TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Chương trình gây quỹ ủng hộ bệnh nhân ung thư thành phố Đà Nẵng

Việt Nam là một đất nước đã chịu rất nhiều mất mát, đau thương trong chiến tranh ngày xưa. Và cho đến ngày hôm nay, những đau thương và mất mát đó vẫn đang còn kéo dài, di căn thành những căn bệnh hiểm nghèo như căn bệnh ung thư. Chính những căn bệnh ung thư đó đã cướp đi tương lai, ước mơ, hạnh phúc của bao nhiêu con người, bao nhiêu gia đình. Ngày nay, số lượng người mắc bệnh ung thư ở Việt Nam mỗi năm lại tăng, đa số lại là những bệnh nhân có hoàn cảnh khó khăn trong khi phí điều trị cho căn bệnh này lại rất lớn. Chính vì thế, những bệnh nhân mắc bệnh ung thư đó gần như tuyệt vọng vào cuộc sống, phó mặc cho số phận. Từ đây, nhóm chúng tôi xin tổ chức sự kiện “Chương trình gây quỹ ủng hộ bệnh nhân ung thư thành phố Đà Nẵng năm 2014” với chủ đề “Cùng yêu thương chắp nối thêm hy vọng” để kêu gọi, thôi thúc các tấm lòng hảo tâm, từ cá nhân đến doanh nghiệp, các tổ chức trong và ngoài nước. Nhằm thể hiện sự quan tâm, tinh thần tương thân tương ái, chia sẻ đến với những bệnh nhân ung thư, cũng như nhắc nhở đến con người ngày nay hãy dành ra cho bản thân một ít thời gian để nghỉ ngơi và quan tâm đến sức khỏe bản thân, những người thân yêu.

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, mọi thứ đều phát triển với tốc độ chóng mặt và bắt buộccon người cũng phải chạy theo dòng chảy đó, để thích ứng cũng như phát triển kịp thờicùng với xã hội, với thị trường Cuộc sống với nhịp điệu mỗi ngày một tăng dần, tỷ lệthuận với những nhu cầu, mong muốn, tham vọng của con người ngày càng cao Vàcũng tỷ lệ thuận với số lượng công việc mỗi ngày một tăng lên đáng kể, khiến cho mỗingười không còn thời gian để nghỉ ngơi, quan tâm và yêu thương đến những ngườixung quanh Bên cạnh đó, xã hội phát triển với nền công nghệ- kỹ thuật hiện đại tiêntiến, các nhà máy mọc lên san sát nhau, số lượng các phương tiện tham gia giao thôngngày càng tăng, tỷ lệ với việc khí thải từ xí nghiệp, phương tiện giao thông trên đường,

…Tất cả những yếu tố đó, đã và đang là nguyên nhân khiến trái đất nóng dần lên, môitrường sống đang ngày càng mất đi màu xanh cũng như sự trong lành của không khí.Việt Nam là một đất nước đã chịu rất nhiều mất mát, đau thương trong chiếntranh ngày xưa Và cho đến ngày hôm nay, những đau thương và mất mát đó vẫn đangcòn kéo dài, di căn thành những căn bệnh hiểm nghèo như căn bệnh ung thư Chínhnhững căn bệnh ung thư đó đã cướp đi tương lai, ước mơ, hạnh phúc của bao nhiêucon người, bao nhiêu gia đình Ngày nay, số lượng người mắc bệnh ung thư ở ViệtNam mỗi năm lại tăng, đa số lại là những bệnh nhân có hoàn cảnh khó khăn trong khiphí điều trị cho căn bệnh này lại rất lớn Chính vì thế, những bệnh nhân mắc bệnh ungthư đó gần như tuyệt vọng vào cuộc sống, phó mặc cho số phận

Từ đây, nhóm chúng tôi xin tổ chức sự kiện “Chương trình gây quỹ ủng hộ

bệnh nhân ung thư thành phố Đà Nẵng năm 2014” với chủ đề “Cùng yêu thương chắp nối thêm hy vọng” để kêu gọi, thôi thúc các tấm lòng hảo tâm, từ cá nhân đến

doanh nghiệp, các tổ chức trong và ngoài nước Nhằm thể hiện sự quan tâm, tinh thầntương thân tương ái, chia sẻ đến với những bệnh nhân ung thư, cũng như nhắc nhở đếncon người ngày nay hãy dành ra cho bản thân một ít thời gian để nghỉ ngơi và quantâm đến sức khỏe bản thân, những người thân yêu

tổ chức sự kiện ngày càng được tốt hơn

Cuối cùng nhóm xin được phép bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến giảng viên bộmôn Lê Thị Hải Vân đã hướng dẫn, giúp đỡ nhóm hoàn thành đồ án này

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH ẢNH

PHẦN I: ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH CHƯƠNG TRÌNH GÂY QUỸ

ỦNG HỘ BỆNH NHÂN UNG THƯ ĐÀ NẴNG 2014

Thành phố Đà Nẵng là một trong những thành phố phát triển nhanh sau 38 năm

kể từ ngày giải phóng Nhớ lại 38 năm về trước, đất nước ta đã phải trải qua mộtquãng thời gian dài trong đau thương, khó khăn, cực khổ bằng mồ hôi, nước mắt vàxương máu để có nền độc lập, tự do ngày hôm nay 4000 năm dựng nước và giữ nướcbằng tình yêu thương, bằng tinh thần quyết chiến, đến hôm nay Việt Nam là một trongnhững nước đã và đang phát triển trên toàn khu vực và thế giới

Mặc dù, chiến tranh đã đi qua nhưng nỗi đau nó để lại vẫn kéo dài cho đến ngàyhôm nay Các thế hệ cha anh đi trước đã đổi bằng xương máu của mình xây đắp nênViệt Nam hôm nay, các bà mẹ Việt Nam đã đổi từng khúc ruột cho sự tự do, độc lậpngày hôm nay Vậy mà, thế hệ hôm nay- những mầm non của đất nước vẫn đang phảichịu đựng tàn dư của chiến tranh để lại Những vùng đất bị nhiễm chất độc, phóng xạ,

hố bom, những quả mìn, lựu đạn vẫn đang còn âm ỉ và duy trì dưới mặt đất

Thành phố Đà Nẵng là một trong những vùng bị nhiễm chất độc, phóng xạ lớnnhất cả nước Mặc dù là một thành phố đang phát triển, nhưng tỷ lệ người có hoàncảnh khó khăn không ít, nhiều gia đình nghèo đi cũng vì chữa bệnh,… Không nhữngriêng Đà Nẵng, mà cả đất nước đã phải chịu quá nhiều đau thương để lại, đặc biệt làMiền Trung- vùng đất chịu nhiều nỗi đau mất mát do sự tàn khốc của chiến tranh, củadịch bệnh gây ra Và ung thư - chính là di căn của một phần chiến tranh, là căn bệnhcướp đi hành nghìn sinh mạng, cướp đi tình yêu, hạnh phúc, sự đầm ấm của bao giađình

Ngày nay, dù khoa học công nghệ có hiện đại, phát triển thì căn bệnh ung thư vẫnchưa có phương pháp điều trị cụ thể để chữa khỏi bệnh nếu không phát hiện kịp thời.Thêm vào đó, số lượng người mắc bệnh mỗi năm lại càng tăng, các bệnh viện công -

tư, đa khoa quá tải Từ đây, thành phố Đà Nẵng đã cùng các nhà hảo tâm, chung tayxây dựng nên bệnh viện Ung thư Đà Nẵng nhằm tạo điều kiện, cơ hội cho các gia đìnhkhó khăn có người mắc bệnh, và giảm thiểu số lượng quá tải bệnh nhân ở các bệnhviện phía Bắc, phía Nam Đồng thời, xây dựng nên một bệnh viện chuyên ngành ungthư để có thể nghiên cứu ra các phương thuốc, cũng như các phương pháp chữa bệnh,nhằm mở ra con đường mới trong việc phát triển y học

1.1 Đánh giá tình hình bênh viện Ung thư Đà Nẵng

1.1.1 Sơ lược về bệnh viện Ung thư Đà Nẵng

Bệnh viên Ung thư Đà Nẵng được triển khai xây dựng từ năm 2009 và bắt đẩuđưa vào hoạt động đầu năm 2013 Bắt nguồn từ ý tưởng của Bí thư thành ủy Đà nẵngNguyễn Bá Thanh và chủ trương chung của lãnh đạo thành phố Đà Nẵng là mongmuốn xây dựng một bệnh viện điều trị bệnh ung thư không chỉ riêng cho Đà Nẵng mà

cả khu vực miền Trung

Ngày 19/01/2013 Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng chính thức khánh thành sau hợn 3năm thi công từ nguồn kinh phí vận động các nhà hảo tâm trong và ngoài nước đónggóp cùng một phần kinh phí hỗ trợ của Chính phủ

Bệnh viện được đặt tại phường Hòa Minh - quận Liên Chiểu - thành phố ĐàNẵng với diện tích trên 15hecta

Hình 1.1 Bệnh viện Ung thư Đà nẵng

Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng sẽ là đơn vị tổ chức chính của sự kiện “Chươngtrình gây quỹ ủng hộ bệnh nhân Ung thư thành phố Đà Nẵng 2014” cùng với sự hợptác của công ty tổ chức sự kiện VietArt, do Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nôngthôn tài trợ

2 1.1.2 Phân tích môi trường bên trong

3 1.1.2.1 Nguồn lực tài chính

Bệnh viện Ung thư thành phố Đà Nẵng là bệnh viện ngoài công lập được thựchiện theo chính sách xã hội hóa, mang tính chất từ thiện, nhân đạo và hoạt động theo

cơ chế phi lợi nhuận đầu tiên của Việt Nam

Với tổng số tiền xây dựng, trang thiết bị y tế lên đến 1.500 tỷ đồng, do Hội Bảotrợ phụ nữ và trẻ em nghèo bất hạnh thành phố Đà Nẵng làm chủ đầu tư, phần lớn từcác nguồn vận động “xã hội hóa” do các tổ chức, cá nhân hảo tâm đóng góp Bên cạnh

đó còn có nguồn vốn do thành phố trích một phần kinh phí từ nguồn thu xổ sổ kiếnthiết

Tính trong năm 2009, bệnh viện được tài trợ trên 16 tỷ đồng và kể từ khi đưa vàohoạt động tới nay, ngoài các trang thiết bị được tài trợ bệnh viện còn nhận được hơn

200 tỷ đồng từ các doanh nghiệp, công ty, các cá nhân trong và ngoài nước

4 1.1.2.2 Cơ sở vật chất

Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng có quy mô 500 giường với 21 khoa, phòng và trungtâm Với mỗi phòng bệnh được thiết kế tiện nghi, đầy đủ trang thiết bị với các hệthống điều hòa và hệ thống khí trung tâm

Với tổng diện tích trên 15 hecta, bệnh viện được đầu tư xây mới hoàn chỉnh cáccông trình hạ tầng với 3 khối nhà chính (khối Hành chính và Hội trường, khối điều trịnội trú và khối Kỹ thuật nghiệp vụ) Tổng diện tích sàn khoảng 54.000m2 và diện tíchxây dựng trung bình cho mỗi giường bệnh gần 110m2 Bệnh viện được thiết kế theo

mô hình bệnh viện khách sạn với cảnh quan trong bệnh viện rất hài hòa, tiện nghi vàthân thiện Mọi phòng bệnh đều có phòng vệ sinh riêng, hệ thống điều hòa trung tâm

và hệ thống khí trung tâm

Bệnh viện có khu nhà nghỉ gần 50 phòng dành cho người nhà bệnh nhân ở lạichăm sóc người bệnh Bên cạnh đó, bệnh viện cũng có 1 khu nhà dành cho nhân viên,sinh viên đến thực tập và khu nhà dành cho chuyên gia trong và ngoài nước đến giúp

đỡ bệnh viện

Hệ thống trang thiết bị hiện đại và đồng bộ, đáp ứng tốt nhu cầu khám chữa bệnhung thư Các hệ thống chẩn đoán và theo dõi điều trị ung thư như máy CT-scan đa látcắt, máy MRI 3,0T, máy tăng sáng truyền hình, máy siêu âm màu 4 chiều, máy nội soican thiệp, máy SPECT, PET-CT, máy đếm tế bào tự động 40 thông số, máy xét nghiệmsinh hóa tự động, ELISA tự động, FACS, miễn dịch hóa tổ chức, máy cắt lạnh, hệthống phân tích gen…

Bệnh viện đã tuyển dụng và đưa đi đào tạo 500 cán bộ, bác sĩ (tất cả đều có bằngtốt nghiệp loại khá, giỏi) tại các trung tâm y khoa như Hà Nội, TP HCM và ở nướcngoài Bên cạnh đó, còn có nhiều chuyên gia ung thư của nước ngoài và khắp cả nước

về bệnh viện làm việc, nghiên cứu Ngoài ra, các nhân viên chuyên môn được tuyểndụng với yêu cầu cao về khát khao nghiên cứu khoa học cũng như phẩm chất đạo đức,

và tấm lòng yêu thương bệnh nhân nhằm mục tiêu khám chữa bệnh từ thiện của bệnhviện

Mục tiêu của bệnh viện là xây dựng nên một bệnh viện chuyên khoa về ung thư

để nhằm chữa bệnh cho những bệnh nhân nghèo, không đủ điều kiện để chữa trị vớiphương châm “Lương y như từ mẫu” và nghiên cứu về căn bệnh để từng bước pháttriển bệnh viện thành Viện ung thư

6 1.1.3 Môi trường ảnh hưởng

7 1.1.3.1 Môi trường vi mô

Hiện nay, tỷ lệ người mắc bệnh ung thư ngày càng gia tăng, mỗi năm lại cókhoảng 15.000 ca mới mắc và 75.000 trường hợp tử vong do bệnh Vì vậy, nhu cầukhám chữa, điều trị ngày càng gia tăng

Càng ngày, bệnh ung thư lại trở nên phổ biến khiến cho mọi người ngày càng lolắng và quan tâm nhiều hơn, nên họ sẽ chú trọng đi khám xét để phòng tránh, ngănngừa nhiều hơn Đối với những người mắc bệnh thì chắc chắn họ sẽ mất một thời giandài để điều trị và theo dõi

Từ đây, bệnh viện Ung thư Đà Nẵng xây nên để có thể phục vụ khám, chữa vàđiều trị cho các bệnh nhân trên địa bàn Đà Nẵng và trong khu vực miền Trung, nhằmchia sẻ cho các bệnh viện ung bướu về số ca bệnh và hỗ trợ cứu chữa cho các bệnhnhân khác trên khắp cả nước

Xét trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và trong khu vực miền Trung - Tây Nguyênthì bệnh viện Ung thư Đà Nẵng là bệnh viện duy nhất chuyên về ung thư, còn nếu xét

trên khắp cả nước thì bệnh viện Ung thư tại Đà Nẵng chỉ là một trong số rất nhiềubệnh viện chuyên điều trị ung thư khác Bên cạnh đó, bệnh viện còn điều trị miễn phícho những bệnh nhân nghèo, tất cả mọi chi phí điều trị cho bệnh nhân đều phải tự vậnđộng từ các nhà hảo tâm.

Trên địa bàn Đà Nẵng nói riêng, trên khắp cả nước nói chung có rất nhiều những

cơ quan, tổ chức cần phải hỗ trợ kinh phí để làm từ thiện hay duy trì tổ chức Qua đó,

ta có thể thấy bệnh viện Ung thư Đà Nẵng sẽ phải đối mặt với rất nhiều các tổ chứccũng cần có nguồn tài trợ để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức mình

Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng chủ yếu được xây dựng từ tình thương yêu, lòngnhân ái của Chính quyền địa phương Đà Nẵng, các tổ chức nhà nước, cá nhân, nhà hảotâm Từ đó, mọi trang bị thiết bị, máy móc xây dựng cơ sở hạ tầng duy trì hoạt độngcủa bệnh viện đều được hỗ trợ từ Chính phủ, Bộ Y tế, Bộ liên quan và các đơn vịdoanh nghiệp, cá nhân, nhà hảo tâm, tổ chức phi chính phủ từ trong và ngoài nước mộtcách tận tình và chu đáo

Họ cung cấp và tài trợ cho bệnh viện những trang thiết bị hiện đại, công nghệ caovới số tiền lên đến hàng chục tỷ đồng Chưa kể đến các dụng cụ cần thiết trong việc sửdụng, điều trị và nghiên cứu khoa học của bệnh viện

8 1.1.3.2 Môi trường vĩ mô

a Môi trường kinh tế

Thị trường kinh tế thế giới gần đây đang biến động và nó hoàn toàn tác động đếnnền kinh tế của các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Những tácđộng đó ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế tài chính của mỗi doanh nghiệp, công ty,

tổ chức hay đến thu nhập của mỗi người

Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng hoạt động nhờ trên những nguồn thu của các đơn vịhảo tâm đó, chính vì thế nên nó tác động rất lớn đến việc duy trì và vận hành của bệnhviện không những là về kinh phí thuốc men mà còn cả các thiết bị hỗ trợ cho việc điềutrị

b Môi trường chính trị - pháp luật

Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi Nhà nước phải đưa ra nhiều chính sách, điềuluật phù hợp để quản lý Tất cả đều sẽ tác động đến nhiều phương diện nhằm giữ gìncông bằng và lối đi đúng đắng cho các ngành nghề Đối với bệnh viện cũng vậy, nócũng hoạt động dưới sự quản lý của nhà nước nên mọi hoạt động đều phải tuân thủ các

quy định của pháp luật về các yêu cầu trong việc cứu người.

c Môi trường nhân khẩu học

Theo ngành y tế Đà Nẵng, ước tính hàng năm miền Trung có khoảng 15.000bệnh nhân ung thư mắc mới Do đó, bệnh viện Ung thư Đà Nẵng ra đời giảm tìnhtrạng quá tải điều trị bệnh nhân ung thư ở các cơ sở bệnh viện điều trị ung thư trênkhắp cả nước nói chung và khu vực miền Trung nói riêng để đáp ứng nhu cầu khámchữa bệnh cho bệnh nhân

d Môi trường công nghệ

Ngày nay, sự phát triển của khoa học và kỹ thuật công nghệ hiện đại, trang thiết

bị tiên tiến sẽ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ cho các y bác sĩ có thể phát hiện

và điều trị cho bệnh nhân với môi trường thuận lợi nhất

Nhờ đó, bệnh viện Ung thư Đà Nẵng sẽ có những trang thiết bị hiện đại với côngnghệ tiên tiến nhằm giúp đỡ cho đội ngũ chuyên viên bệnh viên có thể nghiên cứu vàkhám chữa bệnh cho bệnh nhân.

e Môi trường văn hóa- xã hội

Từ xưa đến nay, truyền thống yêu quê hương, yêu đồng bào vẫn được mỗi conngười Việt Nam gìn giữ và thể hiện trong mỗi hành động, lời nói Bằng chứng chonhững việc đó là các quỹ từ thiện, các làng trẻ em mồ côi, ung thư được dựng lênnhiều vô kể

Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng cũng đã được xây nên nhờ tình yêu thương của conngười với con người trong cùng một cộng đồng, sự đồng cảm nỗi đau của những conngười bình thường với những người mắc bệnh hiểm nghèo Để từ đây, bệnh viện luôn

nỗ lực làm việc và hoạt động với công suất tối đa để có thể cứu chữa và nuôi hy vọngcho những mảnh đời bất hạnh

Tuy nhiên, theo như nghiên cứu mỗi năm có khoảng 75.000 trường hợp tử vong

do bệnh đã cho thấy, việc thiếu hiểu biết về thông tin cũng như các triệu chứng cănbệnh ung thư của người dân còn hạn chế Chưa nói đến việc, mỗi người thiếu quan tâmđến sức khỏe và chăm lo cho bản thân của chính mình, để dẫn đến tình trạng phát hiệnbệnh quá muộn và khó khăn trong việc điều trị Ngoài ra, việc có lối sống thiếu khoahọc như ăn uống không đúng cách, không chăm sóc sức khỏe bản thân, nghiện hútthuốc,… dẫn đến nguyên nhân con người tự hủy hoại sức khỏe của bản thân từ nhữngthói quen xấu và tự đem lại gánh nặng cho mình và người thân

Bảng 1.1 Phân tích SWOT

ĐIỂM MẠNH (S)

- Bênh viện Ung thư Đà Nẵng là bệnh

viện chỉ chuyên về ung thư

- Có nguồn nhân lực chuyên môn cao, có

tấm lòng nhân ái, nhiệt huyết với công

việc

- Cơ sở vất chất rộng rãi, các trang thiết

bị, máy móc hiện đại, tiên tiến

- Bệnh viện được sự quan tâm của Chính

quyền Đà Nẵng

ĐIỂM YẾU (W)

- Bệnh viện mới được đưa vào hoạt động

- Nguồn tài chính thường xuyên phải vậnđộng, chưa làm chủ được nguồn tài chính của mình

- Do bệnh viện là ngoài công lập, nên dù

có quy mô lớn nhưng bệnh viện vẫn chỉ được xếp hạng với các bệnh viện ở xã, phường

CƠ HỘI (O)

Xây dựng được một bệnh viện chuyên về

ung thư và có thể phát triển tên tuổi ra

khu vực

- Đào tạo thêm nguồn nhân lực chuyên

môn trong chuyên ngành ung thư

- Có cơ hội mời các nhà nghiên cứu,

khoa học về đầu quân trong bệnh viện,

tiên phong trong việc nghiên cứu khoa

học

- Phát triển nghiên cứu về bệnh ung thư

để đưa các phương pháp, thuốc chữa

nhằm đi dẫn đầu trong việc chữa bệnh

ung thư

ĐE DỌA (T)

Nền kinh tế thị trường ảnh hưởng đến sự trợ cấp tài chính của các nhà hảo tâm chobệnh viện

- Vốn của các hội từ thiện, tổ chức khác cũng cần tài trợ để hoạt động

1.2 Đánh giá tình hình sự kiện

9 1.2.1 Đánh giá nguồn lực bên trong

10 1.2.1.1 Nguồn nhân lực

Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng là một tổ chức chuyên về y tế, nên nguồn nhân lực

để phục vụ cho tổ chức sự kiện của bệnh viện phải được thuê ngoài nhằm giúp bệnhviện có được nguồn nhân lực có kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có được

sự phục vụ tối đa cho nhu cầu tổ chức sự kiện Đây cũng là yếu tố quyết định sự thànhcông hay thất bại của sự kiện Chính vì thế, nên bệnh viện Ung thư Đã Nẵng đã hợptác thực hiện cùng với công ty tổ chức sự kiện VietArt

Công ty tổ chức sự kiện VietArt là một trong đơn vị tổ chức sự kiện có danhtiếng và uy tín nhất tại khu vực miền Trung Với phương châm để tổ chức sự kiện là sựđổi mới, sáng tạo không ngừng và hướng luôn hướng đến mục tiêu tạo sự khác biệt,nên đội ngũ nhân sự của công ty rất chuyên nghiệp và chất lượng Nhờ đó, bệnh viện

đã có được các chuyên gia cố vấn với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông

- sự kiện, có các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan chức năng và am hiểu báo chí,bên cạnh đó là sự nhiệt huyết của gần 100 nhân viên trẻ, năng động đã hứa sẽ phối hợp

và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho sự kiện cùng với bệnh viện để mang lại kết quả thànhcông nhất

Với đội ngũ nhân lực có nhiều kinh nghiệm, cộng thêm sự trẻ trung năng động

mà bệnh viện có được sẽ hứa hẹn tạo nên một chương trình đặc sắc, mới mẻ mang đầytính nhân văn, nhân đạo

11 1.2.1.2 Cơ sở vật chất

Với 4 năm hoạt động trong ngành quảng cáo và tổ chức sự kiện tại thị trường ĐàNẵng, không những có đội ngũ nhân viên năng động, kinh nghiệm, mà còn có nhữngtrang thiết bị- kỹ thuật đầy đủ, hiện đại nhằm đáp ứng cho tất cả các hoạt động củacông ty cũng như nhu cầu của đối tác Cơ sở vật chất không chỉ sử dụng các công nghệsản xuất vật liệu, các loại máy móc, thiết bị đã có ở trong nước, mà còn được nhậpkhẩu từ nước ngoài để phục vụ tốt cho công việc

Từ đó, bệnh viện Ung thư Đà Nẵng có toàn bộ các cơ sở vật chất cần thiết chochương trình trong sự kiện và đảm bảo 100% chất lượng các thiết bị, máy móc củacông ty luôn được kiểm tra, bảo trì tuyệt đối, nhằm đáp ứng toàn bộ yêu cầu từ chươngtrình, đảm bảo tiến trình xây dựng cũng như các tiết mục trong sự kiện

12 1.2.1.3 Tài chính

Bất kỳ tổ chức sự kiện nào thì vấn đề tài chính luôn cần được cân nhắc trong cácdoanh nghiệp Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng hoạt động chủ yếu là nhờ tấm lòng hảotâm từ các cá nhân đến doanh nghiệp, tổ chức trong nước, nước ngoài và do Hội Bảotrợ phụ nữ và trẻ em nghèo bất hạnh thành phố Đà Nẵng đầu tư Chương trình “Gâyquỹ ủng hộ bệnh nhân ung thư thành phố Đà Nẵng 2014” được bệnh viện Ung thư tổchức sẽ nhận tài trợ từ Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Aribank tại TP

Đà Nẵng

Cần phải tiết kiệm chi phí tổ chức vì đây là hoạt động dựa trên tinh thần tựnguyện, sự đồng cảm, lòng hảo tâm từ các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nên phảitránh khỏi việc lãng phí những thứ không cần thiết, không phù hợp với chương trình

13 1.2.1.4 Chính sách pháp luật

Để tổ chức chương trình sự kiện cần phải làm rất nhiều thủ tục về giấy tờ, xinphép cũng như hợp đồng tổ chức Không những vậy, cần phải quảng bá sự kiện và đểquảng cáo sự kiện Tổ chức cần phải làm hợp đồng, giấy xin phép đăng quảng cáo trêncác phương tiện Ngoài ra, trong quá trình diễn ra sự kiện cần phải đảm bảo an toàn,trật tự tránh các hoạt động gây mất trật tự, vệ sinh môi trường, đảm bảo về nội dungtruyền thông phù hợp với văn hóa, truyền thống Tất cả phải làm đúng với các quyđịnh của pháp luật do nhà nước đề ra

Và tùy phuộc vào mỗi địa phương, nơi họat động sự kiện được diễn ra thì yêucầu cũng như quy định của chính quyền sẽ khác nhau Chính vì thế, cần phải tìm hiểucác quy định ở địa phương đó để làm các thủ tục giấy tờ, đăng ký, xin phép đúng yêucầu, đơn giản và tiết kiệm thời gian nhất

14 1.2.2 Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

15 1.2.2.1 Yếu tố khách quan

a Tự nhiên

Để có một chương trình tổ chức sự kiện thành công điều quan trọng công tác tổchức cần chú ý đến sự ảnh hưởng bất thường của thiên nhiên Khí hậu thời tiết là mộttrong yếu tố tác động trực tiếp đến công tác tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khảnăng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời Sự ảnh hưởng củathời tiết mang một ý nghĩa sống còn của công tác tổ chức sự kiện ngoài trời Do vậy,xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu

Đối với chương trình của bệnh viện sẽ được tổ chức ở ngoài trời nên việc cânnhắc, quan sát là rất được chú trọng Sự kiện dự kiến sẽ được tổ chức vào tháng 2 năm

2014, trong khoảng thời gian này, khí hậu thời tiết ở Đà Nẵng lúc này thuộc mùa khô,ngày nắng, thời tiết ấm áp, dễ chịu Đây là thời điểm giữa tháng xuân nên cây cối đềumới ươm chồi, cảnh quan sẽ trong xanh, mát mẻ và sẽ rất thuận lợi cho việc công tácchuẩn bị, dàn dựng sân khấu, vận chuyển trang thiết bị, tiếp khách,…

Tuy nhiên, Đà Nẵng là thành phố 2 mùa và thường thì sẽ có những cơn mưa bấtchợt dù dự báo thời tiết ngày hôm đó có báo nắng, đây sẽ là trường hợp mà nhà tổchức cần phải lưu ý và dự phòng trường hợp xấu nhất xảy ra Vấn đề thời tiết xấu sẽảnh hưởng rất lớn đến chương trình như công tác chuẩn bị, ảnh hưởng đến việc đi lạicủa khách mời,… Với trường hợp xấu nhất này, thì bệnh viện cần phải xét thêm 2 tìnhhuống đó là: trời mưa trước khi tổ chức chương trình và trời mưa khi đang tổ chứcchương trình Như vậy, bệnh viện sẽ dễ dàng đưa ra các phương án giải quyết nhưchuẩn bị thêm ô dù, mái che,… để có thể hoàn thành chương trình tốt nhất

Ngoài ra, văn hóa trong nội bộ của sự kiện cũng rất quan trọng, mỗi nhân viêntrong tổ chức phải làm việc hài hòa, hiểu ý và biết nhường nhịn, kết hợp lại với nhauthì khi đưa ra các ý tưởng cũng như lịch trình làm việc mới có thể khớp nhau và khônggây ra những tranh cãi, nói xấu làm mất hòa thuận, tinh thần nội bộ thì mới có thể giúpchương trình diễn ra đúng lịch và tốt đẹp.

c Thời gian

Muốn thực hiện một sự kiện đúng lịch trình thì cần phải có một kế hoạch thờigian cụ thể nên bệnh viện cần phải lên rõ ràng thời gian cụ thể cho chương trình đểthực hiện đúng tiến độ Cho nên dự án tổ chức chương trình ủng hộ sẽ được lên kếhoạch trước tết 1 tháng và thực hiện ngay sau khi ra tết

Dự kiến ngày tổ chức chương trình của bệnh viện Ung thư Đà Nẵng vào tháng 2năm 2014- đây là tháng phòng chống Ung thư Thế giới, sẽ vô cùng ý nghĩa đối vớinhững bệnh nhân cũng như gia đình người bệnh sẽ cảm thấy mình được quan tâm vàđược chia sẻ tình yêu thương từ cộng đồng Tuy nhiên, ngày phòng chống ung thư lạirơi vào khoảng thời gian nghỉ tết Nguyên Đán của người dân Việt Nam, nên không thể

tổ chức đúng ngày Do đó, bệnh viện sẽ dự kiến sẽ tổ chức sau 25 ngày ra tết

Thời gian tổ chức vẫn còn trong tháng Giêng Âm lịch sẽ còn không khí đầu xuânnăm mới, như món quà của cộng đồng, của các nhà hảo tâm, tình yêu thương và sựquan tâm của xã hội đến với những bệnh nhân ung thư cả nước nói chung và bệnhnhân ung thư nghèo bệnh viện nói riêng Bên cạnh đó, chính vì còn dư âm của tếtNguyên Đán nên người người có thể còn chút lưu luyến, chưa dễ dàng ổn định vớicông việc và có thể vẫn chưa có tinh thần để trở lại làm việc với tinh thần hăng hái

d Địa điểm

Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng có diện tích sân rất rộng, thoáng mát, mặt bằngphẳng nên rất thích hợp cho việc tổ chức sự kiện Việc tổ chức chương trình tại bệnhviện vừa tiết kiệm được một khoản chi phí nếu phải đi thuê ngoài Bên cạnh đó, việc tổchức tại bệnh viện sẽ thuận lợi vì nhân sự của bệnh viện dễ dàng giúp đỡ, trao đổi vàphối hợp với đội ngũ nhân lực bên ngoài để có thể chọn phương hướng phù hợp, dàndựng sân khấu,… tạo bố cục, vị trí cân đối, hợp lí hơn

Ngoài ra, bệnh viện cũng có chỗ để xe rộng rãi, thoải mái, chính vì thế nên côngtác đậu đỗ và cất giữ xe sẽ rất dễ dàng, thuận tiện và an toàn khi có đội ngũ an ninhcủa bệnh viện túc trực Tuy nhiên, khu vực của bệnh viện nằm xa trung tâm thành phố

Đà Nẵng nên có thể sẽ ít thu hút được người dân từ quận khác đến tham gia

Việc tổ chức “Gây quỹ ủng hộ bệnh nhân ung thư” tại bệnh viện Ung thư ĐàNẵng sẽ là một món quà đầu xuân vô cùng quý giá giành tặng cho các bệnh nhân ungthư, nhưng bên cạnh đó cũng phải xét đến trường hợp xảy ra như làm ảnh hưởng đếnviệc cấp cứu các bệnh nhân trong tình trạng nguy cấp, hay vấn đề vệ sinh sau chươngtrình, âm thanh gây ảnh hưởng đến các bệnh nhân

Địa điểm tổ chức đều có mặt tích cực và tiêu cực, chủ yếu trong chương trình cóthể tạo được cảm giác gần gũi, dễ dàng chia sẻ và sự cảm thông của các nhà hảo tâmcũng như bệnh nhân, nên việc tổ chức ở đây sẽ thuận lợi hơn rất nhiều khi mà các nhàhảo tâm có thể tiếp xúc, giao lưu với các bệnh nhân ung thư và các bệnh nhân cũng dễdàng cảm nhận được tình cảm từ cộng đồng, cũng như gửi lời cảm ơn chân thành đếncác nhà hảo tâm

e Công tác về điện

Nếu trong sự kiện tất cả mọi thứ đều được diễn ra tốt đẹp nhưng lại có sự cố vềđiện xảy ra như chập điện, mất điện,… Chắc chắn chương trình sẽ bị gián đoạn hoặcphải hủy bỏ nếu như không có công tác dự phòng để chuẩn bị cho trường hợp này.Chính vì thế, trong chương trình này, bệnh viện sẽ phối hợp với đối tác cung cấpthiết bị điện như máy phát điện,… và các nhân viên kỹ thuật để đảm bảo có nguồnđiện mạnh, phục vụ cho chương trình tổ chức sự kiện thành công

đi việc phải quan tâm, chia sẻ đến những người xung quanh, thậm chí là sức khỏe bảnthân của chính mình

Người Việt Nam xưa nay, nổi tiếng trên thế giới với truyền thống đoàn kết, yêudân tộc, lá lành đùm lá rách, liệu rằng với nhịp chảy xô bồ đó, với xã hội mỗi ngàymột thay đổi thì tinh thần đó, tình yêu đó, tấm lòng yêu thương, chia sẻ và quan tâm đó

có mờ dần, bị những mong muốn, những tham vọng trong cuộc sống làm phai mòntheo thời gian Bởi ai cũng có lý tưởng, có ước mơ riêng và để đạt được nó cần phải cómột sự nỗ lực và phấn đấu không phải ngày một ngày hai, chính những điều đó sẽ lànguyên nhân khiến mỗi người mỗi ngày thay đổi theo một cách nào đó mà chính bảnthân họ cũng không biết được

Trái đất quay là nhờ trục quay, nhưng nó sinh tồn lại nhờ con người Con người

có phát triển thì mới tiến bộ, và phải có những cảm xúc thăng trầm, yêu thương, ghéthận, đau khổ, vui buồn, hạnh phúc, uất ức, tất cả sẽ là một trong những yếu tố thúcđẩy con người phát triển về mặt nhân cách Và để mặt nhân cách đó không bị lu mờ vìnhững bộn bề, những tham vọng che mắt, chương trình ủng hộ bệnh nhân ung thưnghèo sẽ được diễn ra Nắm bắt được vấn đề trong tương lai gần, nên trong sự kiện sẽ

sử dụng những hình ảnh, bài hát, câu chuyện dựa trên nội dung có thật, đáng thươngtâm để kêu gọi, thôi thúc tình yêu thương, sự đồng cảm nỗi đau, mất mát trong cuộcsống của những con người kém may mắn

17 1.2.3 Xu hướng tổ chức sự kiện trong lĩnh vực xã hội

18 1.2.3.1 Sử dụng người nổi tiếng

Trong mỗi chương trình sự kiện, dù có nằm trong lĩnh vực nào đi nữa cũng cần

sự ủng hộ của người xem, và điều quan trọng để thu hút sự quan tâm chú ý đến sự kiện

đó chính là các tiết mục, nội dung, cách dàn dựng sân khấu có bắt mắt, độc đáo và hấpdẫn được họ hay không? Như đã biết, xã hội luôn phát triển theo từng giai đoạn, từngthời kỳ mà không có gì gọi là nhất định bởi đó thay đổi từng ngày, phát triển từng giờ

Từ đó, xu hướng sống cũng khác, nhu cầu, thị hiếu sẽ thay đổi để thích ứng với mọithời điểm Chính vì vậy, việc tổ chức sự kiện cần phải nắm bắt được xu hướng hiệnnay của con người để có thể tổ chức một chương trình thu hút sự quan tấm, chú ý củahọ

Hiện nay, việc sử dụng người nổi tiếng làm hình ảnh đại diện cho chương trình tổchức sự kiện rất được ưa chuộng và nó kéo theo được rất nhiều sự quan tâm, chú ý củacông luận cũng như fan hâm mộ Tuy nhiên, phải tùy theo hình thức và nội dung củachương trình để mời những người nổi tiếng phù hợp làm hình ảnh đại diện, nếu khôngchú ý đến vấn đề này thì đó sẽ là một thảm họa cho sự kiện của chính mình.

Trong chương trình “Gây quỹ ủng hộ cho bệnh nhân ung thư tại bệnh viện ĐàNẵng năm 2014” cũng sẽ áp dụng xu hướng này như mời các ca sĩ Quang Lê,VMUISC,… nhằm tạo ra hiệu ứng tốt, thu hút sự chú ý của người dân, các nhà hảotâm để sự kiện có được nhiều sự quan tâm, chú ý và hứng thú đối với người dân hơn

19 1.2.3.2 Sử dụng các trang mạng xã hội

Việt Nam được cho là một trong những nước phát triển mạng Inernet nhanh nhấttrên thế giới Đúng vậy, internet đã là một điều không thể thiếu đối với cuộc sống củacon người Nó giúp con người cập nhật và tìm kiếm thông tin rất nhanh, không nhữngthể nó còn có thể giúp con người gặp gỡ, nói chuyện và làm quen với nhau, mở rộngthêm hiểu biết, kết thêm được nhiều trên mọi miền của đất nước

Vì vậy, không những trên thế giới mà tại Việt Nam các trang mạng xã hội cũngđang phát triển một cách rầm rộ, mạnh mẽ Mọi người đa số sử dụng các trang mạng

xã hội để dễ nắm bắt thông tin, kết nối bạn bè, chia sẻ hình ảnh, nên việc bệnh viện ápdụng xu hướng này rất có tiềm năng Ngoài ra, đây cũng sẽ là một phương tiện có thểđưa hình ảnh của tổ chức đến công chúng, qua các hình ảnh cũng đăng tải thông tín đikèm, sẽ tạo ra sức hút, lôi kéo sự hưởng ứng của người đọc, khuyến khích họ đưa raquan điểm của mình, từ đó bệnh viện có thể đánh giá được sức ảnh hưởng và sự thànhcông của sự kiện

PHẦN II: TỔ CHỨC “CHƯƠNG TRÌNH GÂY QUỸ ỦNG HỘ

BỆNH NHÂN UNG THƯ ĐÀ NẴNG 2014”

2.1 Mục tiêu chương trình

Để tổ chức được một sự kiện thành công, có thể truyền đạt được hết thông điệp,nội dung mà chương trình đó đem lại thì đầu tiên phải xác định được mục tiêu củachương trình Xác định mục tiêu mà sự kiện muốn đạt được sau chương trình để dễdàng hơn trong các khâu chuẩn bị, công tác thiết kế, lên ý tưởng, nội dung để có thểtruyền tải hết thông điệp, để lại dấu ấn, cảm xúc cho các đối tượng tham gia sự kiện

Đây là tính chất quan trọng trong để thực hiện các bước tiếp theo của sự kiện, làmục đích mà chương trình muốn hướng đến và đạt được sau sự kiện Và chương trình

“Gây quỹ ủng hộ bệnh nhân ung thư Đà Nẵng 2014” sắp tới xuất phát từ tinh thầntương thân tương ái, yêu thương và đồng cảm đối với những gia đình nghèo có bệnhnhân ung thư Để từ đó, tổ chức sự kiện nhằm kêu gọi thêm nhiều sự quan tâm từ cộngđồng, các nhà hảo tâm từ cá nhân cho đến các doanh nghiệp, tổ chức sẽ tài trợ và đầu

tư tài chính cho bệnh viện, giúp bệnh viện có thể tiếp tục điều trị miễn phí cho nhữngbệnh nhân nghèo Và từ tấm lòng yêu thương từ con người với con người, sẽ là sứcmạnh to lớn tiếp thêm cho các bệnh nhân ung thư có thêm hi vọng để chống chọi vớibệnh tật và sống vui vẻ bên gia đình

Ngoài ra, thông qua sự kiện, bệnh viện muốn thu hút và kêu gọi thế hệ trẻ ngàynay như học sinh, sinh viên làm tình nguyện viên cho những buổi từ thiện của bệnhviện như phát cháo từ thiện, v.v… Và các nghiên cứu sinh chuyên ngành ung thư cótấm lòng nhân ái, đam mê nghiên cứu khoa học về tại bệnh viện nghiên cứu

Bên cạnh đó, có thể kêu gọi được chính phủ nhanh đưa ra quyết định xếp hạngbệnh viện ngoài công lập có quy mô lớn để tạo điều kiện làm việc cũng như những hậuđãi mà bệnh viện có thể đem đến cho các bác sĩ, y tá và các bệnh nhân của bệnh viện,nhằm tạo những điều kiện tốt nhất cho các bệnh nhân cũng như đội ngũ nhân viên củabệnh viện khi điều trị và làm việc tại đây

2.2 Đối tượng tham gia

Nhóm đối tượng chính mà sự kiện nhắm đến đó chính là tấm lòng hảo tâm củacác các tổ chức, các doanh nghiệp, công ty, các cá nhân trong và ngoài nước có khảnăng tài trợ và cung cấp không những là máy móc, trang thiết bị phục vụ cho việckhám chữa, điều trị bệnh mà còn duy trì hoạt động của bệnh viện Không những thế,

sự kiện còn hướng đến các y bác sĩ có tấm lòng nhân ái, có các kiến thức chuyên môntrong ngành và mong muốn được góp sức mình trong việc khám chữa, phát triểnnghiên cứu căn bệnh ung thư cũng như hoạt động các hoạt động của bệnh viện Ngoài

ra, còn bao gồm giới truyền thông, các đơn vị đã sáng lập nên bệnh viện Ung thư ĐàNẵng và các thành phần trong ban tổ chức sự kiện

Bên cạnh đó, mục đích tổ chức sự kiện này chính là giành tình cảm đó cho nhữngcon người kém may mắn trong cuộc sống nên không thể thiếu sự tham gia của cácbệnh nhân ung thư đang điều trị, chữa bệnh tại bệnh viện nói riêng, các bệnh nhân ung

thư trong khu vực và trên toàn quốc nói chung Và toàn thể cộng đồng dân cư trongthành phố Đà Nẵng cũng như người dân của cả nước hướng về tháng phòng chống ungthư qua sự kiện gây quỹ ủng hộ lần này.

2.3 Thời gian, địa điểm thực hiện chương trình

Ngoài ra, trong khoảng thời gian này khí hậu Đà Nẵng đang trong mùa khô ráo,đón những ánh nắng dịu dàng và làn gió nhẹ nhàng của mùa xuân Không khí củathành phố sẽ rất trong lành, thoáng đãng và mát mẻ vì cây cối đang vươn mầm non.Tuy nhiên, người dân có thể sẽ có xu hướng chưa ổn định với nhịp sống bình thườngnên chương trình sẽ chọn những ngày cuối tháng, lúc mà hoạt động của người dân đã

đi vào ổn định và trở lại với nhịp sống thường ngày

21 2.3.2 Địa điểm tổ chức

Chương trình sẽ được tổ chức tại Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng

Địa chỉ: Tổ 14 - phường Hòa Minh - Quận Liên Chiểu - Thành phố Đà Nẵng.Điện thoại: 0511.3717.717 – 3.717.666

Với mục tiêu mà sự kiện đề ra chính là tạo cho các bệnh nhân ung thư cảm thấymình được cộng đồng xã hội quan tâm, chia sẻ những mất mát trong cuộc sống và tiếpthêm nghị lực cũng như hi vọng vào tương lai, vào cuộc sống Và cũng là để cho tất cảmọi người dân hiểu thêm về căn bệnh ung thư, nhằm khuyến cáo mọi người hãy biếtquan tâm sức khỏe của bản thân, gia đình của chính mình

Chính vì vậy, nơi diễn ra sự kiện sẽ được tổ chức tại bệnh viên Ung thư Đà Nẵngvới mong muốn có sự tham gia của các bệnh nhân ung thư, sẽ tác động mạnh mẽ đếnvới tình cảm của cộng đồng xã hội hơn và nhân cơ hội để các bệnh nhân nói được lờibiết ơn sâu sắc đến những nhà hảo tâm

Bệnh viện có diện tích rất lớn, với 1 cổng chính và 1 cổng phụ Trực diện cổngchính là trung tâm của bệnh viện, giành cho văn phòng Ở cộng phụ, đi vào đối diện là

2 tầng hầm gửi xe rất rộng Và khu nhà đối diện với cổng phụ là khu nhà khám bệnh,bên cạnh phía tay trái của cổng phụ là khu ký túc xá của người nhà bệnh nhân Và đốidiện khu ký túc xá đó, tức là ngay bên phía trái tòa nhà khám bệnh là nơi sẽ diễn ra tổchức sự kiện Với mảnh đất rộng 20m và dài 150m, chưa kể có chiều rộng gần 20mphía ngoài lề Đây cũng chính là nới dàn dựng sân khấu

Sân khấu có kích thước 15m x 5m, được dựng trong mảnh đất với việc cách giữacân mảnh đất mỗi bên 2.5m Khán đài sẽ dựng cao 1m tính từ mặt đất lên nhằm bảođảm tầm nhìn cho khán giả ở phía xa không thể xem vì bị che khuất Với sức chứa 600người, bệnh viện mong muốn đêm sự kiện được diễn ra có thể liên kết với mọi ngườilại với nhau, cùng nhau chia sẻ yêu thương và quan tâm nhau

Mặc dù trong quá trình diễn ra sự kiện, sẽ có một số hạn chế vì không thể tránhkhỏi được sự ồn ào, làm ảnh hưởng đến các bệnh nhân đang nghỉ dưỡng Tuy nhiên,nơi dàn dựng sân khấu cách khá xa khu bệnh nhân nằm điều trị và phòng bệnh nhân tạibệnh viện có cửa kính cách âm nên tiếng ồn sẽ không làm ảnh hưởng nhiều đến bệnhnhân Khu vực dân cư xung quanh bệnh viện cũng khá ít nhà ở nên tác động làm ảnhhưởng đến các cư dân ở đó cũng không nhiều, mặc dù vậy trước khi tổ chức bệnh việncũng sẽ đến nhà và hỏi ý kiến của từng gia đình.

Về việc gửi xe rất yên tâm, bởi bệnh viện có 2 nhà xe rất lớn và sân phía ngoài cóthể đủ cho ôtô và xe máy Nếu như quá tải, bệnh viện còn có khu đất trống gần vớicổng phụ để gửi xe máy và có đội an ninh quản lý

Đối với các khách mời, sẽ đi từ cổng chính của bệnh viện vào, ôtô sẽ có biểnhướng dẫn rẽ trái đi đến bãi đỗ xe để gửi xe, đối với các phương tiện là xe máy nhằm

để thuận lợi, tránh ùn tắc sẽ đi vào cổng phụ đi thẳng vào bãi đỗ hoặc có thể gửi xebên ngoài cho thuận tiện khi ra về

Ở cả hai cổng sẽ đều có cổng chào, đêm diễn ra sự kiện cả 2 cổng đều là 2 cổngchính đón chào các khách mời, cộng đồng đến tham dự Đây là địa điểm thoáng đãng,ngoài trời và khá lý tưởng để tổ chức một chương trình mang món quà tinh thần, tínhnhân đạo vô cùng lớn lao như vậy Chúng tôi tin rằng, việc tổ chức sự kiện sẽ khôngảnh hưởng nhiều đến bệnh nhân mà còn có thể mang niềm vui, hạnh phúc đến cho họ

2.4 Nội dung chương trình của buổi sự kiện

Với chủ đề “Cùng yêu thương chắp nối thêm hy vọng” như là liều thuốc tinhthần, là phép màu của cuộc sống mang đến cho những bệnh nhân ung thư Ước mơ củanhững con người bị bệnh như bong bóng xà phòng nhiều màu sắc, thỏa thích bay caotrong bầu trời trong xanh, ưa tìm sự mới mẻ, đam mê và thích thú nhưng lại mỏngmanh, dễ tan vỡ như bọt biển Rồi những số phận kém may mắn đó rơi vào bầu trờiđen tối, bong bóng tan đi như chưa từng có mơ ước, hạnh phúc Mệt mỏi và bất lựctrước số phận đau thương- những con người đó rơi vào vô vọng khi không có điều

kiện để được sống tiếp Và rồi tình yêu thương của con người, của những tấm lòngcảm thông, biết sẻ chia với những mất mát, chính tình yêu đó sẽ thổi tiếp những quảbong bóng xà phòng để tạo thêm hy vọng, thêm niềm tin đến những số phận đó và tạothêm cho họ những ước mơ vào tương lai, vào cuộc sống Và từ hình ảnh bong bóng

xà phòng để nhắc nhở con người rằng: cuộc sống hãy cứ ước mơ, hãy dám tin vàonhững điều không thể, hãy luôn luôn hy vọng và cảm nhận cuộc sống hôm nay luôntràn ngập tình yêu thương và sự quan tâm của con người với con người

23 2.4.2 Thành phần khách mời

Về phía đại biểu và khách mời tham dự:

- Ông Văn Hữu Chiến – Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng

- Ông Nguyễn Bá Thanh – Ủy viên trung ương Đảng

- Ông Ngô Quang Vinh – Giám đốc Sở văn hóa thể thao du lịch thành phố ĐàNẵng

- Bà Trần Thị Kim Ngân, Giám đốc Ngân hàng NN&PTNT Việt Nam tại thànhphố Đà Nẵng

- Đài truyền hình DRT, VTV Đà Nẵng, Báo Thanh niên, Báo Tuổi trẻ,.v v

- Đại diện các bệnh nhân ưng thư từ các làng ung thư trên cả nước và bệnh nhânung thư tại Đà Nẵng

- Lãnh đạo Cổng thông tin nhân đạo Quốc gia 1400, đơn vị tham gia hỗ trợ ủng

hộ trực tuyến VTC Pay cùng các doanh nghiệp và đại diện các cơ quan báo chí, truyềnhình

Về phía ban tổ chức:

- Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng - ban chủ nhiệm

- Công ty tổ chức sự kiện Việt Art

24 2.4.3 Nội dung chương trình

25 2.4.3.1 Kịch bản tổng thể

Sau khi tất cả các khâu chuẩn bị đã hoàn tất thì nội dung chương Chương trìnhnghệ thuật gây quỹ từ thiện ủng hộ bệnh nhân ung thư tại thành phố Đà Nẵng với chủ

đề: “Cùng yêu thương chắp nối thêm hi vọng” được diễn ra với các nôi dung sau:

Bảng 2.1 Các nội dung chính trong chương trình

1 19h45 -20h00 Ổn định tổ chức Ban tổ chức, PR, lễ tân

2 20h00 –20h05 Tuyên bố lí do, giới thiệuđại biểu MC

3 20h05 –20h15 Đại diện Ban Tổ Chức phátbiểu Giám đốc bệnh viện ungthư thành phố Đà Nẵng

4 20h15 –20h25 Mời Đại diện ủy ban thànhphố Đà Nẵng phát biểu Ông Văn Hữu Chiến

5 20h25 –20h35 Tiết mục múa quê hương Các em nhỏ trong cung vănhóa Đà Nẵng

6 20h35 –

20h45

Văn nghệ: “Thương vềmiền Trung” – Duy Khánh

Tập thể bệnh nhân

9 21h10 –21h30

Văn nghệ: “Cuộc sống

Văn nghệ: “Ước mơ tôi” V.Music

2.5 Hoạt động truyền thông cho sự kiện

Việc truyền thông cho sự kiện là điều tất yếu để cung cấp các nhóm đối tượngcông chúng thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức của sự kiện và phải thu hút được

sự chú ý, quan tâm của công chúng, đối tượng tham gia, khách mời Hoạt động truyềnthông rất quan trọng trong việc truyền thông tin, nhắc nhở và khuyến khích mọi ngườitrong khu vực nơi sự kiện diễn ra đến tham dự

Xây dựng truyền thông cho chương trình “Gây quỹ ủng hộ bệnh nhân ung thưthành phố Đà Nẵng 2014” cần phải lựa chọn những công cụ truyền thông phù hợp với

sự kiện mang tính chất xã hội để có thể truyền thông một cách hiệu quả nhất Dựa trêntính chất, thông điệp “Cùng yêu thương chắp nối thêm hy vọng” và mục tiêu củachương trình cũng như hiệu quả của các công cụ truyền thông đem lại, hoạt độngtruyền thông cho sự kiện lần này sẽ lựa chọn các phương tiện truyền thông là: quảngcáo trên truyền hình, quảng cáo ngoài trời, quảng cáo trên báo, quảng cáo trên internet

Vì những phương tiện này dễ dàng tiếp cận được với số lượng lớn khán giả mục tiêu

27 2.5.1 Quảng cáo trên truyền hình

Chương trình gây quỹ lần này hướng đến tất cả các tấm lòng hảo tâm khôngnhững trong khu vực Miền Trung mà trên phạm vi cả nước, nhằm kêu gọi tất cả cácdoang nghiệp, công ty, các cá nhân có tấm lòng hảo tâm và quan tâm đến bệnh ung thưnói chung, bệnh nhân ung thư nói riêng Chính vì thế, chương trình sẽ quảng cáo trênkênh DRT, VTV1 cũng như phát sóng trực tiếp trên đài VTV1

Kênh VTV1 là kênh truyền hình chính trị, văn hóa – xã hội của đài truyền hìnhViệt Nam, được tất cả mọi người dân trên cả nước quan tâm, và mỗi chương trình vănhóa- xã hội được trực tiếp trên đài này rất được mọi người chú ý Sự kiện gây quỹ lầnnày sẽ phát sóng trên Kênh VTV1, sau chương trình thời sự Việt Nam lúc 19h00

Kênh DRT là kênh truyền hình Đà Nẵng, là địa bàn tổ chức sự kiện, vì vậy việc

sử dụng đài truyền hình này sẽ tiếp cận được nhiều đối tượng khán thính giả trên địabàn xem tivi

Bảng 2.2 Lịch trình truyền thông trên truyền hình

Nội dung truyền thông trên truyền hình:

Cho chạy các hình ảnh về bệnh nhân ung thư kèm theo hình ảnh bệnh viện Ungthư Đà Nẵng vừa giới thiệu nội dung: “ Ung thư ngày nay đã không phải là một cănbệnh hiếm ở nước ta, số người mặc bệnh mỗi ngày một gia tăng đáng kể kéo theo việckinh tế của mỗi gia đình luôn khó khăn Không những thế, nó còn cướp đi nhiều tươnglai, hạnh phúc của bao gia đình, bao con người có số phận bất hạnh Bệnh viện Ungthư Đà Nẵng nhân dịp đầu xuân năm mới và tháng phòng chống ung thư thế giới tổchức chương trình gây quỹ ủng hộ cho những bệnh nhân ung thư nghèo, kêu gọi sựquan tâm, chia sẻ từ cộng đồng đến những số phận kém may mắn này Chương trình sẽđươc tổ chức vào ngày 28/02/2014 tại bệnh viện Ung thư Đà Nẵng, tổ 14 – phườngHòa Minh- quận Liên Chiểu- TP Đà Nẵng có sự tham gia của các khách mời danh dự,cùng ca sĩ Quang Lê và nhóm nhạc VMUCSI Chương trình sẽ được tường thuật trựctiếp trên kênh VTV1 và sẽ kêu gọi sự ủng hộ tấm lòng trên khắp cả nước để tạo mónquà tinh thần đầu xuân nhằm tiếp thêm sức mạnh, hy vọng cho các bệnh nhân ung thư

có thểm nghị lực chống chọi lại với bệnh tật”

28 2.5.2 Quảng cáo trên báo và tạp chí

Đối với hình thức truyền thông này, không những tiết kiệm được chi phí mà còn

dễ dàng tiếp cận đến các nhóm đối mục tiêu là các doanh nghiệp, công ty, nhóm đốitượng công chúng Ngoài ra, còn dễ dàng truyền tải rõ ràng nội dung thông điệp của sựkiện, cũng như thông báo đến các bệnh viện trên toàn nước qua các tạo chí về y tế,dược phẩm

Thời gian đăng bài cũng nằm trong khoảng thời gian từ ngày 10/02/2104 đếnngày 28/02/2014

Các báo và tạp chí sẽ chọn là Báo Thanh niên, Báo tuổi trẻ, tạp chí phát triểnkinh tế - xã hội:

- Tạp chí phát triển kinh tế-xã hội: là một tạp chí phát hành hàng tuần, được cácdoanh nghiệp, đơn vị tổ chức quan trên địa bàn thành phố Đà Nẵng quan tâm Vì vậy,

sẽ đăng bài quảng cáo lên trang tạo chí này hàng tuần đến ngày tổ chức nhằm thu hútthêm nhiều đơn vị doang nghiệp, công ty biết đến sự kiện Kích thước sẽ là 2/4 tranggiấy ở chính giữa

- Báo Thanh Niên là một tờ báo Việt Nam phát hành hàng ngày, là một trongnhững tờ báo có số lượng phát hành lớn nhất Việt Nam với 300.000 bản một ngày.Ngoài hoạt động báo chí, báo Thanh Niên còn tổ chức nhiều hoạt động văn hóa xã hội

như chương trình ca nhạc Duyên Dáng Việt Nam, quỹ học bổng Nguyễn Thái Bình…Báo Thanh niên tiếp cận được với một lượng lớn độc giả là giới trẻ, cũng là một trongnhững đối tượng của chương trình.

- Báo Tuổi Trẻ là tờ báo tiên phong trong tổ chức kinh doanh, có tiềm lực kinh tếthuộc loại mạnh nhất trong các báo in ở Việt Nam, được phát hành hằng ngày, đốitượng độc giả nhiều Tiếp cận với nhiều đối tượng độc giả có sở thích đọc báo hằngngày, đặc biệt tiếp cận được với giới trẻ đối tượng chính của chương trình Do sức lantỏa mạnh của tờ báo, các hoạt động từ thiện - xã hội của báo Tuổi Trẻ phát triển khámạnh, thích hợp để đăng thông báo về chương trình

 Hai loại báo trên đều được phát hành hàng ngày và có số lượng độc giả lớn.Nội dung thông tin quảng cáo sẽ được đăng trên trang đầu tiên của tờ báo với kíchthước khổ giấy A4 Với vị trí đầu trang báo nhằm thu hút được sự chú ý, quan tâm củabạn đọc cũng như nhóm đối tượng mà sự kiện nhắm tới

Bảng 2.3 Lịch trình truyền thông trên báo và tạp chí

Loại báo Thời gian đăng Kích

kinh tế- xã hội trang2/4

Nội dung truyền thông trên báo và tạp chí

Nhằm tạo nguồn quỹ hỗ trợ cho những nạn nhân ung thư nghèo tại thành phố ĐàNẵng, đồng thời dựa trên tinh thần vì cộng đồng của tập thể các doanh nghiệp, doanhnhân trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, cũng như kêu gọi sự đồng cảm và chia sẻ từngười dân Được sự cho phép của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, sự tài trợ củaNgân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Aribank tại thành phố Đà Nẵng sẽ tổ

chức một chương trình gây quỹ cho bệnh nhân ung thư mang thông điệp “Cùng yêu

thương chắp nối thêm hy vọng”.

Chương trình sẽ diễn ra vào lúc 20h00 ngày 28/02/2014 tại Bệnh viện Ung thư

TP Đà Nẵng Với sự tham gia của các khách mời danh dự của thành phố, các doanhnghiệp, các nhà hảo tâm, ca sĩ Quang Lê, nhóm VMUCSI và những bệnh nhân ung thưtrên địa bàn thành phố Chương trình rất mong được sự ủng hộ và đón tiếp của tất cảmọi người, những con người mong muốn quan tâm, chia sẻ niềm đau với các số phậnkém may mắn

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Bệnh viện Ung thư TP Đà Nẵng

Địa chỉ: Tổ 4- phường Hòa Minh- quận Liên Chiểu- TP Đà Nẵng

SĐT: 0511.3717.717 – 3.717.666

29 2.5.3 Quảng cáo ngoài trời

Đây là hình thức quảng cáo vừa có khả năng tiếp cận được số lượng lớn côngchúng trong thành phố tại những địa điểm công cộng, những nơi có đông người qualại, vừa tốn ít chi phí mà hiệu quả đem lại cao Chính vì thế, việc sử dụng treo cácbăng rôn, treo phướn tại các điểm dừng đèn đỏ, các con đường tấp nập người đi sẽ dễdàng thu hút được ánh nhìn của người dân Và chúng sẽ được treo liên tục từ ngày9/02/2014 đến 28/02/2014

Thiết kế các băng rôn, phướn sẽ lấy tông màu xanh lá cây là màu chủ đạo thểhiện màu của sự sống, màu chồi non của cây cối, của sự tươi trẻ, trong xanh, mát mẻtrong hương vị của mùa xuân, của sự đổi mới, của một sức sống mới cho cuộc đờimới Và câu thông điệp “Cùng yêu thương chắp nối thêm hy vọng” được thể hiện màucam, màu của niềm tin và hy vọng trong cuộc sống, luôn hướng về một tương lai tươisáng nhất

30 2.5.3.1 Băng rôn

Băng rôn sẽ được thiết kế với kích thước ngang 1m x 8m và treo mỗi cái cáchnhau 50m trên các trục đường lớn của quận, phường trong phạm vi thành phố ĐàNẵng

Bảng 2.4 Danh sách tuyến đường đặt băng rôn

ST

1 Dọc tuyến đường Hoàng Sa, quận Ngũ Hành Sơn

Từ 18/02/2014đến28/02/2014

10

2 Dọc tuyến đường Lê Duẩn, quận Hải Châu 5

Hình 2.1 Băng rôn treo ở trước cổng bệnh viện ung thư Đà Nẵng

Hình 2.2 Băng rôn treo trên đường Lê Duẩn

Hình 2.3 Băng rôn treo trên đường Phan Chu trinh

31 2.5.3.2 Treo phướn

Phướn được thiết kế với kích thước 0.8m x 2m treo dọc trên các cột đèn, trêncầu, cột đèn dọc các tuyến đường lớn, còn có thể treo các con đường nhỏ có đôngngười thường xuyên qua lại Và khoảng cách của mỗi phướn tầm từ 10m đến 20m

Cụ thể số lượng của việc treo băng rôn và phướn trên các tuyến đường như sau:

Bảng 2.5 Danh sách tuyến đường treo phướn

ST

1 Dọc tuyến đường Ngũ Hành Sơn, quận Ngũ Hành Sơn 18/02/201Từ ngày

4 đến28/02/2014

80

2 Dọc tuyến đường Hoàng Sa, quận Ngũ Hành Sơn 30

6 Đường Nguyễn Văn Linh, quận Hải Châu 50

9 Đường Cách mạng Tháng 8, quận Thanh Khê 35

10 Đường Tôn Đức Thắng, quận Liên Chiểu 60

12 Cầu sông Hàn 20

Hình 2.4 Phướn treo trên đường Trường Chinh

Hình 2.5 Phướn treo trên cầu Rồng

32 2.5.4 Quảng cáo trên Internet

Có thể nói quảng cáo trên Internet là công cụ truyền thông hiểu quả nhất và tiếtkiệm chi phí nhất Bởi ngày nay công nghệ đang phát triển, mọi thứ đều được sử dụng

và biết đến qua internet, nên việc sử dụng công cụ này để quảng cáo chương trình rấthữu hiệu

Đối với sự kiện mang tính chất xã hội này sẽ sử dụng các trang web uy tín, cólượng người truy cập nhiều như vnxpress.net, dantri.vn, doanhnhanonline.vn

Vnxpress.net và dantri.vn là 2 trang báo mạng cập nhật những thông tin nóngtrong ngày, cũng là trang báo mạng được nhiều bạn đọc quan tâm nhất so với những

trang báo khác, nên quảng cáo trên 2 trang báo này trước trong vòng 1 tháng đến ngày

tổ chức chương trình sẽ tiếp cận đến nhiều đối tượng ở mọi lứa tuổi, nghề nghiệp khácnhau

Hình 2.6 Quảng cáo trên trang chủ của báo Vnexpress.net

Hình 2.7 Quảng cáo trên trang chủ của báo Dantri.vn

Doanhnhanonline.vn là trang báo dành cho các doanh nhân trong nước, cácdoanh nghiệp, tổ chức quan tâm Và là những đối tượng tri thức, có thu nhập ổn địnhnên quảng cáo trên trang báo này để thu hút sự quan tâm của các đối tượng này

Hình 2.8 Quảng cáo trên trang chủ của báo DoanhnhanOnline.vn

Ngoài ra, ngày nay các trang mạng xã hội đang rất được nhiều người tham gianhư facebook, twitter,… Ở Việt Nam, trang facebook là một trang mạng xã hội được

đa số giới trẻ sử dụng Đó không chỉ là nơi giải trí, mở rộng các mối quan hệ, mà nócòn là nơi để chia sẻ cảm xúc, các vấn đề thông tin, xã hội và nêu lên quan điểm cánhân Chính vì vậy, sự kiện lần này sẽ sử dụng trang mạng xã hội facebook không chỉ

để truyền thông kêu gọi sự cảm thông từ các bạn trẻ mà qua đây còn có thể nhận đượcnhững phản hồi từ khán giả, cảm nhận cũng như quy mô của sự kiện trước và sau khikết thúc chương trình

Bảng 2.6 Lịch trình truyền thông trên internet

Vị trí

Truyền thông sự kiện qua internet cũng sẽ sử dụng nội dung banner trên cáctuyến đường nhằm đưa thông tin ngắn gọn, xúc tích và dễ nhìn nhất cho người xem

Và để thu hút được ánh nhìn của người xem trên các báo mạng thì banner sẽ được thiết

kế dạng động Các hình bong bóng sẽ di chuyển lên cao sau thông điệp “Cùng yêuthương chắp nối thêm hy vọng”

2.6 Nhân sự của sự kiện

Bệnh viện Ung thư Đà Nẵng là cơ sở y tế và không hề có kinh nghiệm trong việc

tổ chức một sự kiện mang tính quy mô lớn như chương trình này, nên bệnh viện đãthuê nhân sự bên ngoài có kinh nghiệm cũng như chuyên môn trong việc tổ chức sựkiện Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên của bệnh viện vẫn có thể đóng góp sức lực trongcác khâu triển khai công việc Với nguồn nhân lực bệnh viên đã có, bệnh viện còn phảimời các đối tác bên ngoài tổ chức đã được thuê khác và phân chia công việc như sau:

Bảng 2.7 Lịch trình công việc cần thực hiện

BỘ PHẬN

THỰC

THÀNH VIÊN THỰC HIỆN

Quản lý Quản lý tất cả các nhóm thông quanhóm trưởng của từng nhóm 1 người

Xin phép tổ chức

13 người(bao gồm 1trưởngnhóm)

Làm thủ tục xin giấy phépthực hiện tổ chức sự kiện

từ thiệnGửi giấy phép thực hiệnchương trình đến Sở Vănhóa- thể thao

Làm thủ tục xin quảngcáo trên các phương tiện

đã chọnLàm đơn xin tài trợThư mời đài truyền hình

Nhómtruyềnthông

Cập nhật tin tức, giao lưu,tạo mối quan hệ với giớitruyền thông, các sở banngành

Liên hệ khách mời, chốtdanh sách khách mời, cácdoanh nghiệp tham gia tàitrợ

Liên hệ các đơn vị truyềnthông

kế thicông

Chuẩn bị, kiểm tra hệthống âm thanh, áng sáng

10 người(bao gồm 1trưởngnhóm)

Xử lý các kỹ thuật trong

sự kiệnThiết kế thi công, lắp đặtsân khấu

Quay phim, chụp ảnhtrong khi sự kiện diễn raThiết kế sân khấu

7 người (baogồm 1trưởng)

Thiết các thư mờiThiết kế thẻ BTCThiết kế quảng cáo

Nhómkịch bản

Lên ý tưởngViết kịch bản( tất cả),Kịch bản kịch, MC, viếtTCBC,…

Xây dựng và tư vấnchương trình

Mua đồ ăn, nước uống cho các nhóm

và nước để bày khách mời

Treo băng rôn, phướn

PG và lễ tân phải đón tiếp, cài hoa,hướng dẫn khách mời

25 người(bao gồm 1trưởngnhóm)

Nhóm an

ninh Bảo vệ, quan sát trật tự an ninh sự kiện

10 người( bao gồm 1trưởngnhóm)Nhóm tài

chính

cáo trực tiếpđến quản lý)Quản lý tài chính

Nhân viên tổ chức sự kiện tất cả bao gồm 76 người Yêu cầu tất cả đội ngũ nhânviên tham gia trong sự kiện phải hoàn thành đúng tiến độ công việc được giao, với tinhthần hắng hái, năng nổ Làm đúng trách nhiệm của mình, hợp tác với đồng đội cũngnhư làm việc với các nhóm khác để có thể hiện đúng ý tưởng và nội dung của chươngtrình

- Đối với nhóm đội ngũ PG và lễ tân, yêu cầu nụ cười phải thường trục trên môi,

ăn nói và đi đứng phải nhỏ nhẹ, lễ phép, động tác phải ân cần và dịu dàng, phải tạođược cảm tình đối với khách mời để họ cảm thấy được quan tâm và hài lòng khi đến

dự sự kiện Cần phải đến trước giờ sự kiện diễn ra từ 30 phút đến 1h để chuẩn bị trangphục cũng như vị trí, công việc đón tiếp khách mời Nhóm PG và lễ tân sẽ như là bộmặt của nơi tổ chức sự kiện, chính vì thế cần phải được đào tạo chuyên nghiệp về cách

đi đứng, ăn nói, ứng xử hay cử chỉ trong hành động, nhằm có thể thao tác công việcnhanh gọn, lưu loát

- Cũng như nhóm PG và lễ tân, nhóm ngoại giao và truyền thông cũng cần phảitạo được mối quan hệ thân thiết với truyền thông, cũng như quan tâm đến khách mời,nhà tài trợ Và nhóm này cần phải làm đầy đủ thủ tục, giấy tờ, đúng yêu cầu để sự kiệnkhông gặp vấn đề về pháp lý Cần lên danh sách khách mời, viết giấy mời và gửi đếncác đối tượng mục tiêu sớm trước ít nhất là 2 tuần để họ có sự chuẩn bị, và cần phảichốt danh sách sau khi nhận hay thăm dò phản hồi từ khách mời có đến tham gia sựkiện không

- Đối với nhóm kỹ thuật và sản xuất, thiết kế cần phải kiểm tra mọi trang thiết bịtrước khi sự kiện được diễn ra, trách sai sót lỗi quá trình trong khi diễn ra sự kiện.Thêm vào đó, cần phải chuẩn bị các thiết bị bổ sung, đề phòng những thiết bị lỗi, hưhỏng đột xuất để có thể thay thế, tránh gián đoạn hay lỗi kỹ thuật trong quá trình diễn

ra sự kiện Nhóm lên kịch bản cần phải lên kịch bản, ý tưởng phù hợp với nội dungchương trình Không những thế, các chương trình cần phải có thứ tự và liên kết đượcvới nhau trong các tiết mục Và nhóm này cần phối hợp ăn ý với đội kỹ thuật, sản xuấtcũng như các ca sĩ, MC để chương trình được diễn ra suôn sẻ và thể hiện được hếtthông điệp của sự kiện

- Nhóm hậu cần cần phải treo băng rôn, rướn đúng ngày và phải chuẩn bị đồ ăn,nước uống cho khách mời, cho những nhân viên trong quá trình dàn dựng sân khấu vàtrang phục, chuyên viên trang điểm cần phải được kiểm tra kỹ càng, đúng yêu cầu, nộidung của sự kiện

- Nhóm an ninh phải quan sát và phòng trừ, xử ký nhanh chóng nếu như có sự cốtrong quá trình diễn ra sự kiện

- Nhóm tài chính cần phải báo giá, ghi lại tất cả các vật dụng từ các nhóm cầnmua, rồi làm báo các báo cáo tài chính.

- Ban quản lý sẽ là người làm việc với mỗi nhóm trưởng của từng nhóm để dễdàng nắm bắt và chỉ đạo hoạt động trong buổi tối diễn ra cũng như quá trính tiến đến

sự kiện ngày hôm nay

2.7 Cơ sở vật chất

33 2.7.1 Trang thiết bị, hệ thống

Bảng 2.8 Trang thiết bị hệ thống âm thanh

ST

1 Âm thanh Máy chiếu hiệu ToshibaMicro không dây, hiệu Toshiba

Loa thùng TOA HS 400W, ampli

2 cái

10 cái

1 bộ chỉnh âm+ 4 loa

2 Ánh sáng Đèn xoay crona

Đèn led pha philip 4000W

2 cái

30 cái

3 BACKDROP sânkhấu - Backdrop sân khấu- Kích thước: 15m x 5m 75 m2

4 đại biểu, khách mờiBàn, ghế ngồi cho

Bàn trải khăn trải bàn, ghế ngồibọc váy và gắn nơ dãy ghế đầu ởgiữa)

Các lẵng hoa đượckhách mời tặng đặtlên sân khấu

4 lẵng hoa

2 Hoa để bàn

Đặt trên bàn củakhách mời

Hoa ly, hoa lan 9 lẵng hoa

4 Bàn tiếp tân

Hình chữ nhật dài2m, khăn trải bànmàu trắng

Bên trên có bìnhhoa lan

1 bàn

5 Hoa cài áokhách mời Cài bên trái ngựcHoa lan hồng 350 bông

6 Hoa tặng chokhách mời

Tặng sau khi kháchmời phát biểuHoa ly, hoa đồng

9 Cổng chào

Đặt cổng chào ởcổng chính và cổng

phụ 2 cổng chào

35 2.7.3 Đồng phục

- Đồng phục của PG và lễ tân nữ là áo dài màu xanh lá cây, cổ áo đứng Còn đốivới các PG, lễ tân nam sẽ mặc quần tây màu đen và áo sơ mi trắng cài cavat màu xanhnhạt

Hình 2.9 Đồng phục của PG và lễ tân nữ

Hình 2.10 Đồng phục của PG, lễ tân nam

- Đồng phục của ban tổ chức và các bộ phận khác là áo phông màu chủ đạo củachương trình là màu xanh lá cây Do những người này phải hoạt động nhiều sau phíahậu trường nên cần phải ăn mặc thoải mái Cổ áo và viền cánh tay có màu trắng, phíatrước in biều tượng của chương trình, phía sau sẽ in thông điệp chương trình và logonhà tài trợ Riêng bộ phận an ninh vẫn sẽ dùng đồng phục của công ty

Hình 2.15 Sơ đồ sân khấu nhìn từ trên cao

37 2.7.5 Công tác xin phép, tài trợ và truyền thông chương trình

38 2.7.5.1 Công tác xin phép

Để tổ chức được một chương trình sự kiện xã hội, đầu tiên ta phải được sự đồng

ý và xin được giấy phép tổ chức sự kiện tại cơ quan chức năng có trách nhiệm tronglĩnh vực này và trên khu vực mà sự kiện sẽ diễn ra Những giấy tờ cần thiết để chươngtrình được thực hiện đó là:

- Giấy xin phép Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Đà Nẵng

- Giấy xin phép sở Văn hóa Nghệ thuật Thể Thao và du lịch

39 2.7.5.2 Công tác xin tài trợ

Sau khi xin được giấy phép tổ chức sự kiện mới bắt đầu tiến hành xin tài trợ từcác doanh nghiệp, công ty, các cá nhân có khả năng và quan tâm đến các vấn đề xãhội, đặc biệt là có sự quan tâm đến những người bị ung thư

Vì đây là sự kiện xã hội được tổ chức nhằm quyên góp tiền từ các đơn vị, cánhân có khả năng ủng hộ thì ngoài đơn vị hỗ trợ kinh phí chính cho chương trình, sựkiện cần liên hệ trước các doanh nghiệp, công ty mà tổ chức nhắm đến để xin tài trợ,quyên góp Và muốn được các tổ chức, doanh nghiệp tài trợ cần phải liên hệ và gửi cácmẫu đơn xin tài trợ chương trình “Cùng yêu thương chắp nối thêm hi vọng” (kèmtheo)

40 2.7.5.3 Công tác xin truyền thông chương trình

Bên cạnh đó, cần phải gửi đơn xin được quảng cáo trên các phương tiện đã xácđịnh và trao đổi giá cả làm hợp đồng dịch vụ (kèm theo) Trong bản hợp đồng, cả 2bên phải nói rõ yêu cầu của mình để tránh có sự nhầm lẫn trong quá trình hợp tác.Chiến dịch truyền thông sẽ bắt đầu từ ngày 10/02/2014 đến hết ngày 28/02/2014

2.8 Dự phòng rủi ro

Mỗi chương trình sự kiện đều không thể chắc chắn rằng mọi chuyện sẽ diễn ranhư ý muốn, chính vì thế cần phải đưa ra các biện pháp xử lý các rủi ro có thể xảy ratrong chương trình Khi có thể dự phòng các nguy cơ có thể xảy ra, chúng ta sẽ không

bị hoang mang và dễ dàng khắc phục sự cố, hạn chế mức thấp nhất ảnh hưởng nhữngrủi ro đến sự kiện

Bên phía bệnh viện sẽ chịu trách nhiệm

lo máy phát điện cho chương trình

Bệnh việnUng thư ĐàNẵng

- Trục trặc kĩ

thuật Phân công trách nhiệm cho tổ kỹ thuậtđể chuẩn bị các thiết bị dự trù: máy phát

điện, các dụng cụ, các trang thiết bị cầnthiết đề phòng trong những trường hợptrục trặc kỹ thuật Chúng tôi đề xuất sẽ

Bộ phận kỹthuật

có thêm 1 kĩ sư hoặc chuyên viên kĩthuật của các công ty tổ chức sự kiện.

- Cháy nổ

Công tác phòng chống cháy nổ sẽ đươcnhóm phòng cháy chữa cháy phối hợpvới tổ bảo vệ của bệnh viện chịu tráchnhiệm chuẩn bị các bình phòng cháychữa cháy

Bệnh việnkết hợp với

tổ phòngcháy chữacháy

Sẽ đặt cọc thuê một dàn âm thanh dựphòng ở ngoài nếu có trục trặc sẽ gọimang đến

Công ty tổchức sựkiện

Chuẩn bị những tiết mục, ca sĩ, MC

4 Thờitiết Trời mưa Chuẩn bị các bạt lớn đề phòng

Công ty tổchức sựkiện

5 ninhAn Khi có xungđột xảy ra

Sẽ bố trí một đội ngủ bảo vệ linh động

có thể ứng phó với các trường hợp mấttrật tự an ninh khi chương trình diễn ra

Bệnh việnkết hợp với

tổ bảo vệ

sự

Nhân viênvắng mặthoặc chưahoàn thànhxong côngviệc

Phân chia công việc cụ thể và kiểm tracác nhiệm vụ đã bàn giao để có thể xácđịnh được các công việc nào đã hoànthành và chưa hoàn thành ở những phầncông việc nào để phân chia lại cho kịptiến độ của chương trình

Ban hậucần

Vì tổ chức tại bệnh viện nên nếu cóbệnh nhân gặp vấn đề sức khỏe sẽ dễdàng có các bác sĩ, y tá chăm sóc

Bệnh viện

2.9 Hoạt định ngân sách

Bảng 2.11 Bảng ngân sách truyền thông

S T T

Kho ản mục

Mô tả chi tiết

Đ V T

S ố l ư ợ n g

Đơ n giá

Th àn h tiề n

Ghi chú

1

Băng

x8m

6

5 250.000 16.25

0.000

Hìnhảnh,màusắcphải rõràng,đúngkíchthướcnhưquyđịnh

Tờphướn

0.8mx2m

530

95.000

50

350.000

Hìnhảnh,màusắcphải rõràng,đúngkíchthướcnhưquyđịnh

3

Backdrop

15mx5m

1 30.000/

m

2.250

000

Hìnhảnh,màusắcphải rõràng,đúngkíchthướcnhưquyđịnh