HIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INDECO
2.2.1. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổphần INDECO. phần INDECO. phần INDECO.
26
Xin giấy phép nhập khẩu
Mở L/C khi bên bán báo(nếu thanh toán bằng L/C) Đôn đốc bên bán giao hàng Thuê tàu và mua bảo hiểm
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ các bước của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty cổ phần INDECO
Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu.
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu. Vì thế khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Xin giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu. Vì vậy sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Ngày nay, trong xu hướng tự do hoá mậu dịch, nhiều nước giảm bớt số mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu.
Theo nghị định số 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2006 quy định thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép XNK hàng hóa theo những ngành nghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận kinh doanh.
Kiểm tra hàng hoá
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Làm thủ tục nhận hàng tại cảng
Làm thủ tục hải quan
Như vậy thì tất cả các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đều được phép tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo ngành nghề đã đăng ký và doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số kinh doanh XNK của mình với hải quan địa bàn mình có trụ sở chính. Tuy nhiên thì đối với những mặt hàng thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay tạm ngừng nhập khẩu thì doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhập khẩu.
Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp cần xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép bao gồm:
- Hợp đồng nhập khẩu.
- Phiếu hạn ngạch( nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch).
- Hợp đồng ủy thác nhập khẩu( nếu có là trường hợp nhập khẩu ủy thác…)
- Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau:
- Bộ Thương Mại( các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép nhập khẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc danh mục quản lý của nhà nước.
- Tổng cục hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch( hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lãm).
Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một số nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định.
Bước 2: Mở L/C khi bên bán báo.
Thư tín dụng (Letter of credit- L/C) là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C. Thanh toán tiền hàng bằng L/C là phương thức thanh toán đảm bảo hợp lý, thuận tiện
an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán.
Khi hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là L/C thì một trong những công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng nhập khẩu là mở L/C.
Về thời gian mở L/C: Thông thường thì L/C được mở trước thời hạn giao hàng khoảng 20-25 ngày nếu như hợp đồng không quy định cụ thể. Nhưng để hợp đồng được chặt chẽ thì trong hợp đồng người ta thường quy định ngày mở L/C.
Căn cứ để mở L/C: là điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C công ty phải dựa vào căn cứ này để điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mở L/C gọi là “ Giấy xin mở thư tín dụng nhập khẩu”.
Cách thức mở L/C tại Việt Nam: để mở L/C doanh nghiệp XNK phải tiến hành các công việc sau:
- Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C. - Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng. - Thanh toán phí mở L/C.
Khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ với ngân hàng để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không, rồi nhờ ngân hàng chuyển đến cho nhà nhập khẩu. Nếu có điều gì chưa thích hợp cần tu chỉnh, nhà nhập khẩu làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C ( theo sự thống nhất với nhà nhập khẩu), trong đó có ghi đầy đủ các chi tiết cần tu chỉnh. Sau đó thông báo kết quả đã chu chỉnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 3: Đôn đốc bên bán giao hàng.
Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ như đã quy định trong hợp đồng, nhà nhập khẩu cần phải đôn đốc phía bán hàng giap hàng theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách bao bì…và đúng hạn. Như vậy mới không làm chậm trễ
tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu.
Bước 4: Thuê tàu và mua bảo hiểm:
Thuê tàu:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê tàu theo hình thức nào được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây:
- Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu. - Khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá
- Điều kiện vận tải
Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng nhập khẩu như: Quy định mức tải trọng tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ.
Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DEQ, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Trong trường hợp người nhập khẩu phải thuê phương tiện vận tải. Để thực hiện vận chuyển, người nhập khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý vận tải nhằm lấy lịch trình các chuyến tàu vận chuyển.
- Điền vào mẫu đăng ký thuê vận chuyển ( thường được soạn sẵn) để thông báo nhu cầu cần vận chuyển.
Hãng tàu và người nhập khẩu sẽ lên hợp đồng về vận chuyển bao gồm những nội dung: loại hàng vận chuyển, thể tích, trọng lượng, cước phí, thời gian giao nhận, các điều khoản thưởng phạt do chậm chễ. Hai bên thống nhất
địa điểm, thời gian tiến hành giao nhận và thanh toán cước phí. Nếu thanh toán trước thì sẽ ghi trên vận đơn là đã thanh toán trước. Nếu thuê tàu chợ theo khoang và lưu cước phí gọi là thuê tàu lưu cước.
Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu của mình dựa trên các căn cứ sau:
- Những điều khoản của hợp đồng mua bán. - Đặc điểm của hàng hóa mua bán.
- Điều kiện vận tải.
Hiện nay trên thế giới có ba phương thức thuê tàu cho nhà nhập khẩu lựa chọn. Đó là:
Phương thức thuê tàu chợ: Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ( Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác.
Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyến là chủ tàu( Shipower) cho người thuê tàu (charter)b thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hóa từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến( C/P- Voyage Charter Party).
Phương thức thuê tàu định hạn: Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hóa hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê tàu và đản bảo “ khả năng đi biển” của tàu trong suốt thời gian thuê. Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu , sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian
Nói chung nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước đòi hỏi người đi thuê phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có đầy đủ thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và thông tin về điều kiện thuê tàu. Vì thế trong thực tế đa số các doanh nghiệp kinh doanh XNK thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: Vietfracht, Vosa, Transimex,Wanhai,Occean…Nhà nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp cũng như đặc điểm vận chuyển của hàng hóa để lựa chọn loại hợp đồng ủy thác thích hợp. Hiện có hai loại hợp đồng ủy thác thuê tàu là: Hợp đông ủy thác thuê tàu cả năm và hợp đồng ủy thác thuê tàu chuyến.
Mua bảo hiểm:
Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thếbảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thoả thuận gây ra với điều kiện người được bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm.Khi thực hiện hợp đồng ngoại thương người nhập khẩu phải mua bảo hiểm trong một số trường hợp: Điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FOB,C&F, FCA, và các điều kiện DDU.
Để thực hiện mua bảo hiểm hàng hoá, người nhập khẩu tiến hành các nghiệp vụ sau:
- Lựa chọn và liên hệ với một công ty bảo hiểm nhằm thu thập thông tin và mua bảo hiểm. Điền mẫu đơn và gửi bảo hiểm hàng hoá.
- Ký kết hợp đồng về những nội dung: Loại hàng hoá được bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, suất phí bảo hiểm, thời gian, địa điểm chi trả bảo hiểm,
những điều kiện thưởng phạt, miễn trách, miễn thưởng ( nếu có)
- Khi không biết giá CIF thì muốn mua suất phí bảo hiểm phải tính được giá CIF trên cơ sở số liệu đã có.
- Thanh toán cước phí và nhận lấy đơn bảo hiểm làm chứng từ giao nhận hàng hoá. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do đặc điểm của hợp đồng kinh doanh TMQT là hàng hóa thường phải vận chuyển trên một quãng đường dài từ nước này qua nước khác trong thời gian dài. Chính vì thế hàng hóa thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, các nhà XNK thường tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình thông qua một hợp đồng bảo hiểm. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao( Open Policy) hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến ( Voyage policy). Hiện nay bảo hiểm hàng hóa bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biển nhất trong hoạt động ngọa thương.
Nhà nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm cho hàng hóa trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện thương mại nhóm E, F và nhóm C ( trừ CIF và CIP).
Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm ( đơn bảo hiểm hoặc hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm)
Bước 5: Làm thủ tục hải quan.
Làm thủ tục hải quan là một công việc mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng đều phải thực hiện khi có hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia. Thủ tục hải quan là công cụ để quản lý hành vi buôn bán quốc tế theo pháp luật của nhà nước nhằm: ngăn chặn tình trạng XNK lậu qua biên giới,
Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm ba bước chủ yếu sau đây:
- Khai báo – nộp tờ khai hải quan.
Trong bước này, chủ hàng phải kê khai chi tiết về hàng hóa nhập khẩu theo mẫu tờ khai hải quan để cơ quan kiểm trs các thủ tục giấy tờ. Việc kê khai phải được tiến hành một cách trung thực, chính xác.
Sau khi kê khai đầy đủ các nội dung của tờ khai, doanh nghiệp nộp tờ khai đó cho cơ quan hải quan kèm theo một số chứng từ khác, chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa…
- Xuất trình hàng hóa.
Bước tiếp theo, doanh nghiệp tổ chức xuất trình hàng hóa nhập khẩu cho cơ quan hải quan kiểm tra. Hàng hóa nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát. Toàn bộ chi phí cũng như nhân công về việc đóng, mở các kiện hàng do chủ hàng chịu. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hóa là sự trung thực của chủ hàng.
Đối với khối lượng hàng hóa ít thì chủ hàng tổ chức vận chuyển tới kho cảu hải quan để kiểm lượng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế(nếu có) khi hàng nhập khẩu lên bờ.
Đối với những lô hàng có khối lượng lớn, việc kiểm tra hàng hóa và giấy tờ của hải quan có thể diễn ra ở hai nơi:
- Tại cửa khẩu: nhân viên hải quan kiểm tra hàng hóa và các thủ tục giấy tờ ngay tại cửa khẩu nhập hàng hóa đó.
- Tại nơi giao nhận hàng hóa cuối cùng: nhân viên hải quan kiểm tra niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hóa theo nghiệp vụ của mình tại
kho của đơn vị nhập khẩu hoặc tại kho của chủ hàng. - Thực hiện các quyết định của hải quan.
Sau khi hoàn tất các công tác kiểm tra cần thiết theo quy định, cơ quan hải quan sẽ ra các quyết định như:
- Cho hàng qua biên giới (thông quan).
- Cho hàng hóa qua biên giới có điều kiện( ví dụ: phải sửa chữa khắc phục khuyết tật, phải bao bì lại).
- Cho hàng qua biên giới sau khi chủ hàng đã nộp thuế XNK. - Không được phép XNK.
Khi có các quyết định này thì nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó, nếu vi phạm sẽ thuộc vào tội hình sự.
Bước 6: Làm thủ tục nhận hàng tại cảng.
Theo quy định của nhà nước (NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) các cơ quan vận tải (ga, cảng ) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập lô hàng đó. Do đó, khi hàng cập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi. Chủ hàng phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này.
Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “ giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “ lệnh giao hàng” ( Delivery Order- D/O) tại đại lý tàu. Khi đi nhận D/O cần mang theo:
- Giấy giới thiệu của đơn vị.
Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục nhận lô hàng của mình. Thủ tục nhận hàng như sau:
Nhận hàng rời hoặc hàng container rút ruột tại cảng: chủ hàng cần làm những công việc sau để nhận hàng:
- Đến cảng hoặc chủ tàu để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai. - Sau đó, đem biên lai lưu kho, 3 bản D/O, invoice và parking list đến
văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O.
- Mang hai D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đem hai phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng.