GIẢI PHÁP BÁN HÀNG SẴN SÀNG NGUỒN LỰC PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG MÔ HÌNH ERP DOANH NGHIỆP CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ

- Các thông tin về hoạch định chính sách tín dụng, công nợ của kháchhàng - Các thông tin về phân tích doanh thu, doanh số của khách hàng - Các tiêu thức mua hàng của từng đối tượng khách

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

SẴN SÀNG NGUỒN LỰC

PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG MÔ HÌNH ERP DOANH NGHIỆP

CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ

GVHD: Th.S Phan Văn Viên

Nguyễn Văn Hiệp

Lã Mạnh Hưng

Đỗ Như Trường Giang

Hà Nội, 06/06/2012

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 5

PHẦN THU HOẠCH 6

I.Giải pháp bán hàng 6

1.Tổng quan 6

a) Quản trị khách hàng 7

b) Quản trị các chiến lược Marketing cho quản trị bán hàng 7

c) Quản trị đơn đặt hàng 8

d) Quản trị hàng trả lại 9

e) Quản trị công nợ phải thu của khách hàng 9

2 Kết luận 10

II.Sẵn sàng nguồn lực 11

1 Hệ thống Tài chính FRM (Financial Management) 13

2 Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp CRM (Customer Relationship Management) 14

3 Hệ thống thông tin quản lý SCM (Supply Chain Management) 16

4 Hệ thống thông tin Nguồn nhân lực HRM (Human Resource Management) 18 5 Hệ thống quản trị sản xuất MRP (Manufacturing Resource Planning) 20

NỘI DUNG 21

I.Giới thiệu chung 21

1 Sơ lược về ERP 21

2 Đôi nét về cơ cấu tổ chức của HaiHaCo 23

3 Thực trạng ứng dụng ERP trong công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 25

a) Quản lý tài chính 25

b) Quản lý công nợ 25

c) Quản lý kho 25

d) Quản lý sản xuất 26

e) Quản lý nhân sự tiền lương 26

f) Quản lý tổng thể 26

II.Phân tích và xây dựng giải pháp chi tiết cho công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 27 1 Giải pháp đặt hàng 27

a) Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và lập đơn hàng 27

b) Quản lý nhận hàng và phân phối hàng 28

c) Ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp 29

d) Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp 29

6 Giải pháp sản xuất 31

a) Nhận đơn đặt hàng 33

b) Chuẩn hoá dữ liệu tài nguyên doanh nghiệp 33

c) Tính toán nhanh đơn giá chào hàng kế hoạch cho đơn hàng 34

d) Tính toán kế hoạch sản xuất tổng thể 36

7 Giải pháp kho 36

a) Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ thống 36

b) Kiểm soát đa đơn vị tính, kích thước trọng lượng, barcode, thời hạn sử dụng, không gian kho 36

c) Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho 36

d) Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế 37

e) Chuyển bút toán hàng tồn kho sang sổ cái 37

f) Các báo cáo quản trị 37

8 Giải pháp nhân sự tiền lương 39

9 Giải pháp tài sản cố định 40

10 Giải pháp bán hàng 42

a) Quản lý được quá trình thương thảo hợp đồng và hẹn giao hàng 42

b) Quản lý được giá bán 43

c) Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu 43

d) Kiểm tra hạn mức tín dụng chặt chẽ 43

e) Quản lý được tình hình thực hiện hợp đồng, đơn hàng 44

f) Hình thức bán hàng đa dạng 44

g) Quản trị hàng trả lại 48

h) Quản trị công nợ phải thu của khách hàng 48

11 Giải pháp kế toán tổng hợp 51

 Tổng hợp các nghiệp vụ từ các module khác 51

 Quản trị hệ thống tài khoản theo ma trận đa chiều 51

 Quản lý ngân sách 51

 Phân tích tài chính doanh nghiệp 52

 Lập cân đối tài chính, cân đối phát sinh 52

 Xây dựng các báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo quản trị và phân tích .53

12 Giải pháp triển khai : 55

 Đánh giá, xác định mục tiêu hệ thống 55

 Lựa chọn nhà cung cấp 55

 Lập tiến độ triển khai 56

 Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, dữ liệu 56

 Phân tích, thiết kế, customize cho các đặc thù riêng 56

 Test kịch bản, chạy thử nghiệm 56

 Cập nhật số liệu 57

 Đào tạo, chuyển giao 57

- Các bộ mã dữ liệu xử lý trong hệ thống 57

 Thiết lập tài liệu 58

Các yêu cầu để thực hiện được giải pháp ERP tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 39  Về cơ sở hạ tầng máy móc thiết bị 58

 Về công nghệ kỹ thuật 59

 Về con người 59

 Về chi phí 59

 Về thời gian 60

KẾT LUẬN 60

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, khái niệm về hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) đã không còn mới với các doanh nghiệp Để thực hiện hoạch định tài

nguyên doanh nghiệp, chúng ta có sự hỗ trợ đắc lực của các phần mềm quản trịnguồn lực Song, để áp dụng thành công 1 phần mềm ERP thì không phải doanhnghiệp nào cũng làm được.

Ở Việt Nam, khi triển khai ERP trong các doanh nghiệp, thực tế cho thấy rằng có70% trong số đó không thành công, 30% còn lại là thành công hoặc chỉ thành công 1phần Điều đó cho thấy rằng triển khai ERP là công việc vô cùng khó khăn, cần cóchiến lược cụ thể, sự chuẩn bị kĩ lưỡng về nhiều mặt

Thành công của HaiHaCo như một điển hình trong công cuộc áp dụng ERP của cácdoanh nghiệp Việt Nam

PHẦN THU HOẠCH

I Giải pháp bán hàng:

1 Tổng quan:

SƠ ĐỒ QUẢN LÝ BÁN HÀNG

a) Quản trị khách hàng

Thiết lập và quản trị danh mục khách hàng chung trên toàn bộ hệ thốngbao gồm các thông tin cơ bản sau:

- Các thông tin cơ bản về khách hàng

- Quản lý số địa chỉ giao hàng không hạn chế

- Các thông tin về hoạch định chính sách tín dụng, công nợ của kháchhàng

- Các thông tin về phân tích doanh thu, doanh số của khách hàng

- Các tiêu thức mua hàng của từng đối tượng khách hàng

- Phân loại khách hàng theo các thị trường riêng: thị trường mục tiêu,thị trường bán lẻ, thị trường cao cấp, thị trường gia công…

b) Quản trị các chiến lược Marketing cho quản trị bán hàng

Chiến lược Marketing là một trong các chiến lược quan trọng củadoanh nghiệp trong xu thế cạnh tranh mới Doanh nghiệp cần quản trịđược toàn bộ các chiến lược marketing đồng bộ trên tất cả các thịtrường của mình HaiHaCo có thị trường rất phong phú nên nhu cầuquản trị marketing rất đa dạng và tập trung vào các nội dung chủ yếusau:

- Hoạch định chính sách giá cho các sản phẩm theo từng loại thịtrường, từng đối tượng khách hàng

- Tạo lập giá cho sản phẩm

- Biểu thời gian áp dụng

- Quản trị được thay đổi giá theo thời gian

- Xây dựng công thức tính giá thành cho từng loại sản phẩm

- Hoạch định chính sách chiết khấu, khuyến mại, thưởng bán hàng, hoahồng cho đại lý

- Hoạch định chính sách phân phối sản phẩm trên toàn bộ thị trường

- Hoạch định chính sách truyền thông, quan hệ công chúng, quảng cáo,phân đoạn thị trường cho sản phẩm

- Hoạch định chi phí vận chuyển, lưu kho, chi phí bán hàng cho sảnphẩm

Quản trị được các chiến lược marrketing này giúp công ty điều hànhthị trường một cách thống nhất, linh hoạt nhất và nắm bắt được cơ chếthị trường một cách nhanh nhất

c) Quản trị đơn đặt hàng

Các loại đơn hàng của công ty rất phong phú bao gồm đơn hàng FOB,đơn hàng nội địa cho thị trường phân phối trong nước, đơn hàng xuấtkhẩu, đơn hàng tự chào hàng cho các thị trường mới Do đó nhu cầu

cần phải quản lý tất cả các loại đơn hàng trên với các nội dung chínhsau:

- Loại hình bán hàng đa dạng thông qua lựa chọn trạng thái đơnhàng

- Hoạch định các tiêu thức nghiệp vụ cho đơn hàng

- Theo dõi bán hàng ký quỹ

e) Quản trị công nợ phải thu của khách hàng

Công nợ phải thu là một trong những phần quan trọng nhất của mộtcông ty Kiểm soát được luồng tiền của mình đang chi tiêu ở đâu, khuvực nào, thị trường nào… là nhu cầu thiết yếu của nhà quản trị doanhnghiệp ở mọi cấp Nội dung quản trị công nợ phải thu của HaiHaCocần giải quyết các vấn đề sau:

- Kiểm soát nhật ký hóa đơn ( trực tiếp hoặc từ module bán hàngchuyển lên)

- Kiểm soát nhật ký thanh toán thu tiền khách hàng

- Theo dõi công nợ khách hàng tổng hợp, chi tiết và dự báo thu hồicông nợ

- Nhắc nợ và tính toán phạt công nợ quá hạn Hệ thống nhắc nợ có thểđược hỗ trợ bởi mail, thư nhắc nợ trực tiếp, hoặc qua thông báo nợkhách hàng.

- Kiểm soát các khoản trả trước, các khoản ký quỹ của khách hàng

- Thanh toán tự động hoặc khấu trừ công nợ

- Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu: Bảng cân đối chi tiết cáckhoản nợ phải thu; Bảng tập hợp các khoản phải thu; Báo cáo tổng hợpcác khoản phải thu;

- Các báo cáo thuế - doanh thu theo khách hàng; Báo cáo thuế - doanhthu theo hoá đơn; Báo cáo tổng hợp thuế - doanh thu; Bảng cân đốitổng hợp các khoản phải thu;

- Bảng kê hoá đơn theo tài khoản; Bảng kê hoá đơn không phát sinhthanh toán;Bảng kê hoá đơn phát sinh thanh toán; Báo cáo tổng hợpbán hàng; Nhật ký bán hàng; Sổ chi tiết thanh toán khách hàng; Báocáo chi tiết công nợ phải thu; Theo dõi công nợ; Kiểm kê công nợ cáctài khoản; Biên bản đối chiếu công nợ; Bảng theo dõi công nợ bánhàng;Báo cáo lịch trả nợ ( Công nợ phải thu); Bảng kê xác nhận đốichiếu công nợ phải thu; Biểu chi tiết tình hình công nợ khó đòi; Theodõi công nợ khách hàng đặt hàng phải được xây dựng đầy đủ đảm bảocung cấp thông tin đa chiều về công nợ phải thu của khách hàng và cácyêu cầu quản trị khách hàng

2 Kết luận

Giải pháp ERP cho giải pháp bán hàng đảm bảo được các yêu cầu chi tiết củagiải pháp đề ra ở trên sẽ giúp công ty kiểm soát được tốt nhất đầu ra củadoanh nghiệp, nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường và chủđộng tối đa trong các chiến lược phát triển của mình

II Sẵn sàng nguồn lực :

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanhnghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanhhơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoànthiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sảnxuất kinh doanh Trước hết ta quan tâm đến toàn bộ các khái niệm cơ bản về nguồnlực doanh nghiệp Có nhiều định nghĩa khác nhau về nguồn lực: Theo nghĩa hẹp,nguồn lực thường được hiểu là các nguồn lực vật chất cho phát triển, ví dụ tàinguyên thiên nhiên, tài sản vốn bằng tiền… Theo nghĩa rộng, nguồn lực được hiểugồm tất cả những lợi thế, tiềm năng vật chất và phi vật chất để phục vụ cho một mụctiêu phát triển nhất định nào đó Tuỳ vào phạm vi phân tích, khái niệm nguồn lựcđược sử dụng rộng rãi ở các cấp độ khác nhau: quốc gia, vùng lãnh thổ, phạm vidoanh nghiệp hoặc từng chủ thể là cá nhân tham gia vào quá trình phát triển kinhtế….

Các nguồn lực chính của doanh nghiệp:

- Quy trình sản xuất, quy trình công nghệ của doanh nghiệp

- Năng lực quản lý của doanh nghiệp

- Năng lực kinh doanh của doanh nghiệp

- Thương hiệu, uy tín của từng sản phẩm, từng dịch vụ của của doanh nghiệp

1 Hệ thống Tài chính FRM (Financial Management) :

Quản lý tài chính là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh điểm yếu của nó và lập các kế hoạch kinh doanh Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty Đây là công việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng đến cách thức và phương thức mà nhà quản lý thu hút vốn đầu tư để thành lập, duy trì và mở rộng công việc kinh doanh Lập kế hoạch tài chính sẽ cho phép qụyết định lượng nguyên liệu thô doanh nghiệp có thể mua, sản phẩm công ty có thể sản xuất và khả năng công

ty có thể tiếp thị, quảng cáo để bán sản phẩm ra thị trường Khi có kế hoạch tài chính, bạn cũng có thể xác được nguồn nhân lực doanh nghiệp cần

Các giải pháp chính :

Xây dựng ngân sách

Tạo các điều khoản thu chi

Xác định ngân sách tối thiểu, tối đa và kế hoạch cho mỗi thời kỳ tương ứngvới các điều khoản thu chi

Phân bổ ngân sách các khoản thu chi theo thời kỳ, theo phòng ban

Quản lý dự án

Lập dự án

Lập kế hoạch thu chi cho dự án, định kỳ thu chi

Phân bổ các khoản thu chi của dự án vào ngân sách.

Duyệt kế hoạch thu chi của dự án

Thực hiện thu chi cho dự án theo kế hoạch

Theo dõi việc thực hiện ngân sách Quản lý hoạt động thu chi

Quản lý các tài nguyên Theo dõi tạm ứng Theo dõi công nợ khách hàng Thông tin công nợ

Lập báo cáo tài chính

2 Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp CRM (Customer Relationship Management):

CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) là

một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.Giải pháp CRM gồm 5 yếu tố:

Quản lý điều hành nội bộ

Tổ chức quản lý bán hàng

Tổ chức dịch vụ sau bán hàngQuản lý các hoạt động MarketingBáo cáo thống kê

Tiềm năng: Thông tin về các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp

Tổ chức: Thông tin về các công ty khách hàng của doanh nghiệp cũngnhư những đối tác

Liên hệ: Thông tin về người liên hệ của công ty khách hàng

Cơ hội: Những cơ hội bán hàng cần theo dõiHoạt động: Tất cả các công việc về cuộc hẹn, tiếp xúc khách hàng dongười dùng cài đặt nhằm quản lý, theo dõi thời gian và công việc củamình

Lịch làm việc: Những công việc mà nhân viên phải làm trong thời giangần giúp nhân viên dễ dàng quản lý và thực hiện

Chiến dịch: Thông tin về các chương trình tiếp thịHợp đồng: Hợp đồng với khách hàng

Tình huống: Thông tin về phản hồi, thắc mắt của khách hàng và giảipháp cho thắc mắc đó

Tài liệu: Nơi lưu trữ thông tin dùng chong cho cả doanh nghiệpEmail: hộp thư cá nhân cho mỗi người sử dụng

Sản phẩm: Những mặt hàng doanh nghiệp cung cấp, đơn giá…

Báo giá: Những báo giá gửi cho khách hàngĐơn hàng: Đơn đặt hàng khách hàng

RSS: Lấy tin tức tự động giúp doanh nghiệp biết được nhiều tin về thịtrường kinh doanh,…

Dự án: Giúp quản lý những dự án và các công việc liên quan dự án

Bảo mật: Quy định về các thông tin bảo mật, vai trò và quyền hạngngười sử dụng

3 Hệ thống thông tin quản lý SCM (Supply Chain Management):

Quản trị chuỗi cung ứng (SCM) là quá trình lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các hoạt động của chuỗi cung ứng nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất Quản trị chuỗi cung ứng diễn ra trongtoàn bộ quá trình vận chuyển và lưu trữ nguyên liệu, kiểm kê công việc đang thực hiện và các thành phẩm từ điểm gốc đến điểm tiêu thụ

Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản Các thành phần này là các nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:

Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)

Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn

đề cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.

Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)

Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển Thông thường có 6 phương thức vận chuyển

Đường bộ: nhanh, thuận tiện

Đường hàng không: nhanh, giá thành caoDạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…)

Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa

là chất lỏng, chất khí )

Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)

Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào Chính yếu tố tồn kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn Nếu tồn kho ít tức là sản phẩm của bạn được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu,

từ đó chứng tỏ hiệu quả sản xuất của công ty bạn ở mức cao và lợi nhuận đạt mức tối đa

Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)

Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa điểm tiêu thụ tốt nhất? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành công của dâychuyền cung ứng Định vị tốt sẽ giúp quy trình sản xuất được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn

Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)

Thông tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn Nếu thông tin chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác Ngược lại, nếu thông tin không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác dụng Bạn cần khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập nhiều nhất lượng thông tin cần thiết

4 Hệ thống thông tin Nguồn nhân lực HRM (Human Resource Management) Quản lý nguồn nhân lực là những hoạt động mà ban quản trị nhân sự phải tiến hành triển khai sắp xếp nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Quy trình này gồm các bước tuyển dụng, đào tạo, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp

HRM Giải pháp quản lý nguồn nhân lực

 Quản lý tuyển dụng : Cung cấp bộ phận nhân sự một quy trình tuyển dụng

khép kín từ khâu lên kế hoạch tuyển dụng, tạo yêu cầu tuyển dụng, lên danh sách ứng viên, tạo đợt tuyển dụng, thiết lập lịch phỏng vấn, tạo cam kết tuyển dụng,

 Quản lý thông tin nhân viên : Hỗ trợ bộ phân nhân sự quản lý, lưu trữ thông

tin đầy đủ của tất cả nhân viên Quản lý về thông tin liên lạc, thông tin cá

nhân, hồ sơ sức khỏe, Giấy tờ tùy thân, quá trình công tác, kinh nghiệm và kỹ năng, quá trình đào tạo, tài khoản ngân hàng

 Quản lý chấm công, nghỉ phép : Chức năng chấm công có thể ghi lại thời

gian, địa điểm, nội dung, đánh giá chấm công của nhân viên Nhân viên có thểđăng ký nghỉ phép ngay trên hệ thống và cấp trên có thể duyệt phép ở bất kỳ nơi đâu Người xác nhận công có thể quản lý giờ công, ngày phép chi tiết của nhân viên một cách hiệu quả và chính xác Đồng thời tính năng có thể kết hợpvới các máy chấm công để kết xuất dữ liệu vào hệ thống

 Quản lý sổ BHXH, sổ BHYT, Hồ sơ sức khỏe, Lịch khám

 Quản lý chương trình đào tạo : Giúp bộ phân nhân sự có thể quản lý thông

tin về lịch đào tạo, kết quả đào tạo nhân viên

 Đánh giá nhân viên : Quản lý tổng hợp các đánh giá của nhân viên, đánh giá

của quản lý sau thời gian thử việc hoặc đánh giá cuối năm

 Quản lý Hợp đồng lao động : Giúp tạo sẵn các mẫu hợp đồng theo chuẩn

của công ty, lưu trữ thông tin hợp đồng lao động của nhân viên, thông tin về các loại phụ cấp, giảm trừ, ngạch lượng, phụ lục Khi hợp đồng hết hạn, bộ phận nhân sự chỉ cần làm động tác bấm chuột để gia hạn hợp đồng

 Quản lý tính lương : Đây là một công cụ rất mạnh giúp bộ phận tính lương

không phải đau đầu mỗi khi tính toán trả lương cho nhân viên Công việc thiếtlập công thức lương chỉ cần làm, dữ liệu bảng lương chỉ cần làm một lần duy nhất Vào mỗi tháng bộ phận nhân sự tiền lương chỉ cần kiểm tra lại dữ liệu và bấm chọn tính lương là bảng lương chi tiết của từng cá nhân sẽ được chuyển đến cho toàn bộ nhân viên

5 Hệ thống quản trị sản xuất MRP (Manufacturing Resource Planning):

Quản trị sản xuất là tổng hợp các hoạt động xây dựng hệ thống sản xuất và quản trị quá trình sử dụng các yếu tố đầu vào tạo thành các sản phẩm (dịch vụ) đầu ra theo yêu cầu của khách hàng nhằm thực hiện các mục tiêu đã xác định

Quản trị sản xuất nhằm đạt các mục tiêu:

Hoàn thành chức năng sản xuất, cung cấp sản phẩm cho khách hàng đúng sốlượng với tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp

Tạo ra và duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Tạo ra tính linh hoạt cao trong đáp ứng liên tục nhu cầu của khách hàng về sảnphẩm

Đảm bảo tính hiệu quả trong việc tạo ra các sản phẩm cung cấp cho khách hàng

Quản trị sản xuất tập trung vào các vấn đề:

Thiết kế hệ thống sản xuất

Phương pháp tổ chức sản xuất

Điều hành quá trình sản xuất

Có 5 nhân tố chính ảnh hưởng quản trị sản xuất và dịch vụ hiện nay:

Chất lượng, dịch vụ khách hàng và các thách thức về chi phí

Sự phát triển nhanh chóng của các kỹ thuật sản xuất tiên tiến

Sự tăng trưởng liên tục của khu vực dịch vụ

Sự hiếm hoi của các tài nguyên cho sản xuất

Các vấn đề trách nhiệm xã hội.

NỘI DUNG

I Giới thiệu chung:

1 Sơ lược về ERP:

ERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) là bộgiải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sảnxuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất Đây là phương tiện hiện đại, sử dụngCNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…)của một tổ chức Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phântích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc yêu cầucủa nhà quản lý Như vậy, mua một ERP-System bạn nhận được cùng một lúc 3 sảnphẩm:

- Ý tưởng quản lý

- Chương trình phần mềm

- Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp

Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ

kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lýthông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trướcnhững thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài Trên thế giới, hiện có rất nhiềucông ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất

kinh doanh của mình Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khảnăng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

2 Lợi ích của ERP

Hy vọng lớn nhất của ERP đối với việc các lợi ích mà nó đem lại chính là mộtkiểu nâng cấp cách thức nhận đơn đặt hàng và thúc đẩy đơn đặt hàng đó thành cơhội bán hàng tạo doanh thu nhanh nhất – nói cách khác đó là tối ưu hóa quá trìnhthực hiện đơn đặt hàng Đó là lý do tại sao ERP thường được coi là phần mềm

“backdoor” của doanh nghiệp Nó không xử lý được quá trình bán hàng trả trước(mặc dù hầu hết các nhà cung cấp ERP đều đã phát triển phần mềm CRM hoặccác nhà cung cấp CRM theo yêu cầu mà có thể làm điều này); hay đúng hơn,ERP nhận đơn đặt hàng của khách hàng và cung cấp một sơ đồ quy trình thao táctrong phần mềm để tự động hóa các bước dọc theo quy trình thực hiện đó Khimột nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng của một khách hàng vào hệthống ERP, người ấy sẽ có tất cả những thông tin cần thiết để thực hiện đơn đặthàng đó

Mọi người ở các phòng ban khác nhau đều nhìn thấy thông tin như nhau và cóthể cập nhật những thông tin đó Khi một phòng ban nào đó hoàn thành nhữngbước cần thiết theo đúng quy trình đối với đơn đặt hàng đó thì hệ thống ERP sẽ

tự động chuyển nó sang phòng khác để thực hiện bước tiếp theo trong quy trìnhkinh doanh Để tìm một đơn đặt hàng ở bất cứ thời điểm nào, chỉ cần truy nhậpvào hệ thống ERP bạn hoàn toàn có thể theo dõi và nắm bắt được đơn đặt hàng

đó ngay lập tức May mắn thay, quá trình tìm kiếm đơn đặt hàng sẽ triển khainhanh như điện ngang qua toàn bộ công ty và khách hàng để nhận được đơn đặthàng nhanh hơn, hạn chế tối đa sai sót có thể nảy sinh so với trước đây ERP cóthể đem lại sự kỳ diệu tương tự cho các quy trình kinh doanh khác, như vấn đề

lợi ích của nhân viên hay lập báo cáo tài chính.Ít nhất đó chính là ước mơ màERP vươn tới, tuy nhiên, thực tế còn nhiều nan giải

Quá trình đó có thể có hiệu quả và bản chất nó là đơn giản Người trong bộ phậntài chính đã làm công việc của họ, những người ở bộ phận quản lý kho cũng làmnhững công việc của mình, và nếu như có gì đó trục trặc bên ngoài các phòngban đó thì vấn đề đó là của người khác Không thể kéo dài lâu hơn nữa, vớiERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng không chỉ dừng ở việc nhập liệu tên của

ai đó vào một máy tính nữa mà màn hình ERP trợ giúp họ thành những nhân viênkinh doanh cừ khôi Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn? Liệu chúng ta cóthể giao hàng theo đơn đặt hàng đúng thời hạn hay không? Đó là những quyếtđịnh mà các nhân viên dịch vụ khách hàng trước đây chưa hề phải làm, và câu trảlời sẽ ảnh hưởng đến khách hàng và các phòng ban khác trong công ty

Tuy nhiên, không phải chỉ nhân viên dịch vụ khách hàng phải thức tỉnh Mọinhân viên ở bộ phận quản lý kho những người vẫn thường lưu giữ thông tin hànghóa trong đầu của họ hoặc trên những mẩu giấy mà bây giờ cần phải đưa cácthông tin đó vào hệ thống trực tuyến Nếu họ không làm, những nhân viên phục

vụ khách hàng sẽ không nắm bắt đầy đủ những thông tin về hàng tồn kho trênmàn hình và họ sẽ nói với khách hàng rằng mặt hàng khách hàng yêu cầu trongkho đã hết Việc giải trình, trách nhiệm và giao tiếp trước đây chưa hề được kiểmtra như vậy

Người ta không thích thay đổi và ERP yêu cầu họ thay đổi cách thức làm việc

Đó là lý do tại sao giá trị của ERP quá khó để đo lường Phần mềm này bản chấtkhông quan trọng bằng việc thay đổi tư duy và qui trình làm việc của công ty.Nếu bạn dùng ERP để cải thiện phương thức nhận đơn đặt hàng, sản xuất hànghóa, vận chuyển hàng hóa và thanh toán, bạn sẽ nhận được giá trị đích thực từ

phần mềm này Nếu chỉ đơn giản dừng ở việc cải đặt phần mềm này mà khôngthay đổi phương thức làm việc, thì bạn có thể không nhân được bất cứ ích lợi nàothực tế, phần mềm mới này thậm chí sẽ làm chậm tiến độ công việc của bạn nếunhư bạn chỉ thay thế một phần mềm cũ kỹ mà mọi người đã quen thuộc bằng mộtphần mềm mới mà không ai thao tác.

3 Đôi nét về cơ cấu tổ chức của HaiHaCo:

Cơ cấu tổ chức của HaiHaCo được tổ chức theo sơ đồ sau:

- Tổng giám đốc là người quyết định toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước, tập thể người lao động về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Phó tổng giám đốc tài chính có trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ đạo phòng tàichính – kế toán Phòng này có chức năng kiểm soát các hoạt động tài chính của

công ty, tổ chức hoạch toán kinh tế, thực hiện nghiệp vụ giao dịch thanh toán và phân phối lợi nhuận.

- Phó tổng giám đốc kinh doanh có trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ đạo phòng kinh doanh Phòng này có chức năng xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh

doanh, tổ chức nghiên cứu thị trường, dự trữ, tiêu thụ sản phẩm

- Phòng kỹ thuật, KCS( kiểm tra chất lượng sản phẩm) có chức năng kiểm tra giám sát quy trình công nghệ, xác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng sản phẩm và chịu trách nhiệm trực tiếp trước tổng giám đốc

- Khối văn phòng có trách nhiệm tính lương trả cho cán bộ công nhân viên và tuyển dụng đào tạo lao động mới cho công ty

4 Thực trạng ứng dụng ERP trong HaiHaCo:

a) Quản lý tài chính:

- Các thông tin tài chính chứng từ rời rạc từ các bộ phận khác nhau khôngđồng nhất hoặc chuyển về phòng tài chính dẫn đến chồng chéo hoặc có độlệch trong các thông tin tài chính của doanh nghiệp Có tình trạng này do mỗi

bộ phận ứng dụng các phần mềm rời rạc khác nhau do đó số liệu tài chínhkhông được tổng hợp kịp thời và dễ mắc sai sót

- Các phần mềm tài chính kế toán hiện tại chưa có quản lý kế hoạch chi tiêu

và theo dõi thực hiện dẫn đến không kiểm soát được chi tiêu vượt quá kếhoạch

b) Quản lý công nợ :

- Do hầu hết các bộ phận sử dụng các ứng dụng rời rạc nên không tổng hợpđược kịp thời tình hình kết quả kinh doanh, công nợ của toàn tất cả các kháchhàng của toàn công ty dẫn đến không kiểm soát được công nợ kịp thời củakhách hàng, nhà cung cấp dẫn đến công nợ quá hạn

- Sự phối hợp giữa công nợ khách hàng và quản lý sản xuất của các ứng dụngtin học hiện tại của các doanh nghiệp may là không có dẫn đến hai bộ phậnkhông hỗ trợ nhau trong quá trình tác nghiệp.

c) Quản lý kho :

- Các hệ thống hiện tại không có khả năng tích hợp tổng hợp tự động thôngtin tồn kho trên toàn bộ tất cả các hệ thống kho của tổng công ty mà chỉ tổnghợp thông tin trên hệ thống các kho riêng lẻ Điều đó dẫn đến không thể nắm

rõ kịp thời tình hình tồn kho hiện tại để lên kế hoạch sản xuất và đặt hàng

- Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại đã tích hợp được khá nhiều phươngpháp tính giá nhưng còn khá đơn giản nên khi muốn phân tích chi phí, giáthành theo nhiều tiêu thức gần như khó có số liệu chính xác chi tiết ảnhhưởng lớn đến công tác tài chính của doanh nghiệp trong việc điều chuyểncác nguồn vốn chậm lưu chuyển, giá trị tồn kho, phân tích giá thành sảnxuất…

hệ thống không kết nối các nguồn lực với nhau nên theo dõi tình hình sảnxuất tức thời trên toàn bộ công ty là không thể do đó không thể phát hiện điềuchỉnh và ngăn chặn các sai sót rủi ro xảy ra

e) Quản lý nhân sự tiền lương :

- Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương các doanh nghiệp đa số làm thủ cônghoặc nếu có sử dụng các phần mềm độc lập không gắn kết với hệ thống toàncông ty.

- Bảng theo dõi lương, năng suất công ty đều làm thủ công dưới đơn vị sảnxuất nhỏ nhất là các tổ sản xuất dẫn đến khi tổng hợp lên trên mất khá nhiềuthời gian và nhân lực

f) Quản lý tổng thể :

- Công ty không có một hệ thống thông tin quản lý tổng thể các nguồn lực thểhiện được trạng thái tức thời của công ty nên khó nắm bắt được thông tin từcác hoạt động của công ty dẫn đến không đưa ra được các quyết sách điềuhành nhanh và chính xác

Nhận xét :

Qua thực trạng tổng quan về CNTT của công ty thì có thể nhận xét như sau:Chưa đảm bảo tính toán tối ưu khai thác khả năng, nguồn lực của doanhnghiệp để có tính hiệu quả cao

Chưa có nhiều đơn vị có được quy trình quản lý sản xuất từ khâu lập kế họachđến theo dõi điều độ thực hiện

Hệ thống báo cáo của doanh nghiệp hiện nay sử dụng các phần mềm rời rạccòn nặng tính thống kê, không tức thời, chưa đủ cho phân tích quản trị rất cầncho doanh nghiệp

Yêu cầu đặt ra :

V ấn đề đặt ra là phải tìm kiếm một giải pháp quản lý phù hợp nhằm nắm bắtkịp thời và chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, dễ dàng tiếp

cận thông tin và đưa ra quyết định có cơ sở Và ERP là một lựa chọn giúpcông ty có thể đạt được những yêu cầu này.

1 Giải pháp đặt hàng:

a) Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và lập đơn hàng :

Căn cứ trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán

dự kiến đặt hàng để đảm bảo vật tư hàng hóa không bị thiếu nguyên vật liệu

Hệ thống sẽ tính toán các yêu cầu sau:

- Tính toán đề nghị đặt hàng từ nhu cầu sản xuất

- Tính toán nhu cầu đặt hàng từ bán hàng tay ba

- Tính toán đề nghị đặt hàng theo kế hoạch định trước

- Tính toán kế hoạch đặt hàng từ dự báo doanh thu bán hàng

Từ các tính toán trên hệ thống sẽ đưa ra bản chi tiết nhu cầu nguyên vật liệutheo thời gian và địa điểm Dựa trên mạng lưới các nhà phân phối đơn giá,sản phẩm, chủng loại… hệ thống lập các đơn hàng chi tiết một cách tối ưunhất Phòng đặt hàng sẽ kiểm soát lại đơn hàng và xác nhận đơn hàng

Đơn hàng được thiết lập và quản lý theo cây phân quyền trong đặt mua vàduyệt mua hàng hoá Giải pháp tối ưu là xây dựng cây phân quyền giới hạnkhối lượng mua, giá mua, giá trị mua theo từng cấp duyệt của doanh nghiệp.Căn cứ vào thông tin của đơn hàng hệ thống sẽ chuyển đến bộ phận duyệt đơnhàng tương ứng

Khi đơn hàng được duyệt sẽ chuyển cho bộ phận đặt hàng để tiến hành đặthàng Đơn hàng không được duyệt sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận lập đơnhàng kèm theo các nguyên nhân không được duyệt

b) Quản lý nhận hàng và phân phối hàng

Căn cứ vào các đơn hàng đã xác nhận với các nhà cung cấp thì hệ thống phảitiến hành theo quy trình giao nhận đơn hàng

- Kiểm soát nhiều hình thức giao hàng ( giao hàng từng phần, giao hàng toànphần)

- Kiểm soát nhiều loại giao hàng (Hoá đơn về trước hàng về sau, hàng vềtrước hóa đơn về sau, hàng không có hóa đơn)

- Kiểm soát nhận hàng hóa theo lô

- Kiểm soát số lượng, chất lượng quy cách, thời gian, địa điểm giao hàng, các

vi phạm và xử lý

c) Ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp

Theo dõi quản lý các hoá đơn từ nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức nhậnhàng của doanh nghiệp và tác nghiệp quản lý thuận lợi cho các phân tích tàichính công nợ và hệ thống cung cấp nguyên vật liệu:

- Xử lý, theo dõi thông tin chi tiết của hoá đơn từ nhà cung cấp

- Theo dõi và phân bổ các loại chi phí liên quan đến đơn hàng, hóa đơn

- Theo dõi các tiêu thức thanh toán cho từng hóa đơn

- Cho phép phân tích đa chiều

- Chuyển hoá đơn tới bộ phận công nợ phải trả bằng cách tích hợp thông tin.Các mẫu hoá đơn quản lý sẽ xây dựng theo mẫu chuẩn của bộ tài chính banhành cho các doanh nghiệp và bổ sung các chỉ tiêu phục vụ công tác quản trị,phân tích tài chính, công nợ Các hoá đơn theo dõi được tự động hạch toánvào các bút toán của hệ kế toán tổng hợp theo từng giai đoạn chi tiết của quátrình quản lý hoá đơn

d) Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Thông tin về nhà cung cấp là một phần rất quan trọng trong giải pháp ERPcủa doanh nghiệp Cần phải định nghĩa các nhà cung cấp trước khi thực hiệnphần lớn các nghiệp vụ của hệ thống:

- Có thể đề xuất một nhà cung cấp khi lập một yêu cầu mua hàng

- Đa thông tin về nhà cung cấp vào nơi nhận một yêu cầu báo giá

- Chỉ ra nhà cung cấp khi nhập một bảng báo giá

- Các đơn đặt hàng đều cần chỉ ra nhà cung cấp

- Nhận hàng hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp

- Trả lại hàng cho nhà cung cấp

- Thanh toán cho nhà cung cấp về các hàng hoá hoặc dịch vụ đã nhận được

Hệ thống từ điển nhà cung cấp được dùng chung cho toàn bộ hệ thống ERPcủa doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu chi tiết sau:

- Thu thập các thông tin liên quan đến nhà cung cấp

- Một thông tin quan trọng cần quản lý về nhà cung cấp trong từ điển là thôngtin chi tiết về địa điểm của nhà cung cấp Mặc dù phần lớn các thông tin củanhà cung cấp được dùng mặc định cho các địa điểm

- Hoạch định các tiêu thức thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung cấp

- Hoạch định các tiêu thức giao hàng của nhà cung cấp với doanh nghiệp

- Định khoản cho các đối tượng là nhà cung cấp cần theo dõi

Quản lý sản xuất đòi hỏi chương trình phải xác định được việc lập kế hoạch sảnxuất, tính toán thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giáthành kế hoạch … Để làm được điều này, các giải pháp sản xuất trong ERP cầncho phép người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu và quy trình sảnxuất Không chỉ có khai báo về bảng định mức nguyên vật liệu, giải pháp quản lýsản xuất đồng thời phải khai báo được lịch sản xuất, năng lực sản xuất bao gồm