4.3.1. Thời gian
Thời gian từ lúc nhận Brief từ khách hàng, khách hàng duyệt proposal, đến lúc thực hiện chương trình quá ngắn (trong vòng 3 tuần), khâu chuẩn bị quá gấp rút nên không thể tránh khỏi những sai sót như thay đổi ngày dự kiến tổ chức chương trình, thời gian tổ chức, kịch bản MC…
4.3.2. Nhân sự
a) Ban tổ chức (Key Communications)
Công ty tổ chức sự kiện Key Communications có quy mô tương đối nhỏ nên khối lượng công việc mỗi nhân viên trong Team thực hiện chương trình Sacomreal phải đảm nhận khá nhiều. Do một người có thể cùng lúc đảm nhận nhiều công việc nên thời gian hoàn thành công việc cũng chậm hơn.
b) Helper
Helper của chương trình đa số là nam, phụ trách các công việc cần sức khỏe và cơ bắp, hoặc công việc cần di chuyển, đi lại bên ngoài trong lúc chương trình đang diễn ra. Hạn chế lớn nhất là khó tìm được một helper có thể lực tốt, nhiệt tình và chủ động trong công việc.
Helper làm việc trong chương trình của Sacomreal khá thụ động, không chủ động liên hệ với quay phim, chụp hình do đó những công việc như rửa hình và lấy hình chụp lưu niệm của khách mời trễ thời gian hơn so với dự kiến, số lượng hình rửa ra để đính kèm cùng quà tặng cho khách ở cuối chương trình bị thiếu về số lượng.
c) PGs
Các PGs đa số là sinh viên làm việc bán thời gian, do đó cách làm việc thiếu chuyên nghiệp. Điển hình là tình trạng các PGs đi trễ so với thời gian quy định. Hậu quả là trang phục không đuợc chuẩn bị chu đáo, không tiếp thu kịp những công việc mới như thay đổi vị trí công việc của một số PGs khác với sự phân công ban đầu để kịp tiến độ chương trình
do những PGs khác đi trễ, giao thêm việc mới khi chương trình có sự cố hoặc các tiếc mục phát sinh thêm...
PGs của chương trình tuy có ngoại hình tốt nhưng cung cách làm việc chưa đạt. Thay vì khuôn mặt phải luôn tươi cười khi đón khách đến với chương trình thì các PGs lại tỏ ra khá mệt mỏi, thiếu sự tích cực và năng động. PGs chưa chủ động trong việc hướng dẫn khách chụp hình lưu niệm hoặc vào vị trí ngồi khi chương trình bắt đầu, và tặng quả lưu niệm cho khách ở cuối chương trình, do đó các quản lý (nhân viên Key Communications) phải liên tục nhắc nhở, khiến mất thời gian, khu vực đón khách đôi khi bị tắt nghẽn vì khách mời đứng ở đây quá nhiều và nhiều khách mời của chương trình không nhận đuợc quà lưu niệm.
4.3.3. Khách hàng
Công ty tổ chức sự kiện nhận được sự hợp tác tốt từ phía khách hàng, được khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin, tư liệu, cũng như những yêu cầu về chương trình.
Tuy nhiên, sự bất đồng ý kiến giữa ban lãnh đạo Sacomreal trong quá trình tổ chức chương trình khiến nhiều nội dung chương trình phải thay đổi đột ngột, gây khó khăn cho khâu chuẩn bị. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty Sacomreal quá bận rộn, không thể dành thời gian cho việc thử trang phục như dự kiến của kịch bản trong khi thời gian may đồ theo yêu cầu của phía Sacomreal quá gấp, dẫn đến việc phải hủy bỏ nội dung này khi chạy chương trình.
Một vài hạng mục do Sacomreal phụ trách thực hiện chậm trễ gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện chương trình như kỉểm tra danh sách khách mời, hoa cài áo cho khách VIP, chụp hình lưu niệm…
4.3.4. Nhà cung cấp
a) Địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành công, cũng có thể làm hỏng sự kiện. Do vậy, việc chọn một địa điểm phù hợp với loại hình sự kiện sẽ tạo được không gian hài hòa, thân thiện và tâm lý thoải mái cho người tham dự. Đây chính là một trong những yếu tố giúp cho chương trình thành công.
Địa điểm tổ chức được lựa chọn cho chương trình Sacomreal là Trung tâm hội nghị White Palace. Đây là nơi tổ chức chương trình chuyên nghiệp, có không gian khán phòng sang trọng và nằm ngay khu vực trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại của khách tham dự chương trình. Đồng thời địa điểm này cũng phù hợp với ngân sách chi cho chương trình này của Sacomreal.
b) Công ty thiết kế và sản xuất
Việc thiết kế và sản xuất các vật dụng trang trí cho một sự kiện cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của một chương trình. Đây là hình ảnh đầu tiên để một công ty tổ chức sự kiện trình bày và cho khách hàng thấy sơ lược về chương trình. Nó cũng là lời giới thiệu chương trình được đưa ra trước công chúng, là lời quảng bá để người tham dự biết tới chương trình. Do đó khâu thiết kế và sản xuất cần được thực hiện nghiêm túc và theo sát ý tưởng, chủ đề chương trình.
Công ty thiết kế và sản xuất logo, banner, backdrop, standee… cho chương trình của Sacomreal là đối tác quen thuộc của Key Communications. Do đó quá trình nhận ý tưởng từ Key Communications và thực hiện ý tưởng diễn ra rất nhanh và thuận lợi. Toàn bộ phần thiết kế và sản xuất đều theo đúng ý tưởng trình bày với Sacomreal ban đầu.
d)Âm thanh, ánh sáng
Một yếu tố nữa ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng chương trình đó là âm thanh và ánh sáng. Thông thường để tổ chức một sự kiện, các công ty tổ chức sự kiện luôn thuê bộ phận âm thanh, ánh sáng từ bên ngoài. Các công ty này chuyên về điều chỉnh, dàn dựng âm thanh, ánh sáng cho chương trình. Nếu họ có sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm trong công việc, cũng như trang thiết bị tốt, phù hợp tiêu chuẩn thì hiệu quả của chương trình sẽ tăng lên thấy rõ. Nhờ chạy thử chương trình nhiều lần và hợp tác tốt, nên phần âm thanh, ánh sáng của chương trình Sacomreal được thực hiện gần như hoàn hảo.
Hạn chế của công ty âm thanh, ánh sáng là đã thay đổi thiết bị không đúng theo hợp đồng, khiến màn hình chiếu đôi khi bị mờ, tuy không gây ảnh hưởng lớn, nhưng khiến chất lượng hình ảnh khi chiếu clip hoặc truyền hình trực tiếp bị giảm đi.
Chương trình Lễ kỉ niệm 5 năm ngày thành lập của Sacomreal không được báo chí nhắc đến nhiều, do đó không có tác dụng quảng bá rộng hình ảnh của công ty đến khách hàng hay đối tác tiềm năng. Đây cũng không phải là mục đích chính của công ty khi thực hiện chương trình này. Có thể nói Lễ kỉ niệm lần này của Sacomreal là một sự kiện có vai trò PR nội bộ.
Cuộc khủng hoảng tài chính thế giới kéo dài khiến hàng loạt công ty trong ngành tài chính, ngân hàng phá sản. Thị trường địa ốc đóng băng khiến cho không ít các công ty kinh doanh địa ốc gặp khó khăn. Hàng trăm ngàn nhân viên làm việc trong nhiều lĩnh vực bị sa thải, lâm vào cảnh thất nghiệp. Điều này gây ra tâm lý hoang mang, e ngại trong hầu hết các nhân viên. Họ không được nắm rõ hết về tình hình tài chính của công ty nên không thể tránh khỏi những nghi ngại về một tương lai không mấy sáng sủa.
Đối với các khách hàng, đối tác thân thiết, tâm lý lo ngại này cũng tồn tại khiến cho các hoạt động đầu tư bị trì trệ, gây ảnh hưởng không nhỏ tới sự phát triển của Sacomreal. Những nhà đầu tư không thể mạnh dạn đầu từ tiếp vào dự án của một công ty mà họ đang nghi ngờ là hoạt động không hiệu quả. Vì vậy làm sao để lấy lại được niềm tin của nhà đầu tư là một mục tiêu cần phải hành động nhanh chóng và hiệu quả.
Trước tình hình này, một Lễ kỉ niệm ngày thành lập được tổ chức hoành tráng, sang trọng nhưng không kém phần thân thiện là một chiến lược tốt để khẳng định vị thế của công ty trong mắt khách hàng, đối tác, cũng như của toàn thể nhân viên công ty. Một chương trình với chi phí thấp hơn nhiều so với những phần thưởng cho tất cả nhân viên, chiến dịch quảng cáo tới khách hàng, nhưng đem lại hiệu quả tốt cho việc khẳng định hình ảnh, thương hiệu của công ty, lấy lại niềm tin của khách hàng và nhân viên cho sự phát triễn vững chắc của công ty.
Đối với nhân viên công ty, một bữa tiệc dành riêng cho mình, được công ty tri ân những đóng góp của mình cho sự phát triển của công ty là một phần thưởng lớn, đem lại sự tự hào về bản thân, từ đó tự hào về công ty mình đang làm việc. Bên cạnh đó, không gian của chương trình cũng đem lại sự liên kết tốt cho quan hệ giữa các nhân viên trong công ty với nhau. Thông qua những trò chơi đồng đội, họ có thể hiểu nhau hơn và thể hiện tinh thần đoàn kết hơn. Đây là một kết quả tốt, giúp nhân viên trong công ty biết đoàn kết hơn và nhiệt tình hơn trong công việc.
Về phía khách hàng, đối tác của Sacomreal, khi tham dự một chương trình được tổ chức chuyên nghiệp, thể hiện sự sang trọng và đẳng cấp của một công ty địa ốc, họ sẽ có cái nhìn lạc quan hơn về tình hình tài chính của công ty, xua đi những nghi ngại và có thể tiếp tục bỏ tiền đầu tư cho những dự án mà họ đang thực hiện hoặc dự định thực hiện.
Tóm lại, chương trình Lễ kỷ niệm 5 năm ngày thành lập Sacomreal có thể coi là một chương trình thành công khi đạt được hai mục tiêu chính: lấy lại niềm tin của khách hàng và động viên, khích lệ nhân viên công ty làm việc tốt hơn.
Chương 5: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Chương trình Sacomreal tuy được thực hiện thành công, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế như đã nêu trên. Qua quá trình thực tập và tìm hiểu công việc tại công ty Key Communications, em xin đề xuất một số giải pháp khắc phục như sau:
5.1. Quy trình tổ chức sự kiện
5.1.1. Gặp khách hàng, xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
Trước khi tổ chức một sự kiện, cần phải xác định rõ mục tiêu của sự kiện đó là gì. Khi biết rõ mục tiêu tổ chức, ta có thể xác định được đối tượng khách tham dự là ai, họ mong muốn điều gì. Từ đó có thể tổ chức được một sự kiện thu hút được tối đa đối tượng mục tiêu này tham gia.
Để xác định được mục tiêu này, cần dựa trên những thông tin khách hàng cung cấp. Do đó việc gặp khách hàng và khai thác tối đa thông tin từ khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, cần phải cử những nhân viên có khả năng giao tiếp tốt, đặc biệt là tiếng Anh nếu phải gặp khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài. Ngoài khả năng giao tiếp tốt, khéo léo đặt những câu hỏi mở để khách hàng cung cấp thông tin, cũng như những mong muốn, ý tưởng của họ cho chương trình, những nhân viên này còn phải có kiến thức chuyên môn tốt để có thể trả lời các câu hỏi, giải đáp những thắc mắc của khách hàng về cách tổ chức chương trình. Điều này không chỉ gây được ấn tượng và thiện cảm với khách hàng, mà còn có lợi cho công ty khi tiến hành tổ chức sự kiện đó.
Xác định loại hình sự kiện cũng rất quan trọng. Dựa trên mục tiêu, kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện, tình hình tài chính của khách hàng, quỹ thời gian chuẩn bị và thực hiện chương trình, đối tượng tham dự, các yếu tố bên ngoài khác như luật, chính sách, có phải mùa cao điểm, lễ hội hay không… mà quyết định chọn loại hình sự kiện thích hợp.
Sau khi đã xác định được mục tiêu, loại hình sự kiện, việc tiếp theo cần làm là lập dự trù ngân sách và lên bản yêu cầu (brief). Dự trù ngân sách sẽ chó biết tổng quát về chi phí thực hiện chương trình. Và bản yêu cầu để biết các hạng mục cần chuẩn bị cho chương trình.
5.1.2. Chuẩn bị cho chương trình
Khi đã có bản yêu cầu của chương trình, các phòng ban sẽ thực hiện brandstorm để lấy ý tưởng cho chủ đề, thiết kế của chương trình. Để chuẩn bị cho buổi brainstorm, cần có bản yêu cầu (brief), thông tin tham khảo, người hướng dẫn, giấy bút để ghi chép lại quá trình brainstorm. Công việc này cần được thực hiện trong không gian và không khí thoải mái. Mọi ý kiến đều được tiếp nhận, không có bất kì đánh giá, phê bình nào, càng nhiều ý tưởng lạ và độc đáo càng tốt. Từ các ý tưởng được ghi chép lại, mọi người bắt đầu biểu quyết chọn ra một số ý tưởng tốt nhất để trình bày với khách hàng và chờ khách hàng duyệt ý tưởng cuối cùng.
Ý tưởng được lựa chọn phải dựa trên các tiêu chí: • Ý tưởng có khả thi hay không?
• Công ty có đủ kinh nghiệm và khả năng để thực hiện ý tưởng hay không?
• Ý tưởng có phù hợp với ngân sách mà khách hàng dự định chi cho chương trình hay không?
• Nhân sự của công ty có đủ để thực hiện các hạng mục có trong ý tưởng không? Khi đã xem xét và thấy khả thi, công ty tiến hành khảo sát và lựa chọn địa điểm thực hiện chương trình, vị trí treo bandroll, banner, bố trí nhân sự,… Bên cạnh đó là liên lạc với các nhà cung cấp để thực hiện việc thiết kế, sản xuất, thuê mặt bằng, đặt tiệc…
Trong quá trình này cần lưu ý đến việc ký hợp đồng và thời hạn thực hiện hợp đồng. Hợp đồng là một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh, hợp tác trong công việc hiên nay. Tuy nhiên đôi khi các công ty vẫn hợp tác với nhau bằng hợp đồng miệng trước, sau khi chương trình kết thúc mới ký hợp đồng để làm quyết toán thuế và thanh lý hợp đồng. Hành động này sẽ dẫn tới những rắc rối khi xảy ra tranh chấp, hoặc có sự thay đổi về các hạng mục công việc, giá cả… Trong chương trình Sacomreal, việc không ký kết hợp đồng một cách rõ ràng với các nhà cung cấp đã dẫn tới những hậu quả ảnh hưởng tới quan hệ của hai bên, đồng thời ảnh hưởng tới doanh thu của công ty do không thỏa thuận được về giá cung cấp. Để khắc phục tình trạng này, cần trách kiểu làm việc theo niềm tin, uy tín. Mọi việc đều cần phải ký kết hợp đồng rõ ràng để tránh những tranh chấp, mâu thuẫn
không đáng có về sau. Đồng thời nêu rõ thời hạn mà nhà cung cấp phải thực hiện xong các hạng mục mà công ty yêu cầu để tránh việc làm không đúng tiến độ chương trình.
Địa điểm tổ chức chương trình phải lưu ý các yếu tố sau: • Sức chứa tối đa (lưu ý các kiểu sắp xếp bàn ghế ) • Vị thế • Chỗ đậu xe • Vệ sinh • Nhà vệ sinh • Bảo vệ • Điện và nước • Đội ngũ phục vụ • Sự chuyên nghiệp • Dịch vụ hội họp và tiệc • Hoa/ giấy bút đặt trên bàn • Phòng thay đồ
Bên cạnh đó là hồ sơ xin giấy phép nếu chương trình có các tiết mục mà luật pháp quy định phải có giấy phép.
• Sở Văn hóa thông tin: Giấy phép tổ chức biểu diễn và thực hiện quảng cáo, gồm có:
o Công văn xin phép
o Giấy ủy quyền (nếu công ty tổ chức sự kiện đại diện xin phép) hoặc bản sao hợp đồng
o Bản sao giấy chứng nhận kinh doanh (của khách hàng và công ty tổ chức sự kiện)
o Giấy chứng nhận thương hiệu o Các thiết kế sân khấu, banner
o Nội dung chương trình (kèm theo văn bản bài hát đối với những bài hát mới)
o Đơn xin miễn phúc khảo (cho những chương trình làm việc với đài truyền hình)
• Sở Thương Mại : Giấy phép thực hiện khuyến mại o Công văn xin phép
o Giấy ủy quyền (nếu công ty tổ chức sự kiện đại diện xin phép) hoặc bản sao hợp đồng
o Giấy chứng nhận thương hiệu
o Bản sao giấy chứng nhận kinh doanh (của khách hàng và công ty tổ chức sự kiện)
o Nội dung chương trình khuyến mại
Khi làm việc với bộ phận âm thanh ánh sáng, máy chiếu cần lưu ý thông tin đầy đủ những