HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO
Tiến hành tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong công ty.
- Cơ sở của giải pháp:
Các doanh nghiệp kinh doanh XNK thường tiến hành hoạt động nhập khẩu theo hai hay nhiều phương thức khác nhau và thường nhập khẩu các chủng loại hàng hóa khác nhau.Với mỗi phương thức nhập khẩu, mỗi ngành hàng nhập khẩu lại có những nét đặc thù riêng về thị trường ,về bạn hàng nhập khẩu và cả quy trình nghiệp vụ…Vì thế để tạo ra hiệu quả cao trong công việc, phòng xuất nhập khẩu của công ty nên tổ chức phân công một cách chuyên sâu công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo từng phương thức nhập khẩu hay theo từng ngành hàng cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Bên cạnh đó, hoạt động nhập khẩu không phải là hành vi riêng lẻ của phòng xuất nhập khẩu mà nó đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban có quan hệ nghiệp vụ trong công ty.
Mô hình tổ chức của công ty cổ phần INDECO nhìn chung là gọn nhẹ, hiệu quả, đã giảm bớt được một số khâu trung gian, các đầu mối và nâng cao tính chủ động sáng tạo của mảng kinh doanh. Mặc dù vậy, trong công tác tổ
chức lao động của mình, công ty vẫn chưa thực sự làm tốt việc tổ chức phân công thực hiện công việc theo từng lĩnh vực, từng ngành hàng được chuyên sâu, các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ của công ty vẫn chưa có sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình hoạt động của mình. Do đó đã làm giảm hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như hiệu quả hoạt động của các lĩnh vực khác trong công ty.
- Nội dung của giải pháp:
Trước hết, phòng xuất nhập khẩu của công ty cần phải làm tốt việc tổ chức phân công chuyên sâu công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo từng phương thức nhập khẩu hoặc theo từng mặt hàng nhập khẩu cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Ví dụ như: công ty phân công cho cán bộ A chuyên phụ trách mảng xuất khẩu trực tiếp,còn cán bộ B chuyên phụ trách mảng xuất khẩu ủy thác. Hoặc công ty phân công cho cán bộ X chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàn dây truyền sản xuất máy móc thiết bị, còn cán bộ Y chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng nguyên vật liệu xây dựng, cán bộ Z chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng nguyên liệu sản xuất…
Tiếp đó, cần phối hợp chặt chẽ hoạt động của phòng kế toán với hoạt động của các cán bộ nhập khẩu trực tiếp của công ty để chủ động đề ra các biện pháp giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác như là: thanh toán đúng hạn theo đúng hợp đồng quy định, giải quyết nhanh chóng hơn chi phí lưu thông hàng hóa…để có thể đảm bảo uy tín với phía nhà cung cấp, nhằm nâng cao mối quan hệ làm ăn tốt đẹp.Ngoài ra, Công ty nên chỉ đạo các phòng ban kinh doanh và kế toán phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu như: mở L/C, thu hồi công nợ, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, an toàn, hiệu
khoa học, tuân thủ chặt chẽ các quy định trong công tác nhập khẩu với phương châm làm đúng ngay từ đầu.
- Hiệu quả mà giải pháp mang lại:
Nhờ việc tổ chức phân công chuyên sâu công việc mà các cán bộ XNK của công ty có thể thực hiện chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa nghiệp vụ của mình, tạo ra được chiều sâu trong quá trình làm việc, đem lại chất lượng và hiệu quả trong công việc. Điều này sẽ làm cho thời gian, công sức, chi phí hoạt động nhập khẩu sẽ giảm xuống.Ngoài ra, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các bộ phận và các phòng ban sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc và giúp tiết kiệm nhân lực cho công ty. Từ đó, công ty có thể bố trí nguồn nhân lực cho các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách hợp lý và nhờ đó có thể khắc phục được những tồn tại do thừa hoặc thiếu nhân lực, đặc biệt là tồn tại trong khâu kiểm tra giám sát hàng hóa.
Ngoài ra, các giải pháp này cũng góp phần khắc phục được sự chậm trễ trong khâu xin giấy phép nhập khẩu của công ty. Bởi vì nếu việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ trong toàn công ty được tiến hành một cách khoa học thì sẽ giúp cho việc tập hợp các giấy tờ cần thiết để lập hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Để từ đó sẽ rút ngắn thời gian thực hiện khâu này một cách tối ưu.
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ. - Cơ sở của giải pháp:
Việc thiết lập các mối quan hệ luôn là một vấn đề nhạy cảm và hết sức quan trọng, có ý nghĩa chiến lược trong các hoạt động kinh doanh nói chung và trong hoạt động nhập khẩu của công ty nói riêng. Trong hoạt động nhập khẩu ,những mối quan hệ với nhà cung cấp rất quan trọng vì nó quyết định tới
chất lượng của công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu và cả uy tín của công ty. Bên cạnh đó, hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ thuộc vào hiệu quả thực của từng khâu, của từng giai đoạn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Đặc biệt với một số khâu như: làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm cho hàng hóa, thuê phương tiện vận tải…thì kết quả đạt được không những chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa hay không? Vì thế, việc duy trì và mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp và các cơ quan chức năng có liên quan là một trong những nhiệm vụ mà công ty phải thực hiện thật tốt trong thời gian tới.
- Nội dung của giải pháp:
Một mặt, công ty phải duy trì và mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp: trong hoạt động kinh doanh XNK thì mối quan hệ với nhà cung cấp rất phức tạp do khoảng cách xa xôi về địa lý, sự khác biệt về văn hóa, phong tục tập quán cũng như cách ứng xử ở nước nhà cung cấp. Vì vậy, phía công ty nên tìm hiểu để tránh tình trạng có những hành vi ứng xử không phù hợp làm cho đối tác hiểu lầm gây bất hòa. Ngoài ra, công ty cần cần tích cực củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời nên tích cực tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới bằng việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, thực hiện các chuyến đi thăm viếng các nước…
Mặt khác, phải thiết lập và duy trì các mối quan hệ với các cơ quan chức năng có liên quan: công ty phải cố gắng để tạo lập những mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với các cơ quan chủ quản của mình như Bộ thương mại, Tổng cục hải quan, Bộ xây dựng…bằng việc luôn nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy và chính sách của nhà nước nhằm tạo ra những hình ảnh tốt đẹp và uy tín của
triển quan hệ với các ngân hàng thương mại, ngoại thương nhằm tăng cường việc hỗ trợ vay vốn cho việc thực hiện nhập khẩu hàng hóa, thiết bị có giá trị lớn. Bên cạnh đó, việc thiết lập mối quan hệ với các hãng vận tải, các công ty bảo hiểm cũng là vấn đề công ty cần quan tâm.
- Hiệu quả mà giải pháp mang lại:
Thực hiện tốt giải pháp này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc tiến hành các nội dung trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cụ thể là: mối quan hệ mật thiết với các nhà cung cấp sẽ tạo thuận lợi cho việc giao hàng được thực hiện theo đúng số lượng, chất lượng và đúng thời hạn như quy định của hợp đồng, nó cho phép công ty có thể lựa chọn thanh toán bằng phương thức với mức phí thấp nhưng vẫn đảm bảo an toàn và giảm thiểu các tranh chấp khi thực hiện hợp đồng…Mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chức năng có liên quan sẽ giúp cho việc thực hiện giấy tờ, thủ tục khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của công ty diễn ra nhanh chóng hơn và thuận tiện. Thiết lập quan hệ tốt đẹp, uy tín với các ngân hàng sẽ hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện cho công ty trong việc thanh toán và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài chính-ngân hàng…Từ đó, có thể giúp công ty khắc phục được tồn tại ở một vài khâu trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty như: xin giấy phép nhập khẩu, thanh toán…và từ đó giúp nâng cao chất lượng hoạt động của một số khâu khác.
Nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ trong công ty.
- Cơ sở của giải pháp:
Trong bất kỳ hoạt động của doanh nghiệp nào thì nhân tố con người đều có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu cũng không ngoại lệ, con người
tác động đến toàn bộ các bước của quy trình nhập khẩu nói chung và công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng.
Thông qua việc đánh giá việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty cổ phần INDECO ta nhận thấy: có rất nhiều các vấn đề còn tồn tại trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty có nguyên nhân xuất phát từ yếu tố con người. Hiện nay, tuy đội ngũ cán bộ kinh doanh trực tiếp làm nhiệm vụ nhập khẩu của công ty còn trẻ, rất năng động, có trình độ chuyên môn và nhiệt tình trong công việc nhưng vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Vì thế, trong quá trình thực hiện hợp đồng vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và đôi khi không tránh khỏi sai sót. Điều này đòi hỏi phía công ty cần tạo điều kiện cho họ có cơ hội cọ sát thực tế hơn nữa để tích lũy kinh nghiệm, phát huy hết khả năng của mình vào chuyên môn, nghiệp vụ. Từ đó, có thể giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ.
- Nội dung của giải pháp:
Công ty nên tổ chức các hoạt động đào tạo nhằm hình thành ý thức cho cán bộ nhân viên ở từng bước, từng khâu, từng hoạt động một cách bài bản, chi tiết, chuyên nghiệp và đúng với quy định của những văn bản pháp luật mà nhà nước ban hành. Điều này đòi hỏi các công ty cần cập nhật đầy đủ các văn bản, ,nghị định, thông tư…một cách chính xác và kịp thời.
Bên cạnh đó thì việc thực hiện tốt công tác quản lý của công ty cũng rất quan trọng. Cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ trực tiếp quản lý các hoạt động ngoại thương của công ty phải là người có khả năng, có kiến thức sâu rộng và toàn diện, quyết đoán, sáng tạo và năng động trong công việc. Đối với công ty cổ phần INDECO thì những cán bộ tổ chức hiện nay là những người thực sự
có năng lực. Tuy nhiên, do đòi hỏi của công việc thực tế, công ty phải không ngừng bồi dưỡng để nâng cao trình độ hơn nữa, mặt khác, phải có kế hoạch đào tạo những đội ngũ kế cận có đủ khả năng đảm trách công việc trong tương lai. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết khả năng vốn có của mình để giúp cho công ty ngày càng phát triển vững mạnh,phía lãnh đạo công ty cần có nhiều hình thức động viên tinh thần làm việc. Đây là một công việc khó khăn nhưng rất quan trọng, nó đòi hỏi nhà quản lý phải có nghệ thuật quản trị nhân lực. Việc khuyến khích này có thể bằng vật chất hoặc tinh thần.
Khuyến khích bằng vật chất: có thể bằng thu nhập hoặc tiền thưởng. Thu nhập có nghĩa là trả một mức lương cho đúng người, đúng việc, đảm bảo được cuộc sống của cán bộ công nhân viên. Ngoài ra, ban lãnh đạo cũng có thể khuyến khích bằng tiền thưởng do cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt công việc hoặc trong những dịp lễ tết.
Khuyến khích tinh thần: có thể tổ chức cho cán bộ công nhân viên trong công ty có những chuyến đi dã ngoại nhằm nâng cao được tinh thần đoàn kết của cán bộ trong công ty mà cũng là thể hiện sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đối với họ. Ngoài ra, có thể tuyên dương những cán bộ thực hiện tốt công tác hoặc có những sáng kiến hay trong công việc. Hoặc cũng có thể khuyến khích bằng việc thăng chức cho cán bộ có năng lực và có khả năng đảm trách.
- Hiệu quả mà giải pháp mang lại:
Một đội ngũ cán bộ bao gồm các nhà quản lý tài giỏi cùng các nhân viên có năng lực, dày dặn kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ XNK, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm trong công việc sẽ tạo điều kiện
giúp công ty khắc phục được những tồn tại trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở các khâu như: mở L/C, thuê tàu lưu cước, mua bảo hiểm, thanh toán…Hơn nữa, chi phí lao động trong quá trình kinh doanh nhập khẩu là rất lớn nên nếu có thể nâng cao hiệu quả và chất lượng làm việc của đội ngũ cán bộ thì sẽ làm giảm đi rất nhiều chi phí kinh doanh của công ty và tăng hiểu quả hoạt động nhập khẩu.
Tăng cường sức mạnh tài chính của công ty. - Cơ sở của giải pháp:
Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam còn chưa vững mạnh, tình hình vốn luôn là mối quan tâm đặc biệt của mọi doanh nghiệp trong hoạt động kinh tế. Mặt khác, việc nhập khẩu hàng hóa lại tính theo giá quốc tế và sử dụng ngoại tệ để thanh toán. Vì thế việc thu hút và tận dụng một cách có hiệu quả các nguồn vốn là vô cùng quan trọng và cần thiết với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và công ty cổ phần INDECO nói riêng. Những năm gần đây, nhờ có sự cố gắng vượt bậc về huy động vốn, tổng vốn kinh doanh của công ty đang ngày một tăng lên. Tuy nhiên, do tình trạng tồn đọng công nợ, cộng thêm việc sử dụng các nguồn vốn của công ty trong thời gian qua cũng chưa thực sự có hiệu quả đã khiến tình hình tài chính của công ty gặp không ít khó khăn đã ra gây ảnh hưởng không nhỏ đến một số khâu trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Vì vậy, vấn đề sử dụng nguồn vốn sao cho có hiệu quả nhằm củng cố tình hình tài chính đang là một vấn đề rất quan trọng đối với sự phát triển và hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của công ty cổ phần INDECO.
- Nội dung của giải pháp:
khẩu nói riêng, công ty cần phải tính toán đến lợi ích và hiệu quả kinh tế để xem xét quyết định ký kết hợp đồng. Muốn như vậy, công ty cần phải tính toán xem với một đồng vốn bỏ ra sẽ thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Nói theo cách khác, Công ty cần tính đến hiệu suất lợi nhuận trên chi phí( lợi nhuận nhập khẩu/chi phí nhập khẩu). Đây là một yêu cầu cấp bách trong điều kiện hiện nay vì đồng tiền thay đổi giá trị hàng ngày, giá cả hàng hóa cũng có những biến động bất thường.
Và để có một tình hình tài chính ổn định hơn, nhữngcông việc đầu tiên