2.2.1 Các phương pháp mua hàng của công ty
Có nhiều phương pháp mua hàng mà một doanh nghiệp có thể áp dụng, những phương pháp này phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau như: quy mô mua hàng, hình thức mua hàng, thời hạn tín dụng và nguồn hàng của doanh nghiệp. Công ty TNHH Việt Hương cũng áp dụng nhiều phương pháp mua hàng khác nhau tương ứng với mỗi yếu tố nêu trên.
2.2.1.1 Căn cứ vào quy mô mua hàng
Những năm đầu mới thành lập công ty áp dụng phương pháp mua theo nhu cầu, tức là cần mua với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu, tức là mỗi lần mua chỉ mua vừa đủ với nhu cầu bán ra của công ty. Nhưng hiện nay công ty đã áp dụng mua hàng theo lô lớn, trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó, điều này giúp làm giảm được chi phí mua và công ty được hưởng những ưu đãi từ các nhà cung cấp, chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng, đồng thời có thể chớp được thời cơ khi thị trường lên “cơn sốt”, nhờ đó có thể thu được lợi nhuận cao. Tuy nhiên, với phương pháp này công ty có thể gặp một vài khó khăn về tài chính do phải sử dụng một lượng vốn hàng hóa lớn, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, chưa kể đến là công ty có thể gặp rủi ro như thiên tai, hạ giá, chi phí bảo quản và bảo hiểm rất lớn.
2.2.1.2 Căn cứ vào hình thức mua
Căn cứ vào hình thức mua thì công ty có thể lựa chọn phương pháp thu mua tập trung hay thu mua phân tán. Ở đây công ty thường sử dụng phương pháp thu mua tập trung. Công ty có một bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng, nhờ đó tiết kiệm được chi phí.
Tùy theo từng loại hợp đồng mà công ty áp dụng các phương pháp , có thể là mua giao hàng trước, tức là nhận được hàng hóa sau một thời gian mới thanh toán lô hàng đó, có thể là mua đặt tiền trước nhận tiền sau, với một số hợp đồng thì sau khi ký hợp đồng , công ty phải trả một khoản tiền (có thể là một phần giá trị hoặc toàn bộ giá trị lô hàng).
2.2.1.4 Căn cứ theo nguồn hàng
Hiện nay tất cả hàng gạch men mua vào của công ty đều là mua trong nước, trong thời gian tới công ty sẽ cố gắng mở rộng phạm vi mua hàng, nhập khẩu từ các công ty nước ngoài để có thể đa dạng hóa chủng loại, nâng cao chất lượng để có thể cạnh tranh với các đối thủ.
2.2.3 Mục tiêu mua hàng của công ty
Như chúng ta đã biết thì mua hàng nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động của một doanh nghiệp, là khâu tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Do đó, để công tác mua hàng có hiệu quả thì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải xác định rõ mục tiêu mua hàng của mình là gì? Không nằm ngoại lệ, công ty TNHH VIệt Hương cũng đã xác định các mục tiêu cơ bản của công tác mua vào sản phẩm gạch men, đó là: Đảm bảo an toàn cho công tác bán ra, đảm bảo chất lượng hàng hóa mua vào và đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất. Việc thực hiện những mục tiêu này cũng còn nhiều điều đáng quan tâm
Đối với việc đảm bảo an toàn cho công tác bán ra, công ty xác định mua hàng phải đủ về số lượng và cơ cấu, tuy nhiên đôi lúc công ty cũng không tránh khỏi tình trạng thừa, thiếu rất đáng tiếc, dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hóa hay gián đoạn lưu thông. Bên cạnh đó, khâu vận chuyển hàng hóa của công ty gặp khó khăn ở chỗ là các nhà cung cấp nằm phân tán và nằm ở rất xa, nên quá trình vận chuyển tốn nhiều thời gian và đã gặp không ít rủi ro.
Đối với việc đảm bảo chất lượng hàng hóa mua vào thì công ty không gặp nhiều khó khăn, bởi hàng hóa của công ty được lấy từ những nhà cung cấp hiện đang có uy tín cao trên thị trường, chất lượng, mẫu mã đều đang được khách hàng rất ưa chuộng. Tuy nhiên, để đảm bảo ngày càng đa dạng về mặt chủng loại cũng như nâng cao chất lượng hàng hóa, trong thời gian đến công ty cần đầu tư cho công tác nhập khẩu từ các nhà cung cấp ngoài nước để nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ.
Đối với việc đảm bảo mua hàng với chi phí thấp thì công ty đang ngày càng hoàn thiện công tác hoạch định, lựa chọn các nhà cung cấp, tạo nguồn hàng cũng như chú trọng hơn công tác vận chuyển và bảo quản nhằm tiết kiệm tối đa chi phí giao dịch, đặt hàng cũng như chi phí vận chuyển.
Để bắt đầu tìm hiểu thực trạng công tác mua hàng của công ty, chúng ta sẽ điểm qua vài nét về kết quả mua hàng của công ty qua các năm
2.2.4 Kết quả mua hàng gạch men qua các năm
Bảng 2.10: Nhập – xuất – tồn qua các năm
(ĐVT: 1000 thùng) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
So sánh Năm 08/07 Năm 09/08 GT TL(%) GT TL(%) Tồn đầu kỳ 1.210.919 1.409.278 1.083.670 198.359 16.4 -1.300.911 92.3 Tổng nhập 285.318 230.119 449.759 -55.199 19.3 219.640 95.4 Tổng xuất 86.959 99.489 366.798 12.530 14.4 267.309 268.7 Tồn cuối kỳ 1.409.278 1.083.670 1.166.630 -325.608 23.1 82.960 7.7
Nhận xét: Công ty duy trì lượng tồn kho tương đối lớn. Từ năm 2008 sản lượng nhập có sự giảm sút 55.199 nghìn thùng ứng với mức giảm là 19.3% so với năm 2007, nhưng đến năm 2009 do nhu cầu tiêu thụ Gạch men trên thị trường tăng nên công ty đã tăng lượng nhập vào là 219.640 nghìn thùng ứng với mức tăng là 95.4% so với năm 2008. Tuy nhiên, so sự cạnh tranh gay gắt dẫn đến lượng tồn kho của năm 2009 có xu hướng tăng trở lại 7.7% ứng với mức tăng 82.960 nghìn thùng giảm hiệu quả kinh doanh của công ty.
Giá trị đơn vị sản phẩm của công ty không lớn nhưng khách hàng thường mua với số lượng nhiều, nên công ty thường xuất, nhập sản phẩm theo lô lớn
Để cụ thể hơn việc mua hàng của công ty với số lượng, chủng loại, giá trị là bao nhiêu chúng ta cùng tìm hiểu qua một ví dụ cụ thể - bảng thống kê kết quả việc mua hàng của công ty trong khoảng thời gian từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009
Bảng 2.11: Thống kê mua hàng của công ty tháng 12/2009
Mặt hàng Mua vào Số lượng Giá trị HH Hàng hoá 001CMC Hàng CMC 002HC Hàng Hoa Cương 21.849.00 839.389.077 HC4040 Hoa Cương 40x40 thùng 21.259.00 838.733.438 HC5050 Hoa Cương 50x50 Thùng 590.00 655.639 003VP Hàng Vĩnh Phúc 19.518.00 840.816.570 004HM Hàng Hoàn Mỹ 22.591.00 681.709.637 HM2025 Hoàn Mỹ 20x25 Thùng 3.468.00 116.552.102 HM2540 Hoàn Mỹ 25x40 Thùng 12.137.00 342.495.359 HM4040 Hoàn Mỹ 40x40 Thùng 6.986.00 222.622.176 005DV Hàng Đại Việt 10.134.00 249.519.758 DV2025 Đại Việt 20x25 Thùng DV2540 Đại Việt 25x40 Thùng 6.990.00 196.309.969 DV4040 Đại Việt 40x40 Thùng 3.144.00 53.209.789 006YB Hàng Yên BÌnh 11.668.00 663.823.000 YB2020 Yên Bình 20x20 Thùng 220.00 9.400.000 YB2525 Yên Bình 25x25 Thùng 4.273.00 177.415.500 YBCT Yên Bình chân tường Thùng 7.175.00 477.007.500
007TP Hàng Tiền Phong 1.500.00 68.100.000 TP4040 Tiền Phong 40x40 Thùng TP5050 Tiền Phong 50x50 Thùng 1.500.00 68.100.000 008TS Hàng Tiên Sơn 010HTD Hàng Trung Đô 8.062.08 572.575.854 TD4040 Trung Đô 40x40 M2 8.062.08 572.575.854 TD5050 Trung Đô 50x50 011HPY Hàng Phổ Yên 8.535.00 354.431.100 PY4040 Phổ Yên 40x40 Thùng 8.535.00 354.431.100
Để hiểu rõ hơn việc thực hiện công tác mua hàng của công ty, chúng ta sẽ cùng đi sâu xem xét lần lượt các khâu trong quy trình mua hàng của công ty
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị của công ty hiểu hơn bao giờ hết việc cần thiết phải hoàn thiện tốt công tác quản trị mua hàng, với hàng loạt các vấn đề được đặt ra như tình hình thị trường, giá cả hiện hành cũng như dự báo, thời hạn giao hàng , tình hình vận chuyển…Công ty đã xác định mua hàng theo quy trình sau:
Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình mua hàng của công ty
Tiếp tục tìm hiểu công tác quản trị mua hàng của công ty đã được thực hiện như thể nào, chúng ta lần lượt xem xét từng khâu trong hoạt động mua hàng.
2.2.5.1 Xác định nhu cầu mua hàng
Công ty căn cứ vào khối lượng và cơ cấu nhu cầu có khả năng thanh toán của công ty, căn cứ vào phương hướng và mục tiêu thu mua và kết quả phân tích tình hình thực hiện kê hoạch của năm báo cáo, các báo cáo tồn kho và dự báo tiêu thụ để lập kế hoạch mua hàng.
Chỉ tiêu mua hàng được xác lập dựa vào chỉ tiêu bán ra, chỉ tiêu dự trữ gạch cuối kỳ và đầu kỳ theo công thức sau:
Tổ chức, thực hiện đặt hàng, cung ứng
Đánh giá kết quả mua hàng Lập hợp đồng, ký hợp đồng cung ứng Tìm kiếm Và lựa chọn nhà cung ứng Xác đinh nhu cầu
Nguồn: phòng kinh doanh Nhập kho, Bảo quản
Trong đó, M - khối lượng gạch cần mua trong kỳ kế hoạch Xkh – Khối lượng gạch bán ra kỳ kế hoạch
Dck – Khối lượng gạch cần dự trữ cuối kỳ kế hoạch
Dđk – Khối lượng gạch dự trữ còn lại đầu kỳ kế hoạch
Sau khi lập kế hoạch mua hàng, công ty tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng
2.2.5.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng
Hiện tại Công ty đã có những nhà cung cấp sẵn và có uy tín trên thị trường, tuy nhiên do yêu cầu kinh doanh và việc hạn chế rủi ro trong kinh doanh thì công ty cần tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp khác.
Sau khi tìm hiểu và thu thập thông tin, công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng để làm đối tác kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh thị trường sẽ yêu cầu bộ phận mua hàng tiến hành quá trình hỏi hàng thông qua Fax hoặc email gồm các nội dung sau: Tên hàng, chất lượng, quy cách mặt hàng, giá cả, xuất xứ, thời gian giao hàng...gửi đến nhà cung ứng. Thông thường tại công ty bước hỏi hàng rất ít khi công ty thực hiện do các nhà cung ứng thường gửi thư chào hàng đến cho công ty.
Công ty chưa chủ động trong công tác tìm kiếm và tạo nguồn hàng, ít quan tâm đến việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp mới, chủ yếu là mua hàng của những nhà cung cấp truyền thống, điều này mang lại lợi ích là được hưởng các ưu đãi về giá, chiết khấu, ưu tiên trong mua hàng. Tuy nhiên, điều này sẽ gây ra khó khăn khi mặt hàng nào đó bị khan hiếm, nếu công ty mua của nhiều nhà cung cấp hơn sẽ theo kịp với sự thay đổi về giá và mua hàng với giá rẻ hơn, cũng như đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng.
Trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng thì một việc quan trọng mà công ty không bỏ qua, đó là công ty cũng đã xác định cho mình một số tiêu chí phục vụ cho việc lựa chọn nhà cung ứng.
a/ Các tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng
- Chất lượng là phải chắc, bền
- Giá cả phù hợp với người tiêu dùng có mức thu nhập khác nh - Mẫu mã sản phẩm phong phú, đa dạng về chủng loại.
- Quy mô kinh doanh đáp ứng được số lượng mà công ty cần. - Nhà cung cấp phải có uy tín trên thị trường.
- Chính sách ưu đãi (chiết khấu theo số lượng) và chính sách thanh toán (có thể thanh toán trước một phần, số còn lại thanh toán ngay sau khi nhận hàng và nhiều hình thức thanh toán khác tuỳ vào sự thỏa thuận giữa hai bên đã ghi trong hợp đồng).
- Thời gian giao hàng : chính xác theo hợp đồng và có khả năng thực hiện được các đơn hàng khẩn.
- Khả năng sản xuất và cung cấp của nhà cung ứng.
b/ Danh sách các nhà cung ứng gạch men hiện có
- Tập đoàn gạch men Prime
- Công ty cổ phần Tiên Sơn Viglacera - Công ty cổ phần CMC.
- Công ty cổ phần Trung Đô
c/ Mối quan hệ với các nhà cung ứng
Công ty là nhà phân phối độc quyền cho sản phẩm của Tập Đoàn PRIME ở khu vực Miền Trung Tây Nguyên. Công ty có một nhà phân phối mạnh đảm bảo nguồn hàng đạt chất lượng cho hoạt động phân phối một cách thường xuyên. Đây là điều kiện tốt để Công ty ổn định nguồn hàng đáp ứng nhu cầu đột biến của thị trường cũng như mở rộng quy mô kinh doanh cho Công ty. Hiện nay nguồn sản phẩm gạch men đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho Công ty Việt Hương là gạch men của tập đoàn Prime. Cụ thể là gạch men Prime Đại Lộc nên việc lấy hàng của nhà cung cấp này là thường xuyên và số lượng chiếm 50% tổng sản phẩm gạch men. Chính vì vậy nên Công ty có mối quan hệ rất tốt với nhà cung ứng này, hơn nữa tạo được lòng tin với nhà cung cấp nên có thể đặt hàng qua điện thoại mà không cần trực tiếp đến tận nơi, được hưởng chiết khấu nhiều hơn so với các nhà cung cấp khác.
2.2.5.3 Lập hợp đồng, ký hợp đồng cung ứng
Sau khi nhận chào hàng của nhà cung ứng gởi đến, bộ phận phòng kinh doanh sẽ nghiên cứu, tìm hiểu khả năng cung ứng của nhà cung ứng. Nếu các điều khoản trong
chào hàng có thể chấp nhận được thì bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gởi đến nhà cung ứng.
Đó là đối với những nhà cung ứng mới, còn với những nhà cung ứng cũ như Tâp đoàn Prime thì việc đặt hàng có thể đặt hàng qua điện thoại, mail hoặc fax vì đây là nhà cung ứng lớn có uy tín với công ty.
Sau khi hỏi hàng hay phát thư hỏi hàng, bộ phận mua hàng của công ty sẽ nhận được thư chào hàng của nhà cung ứng. Nếu thư chào hàng có mội dung phù hợp và công ty có thể chấp nhận được thì công ty sẽ tiến hành đặt hàng luôn. Nhưng nếu công ty thấy thư chào hàng này có điểm không phù hợp thì công ty và nhà cung ứng sẽ tiến hành đàm phán, có khi đàm phán nhiều lần mới đưa ra được những điều khoản phù hợp mà hai bên có thể chấp nhận được.
Sau khi đã thống nhất với nhau mọi điều khoản, công ty và đối tác ghi lại các kết quả đạt được thành một văn bản và trao cho nhau. Văn bản đó là văn kiện xác nhận việc mua bán giữa hai bên. Văn kiện do nhà cung ứng lập gọi là giấy xác nhận bán hàng, văn kiện do Công ty lập gọi là giấy xác nhận mua hàng.
Sau khi công ty đồng ý với thư chào hàng của đối tác hay hai bên đã nhất trí với thay đổi của thư hoàn giá, công ty sẽ chấp nhận chào hàng của đối tác. Thông qua fax hay email Công ty thông báo cho đối tác biết mình chấp nhận đặt hàng của nhà cung ứng.
Công ty áp dụng tất cả các loại hình đàm phán. Tuỳ từng đối tác, thương vụ hay đặc điểm của từng thị trường mà công ty áp dụng loại hình nào cho phù hợp để có khả năng thành công cao nhất. Tuy nhiên, trên thực tế thì hình thức mà Công ty sử dụng nhiều nhất là hình thức đàm phán bằng thư tín. Đôi khi, trong những trường hợp khẩn cấp, hoặc những tình huống bất ngờ xảy ra trong thời gian thực hiện hợp đồng như: thị trường biến động mạnh, sự thay đổi về thời gian giao nhận hàng thì công ty thường sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại. Khi giá trị hàng hoá quá lớn, hay làm ăn với những đối tác mới mà Công ty muốn quan hệ lâu dài trong tương lai thì công ty thường áp dụng hình thức đàm phán trực tiếp. Nhưng khi áp dụng hình thức này công ty gặp khá nhiều khó khăn,