Do nguồn lực của công ty có giới hạn ,do số vốn kinh doanh của công ty chưa đủ lớn để đầu tư theo chiều sâu nên không thể đáp ứng đủ những nhu cầu để phục vụ tốt cho công việc. Chính vì vậy việc mở rộng thị trường khá là khó khăn và khó có thể ký được những hợp đồng lớn.Công tác tổ chức lao động vẫn chưa làm tốt việc phân công thực hiện công việc chuyên sau theo từng lĩnh vực. Do công ty có một quy trình chuẩn phù hợp với nguồn lực của công ty.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO
3.1. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNGNHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI.NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI. NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI.
3.1.1. Mục tiêu.
Bảng 3.1: Các chỉ tiêu kế hoạch năm 2011
Đơn vị: Triệu đồng
Doanh thu 1,200,000
Lợi nhuận trước thuế 80,000
Nộp ngân sách nhà nước 20,000
Đóng góp quỹ xã hội 1,467
Mức thu nhập bình quân 6
Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty
Ngoài các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận trước thuế… như trên bảng trên thì Công ty cũng đưa ra các mục tiêu để phát triển hoạt động nhập khẩu của Công ty như sau:
- Đảm bảo thế lực trong kinh doanh - Đảm bảo an toàn
- Đảm bảo bền vững và mở rộng thị trường
Phát triển hoạt động nhập khẩu hàng hoá của các nước Nhật, Mỹ, Đức, Anh …
Nâng cao lợi nhuận của Công ty từ hoạt động nhập khẩu kinh doanh.
3.1.2. Phương hướng.
Phương hướng để phát triển hoạt động nhập khẩu của Công ty bao gôm các vấn đề sau: trong công tác tổ chức nhân sự phục vụ hoạt động nhập khẩu của công ty không ngừng nâng cao năng lực , nghiệp vụ để đáp ứng công việc với khối lượng ngày càn lớn yêu cầu độ chính xác cao.Trong công tác xây dựng cơ bản cần phải cây dựng các kho bão để giảm chi phí vận chuyển. Mặt khác Công ty cũng luôn chú trọng mở rộng và phát triển thị trường nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu của khác hàng và mở rộng thị trường nhập khẩu để đa dạng hóa danh mục sản phẩm.
3.2.THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO
3.2.1. Thuận lợi
Công ty đã có một số thị trường mới, bên cạnh các thị trường cũ, truyền thống. Tuy đã có sự quan tâm mở rộng thị trường nhập khẩu nhưng chưa đạt hiệu quả cao. Công ty đã bước đầu tạo được uy tín của mình trên thị trường quốc tế, tạo được lòng tin đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức ngân hàng của chính phủ. Công ty luôn tìm cách để đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Tuy nhiên hoạt động này nhìn chung chưa có hiệu quả cao.
Khả năng sử dụng và bảo toàn vốn rất có hiệu quả, làm tốt nghĩa vụ 60
đối với Nhà nước. Việc quản lý ngoại tệ của công ty cũng hợp lý giúp cho hoạt động thanh toán các hợp đồng nhập khẩu dễ dàng hơn. Hầu hết các hợp đồng đều được trao đổi qua Fax, việc gặp mặt trao đổi trực tiếp giữa cán bộ của công ty và nhà cung cấp được hạn chế và tối thiểu hoá, điều này khiến cho công ty giảm được chi phí cho hoạt động đi lại, làm việc... rất tốn kém tại nước ngoài.
3.2.2. Khó khăn.
Thủ tục hành chính rườm rà, nhất là các thủ tục hải quan, thủ tục nhận hàng... rất phức tạp, để thực hiện được mất rất nhiều thời gian. Thêm vào đó, tệ quan liêu cửa quyền vẫn còn tồn tại, thái độ hách dịch của các nhân viên hải quan, nhân viên ở các cảng biển... gây ra sự khó chịu cho cán bộ nghiệp vụ của công ty khi đi làm thủ tục hải quan. Mặt khác các hoạt động tiêu cực ở đây cũng rất đa dạng khiến cho người dân mất lòng tin đối với Nhà nước.
Chính sách quản lý ngoại tệ của Chính phủ cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động nhập khẩu nói chung và khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu, nguồn ngoại tệ các doanh nghiệp thu về thông qua hoạt động xuất khẩu đều phải gửi vào ngân hàng Nhà nước để Nhà nước quản lý. Khi tiến hành thanh toán ngoại tệ cho các hợp đồng nhập khẩu thì doanh nghiệp sẽ rút ngoại tệ ra từ ngân hàng và nếu nguồn ngoại tệ của họ không đủ thì doanh nghiệp phải viết đơn xin mua ngoại tệ và phải nộp đơn xin rút vốn vay... tuy nhiên thủ tục thực hiện hết sức phức tạp và gây ra các khó khăn cho công ty ngay cả khi công ty sử dụng chính nguồn ngoại tệ của mình để thanh toán. Chính sách này khiến cho công ty phải tự cân đối nguồn ngoại tệ nhập khẩu và thường phải thanh toán các hợp đồng nhập khẩu theo phương thức trả tiền ngay, khiến cho khả năng quay vòng vốn của công ty không được cao.
Việc quản lý xuất nhập khẩu không chặt chẽ tạo ra nhiều kẽ hở cho các doanh nghiệp xấu tận dụng để nhập lậu các loại hàng hoá, trốn thuế... sau đó bán ra với giá rẻ hơn, khiến cho việc quản lý các mặt hàng nhập khẩu trở nên phức tạp hơn và gây khó khăn cho các doanh nghiệp kinh doanh nghiêm túc, trong đó có công ty.
Việc ban hành các chính sách, cơ chế mới của Chính phủ cụ thể như việc cho phép tất cả các doanh nghiệp đủ tư cách pháp nhân có thể tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu điều này có thể khuyến khích hoạt động xuất nhập khẩu trong nước và khiến cho công ty có nhiều thuận lợi hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu của mình nhưng mặt khác lại tạo ra nhiều đối thủ cạnh tranh gây ra những khó khăn mới cho công ty.
Khả năng thuê tầu và các phương tiện vận chuyển chưa tốt, kinh nghiệm trong việc mua và ký các hợp đồng bảo hiểm chưa nhiều, thực chất công ty chưa có một cán bộ nghiệp vụ nào là chuyên gia thành thạo, chuyên sâu vào hai nghiệp vụ này đây cũng chính là lý do mà công ty hay ký các hợp đồng nhập khẩu theo điều khoản CIF, chưa đủ khả năng để ký các hợp đồng theo cơ sở giao hàng FOB.
Sự hiểu biết về các thủ tục mang tính chất quốc tế còn kém, việc nghiên cứu các tập tục, văn hoá, luật pháp quốc tế phục vụ cho hoạt động nhập khẩu cũng thực sự chưa được công ty quan tâm đến, điều này khiến cho công ty gặp rất nhiều khó khăn khi tìm các đối tác mới và dễ gặp rủi ro trong hoạt động nhập khẩu.
Do gặp những khó khăn về nguồn tài chính nên hiện tại công ty cũng chưa có được một chiến lược tìm hiểu thị trường nước ngoài, nhất là các thị trường mục tiêu, việc thực hiện các chiến lược này đòi hỏi phải có một nguồn
tài chính dồi dào hỗ trợ mới có thể thực hiện được.
Thị trường nhập khẩu của công ty chưa được mở rộng, chủ yếu vẫn là các thị trường quen thuộc, công ty vẫn chưa có sự quan tâm thích đáng đến việc mở rộng ra các thị trường mới.
Việc khuyếch trương quảng cáo trong thị trường nội địa của công ty để nhằm tiêu thụ các hàng nhập khẩu cũng chưa có sự quan tâm. Công ty vẫn luôn bị động trong việc tiêu thụ, các khách hàng mua các trang thiết bị, máy móc, các nguyên phụ liệu nhập khẩu... chủ yếu vẫn phải tự tìm đến công ty. Đôi khi, do quá chú trọng vào nghiên cứu tìm hiểu thị trường nước ngoài mà công ty quên đi vai trò và nhiệm vụ của việc nghiên cứu thị trường trong nước, đây chính là yếu tố đảm bảo cho sự tồn tại, khả năng tiêu thụ hàng nhập khẩu của công ty.
Việc thiết lập, tạo mối quan hệ giữa công ty với bạn hàng, với các cơ quan chức năng của chính phủ còn kém, do đó mỗi khi có công việc công ty thường gặp phải những khó khăn trong việc tìm hướng giải quyết và hầu như công ty chỉ có các mối quan hệ với các doanh nghiệp trong ngành máy và thiết bị công nghiệp, hay thuộc lĩnh vực mình quan tâm.
Khả năng tìm hiểu, tiếp cận với thông tin hiện nay của công ty cũng rất bị động. Trong thời đại bùng nổ thông tin, doanh nghiệp nào nhanh nhậy biết nắm bắt và xử lý thông tin đúng thì doanh nghiệp đó sẽ thành công. Nhận thức được vai trò quan trọng của thông tin, trong thời gian qua công ty cũng đã chú trọng vào việc tìm cách khai thác thông tin bằng nhiều cách, qua đài báo, qua mạng Internet, qua các tạp chí chuyên ngành... và bước đầu đã thu thập được khá nhiều thông tin. Tuy nhiên khả năng xử lý, phân loại thông tin còn kém, chất lượng thông tin bị giảm do phải qua quá nhiều khâu... khiến
cho nhiều khi công ty đã nắm được các thông tin nhưng vẫn bị lỡ mất cơ hội. Trên đây là một số các mặt đã đạt được và chưa đạt được của công ty, để có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường đòi hỏi công ty phải đưa ra được các giải pháp nhằm khuyến khích, đẩy mạnh các mặt đã đạt được, tận dụng tối đa các lợi thế, phát huy được các tiềm năng, ưu điểm sẵn có của mình. Bên cạnh đó còn phải biết khắc phục được các mặt hạn chế, những nhược điểm đã và đang hạn chế sự phát triển của công ty.
3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECOHỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO
Tiến hành tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong công ty.
- Cơ sở của giải pháp:
Các doanh nghiệp kinh doanh XNK thường tiến hành hoạt động nhập khẩu theo hai hay nhiều phương thức khác nhau và thường nhập khẩu các chủng loại hàng hóa khác nhau.Với mỗi phương thức nhập khẩu, mỗi ngành hàng nhập khẩu lại có những nét đặc thù riêng về thị trường ,về bạn hàng nhập khẩu và cả quy trình nghiệp vụ…Vì thế để tạo ra hiệu quả cao trong công việc, phòng xuất nhập khẩu của công ty nên tổ chức phân công một cách chuyên sâu công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo từng phương thức nhập khẩu hay theo từng ngành hàng cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Bên cạnh đó, hoạt động nhập khẩu không phải là hành vi riêng lẻ của phòng xuất nhập khẩu mà nó đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban có quan hệ nghiệp vụ trong công ty.
Mô hình tổ chức của công ty cổ phần INDECO nhìn chung là gọn nhẹ, hiệu quả, đã giảm bớt được một số khâu trung gian, các đầu mối và nâng cao tính chủ động sáng tạo của mảng kinh doanh. Mặc dù vậy, trong công tác tổ
chức lao động của mình, công ty vẫn chưa thực sự làm tốt việc tổ chức phân công thực hiện công việc theo từng lĩnh vực, từng ngành hàng được chuyên sâu, các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ của công ty vẫn chưa có sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình hoạt động của mình. Do đó đã làm giảm hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như hiệu quả hoạt động của các lĩnh vực khác trong công ty.
- Nội dung của giải pháp:
Trước hết, phòng xuất nhập khẩu của công ty cần phải làm tốt việc tổ chức phân công chuyên sâu công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo từng phương thức nhập khẩu hoặc theo từng mặt hàng nhập khẩu cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Ví dụ như: công ty phân công cho cán bộ A chuyên phụ trách mảng xuất khẩu trực tiếp,còn cán bộ B chuyên phụ trách mảng xuất khẩu ủy thác. Hoặc công ty phân công cho cán bộ X chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàn dây truyền sản xuất máy móc thiết bị, còn cán bộ Y chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng nguyên vật liệu xây dựng, cán bộ Z chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng nguyên liệu sản xuất…
Tiếp đó, cần phối hợp chặt chẽ hoạt động của phòng kế toán với hoạt động của các cán bộ nhập khẩu trực tiếp của công ty để chủ động đề ra các biện pháp giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác như là: thanh toán đúng hạn theo đúng hợp đồng quy định, giải quyết nhanh chóng hơn chi phí lưu thông hàng hóa…để có thể đảm bảo uy tín với phía nhà cung cấp, nhằm nâng cao mối quan hệ làm ăn tốt đẹp.Ngoài ra, Công ty nên chỉ đạo các phòng ban kinh doanh và kế toán phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu như: mở L/C, thu hồi công nợ, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, an toàn, hiệu
khoa học, tuân thủ chặt chẽ các quy định trong công tác nhập khẩu với phương châm làm đúng ngay từ đầu.
- Hiệu quả mà giải pháp mang lại:
Nhờ việc tổ chức phân công chuyên sâu công việc mà các cán bộ XNK của công ty có thể thực hiện chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa nghiệp vụ của mình, tạo ra được chiều sâu trong quá trình làm việc, đem lại chất lượng và hiệu quả trong công việc. Điều này sẽ làm cho thời gian, công sức, chi phí hoạt động nhập khẩu sẽ giảm xuống.Ngoài ra, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các bộ phận và các phòng ban sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc và giúp tiết kiệm nhân lực cho công ty. Từ đó, công ty có thể bố trí nguồn nhân lực cho các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách hợp lý và nhờ đó có thể khắc phục được những tồn tại do thừa hoặc thiếu nhân lực, đặc biệt là tồn tại trong khâu kiểm tra giám sát hàng hóa.
Ngoài ra, các giải pháp này cũng góp phần khắc phục được sự chậm trễ trong khâu xin giấy phép nhập khẩu của công ty. Bởi vì nếu việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ trong toàn công ty được tiến hành một cách khoa học thì sẽ giúp cho việc tập hợp các giấy tờ cần thiết để lập hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Để từ đó sẽ rút ngắn thời gian thực hiện khâu này một cách tối ưu.
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ. - Cơ sở của giải pháp:
Việc thiết lập các mối quan hệ luôn là một vấn đề nhạy cảm và hết sức quan trọng, có ý nghĩa chiến lược trong các hoạt động kinh doanh nói chung và trong hoạt động nhập khẩu của công ty nói riêng. Trong hoạt động nhập khẩu ,những mối quan hệ với nhà cung cấp rất quan trọng vì nó quyết định tới
chất lượng của công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu và cả uy tín của công ty. Bên cạnh đó, hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ thuộc vào hiệu quả thực của từng khâu, của từng giai đoạn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Đặc biệt với một số khâu như: làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm cho hàng hóa, thuê phương tiện vận tải…thì kết quả đạt được không những chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa hay không? Vì thế, việc duy trì và mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp và các cơ quan chức năng có liên quan là một trong những nhiệm vụ mà công ty phải thực hiện thật tốt trong thời gian tới.
- Nội dung của giải pháp:
Một mặt, công ty phải duy trì và mở rộng quan hệ với các nhà cung