Giải pháp kế toán tổng hợp và Giải pháp triển khai Phân tích và xây dựng mô hình ERP cho khách sạn Sheraton

PHẦN 1: GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TỔNG HỢP & GIẢI - Kế toán tổng hợp bao gồm tất cả các công việc của kế toán, , là người kiểm tra lại tất cả các nghiệp vụ của các kế toán viên khác để chốt lại

Giải pháp kế toán tổng hợp và Giải pháp triển khai Phân tích và xây dựng mô hình ERP cho khách sạn Sheraton GVHD: Thạc Sỹ Phan Văn Viên

PHẦN 1: GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TỔNG HỢP & GIẢI

- Kế toán tổng hợp bao gồm tất cả các công việc của kế toán, , là người kiểm tra lại tất cả các nghiệp vụ của các kế toán viên khác để chốt lại số liệu của mỗi kỳ

- Theo dõi các công nợ, quản lý và lập các báo cáo : thuế,tài chính,thống kê,…

1.1.2 Công việc của kế toán tổng hợp

 Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh

 Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết

 Tổng hợp tất cả các vấn đề về kế toán có liên quan trong doanh nghiệp, kiểm tra đối chiếu sổ sách, đồng bộ số liệu lên các bảng biểu để kế toán trưởng kiểm tra lại

và đưa cho chủ doanh nghiệp ký

 In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp công ty theo qui định

 Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng với thực tế không, đối chiếu lại tất cả các số liệu

 Tính giá thành, định khoản các nghiệp vụ về giá thành

 Lập báo cáo tài chính kiểm kê lại ngân sách

 Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết

 Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán

 Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở

 Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo

 Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu

1.1.3 Giải pháp kế toán tổng hợp bao gồm

 Tổng hợp các nghiệp vụ từ các module khác

 Quản trị hệ thống tài khoản theo ma trận đa chiều

 Quản lý ngân sách

 Phân tích tài chính doanh nghiệp

 Lập cân đối tài chính, cân đối phát sinh

 Xây dựng các báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo quản trị và phân tích

1.1.4 Chi tiết giải pháp

Tổng hợp mọi tác vụ từ tất cả các Module

1.1.5 Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật bút toán và khoá sổ

1.1.6 Các nghiệp vụ khác như tiền mặt, ngân hàng ,tài khoản ngoài bảng.

1.1.7 Quản lý hệ thống tài khoản theo dạng ma trận / đa chiều

Việc ghi sổ trong hệ thống tài khoản mới đòi hỏi bất cứ các hoạt động kinh tế phát sinh phải ghi chép thông qua các nhóm số của hệ thống tài khoản Cơ chế tập hợp như sau:

- Nhóm thứ nhất: Nhóm công ty, mỗi đơn vị có tổ chức kế toán phải có một mã số riêng

- Nhóm số thứ hai: Là nhóm trung tâm trách nhiệm, trung tâm chi phí, phòng ban

- Nhóm số thứ ba: Là nhóm tài khoản nhà nước, hạch toán theo qui định hiện hành của nhà nước

- Nhóm thứ tư: Nhóm mã ngân hàng/ kênh phân phối

- Nhóm thứ năm: Nhóm sản phẩm

Cách phân nhóm này đảm bảo sẽ hạch toán được chi tiết các nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toán của Việt Nam và phân lớp quản lý tới mức chi tiết nhất phù hợp với yêu cầu quản lý chi tiết theo nhiều đối tượng

1.1.8 Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật hệ thống tài khoản

Định nghĩa Ngân sách

Định nghĩa Tổ chức Ngân sách

Định nghĩa Công thức

Ngân sách

Định nghĩa MassBudge t

Nhập và thay đổi số lượng hoặc bút toán ngân sách

Tính ngân sách

Báo cáo Ngân sách

Đóng Ngân sách

- Xõy dựng một ngõn sỏch thể hiện doanh thu và chi chi dự toỏn trong một vài kỳ toỏn

- Xõy dựng tổ chức ngõn sỏch thể hiện cỏc văn phũng, cỏc ban và cỏc trung tõm chi phớ

để nhập và bảo vệ số liệu ngõn sỏch

- Tớnh toỏn số lượng ngõn sỏch để cập nhật số dư ngõn sỏch từ cỏc cụng thức ngõn sỏch

- Thực hiện các yêu cầu trực tiếp để xem xét các thông tin về ngân sách Dùng các yêu cầu này để hiển thị số dư ngân sách, cũng như số dư thực tế và dự chi Hệ thống sẽ đối chiếu giữa ngân sách tổng thể và chi tiết và kiểm tra phân chênh lệch.

- Hệ thống xây dựng các báo cáo khác nhau chứa đựng các thông tin về ngân sách để đảm bảo mọi cấp quản lý của doanh nghiệp có thể có được các thông tin theo mức về ngân sách

- Xây dựng và chạy chức năng tổng hợp để tổng hợp số dư ngân sách giữa các bộ sổ khác nhau

- Đóng ngân sách để ngăn chặn sự thay đổi bất thường hoặc không hợp lệ Có thể đóng một phần hoặc toàn bộ ngân sách

- Chuyển số dư ngân sách ra loại tiền báo cáo để so sánh với số thực tế trong các báo cáo tài chính Giải pháp đề ra nên cho phép tạo các báo cáo để so sánh các phiên bản ngân sách khác nhau trong cũng loại tiền báo cáo

1.1.9 Quy trình nghiệp vụ: Lập ngân sách chi tiêu

Theo dõi và quản lý đa tiền tệ Đánh giá chênh lệch tỷ giá

- Giải pháp đưa ra sẽ quản lý và theo dõi đa tiền tệ Nhưng do thị trường tiền tệ luôn biến động nên giải pháp cần phải đánh giá được chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm phát sinh, thanh toán và báo cáo tài chính

- Quản lý đa tiền tệ là một giải pháp phức tạp vì quan hệ nhiều chiều giữa các đồng tiền luôn biến đổi

- Khi có các đánh giá chênh lệch tỷ giá giải pháp sẽ tự động đưa ra các bút toán điều chỉnh và thiết lập các báo cáo ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá đến tất cả các mặt của doanh nghiệp

1.1.10 Quy trình nghiệp vụ: Xử lý các nghiệp vụ ngoại tệ

Đáp ứng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Một giải pháp quản lý chi tiết ngân sách sẽ đảm bảo được dữ liệu cần thiết khi phân

tích tình hình tài chính daonh nghiệp và làm cơ sở để đối chiếu phân tích với các phát sinh thực tế Với giải pháp kế toán tổng hợp cần tổng hợp được toàn bộ các bút toán chi tiết của từng nghiệp vụ phát sinh các module khác sau đó cân đối và tổng hợp trên sổ kế toán tổng hợp Từ các dữ liệu chi tiết và tổng hợp đó tạo các báo cáo phân tích tài chính

của doanh nghiệp, các báo cáo tài chính phục vụ cơ quan thuế, bộ tài chính, chủ đầu tư,

cổ đông…

Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh

Đối với bất kỳ hệ kế toán tổng hợp nào thì cân đối số liệu kế toán, cân đối số liệu phát sinh là yêu cầu tiên quyết đầu tiên Tuy nhiên ở đây do tài khoản phân cấp theo nhiều mức khác nhau dẫn đến giải pháp cũng đưa ra cân đối theo các mức của tài khoản để đảm bảo có thể nhìn thấy được số liệu tài chính doanh nghiệp theo từng cấp Các số liệu cân đối kế toán, cân đối phát sinh là cơ sở để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính, cơ quan thuế Ngoài ra nó cũng

là số liệu để phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Khả năng phân tích trực tuyến số liệu tài chính nhiều năm :

Các dữ liệu tài chính được lưu trên cơ sở dữ liệu thiết kế lưu nhiều năm nên đảm bảo

dữ liệu sau nhiều năm có thể sử dụng làm đầu vào cho các dịch vụ phân tích dữ liệu trực tuyến Mặt khác cơ sở dữ liệu thiết kế là cơ sở dữ liệu quan hệ lưu tập trung trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh là SQL Server 2000 hoặc Oracle Trên các hệ quản trị này các dịch vụ tích hợp phân tích trực tuyến khá mạnh như OLAP tiến hành trên kho dữ liệu Data Warehouse Dựa trên dữ liệu tài chính lưu tập trung nhiều năm có thể ứng dụng các

kỹ thuật khai phá dữ liệu để phân tích quy luật thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu, phân tích rủi ro về thị phần, khách hàng, chất lượng, phân tích về đối thủ cạnh tranh, dự đoán xu thế phát triển các mặt hàng hoá, xu thê nhu cầu nguyên phụ liệu, xu hướng thời trang… Các tool OLAP chú trọng vào việc cung cấp phân tích dữ liệu đa chiều trực tuyến chất lượng cao với câu lệnh SQL theo các tính giản lược và sự tách nhỏ theo nhiều chiều Đây là vấn đề mở tuỳ thuộc nhu cầu từng thời điểm của doanh nghiệp sẽ có các lợi ích thu được khi phân tích dữ liệu hiện có khi sử dụng giải pháp ERP tổng thể nơi dữ liệu đã được chuẩn hoá với thông tin đa dạng và đầy đủ nhất về nội tại và tác động bên ngoài của doanh nghiệp

Những lợi ích của kế toán tổng hợp :

 Tăng cường tính hiệu quả trong hoạt động kế toán

 Báo cáo có thể được cung cấp tức thì.

 Chất lượng thông tin đảm bảo, tự động kiểm định thông tin

 Mọi thay đổi trên hệ thống đều được phản hồi nhanh chóng tới hệ thống kế toán mà ban lãnh đạo không mất đi sự kiểm soát chung

Thiết lập hệ thống báo cáo :

1.1.11 Quy trình nghiệp vụ: Lập báo cáo tài chính

Tổng kết

 Kế toán tổng hợp là bước đi đầu tiên và cũng là cuối cùng trong mỗi doanh nghiệp, đóng vai trò rất quan trọng

 Khi bộ máy KTTH đi vào hoạt động trơn tru, khi đó doanh nghiệp mới có thể

tự tin vững bước trên thương trường

GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI

1.1 TỔNG QUAN VỀ GIẢI PHÁP

Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án Do đó cần phải có các bước chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải pháp triển khai để áp dụng một cách hiệu quả vào doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả trong công việc

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ERP

1.1.12 Đánh giá, xác định mục tiêu hệ thống :

1.1.12.1 Tầm quan trọng của mục tiêu bài toán :

Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp khách sạn này, trước hết cần phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng của mục tiêu bài toán:

 Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụng của bài toán được xây dựng

 Xác định được khối lượng công việc, các công việc cần quản lý, mức độ ưu tiên từ

đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát dự án được xây dựng

 Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ đó thực thi triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng

 Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết kế nhằm đảm bảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế

1.1.12.2 Nội dung xác định mục tiêu bài toán

Khi tiến hành xây dựng mục tiêu bài toán thì cần xác định các nội dung chính sau:

 Quy trình nghiệp vụ quản lý của bài toán dự kiến đưa vào xây dựng trình ứng dụng

 Các quy trình công nghệ (nếu có ) ảnh hưởng đến thông tin phục vụ cho công tác quản lý cho hệ ứng dụng định xây dựng

 Các thông tin phát sinh vào / ra đang xử lý hiện tại Các mối liên hệ liên quan giữa các thông tin mà hệ ứng dụng sẽ xử lý

 Tốc độ tăng trưởng dữ liệu theo thời gian

 Các mong muốn nâng cao chất lượng quản lý trong tương lai

1.1.12.3 Các biện pháp thực hiện

Thu thập các biểu mẫu thông tin đang xử lý hiện tại cho từng nghiệp vụ trong đó bao gồm:

- Các phiếu và biểu mẫu thông tin phát sinh cho từng nghiệp vụ.

- Các cách ghi chép thông tin trên các biểu mẫu thu thập thông tin

- Cách xử lý thông tin trên các biểu mẫu

- Các phát sinh sửa đổi thông tin trong thực tế

- Các mẫu báo cáo phục vụ cho từng nghiệp vụ

- Các thông tin chuyển sang cho các nghiệp vụ khác tiếp tục xử lý

- Các thông tin nhận từ các nghiệp vụ khác chuyển về sau khi xử lý

- Các phần mềm đang xử lý hiện tại – Cấu trúc dữ liệu , quy trình khai thác , các khả năng của chương trình…

1.1.12.4 Ghi chép trong qua trình xây dựng yêu cầu :

- Thiết kế các phiếu điều tra thông tin thích hợp

- Chuẩn bị kỹ các câu hỏi dự kiến trước khi phỏng vấn đối tượng được khảo sát

- Ghi chép trung thực các ý kiến của người được phỏng vấn ( có thể ghi âm để nghe lại )

- Thiết lập các báo cáo , biên ban phỏng vấn sau mỗi ngày khảo sát nhờ các ghi chép Các biên bản khảo sát sẽ được các đối tượng được phỏng vấn xác nhận và dùng để thiết lập hồ sơ khảo sát

1.1.12.5 Thiết lập hồ sơ chi tiết :

- Hệ thống quy trình nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi áp dụng ERP

- Các quy trình đảm bảo số liệu và các quy trình cập nhật số liệu

- Hệ thống biểu mẫu vào/ra của chương trình ERP dùng được cho đơn vị

- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựng từ hệ thống ERP có bổ sung thêm một số thông tin từ khách hàng

- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựnng từ hệ thống báo cáo của khách hàng có thêm cac thông tin lay từ hệ thống ERP

- Hệ thống biểu mẫu vào ra mà hệ thống ERP chưa có cần phải thiết kế mới hoàn toàn

1.1.13 Lựa chọn nhà cung cấp :

1.1.13.1 Xu hướng lựa chọn nhà cung cấp :

Có ba xu hướng lựa chọn nhà cung cấp :

- Xây dựng bộ phận công nghệ thông tin của chính đơn vị mình: Khi đó doanh nghiệp chủ động được hỗ trợ nghiệp vụ một cách đầy đủ nhất, tương tác giữa nhóm phát triển và nhóm nghiệp vụ tương hỗ cao nhất Nhưng có nhược điểm rất lớn là bộ phận công nghệ thông tin của đơn vị thường có trình độ chuyên môn về phần mềm và giải pháp ERP không cao nên khi giải quyết các vấn đề của giải pháp không triệt để không tối ưu.

- Lựa chọn nhà cung cấp với sản phẩm đóng gói: Sản phẩm đóng gói hoàn thiện với các chức năng được giới thiệu nhưng có nhược điểm là mỗi doanh nghiệp thường có quy trình quản lý riêng, hệ thống đầu vào đầu ra rất khác khó tương thích với sản phẩm đóng gói dẫn đến khi sử dụng các sản phẩm này phải chỉnh sửa dẫn đến trục trặc trong hệ thống và trong quy trình quản lý

- Lựa chọn nhà cung cấp với các giải pháp quản lý khách sạn: Khắc phục hai nhược điểm của hai phương pháp trên nhưng có nhược điểm là chi phí lớn, đội ngũ quản trị khó hợp tác với các nhà cung cấp một cách tối đa

1.1.14 Các rủi ro và hướng khắc phục :

Các rủi ro từ phía khách hàng

- Quy trình không rõ ràng

- Không nhất quán trong yêu cầu

- Chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận

- Dữ liệu không đầy đủ Không chuẩn

- Nhân viên ở các bộ phận không hợp tác với đơn vị phần mềm

- Nhân viên đòi hỏi phần mềm mới có giao diện tiện ích như chương trình cũ

Từ phía nhà cung cấp

- Nhân viên không ổn định

- Không giới hạn bài toán

- Không có quy trình Test sản phẩm

- Nhân viên triển khai không nắm được hết các tính năng sản phẩm

- Không có quản trị phiên bản tốt

- Không có chủ nhiệm dự án tốt

1.1.15 Lập tiến độ triển khai

Cơ sở thiết lập tiến độ :

- Theo yêu cầu từ khách hàng

- Theo khối lượng công việc từ hồ sơ khảo sát

- Căn cứ vào tình hình chuẩn bị dữ liệu của K.hàng

Công cụ xây dựng tiến độ : MSProject với sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng PERT để lập

tiến độ chi tiết cho quá trình triển khai giải pháp

1.1.16 Test kịch bản, chạy thử nghiệm

- Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của chương trình với số liệu giả định

- Kiểm tra và bắt lỗi chương trình (các phần customize) trước khi đưa vào khai thác

- Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng của chương trình

1.1.17 Cập nhật số liệu

- Tập hợp các dữ liệu tiếp tục phát sinh hàng ngày cần đưa vào cơ sở dữ liệu

- Chuyển đổi các dữ liệu với các cấu trúc khác nhau vào CSDL ( nếu có )

- Cập nhật dữ liệu vào CSDL

1.1.18 Đào tạo, chuyển giao

1.1.18.1 Đào tạo cho cán bộ lãnh đạo :

- Mô hình tổ chức thông tin của hệ thống

- Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống

- Khả năng của hệ thống chương trình

- Cách sử dụng và khai thác chương trình

1.1.18.2 Đào tạo cho chuyên viên quản trị hệ thống

- Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống

- Các bộ công cụ phục vụ cho phát triển các ứng dụng add-in từ nhà cung cấp giải pháp.

- Các thủ tục, biện pháp an toàn và an ninh dữ liệu

- Quản trị hệ thống: App, OS , Database, System

1.1.19 Thiết lập tài liệu

Cho người lập trình

- Hồ sơ khảo sát

- Hồ sơ phân tích thiết kế

- Hồ sơ chi tiết coding

- Hồ sơ các kịch bản

- Hồ sơ thiết lập hệ thống tham số nghiệp vụ

Cho người sử dụng

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng

- Tài liệu tham khảo cho người sử dụng

- Tài liệu quản trị hệ thống

1.1.20 Áp dụng vào doanh nghiệp

Trong khi việc áp dụng ERP còn chưa được phổ biến rộng rãi ở các doanh nghiệp Việt Nam, việc tuân thủ một cách bài bản quy trình khi triển khai, ứng dụng ERP là một yêu cầu hết sức cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của công cụ

Mô Hình ERP phổ biến trong các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay :