ĐỀ CƯƠNG MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Câu 1: Theo bạn , quản lý dự án có phải là một lĩnh vực mới không ?Tại sao?Câu 2: Ý nghĩa của việc quản lý dự án là gì ?Câu 3: Phân biệt hai loại dự án: dự án đầu tư kinh doanh và dự ánphát triển?Câu 4: Người quản lý dự án cần có những kiến thức và kỹ năng gì ?Câu 5: Theo bạn những nhân vật chính của dự án là ai ? Ai là ngườihỗ trợ dự án ở cấp độ cao nhất? Ai là người chịu trách nhiệmvề thành công của dự án?Câu 6: Các tính chất của dự án? Nêu vắn tắt các yếu tố ảnh hưởng tớiQLDACâu 7: So sánh giữa 2 mô hình tổ chức theo chức năng và theo dự án.Vẽ hình.Câu 8: So sánh sự khác biệt, điểm mạnh và điểm yếu giữa 4 sơ đồ tổchức sau trong quản lý dự ánCác tiêu chuẩn để so sánh? ví dụ: quyền lực, tốc độ lưu chuyển thông tingiữa các bộ phận, tính minh bạch, chi phí vận hành, tính uyển chuyển(flexibility) v.v

Nội dung ôn tập thi vấn đáp môn Quản lý Dự án

Câu 1: Theo bạn , quản lý dự án có phải là một lĩnh vực mới không ?

Tại sao?

Câu 2: Ý nghĩa của việc quản lý dự án là gì ?

Câu 3: Phân biệt hai loại dự án: dự án đầu tư kinh doanh và dự án

Câu 8: So sánh sự khác biệt, điểm mạnh và điểm yếu giữa 4 sơ đồ tổ

chức sau trong quản lý dự án

Các tiêu chuẩn để so sánh? ví dụ: quyền lực, tốc độ lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận, tính minh bạch, chi phí vận hành, tính uyển chuyển (flexibility) v.v

Câu 9: Các quy trình QLDA

Trình bày vắn tắt một trong các nội dung được chỉ định sau: Khởi sự (initiation); Hoạch định (planning); Triển khai (executing); Giám sát và Điều khiển (monitoring and controlling); Kết thúc dự án (closing)?

Câu 10: Diễn giải biểu đồ sau:

Câu 11: Trình bày về phương pháp quản lý DA bằng cách phân rã các

đầu việc WBS (Work Breakdown Structure)

Câu 12: Trình bày hiểu biết của em về quản lý nguồn nhân lực trong

QLDA, các công cụ/kỹ thuật trong quản lý nguồn nhân lực DA Câu 13: Phác thảo các tiêu chí cần có trong kế hoạch nhân sự dự án Câu 14: Trình bày suy nghĩ của em về quản lý nhóm làm việc trong dự

án

Câu 15: Phân tích kỹ thuật quản lý xung đột trong dự án

Câu 16: Phác thảo các tiêu chí cần có trong kế hoạch mua sắm dự án Câu 17: Khi dự án đã đi vào hoạt động, công việc của bộ phận phụ

trách công tác mua sắm cho dự án là gì?

Câu 18: Trình bày quy trình thực hiện hoạt động thầu khoán, thuê

mua trong dự án

Câu 19: Quản lý thuê mua thầu khoán trong QLDA và các kỹ thuật sử

dụng?

Câu 20: Trình bày các hiểu biết về quản lý tiến độ dự án

Câu 21: Quy trình quản lý tiến độ dự án

Câu 22: Phác thảo các tiêu chí cần có trong kế hoạch tiến độ dự án Câu 23: Khi dự án đã đi vào hoạt động, công việc của người quản lý

tiến độ dự án là gì?

Câu 24: Trình bày cô đọng Khái niệm quản lý chi phí trong QLDA Câu 25: Phác thảo các tiêu chí cần có trong kế hoạch chi phí dự án Câu 26: Trình bày các kỹ thuật ước lượng chi phí dự án

Câu 27: So sánh ưu/nhược điểm của các kỹ thuật ước lượng chi phí dự

Câu 30: Phác thảo các tiêu chí cần có trong kế hoạch quản lý rủi ro dự

Câu 35: Tác dụng của quản lý chất lượng là gì?

Câu 36: So sánh giữa chi phí phòng ngừa và chi phí giải quyết thiệt hại

do làm sai trong quản lý chất lượng?

Gợi ý câu trả lời

Câu 1: Theo bạn , quản lý dự án có phải là một lĩnh vực mới không ? Tại sao?

Thực chất quản lý dự án đa xuất hiện từ lâu đời nhưng nó tồn tại dưới hình thức này hay

hình thức khác Những công trình cổ đại như Kim Tự Tháp Ai Cập, Vạn Lý Trường

Thành, đấu trường La Mã,… đều mang những đặc điểm của dự án ngày nay với sự đầu

tư về tài chính, kỹ thuật, nhân công và quản lý

Đến đầu thế kỷ XX, các nhà quản lý đa bắt đầu áp dụng các phương pháp quản lý khoa

học với sự ra đời lần lượt của biểu đồ Gantt , một công cụ lập kế hoạch bằng đồ thị, do

Henri Gantt phát kiến; rồi sự xuất hiện của Đường tới hạn (CPM) và tiếp đó là Kỹ thuật

kiểm tra và đánh giá chương trình (PERT) từ cuối thập niên 50 thế

một nhiệm vụ quan trọng trong khoa học quản lý hiện đại

Câu 2: Ý nghĩa của việc quản lý dự án là gì ?

Ý nghĩa của việc quản lý dự án là:

- Thực hiện được những công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho

hợp lý, giảm thiểu rủi ro

- Mang lại lợi ích kinh tế xã hội, cải thiện môi trường, thúc đẩy năng lực sáng tạo

của con người

Câu 3: Phân biệt hai loại dự án: dự án đầu tư kinh doanh và dự

ở, dự án đầu tư sản xuất và chế biến thủy sản, …

- Dự án phát triển: là dự án nhằm tạo ra năng lực mới hoặc tăng năng lực sản xuất vì

mục tiêu phát triển Các dự án phát triển chủ yếu thuộc lĩnh vực đầu tư công để tái sản

xuất mở rộng, tăng thu nhập quốc dân, tạo việc làm và tăng thu nhập cho người lao động,

nhất là ở các nước đang phát triển Các dự án phát triển có thể phân làm hai loại chính:

i) Dự án sản xuất nhằm tạo ra một hay một số loại sản phẩm nào

học tập cho trẻ em dân tộc thiểu số,…

Câu 4: Người quản lý dự án cần có những kiến thức và kỹ năng

gì ?

Kiến thức và kỹ năng mà một người quản lý dự án cần có là:

- Có kiến thức chuyện môn sâu trong lĩnh vực của dự án cũng như kiến thức tổng

hợp về quản lý, tài chính, sản xuất , thi công để lãnh đạo cấp dưới

- Có kỹ năng lãnh đạo: chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành

viên trong dự án nhằm thực hiện tốt công việc

- Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn: Người quản lý dự

thể lên trên lợi ích cá nhân

- Kỹ năng ra quyết định: trong những trường hợp cần phải lựa chọn phương án và

cách thức thực hiện trong các công việc của dự án

Câu 5: Theo bạn những nhân vật chính của dự án là ai ? Ai là người hỗ trợ dự án ở

cấp độ cao nhất? Ai là người chịu trách nhiệm về thành công của dự án?

Những nhân vật chính của DA là : nhà tài trợ, nhà quản lý dự án, trưởng nhóm dự án,

thành viên của nhóm dự án Người hỗ trợ dự án ở cấp độ cao nhất

nghiệp vụ thường xuyên của một doanh nghiệp hay tổ chức Dự án thường hướng

tới một sự thay đổi để cải thiện hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, tổ chức Ví

dụ dự án phát triển một sản phẩm mới thêm vào các dòng sản phẩm hiện tại của

doanh nghiệp, dự án xây dựng thêm cơ sở vật chất, lắp đặt hệ thống mạng thông

tin hỗ trợ hoạt động của tổ chức…

 Mục đích rõ ràng: mỗi dự án đều có mục đích riêng nhằm hoàn thành công việc

của tổ chức 1 cách nhanh chóng và hiệu quả nhất

 Thời gian tồn tại hữu hạn: k có dự án nào tồn tại mãi mãi Dự án luôn luôn có thời

điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

 Bị giới hạn bởi các nguồn lực hạn chế : tự nhiên và con người

 Mang tính rủi ro cao: Tính chất này một phần liên quan tới tính duy nhất của dự

án, tức là dự án chưa có tiền lệ Một phần khác do các nguồn lực được phân bổ từ

đầu, trong khi đó điều kiện môi trường hoạt động của dự án thay đổi theo thời

gian

Các yếu tố ảnh hưởng đến QLDA

 Vòng đời của một dự án gồm: Giai đoạn bắt đầu dự án, giai đoạn

tổ chức và chuẩn

bị dự án, giai đoạn tiến hành dự án, giai đoạn kết thúc dự án

 Chi phí thay đổi và rủi ro bất trắc : càng về cuối dự án chi phí này càng lớn, các

giai đoạn ban đầu của d ự án lại tiềm ẩn nhiều nguy cơ hơn do lúc đó mọi người

không ai có thể lường hết được diễn biến trong tương lai

 Quản lý dự án theo giai đoạn: Các giai đoạn DA nối tiếp (giảm rủi

chính trị, hệ thống thông tin của dự án

Câu 7: So sánh giữa 2 mô hình tổ chức theo chức năng và theo

dự án Vẽ hình

Mô hình quản lý dự án theo chức năng Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

Dự án được đặt vào một phòng ban chức

năng trong cơ cấu của tổ chức DN và các

thành viên của DA được điều động tạm

thời từ các phòng chức năng khác

Các thành viên BQLDA tách hoàn toàn khỏi

phòng chức năng chuyên môn, chỉ thực hiện

QLDA theo y/c được giao

Mỗi nhân viên đều có một cấp trên phụ

trách rõ ràng Ở mức cao nhất, các nhân

viên được nhóm theo công việc chuyên

môn (sản xuất, thiết kế, bán hàng, v.v)

Mỗi nhóm chuyên môn lại có thể được

tiếp tục chia nhỏ theo chức năng Trong

cấu trúc này, nhóm người quản lý chức

năng vẫn nắm giữ vai trò quản lý chính,

người quản lý dự án chỉ đóng vai trò bổ

trợ, giúp điều phối, phân bổ, sử dụng

nguồn lực cho DA Để quản lý một DA,

lãnh đạo các bộ phận phòng ban chức

năng phải ngồi làm việc với nhau để cùng

điều phối, ráp nối các hoạt động và công

việc theo trình tự Hình thức tổ chức này

không thuận tiện cho công tác QLDA

Trong mô hình tổ chức theo dự án, các thành viên của một đội DA thường được ngồi chung một chỗ, phần lớn nguồn lực của tổ chức đều can dự vào các công việc của DA, chủ nhiệm

DA có quyền hạn và sự độc lập rất cao Các doanh nghiệp theo mô hình này thường có các phòng ban, nhưng những phòng ban này báo cáo trực tiếp tới chủ nhiệm DA và cung cấp dịch vụ phụ trợ cho nhiều dự án khác nhau Chủ nhiệm DA có quyền cao nhất, trong khi các giám đốc chức năng chịu trách nhiệm cung cấp các nguồn lực cần thiết và giám sát đốc thúc đảm bảo chất lượng trong khía cạnh kỹ thuật mà mình chịu trách nhiệm

Các thành viên trong BQLDA chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án nên công việc có sự tập trung cao , đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả cao hơn

Nhược điểm:

Thường khiến DN chậm chạp, không linh

hoạt, và rất quan liêu;

Tạo ra khoảng cách giữa DN và khách

hàng;

Giảm khả năng sáng tạo của người quản

lý và của người lao động Vd: sáng kiến

của người lao động khó lên được đến cấp

trên;

DN được xem xét phân tích dưới giác độ

các cơ cấu chứ không phải là các quy

trình

Nhược điểm lớn nhất của mô hình này là dễ

dẫn đến tình trạng lãng phí nguồn lực do có

nhiều DA diễn ra đồng thời cùng lúc, ở nhiều

địa bàn khác nhau, dễ nảy sinh xung đột khi

các chủ nhiệm DA tranh nhau sử dụng nguồn

lực cho DA của mình trong khi tổng nguồn lực

của doanh nghiệp có hạn, không thể cùng một

lúc đáp ứng hết các yêu cầu Ban lãnh đạo khi

đó phải bổ nhiệm một hoặc nhiều giám đốc dự

án để phối hợp và điều hoà yêu cầu của các

Câu 9: Các quy trình QLDA

Trình bày vắn tắt một trong các nội dung được chỉ định sau: Khởi sự (initiation); Hoạch

định (planning); Triển khai (executing); Giám sát và Điều khiển (monitoring and

án, các yêu cầu và kỳ vọng của các chủ thể liên quan, các yếu tố môi trường doanh

nghiệp Đầu ra của nhóm quy trình Lập kế hoạch là Bản kế hoạch quản lý dự án và các

tài liệu dự án hướng dẫn việc thực thi dự án Trong Bản kế hoạch

và các tài liệu này sẽ

chỉ rõ các yếu tố về chi phí, nhân lực, thời gian, nguyên vật liệu thiết

bị, rủi ro, chất

lượng, tương tác giữa các bộ phận cần thiết để hoàn thành dự án Quá trình thực hiện dự án cho phép những vòng lặp nhằm tới đích tối ưu Khi dự án

đi vào thực hiện, các thông tin được thu thập, tính chất của dự án trở nên rõ ràng hơn

thì kế hoạch ban đầu có thể được xem xét lại hoặc được bổ sung Tương tự như vậy, khi

có những thay đổi ảnh hưởng tới con đường tới đích của dự án, kế hoạch cũng cần được

thay đổi lại cho phù hợp với hoàn cảnh mới

Trong quá trình thực thi dự án có thể nảy sinh những yếu tố khác với bản kế hoạch ban

đầu Chẳng hạn kinh phí dự án chậm được giải ngân, khó khăn trong vấn đề công nghệ

hay những rủi ro bất thường xảy ra Trong những trường hợp này nhà quản lý phải có

những hành động thích ứng để đảm bảo dự án không chệch hướng; nếu dự án vẫn bị

chệch hướng, nhà quản lý dự án phải sửa đổi bổ sung kế hoạch và thực thi lại Phần lớn

kinh phí của dự án được chi tiêu để thực hiện nhóm quy trình Thực thi dự án

Nhóm quy trình quản lý kiểm soát dự án

Nhóm quy trình Kiểm soát dự án bao gồm những quy trình cần thiết

để theo dõi, xem

xét, điều tiết quá trình và tiến độ của dự án; xác định những bộ phận

kế hoạch dự án để có những thay đổi kịp thời

Việc kiểm soát không chỉ được tiến hành đối với một nhóm quy trình đơn lẻ nào, mà

là áp dụng cho toàn bộ dự án Đối với những dự án có nhiều giai đoạn, nhóm quy

trình Kiểm soát dự án lồng kết với các giai đoạn giúp người quản lý

dự án có những

quyết định đúng đắn nhằm đưa dự án tới đích Những kết luận của việc kiểm soát dự

án có thể dẫn tới việc phải thay đổi lại bản kế hoạch dự án

kết thúc quy trình việc mua bán của dự án

Câu 10: Diễn giải biểu đồ sau:

Mô hình phân tích dựa vào sự phân rã của công việc (WBS - Work Breakdown Structure

WBS) được sử dụng phổ biến trong việc hoạch định dự án WBS cho phép người quản

lý hiểu rõ các luồng qua lại của nguồn lực, thông tin, và quản lý-báo cáo trong doanh

= Tổng Nguồn lực của DA

Nhờ vào sự chia tách theo từng ước các công việc đến mức độ thích hợp của WBS,

chuyên viên hoạch định dự án có thể đảm bảo sự đầy đủ, tính tương thích, và tính liên

tục giữa các công việc của dự án

Khi đó, WBS có thể thể hiện quy trình trên dưới dạng ma trận Đơn

vị – Sản phẩm

WBS cho phép ta nhanh chóng tính được chi phí của sản phẩm qua mỗi công đoạn sản

xuất

Việc sử dụng mô hình WBS có thể theo 4 cách tiếp cận:

Tiếp cận từ trên xuống (top-down)

Dựa trên kinh nghiệm, thông tin, dữ liệu chuẩn, tư vấn

Phát hiện có cơ hội => quyết định nắm lấy cơ hội => lập kế hoạch thực hiện

với một ngân sách dự báo dựa trên kinh nghiệm

Tiếp cận từ dưới lên (bottom-up)

Do người trực tiếp tổ QLDA tính to|n độc lập với bộ phận kinh doanh của

thống kê để phát triển dự án mới

Câu 12: Trình bày hiểu biết của em về quản lý nguồn nhân lực trong QLDA, các

công cụ/kỹ thuật trong quản lý nguồn nhân lực DA

Câu này cần lưu ý:

Định nghĩa QLNS dự án

Quy trình thực hiện

Các kỹ thuật chính

Chỉ nên tóm tắt lại nhứng nội dung chính

Những quá trình cần thiết để sử dựng tối ưu nhân sự tham gia vào

DA, kể cả các

bên liên quan

Là quá trình đạt được và duy trì sự công bằng (quyền lợi và

nghĩa vụ) và sự đáp

ứng nhu cầu nhân sự (lương, đào tạo, phát triển năng lực nghề

nghiệp ) nhằm

nâng cao hiệu suất công việc của DA

Tuân thủ luật lao động và các quy tắc

Quản lý nguồn nhân lực trong QLDA về cơ bản gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Xây dựng Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực là việc không thể bỏ qua trong công

tác quản lý dự án Thiếu kế hoạch về lao động hiển nhiên sẽ làm doanh nghiệp chủ dự

án bị động hoàn toàn trong công tác điều hành do không thể lúc nào cũng thu xếp đủ

ngân sách lao động và số lượng lao động cần thiết, có năng lực cần thiết, vào thời gian

cần thiết Điều này có thể gây tác động xấu, như làm chậm tiến độ

dự án, không đảm

bảo được chất lượng các đầu việc, hạng mục dự án, hay làm tăng rủi ro không hoàn

thành DA

phương khác, quan hệ nghề nghiệp

Lý thuyết tổ chức: cách thức con người, tổ đội, và các đơn vị thuộc

tổ chức

hành xử trong sản xuất; trong các cơ cấu tổ chức khác nhau, các cá nhân có mức độ chủ

động, kết quả làm việc, và mối quan hệ đồng nghiệp khác nhau

- Xây dựng đội dự án: Nhiệm vụ của các tổ đội trong dự án là để thực hiện một số

công việc chuyên biệt và đa được phân công cụ thể, do đó các tổ đội phải được xây dựng

đáp ứng các tiêu chí về số lượng và yêu cầu chuyên môn của công việc được giao Việc

xây dựng các tổ đội dự án rất quan trọng vì nó có ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ

của dự án, sự hài lòng của khách hàng Khi chất lượng các tổ đội không ổn định sẽ dẫn

tới rủi ro dự án không thành công hoặc thậm chí bị hủy bỏ

Các công cụ/ kỹ thuật:

Bảng phân nhiệm: Khi tuyển dụng lao động đa phải có ý đồ phân cho người đó

nhiệm vụ gì, phân công theo khả năng, sự chuyên trách

Đàm phán: tổ trưởng phải làm việc với người quản lý chức năng (ql sản xuất,

trưởng phòng kiểm tra chất lượng, vv) để xin được người phù hợp hoặc không nhận nhân

lực ko cần thiết, các thành viên trong tổ phải tự thu xếp với nhau đảm nhận mọi công

việc thuộc trách nhiệm của mình

Tuyển dụng thêm (khi nhân lực cơ hữu không đủ):thuê từ bên ngoài, hợp đồng với

các công ty cung cấp nhân lực

Tổ ảo: kết nối chuyên gia từ nhiều cơ sở trao đổi phối hợp giải quyết công việc dựa

trên các công cụ thông tin hiện đại

- Phát triển các đội dự án: là để cải thiện hiệu quả làm việc của tổ

đồng đội, hợp tác trong công việc để đạt kết quả tốt nhất

Đào tạo: nhằm nâng cao năng lực của các thành viên; có thể trên lớp, trong

khi làm việc, trên máy tính, v.v

Các hoạt động xây dựng tổ đội: Thành lập tổ nơi các thành viên gặp gỡ và

trao đổi việc thực thi nhiệm vụ DA được phân công, tranh luận( trao đổi, đề cập tới công

việc, các quyếtđịnh kỹ thuật, cách tiếp cận QLDA), điều chỉnh (các thành viên bắt đầu

làm việc cùng nhau, điều chỉnh quan hệ để cùng làm việc được tốt), thực thi (cả tổ bắt

đầu phát huy năng lực và hiệu suất)

Quy tắc nền tảng: Bộ quy tắc ứng xử giúp các thành viên trong tổ

để tăng hiệu quả công việc

Ghi nhận và Khen thưởng : khuyến khích tạo động lực làm việc hiệu quả hơn

Câu 13: Phác thảo các tiêu chí cần có trong kế hoạch nhân sự

dự án

Chú ý:

Phác thảo được bảng kế hoạch nhân sự dự án

Phân tích ý nghiã từng tiêu chí trong bảng kế hoạch

pháp luật, chuyên gia phân tích kinh doanh, điều phối viên

Thẩm quyền: Quyền ra quyết định, ban hành văn bản và sử dụng

Năng lực yêu cầu: Kỹ năng và năng lực cần thiết để hoàn thành

Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự dự án

Độ chi tiết của sơ đồ thay đổi tùy thuộc quy mô của dự án

Kế hoạch sử dụng nhân sự: mô tả khi nào và làm thế nào yêu cầu nguồn nhân lực sẽ được

đáp ứng Kế hoạch này có thể được chính thức hoặc không chính thức, cụ thể hoặc chỉ là

khung, phụ thuộc vào nhu cầu của dự án và được cập nhật liên tục theo sự thay đổi nhân

lực và sự phát triển của dự án

Thông tin trong kế hoạch sử dụng nhân sự khác nhau tùy từng lĩnh vực và quy mô hoạt

động của dự án, nhưng bao gồm các yếu tố cơ bản:

Nguồn lựa chọn nhân sự: Khi tìm kiếm nhân sự dự án, cần xem

Lịch hoạt động nhân sự: mô tả khung thời lượng làm việc cần thiết

của các thành

viên nhóm dự án, cá nhân hoặc tập thể, đồng thời cho biết thời điểm cần tiến hành

tìm kiếm hay tuyển dụng nhân sự

Có thể sử dụng công cụ biểu đồ để thể hiện thời lượng một cá nhân, phòng ban

haycảđội cầnphải làm việc cho dự án trong từng thời kỳ của dự án, đơn vị tính là

số giờ/tuần hoặc số giờ/tháng Trên biểu đồ có đường ngang thời lượng nhân sự có

sẵn tối đa.Cột thời lượng vượt trên đường nhân lực có sẵn thể hiện các nhân sự

phải tuyển dụng thêm hoặc thuê ngoài để đáp ứng yêu cầu dự án

Kế hoạch thuyên chuyển nhân sự: Quá trình luân chuyển nhân sự