tổ chức sự kiện quy trình hạn chế và giải pháp

tổ chức sự kiện quy trình hạn chế và giải pháp tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về t...

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH – MARKETING



Đề tài:

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

QUY TRÌNH HẠN CHẾ VÀ GIẢI PHÁP

GVHD: Th.S Đào Hoài Nam SVTH: Nguyễn Thị Ý Nhi Lớp Marketing 2 - K31

TP.HCM, tháng 5 năm 2009

Danh sách các bảng biểu

Danh sách hình

Chuơng 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1.1 Tên đề tài 1

1.2 Lý do chọn đề tài 1

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 2

1 4 Phương pháp thực hiện 2

1.4.1 Rà soát lý thuyết 2

1.4.2 Nghiên cứu khảo sát 3

1.5 Kết cấu đề tài 3

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 Khái niệm tổ chức sự kiện 4

2.1.1 Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện 4

2.1.2 Quản lý một sự kiện 5

2.1.3 Các loại sự kiện thường gặp 6

2.2 Vai trò của tổ chức sự kiện 8

2.3 Mục tiêu 9

2.4 Kế hoạch tổ chức sự kiện 12

2.4.1 Thành lập ban tổ chức sự kiện 12

2.4.2 Xác định loại hình sự kiện 12

2.4.3 Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian 13

2.4.4 Hình thành chủ đề (Theme) cho sự kiện 15

2.4.5 Viết chuơng trình (Proposal) 15

2.4.6 Lên kế hoạch thực hiện chương trình 19

2.4.7 Thực hiện kế hoạch 22

Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆN NAY CỦA VIỆT NAM

3.1 Hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay trên thị trường 26

3.1.1 Chuyên viên tổ chức sự kiện 27

3.1.2 Vai trò của tổ chức sự kiện 29

3.1.3 Chi phí và hiệu quả kinh doanh từ tổ chức sự kiện 31

3.1.4 Những tình huống không ngờ khi tổ chức sự kiện 33

3.2 Chương trình Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập Sacomreal 36

3.2.1 Mục đích của chương trình 36

3.2.2 Ý tưởng 37

3.2.3 Thiết kế 37

3.2.4 Nhân sự 39

3.2.5 Kịch bản chương trình 39

Chương 4: PHÂN TÍCH SỰ KIỆN, KHÓ KHĂN VÀ HẠN CHẾ 4.1 Phân tích hoạt động kinh doanh và cạnh tranh của ngành địa ốc 44

4.2 Nghiên cứu khảo sát 48

4.2.1 Đối tượng nghiên cứu 48

4.2.2 Mục đích nghiên cứu 48

4.2.3 Quá trình thực hiện và kết quả focus group 48

4.2.4 Phân tích kết quả focus group 49

4.3 Những yếu tố ảnh hưởng, khó khăn và hạn chế của chương trình 52

4.3.1 Thời gian 52

4.3.2 Nhân sự 52

4.3.3 Khách hàng 53

4.3.4 Nhà cung cấp 53

4.4 Vai trò của sự kiện này đối với Sacomreal 55

Chương 5: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 5.1 Quy trình tổ chức sự kiện 57

5.1.1 Gặp khách hàng, xác định mục tiêu và loại hình sự kiện 57

5.1.2 Chuẩn bị cho chương trình 58

5.1.3 Thực hiện và báo cáo kết quả chương trình 61

5.2 Nội bộ công ty Key Communications 62

Em cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình, những lời góp ý chân thành của thầy Đào Hoài Nam, giáo viên hướng dẫn của em

Bên cạnh đó, em cũng gửi lời cảm ơn đến công ty Key Communications, nơi em thực tập Cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế và cung cấp tư liệu để em thực hiện cuốn tiểu luận này

Ngoài ra, em cũng xin cảm ơn thư viện của trường, nơi đã cung cấp cho em những tư liệu

bổ ích để góp phần hoàn thiện cuốn tiểu luận

Trong quá trình thực hiện tiểu luận, em không thể trách khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của các quý thầy, cô

Em xin chân thành cảm ơn

Tổ chức sự kiện – Quy trình, hạn chế và giải pháp

1.2 Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập môi trường quốc tế như hiện nay, các công ty, tập đoàn ngày càng chú trọng hơn đến các hoạt động marketing Bên cạnh những chiêu thức quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, các hoạt động below-the-line như PR, tổ chức sự kiện… cũng ngày càng được sử dụng nhiều hơn Các hoạt động này tăng hiệu quả tiếp thị, góp phần giải quyết các rủi ro có thể xảy ra của doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện là một trong những phương thức PR thường xuyên được sử dụng Nhu cầu

về hoạt động này rất đa dạng, từ tổ chức hội nghị, team building cho nhân viên trong công

ty, cho đến các chương trình giới thiệu sản phẩm, họp báo trước công chúng… Kinh tế xã hội càng phát triển thì nhu cầu về tổ chức sự kiện càng lớn Nhưng bản thân các doanh nghiệp hầu như không chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện này do nhiều điều kiện khách quan như thiếu nhân lực về thiết kế, kĩ thuật, mối quan hệ với các nhà cung cấp vật tư cho sự kiện… Do đó, ngành kinh doanh dịch vụ về PR, tổ chức sự kiện được mở ra

để đáp ứng nhu cầu không nhỏ của các khách hàng này

Có thể thấy khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng dịch vụ trong hoạt động

tổ chức sự kiện Trong khi các doanh nghiệp về tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay đa số đều có quy mô vừa và nhỏ, nguồn nhân lực có kinh nghiệm chưa nhiều, nên chưa đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường

Ngoài ra, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008 khiến các công ty hầu như cắt giảm ngân sách khá mạnh tay về các hoạt động marketing Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện

Vậy làm thế nào để một doanh nghiệp có thể đứng vững và thích nghi trước những thay đổi của thị trường? Chuyên đề này sẽ đi sâu vào nghiên cứu thực trạng về cách thức tổ chức sự kiện của một doanh nghiệp hiện nay, những khó khăn và hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải, cũng như đưa ra một số giải pháp giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn trong tương lai

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Để giải quyết vấn đề nghiên cứu, chuyên đề này đi sâu vào nghiên cứu và làm rõ những hạng mục sau đây:

• Cách thức và quy trình tổ chức một sự kiện mà hiện nay các doanh nghiệp đang

• Quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể mà doanh nghiệp đã thực hiện

• Mức độ thành công của sự kiện mà doanh nghiệp đã tổ chức, tỉ lệ người tham

dự so với dự kiến, mức độ thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và mong đợi của người tham dự sự kiện đó

• Khó khăn và hạn chế trong quá trình tổ chức sự kiện

• Một số giải pháp khắc phục những khó khăn, hạn chế đó và định hướng thay đổi để phát triển trong tương lai

1 4 Phương pháp thực hiện

1.4.1 Rà soát lý thuyết

• Thực trạng hiện nay và xu thế phát triển của thị trường trong thời gian tới

• Quy trình tổ chức sự kiện đang được áp dụng

1.4.2 Nghiên cứu khảo sát

a) Thiết kế mẫu nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: Khách mời tham dự sự kiện.

• Nghiên cứu định tính: Phỏng vấn đối tượng để xác định nhu cầu

b) Thu nhập thông tin

• Trước chương trình: Mong đợi của người tham dự sự kiện

• Sau chương trình: Mức độ thỏa mãn mong đợi của người tham dự

1.5 Kết cấu đề tài

Đề tài gồm 4 chương:

• Chương 1: Giới thiệu đề tài

• Chuơng 2: Cơ sở lý luận

• Chương 3: Đánh giá thực trạng về hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay của Việt Nam

• Chương 4: Phân tích sự kiện, khó khăn và hạn chế

• Chương 5: Đề xuất giải pháp

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 Khái niệm tổ chức sự kiện

2.1.1 Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện

Sự kiện là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một khoảng thời gian nhất định tập trung ý tuởng, nguồn lực nhằm truyền đạt một thông điệp, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm, chú ý đến đối tượng tham gia

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch

vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu

Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện

Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi như là một quá trình hoạt động Quá trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp đến

là không gian cụ thể, những nơi diễn ra những hoạt động trên

Trong quá trình hoạt động đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên sản phẩm hàng hoá cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiệp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v… Tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động xã hội, các hoạt động nối tiếp nhau, đen xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng đến sự kiện Tuy nhiên, theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc ta có nhận xét khái quát sau: thời gian chuẩn bị đó là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc; thời gian thực hiện sự kiện là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện; thời gian sau sự kiện là thời gian dành cho các hoạt động tiếp theo sau sự kiện Tương tự, công việc sự kiện bao gồm; công việc chuẩn bị, công việc trong sự kiện,

công việc sau sự kiện Công việc chuẩn bị gồm rất nhiều việc khác nhau, tùy theo loại hình

sự kiện mà có hệ thống theo những kịch bản riêng, nó được nghiên cứu lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện Những công việc trong sự kiện bao gồm toàn

bộ các công việc diễn ra từ khi sự kiện khai mạc đến khi sự kiện kết thúc

2.1.2 Quản lý một sự kiện

Quản lý một sự kiện là quá trình họanh định kiểm soát:

• Nội dung (Content)

• Rủi ro (Risk)

• Chi phí (Cost)

• Những rang buộc về luật pháp (Legal), văn hóa đạo đức (Ethical)

• Những thay đổi không thể luờng truớc đuợc ở bên trong cũng như bên ngòai doanh nghiệp

Những việc cần quản lý trong sự kiện:

2.1.3 Các loại sự kiện thường gặp

• Họp báo: là hình thức áp dụng trong việc doanh nghiệp muốn công bố chính thức một vấn đề nào đó (liên quan đến thương hiệu, sản phẩm,… của doanh nghiệp) rộng rãi đến công chúng thông qua các kênh truyền thông (báo chí, truyền thanh, truyền hình,…)

• Hội nghị: là hình thức để doanh nghiệp chuyển tải những nội dung thuộc về chuyên môn, chi tiết về sản phẩm chuyên dụng đến một nhóm đối tượng khách hàng đặc biệt, trong một khoảng thời gian theo kế họach định sẵn

• Giới thiệu sản phẩm: là hình thành được sử dụng thường xuyên nhất đối với các doanh nghiệp là nhà phân phối hoặc sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ đời sống cộng đồng Đây sẽ là cơ hội nhằm quảng bá giới thiệu sản phẩm mới, thông qua đó thắt chặt mối quan hệ với các đại lý, khách hàng thân thiết và cả với các cơ quan truyền thông.

• Lễ khai mạc: Thường dùng cho những buổi khai mạc phòng tranh, phòng trưng bày sản phẩm, triển lãm ảnh,… chủ yếu về mảng văn hóa nghệ thuật

• Lễ khai trương: khai trương văn phòng, công ty, chi nhánh, showroom, cửa hàng,…

• Lễ động thổ: các doanh nghiệp chuyên ngành về bất động sản thường sử dụng hình thức này để công bố về dự án chuẩn bị khởi động hoặc khởi công xây dựng dự án

• Roadshow: là hình thức quảng bá di chuyển trên đường phố, tuy nhiên tại Việt Nam do ảnh hưởng về văn hóa và an toàn trật tự giao thông nên loại hình này ít được áp dụng Do đó, roadshow hiện nay được chuyển khai thành hoạt động tĩnh - cùng lúc diễn ra tại các điểm trong chuỗi hoạt động quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm Ví dụ: tổ chức phát tặng sản phẩm miễn phí tại các siêu thị lớn trên toàn thành phố, PGs và PBs mặc đồng phục phát tờ rơi họăc diễu hành trên đuờng phố…

• Fashion show - music show: là loại hình phổ biến nhất hiện nay thông qua hình thức này nhằm chuyển tải thông điệp đến cộng đồng hoặc nhóm khách hàng mục tiêu Các doanh nghiệp cũng có thể tiếp cận và quảng bá hình ảnh của mình đến khách hàng mục tiêu thông qua việc tài trợ cho các chuơng trình này

Ví dụ: nhân dịp kỉ niệm thành lập doanh nghiệp, nhân dip ra mắt sản phẩm mới, hoặc hội nghị khách hàng hàng năm cũng có thể sử dụng loại hình tổ chức này Hình thức này tập trung giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thông qua loại hình tổ chức sự kiện này để gây tiếng vang và lý do để triển khai kế hoạch truyền thông trên báo đài

• Hội chợ: nơi diễn ra các hoạt động trưng bày - giới thiệu, tìm đại lý và mua bán sản phẩm tập trung tại một địa điểm quy định, có thể phục vụ theo mùa trong

năm hoặc dành riêng cho một nhóm sản phẩm nào đó (ví dụ: hội chợ ngành dệt may, máy nông nghiệp, hàng điện tử…)

• Triển lãm: nơi chỉ sử dụng hình thức trưng bày - triển lãm các sản phẩm hoặc thành tựu đặc biệt, không có hoạt động mua bán - giao dịch diễn ra (ví dụ: triển lãm ô tô, công nghệ thông tin, điện tử…)

• Lễ hội - ngày hội: thời gian gần đây hoạt động tổ chức lễ hội - ngày hội đã dịễn

ra thường xuyên và gần gũi với tất cả người dân từ thành phố đến các vùng sâu, vùng xa Lễ hội - ngày hội thường là hoạt động của một sư kiện mang tầm địa phương hoặc quốc gia nhằm giới thiệu quảng bá về văn hóa - du lịch - thương mại của một vùng miền, của đất nước Thông qua hình thức tài trợ cho các hoạt động này, các doanh nghiệp có cơ hội quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của mình (Ngày hội tuổi thơ, Festival hoa Đà Lạt…)

2.2 Vai trò của tổ chức sự kiện

Quan hệ công chúng (PR) bao gồm:

• Quan hệ với các cơ quan truyền thông

• Quan hệ với cơ quan chính quyền

• Tổ chức sự kiện

• Tài trợ

• Xử lý khủng hoảng

• PR truyền thông tích hợp

Trong đó tổ chức sự kiện là một thành phần quan trọng tạo điểm nhấn trong kế họach PR

Có thể xem tổ chức sự kiện là một trong các công cụ tổng hợp thực hiện chiến dịch PR Các sự kiện tạo nên hiệu ứng truyền thông như sự độc đáo, ấn tuợng; yếu tố sáng tạo tạo ra

sự mới lạ; tập trung đuợc sự chú ý của nhiều nguời vào cùng một thời điểm; và truyền đạt một cách sống động và trực tiếp các thông điệp đến đối tượng mục tiêu

Các tập đòan đa quốc gia trên thế giới bắt đầu chuyển hướng từ chỗ phát đi những spot 30 giây trên truyền hình sang việc khai thác nhiều hơn các sự kiện và hoạt động cộng đồng để thắt chặt quan hệ với người tiêu dùng

Tận dụng các sự kiện để gây tiếng vang được coi là chiến lược quảng cáo hết sức thông minh, vừa không tốn kérn hoặc tốn kém ít nhưng hiệu quả rất lớn Hàng năm tại mỗi quốc gia sẽ có hàng trăm sự kiện mà qua đó các doanh nghiệp có thể có những chiến lược marketing hữu hiệu Điều quan trọng là các doanh nghiệp có nhạy bén nắm bắt tốt thời cơ hay không?

Mục tiêu của sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức phải trả lời câu hỏi: Tổ chức sự kiện đó nhằm mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và hoạt động tổ chức sự kiện Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó

Ý nghĩa của mục tiêu: Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực để đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm (giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao…)

Tính rõ ràng của mục tiêu : Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện Nếu làm ngược lại, nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn Một trong những điều tối

kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng tổ chức sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ riêng của mình Ví dụ: Công ty tổ chức một sự kiện tốn kém để giới thiệu một sản phẩm yếu, kém sức cạnh tranh trong thị trường Dù doanh nghiệp có đưa ra mục tiêu cao siêu đến đâu cũng không thể cải thiện đuợc vị trí và làm tăng sức cạnh tranh của hàng hoá

đó Bởi lẽ hàng hoá đó vốn có khiếm khuyết làm nó giảm sức cạnh tranh Doanh nghiệp tổ chức sự kiện này càng quan trọng thì càng mất uy tín, tốn kém ngân sách một cách vô ích

Thứ bậc mục tiêu: một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu đưa ra, mức độ phức tạp của mục tiêu (các yếu tố chi phối nó và tác động vào các yếu tố khác) gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích sự kiện không rõ, không tập trung Tuỳ theo các loại sự kiện khác nhau Dưới đây là một số sự kiện điển hình, gắn với từng loại là những mục tiêu thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng tới

Họp, hội thảo

• Tâp hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm

• Cung cấp thông tin về sản phẩm mới ý tưởng mới

• Trao đổi ý kiến

• Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…).

• Tập hợp đội ngũ kinh doanh, bàn chiến lược phát triển trong tương lai

• Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo và đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công việc

• Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác

Sự kiện đặc biệt

• Gây sự chú ý tới giới truyền thông

• Gây ý thức trong công chúng

• Thu hút khách hàng mới

• Giới thiệu sản phẩm

• Trao phần thưởng tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện)

Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng đến phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sự kiện Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng Có như vậy, sự kiện mới mang lại thành công cao Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự kiện để ghi

nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (trò vui, trò chơi, tặng phẩm…) để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ đó tham gia các chương trình sự kiện.

Tóm lại: trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần giải quyết 5 nội dung sau:

• Mục đích của sự kiện?

• Có nên tổ chức sự kiện không?

• Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?

• Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện?

• Sự kiện có xứng đáng ngân sách chi ra không?

Sự kiện nào tổ chức cũng có mục đích rõ ràng Sự kiện thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu, mong muốn nào đó của người sở hữu nó Đối với doanh nghiệp có thể là những khách hàng Khách hàng có những mong muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục đích khác nhau Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại khách hàng và tìm hiểu chi tiết nhu cầu và mong muốn của họ đối với sự kiện

2.4 Kế hoạch tổ chức sự kiện

2.4.1 Thành lập ban tổ chức sự kiện

Ban tổ chức sự kiện: Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp

để chủ động trong thực hiện Mỗi thành viên trong Ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau

Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận vai trò là trưởng Ban tổ chức (Project leader), trực tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về kết hợp các kỹ năng chuyên môn thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban

2.4.2 Xác định loại hình sự kiện

Loại hình sự kiện cũng cần xác định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoạch, loại hình

tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời

• Cần chú ý tới đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện

• Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự tổ chức sự kiện

• Loại sự kiện còn chi phối việc quyết định thời điểm diễn ra sự kiện

• Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại

sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau

• Loại sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện

2.4.3 Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian

Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục

vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính tới không được

bỏ sót Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần phải làm xác định các hoạt động trong tổ chức sự kiện Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự kiện Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể nào Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức sựu kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện

Các thành viên trong Ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch các công việc chuẩn bị trong lĩnh vực mình đảm nhận, cố gắng đảm báo tính khách quan, không thừa gây lãng phí, không thiếu để ảnh hưởng tới chất lượng, mục tiêu của tổ chức sự kiện

Các thành viên trong Ban tổ chức tiến hành hệ thống hóa hoạt động chuẩn bị cho tổ chức

sự kiện, các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện có mối liên hệ mật thiết với nhau và với những hoạt động cơ bản trong tổ chức sự kiện

Cần hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng với tổ chức sự kiện, hoạt động nào quan trọng phải tập trung ưu tiên để thực hiện Mặt khác cần

chú những hoạt động chuẩn bị có tác động vào những hoạt động chuẩn bị khác, đòi hỏi phải thực nó như một điều kiện tiền đề.

Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát hết vá tránh để sai sót Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì tổ chức sự kiện không thể thực hiện được, những hạng mục công việc này nối với nhau thành chuỗi chạy thẳng tới thời gian mà tổ chức sự kiện được thực hiện, từ các hạng mục công việc chính, nhà tổ chức tiếp tục xác định các hạng mục phụ trợ Như vậy cứ một hạng mục công việc chính sẽ

có một số hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau

Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: cần lần lượt phân tích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị cho tổ chức sự kiện Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị

Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc tùy theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức sự kiện có phương cách chuẩn bị cho thích hợp Các phương pháp là:

• Phương pháp cuốn chiếu: Phương pháp cuốn chiếu được thực hiện bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này mới tới hạng mục công việc khác Các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực của doanh nghiệp yếu

Ưu điểm của phương pháp này là các Nhà tổ chức có điều kiện để kiểm tra trực tiếp các hoạt động chuẩn bị Song đây cũng là nhược điểm của phương pháp này

• Phương pháp song song: Phuơng pháp song song được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các hạng mục công việc trong từng nhóm, tiến hành thực hiện các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm Các nhóm cùng thực hiện công việc và cùng

hoàn thành trong một thời gian thống nhất Phương pháp này có ưu điểm là rút ngắn thời gian chuẩn bị, song hạn chế là tổ chức phức tạp, khó khăn trong kiểm tra giám sát của các nhà quản trị.

• Phương pháp kết hợp: Nhà tổ chức có thể kết hợp phương pháp cuốn chiếu với phương pháp song song bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc chính với nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó là thông số giảm dần Khi thực hiện sẽ được tiến hành theo trình tự từng sự kiện chủ yếu quan trọng Cần phải thực hiện song song giữa hạng mục công việc chủ yếu quan trọng với hạng mục công việc phụ trợ

2.4.4 Hình thành chủ đề (Theme) cho sự kiện

Chủ đề chi phối toàn bộ các họat động trong sự kiện Thông qua chủ đề, nội dung toàn bộ

sự kiện sẽ đuợc thể hiện một cách cô đọng và súc tích nhất

Để hình thành chủ đề của một sự kiện, cần dựa vào những yếu tố sau:

• Mục tiêu PR

• Ý tưởng sự kiện

• Luật pháp (regulation), đạo đức (ethical)

• Đặc điểm văn hóa, hành vi tiêu dùng của khách hàng (customer culture & behavior)

• Đặc điểm sản phẩm

Chủ đề của một chương trình không nên dài quá 6 từ, dù là tiếng Anh hay tiếng Việt

2.4.5 Viết chuơng trình (Proposal)

Proposal là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

Các phần chính trong một proposal:

• Tên chương trình – Ý tưởng chương trình

• Mục tiêu chương trình

• Thời gian – Địa điểm

• Đối tượng tham gia

• Nội dung chương trình – Kịch bản sơ lược

• Các thiết kế chính trong chương trình

• Quảng bá chương trình

• Ekip nhân sự

• Ngân sách thực hiện

• Tiến độ thực hiện

• Đo lường hiệu quả tổ chức chương trình

Đây là phần nội dung thường đuợc sử dụng để trình bày với khách hàng hoặc team tổ chức chương trình Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được

sự khác biệt giữa các công ty event với nhau Do đó proposal cần phải ngắn gọn và súc tích Một proposal phải trả lời được các nội dung sau:

ASSESSMENT (đánh giá) FEASIBILITY (tính khả thi)

Bảng 2.1: Nội dung proposal a) Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình là bảng liệt kê trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện, nó chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, nó còn mô tả cụ thể diễn biến quá trình thực hiện sự kiện một cách chi tiết

Kịch bản bao gồm: kịch bản sơ lược nộp cho Sở Văn hóa thông tin, kịch bản tổng thể về bố cục thời gian, kịch bản MC, kịch bản truyền hình, kịch bản sân khấu

Yêu cầu của một kịch bản là phải đầy đủ những thông tin sau:

• Liệt kê theo trình tự các họat động diễn ra tại sự kiện

• Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, vào lúc nào

• Mô tả cụ thể diễn biến

• Nêu đích danh nguời phụ trách từng diễn biến

• Toản bộ diễn biến trong sự kiện đuợc tái hiện đầy đủ trên giấy

• Những người phụ trách theo dõi và phối hợp với nhau một cách ăn ý

• Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hòan hảo

Tên chương trình Thời gian

Địa điểm

Tên công ty tổ chức sự kiện Nguời phụ trách chính (Leader) Thời

Nguời phụ trách

Âm thanh

Ánh sáng

Hiệu ứng khác

Ghi chú 18h00-

19h00

sảnh

Đón khách

Cài hoa, huớng dẫn chỗ ngồi…

PGs Nhạc

nhẹ

Vàng, sáng

Vũ đòan

Nhạc múa

Phát biểu

sảnh khách quà

Bảng 2.2: Mẫu kịch bản chương trình b) Quảng bá chương trình

Yêu cầu khi thể hiện quảng bá chương trình bằng bảng biểu:

• Toàn bộ các phương tiện truyền thông tham gia quảng bá cho chương trình phải đuợc liệt kê đầy đủ theo thứ tự từ thấp đến cao, theo từng loại riêng biệt để có thể dễ dàng theo dõi

• Từng hoạt động quảng bá phải chỉ rõ cách thức và thời gian, địa điểm… cụ thể, đảm bảo hiệu quả thu hút đối tượng tham gia sự kiện

c) Dự trù kinh phí

Một bảng dự trù kinh phí phải có đủ các yêu cầu sau:

• Khái quát tất cả các khoản mục chi phí, sắp xếp theo từng loại

• Phân tích tỷ trọng của từng loại, đảm bảo tính cân đối hợp lý

• Chi phí dự phòng có thể chiếm từ 5 – 10% tổng chi phí

• Đảm bảo tính an toàn về mặt tài chính hoặc bù đắp những rủi ro ngoài dự tính

• Các mức chi phí liệt kê phải trên cơ sở giá thực tế của nhà cung cấp trên thị trường

Bảng dự trù kinh phí giúp nguời làm event có thể chủ động điều chỉnh chi phí tùy theo tình hình thực tế

Các nguồn ngân sách chủ yếu để tổ chức chương trình thường là:

• Ngân sách PR

• Từ sự hợp tác – trao đổi

• Nguồn tài trợ

d) Tiến độ thực hiện (Timeline)

Tiến độ thực hiện (Timeline) cần thiết kể từ thời điểm lập kế hoạch tổ chức đến khi thực hiện và kết thúc chương trình; là tập hợp từng khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc cụ thể

Việc dự đoán thời gian thực hiện phụ thuộc vào nhà cung cấp, quy trình sản xuất hoặc quy định thời gian từ phía cơ quan chính quyền… Mức độ dự đoán chính xác thời gian còn phụ thuộc vào kinh nghiệm tổ chức Khi lập tiến độ thực hiện, cần dự trù dư ra một khoảng thời gian so với dự kiến để đảm bảo đối phó sự cố nếu có xảy ra

2.4.6 Lên kế hoạch thực hiện chương trình

Lên kế hoạch thực hiện chương trình là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho sự kiện đó

Những công việc đầu tiên cần làm khi triển khai kế hoạch:

• Các công việc cần (Required jobs): Thiết kế, sản xuất, liên hệ địa điểm tổ chức, mời khách, đặt tiệc, dàn dựng và trang trí, dựng chương trình, tổng dợt chương trình…

• Bảng phân công công việc (Checklist): Ai chịu trách nhiệm về việc gì trong sự kiện

• Thời hạn hoàn thành công việc (Deadline)

a) Hình dung sự kiện:

Hình dung sự kiện là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công Đây được coi như

là một qui trình giúp Nhà tổ chức sự kiện từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp chúng ta nhận thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện pháp sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khả năng xuyên suốt

sự kiện

Ví dụ: Một sự kiện được thực hiện với hội trường có một cửa vào hẹp, rõ ràng sẽ xuất hiện

sự ùn tắt khi vào (đầu sự kiện) và khi ra (kết thúc sự kiện) Nhà tổ chức phải giải quyết

mâu thuẫn này ngay từ khi lập kế hoạch bằng giải pháp mở thêm cửa (nếu có thể) lập phòng chờ ngoài hội trường và kéo dài thời gian khi vào (ra) bằng các hoạt động phụ trợ (văn hóa văn nghệ, v.v…)

Hình dung trước sự kiện giúp nhà tổ chức xác định chính xác số lượng cán bộ, nhân viên đảm nhận những công việc phục vụ tốt cho việc thực thi sự kiện giảm được sự trùng lập sai sót

Hình dung giúp Nhà tổ chức cân nhắc tối tất cả các phương án đồng thời cũng xác định nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp

Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ chức thực hiện chúng Những vấn đề sau đây sẽ giải quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự kiện

• Mục đích của sự kiện

• Nhiệm vụ của sự kiện

• Những hoạt động cụ thể của sự kiện

• Thành phần tham dự sự kiện

• Thời gian (tháng trong năm, ngày trong tuần, giờ trong ngày)

• Địa điểm thực hiện sự kiện

• Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm cho tổ chức sự kiện

b) Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện:

Cần liệt kê tất cả các yếu tố , nội dung đưa vào sự kiện xác định những giá trị mà sự kiện mang lại Từ đó xác định những nội dung, yếu tố cần được ưu tiên để đảm bảo sự kiện thành công Tóm lại, trong sự kiện cần bảo đảm những yêu cầu sau đây:

• Xác định được nội dung , yếu tố cần ưu tiên

• Tạo được ấn định cho các thành viên tham dự, hình ảnh của sự kiện và của tổ chức sở hữu sự kiện trong công chúng

• Xác định tâm lý môi trường sự kiện và bầu không khí trong thực hiện sự kiện luôn mới lạ

• Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu cảu các thành viên tham dự

Những vấn đề nêu trên rất cần thiết bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công, tạo được hình ảnh ấn tượng cho sự kiện và người chủ sự kiện

c) Kế hoạch phân bổ ngân sách:

Kế hoạch phân bổ ngân sách rất quan trọng, nó cần được thực hiện sớm, ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho tổ chức sự kiện Ngân sách được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động sự kiện Để giúp tránh được nhầm lẫn, Nhà tổ chức sự kiện cẩn phải thực hiện các công việc sau:

• Lập bảng chi phí: Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân sách trên một bảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục, các nội dung hoạt động cùng với ngân sách

dự kiến kèm theo

• Kiểm tra, điều chỉnh tổng thể: Sau khi lập bảng, Nhà tổ chức sự kiện cần tiếp tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành phân tích, so sánh đánh giá phát hiện những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều chỉnh cho thích hợp

• Mỗi sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có công thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí Khi tiến hành lập bảng danh sách chi phí, cần đi xuyên suốt cả sự kiện từ đầu chí cuối và bắt đầu lập bảng khái quát, sau đó đi vào chi tiết Cần viết ra tất cả các dự toán Đề phòng khi có biến động

về nhân sự, Nhà tổ chức cần xác định rõ bằng văn bản hạng mục công việc và bao gồm những nội dung gì Cẩn thận chi tiết khi đi vào các hạng mục cụ thể,

kể cả những nội dung không quan trọng

• Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều, đặc biệt liên quan tới đồ ăn thức uống Tương tự, thuế đánh vào đồ ăn thức uống là khách nhau và cũng làm chi phí tổ chức sự kiện tăng lên (chẳng hạn, thuế rượu 10%, thự phẩm 8%, v.v…).

• Ngoài các khỏan chi trên, còn khoản phụ phí cũng cần chú ý và tính gộp vào trong ngân sách (chi phí điện, chi phí trả tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm của họ)

• Liên tục chỉnh sửa ngân sách khi thêm vào hoặc bớt đi các hạng mục và lưu lại trong một tập tin khác Để tránh nhầm cần ghi ngày tháng lưu tập tin khác nhau Quyết định thêm vào hay bớt đi các hạng mục công việc đều có sự thống nhất của khách hàng, các nhà quản trị không tự ý quyết định, khách hàng sẽ không bị bất ngờ dẫn tới sự không hài lòng của khách Kiểm tra chi tiêu và duy trì chi tiêu theo bảng chi phí ngân sách phân bổ Kiểm tra hóa đơn và vào sổ số tiền theo hóa đơn, xác định số tiền chi tiêu thực sự, so với các bảng chi phí và số liệu dự toán Phân tích tìm nguyên nhân chênh lệch và đưa ra giải pháp khắc phục

d) Lịch thanh toán:

Trước ngày ký hợp đồng, Nhà tổ chức sự kiện cần chuẩn bị lịch thanh toán với những cơ

sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng ăn uống, cơ sở in ấn Cần thỏa thuận cụ thể, chi tiết những dịch vụ cung cấp và chi phí thanh toán, phương thức thanh toán Bảng chi phí là cơ sở lập lịch thanh toán

Thông thường, Nhà tổ chức sự kiện phải trả trước cho các nhà cung ứng dịch vụ từ 30% tới 50% giá trị dịch vụ theo hợp đồng Phần còn lại sẽ được thanh toán ngay khi sự kiện kết thúc hoặc trong vòng vài ngày sau Trong nhiều trường hợp, có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu Những khoản này được tính vào số tiền còn lại phải thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ Do đó, lịch thanh toán phải chỉnh sửa khi các hạng mục công việc có sự thay đổi, số lượng khách dự kiến phát sinh v.v…

2.4.7 Thực hiện kế hoạch

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát là thực hiện các công việc đã đề ra trong kế họach

và có sự giám sát của các trưởng bộ phận Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là

hai trong số những nhân tố quan trọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết Nhà tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí.

a) Quá trình chuẩn bị

Yêu cầu phải hình dung ra và chú ý tới tất cả các công việc dù là công việc nhỏ và đơn giản nhất Qua thực tế cho thấy những sai phạm thường xảy ra ở những việc nhỏ và đơn giản song tác hại của nó không nhỏ và đơn giản chút nào Khi một công việc sai phạm, tác hại của nó gây hiệu ứng domino sang các công việc khác và hậu quả thật khó lường Để đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình Yếu tố này xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện Mục tiêu phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước ngày diễn ra sự kiện để những người có liên quan có thời gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng

Các hạng mục cần chuẩn bị cho một chương trình:

• Tất cả các bộ phận: Account (Phụ trách khách hàng), sáng tạo (Creative), điều phối – hậu cần (Logistics), sản xuất (Production), tài chính (Finance), truyền thông (Media), quảng bá (Promotion)… sẽ lập bảng mô tả công việc (checklist từng bộ phận) Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ từng bước, từng nội dung và người được phân công thực hiện Như vậy sẽ tránh được tình trạng lẫn lộn công việc Bảng nội dung công việc sẽ trở thành những việc làm thực mà Nhà tổ chức sự kiện với tư cách là tổng công trình sư và là nhà đạo diễn sáng tạo Các bảng nội dung công việc lúc này sẽ là nội dung hoạt động của sự kiện

và của người tổ chức sự kiện Những nội dung của nó phải được bám sát từ đầu đến cuối quá trình tổ chức sự kiện Cần một cán bộ chịu trách nhiệm lập bảng phân công công việc cho tất cả cán bộ công nhân viên, kiểm soát toàn bộ thông tin đã vào bảng Cán bộ đó phải là người duy nhất làm việc với bên cung cấp và hoàn tất kế hoạch Mục tiêu của bảng nội dung công việc đảm bảo mọi thứ đều đúng trật tự, không bất ngờ Bảng nội dung công việc là những thông tin cho nhà cung cấp biết chúng ta tổ chức sự kiện như thế nào Bảng nội dung công việc cần ghi ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chí phí thỏa thuận và toàn bộ không gian hoạt động sự kiện (cách bày trí, sắp xếp, nơi sự

kiện diễn ra, nghĩ ngơi, giải trí v.v…) các nhà cung cấp cần biết trước các việc

đó để chuẩn bị chu đáo, kịp thời

• Giấy phép tổ chức chương trình (Đối với các chương trình cần được cấp phép)

• Thiết kế các ấn phẩm cần thiết trong chương trình: biểu tượng chương trình, thư mời, poster, tờ rơi, banner, bandrole, sân khấu, thiết kế chung của khu vực tổ chức sự kiện…

• Quảng bá chương trình

• Đặt hàng nhà cung cấp: đạo diễn, nhà in, nhà cung cấp âm thanh ánh sáng, sân khấu, PGs, MC, ban nhạc, vũ đoàn…

• Kiểm tra hợp đồng: Một trong những yêu cầu có tính bắt buộc với những người

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kiểm tra tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác Nhà tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể với các nhà cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp Chú ý những mốc thời gian quan trọng trong tiến độ cung cấp của họ phải được thể hiện quán triệt trong hành trình tổ chức Đặc biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy Đây là những hạn cuối cùng cho phép thay đổi nội dung hợp đồng (số lượng, thời gian và địa điểm) thực hiện hoặc hủy bỏ hợp đồng mà không bị phạt Thông thường, thay đổi nội dung hợp đồng trước hạn cuối cùng một ngày sẽ thuận lợi cho cả hai bên Nhà tổ chức sự kiện cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét lại hạn cuối đó Dành thời gian cho bản thân mình ra quyết định chính thức vấn đề đó (đối với các hợp đồng)

• Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí

và lịch thanh toán Phải tính đến các hạng mục của từng nội dung sự kiện Hãy

mô tả chi tiết từng hạng mục ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và hạn cuối cùng là ngày nào, cần bố trí thời gian thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức

• Sản xuất: in ấn, lắp ráp, gia công…

• Dàn dựng và lắp đặt (Set up)

• Chạy thử chương trình (Rehearsal)

Một số yêu cầu trong quá trình chuẩn bị:

• Thực hiện đúng chức năng từng bộ phận

• Đảm bảo tiến độ thời gian (Time-frame)

• Kiểm soát chi phí (dự kiến chi phí)

• Hạn chế rủi ro trong sự kiện

• Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên

b) Tổ chức sự kiện và kiểm soát

Các công cụ cần thiết cho tổ chức một chương trình:

• Kịch bản chương trình: kịch bản sơ luợc, kịch bản MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản chi tiết tổng hợp

• Checklist thực hiện sự kiện của từng bộ phận phụ trách từng phần chương trình

• Giấy viết ghi chú: ghi lại tất cả những điều cần lưu ý, truyền đạt thông điệp, nhắc nhở…

• Bộ đàm liên lạc, laptop…

Thực hiện chương trình phải đi theo trình tự thời gian, sự chuyển đổi về mặt không gian, trình tự các phần trong chương trình, các vật dụng, nhân sự cần thiết cho mỗi đoạn chương trình, kiểm soát chi phí thực tế, phản ứng và cảm xúc của đối tượng tham dự, điều chỉnh khi tiến hành sự kiện,…

Xử lý sự cố: Trong khi diễn ra sự kiện luôn luôn có sự cố xảy ra vì vậy mà cần có các biện pháp khắc phục sự cố hiệu quả như: phải tiên liệu và ngăn ngừa sự cố có thể xảy ra, nhanh chóng tìm ra giải pháp tối ưu, xử lý hậu quả tức thời, không được chủ quan cho dù là sự cố rất nhỏ, phải rút kinh nghiệm ngay để tranh xảy ra cho lần sau,…

Các sự cố thường gặp trong sự kiện: sự cố về điện, sự cố nhân vật quan trong đến trễ hoặc không đến, sự cố thiết bị, sự cố phối hợp không ăn ý, sự cố bất khả kháng như mưa, nắng,

…

c) Kết thúc sự kiện

Những việc cần làm sau khi kết thúc sự kiện:

• Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa và trả lại các vật dụng đã sử dụng

• Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp

• Bảo quản kho

• Họp rút kinh nghiệm

Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆN NAY CỦA VIỆT NAM

3.1 Hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay trên thị trường

Tổ chức sự kiện (event) là việc "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm thông qua những sự kiện Đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều

và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp

Kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA cho thấy đây là một công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường

Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn

20 tỷ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỷ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành

Rất nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá thương hiệu

và tên tuổi công ty thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của mình Chẳng hạn, mới đây hãng nước ngọt Coca Cola sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách lớn để vận động và tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam Hay như một tập đoàn xe hơi nổi tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ chỉ để giới thiệu một loại xe hơi mới Còn một công

ty máy in thì "chơi đẹp" bằng cách mời cả ngàn khách hàng và đại lý của mình vui chơi cả ngày tại Saigon Water Park

Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam và những năm gần đây đang phát triển với tốc độ hết sức nhanh chóng Các doanh nghiệp đang chuyển dần từ việc tự đứng

ta tổ chức sự kiện cho mình sang sử dụng các công ty dịch vụ chuyên về tổ chức sự kiện Hàng trăm công ty tổ chức sự kiện ra đời đáp ứng cho như cầu này của các doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện ở Việt Nam ngày nay không chỉ đơn giản là một cuộc mit tinh, diễu hành trên phố với cờ hoa, bandroll, banner… Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện

nay là tổ chức các sự kiện có chủ đề Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho sự kiện nhằm tạo nên

sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai Sự thay đổi này đã xóa đi cảm giác đơn điệu thường thấy của các sự kiện trước đây Giờ đây người tham dự sự kiện có thể thấy mình là một phần của sự kiện, góp phần tạo nên một sự kiện khi được trực tiếp tham gia một phần nào đó trong sự kiện như giao lưu, trò chơi…

Có thể đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay qua các yếu tố sau:

3.1.1 Chuyên viên tổ chức sự kiện

Việc chuẩn bị và tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian, sức người và hiểu biết chuyên môn Do vậy, các công ty không thể tự đứng ra lo toan mọi chuyện mà họ phải nhờ đến dịch vụ bên ngoài Gần đây, một loạt các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đã hình thành và phát triển tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu này

Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service) Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới, công ty dịch vụ

sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng

Công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là không đơn giản chút nào Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối tượng khách mời, thời tiết và cả theo

"gu" của khách hàng Ý tưởng thiết kế phải mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi Người dẫn chương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm Ca

sĩ phải hát hay hay chỉ cần đẹp Tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực

hiện một cách hoàn hảo Thường thì các khách hàng của công ty không muốn tiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau Do vậy, công việc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện

Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng 1-2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chương trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đường diễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu

"Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, nhưng tôi lại không nghĩ vậy", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm CEO Công ty Lê Bros, một trong những công ty tổ chức sự kiện lâu năm và có uy tín tại Việt Nam khẳng định "Trải qua khoảng 10 năm lăn lộn với công việc này, tôi mới tự đúc rút lại rằng: Một người giỏi

về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp Còn sự sáng tạo đương nhiên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề này, nhưng tôi chỉ xếp ở vị trí thứ 2"

Ngoài ra, một người làm tổ chức sự kiện giỏi cũng không thể thiếu những tố chất: năng động, kiên nhẫn, quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và sự đam mê Một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống Họ cần phải có "cái đầu, đôi tay, đôi vai và trái tim" Cái đầu để

có thể hoạch định, sắp đặt công việc hiệu quả Có đôi tay sẽ làm được nhiều công việc Đôi vai để gánh vác áp lực công việc và đặc biệt, với trái tim nhiệt tình, bạn mới tận tụy với công việc của mình Và dĩ nhiên, bạn phải là người có kiến thức và quan hệ rộng rãi Bạn

có thể tốt nghiệp đại học ở nhiều ngành khác nhau nhưng để vào nghề tổ chức sự kiện, bạn cần thể hiện rõ tính tháo vát và kiên nhẫn

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ

tổ chức Có thể lấy vị dụ từ người lễ tân của mỗi sự kiện Thông thường vị trí này yêu cầu chỉ cần cao ráo, xinh đẹp và biết nói năng một chút Nhưng nếu chuyên nghiệp hơn, người

ta sẽ phải để ý xem lễ tân nên mặc gì, cách nói ra sao, điệu chào, cách bắt tay như thế nào cho phù hợp với từng sự kiện

Hiện nay thị trường dịch vụ này đang nở rộ tuy nhiên có khá nhiều công ty hoạt động manh mún và thiếu chuyên nghiệp Những sự kiện lớn hoặc có tính chất quan trọng, khách hàng chỉ tin tưởng giao phó cho những công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, có khả năng phân tích hiệu quả của event để tiếp cận độc đáo nhất đến khách hàng Tuy nhiên, nhân sự tốt cho lĩnh vực này còn chưa nhiều Cần thêm thời gian để hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty event Việt Nam đi vào chiều sâu và chuyên nghiệp hơn.

Nguyên nhân của tình trạng trên, một phần do lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay chưa hề có những trường lớp đào tạo bài bản, chính quy mà đa số là "học từ những thành bại của mỗi event và từ chính những đòi hỏi của khách hàng"

3.1.2 Vai trò của tổ chức sự kiện

Các công ty lớn có thể bỏ ra hàng tỉ đồng cho những chiến dịch quảng cáo quy mô, thu hút

số đông sự chú ý của khách hàng Vậy còn những công ty nhỏ, với nguồn ngân sách hạn hẹp, họ làm thế nào để khách hàng biết đến mình Ngân sách nhỏ, hiệu quả to? Không quảng cáo, không có khách hàng nhiều, không đạt doanh thu, lại không có tiền quảng cáo? Cái vòng luẩn quẩn và quy luật cạnh tranh thị trường, cá lớn nuốt cá bé, liệu có luôn luôn đúng trong trường hợp này?

Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm

Vì vậy, việc xây dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua các sự kiện, xét cho cùng, cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá

Học tập cách thức Vitek-VTB gây sự chú ý cho công chúng khi mua bài thơ “Màu tím hoa sim” của nhà thơ Hữu Loan với giá 100 triệu đồng, Công ty Cổ phần Truyền thông Sơn Ca (Soncamedia) cũng đã mua 10 nốt nhạc đầu tiên trong ca khúc Tình ca của nhạc sĩ Phạm Duy với giá 100 triệu đồng Báo chí đã liên tục đưa tin về 2 sự kiện kinh doanh xen lẫn yếu

tố văn hóa chưa có tiền lệ này Hoạt động kinh doanh chính của Soncamedia là sản xuất các phương tiện nghe nhìn truyền thông như tivi LCD, đầu DVD… Để tung ra thị trường sản phẩm mới - đầu DVD Karaoke Acnos, công ty đã sử dụng chiêu tiếp thị rất thông minh

kể trên Có thể thấy được hiệu quả của sự kiện này bằng cách so sánh đơn giản sau: chỉ với chi phí 100 triệu đồng, rất nhiều báo, cả báo in và báo điện tử, đã liên tục đưa tin về vụ mua bán trên Trong khi, nếu liên tục đăng quảng cáo với tần suất như vậy, số tiền bỏ ra sẽ gấp 5 - 7 lần Đó là chưa kể đến hiệu quả vô cùng to lớn về mặt xây dựng thương hiệu,

công ty đã xây dựng cho mình hình ảnh một đơn vị kinh doanh sản phẩm văn hóa “trí thức” - biết trân trọng các yếu tố văn hóa nghệ thuật Việt Nam Chương trình “Lời tri ân ngọt ngào” do các công ty kinh doanh bánh ngọt thực hiện nhân ngày 20-11 năm ngoái cũng là một sự kiện đáng chú ý Công ty Hỷ Lâm Môn, Maxim’s, Givral, bánh kem Kaki, bánh kem Đại Mỹ đã phối hợp cùng một số ca sĩ nổi tiếng dành tặng thầy cô món quà bất ngờ - những chiếc bánh kem thật ngọt ngào, như tình cảm tri ân sâu đậm của học trò đối với thầy cô Rõ ràng họ đã thu hút được tình cảm của khách hàng với thương hiệu của mình khi tạo sự kiện dựa trên truyền thống tôn sư trọng đạo của nước ta Một sự kiện nữa cũng không kém phần ấn tượng trong thời gian gần đây là việc hỗ trợ thực hiện đĩa đơn Đứa bé của nhạc sĩ Minh Khang Kim Lợi, TDK, HT Production và Viết Tân Studio đã được báo chí ca ngợi và rất nhiều người nhớ đến qua chương trình thu âm ca khúc trên cùng sự hợp tác của 60 ca sĩ, người mẫu, diễn viên, cầu thủ Một kỷ lục mới về thu âm tại Việt Nam nhằm mục đích từ thiện, gây quỹ cho trẻ em nghèo, mồ côi đón Xuân Bính Tuất Hiệu quả về thương hiệu chắc chắn sẽ xuất hiện đối với Kim Lợi, TKD, HT Production và Viết Tân Studio sau sự kiện này.

Có thể thấy, đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc sử dụng sự kiện gây tiếng vang như một cách quảng bá cho thương hiệu của mình ngày càng được sử dụng nhiều hơn Các công ty Việt Nam đa số có quy mô vừa và nhỏ, do đó chi phí cho tổ chức một sự kiện để đánh bóng thương hiệu sẽ hiệu quả và chi phí thấp hơn so với quảng cáo dài hạn

Do được nhiều kênh truyền thông đề cập tới, mức độ người theo dõi và biết về những sự kiện này cùng lúc nhiều hơn so với việc phát quảng cáo trên các phương tiện thông tin đãi chúng Tuy nhiên, nếu không có chiến lược xây dựng thương hiệu cũng như các bước truyền thông tiếp theo hợp lý, các sự kiện này rất dễ rơi vào quên lãng, gây tốn kém và lãng phí cho doanh nghiệp Đó là tình trạng mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam mắc phải Như sự kiện của Vitex-VTB kể trên, hiện nay nếu nhắc lại sự kiện này, có lẽ không nhiều người nhớ tới thương hiệu của doanh nghiệp

3.1.3 Chi phí và hiệu quả kinh doanh từ tổ chức sự kiện

Chi phí dàn dựng và tổ chức một sự kiện ở Việt Nam không hề rẻ, tùy theo các yếu tố như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu và ý nghĩa chương trình mà chi phí có thể dao động từ 10.000 – 100.000 USD/sự kiện Đối với những sự kiện thuộc loại tầm cỡ, có quy

mô lớn thì chi phí tổ chức có thể lên đến 200.000 USD, thậm chí tới cả nửa triệu USD

Với chi phí cao như thế, các doanh nghiệp muốn sự kiện của mình phải thu được kết quả tương xứng với số tiền họ bỏ ra Để đạt được hiệu quả là đem được hình ảnh của mình tới công chúng, các công ty thường yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ tổ chức gửi ý tưởng cho sự kiện của mình (RFPs - Requests For Proposal) Đây chính là một điểm mới trong hoạt động của các công ty làm event ở Việt Nam hiện nay, bởi họ và chính họ, chứ không phải doanh nghiệp, phải vạch ra cho khách hàng của mình một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm tiếp cận gần hơn với khách hàng và mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực

Cũng chính vì lí do này mà các công ty khi có nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc chọn lựa nhân vật đại diện thích hợp cũng như khả năng phân tích hiệu quả của event Hiện nay tại Việt Nam, tuy có rất nhiều công ty làm về tổ chức sự kiện, nhưng số công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong lĩnh vực này thật

sự không nhiều

Đo lường tác động của một sự kiện đối với hiệu quả kinh doanh của sản phẩm hoặc thương hiệu là việc làm tương đối khó Không giống như các hình thức quảng cáo khác, hiệu quả được xem xét dưới khía cạnh tác động của nó với động thái, hành vi tiêu dùng của khách hàng, sự kiện thường liên quan nhiều đến cộng đồng Do vậy sẽ rất khó dự đoán được thông điệp về sự kiện có được các phương tiện thông tin đại chúng đề cập đến hay không,

và nếu có, nó sẽ xuất hiện như thế nào trước công chúng?

Tại Việt Nam hiện nay, việc đánh giá hiệu quả có thể tạm tiến hành theo hai tiêu chí sau:

• Đánh giá tần số xuất hiện: có bao nhiêu bài báo nhắc đến sự kiện? Bao nhiêu lần đại diện công ty trả lời phỏng vấn về sự kiện trên các phương tiện truyền thông?

• Đánh giá hiệu quả thiết thực: Có tạo được thay đổi nào về hình ảnh công ty hoặc sản phẩm đối với công chúng không? (ví dụ: số lượng người tham gia bình chọn, dùng thử, tiếp tục mua thêm sản phẩm…) Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm Vì vậy, việc xây dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua các sự kiện, xét cho cùng, cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá Dù xuất hiện dưới hình thức nào, hỗ