tiểu luận môn quản lý dự án hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp sergi france

Công tác chuẩn bị tổ chức Hội nghị được thực hiện từ 05/03/2013 đến 19/03/2013, gồm các mốc thời gian chính như sau: Stt Công việc chính Thời gian 3 Lập kế hoạch thực hiện và chương trìn

HỘI THẢO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM

CHỐNG NỔ MÁY BIẾN ÁP SERGI FRANCE

Môn học: Quản lý Dự án Giảng viên: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Tên Học viên: PHẠM BẢO TRÂN

Mã số Học viên: MBA12B044 – Lớp MBA12B

05/2013

PHỤ LỤC

GIỚI THIỆU 3

CÁC MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN 3

TÓM TẮT VỀ QUY MÔ DỰ ÁN 3

CÁC GIẢ ĐỊNH 4

CÁC RÀNG BUỘC 4

CÁC LOẠI TRỪ 5

DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN 5

WBS CỦA DỰ ÁN 5

TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 6

CÁCH THỨC KIẾM SOÁT DỰ ÁN 7

MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM) 7

RACI CỦA DỰ ÁN 8

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 9

CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN 9

GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA 10

MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN 10

NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN ĐỐI VỚI DỰ ÁN 11

CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA TỪ DỰ ÁN 11

GIỚI THIỆU

- Sergi France là Tâp đoàn sản xuất thiết bị chống nổ máy biến áp hàng đầu trên thế

giới Sản phẩm của Sergi France đã được cung cấp cho trên 1000 dự án, có mặt trên 60 quốc gia và là sản phẩm được sản xuất theo công nghệ mới có độ tin cậy, chính xác và đáp ứng các tiêu chuẩn Quốc tế

CÁC MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN

- Đối với Tập đoàn Sergi France: Giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp của Sergi

France đến với ngành điện

- Đối với Tổng công ty Điện lực TP.HCM: Cung cấp thông tin bổ ích về sản phẩm công

nghệ mới đến các CBCNV để làm cơ sở xem xét ứng dụng sản phẩm tại Tổng công ty nhằm ngăn ngừa các rủi ro về cháy nổ máy biến áp, đồng thời tạo cơ hội để các CBCNV giao lưu trao đổi kinh nghiệm

TÓM TẮT QUY MÔ DỰ ÁN

- Tên Dự án “ Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France”

- Đơn vị đăng cai tổ chức: Tổng công ty Điện lực TP.HCM (EVNHCMC) phối hợp

cùng Tập đoàn Sergi France

- Địa điểm tổ chức: Hội trường Tổng công ty Điện lực TP.HCM

- Thời gian tổ chức: 8h30 – 12h00, ngày 20/03/2013

- Số lượng đại biểu: 100 người (các cán bộ EVNHCMC và khách mời của Sergi France)

- Số lượng CBCNV tham gia chuẩn bị, hậu cần, phục vụ, tổ chức: 10 người

- Kinh phí: 35.200.000đ

- Quy mô của việc tổ chức Hội thảo bao gồm: lập kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố phục vụ

cho Hội thảo và thực hiện Hội thảo Việc tổ chức Hội thảo do EVNHCMC phối hợp với Tập đoàn Sergi France và một số đơn vị dịch vụ bên ngoài thực hiện

CÁC GIẢ ĐỊNH

- Hủy việc tổ chức hoặc thay đổi thời gian tổ chức Hội thảo

- Thay đổi các nhân sự tham gia việc tổ chức Hội thảo

- Các công tác liên quan đến việc tổ chức hoàn thành không đúng hạn

CÁC RÀNG BUỘC

- Quy mô dự án: Hội thảo cho 100 người tham dự, tổ chức trong 01 buổi

- Chi phí dự án: 35.200.000đ

- Tiến độ: Danh sách những mốc thời gian quan trọng

Hội nghị được tổ chức vào sáng 20/03/2013 Công tác chuẩn bị tổ chức Hội nghị được thực hiện từ 05/03/2013 đến 19/03/2013, gồm các mốc thời gian chính như sau:

Stt Công việc chính Thời gian

3

Lập kế hoạch thực hiện và chương trình dự kiến của Hội thảo

09/03/13

Ban QLDA đã bám sát vào kế hoạch trên để xác định nguồn nhân lực tham gia tổ chức

và phục vụ cho Hội thảo cũng như tiến độ để hoàn thành các công tác liên quan đến việc

tổ chức nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn (hoàn tất các công tác chuẩn bị vào ngày 19/03/2013)

- Sự thỏa mãn của khách hàng: Công tác tổ chức hoàn thành đúng tiến độ, Hội thảo diễn

ra thành công tốt đẹp, đạt được mục tiêu đề ra => 02 đơn vị đồng tổ chức (EVNHCMC và Sergi France) cùng với các đại biểu tham dự đều hài lòng

CÁC LOẠI TRỪ

Công tác không bao gồm trong quá trình tổ chức: chuẩn bị phương tiện đưa đón, khách sạn cho các đại biểu tham dự Hội thảo

DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN

Ban QLDA đã tham khảo các dự án tổ Hội thảo tương tự để công tác lập kế hoạch được thực hiện nhanh chóng và hoàn thiện công tác tổ chức

WBS CỦA DỰ ÁN

Stt Công việc Bắt đầu Kết thúc CV trước Ghi chú

1 Nhận thư đề nghị hỗ trợ tổ chức Hộithảo từ Sergi France 04/03/13 04/03/13

2

Trình Ban TGĐ EVNHCMC phê

duyệt cho tổ chức Hội thảo

4

Lập kế hoạch thực hiện và chương

trình dự kiến của Hội thảo

6

Lựa chọn Nhà cung cấp dịch vụ ăn

uống, in ấn

8

Nhận thông tin đăng ký và lập danh

sách

11 Chuẩn bị bài phát biểu tại Hội thảo, phân công lễ tân, MC 17/03/13 18/03/13 8

12

Chuẩn bị các văn phòng phẩm và

dụng cụ cần thiết, sắp xếp phòng

Hội thảo

TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1 Nhận thư đề nghị hỗ trợ tổ chức Hội thảo từ Sergi France

2

Trình Ban TGĐ EVNHCMC phê

duyệt cho tổ chức Hội thảo

4 Lập kế hoạch thực hiện và chươngtrình dự kiến của Hội thảo

6

Lựa chọn Nhà cung cấp dịch vụ ăn

uống, in ấn

7 Soạn và gửi thư mời đến các Đại biểu

8 Nhận thông tin đăng ký và lập danh sách

9

Lập chương trình hội nghị chính

thức

11 Chuẩn bị bài phát biểu tại Hội thảo, phân công lễ tân, MC

12

Chuẩn bị các VVP và dụng cụ cần

thiết, sắp xếp phòng Hội thảo

CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Dự án tổ chức Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France được theo dõi theo Phương pháp theo dõi đơn giản (PP 0-100) do: những công việc liên quan đến dự án có thời gian thực hiện ngắn, giá trị thấp và việc đánh giá công việc đã hoàn thành hay chưa có thể dễ dàng xác định

Có hai mức độ hoàn thành mỗi công việc là 0% và 100% Chỉ khi mỗi công việc liên quan đến dự án hoàn tất thì mới được coi là hoàn thành với mức độ 100%, nếu một công việc nào đó không hoàn tất thì coi như công việc này hoàn thành với mức độ 0%

MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM)

Ban QLDA bao gồm: Ban tổ chức, Tổ thư ký và Tổ hậu cần Trong đó:

1 Ban tổ chức : nắm rõ các thông tin về:

- Người đứng đầu tổ thư ký, tổ hậu cần (để làm đầu mối liên hệ khi cần trao đổi, kiểm tra công việc)

- Kế hoạch và tiến độ thực hiện

- Các văn bản, email báo cáo công việc của các bộ phận liên quan

- Thư mời

- Tài liệu của Hội thảo

- Bài phát biểu

3 Tổ hậu cần : quản lý, lưu trữ các hồ sơ liên quan công tác chuẩn bị cho Hội nghị:

- Hợp đồng ký kết với các đơn vị thực hiện dịch vụ và thông tin người liên hệ của mỗi đơn vị

- Bảng phân công công việc cho công tác hậu cần (các công việc trong ngày hội nghị: MC, lễ tân…, việc mua sắm các dụng cụ, sắp xếp phòng Hội thảo…)

- Thông tin các thành viên Ban tổ chức, Tổ thư ký, Tổ hậu cần

Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)

Tên Chức vụ

Công việc

Kiểm soát chung công tác

tổ chức

Kiểm soát công tác về bài vở

Thực hiện công tác

về bài vở

Kiểm soát công tác hậu cần

Thực hiện công tác hậu cần Ban

tổ

chức

Tổ

thư

ký

Tổ

hậu

cần

RACI CỦA DỰ ÁN

Nhiệm vụ Bên có trách

nhiệm - R

Chịu trách nhiệm trước -A

Phối hợp với

-C Báo tin cho - I Công tác tổ

chức

EVNHCMC / Sergi France

Sergi France / EVNHCMC

Sergi France / EVNHCMC

Sergi France / EVNHCMC

Dịch vụ ăn

uống, in ấn

Đơn vị nhận cung cấp dịch vụ

Chủ đầu tư (EVNHCMC và Sergi France)

Chủ đầu tư (EVNHCMC và Sergi France)

Chủ đầu tư (EVNHCMC và Sergi France)

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN

↓

↓

+ Thư ký + MC + Phiên dịch + Lễ tân 1 + Lễ tân 2 + Phục vụ

CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN

- Thay đổi về nhân sự phụ trách các công việc => Lập bảng thông tin liên lạc và công

việc phụ trách của các cán bộ tham dự dự án để người thay thế có thể dễ dàng theo dõi

- Thay đổi về quy mô của dự án (thời lượng tổ chức – tăng lên thành 01 hoặc 02 ngày,

thời gian tổ chức – đổi ngày tổ chức sớm hơn hoặc muộn hơn, số lượng đại biểu, chi phí…) hoặc hủy dự án (không tổ chức Hội thảo) => Trao đổi, thỏa thuận và thống nhất với phía Sergi France trước khi tiến hành việc tổ chức

- Các công tác liên quan đến việc tổ chức hoàn thành không đúng hạn => Kiểm soát tiến

độ thực hiện và yêu cầu các bộ phận tham gia dự án báo cáo thường xuyên

- Các rủi ro liên quan đến chất lượng dịch vụ thuê ngoài => Lựa chọn nhà cung cấp uy

tín, có ký kết hợp đồng rõ ràng về tất cả các điều khoản liên quan đến dịch vụ cung cấp

GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA

GĐDA (Trưởng Ban tổ chức) Phó Ban tổ chức

Tổ trưởng Tổ thư ký Tổ trưởng Tổ hậu cầu

Ban QLDA bao gồm: Ban tổ chức, Tổ thư ký và Tổ hậu cần Trong đó, Ban tổ chức kiểm soát chung toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức qua các báo cáo bằng mail, văn bản và báo cáo trực tiếp từ Tổ trưởng Tổ thư ký và Tổ trưởng Tổ hậu cần Tổ trưởng Tổ thư

ký và Tổ trưởng Tổ hậu cần có nhiệm vụ kiểm soát công việc của tổ mình để báo cáo Ban tổ chức kịp thời tiến độ của dự án

Ban QLDA họp 2 lần trong suốt thời gian thực hiện dự án: khi thành lập Ban QLDA để phân công công việc và khi rà soát lại công tác chuẩn bị, tổ chức 01 ngày trước Hội thảo

Tổ hậu cần cập nhật bảng thông tin các thành viên Ban QLDA và gửi cho mọi thành viên để tiện liên hệ khi cần thiết:

Ban tổ

chức

Tổ thư

ký

Tổ

hậu

cần

MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN

Sự thành công của dự án được đo lường thông qua 04 ràng buộc chính của dự án: Quy mô, Chi phí, Tiến độ và Sự thỏa mãn của Khách hàng Trong đó, Quy mô, Chi phí và Tiến độ của dự án đều phù hợp với kế hoạch đặt ra ban đầu Đối với sự thỏa mãn của khách hàng, tuy còn một số sơ suất nhỏ trong công tác phục vụ ăn uống nhưng nhìn chung Hội thảo nhận

được phản hồi tốt từ cả Chủ đầu tư và các đại biểu tham dự (về cả chất lượng nội dung và chất lượng của các công tác phục vụ tổ chức) Do đó, có thể đánh giá dự án tổ chức Hội thảo giới thiệu thiết bị chống nổ máy biến áp Sergi France là hoàn toàn thành công

NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN ĐỐI VỚI DỰ ÁN

Dự án được đánh giá là hoàn toàn thành công nhưng vẫn còn phải cải thiện một vài sơ suất nhỏ trong việc phục vụ ăn uống

CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA TỪ DỰ ÁN

Ban QLDA cần đưa ra các giả định trong việc phục vụ ăn uống và thảo luận với đơn vị cung cấp dịch vụ để có phương án thực hiện tốt nhất Cụ thể:

- Do tổ chức tiệc Buffet tại sảnh bên ngoài phòng tổ chức Hội thảo nên cần chuẩn bị

sẵn phương án cho các món ăn dùng nóng (súp, cháo…), các món dùng lạnh (chè, kem…) như: chuẩn bị bếp cồn để làm nóng thức ăn tại bàn Buffet, chuẩn bị nơi để hâm nóng thức ăn trước khi dọn lên bàn để tiết kiệm thời gian, có tủ giữ lạnh hoặc các thiết bị làm lạnh…

- Bộ phận phục vụ dịch vụ ăn uống cần biết chương trình Hội thảo (bắt đầu và kết thúc

khi nào…?) và thực tế diễn ra nhằm nắm chính xác thời gian để dọn thức ăn lên bàn Buffet, tránh dọn quá sớm hoặc dọn không kịp