Trước khi tổ chức một sự kiện, cần phải xác định rõ mục tiêu của sự kiện đó là gì. Khi biết rõ mục tiêu tổ chức, ta có thể xác định được đối tượng khách tham dự là ai, họ mong muốn điều gì. Từ đó có thể tổ chức được một sự kiện thu hút được tối đa đối tượng mục tiêu này tham gia.
Để xác định được mục tiêu này, cần dựa trên những thông tin khách hàng cung cấp. Do đó việc gặp khách hàng và khai thác tối đa thông tin từ khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, cần phải cử những nhân viên có khả năng giao tiếp tốt, đặc biệt là tiếng Anh nếu phải gặp khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài. Ngoài khả năng giao tiếp tốt, khéo léo đặt những câu hỏi mở để khách hàng cung cấp thông tin, cũng như những mong muốn, ý tưởng của họ cho chương trình, những nhân viên này còn phải có kiến thức chuyên môn tốt để có thể trả lời các câu hỏi, giải đáp những thắc mắc của khách hàng về cách tổ chức chương trình. Điều này không chỉ gây được ấn tượng và thiện cảm với khách hàng, mà còn có lợi cho công ty khi tiến hành tổ chức sự kiện đó.
Xác định loại hình sự kiện cũng rất quan trọng. Dựa trên mục tiêu, kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện, tình hình tài chính của khách hàng, quỹ thời gian chuẩn bị và thực hiện chương trình, đối tượng tham dự, các yếu tố bên ngoài khác như luật, chính sách, có phải mùa cao điểm, lễ hội hay không… mà quyết định chọn loại hình sự kiện thích hợp.
Sau khi đã xác định được mục tiêu, loại hình sự kiện, việc tiếp theo cần làm là lập dự trù ngân sách và lên bản yêu cầu (brief). Dự trù ngân sách sẽ chó biết tổng quát về chi phí thực hiện chương trình. Và bản yêu cầu để biết các hạng mục cần chuẩn bị cho chương trình.