Hàng nhập khẩu của công ty thường được nhập qua cảng Hải Phòng, Cảng Cái Lân, qua cửa khẩu biên giới Móng Cái. Khi nhận được thông báo hàng về và bộ chứng từ thanh toán của ngân hàng cán bộ kinh doanh sẽ lập tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu có chữ ký và con dấu của giám đốc.Khi lập tờ khai hải quan yêu cầu khai báo chính xác tên hàng, mã số hàng nhập khẩu, số lượng, đơn giá, trị giá, áp thuế và tự tính thuế nhập khẩu.
Sau đó công ty chuyển vận đơn gốc sau khi đã ký hậu của ngân hàng 46
mở L/C đến đại lý tàu biển để đổi lấy “ lện giao hàng”. Và trình lên hải quan những giấy tờ sau để làm thủ tục nhận hàng:
- Tờ khai hải quan - Hợp đồng ngoại - Giấy báo nhận hàng - Hoá đơn - Lệnh giao hàng - Vận đơn gốc - Giấy chứng nhận chất lượng - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận kiểm định - Đơn bảo hiểm
- Bảng kê khai chi tiết hàng hoá - L/C (nếu có)
- Giấy phép kinh doanh
- Giấy giới thiệu mang đi nhận hàng của công ty.
Sau khi xem xét giấy tờ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá về số lượng, chất lượng, nhãn mác, chủng loại. Nếu mọi thứ đều hợp lý hải quan cho rút hàng khỏi kho và xác nhận vào tờ khai hải quan. Do công ty tự áp mã thuế hàng của mình và tự tính thuế nên hải quan sẽ kiểm tra lại tính chính xác.Khi hải quan đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai, nếu quá 5 ngày kể từ
chịu các khoản chi phí khác. Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hoá cùng với người của công ty đi nhận hàng tại kho, mở kiện hàng ra đối chiếu với bộ chứng từ. Khi nhận hàng từ kho, nếu thấy có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất công ty báo ngay cho bên bảo hiểm hoặc mời người có thẩm quyền đến để giám định, xác nhận sự tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của bên nào để làm cơ sở tính giá trị bảo hiểm bồi thường.
Để đảm bảo cho việc kiểm nghiệm, giám định được khách quan và không ảnh hưởng tới các bên giám định, công ty thường tổ chức cho đại diện các bên cùng có mặt một lúc để tiến hành công việc. Nhân viên kiểm hoá sẽ cùng với các hãng bảo hiểm đến giám định mở hàng ra để kiểm tra xác định cụ thể số hàng bị thiếu, bị đổ vỡ. Sau khi kiểm tra nhân viên kiểm hoá sẽ ký xác nhận giao hàng đủ hoặc xác nhận hàng thiếu vào tờ khai hải quan. Cảng vụ cũng sẽ ký và đóng dấu xác nhận.Trong trường hợp hàng hoá không phù hợp với bộ chứng từ, hải quan sẽ không cho phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó, công ty phải lập lại tờ khai hải quan hoặc phải khiếu nại với người bán. Kết thúc việc giao nhận hàng hoá sẽ được chuyển sang làm thủ tục tính thuế, nộp thuế. Nhân viên hải quan sẽ xác định, kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giá trị thuế phải nộp của công ty trong tờ khai hải quan. Công ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan khi có sự sửa chữa về tỷ lệ tính thuế. Công ty phải xác nhận mã số hàng hoá, thuế suất, giá trị tính thuế theo quy định để tự tính số thuế phải nộp.
Thực tế việc làm thủ tục hải quan nhiều khi đã được cán bộ xuất nhập khẩu thực hiện một cách “ rút gọn nhiều và lách luật” như thay đổi số khung xe để đổi năm sản xuất và thay đổi lại vận đơn để hợp lý hóa và tránh hàng hóa bị tái xuất. Đây là một điểm đáng lưu ý đối với lãnh đạo Công ty, tuy có mối quan hệ tốt với hải quan nhưng nếu cứ duy trì tình trạng này thì sẽ gây ra
rủi ro rất lớn đối với Công ty. Đồng thời hạn chế nữa là từ phía hải quan khi mà đã đôi lúc gây khó khăn cho Công ty điều này làm cho hàng hóa nhập khẩu bị chậm đưa ra tiêu thụ, dẫn đến không hoàn thành hợp đồng với đối tác trong nước.