giải pháp hoàn thiện công tác mua sản phẩm gạch men của công ty tnhh việt hương

2 Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ tổ chức, xác định lượng hàng hoá thực sự cầnmua; 3 Xác định các nhà cung cấp tiềm năng; 4 Thực hiện các nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu qua

MỤC LỤC

2.1 Sơ lược về đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 16

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 18

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 18

2.1.4 Môi trường hoạt động kinh doanh của công ty 19

2.1.7 Đặc điểm các yếu tố kinh doanh của công ty 24

2.2 Thực trạng công tác mua sản phẩm gạch men tại công ty 31

2.3 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình mua sản phẩm gạch men của công ty 42

2.4 Những thuận lợi, khó khăn của công ty trong công tác mua hàng 47

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU

LỜI CẢM ƠN



Kính thưa quý thầy cô, quý anh chị và tất cả các bạn sinh viên!

Chuyên đề tốt nghiệp là sản phẩm tâm huyết của mỗi sinh viên, được đúc kết từquá trình học tập lâu dài cũng như thời gian thực tập tại công ty Tuy nhiên, với khả năngcòn hạn chế của mình, hẳn sẽ không hoàn thành được chuyên đề nếu không nhận được sựquan tâm giúp đỡ từ nhiều phía

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn toàn thể cán bộ công nhân viên quản lýtrong công ty, đặc biệt là các anh chị phòng kế toán và phòng kinh doanh, những người đãtận tình giúp đỡ em trong việc góp ý, hướng dẫn cũng như cung cấp số liệu trong suốt quátrình em thực tập tại công ty

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo Đặng Văn Mỹ, người đã tậntình giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài

Mặc dù đã cố gắng hết mình, song với kiến thức, kinh nghiệm còn hạn chế, đề tàichắc chắn không tránh khỏi nhiều yếu kém, thiếu sót Kính mong sự quan tâm góp ý củaquý thầy cô, quý anh chị trong công ty cũng như tất cả các bạn sinh viên để đề tài đượcđầy đủ và hoàn thiện

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU



Như chúng ta đã biết, trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quyết định phầnlớn kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều người quên mấtrằng có một khâu không kém phần quan trọng, làm tiền đề, đặt nền móng, tạo lượng hàngban đầu để doanh nghiệp triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của mình, đó chính làhoạt động mua hàng Thực tế cho thấy, khâu bán hàng khó hơn mua hàng, nhưng hành vihay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng, và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quantrọng đối với các nhà kinh doanh Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranhngày một khốc liệt thì công tác mua hàng càng trở nên quan trọng, có thể ví như mộttrong những vũ khí chiến lược giúp doanh nghiệp chiến thắng các đối thủ cạnh tranh

Công ty TNHH Việt Hương là một doanh nghiệp chuyên phân phối sản phẩm gạchmen luôn coi trọng sự cần thiết của công tác mua hàng Vì vậy, hoàn thiện công tác muahàng là một việc hết sức cần thiết nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa mua vào, tiết kiệmtối đa chi phí mua hàng nhưng vẫn đảm bảo an toàn cho việc bán ra

Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Việt Hương, em nhận thấy công ty rấtquan tâm đến công tác mua hàng, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại và khó khăn cần khắcphục Vì vậy, với sự nhận thức về tầm quan trọng của công tác mua hàng cũng như quatìm hiểu thực tế tại công ty, em quyết định chọn đề tài “Một số biện pháp nhằm hoàn

thiện công tác mua sản phẩm gạch men của công ty TNHH Việt Hương” làm chuyên đềtốt nghiệp của mình.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương lớn:

Chương I: Cơ sở lý luận về công tác mua hàng

Chương II: Thực trạng kinh doanh & công tác mua sản phẩm gạch men tại công ty TNHHViệt Hương

Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác mua sản phẩm gạch men củacông ty TNHH Vịêt Hương

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC MUA HÀNG

1.1 Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của công tác mua hàng

1.1.1 Khái niệm và vai trò

1.1.1.1 Khái niệm

Mua hàng là hoạt động mang tính nghiệp vụ của doanh nghiệp sau khi giải quyết cácvấn đề liên quan đến tạo nguồn hàng và đạt được các thỏa thuận về các điều kiện liênquan đến mua hàng của các bên, được thể hiện trong công tác hợp đồng kinh tế

Mua hàng là hoạt động nhằm tạo ra yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp (đối với doanhnghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) Công tác mua hàng là hệ thống cácnghiệp vụ trong kinh doanh mua bán hàng hóa nhằm tạo ra nguồn hàng đảm bảo cungứng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Như vậy, Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi

tổ chức Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máymóc, trang thiết bị, các dịch vụ, đế phục vụ cho hoạt động của tổ chức Các hoạt động đóbao gồm:

(1) Phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu nguyên vật liệu,

máy móc, cần cung cấp;

(2) Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ tổ chức, xác định lượng hàng hoá thực sự cần

mua;

(3) Xác định các nhà cung cấp tiềm năng;

(4) Thực hiện các nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng; (5) Đàm phán với nhà cung cấp tiềm năng;

(6) Phân tích các đề nghị;

(7) Lựa chọn nhà cung cấp;

(8) Soạn thảo đơn đặt hàng hay hợp đồng;

(9) Thực hiện các hợp đồng và giải quyết các vướng mắc;

(10)Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng

1.1.1.2 Vai trò

Công tác mua hàng sẽ đảm bảo cung cấp thường xuyên nguyên vật liệu cho sản xuất

và sản phẩm cho tiêu thụ nên đó là một trong những điều kiện tiền đề nhằm đảm bảo chohoạt động sản xuất có hiệu quả

Công tác mua hàng là một nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp Mục tiêu của mọi doanh nghiệp đều là làm như thế nào đểtăng nhanh và nhiều nhất lợi nhuận thu được Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có máymóc, nhân lực, nguyên vật liệu, tiền và quản lý Trong đó hoạt động mua nguyên vật liệutốt sẽ đảm bảo cho máy móc vận hành tối đa công suất, công nhân có việc làm liên tục,giá bán rẻ hơn thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mới có thể diễn ra nhịpnhàng, liên tục, tiết kiệm chi phí, đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng Đặc biệt, trongđiều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật liệu càng có ảnh hưởng quyết định đến hiệu củahoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Công tác mua hàng ổn định, hợp lý sẽ hạn chế được tình trạng thừa thiếu, ứ đọnghàng hóa, không ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa, đồng thời tạo được uy tín đối vớikhách hàng, mặt khác vốn luân chuyển nhanh nên khả năng thu hồi vốn lớn, doanh nghiệp

bù đắp được chi phí, mở rộng quy mô kinh doanh, tăng lợi nhuận, tăng thu nhập, đảm bảođời sống cho người lao động và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nước

1.1.2 Tầm quan trọng của công tác mua hàng

Hoạt động kinh doanh bao gồm các yếu tố:đầu vào, quá trình chế biến, đầu ra Đốivới hoạt động kinh doanh thương mại thì công tác mua hàng được xem là yếu tố đầu vàokhông thể thiếu được Việc mua hàng sẽ giúp công ty đáp ứng được nhu cầu của ngườitiêu dùng và hoàn thành được những đơn đặt hàng.

Thật vậy, Công tác mua hàng đòi hỏi phải có rất nhiều kinh nghiệm, khả năng mua,khả năng quản lý doanh nghiệp Việc mua phải đảm bảo mua đúng số lượngcần thiết bởi

vì mua quá nhiều thì doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng vốn, tăng chi phí tồn kho, chi phí bảoquản Ngược lại, nếu mua hàng quá ít thì doanh nghiệp không thể đáp ứng đủ nhu cầu củakhách hàng, dể dẫn đến mất khách hàng hay phải bồi thường hợp đồng kinh tế Trong quátrình mua hàng nếu làm tốt công tác mua hàng thì sẽ giúp doanh nghiệp tránh được hàngkém phẩm chất, hàng xấu

Tầm quan trọng của việc mua thể hiện ở chổ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạtđộng mua hàng sao cho mua hàng được thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp cungcấp hàng phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cảhợp lý Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị bánhàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp

Tóm lại, thông qua công tác mua hàng doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc ổnđịnh nguồn hàng, đảm bảo cung ứng, đầy đủ và kịp thời cho các nhu cầu Từ đó, nâng cao

uy tín của doanh nghiệp, giúp cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách liên tục Mặt khác,công tác mua hàng còn giúp cho công ty tiết kiệm được nguồn lực và phát huy được hiệuquả sử dụng nguồn lực

1.1.3 Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác mua hàng

Hoạt động mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo cungứng đầy đủ, đúng sản lượng, chất lượng, chủng loại các loại nguyên vật liệu cần thiết choquá trình sản xuất, kinh doanh với chi phí kinh doanh tối thiểu

Để thực hiện mục tiêu trên nhiệm vụ chủ yếu của hoạt động mua hàng là:

- Tính toán và xác định chính xác sản lượng, chất lượng mỗi loại nguyên vật liệu cầnmua và dự trữ trong từng thời kỳ kế hoạch

- Xây dựng các phương án và quyết định phương án mua sắm, bố trí kho dự trữ, đườngvận chuyển và sự kết hợp vận chuyển tối ưu.

- Tổ chức mua sắm bao gồm việc xác định và lựa chọn bạn hàng, tổ chức nhiệm vụ đặthàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán

- Tổ chức vận chuyển hàng hoá bao gồm việc lựa chọn và quyết định tự vận chuyển haythuê ngoài, quyết định lựa chọn phương án vận chuyển, quyết định lựa chọn người vậnchuyển và quyết định phương án vận chuyển nội bộ

- Bố trí và tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý

- Quản trị kho tàng và cấp phát kịp thời theo yêu cầu sản xuất

1.1.4 Mục tiêu của công tác mua hàng

Mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho việc bán ra, đảmbảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi phí thấp nhất

Mục tiêu đảm bảo an toàn cho việc bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về

số lượng và cơ cấu Mặt khác, hàng mua phải phù hợp với nhu cầu tiêu dùng Cuối cùng

là đảm bảo sao cho việc giao hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro nhất

Mục tiêu đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng

mà khách hàng có thể chấp nhận được Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất,lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có

số lượng tối ưu Chất lượng tối ưu là mức chất lượng mà tại đó, hàng hoá đáp ứng tốt nhấtmột nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thuđược nhiều lợi nhuận nhất

Mục tiêu mua hàng với chi phí thấp nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xácđịnh giá bán hàng Chi phí mua hàng thấp nhất thể hiện không chỉ ở giá mua hàng rẻ, màcòn là ở chổ mua hàng ở đâu, của ai, mua bao nhiêu một lần để chi phí giao dịch đặt hàng,chi phí vận chuyển là thấp nhất

1.2 Nội dung của hoạt động mua hàng

1.2.1 Hoạch định nhu cầu hàng hóa.

1.2.1.1 Lợi ích của việc hoạch định nhu cầu:

Hoạch định nhu cầu hàng hóa phụ thuộc vào lên lịch tiến độ thực hiện tồn kho chonhững loại hàng hóa này phức tạp hơn so với nhu cầu của những mặt hàng độc lập nhưng

nó cũng có những lợi ích nhất định:

- Làm tăng mức độ đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

- Nâng cao khả năng sử dụng một cách tối ưu các phương diện vật chất và lao động

- Làm cho công việc hoạch định tồn kho và lên tiến độ tồn kho trở nên tốt hơn

- Đáp ứng nhanh, phù hợp với những nhu cầu luôn thay đổi của thị trường

- Giảm được mức độ tồn kho nhưng không hề suy giảm mức độ đáp ứng và phục vụkhách hàng

1.2.1.2 Cấu trúc của hệ thống hoạch định nhu cầu hàng hóa:

Nhu cầu vật tư hàng hóa cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được xác định rấtnhiều phương pháp như là phương pháp trực tiếp, phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu

về thành phần chế tạo sản phẩm, phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sửdụng, phương pháp tính hệ số biến động

Sau đây là một trong các phương pháp để xác định nhu cầu:

Phương pháp xác định nhu cầu theo mức sản phẩm: nhu cầu được tính bằng cách lấymức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phảm sản xuất Công thứctính:

Nsx =ΣQsp*msp

Trong đó: Nsx :Nhu cầu vật tư để sản xuất trong kỳ

Qsp: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

msp :Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm

n:số sản phẩm sản xuất (khối lượng công việc)

Sơ đồ1: Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư hàng hóa.

Nguồn dữ liệu: Lịch trình tiến độ sản xuất Các báo cáo đầu ra:

Khuyến cáo mua

Số liệu về mua hàng

Khuyến cáo đặc biệt:

1, đơn hàng quá sớm, trễ

1.2.2 Xác định nhu cầu tồn kho

Tồn kho khi số lượng hàng hóa được tạo thành trong kinh doanh nhằm đáp ứng chonhu cầu tương lai Nhu cầu này có thể là sản phẩm của công ty mà cũng có thể là hàngcung cấp dùng trong quá trình gia công Nếu công ty có quan điểm lạc quan thì họ tăngmức tồn kho lên nhằm đáp ứng nhu cầu dự đoán trong tương lai, trong thời kỳ suy thoáithì giảm lượng hàng tồn kho xuống

Mức độ tồn kho có liên quan đến mức độ nhu cầu mong đợi của sản phẩm Ngườibán hàng nào cũng mong muốn ảnh hưởng của họ để nâng cao mức tồn khovì khôngmuốn khách phải đợi lâu Tồn kho nhiều giảm được nguy cơ thiếu hàng bán ra khi máymóc hư hỏng hoặc thợ bỏ việc đột xuất

Kiểm tra hàng tồn kho là việc cần thiết, qua đó công ty có thể giữ tồn kho ở mức

“vừa đủ”, “vừa đủ”tức là đừng qua nhiều và cũn đừng “quá ít” Tồn kho quá nhiều khiếngiá thành tăng lên,khó cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường Tồn khokhông đủ mức sẽ gây mất doanh số bán ra

Để tối ưu hóa mức tồn kho thì chúng ta phải tối ưu hóa dự trữ hàng hóa vấn đề đặt

ra là:khi nào đặt hàng và quy mô mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu ?Để thực hiẹn được câuhỏi này thì chúng ta sử dụng 2 hệ thống quản lý dự trữ hàng hóa như sau:

-Hệ thống với số lượng đặt hàng cố định và thời kỳ đặt hàng thay đổi

-Hệ thống với thời kỳ đặt hàng cố định và số lượng thay đổi

Hệ thống1: Đặt hàng một số lượng cố định Q vào mỗi lần khi mà dự trữ giảm tới

mức xác định gọi là điểm đặt hàng, thơì gian thực hiện hợp đồng thay đổi như thế nếu nhucầu tăng đột biến thì thời điểm này sớm và ngược lại Nói cách khác, hệ thống số lượng

cố định là hệ thống tồn kho mà nó sẽ thêm cùng một giá trị được thiết lập trước vào tồnkho của một mặt hàng mỗi lần nó được bổ sung

Hệ thống tồn kho này thích hợp cho các mặt hàng có nhu cầu tương đối ổn định.Trong hệ thống này vấn đề cơ bản là làm sao để biết chính xác rằng tồn kho đã giảm tớimức đặt hàng lại và thực hiện đặt hàng

Khi nghiên cứu hệ thống này, ta nhận thấy công ty thực hiện hợp đồng đặt hàng khi

dự trữ đạt được ở thời điểm nào đó là báo động và hồ sơ thực hiện hệ thống này tương đốiđơn giản bao gồm phiếu theo dõi dự trữ cập nhật liên tục các số liệu nhập, xuất, tồn kho

và có thể bằng tay hoặc bằng máy tính

Sơ đồ 2:Mô hình quản trị theo thời điểm đặt hàng

Hệ thống 2: Là hệ thốngvới thời kỳ thực hiện đơn hàng cố định (tháng hoặc quý)

đồng thời người ta quan sát dự trữ và từ đó có kế hoạch nhập hàng cho đúng mức với đầy

đủ ban đầu.Tức là hàng tồn kho sẽ được bổ sung sau khoảng thời gian đã định trước Mứctồn kho sẽ được kiểm tra theo khoản thời gian đã định trước một cách thường xuyên Sốlượng đặt hàng mỗi kỳ sẽ là giá trị cần nâng tồn kho lên giá trị lớn nhất Như vậy, sốlượng đặt hàng sẽ biến đổi thường xuyên tùy theo mức đã sử dụng

Tiêu thụ thực tế

Dự trữ an toàn

Sơ đồ 3: Mô hình hệ quản trị bổ sung định kỳ

1.2.3 Lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua là việc lựa chọn nhà cung cấp Đốivới các loại nguyên vật liệu đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn nguồncung cấp tốt nhất; còn đối với các loại nguyên vật liệu mới có giá trị thì phải nghiên cứuthật kỹ để chọn được nguông cung ứng tiềm năng

Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT

GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN

GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM

Không Đạt yêu cầu? có Có quan hệ lâu dài

Dự trữ an toàn

Giai đoạn khảo sát: thu thập thông tin về các nhà cung cấp: xem lại hồ sơ lưu trữ vềcác nhà cung cấp; các thông tin trên mạng internet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin;các thông tin có được qua cuộc điều tra; phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vậttư; xin ý kiến các chuyên gia.

Giai đoạn lựa chọn: trên cơ sở các thông tin thu thập được tiến hành: xử lý, phântích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp; so sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên

cơ sở đó lập danh sách những nhà cung ứng đạt yêu cầu; đến thăm nhà cung cấp, thẩmđịnh lại những thông tin thu thập được; chọn nhà cung cấp chính thức

Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng: trong giai đoạn này chia thành các giai đoạn nhỏsau: giai đoạn chuẩn bị  Giai đoạn tiếp xúc  Giai đoạn đàm phán  Giai đoạn kếtthúc đàm phán & ký hợp đồng cung ứng  Giai đoạn rút kinh nghiệm

Giai đoạn thử nghiệm: sau khi hợp đồng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiệnhợp đồng Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn: nếu đạtyêu cầu thì đặt quan hệ lâu dài và nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấpkhác

Sau khi đã lựa chọn và lập được danh sách các nhà cung cấp cần quan tâm, ngườimua phải đánh giá cho được từng nhà cung cấp tương lai Dựa vào quá trình so sánh, sànglọc, loại trư, để lập danh sách các nhà cung ứng tiềm năng Danh sách nhà cung cấp tiềmnăng cần có đầy đủ các thông tin trên mọi phương diện cạnh tranh: về công nghệ và chấtlượng, về giá và dịch vụ Trên cơ sở phân tích, đánh giá sẽ lựa chọn được nàh cung cấptốt nhất, đáp ứng những yêu cầu của người mua

1.2.4 Soạn thảo đơn đặt hàng/ hợp đồng

Sau khi chọn được nhà cung cấp, cần tiến hành lập đơn đặt hàng Thường thựchiện bằng hai cách:

•Người mua lập đơn đặt hàng  Quá trình giao dịch bằng thư, Fax, Email,

- Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng;

- Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng;

- Thời gian lập đơn đặt hàng;

- Tên và địa chỉ của nhà cung cấp;

- Tên, chất lượng, qui cách loại vật tư cần mua;

- Số lượng vật tư cần mua;

- Giá cả;

- Thời gian, địa điểm giao hàng;

- Thanh toán, ký tên

1.2.5 Thực hiện hợp đồng, tổ chức tốt việc mua, vận chuyển và giao nhận

Tổ chức giao nhận hàng hoá là tổ chức những công việc một cách cần thiết để hànghoá được chuyên chở từ nơi cần giao đến nơi cần nhận Việc giao nhận hàng hoá đượcthực hiện thông qua quá trình vận chuyển Công tác giao nhận hàng hoá diễn ra trên haikhía cạnh :

Giao nhận bên ngoài : là hoạt động giao nhận liên quan giữa nhà cung ứng và doanhnghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với khách hàng Hàng hoá sẽ được chuyển đến giao chongười nhận tại địa diểm đã thoả thuận Nếu trường hợp người bán giao hàng tại kho củamình thì người mua phải tổ chức các phương tiện vận tải cần thiết để nhận và vận chuyểnhàng về nơi tập kết của mình

Giao nhận nội bộ : là hoạt động giao nhận hàng hoá giữa doanh nghiệp và các đơn vịtrực thuộc Nguồn hàng tập kết tại kho của doanh nghiệp sẽ được chu chuyển đến các đơn

vi hoặc ngược lại và giữa các doanh nghiệp với nhau Tổ chức việc mua hàng trực tiếp từnhà cung ứng hay mua hàng thông qua hệ thống thu mua

Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/ hợp đồng được ký kết, thì nhân viên mua hàngcần nhắc nhở nhà cung cấp (nhắc bằng điện thoại, Fax, ) để họ giao hàng theo đúng yêucầu

Đối với các doanh nghiệp là đơn vị thu mua, cần xây dựng hệ thống thu mua thôngqua các đại lý sẽ tiết kiệm được chi phí thu mua, nâng cao năng suất và hiệu quả thu mua

Hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới đại lý, hệ thống kho hàng ở địa phương, cáckhu vực có mặt hàng thu mua Chi phí này khá lớn, do vậy các doanh nghiệp phải có lựachọn cân nhắc trước khi chọn đại lý và xây dựng kho, nhất là những kho dòi hỏi phảitrang bị nhiều phương tiện bảo quản đắt tiền.

Hệ thống thu mua cần gắn với các phương án vận chuyển hàng hoá, với điều kiệngiao thông của các địa phương Sự phối hợp nhịp nhàng giữa thu mua và vận chuyển là cơ

sở bảo đảm tiến độ thu mua và chất lượng của hàng hoá Tuỳ theo đặc điểm sinh, lý, hoácủa mặt hàng mà có phương án vận chuyển hợp lý

1.2.6 Đánh giá kết quả của công tác mua hàng

Kết thúc mỗi quá trình mua hàng hay kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệpcần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác mua hàng Cơ sở của việc đánh giákết quả của công tác mua hàng bao gồm tất cả các khâu của hoạt động mua hàng Nếu kếtquả mua hàng không thoả mãn hay không đáp ứng được mục tiêu mua hàng thì quá trìnhmua hàng phải bắt đầu lại từ đầu, và nếu kết quả mua hàng thoã mãn được mục tiêu muahàngthì doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện một quá trình mua hàng mới

Sau khi đánh giá kết quả mua hàng, doanh nghiệp cần phải xác định rõ ưu và nhượcđiểm của từng khâu trong hoạt động mua hàng, để từ đó có hướng cải thiện tốt nhất

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng

1.3.1 Nhân tố bên trong

Là những giới hạn từ bản thân của doanh nghiệp như:

- Năng lực mua hàng là khả năng mua hàng của doanh nghiệp Nhân tố này bao gồm cảkhả năng nghiên cứu thị trường, khả năng lựa chọn nhà cung ứng, và khả năng tìm kiếmsản phẩm cần thu mua của doanh nghiệp

- Tình hình tài chính của doanh nghiệp: đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếpđến công tác mua hàng của doanh nghiệp Nếu một doanh nghiệp có khả năng vê tài chínhtốt thì quá trình mua hàng sẽ gặp thuận lợi hơn; và nếu doanh nghiệp có tình hình tàichính yếu thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình mua hàng, thanh toán tiền hàng

- Công tác dự báo: là một khâu không thể thiếu được trong thông tin kinh tế và là mộttiền đề của kế hoạch hoá hoạt động kinh doanh Dự báo là báo trước khả năng sẽ xảy racho kỳ tương lai bằng một số liệu thống kê cụ thể Công tác dự báo ảnh hưởng trực tiếpđến công tác thu mua hàng hoá của doanh nghiệp, nếu dự đoán chính xác sự thay đổi khốilượng hàng của thị trường thì doanh nghiệp có thể dự trữ lượng hàng phù hợp với nhu cầu

sử dụng của doanh nghiệp

- Giới hạn phạm vi mua hàng là khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp cần và có khảnăng mua

1.3.2 Nhân tố bên ngoài

Là giới hạn từ thị trường ảnh hưởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp như:

- Năng lực sản xuất của thị trường thấp thì khối lượng hàng hoá trên thị trường khôngthể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp

- Công nghệ biến đổi nhanh và doanh nghiệp không áp dụng những công nghệ mớivào sản xuất thì sản phẩm của doanh nghiệp sẽ kém các doanh nghiệp mới về chất lượng,giá cả,

- Trạng thái chỉ có một nha cung cấp hay độc quyền bán: thường trong trường hợp nàysản phẩm sẽ có giá cao và buộc doanh nghiệp phải mua với mức giá đó

- Thông tin thị trường: là những thông tin về nguồn cung ứng, có thể nói đó là nhữngthông tin kinh tế quan trọng được sự quan tâm của toàn xã hội; không có thông tin thịtrường không thể có quyết định đúng đắn trong sản xuất, kinh doanh, cũng như các quyếtđịnh của các cấp quản lý

- Nhiều đơn vị có nhu cầu thu mua cùng một loại sản phẩm với doanh nghiệp Nếumột sản phẩm chỉ có doanh nghiệp thu mua thì khả năng mua được hàng sẽ cao hơntrường hợp có nhiều đơn vị thu mua

- Cơ chế, chính sách của Nhà nước cũng ảnh hưởng đến công tác mua hàng Đối vớimột số mặt hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu thấp thì giá cả của mặt hàng đó sẽ thấp và

ngược lại Ngoài ra, một số mặt hàng được Nhà nước ấn định số lượng có thể mua, điềunày ảnh hưởng đến nhu cầu của doanh nghiệp.

Qua các phần trên có thể xác định công tác mua hàng là nhiệm vụ quan trọng và có ýnghĩa rất lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Để thấy rõ được tầm quantrọng đó chúng ta sẽ nghiên cứu sâu về tình hình thực tế của công tác mua hàng tại côngty

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KINH DOANH & CÔNG TÁC MUA SẢN PHẨM GẠCH

MEN CỦA CÔNG TY TNHH VIỆT HƯƠNG

2.1 Sơ lược về đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Phần này xin được trình bày một cách khái quát về công ty, bao gồm lịch sử hìnhthành và phát triển, môi trường hoạt động kinh doanh của công ty cũng như đặc điểm cácyếu tố kinh doanh của công ty

2.1.1 Khái quát về công ty

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

a/ Lịch sử hình thành

Công ty TNHH Việt Hương- Đà Nẵng có trụ sở chính đặt tại 37A- Điện Biên Phủ- ĐàNẵng.Xuất phát từ yêu cầu tiếp nhận và phục vụ các công trình xây dựng trong khu vực.Ngày 01/01/2002 công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 3202000421 của

Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Thành Phố Đà Nẵng cấp vào ngày 01/12/2001, với

- Tên doanh ghiệp: Công ty TNHH Việt Hương

- Tên giao dịch: Viethuong Co; Ltd

- Số điện thoại: 0511.3684.868 Fax: 0511.3684.777

- Mã số thuế: 0400404751 Vốn điều lệ: 9,6 tỷ VNĐ

Công ty có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu riêng, thực hiện đầy đủ chế độ kếtoán độc lập, và được phép mở tài khoản riêng tại các ngân hàng trong nước

- Ngân hàng Kỹ Thương Đà Nẵng - Ngân hàng An Bình

- Ngân hàng Thương Tín - Ngân hàng Vietcom Bank

Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thực hiện trong khuôn khổ pháp luật,chịu sự quản lý trực tiếp của Sở Kế hoạch và Đầu tư Đà Nẵng, công ty có quyền giaodịch, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế và liên kết, liên doanh về lĩnh vực kinh doanhvới các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Ngoài ra, Công ty còn phải thực hiện hoạtđộng theo Luật Doanh Nghiệp

b/ Quá trình phát triển

Công ty TNHH Việt Hương được hình thành vào những năm đầu thế kỷ 21, từ một đơn

vị kinh doanh nhỏ lẻ, dưới sự dìu dắt của lãnh đạo công ty, tập thể cán bộ công nhân viên

đã đưa công ty trở thành một đơn vị vững mạnh, đủ tiềm năng, tiềm lực và có uy tín trênthị trường Miền Trung Tây Nguyên nói riêng và thị trường cả nước nói chung

Trong những năm mới thành lập công ty cũng có những khó khăn nhất định Chính

vì thế, công ty không ngừng nỗ lực để từng bước đạt được kết quả khá cao Sau 3 nămhoạt động với tốc độ phát triển nhanh, đòi hỏi phải mở rộng kho bãi để đáp ứng nhu cầucủa người tiêu dùng và thực hiện đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh Do đó, Công ty

mở rộng kho bãi tại Quốc lộ 1A - Hoà Châu - Hoà Vang - TP Đà Nẵng

Hiện nay công ty có các đơn vị trực thuộc sau:

- Chi nhánh Công ty TNHH Việt Hương tại TP Nha Trang, trụ sở của Chi nhánh đặt tạiPhước Điền - Phước Đồng – Nha Trang

- Chi nhánh Công ty TNHH Việt Hương tại tỉnh Đăklăk , trụ sở Chi nhánh đặt tại Tổ 2,khối 7A, phường Tân Lợi, TP Buôn Mê Thuột, tỉnh ĐăkLăk

Trong những năm qua Công ty đã trưởng thành và phát triển nhanh chóng tạo chỗđứng trên thị trường, đó cũng là sự cố gắng của công ty và toàn thể công nhân viên đã mởrộng hoạt động kinh doanh để từng bước thâm nhập vào thị trường, nắm bắt thị hiếu của

người tiêu dùng, tìm thị trường mới tiêu thụ sản phẩm trên thị trường Miền Trung TâyNguyên Luôn tìm hiểu, nghiên cứu thị trường tăng cường tính cạnh tranh.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

2.1.2.1 Chức năng

Chức năng của công ty là kinh doanh thương mại chuyên mua vào, dự trữ và lưu thônghàng hoá Phân phối cho các đại lý, nhà bán buôn, bán lẻ trên thị trường Miền Trung TâyNguyên nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của khách hàng, của thị trường, mởrộng thị phần, tăng thu ngân sách, tạo động lực phát triển kinh tế Như vậy, công ty là đơn

vị kinh doanh vừa phải, có lợi nhuận, bảo tồn vốn kinh doanh và có lượng hàng hoá nhấtđịnh để thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị, thể hiện vai trò chủ đạo của một Công ty TNHHtrong lĩnh vực kinh doanh hàng hoá

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

GIÁM ĐỐC

PGĐ PHỤ TRÁCH TÀI CHÍNH THỐNG KÊ

PGĐ PHỤ TRÁCH KINH DOANH

PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH THỐNG

KÊ

Nguồn: phòng kế toán

Ghi chú:

Quan hệ điều hành Quan hệ qua lại

2.1.4 Môi trường hoạt động kinh doanh của công ty

Cũng như tất cả các công ty khác, công ty TNHH Việt Hương hoạt động trong một môitrường vĩ mô rộng lớn, đó là môi trường kinh tế, chính trị - pháp luật, văn hóa – xã hội,môi trường nhân khẩu học, môi trường khoa học, công nghệ và môi trường địa lý Mọi sựthay đổi từ những môi trường này đều tác động không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty, và ít hay nhiều đều mang đến những lợi ích cũng như gây ra một vàikhó khăn nhất định cho công ty Bên cạnh đó, không thể không kể đến các yếu tố như cácnhà cung ứng, khách hàng, các đổi thủ cạnh tranh, đây chính là các yếu tổ của môi trườngbên trong, hay còn gọi là môi trường vi mô, tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty.Chúng ta sẽ phân tích lần lượt các yếu tố trong cả hai môi trường này, nhưng trước tiênhãy cùng xem xét lĩnh vực hoạt động của công ty cũng như các sản phẩm mà công tymang đến cho khách hàng

- Bình nước nóng có: Prime DH, Prime 15, 30, PRIME TX, ISEA 15, 30, Tân Á

- Bồn inox Tân Mỹ, chậu Inox Tân Mỹ và một số hàng Tân Mỹ khác

Tuy nhiên, đó chưa phải là nhóm sản phẩm chính mà công ty kinh doanh Nhóm sảnphẩm chính mà công ty kinh doanh là nhóm sản phẩm gạch men Bao gồm:

- Thương hiệu gạch men CMC có: gạch men CMC 20x20, 20x25, 25x25, 25x40,40x40, 45x45, 50x50, 60x60, gạch men CMC chân tường

- Thương hiệu gạch men Hoa Cương có: Hoa Cương SOLIDO 40x40, HC SOLIDOS1 50x50

- Thương hiệu gạch men Vĩnh Phúc có: Vĩnh Phúc PE1 25x25, VPPQ1 25x25,VPPQ2 25x25, VPTM1 30x30, VPTM2 30x30, VP SOLIDO 40x40, VPST140x40, VPST2 40x40

- Thương hiệu gạch men Hoàn Mỹ có: HMD1 20x25, HMD2 20x25, HMTD120x25, HMTD2 20x25, HMD1 40x40, HMD2 40x40, HMS1 40x40

- Thương hiệu gạch men Đại Việt có: DVD1 20x25, DVD2 20x25, DVSAS1 25x40,DVSAS2 25x40, DVSTS1 25x40, DVSTS2 25x40, DV D1 40x40, DV D240x40…

- Thương hiệu gạch men Yên Bình có: Yên Bình 20x20, 25x25, Yên Bình chântường

- Thương hiệu gạch men Tiền Phong có: Tiền Phong 40x40, 50x50

- Thương hiệu gạch men Tiên Sơn có: Tiên Sơn 12x60, 30x60, 40x40, 50x50, 60x60

- Thương hiệu gạch men Trung Đô có: TĐ 40x40, 50x50

- Thương hiệu gạch men Phổ Yên có: PY 40x40

Có thể nói, gạch men là sản phẩm chủ lực của công ty, sản phẩm này tiêu thụ mạnh trênthị trường so với các sản phẩm khác của công ty Và vị trí sản phẩm Gạch men trong hoạtđộng kinh doanh của công ty được biểu hiện qua bảng sau:

Bảng 2.1 Kết quả HĐKD sản phẩm gạch men

(ĐVT: 1000 đồng)Chỉ tiêu Năm

2007

Năm2008

Năm2009

So sánhNăm 2008/2007 Năm 2009/2008

Nhận xét: Qua bảng số liệu ta thấy, sản phẩm Gạch men của công ty đóng vai trò chủ lực,chiểm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu Năm 2008 tăng 37,5% tương ứng với mức tăng

là 57.236.625 đồng so với năm 2007 Tuy nhiên, đến năm 2006 có xu hướng giảm xuống21,5% do công ty đang gặp khó khăn về mọi mặt vì đang trong thời gian mở rộng thịtrường, cũng như sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ

2.1.6 Môi trường kinh doanh

Cũng giống như các công ty khác, công ty TNHH Việt Hương tồn tại trong một môitrường vĩ mô rộng lớn, bao gồm: Môi trường kinh tế, chính trị - pháp luật, nhân khẩu học,văn hóa – xã hội, khoa học công nghệ và môi trường địa lý Bên cạnh môi trường vĩ mô,công ty còn hoạt động trong môi trường vi mô, đây là môi trường bên trong tác động trựctiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm: các nhà cung ứng, khách hàng vàcác đối thủ cạnh tranh

2.1.6.1 Các nhà cung ứng

Gồm các nhà cung ứng vốn và cung ứng hàng hóa cho việc kinh doanh của công ty Công

ty có các nhà cung ứng sau:

Bảng 1.2: Các nhà cung ứng chủ lực của công ty

- Hàng gạch men Tiền Phong

- Hàng gạch men Tiên Sơn

- Hàng gạch men Trung Đô

2.1.6.2 Khách hàng

Đa số khách hàng của công ty là khách hàng trong khu vực miền Trung – TâyNguyên, bao gồm các nhóm mua sỉ và lẻ, các nhà bán buôn, các đại lý, các cơ sở xâydựng, các chủ đầu tư, các công ty tư vấn thiết kế xây dựng và các tổ chức, cá nhân có nhucầu mua bán và sử dụng sản phẩm để xây dựng.Sự biến động về sản lượng và tỷ trọngtiêu thụ của các nhóm khách hàng được phản ánh trong bảng sau:

Họ mong đợi từ nhiều yếu tố như: giá cả, chất lượng, mẫu mã, các dịch vụ sau khi bán và

sự cân nhắc giữa các nhãn hiệu sản phẩm

Nhóm 2: Nhóm KH tổ chức:

Chủ yếu là ở thị trường Quảng Nam và Đà Nẵng, bao gồm:

- Công ty Đầu tư và phát triển nhà Đà Nẵng

- Công ty Vật Tư Tổng Hợp Quảng Ngãi

- Công ty Xây dựng và kinh doanh nhà ở Đà Nẵng

Những khách hàng này thường thì quan tâm đến mẫu mã đẹp, chất lượng cao vàgiá rẻ, thời hạn thanh toán chậm vì họ phụ thuộc vào thời hạn nghiệm thu quyết toán côngtrình xây dựng đấu thầu Công ty luôn cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn, vận chuyểnhàng hóa đến tận nơi cho KH, giá cả và mức hoa hồng chiết khấu hợp lý, nên kích thíchviệc mua hàng và thanh toán của các đối tượng này

Bên cạnh các yếu tố cung ứng và khách hàng thì đối thủ cạnh tranh cũng là mộtnhân tố rất quan trọng trong môi trường vi mô của công ty

2.1.6.3 Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty khác cùng ngành hoặc cùng loại hìnhkinh doanh cung cấp sản phẩm, được xem là đối thủ cạnh tranh của công ty Hiện nay đốithủ cạnh tranh trong ngành của công ty bao gồm các nhà phân phối gạch men như: Công

ty TNHH Yên Loan, công ty TNHH TM Quang Thiện, công ty TNHH DVTM Như Minh

2.1.7 Đặc điểm các yếu tố kinh doanh của công ty

Đây là các yếu tố cơ bản để đánh giá hoạt động của một công ty, bao gồm yếu tố tàichính, đặc điểm tổ chức quản lý nhân sự và tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty.Tất cả những yếu tố này cũng góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh của công ty với cáccông ty khác trong ngành

2.1.7.1 Yếu tố tài chính

Công ty TNHH Việt Hương là một doanh nghiệp tư nhân, nhưng nhiệm vụ quan trọngcủa công ty là đảm bảo cho quá trình hoạt động được diễn ra một cách liên tục, tăngnhanh tốc độ quay vòng vốn để sinh lời và phát triển công ty Hãy xem xét bảng tổng kếttài sản của công ty

Bảng 2.2: Kết cấu tài sản và nguồn vốn của công ty

Bảng 2.4: kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 2.5: Biểu đồ doanh thu

Nguồn: phòng kế toán

Nhận xét: Sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, nhưng qua bảng trên tathấy doanh thu của Công ty năm 2008 tăng lên 24.969 triệu đồng ứng với mức tăng là19.6% so với năm 2007 và đến năm 2009 lại tiếp tục tăng lên 37.5% so với năm 2008, docông ty biết cách khai thác thị trường nên lượng hàng bán của công ty tăng lên, dẫn tớidoanh thu cũng tăng

Nhìn chung, doanh thu và lợi nhuận sau thuế tăng đều theo các năm, nguyên nhân là nhờcông ty có đội ngũ nhân viên thị trường cố định và có trình độ cao, tìm hiểu nhu cầu thịtrường tốt

2.1.7.2 Đặc điểm tổ chức quản lý nhân sự

Thành công trong những năm qua của Công ty TNHH Việt Hương có sự quyếtđịnh quan trọng của yếu tố con người Từ khi thành lập đến nay, lực lượng lao động củacông ty không ngừng tăng lên Hãy xem xét tình hình cơ cấu lao động của công ty quabảng sau:

Bảng 2.6: Cơ cấu lao động qua các năm

(ĐVT: người)

Số lượng TL% Số lượng TL% Số lượng TL%Tổng số lao động 405 100 502 100 599 100Xét theo giới tính:

Nam

Nữ

31194

76.823.2

361142

7228

398201

66.433.5Xét theo bộ phận LĐ:

12.36.178.23.2

552840415

115.580.43

603049118

10.0681.93

0.2421.438.739.5

1107196196

0.2421.33939

1142211245

0.2423.735.240.9

Nguồn: Phòng Kế toán

Nhận xét: Cơ cấu lao động tương đối ổn định, lực lượng lao động của công ty tăng đềuqua các năm Hàng năm, công ty đều tổ chức các lớp đào tạo cho cán bộ công nhân viên

về các chuyên ngành như: kế toán, tin học, quản lý… trình độ lao động được nâng cao

Tuy nhiên về tỷ trọng nhân viên thị trường có phần giảm xuống còn 5.8% trongnăm 2009 Do vậy công ty tiếp tục đào tạo mới đáp ứng được nhiệm vụ lâu dài

Cùng với việc đào tạo nâng cao trình độ lao động, công ty còn thường xuyên quantâm cải thiện điều kiện làm việc và môi trường sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên, nhất

là các công nhân trực tiếp tại kho và các cửa hàng như: trang bị phương tiện vận tải đểgiảm nhẹ cường độ lao động, khám sức khỏe định kỳ, tăng lương…do đó đời sống củanhân viên không ngừng được nâng cao

Có thể thấy được mức thu nhập bình quân mà công nhân của công ty nhận đượcqua bảng sau:

Bảng 2.7: Thu nhập bình quân của lao động

Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009Thu nhập bình

móc 250.8 98.6 152.1 31.4 1.85 29.5 99.5 50.7 48.8Công

cụ 230.9 153.5 217.7 180.8 20.4 160.4 490.7 425.0 65.7Tổng 970.3 596.3 596.3 1022.2 414 608.1 1335.2 840.1 495.1

Nguồn:phòng kế toán

Ghi chú:

- KH: Khấu hao

- GTHM: Giá trị hao mòn

- NG: Nguyên giá

2.2 Thực trạng công tác mua sản phẩm gạch men tại công ty

2.2.1 Các phương pháp mua hàng của công ty

Có nhiều phương pháp mua hàng mà một doanh nghiệp có thể áp dụng, nhữngphương pháp này phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau như: quy mô mua hàng, hình thứcmua hàng, thời hạn tín dụng và nguồn hàng của doanh nghiệp Công ty TNHH ViệtHương cũng áp dụng nhiều phương pháp mua hàng khác nhau tương ứng với mỗi yếu tốnêu trên

2.2.1.1 Căn cứ vào quy mô mua hàng

Những năm đầu mới thành lập công ty áp dụng phương pháp mua theo nhu cầu,tức là cần mua với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu, tức là mỗi lần muachỉ mua vừa đủ với nhu cầu bán ra của công ty Nhưng hiện nay công ty đã áp dụng muahàng theo lô lớn, trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó,điều này giúp làm giảm được chi phí mua và công ty được hưởng những ưu đãi từ các nhàcung cấp, chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng,đồng thời có thể chớp được thời cơ khi thị trường lên “cơn sốt”, nhờ đó có thể thu đượclợi nhuận cao Tuy nhiên, với phương pháp này công ty có thể gặp một vài khó khăn vềtài chính do phải sử dụng một lượng vốn hàng hóa lớn, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn,chưa kể đến là công ty có thể gặp rủi ro như thiên tai, hạ giá, chi phí bảo quản và bảohiểm rất lớn

2.2.1.2 Căn cứ vào hình thức mua

Căn cứ vào hình thức mua thì công ty có thể lựa chọn phương pháp thu mua tậptrung hay thu mua phân tán Ở đây công ty thường sử dụng phương pháp thu mua tậptrung Công ty có một bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng, nhờ đótiết kiệm được chi phí

2.2.1.3 Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Tùy theo từng loại hợp đồng mà công ty áp dụng các phương pháp , có thể là mua giaohàng trước, tức là nhận được hàng hóa sau một thời gian mới thanh toán lô hàng đó, cóthể là mua đặt tiền trước nhận tiền sau, với một số hợp đồng thì sau khi ký hợp đồng ,công ty phải trả một khoản tiền (có thể là một phần giá trị hoặc toàn bộ giá trị lô hàng).

2.2.1.4 Căn cứ theo nguồn hàng

Hiện nay tất cả hàng gạch men mua vào của công ty đều là mua trong nước, trong thờigian tới công ty sẽ cố gắng mở rộng phạm vi mua hàng, nhập khẩu từ các công ty nướcngoài để có thể đa dạng hóa chủng loại, nâng cao chất lượng để có thể cạnh tranh với cácđối thủ

2.2.3 Mục tiêu mua hàng của công ty

Như chúng ta đã biết thì mua hàng nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động của một doanhnghiệp, là khâu tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Do đó, để công tác mua hàng

có hiệu quả thì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải xác định rõ mục tiêu mua hàngcủa mình là gì? Không nằm ngoại lệ, công ty TNHH VIệt Hương cũng đã xác định cácmục tiêu cơ bản của công tác mua vào sản phẩm gạch men, đó là: Đảm bảo an toàn chocông tác bán ra, đảm bảo chất lượng hàng hóa mua vào và đảm bảo mua hàng với chi phíthấp nhất Việc thực hiện những mục tiêu này cũng còn nhiều điều đáng quan tâm

Đối với việc đảm bảo an toàn cho công tác bán ra, công ty xác định mua hàng phải đủ

về số lượng và cơ cấu, tuy nhiên đôi lúc công ty cũng không tránh khỏi tình trạng thừa,thiếu rất đáng tiếc, dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hóa hay gián đoạn lưu thông Bên cạnh

đó, khâu vận chuyển hàng hóa của công ty gặp khó khăn ở chỗ là các nhà cung cấp nằmphân tán và nằm ở rất xa, nên quá trình vận chuyển tốn nhiều thời gian và đã gặp không ítrủi ro

Đối với việc đảm bảo chất lượng hàng hóa mua vào thì công ty không gặp nhiều khókhăn, bởi hàng hóa của công ty được lấy từ những nhà cung cấp hiện đang có uy tín caotrên thị trường, chất lượng, mẫu mã đều đang được khách hàng rất ưa chuộng Tuy nhiên,

để đảm bảo ngày càng đa dạng về mặt chủng loại cũng như nâng cao chất lượng hànghóa, trong thời gian đến công ty cần đầu tư cho công tác nhập khẩu từ các nhà cung cấpngoài nước để nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ

Đối với việc đảm bảo mua hàng với chi phí thấp thì công ty đang ngày càng hoànthiện công tác hoạch định, lựa chọn các nhà cung cấp, tạo nguồn hàng cũng như chú trọnghơn công tác vận chuyển và bảo quản nhằm tiết kiệm tối đa chi phí giao dịch, đặt hàngcũng như chi phí vận chuyển.

Để bắt đầu tìm hiểu thực trạng công tác mua hàng của công ty, chúng ta sẽ điểm quavài nét về kết quả mua hàng của công ty qua các năm

2.2.4 Kết quả mua hàng gạch men qua các năm

Bảng 2.10: Nhập – xuất – tồn qua các năm

Giá trị đơn vị sản phẩm của công ty không lớn nhưng khách hàng thường mua với số lượng nhiều, nên công ty thường xuất, nhậpsản phẩm theo lô lớn

Để cụ thể hơn việc mua hàng của công ty với số lượng, chủng loại, giá trị là baonhiêu chúng ta cùng tìm hiểu qua một ví dụ cụ thể - bảng thống kê kết quả việc mua hàngcủa công ty trong khoảng thời gian từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009

Bảng 2.11: Thống kê mua hàng của công ty tháng 12/2009

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nguồn hàng phục vụcho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị của công ty hiểu hơn bao giờ hết việc cần thiếtphải hoàn thiện tốt công tác quản trị mua hàng, với hàng loạt các vấn đề được đặt ra nhưtình hình thị trường, giá cả hiện hành cũng như dự báo, thời hạn giao hàng , tình hình vậnchuyển…Công ty đã xác định mua hàng theo quy trình sau:

Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình mua hàng của công ty

Tiếp tục tìm hiểu công tác quản trị mua hàng của công ty đã được thực hiện nhưthể nào, chúng ta lần lượt xem xét từng khâu trong hoạt động mua hàng

2.2.5.1 Xác định nhu cầu mua hàng

Công ty căn cứ vào khối lượng và cơ cấu nhu cầu có khả năng thanh toán của công

ty, căn cứ vào phương hướng và mục tiêu thu mua và kết quả phân tích tình hình thựchiện kê hoạch của năm báo cáo, các báo cáo tồn kho và dự báo tiêu thụ để lập kế hoạchmua hàng

Chỉ tiêu mua hàng được xác lập dựa vào chỉ tiêu bán ra, chỉ tiêu dự trữ gạch cuối

kỳ và đầu kỳ theo công thức sau:

Tổ chức, thực hiện đặt hàng,cung ứng

Đánh giá kết quả mua hàng

Lập hợp đồng, ký hợp đồng cung ứng

Tìm kiếm

Và lựa chọn nhà cung ứng

Xác đinh

nhu cầu

Nguồn: phòng kinh doanh

Nhập kho,Bảo quản