2.4.1 Thuận lợi
• Công ty lấy hàng trực tiếp từ các nhà sản xuất để bán trực tiếp, không qua quá trình sản xuất, chế biến.
• Với mạng lưới khách hàng rộng khắp khu vực Miền Trung Tây Nguyên, đội ngũ nhân viên trẻ, có tinh thần trách nhiệm cao, cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, có kho bãi rộng tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt công việc.
• Thuận lợi về giao thông trên quốc lộ 1A, đường sắt xuyên Việt nên vấn đề vận chuyển, thu mua và phân phối hàng rất thuận tiện.
2.4.2 Khó khăn
• Phải đối mặt với đối thủ cạnh tranh mạnh trên thị trường.
• Hầu hết các sản phẩm gạch men của công ty đều lấy từ các nhà cung cấp ở xa nên tồn nhiều thời gian, có thể gặp rủi ro, sự cố.
• Khả năng tài chính cũng ảnh hưởng đến nhu cầu thu mua, cụ thể là nguồn vốn tài trợ cho công tác mua hàng chủ yếu là từ nguồn vốn vay, đây là nguồn vốn không ổn định nên rất dễ gây tác động xấu đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA SẢN PHẨM GẠCH MEN CỦA CÔNG TY TNHH VIỆT HƯƠNG
3.1 Cơ sở để đề ra giải pháp
3.1.1 Vai trò của công tác mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của công ty
Công tác mua hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt đối với công ty TNHH Việt Hương, một doanh nghiệp chuyên phân phối sản phẩm gạch men trên thị trường thì công tác mua hàng càng trở nên quan trọng.
Mua hàng chính là nghiệp vụ đầu tiên làm tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng của công ty, bởi vì mua hàng sẽ giúp công ty đảm bảo có được lượng hàng hóa trong tay để bán ra thị trường.
Công tác mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. Điều này thể hiện ở chỗ, chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng cũng như các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển…) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao, từ đó làm cho giá bán cao, mà trên thị trường việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá. Vì vậy muốn có giá bán thấp hơn công ty phải mua được hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn. Vì vậy, công ty muốn bán tốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt. Việc mua hàng tốt sẽ giúp công ty chiếm lĩnh được thị trường.
Mua hàng đảm bảo cho công ty có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ. Nếu công ty mua phải hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận, mà khách hàng không chấp nhận thì hoạt động kinh doanh sẽ không hiệu quả. Vì thế, mua hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa.
Tóm lại, mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hóa, tạo ra lợi nhuận kinh doanh cho công ty.
3.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty
Như đã trình bày ở phần thực trạng, có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến công tác mua hàng của một doanh nghiệp. Các nhân tố đó có thể là các nhân tố bên trong như: kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hóa (bao gồm chính sách sản phẩm, kế hoạch chi tiết, kết quả tiêu thụ), các nguồn lực của doanh nghiệp (vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân viên mua hàng), năng lực của nhà quản trị mua hàng, cũng có thể là các nhân tố bên ngoài như: nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng…Tuy nhiên, đối với công ty TNHH Việt Hương thì xin được nêu ra một vài nhân tố quan trọng, ảnh hưởng thực sự đến công tác mua vào mặt hàng gạch men, đó là:
Năng lực tổ chức mua hàng của công ty, bao gồm: cách thức tổ chức bộ phận mua, công tác lập kế hoạch mua cho các loại hàng gạch men, cách thức triển khai thực hiện hoạt động mua hàng. Đây là nhân tố rất quan trọng quyết định kết quả mua hàng của công ty. Hiện nay, bộ phận mua hàng của công ty chưa được tổ chức một cách hợp lý, hoạt động giữa các khâu chưa được phối hợp một cách đồng bộ, nhất quán, thông tin giữa các bộ phận còn chưa kịp thời.
Tóm lại, vấn đề đặt ra là cần tổ chức lại bộ phận mua hàng một cách hợp lý.
Nhân tố thứ hai chính là chính là đội ngũ nhân viên mua hàng. Việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Công ty không thể giao hàng tùy ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà cần phải có sự lựa chọn. Vì thế việc tuyển chọn nhân viên thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Tóm lại, vấn đề đặt ra hiện nay là công ty là phải xây dựng một đội ngũ nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệm. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau: có kiến thức phong phú, năng động, tỉnh táo và có khả năng giao tiếp tốt.
Nhân tố thứ ba quan trọng đó là các nhà cung ứng. Đây là nhân tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của công ty, vì nếu không chọn đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, khộng đảm bảo được lượng hàng bán ra. Và thực tế đã cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty thuận lợi, có chỗ
đứng vững vàng trên thị trường như hiện nay cũng chính nhờ công ty biết chọn cho mình những nhà cung ứng tốt, nổi tiếng với các loại hàng hóa đảm bảo chất lượng, giá cả và đã, đang được người tiêu dùng ưa chuộng. Đó là các nhà cung ứng như công ty cổ phần Prime, Tiên Sơn Vigalacera, CMC, Trung Đô…
Như vậy, vấn đề đặt ra ở đây là làm sao để duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng hiện tại này. Mối quan hệ vốn đã tốt nay cần phải làm cho nó nảy nở hơn nữa, tốt đẹp hơn nữa, nhưng vẫn phải đảm bảo nguyên tắc: không hoàn toàn phụ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và không bị ép giá.
Nhắc đến nhân tố các nhà cung ứng thì một vấn đề nữa đặt ra đó là việc tìm kiếm thêm các nhà cung ứng mới ưu việt, đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra. Bởi hiện nay, nhu cầu của khách hàng đang cần những loại gạch mà công ty hiện chưa có trong danh mục gạch men cung cấp. Vì vậy, công tác thu mua muốn được hoàn thiện, muốn mang về đầy đủ những mặt hàng chất lượng phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của khách hàng thì việc tìm kiếm các nhà cung ứng mới càng trở nên cấp thiết.
Với việc xác định các nhân tố ảnh hưởng mạnh đến quá trình thu mua của công ty như trên, xin được đưa ra một vài mục tiêu cho công tác mua hàng của công ty trong thời gian đến.
3.1.3 Mục tiêu mua hàng trong thời gian đến
Trong thời gian đến, công ty cần đặt ra các mục tiêu cụ thể nhằm hoàn thiện công tác mua hàng của công ty như sau:
- Bảo vệ vững chắc thị trường mua vào hiện nay, gia tăng thị phần cho tương lai. - Gia tăng khối lượng và chất lượng gạch men mua vào nhằm cạnh tranh với các đối thủ.
- Tiếp nhận hàng hóa đúng lúc, đúng chỗ, vận chuyển hàng hóa tốt, tiết kiệm chi phí lưu thông.
- Song song với việc làm tốt công tác mua hàng, cũng phải đẩy mạnh công tác bán hàng nhằm mục tiêu dung hòa giữa công tác mua và bán.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu mua gạch men của công ty 3.2.1 Tổ chức lại bộ phận mua hàng cho công ty
3.2.1.1 Sự cần thiết của giải pháp
Để thực hiện tốt công tác mua hàng, vấn đề quan trọng là phải tổ chức một bộ phận mua hàng sao cho nhu cầu thông tin giữa các khâu phải thông suốt, từ khâu nghiên cứu thị trường cho đến khâu quản lý dự trữ cũng như khâu lập kế hoạch và thực thi mua phải đồng bộ, nhất quán và thông tin nên được thực hiện bằng văn bản, có như thế việc lập kế hoạch mua mới sát thực tế, tối thiểu dự trữ nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu. Phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu, các bộ phận sẽ đảm bảo cho quá trình mua hàng được diễn ra thông suốt.
3.2.1.1 Nội dung của giải pháp
Cần tổ chức các bộ phận trong khâu mua hàng theo sơ đồ sau:
Theo sơ đồ trên thì việc mua hàng được thực hiện bởi các bộ phận sau: Các nhân viên ở phòng kinh doanh dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng kinh doanh, các nhóm thu mua dưới sự chỉ đạo của các trưởng bộ phận thu mua.
Bộ phận lập kế hoạch tiêu thụ
Bộ phận lập kế hoạch mua Bộ phận kiểm soát dự trữ
Các nhóm thu mua Bộ phận nghiên cứu
thị trường
Bộ phận mua hàng
Nhân viên giao dịch
Nhóm A Nhóm B Nhóm C
Bộ phận quản lý kho Bộ phận lập kế hoạch tiêu
thụ
Bộ phận lập kế hoạch mua Bộ phận kiểm soát dự trữ
Các nhóm thu mua Bộ phận nghiên cứu
thị trường
Bộ phận mua hàng
Nhân viên giao dịch
Nhóm A Nhóm B Nhóm C
Căn cứ vào các thông tin như tình hình tiêu thụ sản phẩm, tình hình tồn kho cũng như các dự báo nhu cầu được cung cấp từ các bộ phận nghiên cứu thị trường, bộ phận kiểm soát dự trữ cũng như lập kế hoạch tiêu thụ, bộ phận lập kế hoạch mua do trưởng phòng kinh doanh đảm nhiệm sẽ tiến hành tính toán, lập kê hoạch mua hàng trong tháng và ra quyết định mua hàng cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng bao gồm các nhân viên giao dịch và các nhóm thu mua.
Với các nhân viên giao dịch, sau bộ phận nghiên cứu thị trường tìm hiểu và thu thập thông tin về các nhà cung ứng, các nhân viên này sẽ tiến hành quá trình hỏi hàng thông qua fax hoặc email, hoặc nhận các thư chào hàng từ các nhà cung ứng, xem xét rồi tiến hành đặt hàng, hoặc tiến hành đàm phán nếu thư chào hàng có điểm gì chưa phù hợp.
Với các nhóm thu mua sẽ do các trưởng nhóm thu mua đảm nhiệm, sau khi nhận được thông tin yêu cầu từ phòng thu mua về thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận hàng sẽ tiến hành công việc bốc hàng, vận chuyển về kho. Trong các nhóm thu mua này, trưởng nhóm có nhiệm vụ quản lý các nhân viên, giám sát hoạt động bốc dở hàng, vận chuyển hàng. Đồng thời đảm nhiệm công tác kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách hàng hóa, hóa đơn giao nhận, đảm bảo quá trình vận chuyển hàng diễn ra đúng tiến độ. Các nhân viên này thường xuyên liên lạc với bộ phận mua hàng tại công ty để thông báo kịp thời những vấn đề phát sinh.
Hiện nay mạng lưới thu mua của công ty phân bố rải rác, các đơn vị thu mua cũng hoạt động chưa có hệ thống, công ty nên tổ chức lại thành các nhóm thu mua và phân chia các nhóm thu mua này theo các nhóm hàng, mặt hàng và khu vực thu mua: Nhóm A,B chuyên phụ trách thu mua gạch Prime tại kho của nhà sản xuất gạch Prime (Đại Lộc – Quảng Nam); nhóm C, D… phụ trách thu mua mặt hàng Trung Đô, CMC, Tiên Sơn viglacera tại kho của các nhà sản xuất Trung Đô (Tp.Vinh – Nghệ An), CMC (Việt trì – Phú Thọ), Tiên Sơn (Bắc Ninh).
Sau khi tổ chức lại các khâu trong công tác mua hàng thì yếu tố con người cần được đặt lên hàng đầu. Làm thể nào để xây dựng được một đội ngũ mua hàng giỏi, từ các nhà quản trị mua cho đến các nhân viên thu mua? Đó là vấn đề lớn mà công ty cần đầu tư trong thời gian đến
3.2.2 Xây dựng một đội ngũ mua hàng chuyên nghiệp 3.2.2.1 Sự cần thiết của giải pháp
Con người là một nguồn lực quan trọng của công ty tham gia trực tiếp vào quá trình mua hàng, chính họ là những người trực tiếp thực hiện hành vi mua hàng, mà mua hàng lại chính là hành vi dễ mắc sai lầm nhất trong tất cả các khâu của hoạt động mua. Vì vậy, muốn hoàn thiện hoạt động mua, thì xây dựng một đội ngũ mua tốt, có kinh nghiệm, đủ năng lực là điều cần thiết.
3.2.2.2 Nội dung của giải pháp a/ Xây dựng tiêu chuẩn cho đội ngũ
•Đối với các nhà quản trị mua hàng: Chọn được những nhà quản trị thực sự đủ năng lực có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng. Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải có tầm bao quát tốt, nắm rõ được về nhân viên, hiểu được khả năng của từng nhân viên, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, ưu nhược điểm của từng người để mà có kế hoạch phân bổ công việc cho phù hợp. Ngoài ra, cần làm tốt các công việc như: hoạch định kế hoạch mua hàng, xây dựng các quy định, quy trình,tổ chức bộ phận mua hàng, triển khai kế hoạch mua hàng, quản lý tốt các nhân viên.
•Đối với các nhân viên mua hàng: Cần xây dựng tiêu chuẩn cho một nhân viên mua hàng giỏi, một nhân viên mua hàng giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:
- Có kiến thức phong phú: Nhân viên thu mua phải có hiểu biết thật sâu rộng về loại hàng hóa mà mình đảm nhiệm thu mua, nắm được phương hướng và mục tiêu kinh doanh, phương hướng và mục tiêu thu mua của công ty, hiểu biết về thị trường thu mua, địa bàn nơi mình thu mua, hiểu biết về các nhà cung ứng mà mình có quan hệ thu mua. Ngoài ra, còn cần phải nắm được các chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết về pháp luật. Và điều cuối cùng là cần phải biết tích lũy kinh nghiệm, kinh nghiệm thực sự quan trọng trong hoạt động thu mua
- Năng động, tỉnh táo: Nhân viên mua hàng phải giỏi khai thác thông tin, nắm kịp tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả.
- Có khả năng giao tiếp tốt: Giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho việc đàm phán kinh doanh.
b/ Một số công việc để làm tốt giải pháp này
Hiện nay công ty nên xây dựng đội ngũ mua hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả bằng cách: Tuyển dụng và đào tạo.
Đối với công tác tuyển dụng: Cần khẩn trương đăng ký tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên tại các trung tâm tư vấn việc làm, các hội chợ việc làm, đăng tin trên báo chí, trên các website tuyển dụng như: mangtuyendung.com, 24h.com.vn, vietnamworks.com, timviec.com…
Với mỗi vị trí công việc cần đưa ra các công việc cần thực hiện và những kỹ năng cụ thể như:
Với vị trí quản trị mua hàng thì:
- Những công việc cần làm: hoạch định kế hoạch mua hàng, tổ chức bộ phận mua hàng, xây dựng quy trình mua hàng và các quy định cần thiết, triển khai thực hiện kế hoạch mua hàng, quản lý nhân viên tốt.
- Những kỹ năng cần có:
+ Chu đáo trong công việc + Có khả năng làm việc độc lập + Có khả năng quản lý nhóm tốt + Có khả năng sáng tạo cao
+ Có khả năng xử lý những vấn đề phát sinh cao + Chịu được áp lực công việc cao
Ngoài ra ứng viên phải có trình độ tối thiểu là đại học, thành thạo vi tính văn phòng.