Phương pháp làm việc của công ty có thể tóm tắt như sau:
Bộ phận Khách hàng (Account) Các bộ phận liên quan Account Khách hàng Phương thức làm việc này mới nhìn thì đơn giản, nhưng lại rất dễ gây ra những chồng chéo trong công việc. Khi các ban bộ phận trong công ty không nắm hết lịch trình và tiến độ làm việc của nhau thì bộ phận Khách hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc lấy thông tin để trình bày với khách hàng. Và khi bộ phận Khách hàng trình bày với khách hàng về chương trình sẽ gặp phải những tình huống không thể giải thích cho khách hàng hiểu hết về ý tưởng thiết kế hay sản xuất do không có chuyên môn trong lĩnh vực này.
Do đó, làm việc với khách hàng không nên chỉ có bộ phận Khách hàng mà cần có thêm sự hỗ trợ của các bộ phận khác để có thể nhanh chóng trình bày, hay tiếp nhận ý kiến của khách hàng, từ đó kịp thời chỉnh sửa để tránh làm mất thời gian chuẩn bị cho chương trình.
Khi khách hàng duyệt kế hoạch vận động tài trợ và tổ chức sự kiện, mẫu thiêt kế, chi phí dự trù … thì soạn ngay hợp đồng và bảng dự trù kinh phí để khách hàng ký duyệt. Hợp đồng mẫu phải được thông qua kế toán và Ban giám đốc. Khi hai bên đã đồng ý ký kết hợp đồng thì tiến hành thực hiện và phải có kế hoạch phân công nhân sự rõ ràng: phòng nào sẽ có trách nhiệm việc gì và cần phỉ phối hợp với nhau nhịp nhàng.
Đội ngũ nhân viên của Key Communications hiện nay đa số đều không được đào tạo về chuyên ngành Marketing mà là từ các chuyên ngành khác chuyển sang. Do đó kinh nghiệm và kiến thức về tổ chức sự kiện còn nhiều hạn chế. Để khắc phục những hạn chế này, công ty có thể tổ chức một số buổi học, đào tạo cho nhân viên mới những kỹ năng cơ bản về tổ chức sự kiện để nâng cao những hiểu biết về công việc cho nhân viên.
Do công ty có quy mô tương đối nhỏ, nhân sự của từng bộ phận, phòng ban chỉ một hoặc hai người, nên khi có chương trình, công ty phải huy động cả các bộ phận kế toán, nhân sự cùng tham gia chạy chương trình. Do không được đào tạo về chuyên môn và được điều động làm việc theo tính chất nhất thời nên hiệu quả công việc không được cao. Để khắc phục tình trạng này, công ty nên tăng cường nhân sự cho những bộ phận thiết yếu như bộ phận tổ chức sự kiện, bộ phận chăm sóc khách hàng. Ngoài ra cần lập thêm bộ phận sáng tạo, chuyên cung cấp các ý tưởng sáng tạo cho việc tổ chức các sự kiện để công ty có thể sử dụng ngay khi cần, không phải tiến hàng lấy ý tưởng một cách gấp gáp, hiệu quả không cao.
Bên cạnh đó, mỗi khi có chương trình, bảng phân công công việc cần được thông báo cho tất cả mọi người, người phụ trách chính sẽ theo dõi sát công việc của từng người dựa trên bảng phân công để kịp thời nhắc nhở, phân bổ công việc một cách hợp lý. Giao cho những nhân viên có kinh ngiệm trong công ty phụ trách chính những công việc quan trọng để tránh sai sót, và để nhân viên mới phụ trách những công việc khác hỗ trợ, vừa là cách tạo điều kiện cho nhân viên mới được thực hành những gì đã học, qua đó có thêm kinh nghiệm làm việc.
KẾT LUẬN
Có thể nói, trong bối cảnh toàn cấu hóa, thị trường có tính cạnh tranh cao như hiện nay, các doanh nghiệp phải không ngừng đưa ra những chiến lược nhằm xây dựng cho mình một thương hiệu vững chắc. Để thương hiệu đó tiếp cận được với người tiêu dùng, ngoài những hoạt động truyền thông, quảng cáo, các hoạt động below-the-line như PR, tổ chức sự kiện ngày càng được chú trọng và được sử dụng nhiều hơn. Hoạt động tổ chức sự kiện là một quy trình chặt chẽ từ khâu bắt đầu, chuẩn bị, thực hiện và kết thúc sự kiện. Quy trình này thực hiện tốt sẽ góp phần đảm bảo cho một sự kiện diễn ra thành công.
Với chương trình Lễ kỷ niệm 5 năm ngày thành lập công ty Địa ốc Sài Gòn thương tín Sacomreal, công ty tổ chức sự kiện Key Communications đã thực hiện tốt công việc của mình, giúp chương trình thành công tốt đẹp. Tuy nhiên, vẫn còn một số những khó khăn, hạn chế nhỏ, tuy không ảnh hưởng đến chương trình, nhưng có thể khiến cho doanh thu của Key Communications giảm sút và thiếu sự chuyện nghiệp trong mắt khách hàng.
Cuốn tiếu luận này đã đưa ra những phân tích về sự kiện trên, nêu ra những khó khăn, hạn chế của nhà tổ chức. Đồng thời, cuốn tiểu luận này cũng đề ra một số giải pháp cho quy trình tổ chức sự kiện, cũng như những giải pháp cho cải tiến nội bộ của Key Communications để những chương trình sau có thể thực hiện tốt và chuyên nghiệp hơn.
PHỤ LỤC
Bảng câu hỏi Focus group:
1. Chương trình Lễ kỷ niệm 5 năm ngày thành lập của Sacomreal được tổ chức với mục tiêu gì?
2. Theo anh/chị, khoảng thời gian nào trong ngày, tuần là thích hợp để tổ chức chương trình này? Lý do?
4. Địa điểm nào theo anh chị là thích hợp để tổ chức một buổi tiệc cho 300 người với phong cách trên?
5. Theo anh/chị, chương trình này nên là tiệc buffet hay tiệc set menu? Lý do? 6. Những tiết mục nào anh/chị muốn có trong nội dung chương trình này? 7. Theo anh/chị, phong cách của MC trong chương trình này nên như thế nào? 8. Anh/chị mong muốn phong cách của ca sĩ trong chương trình này ra sao?
Form mẫu dự trù kinh phí:
STT Hạng mục Đơn vị Số Lượng Đơn giá Thành Tiền Ghi chú
1. Giấy phép … 2. Địa điểm … 3. Sản xuất Poster Cái 20… … Tờ rơi Tờ 1000… … … … 4. …
Form mẫu kế hoạch quảng bá:
STT Phương tiện truyền thông Quy cách Nội dung Thời gian Địa điểm Ghi chú
1 Ấn phẩm 1.1 Leaflet 1.2 Poster 1.3 Thư mời 1.4 Banner 2 Báo Chí 2.1 Thanh Niên 2.2 Tuổi trẻ 3 Truyền hình 3.1 HTV 3.2 VTV
Form mẫu check list:
STT Hạng mục Số Lượng Người phụ trách Deadline Tình trạng thực hiện Ghi Chú 1. Đón khách … …acb … … 2. Tiệc Bàn 30abc … … 3. Âm thanh, ánh sáng Micro 2… … … Đèn 5… … … Màn hình 2… … … 4. … Danh sách bảng biểu
Bảng 2.1: Nội dung proposal...16
Bảng 2.2: Mẫu kịch bản chương trình...17
Bảng 3.1: Kịch bản chương trình Sacomreal...40
Bảng 4.1: Kết quả focus group...49
Danh sách hình Hình 3.1: Tóm tắt quy trình tổ chức sự kiện của Key Communications...36
Hình 3.2: Trang trí bên ngoài của chương trình Sacomreal...38
Hình 3.3: Sảnh đón khách...38
Hình 3.4: Khu chụp hình lưu niệm...38
Hình 3.5: Sân khấu và khán phòng...38
Hình 3.6: PGs của chương trình Sacomreal...39
TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách, tài liệu: 1. Nguyễn Phùng Huy Hải, Tài liệu môn học Tổ chức sự kiện, IMPACT Marketing Education. 2. PGS.TS. Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức sự kiện, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội, 2007.
3. TS. Lưu Kiếm Thanh, Kỹ năng tổ chức sự kiện, Học viện hành chính quốc gia.
Website:
1. Tổ chức sự kiện: Nghề hấp dẫn cho người yêu thích sự năng động.
http://advice.vietnamworks.com.vn 2. Bùng nổ dịch vụ tổ chức sự kiện
http://vneconomy.vn
http://www3.tuoitre.com.vn
4. Tổ chức sự kiện: làm sao để thành công
http://www.massogroup.com
5. Nghề tổ chức sự kiện: mới mà không khó
http://www.tin247.com
6. Event planning – Tổ chức sự kiện – Nghề cho các bạn trẻ năng động
http://www.hieuhoc.com 7. Bạn muốn tổ chức sự kiện?
http://www.thongtinmarketing.com 8. Một số website khác