL nhập do thuê gia công. NVL nhập do nhận vốn góp vốn bằng NVL. NVL được biếu tặng. 1.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho nhằm theo dõi chặt chẽ số hiện có, tình hình biến động từng loại, nhóm NVL về số lượng và giá trị. 1.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng Theo chế độ kế toán ban hành theo QĐ số 482006QĐBTC ngày 14092006 của Bộ trưởng Bộ tài chính cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi khác các chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01 VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02 VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK3LL) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 VT) Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT3LL) Hóa đơn bán hàng (Mẫu 02GTGT3LL) Hóa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03 BH) Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. 1.2.2 Sổ kế toán chi tiết NVL Tùy thuộc vào kế toán chi tiết NVL được áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Ngoài các sổ kế toán chi tiết trên, doanh nghiệp có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tổng hợp nhập – xuất và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3 Các phương pháp kế toán tổng hợp NVL Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập – xuất – tồn kho của NVL trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hóa thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. NVL là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép các sổ sách kế toán và xác định giá trị NVL tồn kho, giá trị NVL xuất dùng tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho nào trong hai phương pháp: Kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ.