Khi hàng về đến cảng có giấy báo nhận hàng (thông thường hàng của công ty hay về cảng Hải Phòng), công ty sẽ cử người ra cảng làm thủ tục nhận hàng, khi đi nhận hàng phải mang theo đầy đủ các chứng từ cần thiết sau đây:
- Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu (do Bộ Thương mại cấp)
- Hợp đồng nhập khẩu ngoại thương (bản phôtô)
- Vận đơn gốc (có xác nhận của ngân hàng mở L/C)
- Hoá đơn thương mại (Invoice)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)
- Tờ khai hải quan kèm theo phụ lục hải quan (nếu có từ hai mặt hàng trở lên)
Ngoài ra còn một số các giấy tờ khác tuỳ theo từng hợp đồng. Yêu cầu của bộ chứng từ có tờ khai phải kê khai đúng, đầy đủ, thực trạng của thủ tục hải quan hiện nay vẫn xảy ra là kê khai ở tờ khai như thế nào cho đúng. Đây thực sự là vấn đề khó khăn thường gặp phải của công ty khi đi nhận hàng tại cửa khẩu. Khi đã mở được tờ khai, tức là giấy tờ đã hợp lệ, đủ điều kiện pháp lý, hàng hoá sẽ được lấy ra khỏi kho hàng để kiểm hoá. Đối với công ty, công việc không kém phần quan trọng để tính thuế nhập khẩu và thuế VAT được chính xác khi tiến hành nhận hàng, yêu cầu người nhập khẩu khai rõ trong tờ
khai mã thuế hàng nhập khẩu theo biểu mã thuế mà Bộ Tài chính đã quy định (hàng mậu dịch) Thực tế thì việc áp mã thuế không đơn giản là áp dụng theo các biểu thuế đã có sẵn, mà có nhiều mặt hàng rất khó áp mã thuế. Lý do tại vì chính công ty cũng không biết áp mã thuế nào cho mặt hàng của mình vì trong biểu thuế không có quy định rõ.
Qua đây ta thấy được hạn chế đó là phải làm thủ tục phức tạp gây mất thời gian không cần thiết ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Mặt khác thì do đã có quan hệ hợp tác đã lâu lên được ưu tiên mỗi khi có hàng về.