tiểu luận môn quản lý dự án hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp sergi france

Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France HỘI THẢO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM CHỐNG NỔ MÁY BIẾN ÁP SERGI FRANCE Môn học: Quản lý Dự án Giảng viên: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Tên Học viên: PHẠM BẢO TRÂN Mã số Học viên: MBA12B044 – Lớp MBA12B Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France 05/2013 PHỤ LỤC Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France GIỚI THIỆU - Sergi France Tâp đoàn sản xuất thiết bị chống nổ máy biến áp hàng đầu giới Sản phẩm Sergi France cung cấp cho 1000 dự án, có mặt 60 quốc gia sản phẩm sản xuất theo cơng nghệ có độ tin cậy, xác đáp ứng tiêu chuẩn Quốc tế CÁC MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN - Đối với Tập đoàn Sergi France: Giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France đến với ngành điện - Đối với Tổng công ty Điện lực TP.HCM: Cung cấp thơng tin bổ ích sản phẩm cơng nghệ đến CBCNV để làm sở xem xét ứng dụng sản phẩm Tổng công ty nhằm ngăn ngừa rủi ro cháy nổ máy biến áp, đồng thời tạo hội để CBCNV giao lưu trao đổi kinh nghiệm TĨM TẮT QUY MƠ DỰ ÁN - Tên Dự án “ Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France” - Đơn vị đăng cai tổ chức: Tổng công ty Điện lực TP.HCM (EVNHCMC) phối hợp Tập đoàn Sergi France - Địa điểm tổ chức: Hội trường Tổng công ty Điện lực TP.HCM - Thời gian tổ chức: 8h30 – 12h00, ngày 20/03/2013 - Số lượng đại biểu: 100 người (các cán EVNHCMC khách mời Sergi France) - Số lượng CBCNV tham gia chuẩn bị, hậu cần, phục vụ, tổ chức: 10 người - Kinh phí: 35.200.000đ - Quy mô việc tổ chức Hội thảo bao gồm: lập kế hoạch, chuẩn bị yếu tố phục vụ cho Hội thảo thực Hội thảo Việc tổ chức Hội thảo EVNHCMC phối hợp với Tập đoàn Sergi France số đơn vị dịch vụ bên thực CÁC GIẢ ĐỊNH Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France - Hủy việc tổ chức thay đổi thời gian tổ chức Hội thảo - Thay đổi nhân tham gia việc tổ chức Hội thảo - Các công tác liên quan đến việc tổ chức hồn thành khơng hạn CÁC RÀNG BUỘC - Quy mô dự án: Hội thảo cho 100 người tham dự, tổ chức 01 buổi - Chi phí dự án: 35.200.000đ - Tiến độ: Danh sách mốc thời gian quan trọng Hội nghị tổ chức vào sáng 20/03/2013 Công tác chuẩn bị tổ chức Hội nghị thực từ 05/03/2013 đến 19/03/2013, gồm mốc thời gian sau: Stt Cơng việc Thời gian Trình Ban TGĐ EVNHCMC phê duyệt cho tổ 05/03/13 chức Hội thảo Lập Ban QLDA tổ chức Hội thảo 07/03/13 Lập kế hoạch thực chương trình dự kiến 09/03/13 Hội thảo Lập bảng chi phí 11/03/13 Lựa chọn Nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, in ấn 12/03/13 Soạn gửi thư mời đến Đại biểu 12/03/13 Nhận thông tin đăng ký lập danh sách 14/03/13 Lập chương trình hội nghị thức 17/03/13 Chuẩn bị phát biểu Hội thảo, phân công lễ 17/03/13 tân, MC 10 Chuẩn bị văn phòng phẩm dụng cụ cần thiết 18/03/13 11 Hội thảo 20/03/13 Ban QLDA bám sát vào kế hoạch để xác định nguồn nhân lực tham gia tổ chức phục vụ cho Hội thảo tiến độ để hồn thành cơng tác liên quan đến việc tổ chức nhằm đảm bảo dự án hồn thành hạn (hồn tất cơng tác chuẩn bị vào ngày 19/03/2013) - Sự thỏa mãn khách hàng: Cơng tác tổ chức hồn thành tiến độ, Hội thảo diễn thành công tốt đẹp, đạt mục tiêu đề => 02 đơn vị đồng tổ chức (EVNHCMC Sergi France) với đại biểu tham dự hài lòng CÁC LOẠI TRỪ Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France Công tác không bao gồm trình tổ chức: chuẩn bị phương tiện đưa đón, khách sạn cho đại biểu tham dự Hội thảo DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN Ban QLDA tham khảo dự án tổ Hội thảo tương tự để công tác lập kế hoạch thực nhanh chóng hồn thiện công tác tổ chức WBS CỦA DỰ ÁN Stt 10 11 12 13 Công việc Nhận thư đề nghị hỗ trợ tổ chức Hội thảo từ Sergi France Trình Ban TGĐ EVNHCMC phê duyệt cho tổ chức Hội thảo Lập Ban QLDA tổ chức Hội thảo Lập kế hoạch thực chương trình dự kiến Hội thảo Lập bảng chi phí Lựa chọn Nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, in ấn Soạn gửi thư mời đến Đại biểu Nhận thông tin đăng ký lập danh sách Bắt đầu 04/03/13 Kết thúc 04/03/13 CV trước 05/03/13 06/03/13 07/03/13 09/03/13 08/03/13 10/03/13 11/03/13 12/03/13 11/03/13 12/03/13 12/03/13 13/03/13 14/03/13 16/03/13 Lập chương trình hội nghị thức Đặt dịch vụ ăn uống, in ấn… Chuẩn bị phát biểu Hội thảo, phân công lễ tân, MC Chuẩn bị văn phòng phẩm dụng cụ cần thiết, xếp phòng Hội thảo Hội thảo 17/03/13 17/03/13 17/03/13 17/03/13 17/03/13 18/03/13 8 18/03/13 19/03/13 20/03/13 20/03/13 Ghi 12 Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Stt 10 11 12 13 Công việc Thời gian (ngày) 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Nhận thư đề nghị hỗ trợ tổ chức Hội thảo từ Sergi France Trình Ban TGĐ EVNHCMC phê duyệt cho tổ chức Hội thảo Lập Ban QLDA tổ chức Hội thảo Lập kế hoạch thực chương trình dự kiến Hội thảo Lập bảng chi phí Lựa chọn Nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, in ấn Soạn gửi thư mời đến Đại biểu Nhận thông tin đăng ký lập danh sách Lập chương trình hội nghị thức Đặt dịch vụ ăn uống, in ấn… Chuẩn bị phát biểu Hội thảo, phân công lễ tân, MC Chuẩn bị VVP dụng cụ cần thiết, xếp phòng Hội thảo Hội thảo Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN Dự án tổ chức Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France theo dõi theo Phương pháp theo dõi đơn giản (PP 0-100) do: cơng việc liên quan đến dự án có thời gian thực ngắn, giá trị thấp việc đánh giá cơng việc hồn thành hay chưa dễ dàng xác định Có hai mức độ hồn thành công việc 0% 100% Chỉ công việc liên quan đến dự án hồn tất coi hoàn thành với mức độ 100%, cơng việc khơng hồn tất coi cơng việc hồn thành với mức độ 0% MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM) Ban QLDA bao gồm: Ban tổ chức, Tổ thư ký Tổ hậu cần Trong đó: Ban tổ chức: nắm rõ thông tin về: - Người đứng đầu tổ thư ký, tổ hậu cần (để làm đầu mối liên hệ cần trao đổi, kiểm tra công việc) - Kế hoạch tiến độ thực - Các văn bản, email báo cáo công việc phận liên quan Tổ thư ký: quản lý, lưu trữ hồ sơ liên quan đến phục vụ cho Hội nghị: - Thư mời - Tài liệu Hội thảo - Bài phát biểu Tổ hậu cần: quản lý, lưu trữ hồ sơ liên quan công tác chuẩn bị cho Hội nghị: - Hợp đồng ký kết với đơn vị thực dịch vụ thông tin người liên hệ đơn vị - Bảng phân công công việc cho công tác hậu cần (các công việc ngày hội nghị: MC, lễ tân…, việc mua sắm dụng cụ, xếp phòng Hội thảo…) - Thông tin thành viên Ban tổ chức, Tổ thư ký, Tổ hậu cần Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France Ma trận phân cơng trách nhiệm (RAM) Cơng việc Kiểm sốt chung cơng tác tổ chức Kiểm sốt cơng tác Thực Kiểm Thực sốt cơng cơng tác tác hậu công tác cần hậu cần Tên Chức vụ Ban tổ chức A Trưởng ban TC x B Phó ban TC x Tổ thư ký C Tổ trưởng D Thư ký E Tổ trưởng F MC x G Phiên dịch x H Lễ tân x I Lễ tân x J Phục vụ x Tổ hậu cần x x x RACI CỦA DỰ ÁN Nhiệm vụ Chịu trách Bên có trách nhiệm trước - nhiệm - R Công tác tổ EVNHCMC chức A / Sergi France Phối hợp với C Báo tin cho - I Sergi France / Sergi France / Sergi France / EVNHCMC EVNHCMC EVNHCMC Dịch vụ ăn Đơn vị nhận Chủ đầu tư Chủ đầu tư Chủ đầu tư uống, in ấn cung cấp dịch vụ (EVNHCMC (EVNHCMC (EVNHCMC Sergi France) Sergi France) Sergi France) Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN GĐDA (Trưởng Ban tổ chức) ↓ Phó Ban tổ chức ↓ Tổ trưởng Tổ thư ký + Thư ký Tổ trưởng Tổ hậu cầu + MC + Phiên dịch + Lễ tân + Lễ tân + Phục vụ CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN - Thay đổi nhân phụ trách công việc => Lập bảng thông tin liên lạc công việc phụ trách cán tham dự dự án để người thay dễ dàng theo dõi - Thay đổi quy mô dự án (thời lượng tổ chức – tăng lên thành 01 02 ngày, thời gian tổ chức – đổi ngày tổ chức sớm muộn hơn, số lượng đại biểu, chi phí…) hủy dự án (khơng tổ chức Hội thảo) => Trao đổi, thỏa thuận thống với phía Sergi France trước tiến hành việc tổ chức - Các công tác liên quan đến việc tổ chức hồn thành khơng hạn => Kiểm soát tiến độ thực yêu cầu phận tham gia dự án báo cáo thường xuyên - Các rủi ro liên quan đến chất lượng dịch vụ th ngồi => Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có ký kết hợp đồng rõ ràng tất điều khoản liên quan đến dịch vụ cung cấp Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA Ban QLDA bao gồm: Ban tổ chức, Tổ thư ký Tổ hậu cần Trong đó, Ban tổ chức kiểm sốt chung tồn cơng tác liên quan đến việc tổ chức qua báo cáo mail, văn báo cáo trực tiếp từ Tổ trưởng Tổ thư ký Tổ trưởng Tổ hậu cần Tổ trưởng Tổ thư ký Tổ trưởng Tổ hậu cần có nhiệm vụ kiểm sốt cơng việc tổ để báo cáo Ban tổ chức kịp thời tiến độ dự án Ban QLDA họp lần suốt thời gian thực dự án: thành lập Ban QLDA để phân cơng cơng việc rà sốt lại công tác chuẩn bị, tổ chức 01 ngày trước Hội thảo Tổ hậu cần cập nhật bảng thông tin thành viên Ban QLDA gửi cho thành viên để tiện liên hệ cần thiết: Tên Chức vụ Ban tổ chức A Trưởng ban TC B Phó ban TC Tổ thư ký C Tổ trưởng D Thư ký E Tổ trưởng F MC G Phiên dịch H Lễ tân I Lễ tân J Phục vụ Tổ hậu cần Email Điện thoại VP ĐTDĐ MỨC ĐỘ THÀNH CƠNG CỦA DỰ ÁN Sự thành cơng dự án đo lường thơng qua 04 ràng buộc dự án: Quy mơ, Chi phí, Tiến độ Sự thỏa mãn Khách hàng Trong đó, Quy mơ, Chi phí Tiến độ dự án phù hợp với kế hoạch đặt ban đầu Đối với thỏa mãn khách hàng, số sơ suất nhỏ công tác phục vụ ăn uống nhìn chung Hội thảo nhận 10 Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France phản hồi tốt từ Chủ đầu tư đại biểu tham dự (về chất lượng nội dung chất lượng công tác phục vụ tổ chức) Do đó, đánh giá dự án tổ chức Hội thảo giới thiệu thiết bị chống nổ máy biến áp Sergi France hồn tồn thành cơng NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN ĐỐI VỚI DỰ ÁN Dự án đánh giá hồn tồn thành cơng phải cải thiện vài sơ suất nhỏ việc phục vụ ăn uống CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA TỪ DỰ ÁN Ban QLDA cần đưa giả định việc phục vụ ăn uống thảo luận với đơn vị cung cấp dịch vụ để có phương án thực tốt Cụ thể: - Do tổ chức tiệc Buffet sảnh bên ngồi phịng tổ chức Hội thảo nên cần chuẩn bị sẵn phương án cho ăn dùng nóng (súp, cháo…), dùng lạnh (chè, kem…) như: chuẩn bị bếp cồn để làm nóng thức ăn bàn Buffet, chuẩn bị nơi để hâm nóng thức ăn trước dọn lên bàn để tiết kiệm thời gian, có tủ giữ lạnh thiết bị làm lạnh… - Bộ phận phục vụ dịch vụ ăn uống cần biết chương trình Hội thảo (bắt đầu kết thúc nào…?) thực tế diễn nhằm nắm xác thời gian để dọn thức ăn lên bàn Buffet, tránh dọn sớm dọn không kịp 11 Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 ... MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN Dự án tổ chức Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France theo dõi theo Phương pháp.. .Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France 05/2013 PHỤ LỤC Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France GIỚI... (EVNHCMC (EVNHCMC Sergi France) Sergi France) Sergi France) Bài tập QLDA – Phạm Bảo Trân – MSHV: MBA12B044 Hội thảo giới thiệu sản phẩm chống nổ máy biến áp Sergi France SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN GĐDA (Trưởng