Sau khi kiểm hàng nếu thấy hàng thiếu hụt hay chất lượng không đảm bảo theo yêu cầu của hợp đồng, công ty sẽ tiến hành thủ tục khiếu nại, khởi kiện nhà cung cấp và các đối tượng có liên quan khác như công ty bảo hiểm, công ty vận chuyển...Đối với Công ty thì rất ít xảy ra khi xảy ra thường thương lượng để duy trì và phát triển các mối quan hệ do các đối tác là quen biết. Một số ít thì do sai xót trong việc thanh toán nên công ty phải khiếu lại nhưng đều thất bại do nghiệp vụ kém.
2.2.3. Các vướng mắc trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO.Công ty cổ phần INDECO. Công ty cổ phần INDECO.
Sự thiết kinh nghiệm nghiệp vụ đã dẫn đến vi phạm các điều khoản trong hợp đồng dẫn đến các thiệt hại cho Công ty. Để thấy được rõ ràng hơn thì ta xem xét bảng dưới đây:
Bảng 2.5: Thiệt hại của công ty trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty từ năm 2008 - 2010
Đơn vị: Triệu USD
Chỉ tiêu 2008Năm 2009Năm 2010Năm
Tổng số hợp đồng hoàn thành 233 283 420
Số hợp đồng bị thiệt hại 2 6 9
Giá trị thiệt hại(USD) 0.051 0.109 0.0764
Tỷ trọng(%) = giá trị thiệt hại/ tổng lợi
nhuận trước thuế 5.10% 8.40% 3.70%
Nguồn: Tổng kết các năm của Phòng kế toán của Công ty
Ta thấy năm 2008 thiệt hại 51.000USD chiếm 5,1% lợi nhuận trước thuế một tỷ lệ tương đối lớn đã làm giảm đáng kể lợi nhuận của Công ty. Đến năm 2009 thì con số này là 109.000USD chiếm 8.4% điều này đã nói lên hạn chế rất lớn của cán bộ xuất nhập khẩu của Công ty khi mà năm 2009 Công ty ký nhiều hợp đồng với đối tác mới nhưng do yếu kém về nghiệp vụ lên đã dẫn đến thiệt hại rất lớn trên. Đến năm 2010 Ban lãnh đạo Công ty đã nhận ra và đã hỗ trợ phần nào nên con số này đã giảm xuống 76.00USD chỉ chiếm có 3,7% lợi nhuận trước thuế thấp nhất từ trước tới này. Những hạn chế vướng mắc sau đây đã làm gia tăng thiệt hại của Công ty:
hợp đồng với đối tác trong nước nên phải bồi thường hợp đồng.
- Mắc lỗi khi thanh toán bằng L/C dẫn đến mất tiền đạt cọc thậm chí là tiền thanh toán cả đơn hàng.
- Nghiệp vụ thuê tàu còn chưa thông thạo nên đã dẫn đến mất hàng hoặc hư hỏng mà không có các chứng cứ giấy tờ hợp lệ để yêu cầu bồi thường
- Thủ tục phức tạp khi thông quan khi làm thủ tục hải quan dẫn đến hàng hóa bị chậm nên hàng hóa giao cho khách hàng không được đúng thời hạn nên phải bồi thường hợp đông.
- Kiểm tra giám sát hàng hóa nhập khẩu còn chưa cẩn thận chu đáo dẫn đến hàng hóa thiếu số lượng chất lượng thì không được đúng chất lượng trong hợp đồng
2.2.4. Các giải pháp giải quyết các vướng mắc trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO.hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO. hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần INDECO.
Phải có kế hoạch kinh doanh chuẩn bị chu đáo từ trước để có kế hoạch xin giấy phép nhập khẩu từ trước từ 3 đến 6 tháng. Để đảm bảo khi hàng về tới cảng thì có thể thông quan được ngày nên không phải chịu phí lưu kho lưu bãi, giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn.
Đồng thời nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục thông quan, thanh toán để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng và đảm bảo quá trình thanh toán bằng L/C thành công. Hơn nữa cần có ý kiến chỉ đạo từ lãnh đạo công ty yêu câu thái độ làm việc nghiêm túc để đảm bảo kiểm tra hàng hóa đầy đủ số lượng,đảm bảo chất lượng.
2.3. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNGNHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO
2.3.1. Ưu điểm.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty rất linh hoạt trong việc thực hiện các hợp đồng có giá trị không lớn công ty có thể đàm phán qua điện thoại hoặc fax... Hợp đồng có thể do 1 trong 2 bên thảo và chuyển fax qua bên kia. Nhờ thế mà công ty tiết kiệm được chi phí và thủ tục rườm rà khác. Với hợp đồng giá trị lớn việc đàm phán được tiến hành với đầy đủ thủ tục, gặp gỡ trực tiếp để 2 bên thoả thuận rõ các khoản mục và giải quyết các tình huống có thể xảy ra khi thực hiện hợp đồng.
- Trong quy trình làm thủ tục hải quan, 1 quy trình phức tạp và rườm rà nhất, nhân viên công ty luôn thực hiện với thái độ nhiệt tình, hợp tác, kê khai đầy đủ các loại mặt hàng, tính toán chính xác những khoản thuế phải nộp. Không có dấu hiệu trốn thuế, lậu thuế.
- Đối với những quy trình khác, các nhân viên nhập khẩu luôn luôn thực hiện 1 cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí cho công ty.
- Công ty luôn khuyến khích sự học hỏi để nâng cao kỹ năng về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, về trình độ ngoại ngữ do vậy trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chưa xảy ra sai sót dẫn đến khiếu nại nhau tại hội đồng trọng tài và như vậy nâng cao uy tín công ty và hiệu quả của toàn bộ thương vụ giao dịch.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty trong việc trong việc tuân thủ quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho nên công ty đã hoàn thành khá tốt các công việc:
- Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan - Trong nghiệp vụ mua bảo hiểm
- Trong việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.3.2. Nhược điểm.
Cũng giống như hầu hết các đơn vị nhập khẩu khác trình độ hiểu biết về thuê tàu lưu cước của công ty là yếu kém nên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty thường phải uỷ thác thuê tàu cho bạn hàng.
- Do công ty chưa có nhân viên chuyên sâu vào lĩnh vực bảo hiểm, mở L/C nên trong những trường hợp phải mua bảo hiểm cho hàng hoá, công ty thường bị động và uỷ thác cho khai thác để họ làm công việc này.
- Công ty chưa có phương tiện chuyên chở nhằm phục vụ cho hoạt động vận chuyển hàng hoá cùng với chưa có kho bãi riêng tại mỗi văn phòng đại diện và chi nhánh để để hàng hoá của mình. Công ty luôn phải đi thuê nên tốn kém 1 số chi phí nhất định và cũng không đảm bảo được sự chủ động về thời gian.
Trong thủ tục thanh toán do công ty chỉ sử dụng hình thức là điện chuyển tiền và chủ yếu là tín dụng thư nên trong 1 số trường hợp cụ thể công ty phải tốn thêm chi phí cho các hoạt động này. Hơn nữa thời gian và thủ tục xin giấy phép còn chưa nhanh,vẫn mắc lỗi nhỏ khi thực hiện mở L/C, thủ tục thuê tàu còn sai xót nhiều, kiểm tra giám sát hàng hóa nhập khẩu còn chưa cẩn thận, chu đáo, chưa linh hoạt trong lựa chọn phương thức thanh toán.
2.3.3. Nguyên nhân của các mặt hạn chế.2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan 2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan
Chính sách của nhà nước: cơ chế xuất nhập khẩu của nhà nước ta vẫn còn một số vấn đề mà rất nhiều đơn vị kinh doanh quan tâm, đó là thủ tục hành chính còn rườm rà, luôn có sự thay đổi làm cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty phải đáp ứng một cách khá vất vả. Hầu như trong
nhiều. Nói một cách chính xác là công ty chưa tự đề ra cho mình một chiến lược Marketing như thế nào, thực hư ra sao và kết quả thu được là gì? Và kết quả cho thấy là thị trường kinh doanh xuất nhập khẩu cũng được mở rộng và khâu tiêu thụ hàng nhập khẩu rất chậm. Do chính sách và thủ tục Nhà nước đang trong quá trình cải cách nên vẫn còn những thủ tục chưa hợp lý và còn nhiều tiêu cực. Phối hợp giữa các ban ngành trong nước về việc quản lý hàng hóa hàng hóa nhập lậu chưa được tốt nên đã gây khó khăn cho công ty trong khâu tiêu thụ sản phẩm
2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan.
Do nguồn lực của công ty có giới hạn ,do số vốn kinh doanh của công ty chưa đủ lớn để đầu tư theo chiều sâu nên không thể đáp ứng đủ những nhu cầu để phục vụ tốt cho công việc. Chính vì vậy việc mở rộng thị trường khá là khó khăn và khó có thể ký được những hợp đồng lớn.Công tác tổ chức lao động vẫn chưa làm tốt việc phân công thực hiện công việc chuyên sau theo từng lĩnh vực. Do công ty có một quy trình chuẩn phù hợp với nguồn lực của công ty.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO
3.1. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNGNHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI.NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI. NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI.
3.1.1. Mục tiêu.
Bảng 3.1: Các chỉ tiêu kế hoạch năm 2011
Đơn vị: Triệu đồng
Doanh thu 1,200,000
Lợi nhuận trước thuế 80,000
Nộp ngân sách nhà nước 20,000
Đóng góp quỹ xã hội 1,467
Mức thu nhập bình quân 6
Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty
Ngoài các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận trước thuế… như trên bảng trên thì Công ty cũng đưa ra các mục tiêu để phát triển hoạt động nhập khẩu của Công ty như sau:
- Đảm bảo thế lực trong kinh doanh - Đảm bảo an toàn
- Đảm bảo bền vững và mở rộng thị trường
Phát triển hoạt động nhập khẩu hàng hoá của các nước Nhật, Mỹ, Đức, Anh …
Nâng cao lợi nhuận của Công ty từ hoạt động nhập khẩu kinh doanh.
3.1.2. Phương hướng.
Phương hướng để phát triển hoạt động nhập khẩu của Công ty bao gôm các vấn đề sau: trong công tác tổ chức nhân sự phục vụ hoạt động nhập khẩu của công ty không ngừng nâng cao năng lực , nghiệp vụ để đáp ứng công việc với khối lượng ngày càn lớn yêu cầu độ chính xác cao.Trong công tác xây dựng cơ bản cần phải cây dựng các kho bão để giảm chi phí vận chuyển. Mặt khác Công ty cũng luôn chú trọng mở rộng và phát triển thị trường nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu của khác hàng và mở rộng thị trường nhập khẩu để đa dạng hóa danh mục sản phẩm.
3.2.THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO
3.2.1. Thuận lợi
Công ty đã có một số thị trường mới, bên cạnh các thị trường cũ, truyền thống. Tuy đã có sự quan tâm mở rộng thị trường nhập khẩu nhưng chưa đạt hiệu quả cao. Công ty đã bước đầu tạo được uy tín của mình trên thị trường quốc tế, tạo được lòng tin đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức ngân hàng của chính phủ. Công ty luôn tìm cách để đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Tuy nhiên hoạt động này nhìn chung chưa có hiệu quả cao.
Khả năng sử dụng và bảo toàn vốn rất có hiệu quả, làm tốt nghĩa vụ 60
đối với Nhà nước. Việc quản lý ngoại tệ của công ty cũng hợp lý giúp cho hoạt động thanh toán các hợp đồng nhập khẩu dễ dàng hơn. Hầu hết các hợp đồng đều được trao đổi qua Fax, việc gặp mặt trao đổi trực tiếp giữa cán bộ của công ty và nhà cung cấp được hạn chế và tối thiểu hoá, điều này khiến cho công ty giảm được chi phí cho hoạt động đi lại, làm việc... rất tốn kém tại nước ngoài.
3.2.2. Khó khăn.
Thủ tục hành chính rườm rà, nhất là các thủ tục hải quan, thủ tục nhận hàng... rất phức tạp, để thực hiện được mất rất nhiều thời gian. Thêm vào đó, tệ quan liêu cửa quyền vẫn còn tồn tại, thái độ hách dịch của các nhân viên hải quan, nhân viên ở các cảng biển... gây ra sự khó chịu cho cán bộ nghiệp vụ của công ty khi đi làm thủ tục hải quan. Mặt khác các hoạt động tiêu cực ở đây cũng rất đa dạng khiến cho người dân mất lòng tin đối với Nhà nước.
Chính sách quản lý ngoại tệ của Chính phủ cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động nhập khẩu nói chung và khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu, nguồn ngoại tệ các doanh nghiệp thu về thông qua hoạt động xuất khẩu đều phải gửi vào ngân hàng Nhà nước để Nhà nước quản lý. Khi tiến hành thanh toán ngoại tệ cho các hợp đồng nhập khẩu thì doanh nghiệp sẽ rút ngoại tệ ra từ ngân hàng và nếu nguồn ngoại tệ của họ không đủ thì doanh nghiệp phải viết đơn xin mua ngoại tệ và phải nộp đơn xin rút vốn vay... tuy nhiên thủ tục thực hiện hết sức phức tạp và gây ra các khó khăn cho công ty ngay cả khi công ty sử dụng chính nguồn ngoại tệ của mình để thanh toán. Chính sách này khiến cho công ty phải tự cân đối nguồn ngoại tệ nhập khẩu và thường phải thanh toán các hợp đồng nhập khẩu theo phương thức trả tiền ngay, khiến cho khả năng quay vòng vốn của công ty không được cao.
Việc quản lý xuất nhập khẩu không chặt chẽ tạo ra nhiều kẽ hở cho các doanh nghiệp xấu tận dụng để nhập lậu các loại hàng hoá, trốn thuế... sau đó bán ra với giá rẻ hơn, khiến cho việc quản lý các mặt hàng nhập khẩu trở nên phức tạp hơn và gây khó khăn cho các doanh nghiệp kinh doanh nghiêm túc, trong đó có công ty.
Việc ban hành các chính sách, cơ chế mới của Chính phủ cụ thể như việc cho phép tất cả các doanh nghiệp đủ tư cách pháp nhân có thể tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu điều này có thể khuyến khích hoạt động xuất nhập khẩu trong nước và khiến cho công ty có nhiều thuận lợi hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu của mình nhưng mặt khác lại tạo ra nhiều đối thủ cạnh tranh gây ra những khó khăn mới cho công ty.
Khả năng thuê tầu và các phương tiện vận chuyển chưa tốt, kinh nghiệm trong việc mua và ký các hợp đồng bảo hiểm chưa nhiều, thực chất công ty chưa có một cán bộ nghiệp vụ nào là chuyên gia thành thạo, chuyên sâu vào hai nghiệp vụ này đây cũng chính là lý do mà công ty hay ký các hợp đồng nhập khẩu theo điều khoản CIF, chưa đủ khả năng để ký các hợp đồng theo cơ sở giao hàng FOB.
Sự hiểu biết về các thủ tục mang tính chất quốc tế còn kém, việc nghiên cứu các tập tục, văn hoá, luật pháp quốc tế phục vụ cho hoạt động nhập khẩu cũng thực sự chưa được công ty quan tâm đến, điều này khiến cho công ty gặp rất nhiều khó khăn khi tìm các đối tác mới và dễ gặp rủi ro trong hoạt động nhập khẩu.
Do gặp những khó khăn về nguồn tài chính nên hiện tại công ty cũng chưa có được một chiến lược tìm hiểu thị trường nước ngoài, nhất là các thị trường mục tiêu, việc thực hiện các chiến lược này đòi hỏi phải có một nguồn
tài chính dồi dào hỗ trợ mới có thể thực hiện được.
Thị trường nhập khẩu của công ty chưa được mở rộng, chủ yếu vẫn là các thị trường quen thuộc, công ty vẫn chưa có sự quan tâm thích đáng đến việc mở rộng ra các thị trường mới.
Việc khuyếch trương quảng cáo trong thị trường nội địa của công ty để nhằm tiêu thụ các hàng nhập khẩu cũng chưa có sự quan tâm. Công ty vẫn