Khi đã có bản yêu cầu của chương trình, các phòng ban sẽ thực hiện brandstorm để lấy ý tưởng cho chủ đề, thiết kế của chương trình. Để chuẩn bị cho buổi brainstorm, cần có bản yêu cầu (brief), thông tin tham khảo, người hướng dẫn, giấy bút để ghi chép lại quá trình brainstorm. Công việc này cần được thực hiện trong không gian và không khí thoải mái. Mọi ý kiến đều được tiếp nhận, không có bất kì đánh giá, phê bình nào, càng nhiều ý tưởng lạ và độc đáo càng tốt. Từ các ý tưởng được ghi chép lại, mọi người bắt đầu biểu quyết chọn ra một số ý tưởng tốt nhất để trình bày với khách hàng và chờ khách hàng duyệt ý tưởng cuối cùng.
Ý tưởng được lựa chọn phải dựa trên các tiêu chí: • Ý tưởng có khả thi hay không?
• Công ty có đủ kinh nghiệm và khả năng để thực hiện ý tưởng hay không?
• Ý tưởng có phù hợp với ngân sách mà khách hàng dự định chi cho chương trình hay không?
• Nhân sự của công ty có đủ để thực hiện các hạng mục có trong ý tưởng không? Khi đã xem xét và thấy khả thi, công ty tiến hành khảo sát và lựa chọn địa điểm thực hiện chương trình, vị trí treo bandroll, banner, bố trí nhân sự,… Bên cạnh đó là liên lạc với các nhà cung cấp để thực hiện việc thiết kế, sản xuất, thuê mặt bằng, đặt tiệc…
Trong quá trình này cần lưu ý đến việc ký hợp đồng và thời hạn thực hiện hợp đồng. Hợp đồng là một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh, hợp tác trong công việc hiên nay. Tuy nhiên đôi khi các công ty vẫn hợp tác với nhau bằng hợp đồng miệng trước, sau khi chương trình kết thúc mới ký hợp đồng để làm quyết toán thuế và thanh lý hợp đồng. Hành động này sẽ dẫn tới những rắc rối khi xảy ra tranh chấp, hoặc có sự thay đổi về các hạng mục công việc, giá cả… Trong chương trình Sacomreal, việc không ký kết hợp đồng một cách rõ ràng với các nhà cung cấp đã dẫn tới những hậu quả ảnh hưởng tới quan hệ của hai bên, đồng thời ảnh hưởng tới doanh thu của công ty do không thỏa thuận được về giá cung cấp. Để khắc phục tình trạng này, cần trách kiểu làm việc theo niềm tin, uy tín. Mọi việc đều cần phải ký kết hợp đồng rõ ràng để tránh những tranh chấp, mâu thuẫn
không đáng có về sau. Đồng thời nêu rõ thời hạn mà nhà cung cấp phải thực hiện xong các hạng mục mà công ty yêu cầu để tránh việc làm không đúng tiến độ chương trình.
Địa điểm tổ chức chương trình phải lưu ý các yếu tố sau: • Sức chứa tối đa (lưu ý các kiểu sắp xếp bàn ghế ) • Vị thế • Chỗ đậu xe • Vệ sinh • Nhà vệ sinh • Bảo vệ • Điện và nước • Đội ngũ phục vụ • Sự chuyên nghiệp • Dịch vụ hội họp và tiệc • Hoa/ giấy bút đặt trên bàn • Phòng thay đồ
Bên cạnh đó là hồ sơ xin giấy phép nếu chương trình có các tiết mục mà luật pháp quy định phải có giấy phép.
• Sở Văn hóa thông tin: Giấy phép tổ chức biểu diễn và thực hiện quảng cáo, gồm có:
o Công văn xin phép
o Giấy ủy quyền (nếu công ty tổ chức sự kiện đại diện xin phép) hoặc bản sao hợp đồng
o Bản sao giấy chứng nhận kinh doanh (của khách hàng và công ty tổ chức sự kiện)
o Giấy chứng nhận thương hiệu o Các thiết kế sân khấu, banner
o Nội dung chương trình (kèm theo văn bản bài hát đối với những bài hát mới)
o Đơn xin miễn phúc khảo (cho những chương trình làm việc với đài truyền hình)
• Sở Thương Mại : Giấy phép thực hiện khuyến mại o Công văn xin phép
o Giấy ủy quyền (nếu công ty tổ chức sự kiện đại diện xin phép) hoặc bản sao hợp đồng
o Giấy chứng nhận thương hiệu
o Bản sao giấy chứng nhận kinh doanh (của khách hàng và công ty tổ chức sự kiện)
o Nội dung chương trình khuyến mại
Khi làm việc với bộ phận âm thanh ánh sáng, máy chiếu cần lưu ý thông tin đầy đủ những yếu tố sau:
• Kịch bản chi tiết • Sơ đồ sân khấu
• Số lượng thiết bị đèn và loa • Số lượng và bố trí máy chiếu • Số lượng và bố trí micro • Kế hoạch dàn dựng
• Thời gian dàn dựng
• Thời gian lập trình và diễn tập
• Nguồn điện và công suất điện sử dụng • Vị trí bàn điều khiển
• Các loại nhạc hoặc hiệu ứng âm thanh sẽ sử dụng • Nội dung chiếu trên màn hình
Đối với công việc thiết kế và sản xuất, khi làm việc với nhà cung cấp: • Nên kiểm tra giá với một vài nhà cung cấp
• Tham khảo bạn bè hoặc về uy tín của nhà cung cấp
• Các mẫu thiết kế phải được khách hàng duyệt trước khi sản xuất • Đối với các vật phẩm in nên in colorproof cho khách hàng ký
• Nên bàn bạc chi tiết về các chất liệu, cách sản xuất với nhà cung cấp • Thống nhất kế hoạch sản xuất, nên dự phòng một hoặc hai ngày • Kế hoạch dàn dựng và nghiệm thu
• Thanh lý hàng khi kết thúc chương trình
Bản báo giá gửi cho khách hàng cần có một khoảng chi phí dự trù cho việc khắc phục sự cố xảy ra như vận chuyển, quà tặng, chi phí sản xuất, thiết kế có thể thay đổi do tăng giảm số lượng sản xuất, thiết kế… Việc làm này sẽ tránh được cho công ty những khoản lỗ nếu có thay đổi về chi phí.