Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát là thực hiện các công việc đã đề ra trong kế họach và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là
hai trong số những nhân tố quan trọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết. Nhà tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí.
a) Quá trình chuẩn bị
Yêu cầu phải hình dung ra và chú ý tới tất cả các công việc dù là công việc nhỏ và đơn giản nhất. Qua thực tế cho thấy những sai phạm thường xảy ra ở những việc nhỏ và đơn giản song tác hại của nó không nhỏ và đơn giản chút nào. Khi một công việc sai phạm, tác hại của nó gây hiệu ứng domino sang các công việc khác và hậu quả thật khó lường. Để đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình. Yếu tố này xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Mục tiêu phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước ngày diễn ra sự kiện để những người có liên quan có thời gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng.
Các hạng mục cần chuẩn bị cho một chương trình:
• Tất cả các bộ phận: Account (Phụ trách khách hàng), sáng tạo (Creative), điều phối – hậu cần (Logistics), sản xuất (Production), tài chính (Finance), truyền thông (Media), quảng bá (Promotion)… sẽ lập bảng mô tả công việc (checklist từng bộ phận). Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ từng bước, từng nội dung và người được phân công thực hiện. Như vậy sẽ tránh được tình trạng lẫn lộn công việc. Bảng nội dung công việc sẽ trở thành những việc làm thực mà Nhà tổ chức sự kiện với tư cách là tổng công trình sư và là nhà đạo diễn sáng tạo. Các bảng nội dung công việc lúc này sẽ là nội dung hoạt động của sự kiện và của người tổ chức sự kiện. Những nội dung của nó phải được bám sát từ đầu đến cuối quá trình tổ chức sự kiện. Cần một cán bộ chịu trách nhiệm lập bảng phân công công việc cho tất cả cán bộ công nhân viên, kiểm soát toàn bộ thông tin đã vào bảng. Cán bộ đó phải là người duy nhất làm việc với bên cung cấp và hoàn tất kế hoạch. Mục tiêu của bảng nội dung công việc đảm bảo mọi thứ đều đúng trật tự, không bất ngờ. Bảng nội dung công việc là những thông tin cho nhà cung cấp biết chúng ta tổ chức sự kiện như thế nào. Bảng nội dung công việc cần ghi ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chí phí thỏa thuận và toàn bộ không gian hoạt động sự kiện (cách bày trí, sắp xếp, nơi sự
kiện diễn ra, nghĩ ngơi, giải trí v.v…) các nhà cung cấp cần biết trước các việc đó để chuẩn bị chu đáo, kịp thời.
• Giấy phép tổ chức chương trình (Đối với các chương trình cần được cấp phép). • Thiết kế các ấn phẩm cần thiết trong chương trình: biểu tượng chương trình, thư
mời, poster, tờ rơi, banner, bandrole, sân khấu, thiết kế chung của khu vực tổ chức sự kiện…
• Quảng bá chương trình.
• Đặt hàng nhà cung cấp: đạo diễn, nhà in, nhà cung cấp âm thanh ánh sáng, sân khấu, PGs, MC, ban nhạc, vũ đoàn…
• Kiểm tra hợp đồng:Một trong những yêu cầu có tính bắt buộc với những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kiểm tra tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác. Nhà tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể với các nhà cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp. Chú ý những mốc thời gian quan trọng trong tiến độ cung cấp của họ phải được thể hiện quán triệt trong hành trình tổ chức. Đặc biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy. Đây là những hạn cuối cùng cho phép thay đổi nội dung hợp đồng (số lượng, thời gian và địa điểm) thực hiện hoặc hủy bỏ hợp đồng mà không bị phạt. Thông thường, thay đổi nội dung hợp đồng trước hạn cuối cùng một ngày sẽ thuận lợi cho cả hai bên. Nhà tổ chức sự kiện cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét lại hạn cuối đó. Dành thời gian cho bản thân mình ra quyết định chính thức vấn đề đó (đối với các hợp đồng).
• Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán. Phải tính đến các hạng mục của từng nội dung sự kiện. Hãy mô tả chi tiết từng hạng mục ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và hạn cuối cùng là ngày nào, cần bố trí thời gian thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức.
• Sản xuất: in ấn, lắp ráp, gia công… • Dàn dựng và lắp đặt (Set up)
• Chạy thử chương trình (Rehearsal) Một số yêu cầu trong quá trình chuẩn bị:
• Thực hiện đúng chức năng từng bộ phận. • Đảm bảo tiến độ thời gian (Time-frame) • Kiểm soát chi phí (dự kiến chi phí) • Hạn chế rủi ro trong sự kiện.
• Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên.
b) Tổ chức sự kiện và kiểm soát
Các công cụ cần thiết cho tổ chức một chương trình:
• Kịch bản chương trình: kịch bản sơ luợc, kịch bản MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản chi tiết tổng hợp.
• Checklist thực hiện sự kiện của từng bộ phận phụ trách từng phần chương trình. • Giấy viết ghi chú: ghi lại tất cả những điều cần lưu ý, truyền đạt thông điệp,
nhắc nhở…
• Bộ đàm liên lạc, laptop…
Thực hiện chương trình phải đi theo trình tự thời gian, sự chuyển đổi về mặt không gian, trình tự các phần trong chương trình, các vật dụng, nhân sự cần thiết cho mỗi đoạn chương trình, kiểm soát chi phí thực tế, phản ứng và cảm xúc của đối tượng tham dự, điều chỉnh khi tiến hành sự kiện,…
Xử lý sự cố: Trong khi diễn ra sự kiện luôn luôn có sự cố xảy ra vì vậy mà cần có các biện pháp khắc phục sự cố hiệu quả như: phải tiên liệu và ngăn ngừa sự cố có thể xảy ra, nhanh chóng tìm ra giải pháp tối ưu, xử lý hậu quả tức thời, không được chủ quan cho dù là sự cố rất nhỏ, phải rút kinh nghiệm ngay để tranh xảy ra cho lần sau,….
Các sự cố thường gặp trong sự kiện: sự cố về điện, sự cố nhân vật quan trong đến trễ hoặc không đến, sự cố thiết bị, sự cố phối hợp không ăn ý, sự cố bất khả kháng như mưa, nắng, …
c) Kết thúc sự kiện
Những việc cần làm sau khi kết thúc sự kiện:
• Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa và trả lại các vật dụng đã sử dụng. • Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp.
• Bảo quản kho.
Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆN NAY CỦA VIỆT NAM (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});