Việc chuẩn bị và tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian, sức người và hiểu biết chuyên môn. Do vậy, các công ty không thể tự đứng ra lo toan mọi chuyện mà họ phải nhờ đến dịch vụ bên ngoài. Gần đây, một loạt các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đã hình thành và phát triển tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu này.
Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service). Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới, công ty dịch vụ sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng.
Công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là không đơn giản chút nào. Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối tượng khách mời, thời tiết và cả theo "gu" của khách hàng. Ý tưởng thiết kế phải mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình. Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi. Người dẫn chương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm. Ca sĩ phải hát hay hay chỉ cần đẹp... Tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực
hiện một cách hoàn hảo. Thường thì các khách hàng của công ty không muốn tiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau. Do vậy, công việc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện.
Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng 1-2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chương trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đường diễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu... "Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, nhưng tôi lại không nghĩ vậy", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm CEO Công ty Lê Bros, một trong những công ty tổ chức sự kiện lâu năm và có uy tín tại Việt Nam khẳng định. "Trải qua khoảng 10 năm lăn lộn với công việc này, tôi mới tự đúc rút lại rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp. Còn sự sáng tạo đương nhiên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề này, nhưng tôi chỉ xếp ở vị trí thứ 2".
Ngoài ra, một người làm tổ chức sự kiện giỏi cũng không thể thiếu những tố chất: năng động, kiên nhẫn, quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và sự đam mê. Một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Họ cần phải có "cái đầu, đôi tay, đôi vai và trái tim". Cái đầu để có thể hoạch định, sắp đặt công việc hiệu quả. Có đôi tay sẽ làm được nhiều công việc. Đôi vai để gánh vác áp lực công việc và đặc biệt, với trái tim nhiệt tình, bạn mới tận tụy với công việc của mình. Và dĩ nhiên, bạn phải là người có kiến thức và quan hệ rộng rãi. Bạn có thể tốt nghiệp đại học ở nhiều ngành khác nhau nhưng để vào nghề tổ chức sự kiện, bạn cần thể hiện rõ tính tháo vát và kiên nhẫn.
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức. Có thể lấy vị dụ từ người lễ tân của mỗi sự kiện. Thông thường vị trí này yêu cầu chỉ cần cao ráo, xinh đẹp và biết nói năng một chút. Nhưng nếu chuyên nghiệp hơn, người ta sẽ phải để ý xem lễ tân nên mặc gì, cách nói ra sao, điệu chào, cách bắt tay như thế nào cho phù hợp với từng sự kiện...
Hiện nay thị trường dịch vụ này đang nở rộ tuy nhiên có khá nhiều công ty hoạt động manh mún và thiếu chuyên nghiệp. Những sự kiện lớn hoặc có tính chất quan trọng, khách hàng chỉ tin tưởng giao phó cho những công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, có khả năng phân tích hiệu quả của event để tiếp cận độc đáo nhất đến khách hàng. Tuy nhiên, nhân sự tốt cho lĩnh vực này còn chưa nhiều. Cần thêm thời gian để hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty event Việt Nam đi vào chiều sâu và chuyên nghiệp hơn.
Nguyên nhân của tình trạng trên, một phần do lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay chưa hề có những trường lớp đào tạo bài bản, chính quy mà đa số là "học từ những thành bại của mỗi event và từ chính những đòi hỏi của khách hàng".
3.1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện
Các công ty lớn có thể bỏ ra hàng tỉ đồng cho những chiến dịch quảng cáo quy mô, thu hút số đông sự chú ý của khách hàng. Vậy còn những công ty nhỏ, với nguồn ngân sách hạn hẹp, họ làm thế nào để khách hàng biết đến mình. Ngân sách nhỏ, hiệu quả to? Không quảng cáo, không có khách hàng nhiều, không đạt doanh thu, lại không có tiền quảng cáo? Cái vòng luẩn quẩn và quy luật cạnh tranh thị trường, cá lớn nuốt cá bé, liệu có luôn luôn đúng trong trường hợp này?
Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm. Vì vậy, việc xây dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua các sự kiện, xét cho cùng, cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá.
Học tập cách thức Vitek-VTB gây sự chú ý cho công chúng khi mua bài thơ “Màu tím hoa sim” của nhà thơ Hữu Loan với giá 100 triệu đồng, Công ty Cổ phần Truyền thông Sơn Ca (Soncamedia) cũng đã mua 10 nốt nhạc đầu tiên trong ca khúc Tình ca của nhạc sĩ Phạm Duy với giá 100 triệu đồng. Báo chí đã liên tục đưa tin về 2 sự kiện kinh doanh xen lẫn yếu tố văn hóa chưa có tiền lệ này. Hoạt động kinh doanh chính của Soncamedia là sản xuất các phương tiện nghe nhìn truyền thông như tivi LCD, đầu DVD… Để tung ra thị trường sản phẩm mới - đầu DVD Karaoke Acnos, công ty đã sử dụng chiêu tiếp thị rất thông minh kể trên. Có thể thấy được hiệu quả của sự kiện này bằng cách so sánh đơn giản sau: chỉ với chi phí 100 triệu đồng, rất nhiều báo, cả báo in và báo điện tử, đã liên tục đưa tin về vụ mua bán trên. Trong khi, nếu liên tục đăng quảng cáo với tần suất như vậy, số tiền bỏ ra sẽ gấp 5 - 7 lần. Đó là chưa kể đến hiệu quả vô cùng to lớn về mặt xây dựng thương hiệu,
công ty đã xây dựng cho mình hình ảnh một đơn vị kinh doanh sản phẩm văn hóa “trí thức” - biết trân trọng các yếu tố văn hóa nghệ thuật Việt Nam. Chương trình “Lời tri ân ngọt ngào” do các công ty kinh doanh bánh ngọt thực hiện nhân ngày 20-11 năm ngoái cũng là một sự kiện đáng chú ý. Công ty Hỷ Lâm Môn, Maxim’s, Givral, bánh kem Kaki, bánh kem Đại Mỹ đã phối hợp cùng một số ca sĩ nổi tiếng dành tặng thầy cô món quà bất ngờ - những chiếc bánh kem thật ngọt ngào, như tình cảm tri ân sâu đậm của học trò đối với thầy cô. Rõ ràng họ đã thu hút được tình cảm của khách hàng với thương hiệu của mình khi tạo sự kiện dựa trên truyền thống tôn sư trọng đạo của nước ta. Một sự kiện nữa cũng không kém phần ấn tượng trong thời gian gần đây là việc hỗ trợ thực hiện đĩa đơn Đứa bé của nhạc sĩ Minh Khang. Kim Lợi, TDK, HT Production và Viết Tân Studio đã được báo chí ca ngợi và rất nhiều người nhớ đến qua chương trình thu âm ca khúc trên cùng sự hợp tác của 60 ca sĩ, người mẫu, diễn viên, cầu thủ. Một kỷ lục mới về thu âm tại Việt Nam nhằm mục đích từ thiện, gây quỹ cho trẻ em nghèo, mồ côi đón Xuân Bính Tuất. Hiệu quả về thương hiệu chắc chắn sẽ xuất hiện đối với Kim Lợi, TKD, HT Production và Viết Tân Studio sau sự kiện này.
Có thể thấy, đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc sử dụng sự kiện gây tiếng vang như một cách quảng bá cho thương hiệu của mình ngày càng được sử dụng nhiều hơn. Các công ty Việt Nam đa số có quy mô vừa và nhỏ, do đó chi phí cho tổ chức một sự kiện để đánh bóng thương hiệu sẽ hiệu quả và chi phí thấp hơn so với quảng cáo dài hạn.
Do được nhiều kênh truyền thông đề cập tới, mức độ người theo dõi và biết về những sự kiện này cùng lúc nhiều hơn so với việc phát quảng cáo trên các phương tiện thông tin đãi chúng. Tuy nhiên, nếu không có chiến lược xây dựng thương hiệu cũng như các bước truyền thông tiếp theo hợp lý, các sự kiện này rất dễ rơi vào quên lãng, gây tốn kém và lãng phí cho doanh nghiệp. Đó là tình trạng mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam mắc phải. Như sự kiện của Vitex-VTB kể trên, hiện nay nếu nhắc lại sự kiện này, có lẽ không nhiều người nhớ tới thương hiệu của doanh nghiệp.