II. GIẢI PHÁP CHI TIẾT CHO HAIHACO :
12. Giải pháp triển khai :
• Đánh giá, xác định mục tiêu hệ thống
Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP, trước hết cần phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng của mục tiêu bài toán:
- Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụng của bài toán được xây dựng.
- Xác định được khối lượng công viec từ đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát dự án được xây dựng.
- Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ đó thực thi triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng .
- Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết kế nhằm đảm bảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế.
• Lựa chọn nhà cung cấp
Có ba xu hướng lựa chọn nhà cung cấp :
- Xây dựng bộ phận công nghệ thông tin của chính đơn vị mình: Khi đó doanh nghiệp chủ động được hỗ trợ nghiệp vụ một cách đầy đủ nhất, tương tác giữa nhóm phát triển và nhóm nghiệp vụ tương hỗ cao nhất. Nhưng có nhược điểm rất lướn là bộ phận công nghệ thông tin của đơn vị thường có rình độ chuyên môn về phần mềm và giải pháp ERP không cao nên khi giải quyết các vấn đề của giải pháp không triệt để không tối ưu.
- Lựa chọn nhà cung cấp với sản phẩm đóng gói: Sản phẩm đóng gói hoàn thiện với các chức năng được giới thiệu nhưng có nhược điểm là mỗi doanh nghiệp thường có quy trình quản lý riêng, hệ thống đầu vào đầu ra rất khác
khó tương thích với sản phẩm đóng gói dẫn đến khi sử dụng các sản phẩm này phải chỉnh sửa dẫn đến trục trặc trong hệ thống và trong quy trình quản lý - Lựa chọn nhà cung cấp với các giải pháp may đo: Khắc phục hai nhược điểm của hai phương pháp trên nhưng có nhược điểm là chi phí lớn, đội ngũ quản trị khó hợp tác với các nhà cung cấp một cách tối đa.
• Lập tiến độ triển khai
Cơ sở thiết lập tiến độ :
- Theo yêu cầu từ khách hàng .
- Theo khối lượng công việc từ hồ sơ khảo sát.
- Căn cứ vào tình hình chuẩn bị dữ liệu của khách hàng.
Công cụ xây dựng tiến độ : MSProject với sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng PERT để lập tiến độ chi tiết cho quá trình triển khai giải pháp
• Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, dữ liệu
Dựa trên các khảo sát nghiệp vụ chi tiết, nhân viên thiết kế giải pháp sẽ thốngnhất với bộ phận quản lý chức năng của doanh nghiệp thực hiện thống nhấtquy trình nghiệp vụ. Từ chuẩn hoá nghiệp vụ, sẽ thiết kế chuẩn hoá dữ liệu.
• Phân tích, thiết kế, customize cho các đặc thù riêng
Thực thi customize bao gồm :
- Customize các nghiệp vụ riêng đặc thù mà hệ thống ERP chưa đáp ứng hết theo đặc thù ngành.
- Customize thêm he thống xử lý riêng do yêu cau đặt ra của doanh nghiệp.- Customize hệt hống báo cáo đặc thù của doanh nghiệp.
• Test kịch bản, chạy thử nghiệm
- Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của chương trình với số liệu giả định
- Kiểm tra và bắt lỗi chương trình (các phần customize) trước khi đưa vào khai thác .
- Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng của chương trình.- Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống.
• Cập nhật số liệu.
• - Tập hợp, tiền xử lý các dữ liệu đã có cần đưa vào cơ sở dữ liệu
• - Tập hợp các dữ liệu tiếp tục phát sinh hàng ngày cần đưa vào cơ sở dữ liệu.- Chuyển đổi các dữ liệu với các cấu trúc khác nhau vào CSDL ( nếu có ). - Cập nhật dữ liệu vào CSDL.- Kiểm tra đánh giá dữ liệu trước khi đưa hệ thống chương trình vào khai thác.
• Đào tạo, chuyển giao
• Đào tạo cho cán bộ lãnh đạo
- Mô hình tổ chức thông tin của hệ thống. - Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống - Khả năng của hệ thống chương trình.
- Cách tổ chức đảm bảo thông tin cho hệ thống và các yếu tố ảnh hưởng. - Cách sử dụng và khai thác chương trình.
• b. Đào tạo cán bộ khai thác chương trình
- Cách ghi chép và thu thập thông tin đầu vào cho hệ thống. - Các bộ mã dữ liệu xử lý trong hệ thống.
- Quy trình cập nhật thông tin cho hệ thống đã được thiết kế. - Cách sử dụng và khai thác chương trình.
• c. Đào tạo cho chuyên viên quản trị hệ thống
- Mô hình tổ chức thông tin của hệ thống. - Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống - Khả năng của hệ thống chương trình.
- Tổ chức đảm bảo thông tin cho hệ thống và các yếu tố ảnh hưởng . - Cách sử dụng và khai thác chương trình.
- Các bộ công cụ phục vụ cho phát triển các ứng dụng add-in từ nhà cung cấp giải pháp.
- Các thủ tục, biện pháp an toàn và an ninh dữ liệu - Quản trị hệ thống: App, OS , Database, System
• Thiết lập tài liệu
Cho người lập trình
- Hồ sơ khảo sát.
- Hồ sơ phân tích thiết kế.
- Hồ sơ chi tiết coding
- Hồ sơ các kịch bản.
- Hồ sơ thiết lập hệ thống tham số nghiệp vụ.
Cho người sử dụng
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng
- Tài liệu tham khảo cho người sử dụng.
- Tài liệu quản trị hệ thống.
Các yêu cầu để thực hiện được giải pháp ERP tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
• Về cơ sở hạ tầng máy móc thiết bị
- Về hệ thống mạng: Các máy tính trong một khu vực nối với nhau thông qua hệ thống mạng LAN. Các khu vực khác nhau truyền dữ liệu thông qua đường Leadline do các nhà cung cấp dịch vụ Internet Việt Nam hiện nay cung cấp.
- Về máy trạm: Core Dual 2.0Ghz, 1024 Mb Ram
- Về máy chủ: Chip 2x3Ghz, RAM 2Ghz, Ổ cứng 120Gb trở lên
- Các máy móc phụ trợ kết nối đến hệ thống: máy đọc mã số mã vạch, bảng chấm công điện tử,…
• Về công nghệ kỹ thuật
Giải pháp đề ra ứng dụng công nghệ Webservice với yêu cầu về công nghệ kỹ thuật như sau:
- Hệ điều hành: Máy chủ: Window Server 4.0 trở lên hoặc Unix. Máy trạm hệ điều hành Window XP trở lên.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2005 hoặc Oracle 9.0 trở lên.
• Về con người
Để triển khai thành công giải pháp ERP thì yếu tố con người đóng vai trò rất quan trọng trong tất cả các giai đoạn. Nhân lực phối hợp ở đây bao gồm cả nhân lực của
doanh nghiệp tham gia các nghiệp vụ, quản lý và nhân lực của bên cung ứng giải pháp ERP.
• Về chi phí
Chi phí để triển khai một hệ thống ERP bao gồm:
- Bản quyền chương trình ứng dụng ERP từ nhà cung cấp giải pháp. Chi phí này tương đối cố định tuỳ thuộc vào nhà cung ứng giải pháp.
- Tư vấn thay đổi quản trị- Chi phí này có thể thay đổi tuỳ thuộc vào thực trạng quản lý tại doanh nghiệp đã chuẩn hoá hay chưa.
- Triển khai đưa hệ thống vào hoạt động.
- Những điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. - Đào tạo chuyển giao công nghệ
- Tài liệu – Các hồ sơ liên quan đến hệ thống.
- Xử lý, chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Bao gồm chi phí chuẩn hoá, kiểm tra đối chiếu số liệu của hệ thống cũ thích ứng và phù hợp với hệ thống quản lý mới.
- Chi phí lương cho nhân viên của doanh nghiệp tham gia vào dự án.
- Tổn thất do chậm đưa hệ thống vào khai thác, dịch vụ chậm không kịp thời. - Nâng cấp hệ thống hạ tầng phần cứng để đáp ứng vận hành hệ thống.
- Bản quyền phần mềm hệ thống như hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, các phần mềm tiện ích kèm theo.
• Về thời gian
Thời gian triển khai giải pháp ERP cho công ty kéo dài từ 6-12 tháng. Nếu thời gian quá ngắn sẽ không đảm bảo được tính an toàn của giải pháp còn nếu thời gian quá dài ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Triển khai giải pháp ERP cho công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà là xu hướng tất yếu để quản trị doanh nghiệp một cách tổng thể và tối ưu nhất phù hợp với các nhu cầu ứng dụng công nghệ và giải pháp hiện đại, toàn diện hiện nay. Giải pháp ERP mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho công ty: Nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo, hiệu quả công việc của toàn bộ doanh nghiệp, tạo môi trường thống nhất cho phép doanh nghiệp khai thác các thông tin thuận lợi và trao đổi thông tin với các đối tượng khác ngoài doanh nghiệp một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất.
Dựa trên quá trình nghiên cứu trong bài tập lớn này nhóm tôi đã một phần nào đưa ra được giải pháp ERP tổng thể cho công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà với tiêu chí là phần nào đưa ra được bộ khung giải pháp giúp cho công ty khi triển khai giải pháp cho công ty mình có thể dựa vào đó để ứng dụng.