hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần indeco

Nguyên nhân của các mặt hạn chế....53 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO...55

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 4

1.1 QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 4

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY 6

1.3 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI QUY TRÌNH NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 13

1.3.1 Ngành nghề kinh doanh 13

1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh: 13

1.4 SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 18

2.1 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 18

2.1.1 Thị trường nhập khẩu của Công ty 19

2.1.2 Các hình thức nhập khẩu chủ yếu của Công ty 21

2.1.3 Các mặt hàng nhập khẩu ở Công ty 22

2.1.4 Các đối tác nhập khẩu ở Công ty 23

2.2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 24

2.2.1 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO. 24

2.2.3 Các vướng mắc trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại

Công ty cổ phần INDECO. 49

2.2.4 Các giải pháp giải quyết các vướng mắc trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO. 51

2.3 ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 51

2.3.1 Ưu điểm. 51

2.3.2 Nhược điểm. 53

2.3.3 Nguyên nhân của các mặt hạn chế. 53

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 55

3.1 MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI. 55

3.1.1 Mục tiêu. 55

3.1.2 Phương hướng. 56

3.2.THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 56

3.2.1 Thuận lợi 56

3.2.2 Khó khăn. 57

3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO 60

3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ NƯỚC VỀ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU. 70

KẾT LUẬN 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

DANH MỤC CÁC BẢNG,SƠ ĐỒ BIỂU ĐỒ VÀ HÌNH VẼ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty 6

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ các bước của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.24 Bảng 1.1:Tổng vốn kinh doanh của công ty từ năm 2008-2010 9

Bảng 1.2 : Phân bố lao động theo trình độ của công ty 10

Bảng 1.3 :Các chỉ tiêu hiệu quả SXKD của công ty từ năm 2008-2010 13

Bảng 2.1 :Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty từ 2008-2010 18

Bảng 2.2: Cơ cấu thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty 20

Bảng 2.3: Kim ngạch nhập khẩu theo phương thức của công ty 2008-2010 21

Bảng 2.4: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty 2008-2010 22

Bảng 2.5: Thiệt hại của công ty trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty từ năm 2008 - 2010 50

Bảng 3.1: Các chỉ tiêu kế hoạch năm 2011 55

Biểu đồ 1.1: Cơ cấu trình độ lao động của nhân viên trong công ty năm 2008 – 2010 12

Biểu đồ 1.2 Các chi tiêu hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 2008 – 2010 16

Biểu đồ 2.1: Cơ cấu thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty năm 2008 – 2010 22

Biểu đồ 2.2 : Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty từ năm 2008

– 2010 25

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới

TS Tạ Lợi Trong suốt thời gian nghiên cứu thực hiện chuyên đề

em đã luôn nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của thầy, đặc biệt là sự động viên về mặt tinh thần của thầy đã giúp em vững tâm và vượt qua được những giai đoạn khó khăn để hoàn thành được đề tài nghiên cứu của mình

Em cũng xin được cảm ơn ban lãnh đạo Văn phòng đại diện tại Hải Phòng - Công ty cổ phần INDECO, các anh các chị trong công ty, đặc biệt là các anh chị cán bộ Phòng kinh doanh đã hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập tại trung tâm và nhiệt tình giúp em hoàn thành đề tài nghiên cứu Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Thương Mại & Kinh Tế Quốc Tế đã dạy bảo em trong suốt bốn năm học Đại học, không chỉ tiếp thu kiến thức chuyên môn mà em còn học được những bài học bổ ích về cuộc sống.

Hà Nội,ngày 1 tháng 12 năm 2010

Sinh viên thực hiện

MẠC NHƯ THẾ

LỜI CAM ĐOAN

Sau thời gian thực tập tại Văn phòng đại diện tại Hải Phòng - Công ty cổ phần INDECO, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài:

“Hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO”

Em xin cam đoan chuyên đề này là công trình nghiên cứu của riêng em dưới sự hướng dẫn của TS

Tạ Lợi trong thời gian em thực tập Văn phòng đại diện tại Hải Phòng- Công ty cổ phần INDECO.

Nếu có bất cứ sự sao chép nào từ các luận văn khác em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội,ngày 1 tháng 12 năm 2010

Sinh viên thực hiện

MẠC NHƯ THẾ

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thương mại Quốc tế đóng một vai trò quan trọng vào sự thành công củacông cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa Vì vậy, quốc tế hóa, toàn cầu hóađang là xu hướng tất yếu ngày nay Thương mại Quốc tế nói chung và hoạtđộng xuất nhập khẩu nói riêng là lĩnh vực đóng vai trò mũi nhọn thúc đẩy nềnkinh tế Việt Nam hội nhập với nền kinh tế thế giới, phát huy những lợi thếcủa đất nước, tận dụng tiềm năng về con người, vốn, khoa học kỹ thuật côngnghệ, kỹ năng quản lý tiên tiến từ bên ngoài, trân trọng văn hóa dân tộc, tiếpthu những tinh hoa, văn hóa nhân loại.Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiệnđại hóa đất nước, nhập khẩu là một hoạt động rất quan trọng không thể thiếutrong hoạt động thương mại quốc tế Nhập khẩu cho phép phát huy tối đa nộilực trong nước đồng thời tranh thủ được các tiến bộ khoa học kỹ thuật, côngnghệ của thế giới Nhập khẩu thúc đẩy tái sản xuất mở rộng liên tục và cóhiệu quả vì vậy khuyến khích sản xuất phát triển Hoạt động nhập khẩu hànghóa không những đáp ứng đủ nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng trong nước,kích thích tiêu dùng mà còn góp phần nâng cao chất lượng hàng hóa trongnước theo kịp với các nước trên thế giới

Quy trình nhập khẩu được diễn ra qua rất nhiều bước nghiệp vụ, để thúcđẩy xuất khẩu thì cần phải cải tiến, nâng cao, hoàn thiện các bước nghiệp vụ.Thực hiện hợp đồng là một trong các bước của quy trình nhập khẩu, nó đóng

vai trò quan trọng và quyết định đến việc hoàn thành quy trình nhập khẩu.Thực tế kinh doanh nhập khẩu hàng hoá của các công ty Việt Nam hiện naychưa thực sự đem lại hiệu quả như mong muốn Có nhiều vướng mức xuấtphát từ bản thân doanh nghiệp và nhà nước cần phải khắc phục kịp thời.

Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ Phần INDECO em nhận thấyđược sự phức tạp và tầm quan trọng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng đốivới hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp Cũng như trước đòi hỏi thực tếcủa việc nâng cao hiệu quả công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu các mặthàng như ô tô, rượu ,đồ gỗ nội thất, linh kiện máy vi tính…của công ty Vì

vậy em đã chọn đề tài”Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng

nhập khẩu tại công ty cổ phần INDECO ”

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích chủ yếu của chuyên đề là nhằm phân tích, đánh giá thực trạnghoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập nhập khẩu của Công ty cổ phầnINDECO, từ đó tổng kết đánh giá những thuận lợi và những hạn chế cần khắcphục để góp phần xây dựng một quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng chuẩncho công ty Đồng thời, nêu một số giải pháp và kiến nghị nhằm góp phầnnâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu tại Công ty cổ phần INDECO

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là hoạt động tổ chức thực hiệnhợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO Về thời gian nghiên cứu

là trong giai đoạn 2008- 2010 và đề xuất giải pháp đến năm 2015

4 Kết cấu của chuyên đề

Ngoài các phần Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo vàDanh mục bảng biểu những nội dung sau:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty cổ phần INDECO

Chương 2 : Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại

công ty cổ phần INDECO

Chương 3 : Một số giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp

đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần INDECO trong thời gian tới

Do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế, thời gian hạn hẹp, đề tài chỉphân tích 1 số nghiệp vụ cơ bản của quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩuhàng ô tô, nội thất đồ gỗ, linh kiện máy tính nên chưa thật sự sâu sắc, phảnánh hết mọi khía cạnh của các vấn đề và còn tồn tại những hạn chế, sai xótnhất định Vì vậy em mong nhận được sự góp ý tích cực của các thầy cô, cácbạn và những người quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn

Em chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy TS.Tạ Lợi, KhoaThương mại & Kinh tế quốc tế, trường Đại học Kinh tế quốc dân Xin cám

ơn các anh chị tại Văn Phòng đại diện tại Hải Phòng – Công ty cổ phầnINDECO đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO

 Tài khoản: Mở tại ngân hàng Công thương Việt Nam

Tháng 10 năm 2004 trong khi công cuộc “công nghiệp hóa – hiện đạihóa” của nền kinh tế của đất nước có bước chuyển biến tích cực, chính sáchkinh tế mở rộng quan hệ thương mại với các nước trên thế giới Thị xã MóngCái với vị trí địa lý thuật lợi về đường biển lẫn đường bộ trong việc thôngthương hàng hóa với nước bạn Trung Quốc và các nước trong khu vực Đứng

trước cơ hội đó, Ban lãnh đạo Công ty INDECO do ông Hoàng Văn Cườngđứng đầu đã mạnh dạn thành lập doanh nghiệp lấy tên là Công ty cổ phần đâu

tư & phát triển Móng Cái với số vốn ban đầu là 6.000.000.000 đồng Ngay từkhi mới thành lập, Công ty đã tận dụng được thế mạnh của khu vực cửa khẩuMóng Cái để đẩy mạnh các hoạt động chuyển khẩu, chuyển tải, tạm nhập táixuất hàng hóa giữa Việt Nam với Trung Quốc và các nước trong khu vực Ngành nghề kinh doanh được mở rộng từ 2 lĩnh vực (năm 2004) ra 11lĩnh vực năm 2009 nhằm cung cấp cho khách hàng trong và ngoài nước ngàycàng nhiều loại sản phẩm dịch vụ hoàn hảo hơn, như mở thêm ngành nghềvận tải hàng hóa đường bộ, đường thủy, cảng biển, kinh doanh kho bãi, bốcxếp hàng hóa, mỹ phẩm

Ngày 10 tháng 08 năm 2008, Công ty cổ phần đầu tư và phát triển MóngCái đã chính thức được đổi tên thành Công ty cổ phần INDECO với số vốnđiều lệ lên tới 68.000.000.000 đồng

Bên cạnh đó để mở rộng thị trường và kinh doanh đa ngành nghề, trongnhững năm gần đây Công ty đã liên tiếp mở thêm các văn phòng đại diện tạicác thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh Lập chinhánh Công ty tại Hạ long để việc giao dịch với khách hàng ngày càng thuậnlợi hơn

Việc đầu tư đúng hướng đã mang lại hiệu quả cho Công ty, mức doanhthu Công ty tăng liên tục hàng năm từ 131 tỷ đồng (năm 2005) lên 924,768 tỷđồng (năm 2009) tăng gấp 7 lần Lợi nhuận tăng 6,6 lần từ 5,9 tỷ (năm 2005)lên 38,86 tỷ (năm 2009) , nộp ngân sách nhà nước tăng 9,9 lần từ 1,092 tỷ(năm 2005) lên 10,875 tỷ ( năm 2009) Đóng góp quỹ an sinh xã hội tăng từ

48 triệu đồng năm (2005) lên 971 triệu đồng (năm 2009)

Trải qua 10 năm hoạt động và phát triển Công ty cổ phần INDECO đã

cà đang đi vào ổn định và củng có và ngày càng phát triển lớn mạnh hơn nữaxứng tầm là một trong những công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu của tỉnhQuảng Ninh và Việt Nam

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty

Nguồn : Phòng kinh doanh của Công ty

kinh doanh trong công ty Giám đốc trực tiếp quản lý công tác tổ chức tàichính của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số vốn đã bỏ ra.Làđại diện pháp nhân của công ty, là người chịu trách nhệm về kết quả sản xuấtkinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành.Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng,

có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên

T.GIÁM ĐỐC kiêm

CT HĐQT PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

PHÒNG KINH DOANH

Hà Nội

Văn Phòng đại diện tại Hải Phòng

Chi nhánh

Hạ LongBan kiểm soát

tắc gọn nhẹ đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả

hành, thực hiện kế hoạch kinh doanh theo mục tiêu quy định, chịu tráchnhiệm trong việc lãnh đạo xây dựng các phương án đầu tư, tham mưu xâydựng chiến lược kinh doanh, tăng cường mở rộng thị trường thông qua cáchoạt động quảng bá

Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc trong công tác quản lý,giám sát mọi hoạt động xây dựng trong công ty điều hành Phụ trách chinhánh và liên doanh: quản lý, giám sát mọi hoạt động của các cơ sở như:

+ Văn phòng đại diện tại Hải Phòng

+ Văn phòng đại diện tại Hà Nội

+ Văn phòng đại diện tại TP.Hồ Chí Minh

+ Chi nhánh Hạ Long

vốn của công ty sao cho đúng mục đích và hiệu quả cao nhất Phòng kế toán

có trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình hoạtđộng cuả công ty, xác định kết quả hoạt động kinh doanh, lập các báo cáo tàichính theo quy định Ngoài ra, còn phải phân tích hiệu quả của hoạt độngkinh doanh của công ty nhằm mục đích cung cấp các thong tin cho người

quản lý để đưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty.

tiêu thụ sản phẩm, thực hiện công tác giới thiệu và quảng cáo sản phẩm, lập

kế hoạch lưu chuyển hàng hoá tiêu thụ, quản lý kho hàng hóa và thực hiệnbán lẻ sản phẩm, lên kế hoạch nhập kho và tiêu thụ từng loại sản phẩm trong

năm…Dựa trên chức năng công tác, Phòng kinh doanh được chia thành hai bộphận chủ yếu là : bộ phận Bán hàng và bộ phận kho và đội xe vận chuyển

Phòng xuất nhập khẩu:

+ Về xuất khẩu: có chức năng nhiệm vụ nghiên cứu thị trường tiêu thụhàng hoá ở nước ngoài và khai thác nguồn hàng trong nước để đáp ứng nhữngyêu cầu của đối tác nước ngoài thông qua nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu

Khâu xuất khẩu thực hiện hoạt động xuất khẩu trực tiếp và nhận uỷthác xuất khẩu thuốc lá, cá cảnh…

+ Về nhập khẩu:

Phạm vi hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty mang tính chấttổng hợp, và đa dạng hoá về loại hình kinh doanh, chủng loại hàng hoá cũngnhư thị trường nhập khẩu và thị trường tiêu thụ

Các nhóm hàng nhập khẩu chính là: các sản phẩm ô tô, cây cảnh, rượunhóm, hàng điện tử, điện máy

Phòng kế toán tài chính: có chức năng quản lý, điều hành, giám sát tất

cả các hoạt động của công ty cũng như đơn vị cơ sở về tài chính Tuân theocác quy định về chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, cũng như quy định vềquản lý ngoại tệ

Với đội ngũ cán bộ công nhân viên đã có trình độ, kinh nghiệm và đầynhiệt huyết làm việc, trong các năm tiếp theo Công ty ngày càng phát triểnmạnh, doanh thu hàng năm vượt mức 200% so với năm trước Số lượng côngnhân viên cũng tăng lên nhanh chóng do nhu cầu công việc: lúc mới thành lậpchỉ mới có 28 cán bộ công nhân viên, hiện nay số càn bộ công nhân viên đãlên tới con số 228 người phân bổ đều trong các bộ phận trực thuộc Công tynhư: phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng tổ chức – hành chính, phòng

bảo vệ, đội xe container, đội xe du lịch, đội giao nhận hàng hóa, đội vận tảiđường thủy, xưởng sửa chữa xe cơ giới Được phân bố hợp lý và hiệu quả ởtrụ sở chính ,chi nhánh Hạ Long, văn phòng đại diện tại Hải Phòng, Hà Nội,thành phố Hồ Chí Minh.

1.2.2 Nguồn lực của Công ty

1.2.2.1 Về vốn kinh doanh.

Từ năm 2008 đến năm 2010 thì tổng vốn kinh doanh của Công ty không ngừng tăng lên để đáp ứng hoạt động kinh doanh của Công ty qua bảng dưới đây ta sẽ có nhìn nhận rõ ràng hơn:

Bảng 1.1:Tổng vốn kinh doanh của công ty từ năm 2008-2010

Nếu như năm 2004 Công ty được thành lập với số vốn điều ban đầu là 6

tỷ đồng thì đến năm 2008 vốn điều lệ đã là 30 tỷ đồng cùng với đó là sự giatăng của vốn kinh doanh của công ty, tính đến năm 2008 là 80 tỷ đồng gấpgần 12 lần số vốn điề lệ ban đầu và năm 2009 là 100 tỷ đồng gấp gần 16 lần,

đến năm 2010 là 150 tỷ đồng gấp 25 lần so với số vôn kinh doanh ban đầu khiCông ty được thành lập Qua đó ta có thể thấy rõ ràng rằng Công ty đang có

sự phát triển mạnh mẽ với tốc độ tăng trưởng rất cao Tuy công ty phát triểnvới tốc độ cao như thế nhưng Công ty luôn có tỷ lệ vốn cố định và vốn lưuđộng ở mức an toàn và hợp lý đối với một công ty đang có tốc độ phát triểncao như vậy, cụ thể lần lượt tỷ lệ vốn lưu động và vốn cố định của công ty lầnlượt các năm từ 2008 đến năm 2010 là 43,75%, 56,25%;36,37%,63,63% vànăm 2010 là 33,34%, 66,66%.Vốn cố định có tỷ lệ ở mức trên 33% tức là 1/3tổng vốn đầu tư đây là một tỷ lệ rất an toàn để Công ty có thể giải quyết tất cảcác biến cố cũng như luôn đủ sức để nắm lấy các cơ hội kinh doanh Đồngthời tỷ lệ vốn cố định giảm xuống, vốn lưu động tăng lên qua các năm 2008đến năm 2010 điều này cho thầy được ban lãnh đạo Công ty đã có nhữngchiến lược phát triển công ty đúng đắn theo hướng phát triển bền vững

1.2.2.2 Về nhân lực.

Đối với mỗi công ty thì vấn đề nhân lực luôn là vấn đề quan trọng hàngđầu cùng với tiềm lực về tài chính công nghệ quyết định sự phát triển củacông ty Đối với Công ty cũng vậy ban lãnh đạo công ty đã có những chínhsách thu hút nhân tài và đào tạo nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ côngnhân viên trong Công ty đế đáp ứng được nhu cầu phát triển của Công ty Đểlàm rõ vấn đề này ta xem xét bảng sau:

Bảng 1.2 : Phân bố lao động theo trình độ của công ty

Trình độ

Số lượng

Tỷ lệ(%)

Số lượng

Tỷ lệ(%)

Số lượng

Tỷ lệ(%)

Trung cấp 52 46.02 46 36.22 68 29.82Công nhân kỹ

Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty

Qua bảng phân bố lao động của công ty ta thấy được trình độ cán bộcông nhân viên trong công ty ngày càng được nâng cao như tỷ lệ lao độngtrên đại học năm 2008 là 0.88% thì đến năm 2010 đã là 1,75% tăng gấp đôi đểđáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty những cán bộ này được giao nhiệm vụquản lý các chi nhánh và văn phòng đại diện của Công ty Mặt khác, số laođộng có trình độ đại học cũng tăng lên năm 2008 là 4,42% thì năm 2010 đã là16,67% tăng gấp 4 lần Đối với các lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp,công nhân kỹ thuật và sơ cấp, cũng được cải thiện đáng kể Lao động ở trình

độ Cao đẳng được Công ty hỗ trợ học nâng cao trình độ lên đại học…

Biểu đồ 1.1 : Cơ cấu trình độ lao động của nhân viên trong công ty

năm 2008 – 2010.

Sơ cấp

Để thấy được sự hợp lý hay bất hợp lý của Công ty thì qua biểu đồ về cơcấu trình độ lao động trong Công ty ta có thể thấy được sự tương đối hợp lýcủa cơ cấu lao động trong Công ty như việc nâng cao trình độ lao động quacác năm đồng thời đã có các chính sách hợp lý để phát triển đội ngũ nhân lựccủa Công ty như trả lương cao hơn so với mặt bằng của thị trường lao độngcùng với đó là các chính sách ưu đãi đi kèm như chế độ thai sản, ốm, nghỉphép, đi du lịch… Còn điểm chưa được hợp lý ở đây đó là để Công ty duy trìtốc độ phát triển cao và bền vững như hiện nay thì Công ty cần cơ cấu lại độingũ nhân sự hơn nữa như tuyển chọn các cán bộ quản lý cao cấp tầm chiếnlược để có chính sách và chiến lược hợp lý và hiệu quả Để cạnh tranh đượcđối với các đối thủ cạnh tranh đặc biệt là khi Việt Nam đang trong tiến trìnhhội nhập WTO

1.2.2.3 Về cơ sở vật chất.

Trong danh mục tài sản của Công ty đã đầu tư xây dựng trụ sở chínhchắc chắn khang trang, đẹp đẽ, đồng thời đã đầu tư mua bất động sản để xâydựng các văn phòng đại diện tại Hải Phòng, Hà Nội, Tp Hồ Chí Minh và chinhánh Hạ Long Tại chi nhánh Hạ Long thì Công ty đã xây dựng showroom

để trưng bày các sản phẩm của công ty gần khu du lịch Vịnh Hạ Long, tại trụ

sở chính Công ty còn xây dựng kho ngoại quan để phục vụ lưu kho lưu bãi.Bên cạnh đó Công ty đã đầu tư mua sắm các phương tiện vận tải phục vụchuyên chở cho Công ty và dịch vụ vận tải khi có các hợp đồng: mua sắm 11phương tiện thủy các loại với trọng tải từ 500 đến 800 tấn, một đoàn xecontainer với 52 đầu kéo (HOWO 30 chiếc, NGAO 22 chiếc) trọng tải 30 tấn

và một số phương tiện cơ giới khác như xe nâng TCM (4 chiếc) trọng tải 10tấn, xe cần cẩu TADANO (1 chiếc) trọng tải 15 tấn, xe con phục vụ (5chiếc).Ngoài ra, Công ty còn sở hữu trên 10.000m2 kho bãi và showroom ở những vịtrí thuận lợi để chứa và bày bán hàng hóa Qua đây ta thấy được Công ty đãđầu tư hợp lý các tài sản như các bất động sản để làm các trụ sở, văn phòngđại diện, chi nhánh… để phục vụ sản xuất kinh doanh Tuy nhiên cũng là mộtđiểm bất hợp lý của Công ty bởi các phương tiện vẩn tải còn nhiều thời gianchết dẫn đến không khấu hao được tài sản, thu hồi vốn để quay vòng

1.3 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI QUY TRÌNH NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO

1.3.1 Ngành nghề kinh doanh

Công ty đã tận dụng được thế mạnh của khu vực cửa khẩu Móng Cái đểđẩy mạnh các hoạt động xuất nhâp khẩu ô tô, rượu, cây cảnh, cá ảnh…từ cácquốc gia như Anh ,Mỹ,Nhật,Đức Chuyển khẩu, chuyển tải, tạm nhập tái xuấthàng hóa giữa Việt Nam với Trung Quốc và các nước trong khu vực

Ngành nghề kinh doanh được mở rộng từ 2 lĩnh vực (năm 2004) ra 11lĩnh vực năm 2009 nhằm cung cấp cho khách hàng trong và ngoài nước ngàycàng nhiều loại sản phẩm dịch vụ hoàn hảo hơn, như mở thêm ngành nghềvận tải hàng hóa đường bộ, đường thủy, cảng biển, kinh doanh kho bãi, bốcxếp hàng hóa, nội thất mỹ phẩm

1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh:

Năm 2004 Công ty được thành lập với lợi thế của khu vực cửa khẩuMóng Cái biên giới Việt Nam và Trung Quốc thời kỳ đầu lợi nhuận của công

ty chỉ là 200 triệu đên 400 triệu đồng nhưng khi Công ty đã lớn mạnh thì lợinhuận đã đạt được đã là hàng tỷ đồng Để hiểu rõ hơn ta xem xét bảng các chỉtiêu sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 2008-2010:

Bảng 1.3 :Các chỉ tiêu hiệu quả SXKD của công ty từ năm 2008-2010

Nguồn: Phòng kế toán của Công y

Mỗi doanh nghiệp được thành lập đều hướng tới mục tiêu lợi nhuậncao nhất, đồng thời sẽ góp phần làm cho nền kinh tế tăng trưởng tốt Công

ty cũng vậy mục tiêu lợi nhuận luôn được đặt lên hàng đầu và là đích củacác chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh Xem xét bảng chỉ tiêu tathấy được ngay đó là công ty đang hoạt động hiệu quả bởi lợi nhuận hàngnăm luôn đạt được Cụ thể nếu như năm 2004 chỉ là gần 400 triệu đồng thìnăm 2008 là 5,228 tỷ đồng, năm 2009 là 6,797 tỷ đồng và năm 2010 là

10,857 tỷ đồng Nếu so năm 2008 với năm 2004 thì lợi nhuận đã tăng gấpgần 13 lần bên cạnh việc doanh thu tăng gấp 10 lần như vậy Công ty đãhoạt động tốt với các tiêu chí đó là tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận.Tương tự với các năm 2009 là gấp gần 20 lần lợi nhuận và 14 lần doanhthu, năm 2010 là 25 lần lợi nhuận và 20 lần doanh thu Nếu chỉ xét 3 năm

2008 đến năm 2010 thì lợi nhuận của Công ty tăng lần lượt là 35% và 94%doanh thu là 28% và 110% so với năm 2008 điều này thể hiện sự tăngtrưởng mạnh của Công ty trong nhưng năm gần đây Đồng thời khi mà lợinhuận tăng lên thì Công ty đã góp phần làm tăng ngân sách Nhà nước bằngviệc các khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tăng lên theo từngnăm Qua đây ta có thể thấy được không chỉ kinh doanh có hiệu quả, tăngtrưởng mạnh mà Công ty đã có các chiến lược hợp lý khi mà đã tiết kiệmchi phí để tăng lợi nhuận cho Công ty để cạnh tranh với đối thủ cạnh trạnhnhất là nhập khẩu khi mà chỉ một chi phí đầu vào tăng lên thôi thì giá sảnphẩm có thể tăng lên cao làm giảm sức cạnh tranh của sản phẩm

Biểu đồ 1.2 Các chi tiêu hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty từ

năm 2008 – 2010

Đơn vị : Triệu VNĐ

Nhìn vào biểu đồ Các chi tiêu hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty

từ năm 2008 – 2010 ta thấy được rõ dàng hơn sự tăng trưởng mạnh mẽ củaCông ty cả về lợi nhuận lẫn doanh thu

Công ty hoạt động trên địa bàn rộng từ Bắc vào Nam tại những thànhphố lớn của Việt Nam nên đã gây khó khăn cho việc thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu do tính mới lạ của môi trường làm việc Khiến cho nhân viên Công tykhi đi thực hiện các công việc của quy trình nhập khẩu luôn gặp những khókhăn ban đầu điều này đã dẫn đến sự chậm trễ trong việc thực hiện hợp đồngnhư: để container lưu tại kho bãi quá ngày nên phải chịu phí lưu kho lưu bãi,địa bàn mới dẫn đến việc vận chuyển gặp khó khăn do chưa biết đường đi lốilại…Đồng thời cũng do quan hệ tốt với hải quan do đã hoạt động trong ngànhđược nhiều năm lên mối quan hệ này rất tốt nên đã giúp rất nhiều trong khâuthông quan để đưa hàng hóa đi tiêu thụ được sớm hơn

1.4 SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO

Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty

cổ phần INDECO là rất cần thiết bởi:

Thứ nhất, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh

nhập khẩu cũng như phát triển các mối quan hệ kinh tế đối ngoại của nước ta,đặc biệt là lĩnh vực XNK , một đòi hỏi tất yếu khách quan đối với tất cả cácdoanh nghiệp XNK nói chung và công ty CP INDECO nói riệng là phải hoànthiện quy trinh tổ chức thực hiện hợp đồng của mình để nâng cao hiệu quảhoạt động XNK nói riêng và kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ hai, hoạt động nhập khẩu mang lại lợi ích rất lớn cho đất nước,

trang bị khoa học công nghệ tiên tiến hiện đại cho nền kinh tế Vì thế đòi hỏicác doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện hợp đồng thật tốt nếu không sẽ phảichịu thiệt hại rất lớn cho công ty và nền kinh tế nước ta

Thứ ba, hiện nay Việt Nam cũng như các nước phát triển khác khi nhập

khẩu hàng hóa của các nước phát triển thường bị thua thiệt và bị chèn ép thậmchí còn bị lừa mất hết vì nhiều lý do Một trong những lý do chủ yếu lànghiệp vụ XNK của các doanh nghiệp nói chung và Công ty CP INDECO nóiriêng còn yếu kém, các khâu trong tổ chức nhập khẩu như: đàm phán ký kết,

tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương … làm chưa tốt, còn nhiều sơ hở đểđối tác lợi dụng gây bất lợi và thiệt hại rất lớn

Thứ tư, để thuận lợi cho việc quản lý nhà nước về nhập khẩu thì đòi hỏi

các doanh nghiệp phải hoàn thiện một quy trình tổ chức thực hiện hợp đồngchuẩn, đội ngũ cán bộ nhập khẩu phải tinh thông nghiệp vụ, sẵn sàng đối phó

và giải quyết tốt mị thủ tục cũng như các tình huống phát sinh trong quá trình

tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Như vậy ,hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu làmột yêu cầu thực sự cần thiết đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất

nhập khẩu Việt Nam nói chung và công ty cổ phần INDECO trong giai đoạnhiện nay Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải cố gắng nỗ lực hoàn thiệnquy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình.

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO

2.1 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO

Để hiểu sơ qua về việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO thì ta xem xét số lượng hợp đồng đã được hoàn thành và chưahoàn thành qua các năm:

Bảng 2.1 :Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty từ 2008-2010

Năm

Giá trị trungbình mỗihợp đồng đãthực hiện

Số lượng

hợp đồng Giá trị

Số lượnghợpđồng đã

ký kết

Số lượnghợp đồnghoàn thành

Nguồn : Tổng hợp các năm của - Phòng kế toán

Qua bảng trên ta thấy tình hình thực hiện tổ chức hợp đồng của Công ty

là tương đối tốt Hầu hết số hợp đồng đều được thực hiện chỉ một số ít hợpđồng chưa được hoàn thành như năm 2008 là 2 hợp đồng, năm 2009 là 6 hợpđồng, năm 2010 là 9 hợp đồng chiếm chưa tới 0.5% tổng số hợp đồng điềunày thể hiện sự nhuần nhuyễn và chuyên nghiệp trong việc thực hiện hợpđồng nhập khẩu Đồng thời ta cũng thấy được giá trị trung bình của mỗi hợpđồng các năm tăng lên đáng kể nếu năm 2008 là 1,35 tỷ VNĐ thì năm 2009 là

1,5 tỷ VNĐ và năm 2010 là gần 1,6 tỷ VNĐ điều này thể hiện nghiệp vụ vànăng lực thực hiện hợp đồng của Công ty đã được nâng cao qua từng năm.

2.1.1 Thị trường nhập khẩu của Công ty

Cùng với sự hội nhập nền kinh tế trong nước, công ty cũng không ngừngđổi mới cách thức quản lý kinh doanh của mình Đi đôi với việc phát triển đadạng các loại hình kinh doanh, thị trường nhập khẩu của công ty trong nhữngnăm gần đây không ngừng được mở rộng Công ty đã thiết lập mối quan hệbạn hàng lâu dài với nhiều đối tác là các quốc gia lớn trên phạm vi thế giớinhư Anh, Mỹ, Đức, Nhật Những bạn hàng thường xuyên cung cấp hàng hoácho công ty là các doanh nghiệp ở các nước thuộc ASEAN và một số nướcTây Âu Những đối tác trong nhóm này dần trở thành nhà cung cấp truyềnthống của công ty là Nhật và Đức vẫn duy trì vị trí trọng điểm trong việc cungcấp hàng bán cho công ty Những hàng hoá ô tô do họ cung cấp luôn đảm bảo

về chất lượng và có nhiều điều kiện ưu đãi trong giao dịch buôn bán

Trong thời gian gần đây, các mối quan hệ kinh doanh của công ty ổnđịnh và liên tục phát triển Công ty đã duy trì được một số mối quan hệ vớimột số đối tác tại thị trường Hàn Quốc phục vụ cho việc nhập khẩu ô tô.Ngoài ra công ty còn thiết lập quan hệ với các thị trường lớn như:, TrungQuốc, Pháp Đây là những thị trường chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng kimngạch nhập khẩu của công ty Trong thời gian tới, những thị trường này hứahẹn một tiềm năng buôn bán lớn hơn so với hiện tại Công ty đang xúc tiếntìm hiểu thêm nhu cầu thị trường về những mặt hàng hoá từ các nước nàynhằm tiếp tục mở rộng khả năng kinh doanh Bên cạnh đó công ty cũng đã mởrộng thị trường sang Austraylia, Bỉ, Thuỵ Điển Tuy nhiên đây là thị trườngmới khai thác nên tỉ trọng không lớn, nhưng nó góp phần tạo nên thị trườngcung cấp hàng hoá ổn định cho công ty Do có những cố gắng không ngừngtrong việc tìm kiếm thị trường, công ty đã có được những mối quan hệ làm ănlâu dài, thu được kết quả đáng kể, góp phần giúp công ty đứng vững và ngày

càng mở rộng hơn Việc thiết lập mối quan hệ với những bạn hàng trên thếgiới trong cơ chế thị trường khắc nghiệt là sự khẳng định quá trình vươn lên,lớn mạnh không ngừng của công ty khẳng định vị trí vững chắc của công tytrên thị trường.

Bảng 2.2: Cơ cấu thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty

Đơn vị: Triệu USD

Giá trị Tỷ trọng (%)

1 Mỹ 6.1 25.84 7.1 24.1 12.98 30.2

2 Nhật 6.5 27.53 10.2 34.62 15.4 35.83

3 Anh 2.3 9.74 3.3 11.2 4.8 11.17

4 Đức 8.71 36.89 8.86 30.07 9.8 22.8 Tổng 23.61 100 29.46 100 42.98 100

Nguồn: Phòng kế toán của Công ty

Nhìn từ biểu đồ dưới đây ta thấy được ngay ràng Nhật, Đức, Mỹ luôn làthị trường nhập khẩu hàng đầu của Công ty về cả số lượng và giá trị hàng hóa

Lý do là do nhận thấy nhu cầu dùng hàng xe ô tô nhập khẩu từ Mỹ, Đức vàNhật nên Công ty đã đẩy mạnh nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu củangười tiêu dùng Đồng thơi Nhật luôn là thị trường mà Công ty nhập khẩunhiều nhất bởi Công ty còn nhập mặt hàng xây cảnh từ đất nước này như câyPhong… Ở thị trường Mỹ, Đức phần lớn là nhập khẩu ô tô còn lại là nhậpkhẩu rượu từ đây

Biểu đồ 2.1:

Cơ cấu thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty năm 2008 – 2010.

Đơn vị : Triệu USD

0 2 4 6 8 10

2.1.2 Các hình thức nhập khẩu chủ yếu của Công ty

Là một công ty kinh doanh đa dạng với nhiều lĩnh vực kinh doanh vàtrên nhiều mặt hàng hoá khác nhau Để phù hợp với từng loại mặt hàng, từngthị trường công ty sử dụng nhiều hình thức nhập khẩu khác nhau Trong đó 2hình thức được sử dụng chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác

Từ năm 2004 về trước công ty nhập khẩu chủ yếu theo hình thức nhập khẩutrực tiếp hàng hoá từ các nước rồi phân phối cho các đại lý trong nước hoặcbán nợ Như vậy công ty đảm nhiệm từ khâu mua hàng cho đến khâu bánhàng và thu tiền

Bảng 2.3: Kim ngạch nhập khẩu theo phương thức của công ty

Tỷ trọng(%)

Giátrị

Tỷ trọng(%)

Giátrị

Tỷ trọng(%)

Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty

Quá trình kinh doanh được thực hiện theo một chu kỳ khép kín điều nàyđồng nghĩa với việc công ty phải gánh vác một khối lượng công việc khá lớn.Tuy nhiên hiệu quả công việc sẽ rất cao nếu công ty biết sắp xếp bố trí hợp lý

Từ năm 2006 trở lại đây, công ty chủ yếu nhập khẩu theo hình thức nhập khẩu

uỷ thác Một trong những nguyên nhân của sự thay đổi này là do nếu sản xuấttrong nước đã phát triển các sản xuất trong nước đã có thể thay thế hàng nhậpngoại và nhà nước có quy định hạn chế nhập khẩu để kích thích sản xuấttrong nước phát triển Theo hình thức nhập khẩu này thì công ty dùng tư cáchpháp nhân của mình để nhập hàng cho đơn vị giao uỷ thác và nhận chi phí uỷthác Mọi rủi ro liên quan đến hàng hoá đều do bên giao uỷ thác chịu Tuynhiên trong một số trường hợp công ty sẽ đứng ra vay tiền ngân hàng hộ đểnhập khẩu Nhờ hoạt động này mà công ty có được nhiều hợp đồng nhập khẩu

uỷ thác từ các công ty khác trong nước đem lại một khoản doanh thu đáng kểcho công ty

2.1.3 Các mặt hàng nhập khẩu ở Công ty

Có thể thấy ngay rằng hoạt động nhập khẩu ô tô của nước ta thời gianqua phát triển khá mạnh mà chủ yếu là dòng xe nhập khẩu tầm trung nhậpkhẩu từ Mỹ, Đức, Anh, Nhật có giá chưa thuế dao động từ 25.000 USD/xeđến trên 100.000 USD/xe chiếm tỉ trọng khá lớn.Ô tô năm 2008 chiếm tỷtrọng 82,38% năm 2009 chiếm 83,77% và năm 2010 chiếm 85,20%trong tổngkim ngạch nhập khẩu Việc cây cảnh và rượu chiếm tỷ trọng thấp là hoàn toànhợp lý vì nước ta bắt đầu sản xuất được nhiều sản phẩm có thể thay thế hàngnhập khẩu

Bảng 2.4: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty 2008-2010

Đơn vị: Triệu USD

hàng Giá

trị

Tỷ trọng (%)

Giá trị

Tỷ trọng (%)

Giá trị

Tỷ trọng (%)

Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Công ty

Qua biểu đồ ta cũng thấy được tỷ trọng các mặt hàng của Công ty thì ô

tô chiếm tỷ trọng lớn nhất sau đó là cây cảnh và rượu Lý do xuất phát từ thực

tế là nhu cầu về ô tô tại thị trường Việt Nam ngày càng lớn khi mà thu nhậpcủa người dân tăng lên đã đáp ứng đầy đủ các nhu cầu thì nhu cầu mua xe ô tônhư một phương tiện đi lại là chuyện dễ hiểu Còn đối với mặt hàng rượu vàcây cảnh thì do thực trạng buôn lậu nhiều dẫn đến là sản phẩm của Công tyrất khó khăn khi cạnh tranh với những sản phẩm nhập lậu này nên tỷ trọngchiếm không lớn

Biểu đồ 2.2 : Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty từ năm

2.1.4 Các đối tác nhập khẩu ở Công ty

Trên thực tế, thị trường nước ngoài là hết sức phức tạp, để tiến hànhhoạt động nhập khẩu các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu cần phải nghiêncứu kỹ tình hình sản xuất, khả năng, chất lượng hàng hoá nhập khẩu kể cảviệc nghiên cứu kỹ các chính sách và tập quán thương mại của thị trường đónhằm nhập khẩu những mặt hàng phù hợp với nhu cầu trong nước từ đó lựachọn bạn hàng, đối tác là một vấn để rất phức tạp bởi có rất nhiều yếu tố chiphối Với sự cố gắng không ngừng vươn lên của công ty, cùng vơi sự giúp đỡcủa các cơ quan nhà nứơc, của công ty mẹ và các bạn hàng giới thiệu, hiệnnay công ty đã có một vị thế quan trọng và đã tìm được chỗ đứng trên thịtrường trong nước và được sự biết đến của nhiều công ty Đồng thời Công ty

đã tạo ra được nhiều mối quan hệ với các đại lý của nhiều hãng, nhiều nướctrên thế giới như: BWM, Mercedes, TOYOTA, MADAZ… Đồng thời công tycũng đã thiết lập hệ thống các đại lý để thu mua xe ô tô đã qua sử dụng đểnhập khẩu về nước các loại xe hạng sang cao cấp

2.2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO

2.2.1 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO

Xin giấy phép nhập khẩu

Mở L/C khi bên bán báo(nếuthanh toán bằng L/C)

Đôn đốc bên bán giao hàng

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ các bước của quy trình tổ chức thực hiện

hợp đồng nhập khẩu

Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty cổ phần INDECO

Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu.

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lýhoạt động nhập khẩu Vì thế khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệpphải xin giấy nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó Xin giấy phép nhập khẩu

là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu Vì vậy sau khi

ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu đểthực hiện hợp đồng đó Ngày nay, trong xu hướng tự do hoá mậu dịch, nhiềunước giảm bớt số mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu

Theo nghị định số 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2006 quyđịnh thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thànhlập theo quy định của pháp luật được phép XNK hàng hóa theo những ngànhnghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận kinh doanh

Kiểm tra hàng hoá

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Làm thủ tục nhận hàng tại cảngLàm thủ tục hải quan

Làm thủ tục thanh toán

Như vậy thì tất cả các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đều đượcphép tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo ngành nghề đã đăng ký và doanhnghiệp chỉ cần đăng ký mã số kinh doanh XNK của mình với hải quan địa bànmình có trụ sở chính Tuy nhiên thì đối với những mặt hàng thuộc danh mụchàng hóa cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay tạm ngừng nhập khẩuthì doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhập khẩu

Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp cần xuất trình bộ hồ sơ xingiấy phép bao gồm:

- Hợp đồng nhập khẩu

- Phiếu hạn ngạch( nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch)

- Hợp đồng ủy thác nhập khẩu( nếu có là trường hợp nhập khẩu ủythác…)

- Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau:

- Bộ Thương Mại( các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép nhậpkhẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc danh mục quản lý của nhànước

- Tổng cục hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch( hàngmẫu, quà biếu, hàng triển lãm)

Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu mộthoặc một số mặt hàng với một số nước nhất định, chuyên chở bằng mộtphương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định

Bước 2: Mở L/C khi bên bán báo.

Thư tín dụng (Letter of credit- L/C) là một văn bản pháp lý trong đóngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy

đủ bộ chứng từ thanh toán hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C Thanhtoán tiền hàng bằng L/C là phương thức thanh toán đảm bảo hợp lý, thuận tiện

an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán.

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là L/C thìmột trong những công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiệnhợp đồng nhập khẩu là mở L/C

Về thời gian mở L/C: Thông thường thì L/C được mở trước thời hạn

giao hàng khoảng 20-25 ngày nếu như hợp đồng không quy định cụ thể.Nhưng để hợp đồng được chặt chẽ thì trong hợp đồng người ta thường quyđịnh ngày mở L/C

Căn cứ để mở L/C: là điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Khi mở L/C

công ty phải dựa vào căn cứ này để điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mởL/C gọi là “ Giấy xin mở thư tín dụng nhập khẩu”

Cách thức mở L/C tại Việt Nam: để mở L/C doanh nghiệp XNK phải

tiến hành các công việc sau:

- Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C

- Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng

- Thanh toán phí mở L/C

Khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ vớingân hàng để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không,rồi nhờ ngân hàng chuyển đến cho nhà nhập khẩu Nếu có điều gì chưa thíchhợp cần tu chỉnh, nhà nhập khẩu làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C( theo sự thống nhất với nhà nhập khẩu), trong đó có ghi đầy đủ các chi tiếtcần tu chỉnh Sau đó thông báo kết quả đã chu chỉnh

Bước 3: Đôn đốc bên bán giao hàng.

Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ như đã quy định trong hợp đồng,nhà nhập khẩu cần phải đôn đốc phía bán hàng giap hàng theo đúng số lượng,chất lượng, quy cách bao bì…và đúng hạn Như vậy mới không làm chậm trễ

tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu.

Bước 4: Thuê tàu và mua bảo hiểm:

 Thuê tàu:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê tàu theo hìnhthức nào được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây:

- Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu

- Khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá

- Điều kiện vận tải

Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng nhậpkhẩu như: Quy định mức tải trọng tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ,

thưởng phạt bốc dỡ

Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF,CPT, CIP, DAF, DEQ, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuêphương tiện vận tải Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS,

FOB thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải Trong

trường hợp người nhập khẩu phải thuê phương tiện vận tải Để thực hiện vậnchuyển, người nhập khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ sau:

- Liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý vận tải nhằm lấy lịch trình các

chuyến tàu vận chuyển

- Điền vào mẫu đăng ký thuê vận chuyển ( thường được soạn sẵn) đểthông báo nhu cầu cần vận chuyển

Hãng tàu và người nhập khẩu sẽ lên hợp đồng về vận chuyển bao gồmnhững nội dung: loại hàng vận chuyển, thể tích, trọng lượng, cước phí, thời

gian giao nhận, các điều khoản thưởng phạt do chậm chễ Hai bên thống nhấtđịa điểm, thời gian tiến hành giao nhận và thanh toán cước phí Nếu thanhtoán trước thì sẽ ghi trên vận đơn là đã thanh toán trước Nếu thuê tàu chợtheo khoang và lưu cước phí gọi là thuê tàu lưu cước.

Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu của mình dựa trên cáccăn cứ sau:

- Những điều khoản của hợp đồng mua bán

- Đặc điểm của hàng hóa mua bán

- Điều kiện vận tải

Hiện nay trên thế giới có ba phương thức thuê tàu cho nhà nhập khẩulựa chọn Đó là:

Phương thức thuê tàu chợ: Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu

chợ( Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tựmình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng

từ cảng này qua cảng khác

Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyến là chủ tàu( Shipower)

cho người thuê tàu (charter)b thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông

để chuyên chở hàng hóa từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác.Mối quan hệ giữa chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một vănbản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến( C/P- Voyage Charter Party)

Phương thức thuê tàu định hạn: Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người

thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hóa hoặc cho thuêlại trong thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sửdụng chiếc tàu cho người thuê tàu và đản bảo “ khả năng đi biển” của tàutrong suốt thời gian thuê Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê vàchịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu , sau khi hết thời gian thuê

phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gianquy định

Nói chung nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước đòi hỏi người đi thuê phải cókinh nghiệm nghiệp vụ, có đầy đủ thông tin về tình hình thị trường thuê tàu vàthông tin về điều kiện thuê tàu Vì thế trong thực tế đa số các doanh nghiệpkinh doanh XNK thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công tyhàng hải như: Vietfracht, Vosa, Transimex,Wanhai,Occean…Nhà nhập khẩucăn cứ vào đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệpcũng như đặc điểm vận chuyển của hàng hóa để lựa chọn loại hợp đồng ủythác thích hợp Hiện có hai loại hợp đồng ủy thác thuê tàu là: Hợp đông ủythác thuê tàu cả năm và hợp đồng ủy thác thuê tàu chuyến

 Mua bảo hiểm:

Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Vìthếbảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoạithương Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường chongười được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảohiểm do những rủi ro đã thoả thuận gây ra với điều kiện người được bảo hiểm

đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm.Khi thực hiệnhợp đồng ngoại thương người nhập khẩu phải mua bảo hiểm trong một sốtrường hợp: Điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FOB,C&F, FCA, và các điềukiện DDU

Để thực hiện mua bảo hiểm hàng hoá, người nhập khẩu tiến hành cácnghiệp vụ sau:

- Lựa chọn và liên hệ với một công ty bảo hiểm nhằm thu thập thông tin

và mua bảo hiểm Điền mẫu đơn và gửi bảo hiểm hàng hoá