II. GIẢI PHÁP CHI TIẾT CHO HAIHACO :
a) Quản lý được quá trình thương thảo hợp đồng và hẹn giao hàng
Quản lý bán hàng đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình thương thảo hợp đồng và hẹn giao hàng. Đây là một tính năng rất quan trọng giúp DN nâng cao được uy tín với khách hàng khi quản lý tốt vấn đề này.
Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được diễn tiến của cuộc đàm phán với nhiều phiên bản khác nhau. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) và đồng thời để đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán…được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order – SO).
Hẹn giao hàng: Đối với việc bán hàng theo đơn đặt hàng như công ty thì “hẹn giao hàng” là một tiêu chí không thể bỏ qua trong quá trình tiếp nhận SO. Có hợp đồng tất nhiên là tốt nhưng có tiếp nhận được hay không khi năng lực sản xuất có giới hạn và ngày nào có thể giao được hàng. Hệ thống ERP phải đảm bảo được chức năng này trong phân hệ bán hàng. Nó phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó…Tất cả những yếu tố đó sẽ hỗ trợ cho DN phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng nhận có tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh hẹn giao hàng của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng…Chức năng này là phần khá quan trọng khi triển khai hệ thống ERP. Nó giúp cho DN gia
tăng thật sự giá trị của mình trên thương trường cũng như cân đối một cách tốt nhất nguồn lực hiện có.