Chi phí dàn dựng và tổ chức một sự kiện ở Việt Nam không hề rẻ, tùy theo các yếu tố như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu và ý nghĩa chương trình mà chi phí có thể dao động từ 10.000 – 100.000 USD/sự kiện. Đối với những sự kiện thuộc loại tầm cỡ, có quy mô lớn thì chi phí tổ chức có thể lên đến 200.000 USD, thậm chí tới cả nửa triệu USD.
Với chi phí cao như thế, các doanh nghiệp muốn sự kiện của mình phải thu được kết quả tương xứng với số tiền họ bỏ ra. Để đạt được hiệu quả là đem được hình ảnh của mình tới công chúng, các công ty thường yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ tổ chức gửi ý tưởng cho sự kiện của mình (RFPs - Requests For Proposal). Đây chính là một điểm mới trong hoạt động của các công ty làm event ở Việt Nam hiện nay, bởi họ và chính họ, chứ không phải doanh nghiệp, phải vạch ra cho khách hàng của mình một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm tiếp cận gần hơn với khách hàng và mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực.
Cũng chính vì lí do này mà các công ty khi có nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc chọn lựa nhân vật đại diện thích hợp cũng như khả năng phân tích hiệu quả của event... Hiện nay tại Việt Nam, tuy có rất nhiều công ty làm về tổ chức sự kiện, nhưng số công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong lĩnh vực này thật sự không nhiều.
Đo lường tác động của một sự kiện đối với hiệu quả kinh doanh của sản phẩm hoặc thương hiệu là việc làm tương đối khó. Không giống như các hình thức quảng cáo khác, hiệu quả được xem xét dưới khía cạnh tác động của nó với động thái, hành vi tiêu dùng của khách hàng, sự kiện thường liên quan nhiều đến cộng đồng. Do vậy sẽ rất khó dự đoán được thông điệp về sự kiện có được các phương tiện thông tin đại chúng đề cập đến hay không, và nếu có, nó sẽ xuất hiện như thế nào trước công chúng?
Tại Việt Nam hiện nay, việc đánh giá hiệu quả có thể tạm tiến hành theo hai tiêu chí sau: • Đánh giá tần số xuất hiện: có bao nhiêu bài báo nhắc đến sự kiện? Bao nhiêu
lần đại diện công ty trả lời phỏng vấn về sự kiện trên các phương tiện truyền thông?
• Đánh giá hiệu quả thiết thực: Có tạo được thay đổi nào về hình ảnh công ty hoặc sản phẩm đối với công chúng không? (ví dụ: số lượng người tham gia bình chọn, dùng thử, tiếp tục mua thêm sản phẩm…). Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm. Vì vậy, việc xây dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua các sự kiện, xét cho cùng, cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá. Dù xuất hiện dưới hình thức nào, hỗ
trợ phát triển thể thao, đề cao văn hóa hay tinh thần thiện nguyện, thì tác động sau sự kiện đó đối với hiệu quả kinh doanh cũng cần đặc biệt lưu tâm.
Những sai lầm nào nên tránh trước khi quyết định tạo ra hoặc tài trợ cho sự kiện để có được hiệu quả? Theo Sergio Zyman, nguyên Giám đốc marketing toàn cầu của Coca-Cola, người sáng lập Zyman Marketing Group, những sai lầm đó bao gồm:
• Không biết lý do tài trợ: Nhiều công ty bỏ chi phí để tài trợ một sự kiện không liên quan chỉ vì họ quen làm vậy hoặc vì các đối thủ khác đều tài trợ. Đổi lại, logo của họ chỉ được xuất hiện trên bảng quảng cáo ở những nơi mà khách hàng mục tiêu ít lui tới. Điển hình cho sai lầm này là một công ty sản xuất dầu ăn tham gia tài trợ cho một giải bóng đá.
• Không biết sẽ đạt được điều gì từ sự kiện: Tạo ra hoặc tài trợ một sự kiện không phải để “lòe” thiên hạ, hoặc nhận được vài tấm vé vào cửa miễn phí. Các doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả dựa trên bao nhiêu cơ hội kinh doanh, bao nhiêu khách hàng mục tiêu sẽ chú ý đến sự kiện của mình. Ở bài học này, ví dụ điển hình là công ty sản xuất dầu ăn khi tài trợ hoặc tổ chức một cuộc thi nấu ăn sẽ thu hút được rất nhiều sự quan tâm của những người nội trợ - đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm.
• Không tập trung chú ý vào lợi nhuận từ việc đầu tư cho sự kiện: Mục đích tối hậu của sự kiện, cũng như tất cả các hình thức quảng cáo khác là bán được nhiều hàng hơn cho nhiều người hơn, thường xuyên hơn hoặc với giá cao hơn. Kết thúc một sự kiện, bạn luôn cần một bảng báo cáo doanh số bán hàng để biết được chi phí bỏ ra có thực sự đem lại hiệu quả kinh doanh không.