giải pháp hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho tại viettel

* * * HOÀNG VŨ TĨNHĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI VIETTEL Chuyên ngành: Kế toán LUẬN

* * * HOÀNG VŨ TĨNH

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

VIETTEL

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

Hà Nội, Năm 2011

* * * HOÀNG VŨ TĨNH

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

VIETTEL

Chuyên ngành: Kế toán

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : PGS TS LÊ THỊ HOÀ

Hà Nội, Năm 2011

Danh mục các từ viết tắt

Danh mục các bảng biểu, sơ đồ

Tóm tắt luận văn

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ

ÁP DỤNG TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 1

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 11.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 21.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 3

1.1.3.4 Hoạt động (thủ tục) kiểm soát 13

1.1.4 Thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ 171.1.4.1 Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ 17

1.1.5 Một số kinh nghiệm để xây dựng và vận hành hệ thống kiếm soát nội bộ hiệu quả 22

1.2.1 Khái niệm và vai trò của hàng tồn kho 231.2.2 Tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho 251.2.3 Áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho 25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI VIETTEL 35

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về VIETTEL 352.1.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 37

2.1.5 Tổng quan cơ cấu tổ chức quản lý VIETTEL 39

2.1.6 Tổng quan quan hệ giữa VIETTEL với các đơn vị phụ thuộc, công ty con, công ty liên kết 42

2.1.7 Tổng quan mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh 43

2.2 Tổng quan về các yếu tố thuộc hệ thống KSNB của VIETTEL 45 2.2.1 Tổng quan mô hình tổ chức Kiểm soát nội bộ của VIETTEL 45

2.2.2 Môi trường kiểm soát tại VIETTEL 46

2.2.3 Thông tin và truyền thông tại VIETTEL 49

2.2.4 Kiểm soát thông tin kế toán tại VIETTEL 51

2.2.5 Hoạt động giám sát tại VIETTEL 51

2.3 Tổng quan về áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL 52 2.3.1 Mô hình phân cấp quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL 52

2.3.2 Kiểm soát nội bộ với quy trình mua hàng tại VIETTEL 54

2.3.2.1 Đánh giá rủi ro với quy trình mua hàng tại VIETTEL 54 2.3.2.2 Các thủ tục kiểm soát đối với quy trình mua hàng tại VIETTEL 55 2.3.3 Kiểm soát nội bộ với quy trình nhập kho tại VIETTEL 61

2.3.3.1 Đánh giá rủi ro với quy trình nhập kho tại VIETTEL 61 2.3.3.2 Các thủ tục kiểm soát đối với quy trình nhận hàng 61 2.3.4 Kiểm soát nội bộ với quy trình lưu kho tại VIETTEL 62

2.3.4.1 Đánh giá rủi ro với quy trình lưu kho tại VIETTEL 62 2.3.4.2 Các thủ tục kiểm soát đối với quy trình lưu kho tại VIETTEL 63 2.4 Tổng hợp đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL 65 2.4.1 Đánh giá điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL 65 2.4.2 Đánh giá điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL 68 2.4.2.1 Điểm yếu của môi trường kiểm soát tại VIETTEL 68

2.4.2.3 Điểm yếu hoạt động giám sát và đánh giá tại VIETTEL 68

VIETTEL 74

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tại

VIETTEL 74

3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại VIETTEL 75

3.2.1 Nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát 753.2.2 Xây dựng và vận hành bộ phận Quản lý rủi ro tại VIETTEL 76

3.2.2.2 Các nguyên tắc hoạt động của bộ phận “Quản lý rủi ro” 77

3.2.2.4 Xây dựng quy trình và vận hành bộ máy “Quản lý rủi ro”78

3.2.3 Xây dựng và vận hành bộ máy kiểm toán nội bộ tại VIETTEL 793.2.3.1 Vai trò của bộ phận “Kiểm toán nội bộ” 79

3.2.3.3 Tổ chức hoạt động của bộ phận “Kiểm toán nội bộ” 80

3.2.3.4 Xây dựng quy trình và vận hành bộ máy “Kiểm toán nội bộ” 813.2.4 Nâng cao tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho 823.2.4.1 Quy trình mua sắm82

3.3 Các giải pháp về quy định vĩ mô 98

KẾT LUẬN

Phụ lục

Tài liệu tham khảo

VIETTEL Tập đoàn Viễn thông Quân đội VIETTEL

Organizations of the Treadway Commission)

Sơ đồ 2.1 Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của VIETTEL 41

Sơ đồ 3.1 Tổ chức quản lý rủi ro VIETTEL 78

Sơ đồ 3.2 Tổ chức ban kiểm toán nội bộ VIETTEL 81

Bảng 2.1 Kết quả hoạt đống sản xuất kinh doanh của VIETTEL 37

Bảng 2.2: Các gói thầu đã hoàn thành giai đoạn 2008- 2010 58

Bảng 2.3: Bảng chi tiết gói thầu số 1 “Cáp quang các loại + phụ kiện” 59

Bảng 2.4: Bảng tổng hợp các nhà thầu nộp hồ sơ gói thầu số 1 60

Bảng 2.5: Kết quả một số gói thầu sau khi đấu thầu với giá trúng thầu thấp hơn giá gói thầu đã được phê duyệt: 67

* * * HOÀNG VŨ TĨNH

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

VIETTEL

Chuyên ngành: Kế toán

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

Hà Nội, Năm 2011

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanhcủa một doanh nghiệp, chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp.Cung cấp vật tư đầy đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cáchliên tục, sử dụng vật tư tiết kiệm nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giáthành sản phẩm, xây dựng định mức sử dụng vật tư hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả

sử dụng vốn lưu động… là những yêu cầu cơ bản của công tác quản lý vật tư, hànghoá tại doanh nghiệp Để thực hiện được các mục tiêu quản lý trên, các nhà quản lýdoanh nghiệp cần sử dụng các nguồn thông tin nội bộ cũng như bên ngoài doanhnghiệp để có những quyết định hợp lý Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

là một trong những kênh thông tin cần thiết cho các quyết định của nhà quản lý.Việc kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho trên thực tế tại một số đơn vị, tuynhiên, vẫn chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản

lý, thậm chí có trường hợp gây tổn thất hàng tồn kho do hệ thống kiểm soát nội bộyếu kém

Với tính đa dạng và phức tạp của các loại vật tư, hàng hoá về chủng loại, mẫu

mã, kích thước được sử dụng như yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinhdoanh, cung cấp dịch vụ và hoạt động của đơn vị, chiếm tỷ lệ khá cao trong toàn bộchi phí sản xuất kinh doanh của toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh, việc quản lývật tư, hàng hoá một cách chặt chẽ là một yêu cầu bắt buộc đối với VIETTEL Dovậy, việc nghiên cứu nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cườngquản lý hàng tồn kho tại VIETTEL là vấn đề có tính cấp thiết và có ý nghĩa về lýluận và thực tiễn

Về mặt khoa học, luận văn sẽ hệ thống hoá những vấn đề lý luận về hệ thốngkiểm soát nội bộ đối với vật tư, hàng hoá trong các doanh nghiệp sản xuất, kinhdoanh dịch vụ

Về mặt thực tiễn, trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồnkho tại các đơn vị thành viên trực thuộc VIETTEL, luận văn sẽ đưa ra phươnghướng và giải pháp hoàn thiện, nâng cao năng lực quản lý hàng tồn kho củaVIETTEL cũng như các doanh nghiệp kinh doanh viễn thông

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương cơ bản:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và áp dụng trong quản lý

hàng tồn kho;

Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng

tồn kho tại VIETTEL;

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm

tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL

Tại Chương 1, với mục tiêu khái quát hóa về những vấn đề lý luận chung về

hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, tác giả đã trình bày và làm rõ cácvấn đề sau:

Thứ nhất, khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ;

Thứ hai, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ;

Thứ ba, các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và các tiêu chí đánh

giá: Môi trường kiểm soát (Môi trường bên trong: Các quan điểm điều hành, triết lý

về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, Hội đồng quảntrị và Ủy ban kiểm toán; Môi trường bên ngoài: Môi trường pháp lý, sự kiểm soátcủa các nhà quản lý…); Đánh giá rủi ro (Rủi ro cũng như cách đánh giá rủi ro củaNhà quản lý); Thông tin và truyền thông (Hệ thống kế toán, các phương tiện truyềnthông trong doanh nghiệp); Các hoạt động kiểm soát (Sự phân chia trách nhiệm, quátrình kiểm soát thông tin); Giám sát (Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ);Kiểm toán nội bộ

Thứ tư, thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

Thứ năm, các kinh nghiệm trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát

nội bộ

Trên cơ sở những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả tiếp tục

trình bày việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một vấn đề cụ thể hơn

đó là quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

Áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho trong doanhnghiệp đối với các quy trình thu mua, vận chuyển, nhận hàng, lưu kho, phế liệu và

xử lý vật tư dư thừa

Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn cácnguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trìnhsản xuất kinh doanh Trong đó hàng tồn kho luôn là trung tâm của sự chú ý trongdoanh nghiệp Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhậpxuất lớn, hàng tồn kho lại được cất trữ ở nhiều nơi và việc xác định tình trạng củahàng tồn kho là một công việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và sai sót

Với mục đích làm rõ thực trạng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trongquản lý hàng tồn kho tại VIETTEL cũng như nêu lên những ưu điểm và tồn tại, ở

Chương 2 tác giả trình bày các nội dung sau:

Thứ nhất, tổng quan chung về Tập đoàn Viễn thông Quân đội VIETTEL cũng

như quá trình hình thành và phát triển của VIETTEL;

Thứ hai, tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL;

Thứ ba, đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng tồn kho của VIETTEL;

Thứ tư, thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc tăng cường

quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL

Tại nội dung “Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL”, tác giả

đã làm rõ đặc điểm của các yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL,

cụ thể:

Môi trường kiểm soát

VIETTEL luôn coi con người là chủ thể để phát triển, do vậy mà nét văn hoá

tổ chức được xây dựng có tính hướng ngoại với quan điểm cá thể con người với conngười (VIETTEL với khách hàng) nên khách hàng là đối tượng được trân trọng, sẵnsàng phục vụ, đáp ứng các dịch vụ tốt nhất Mặt khác, luôn coi trọng nhân viênCông ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội với tình cảm chân thành, tạo điều kiện,khuyến khích, hỗ trợ phát huy khả năng, năng lực, quan tâm đến chính sách đào tạo,

đề cao ý kiến của từng cá nhân, con người trong sự phát triển của Công ty mẹ - Tậpđoàn Viễn thông Quân đội và chăm lo đến đời sống tinh thần, vật chất cho cán bộcông nhân viên của mình, điều này xác định tính hướng nội của nét văn hoá và cũng

là chính sách nhân sự của VIETTEL

Nét văn hoá của VIETTEL là sự kết hợp hài hoà hai phong cách hướng ngoại

và hướng nội, với đặc trưng là sự phối hợp của hai tính chất kiểu văn hoá tổ chứcdoanh nhân và chuyên nghiệp Đây là niềm tự hào mà mỗi nhân viên VIETTEL đềucảm nhận và tự giác tuân thủ thực hiện để xây dựng và phát triển truyền thống tốtđẹp, khẳng định một phong cách riêng, một văn hoá tổ chức của chính mình

Trong năm 2009 VIETTEL đã khai trương hai mạng di động tại Campuchia(mạng MetFone, tháng 2/2009) và Lào (mạng Unitel, tháng 10/2009) Không chỉđầu tư sang các nước láng giềng, VIETTEL cũng tiến hành mua lại 60% cổ phầncủa mạng di động Teletalk tại Bangladesh với tổng số vốn đầu tư là 300 triệu USD.Teletalk là mạng di động nhỏ nhất trong 6 mạng di động tại Bangladesh, có khoảng

1 triệu thuê bao trong tổng số khoảng 50 triệu thuê bao di động tại đất nước này

Bên cạnh đó, tháng 4/2010, VIETTEL đã chi ra 59 triệu USD để mua lại70% cổ phần của Công ty Viễn thông Telecom tại Cộng hoà Haiti, đơn vị sở hữumạng di động Telecom

Những thương vụ đầu tư ra nước ngoài VIETTEL đã trở thành một hiệntượng, tạo ra thành công vượt bậc tại thị trường di động Việt Nam Tuy nhiên, đầu

tư làm ăn tại nước ngoài có nhiều khác biệt mà chưa thể lường trước các rủi ro, bấttrắc Đó là những nước không chỉ cách xa Việt Nam, khác biệt hẳn về văn hoá, thịhiếu và đặc biệt là những quốc gia bất ổn bậc nhất thế giới VIETTEL chọn mua cácmạng nhỏ và yếu, có thể dễ được chính phủ nước sở tại chấp thuận, và cũng sẽ ítgặp cạnh tranh với các đại gia thế giới

VIETTEL dám mạo hiểm kinh doanh nhưng trên cơ sở phân tích, đánh giá vàtìm kiếm nhiều thông tin, quan sát, trao đổi, suy xét khá cẩn thận cân đối giữa chiphí và lợi ích có thể thu được trước khi hình thành quyết định

Lãnh đạo VIETTEL khá coi trọng việc lập và phân tích các báo cáo tài chính.Tổng giám đốc Công ty luôn quan tâm và theo dõi chặt chẽ các hoạt động củaPhòng Tài chính kế toán, luôn giám sát việc thực hiện nghiêm túc công tác kế toán,bàn bạc và lắng nghe ý kiến tư vấn của Phòng Tài chính kế toán Nhờ đó lãnh đạocủa VIETTEL không những nắm được tình hình tài chính của công ty mà còn kịpthời đưa ra các chủ chương, phương hướng hành động hợp lý

Chính sách nhân sự

VIETTEL luôn quan tâm đến chính sách đào tạo và trọng dụng nhân tài, đặcbiệt luôn đề cao vai trò của từng cá nhân, con người trong sự phát triển củaVIETTEL VIETTEL luôn coi con người là chủ thể để phát triển, do vậy mà nét vănhoá tổ chức được xây dựng có tính hướng ngoại với quan điểm cá thể con người vớicon người (VIETTEL với khách hàng) nên khách hàng là đối tượng được trân trọng,

sẵn sàng phục vụ, đáp ứng các dịch vụ tốt nhất Điều này xác định tính hướng nộicủa chính sách nhân sự của VIETTEL.

Thông tin và truyền thông

VIETTEL được tổ chức theo mô hình công ty đa ngành có quy mô lớn, cơ cấukinh doanh phức tạp, có các công ty trực thuộc, các văn phòng chi nhánh, đại lýkhắp trên cả nước và nước ngoài, do đó yêu cầu đặt ra với Tổng giám đốc và kếtoán trưởng là phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, phù hợp với đặcđiểm tổ chức quản lý và kinh doanh của công ty Ban lãnh đạo công ty phải phâncấp kinh doanh, phân cấp trong quyền hành quản lý dẫn đến phải phân cấp tổ chức

kế toán

Mô hình kế toán mà VIETTEL đang áp dụng là mô hình kế toán phân tán gồm

có Ban Kế toán - Tài chính tại Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội và đồngthời tổ chức Phòng kế toán ở các Công ty trực thuộc Tại các đơn vị trực thuộc có tổchức Phòng kế toán nhưng hạch toán phụ thuộc, hàng ngày theo dõi, ghi chép cácnghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình trên các tài khoản được phân cấp và cuối thángtổng hợp chứng từ nộp về phòng kế toán Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quânđội Cuối quý, cuối năm lập và nộp báo cáo theo quy định về Ban Kế toán - Tàichính Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội để kiểm tra báo cáo và tổng hợp

số liệu lập báo cáo toàn Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội

Do những đặc thù của ngành viễn thông nên song song với việc áp dụng Quyếtđịnh số 15/2006/QĐ-BTC Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội còn áp dụngchế độ kế toán theo QĐ số 7526/QĐ-TCTVTQĐ ngày 06/12/2005 của Tổng Giámđốc Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viễn thông Quân đội Chế độ kếtoán dịch vụ viễn thông này đã được Bộ Tài chính chấp thuận tại Công văn số14987/BTC-CĐKT ngày 24/11/2005

Giám sát

VIETTEL chưa xây dựng được Ban kiểm toán nội bộ có chức năng giám sátđộc lập với các hoạt động

Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát hàng tồn kho tại VIETTEL được quy định cụ thể chotừng quy trình quản lý, có sự phân cấp cụ thể cho từng trường hợp: Mua hàng từnhà cung cấp bên ngoài; nhập xuất hàng nội bộ giữa Công ty VIETTEL Telecom vàcác chi nhánh viễn thông tỉnh, thành phố; quản lý vật tư tại các chi nhánh viễnthông tỉnh, thành phố; quản lý vật tư tại các công ty, các công trình dự án

Tại nội dung “Thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL”, tác giả đi sâu đánh giá những tồn tại trong việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL

Điểm yếu của môi trường kiểm soát tại VIETTEL

Cơ cấu tổ chức của VIETTEL cơ cấu tổ chức phân quyền Cơ cấu này phù hợpvới quy mô phát triển rộng của VIETTEL Tuy nhiên, đối với mỗi vị trí làm việc,VIETTEL chưa xây dựng các “Bảng mô tả công việc chi tiết” Bảng mô tả côngviệc quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổchức giúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân

sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả Như thế cóthể tránh được các lỗi vô ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cốxảy ra

Do sự phát triển quá nhanh của hệ thống các cửa hàng, siêu thị trên 64 tỉnhthành cùng với đó là nhu cầu về nhân sự quá lớn dẫn đến quá trình tuyển dụngkhông đủ số lượng cho việc phân chia trách nhiệm cũng như chất lượng của nhân sựtại các vị trí thường không đảm bảo yêu cầu Do việc phân công phân nhiệm không

rõ ràng nên ai cũng có thể tiếp xúc với tài sản và sổ sách kế toán của chi nhánh, cửahàng Do vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm đó nên việc bảo vệ tài sản và sổ sách

kế toán không chặt chẽ

Điểm yếu của việc đánh giá rủi ro tại VIETTEL

Việc phân tích rủi ro đã được VIETTEL quan tâm ở một mức độ nhất định.Tuy nhiên, do các yếu tố rủi ro trong doanh nghiệp có thể phát sinh và tác động ởnhiều phạm vi và nhiều mức độ khác nhau nên việc nhận dạng và phân tích rủi rocần được vận dụng ở các cấp độ quản lý khác nhau Qua khảo sát tại VIETTEL chothấy VIETTEL chưa thiết lập được một bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụnhận dạng và phân tích rủi ro để kịp thời cung cấp cho ban lãnh đạo có những cơ sở

ra quyết định thích hợp

Điểm yếu hoạt động giám sát và đánh giá tại VIETTEL

Tại VIETTEL, chức năng giám sát và đánh giá định kỳ đang được thực hiệnbởi các phòng ban mang tính chất kiêm nhiệm mà chưa thành lập thành một bộphận “Kiểm toán nội bộ” hoạt động độc lập với các bộ phận khác Do vậy, việcđánh giá định kì chưa được thực hiện thông qua chức năng kiểm toán nội bộ Việcphát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện

cung như đánh giá phạm vi và tần suất giám sát độc lập Khả năng xảy ra rủi ro sẽ

có thể phát sinh ngoài phạm vi kiểm soát của các nhà quản lý

Điểm yếu của các hoạt động kiểm soát đối với hàng tồn kho

Những điểm yếu trong quy trình mua sắm

Đội ngũ cán bộ tham gia đấu thầu còn thiếu: Nhân sự tham gia vào quá trình

đấu thầu có vai trò rất quan trọng Họ là người lập nên kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị

hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu…Nếukhông có họ, sẽ không có hoạt động đấu thầu Hiện nay, VIETTEL chưa có một tổchuyên gia đấu thầu hoàn chỉnh mà là tập hợp các nhân sự từ các phòng ban khácnhau, gây ảnh hưởng, xáo trộn hoạt động của công ty Số lượng nhân sự hạn chếcũng gây ra những ảnh hưởng tới chất lượng của đấu thầu

Năng lực các nhà thầu còn hạn chế: Trong các cuộc đấu thầu thì các nhà thầu

tham dự đấu thầu là một nhân tố quan trọng, quyết định tới sự thành công hay thấtbại của cuộc đấu thầu Một số gói thầu mà VIETTEL tổ chức có nhiều nhà thầu vìlợi ích cá nhân mà tham dự với năng lực không đúng như trong Hồ sơ dự thầu, làmmất thời gian cũng như chi phí cho việc tổ chức xét thầu Cũng có những trườnghợp cùng một lúc tham gia đấu thầu nhiều dự án nên khi trúng thầu thì lại không đủnăng lực tài chính để thực hiện toàn bộ hoặc nếu có thì cũng không thể hoàn thànhdứt điểm được, dẫn đến làm chậm tiến độ và chất lượng của công trình cũng bị giảmđi

Hiện tượng giá dự thầu thấp vẫn còn tồn tại mặc dù giá gói thầu phê duyệtluôn được tính toán kỹ lưỡng, sát thực tế Nguyên nhân chính là do sự cạnh tranhgiữa các nhà thầu, nhà thầu có lợi thế đặc biệt, sức ép giải quyết công ăn việc làmcủa nhà thầu, nhà thầu muốn tạo ấn tượng với bên mời thầu… Việc bỏ thầu thấptrước mắt đảm bảo thắng lợi cho nhà thầu và về cơ bản tiết kiệm được chi phí chobên mời thầu Tuy nhiên, nếu chi phí quá thấp sẽ khiến cho nhà thầu không thể đảmbảo chất lượng và tiến độ công trình, xét trên tổng thể bỏ thầu thấp sẽ gây thiệt hạicho cả hai bên Do vậy, trong quá trình xét thầu, VIETTEL cần phải gắn với tìnhhình thực tế để xem xét, đánh giá năng lực thực sự của các nhà thầu

Những điểm yếu trong quy trình nhận hàng

Theo dõi trùng chéo vật tư nhận từ các nhà cung cấp

Hiện nay tại chi nhánh do có nhiều nguồn nhập vật tư như nhập của Tổng công

ty, nhập của công ty Viettel Telecom, công ty công trình, công ty truyền dẫn và cả

những vật tư phụ chi nhánh được phân cấp mua Nhưng trên sổ sách của kế toán(phần mềm tài chính chỉ có “kho vật tư chi nhánh “) chỉ mới phản ánh chung vật tưcho tất cả các nguồn đó dẫn đến sự trùng chéo, khó xác định được vật tư nào củanhà cung cấp nào, giá trị bao nhiêu Trong khi đó việc nhận nợ vật tư và giá trị chỉdiễn ra với Công ty Viettel Telecom, hay việc hoàn trả chứng từ với Tổng công ty

và các công ty khác do khi xuất kho vào công trình, dự án đã được hạch toán (TK2412) tại Tổng công ty và các công ty

Những điểm yếu trong quy trình lưu kho

Thiết kế các thủ tục kiểm soát

Việc áp dụng các thủ tục kiểm soát nhập kho, xuất kho tại các chi nhánh

VIETTEL vẫn còn một số những tồn tại như sau Thứ nhất, thiết kế các thủ tục kiểm soát quy trình lưu kho, thứ hai, thực hiện các thủ tục kiểm soát Các điểm yếu

trong thiết kế các thủ tục kiểm soát của quy trình lưu kho bao gồm thiết kế thủ tục:phân quyền truy cập phần mềm, thủ tục theo dõi hàng hỏng, thủ tục kiểm soát hàngxuất bán qua các kênh bán hàng…

Chưa phân quyền truy cập các giao dịch tại cửa hàng VIETTEL

Theo phân quyền trên phần mềm hiện tại cho phép nhân viên giao dịch đượcđược quyền hủy giao dịch, hủy hóa đơn Có một số trường hợp ngày hôm trướcCHT và NVGD đã chốt hàng, ngày hôm sau NVGD lại hủy giao dịch, hủy hóa đơndẫn đến: Hàng hóa trên sổ, thẻ kho chênh lệch với hàng tồn trên hệ thống; doanh thuthu giữa các ca không đúng với thực tế (hủy nhầm phải tạo lại giao dịch); mất thờigian kiểm kê, đối chiếu chi tiết cuối tháng để tìm ra chênh lệch

Sổ theo dõi tại các cửa hàng VIETTEL chưa khoa học và thuận tiện cho quản lý

Tại các cửa hàng việc mở và ghi chép sổ quản lý giao hàng cho CTV, NVQLđiểm bán chưa có hướng dẫn cụ thể Do vậy cách thực hiện ở các Cửa hàng rất khácnhau Một số Cửa hàng mở sổ tập hợp tất cả phiếu nhập hàng, mở sổ ký nhận giaohàng Các sổ theo dõi có thể được mở trên excel hoặc ghi tay Thông tin trên các sổnày cũng khá đa dạng và theo đánh giá phần lớn là cách bố trí thông tin và biểu mẫu

là chưa khoa học và thuận tiện cho quản lý của CHT Qua trao đổi với các CHT chothấy, bản thân các CHT cũng rất muốn quản lý tốt nhưng không biết phải làm thếnào Các sổ theo dõi hiện tại bao gồm Sổ kho, thẻ kho Cửa hàng: tổng hàng nhận từTrung tâm, hàng giao hàng ngày cho Giao dịch viên hoặc và NV hỗ trợ điểm bán

Sổ giao ca: số hàng tồn đầu ca, nhận đầu ca, bán trong ca, tồn cuối ca, số tiền bán

hàng thu được trong ca, số hóa đơn đã sử dụng

Theo dõi hàng hỏng

Đối với hàng hỏng trả lại từ các cửa hàng chưa có mã tài khoản theo dõi riêng

để có thể nhận biết tỷ lệ và giá trị hàng hỏng là bao nhiêu Phần lớn các Trung tâmđều mở 1 mã khách hàng nhận nợ hàng hóa trong TK 1562 Tuy nhiên cách đặt têncác tiểu khoản này thường theo tên của nhân viên chịu trách nhiệm nhận và theo dõihoàn trả hàng hỏng nên người quản lý chỉ có thể biết được đâu là số liệu về hànghỏng khi trao đổi trực tiếp với cán bộ kế toán chi tiết

Xuất hàng bán qua các kênh bán hàng

Đối với kênh bán hàng qua các điểm bán: Tất cả các Cửa hàng đều giao hàng

cho một NV hỗ trợ điểm bán để nhân viên này đi giao hàng cho các Điểm bán Quaxem các sổ theo dõi giao hàng cho nhân viên quản lý điểm bán, phần lớn các cửahàng đều giao hàng cho NV hỗ trợ điểm bán 1 đến 2 lần trong tháng Các cửa hàngtrưởng bận nhiều việc nên không có đủ thời gian để kiểm soát thường xuyên tìnhhình giao hàng cho các điểm bán.Theo quy định thì nhận hàng và nộp tiền theo ngàynhưng trên thực tế chỉ kiêm kê hàng xác suất 1 tuần 1 lần Cách kiểm tra thường sửdụng là, đối chiếu kiểm kê hàng đột xuất & kiểm tra các dịch vụ phải đấu nối và đốichiếu với số tiền đã nộp

Thông thường CHT và NV hỗ trợ điểm bán sẽ đối chiếu hàng hóa vào cuốitháng Chỉ đối chiếu trên tổng số lượng hàng mỗi loại và ký trên sổ Giao hàng củaCHT cho NV hỗ trợ điểm bán Không lập các Biên bản kiểm kê hàng cuối tháng vàkhông ghi chi tiết số SERI

Đối với kênh bán qua NV bán hàng trực tiếp

Nhân viên bán hàng trực tiếp nhận hàng từ thủ kho của Trung tâm Cách thứckiểm soát việc báo cáo kịp thời doanh thu và nộp tiền ở các Trung tâm tương đốiđồng nhất Phần lớn đều yêu cầu báo cáo kết quả bán hàng theo tuần Tuy nhiên vẫnchưa sử dụng thông tin từ các phần mềm theo dõi đấu nối để kiểm tra thường xuyêndoanh thu của hàng hóa phải đấu nồi Biện pháp kiểm soát duy nhất đối với hànghóa không phải đấu nối là kiểm kê đột xuất, có trung tâm áp dụng chính sách chỉxuất tiếp hàng hóa khi nhân viên đã nộp đủ tiền hàng xuất đợt trước

Hàng hóa bán theo kênh CTV ở là các mặt hàng Sim trả sau, AP vàHomephone (chỉ hàng đấu nối) Việc quản lý doanh thu, tiền hàng và hàng hóa phụthuộc phần lớn và khả năng quản lý của Cửa hàng trưởng, người QLCTV Đối với

hàng phải đấu nối, thông thường sẽ phải đấu nối trong vòng 24 giờ trên cơ sở hồ sơkhách hàng đã nộp Trên thực tế CTV có thể gọi điện cho CHT để đấu nối ngay,CHT sẽ ghi lại để theo dõi việc hoàn trả hồ sơ của CTV.

Thực hiện các thủ tục kiểm soát

Không sử dụng thẻ kho:

Thủ kho tại chi nhánh không sử dụng thẻ kho để theo dõi cập nhật thườngxuyên trong ngày hàng thực tế nhập, xuất hàng ra vào kho mà căn cứ vào phiếunhập xuất kho cuối tháng mà bộ phận kế toán chuyển cho thủ kho để nhập lại vàothẻ kho sau đó đối chiếu với kế toán và kiểm kê thực tế tại kho Do vậy, không đảmbảo cơ sở đối chiếu trên hai hệ thống kho và kế toán theo phương pháp ghi sổ songsong

Chưa thường xuyên đối chiếu số liệu

Công tác đối chiếu báo nợ vật tư giữa Tổng công ty và Công ty, Công ty và chinhánh diễn ra rất chậm, cũng như việc báo cáo tình hình nhận và sử dụng vật tư tạichi nhánh lên cấp trên không thường xuyên từ đó không phản ánh được tình hìnhbiến động vật tư tại chi nhánh

Hàng tháng, quý kế toán chưa thực hiện việc in sổ sách liên quan tới vật tư nhưBảng cân đối nhập xuất tồn, sổ chi tiết vật tư trong khi đó chưa có sự đối chiếu, đốisoát một cách thường xuyên giữa bộ phận quản lý kho và số liệu sổ sách của PhòngTài chính cũng như việc đối chiếu sổ sách kế toán với thẻ kho của thủ kho cộng vớiviệc kiểm kê không được tiến hành theo định kỳ hay thường xuyên

Chưa thực hiện kiểm kê hàng ngày

Theo quy trình hiện tại, để kiểm soát hàng bán và tiền hàng hàng ngày, khi kếtthúc mỗi ca nhân viên bán hàng ca 1 phải trả lại hàng vật lý và hàng trên hệ thốngcho CHT để CHT kiểm hàng nhận lại hàng sau đó CHT giao hàng vật lý và giaohàng trên hệ thống cho ca sau Đối với những cửa hàng lớn, giao dịch nhiều thì việcthực hiện đúng quy trình này đối với SIM trắng là rất mất thời gian Trên thực tế cónhững cửa hàng giao hàng theo tuần, thu tiền bán hàng theo ngày và đối chiếu hànghóa vào cuối tuần theo từng USER nhân viên Có những cửa hàng lại giao hàngtheo ca hàng ngày, cả ca bán hàng dùng chung 1 USER nhân viên Khi bàn giao cacũng không có nhiều thời gian để xem từng SERI mà gần như chỉ nhận về số lượng.Bởi vậy, chỉ có thể kiểm soát hàng bán thực tế khi kiểm kê theo cả số lượng và sốSERI nên không đủ thời gian

Trên cơ sở những vấn đề lý luận chung tại Chương 1, thực trạng áp dụng hệthống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL, để đưa ra các giải

pháp hoàn thiện cho đề tại nghiên cứu, tại Chương 3, tác giả trình bày các vấn đề

sau:

Nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát

Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệthống kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát là nhân tố nền tảng cho các thànhphần khác của kiểm soát nội bộ Với đặc điểm môi trường kiểm soát tại VIETTEL,theo tác giả, công việc quan trọng nhất là phải xây dựng “Sổ tay mô tả công việc”cho từng vị trí công tác để đảm bảo các mục tiêu tránh được các sai sót phát sinh dokhông được hướng dẫn đầy đủ hoặc không phân công, phân nhiệm rõ ràng Bêncạnh đó, “Sổ tay mô tả công việc” còn là một công cụ quan trọng trong việc đánhgiá năng lực của nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra

“Sổ tay mô tả công việc” bao gồm các Bản mô tả công việc cho từng vị tríphải được thể hiện rõ ràng và đảm bảo được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ côngty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng Bảng mô tả công việcquy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chứcgiúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnhđạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả Như thế có thể tránhđược các lỗi vô ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra

Xây dựng và vận hành bộ phận Quản lý rủi ro tại VIETTEL

Những biến động kinh tế những năm gần đây cho thấy những thất bại của hệthống quản lý rủi ro và quản trị rủi ro là hai nhân tố chính làm tổn thất giá trị củadoanh nghiệp đối với các cổ đông, chủ nợ và các chủ thể liên quan Bởi vậy, việcchấp nhận rủi ro là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh, trong đó tráchnhiệm của Ban lãnh đạo là đặc biệt quan trọng nhằm thiết lập và thực hiện tốt hệthống quản lý rủi ro Nếu quản lý rủi ro hiệu quả, VIETTEL có thể làm tăng đònbẩy hoạt động và tăng dòng tiền, qua đó hỗ trợ tích cực cho hoạt động của mình.Bên cạnh đó, việc quản lý rủi ro tốt cũng giúp cho tăng cường hiệu quả trong việcthiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát nội bộ

Để đạt mục tiêu này, VIETTEL nên thành lập bộ phận “Quản lý rủi ro” chuyênbiệt việc thành lập một bộ phận chuyên trách như vậy giúp cho việc quản lý rủi ro,đặc biệt là khai thác khía cạnh tích cực của các yếu tố rủi ro thường xuyên hơn, hiệuquả hơn Để đạt được điều đó, VIETTEL cần làm rõ trách nhiệm của bộ phận này,

cũng như quy chế báo cáo, hoạt động, tiêu chuẩn các thành viên tham gia bộ phậnquản lý rủi ro

Xây dựng và vận hành bộ máy kiểm toán nội bộ tại VIETTEL

Qua việc khảo sát tại VIETTEL cho thấy việc xây dựng bổ sung một mô hìnhkiếm soát nội bộ tại VIETTEL là thực sự cần thiết Hoạt động của bộ máy kiểmtoán nội bộ sẽ giúp cho VIETTEL đạt được các mục tiêu: Thẩm tra thông tin tàichính và thông tin nghiệp vụ; Thẩm tra việc tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục,pháp luật và các quy định; Thẩm tra các biện pháp bảo vệ tài sản và sự tồn tại củacác tài sản đó; Sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả

Nâng cao tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho Quy trình mua sắm

Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho nhân sự tham gia công tác đấu thầu mua sắm

Đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu có vai trò rất quan trọng đối với cảtiến trình đấu thầu, từ lúc lập kế hoạch đấu thầu cho đến khi vận hành dự án Nếu họ

có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có ý thức tinh thần trách nhiệm thì công tácđấu thầu sẽ thành công, góp phần hoàn thiện dự án Vì vậy, VIETTEL cần đề caoviệc bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân sự tham gia công tác đấu thầu

Nâng cao chất lượng chọn nhà thầu

Công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quytrình đấu thầu Muốn nhận được một hồ sơ dự thầu tốt, đạt chất lượng cao thì hồ sơmời thầu cần phải được lập một cách đầy đủ, chính xác, tránh việc phải sửa đổi hồ

sơ mời thầu, gây tốn kém thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án

Quy trình nhận hàng

Theo dõi trùng chéo vật tư nhận từ các nhà cung cấp

Để hạn chế tình trạng theo dõi trùng chéo vật tư tại chi nhánh cần phải phân lại

hệ thống kho ít nhất trên hệ thống sổ sách mà ở đây là phần mềm kho và phần mềmtài chính Cụ thể chi nhánh mở thêm kho cho vật tư của từng nhà cung cấp và táchriêng vật tư sử dụng cho công trình, dự án riêng với vật tư sửa chữa mang tính chấtthường xuyên tại chi nhánh Ví dụ, tại Chi nhánh Hải Dương lúc đó trên phần mềm

sẽ có các kho như : Kho vật tư xây dựng của Công ty mẹ tại Hải Dương, kho vật tưcủa Công ty Viettel Telecom, Công ty Truyền dẫn Viettel và kho vật tư của chinhánh Việc phân hệ thống kho như vậy sẽ làm cho vật tư tại chi nhánh trở lên rõ

ràng hơn, không còn tình trạng kế toán vật tư không thể quản lý được xem trongkho vật tư tại chi nhánh còn số lượng vật tư như thế nào và vật tư của mỗi đơn vịcung cấp là bao nhiêu.

Thiết kế bổ sung các thủ tục kiểm soát vật tư tại các Chi nhánh VIETTEL

Phân quyền truy cập phần mềm tại Chi nhánh VIETTEL

Theo phân quyền trên phần mềm hiện tại cho phép nhân viên giao dịch đượcđược quyền hủy giao dịch, hủy hóa đơn dẫn đến doanh thu thu giữa các ca khôngđúng với thực tế (hủy nhầm phải tạo lại giao dịch) và mất thời gian kiểm kê, đốichiếu chi tiết cuối tháng để tìm ra chênh lệch Để khắc phục điểm yếu này,VIETTEL cần thực hiện rà soát việc phân quyền truy cập hệ thống tại tất cả các chinhánh, cửa hàng VIETTEL Theo đó, việc thực hiện các lệnh hủy giao dịch, hủyhóa đơn phải được thực hiện bởi CHT Các NVGD chỉ được thực hiện các giao dịchkhi được sự cho phép của CHT

để tránh tình trạng bị mất hàng hóa (khi kiểm kê thực tế tại Cửa hàng thì nhữnghàng bảo hành đã chuyển cho Cộng tác viên để lắp cho khách hàng)

Bên cạnh đó, cần phải quy định khi hàng chuyển từ các cửa hàng về chophòng chăm sóc khách hàng tại chi nhánh thì phòng chăm sóc khách hàng phảichuyển ngay bảng kê chi tiết cho phòng kế toán Đồng thời quy định rõ phòng chămsóc khách hàng sẽ chịu trách nhiệm về giảm trừ hàng hỏng

Xuất hàng bán qua các kênh bán hàng

Đối với hàng hóa như kit, thẻ cào là những hàng hóa không thể kiểm soát quađấu nối, có khả năng ghi nhận doanh thu và thu tiền chậm hơn thực tế do nhân viên

đã bán hàng, đã thu tiền từ điểm bán nhưng chưa nộp tiền cho Cửa hàng Do vậy, đểkiểm soát việc bán hàng và thu tiền trong ngày, VIETTEL cần phải lập ra quy địnhkiểm tra thường sử dụng là, đối chiếu kiểm kê hàng đột xuất & kiểm tra các dịch vụphải đấu nối và đối chiếu với số tiền đã nộp Bên cạnh đó, CHT và NH hỗ trợ điểmbán phải đối chiếu hàng hóa vào cuối tháng Chỉ đối chiếu trên tổng số lượng hàngmỗi loại và ký trên sổ Giao hàng của CHT cho NV hỗ trợ điểm bán và phải lập Biên

bản kiểm kê hàng cuối tháng trong đó ghi rõ chi tiết số SERI để có cơ sở kiểm soátsau này.

Tăng cường giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát vật tư tại các Chi nhánh VIETTEL

Giám sát việc sử dụng thẻ kho thẻ kho

Thủ kho tại chi nhánh không sử dụng thẻ kho để theo dõi cập nhật thườngxuyên trong ngày hàng thực tế nhập, xuất hàng ra vào kho mà căn cứ vào phiếunhập xuất kho cuối tháng mà bộ phận kế toán chuyển cho thủ kho để nhập lại vàothẻ kho sau đó đối chiếu với kế toán và kiểm kê thực tế tại kho Do vậy, không đảmbảo cơ sở đối chiếu trên hai hệ thống kho và kế toán theo phương pháp ghi sổ songsong Cách làm này không phải ánh kịp thời giá trị tồn kho thực tế tại kho và không

có cơ sở độc lập để so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu trên phần mềm kế toánnhằm phát hiện được những sai sót ghi chép của kế toán Không xác định đượcnguyên nhân chênh lệch của hàng tồn kho giữa thực tế, sổ kế toán, thẻ kho Để đảmbảo hiệu quả của các thủ tục kiểm soát nội bộ tại các Chi nhánh, VIETTEL cần tăngcường các hoạt động kiểm tra, giám sát việc lập và theo dõi Thẻ kho tại các cửahàng

Giám sát việc đối chiếu số liệu và kiểm kê định kỳ

Để giám sát việc đối chiếu công nợ cũng như số liệu giữa chi nhánh VIETTELvới Công ty Viettel Telecom, Công ty Thương mại Viettel,… và các cửa hàngViettel, VIETTEL cần yêu cầu trong 10 ngày từ ngày kết thúc tháng thì các đơn vịphải hoàn thành Biên bản đối chiếu số liệu Các chênh lệch (nếu có) cần được xử lýtrong tháng

Ban Kiểm toán nội bộ VIETTEL cũng cần thường xuyên kiểm tra, giám sátviệc in sổ sách liên quan tới vật tư như Bảng cân đối nhập xuất tồn, Sổ chi tiết vật tưtrong khi đó chưa có sự đối chiếu, đối soát một cách thường xuyên giữa bộ phậnquản lý kho và số liệu sổ sách của Phòng Tài chính cũng như việc đối chiếu sổ sách

kế toán với Thẻ kho

Để kiểm soát hàng bán thực tế khi kiểm kê theo cả số lượng và số SERI,VIETTEL nên xây dựng trên phần mềm quản lý kho chức năng kiểm soát, đối chiếutheo SERI đối với từng USER đồng thời đầu tư thiết bị kiểm đếm SERI theo mãvạch Như vậy sẽ đảm bảo giảm thời gian bàn giao cũng như tính chính xác của việckiểm kê bàn giao

Xây dựng và vận hành hệ thống sổ sách, báo cáo tại các cửa hàng

Tại các cửa hàng việc mở và ghi chép sổ quản lý giao hàng cho CTV, NVQLđiểm bán chưa có hướng dẫn cụ thể VIETTEL cần phải thống nhất mẫu biểu cácloại sổ theo dõi tại cửa hàng VIETTEL

* * * HOÀNG VŨ TĨNH

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

VIETTEL

Chuyên ngành: Kế toán LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : PGS TS LÊ THỊ HOÀ

Hà Nội, Năm 2011

1 Sự cần thiết của Đề tài

Hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanhcủa một doanh nghiệp, chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp.Cung cấp vật tư đầy đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cáchliên tục, sử dụng vật tư tiết kiệm nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giáthành sản phẩm, xây dựng định mức sử dụng vật tư hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả

sử dụng vốn lưu động… là những yêu cầu cơ bản của công tác quản lý vật tư, hànghoá tại doanh nghiệp Để thực hiện được các mục tiêu quản lý trên, các nhà quản lýdoanh nghiệp cần sử dụng các nguồn thông tin nội bộ cũng như bên ngoài doanhnghiệp để có những quyết định hợp lý Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

là một trong những kênh thông tin cần thiết cho các quyết định của nhà quản lý.Việc kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho trên thực tế tại một số đơn vị, tuynhiên, vẫn chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản

lý, thậm chí có trường hợp gây tổn thất hàng tồn kho do hệ thống kiểm soát nội bộyếu kém

Từ những lý do trên, em đã chọn Đề tài “Hoàn thiện việc áp dụng hệ thống

kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL” Với

tính đa dạng và phức tạp của các loại vật tư, hàng hoá về chủng loại, mẫu mã, kíchthước được sử dụng như yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh, cungcấp dịch vụ và hoạt động của đơn vị, chiếm tỷ lệ khá cao trong toàn bộ chi phí sảnxuất kinh doanh của toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh, việc quản lý vật tư, hànghoá một cách chặt chẽ là một yêu cầu bắt buộc đối với VIETTEL Do vậy, việcnghiên cứu nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lýhàng tồn kho tại VIETTEL là vấn đề có tính cấp thiết và có ý nghĩa về lý luận vàthực tiễn

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở xem xét, phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ về hàngtồn kho, đối chiếu với những cơ sở lý luận đã được kiểm chứng, luận văn sẽ đề xuấtphương hướng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ vệhàng tồn kho tại VIETTEL

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ

tính chất đa ngành nghề của VIETTEL, tác giả chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu làcác chi nhánh VIETTEL và hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho liênquan đến hoạt động kinh doanh viễn thông của VIETTEL

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luậnduy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác - Lênin để luận giải các vấn đề liên quan,phương pháp thống kê, so sánh kết hợp với phương pháp tổng hợp, phân tích tìnhhình thực tiễn, khảo sát thu thập tài liệu tại VIETTEL

5 Những đóng góp của Đề tài

Về mặt khoa học, luận văn sẽ hệ thống hoá những vấn đề lý luận về hệ thốngkiểm soát nội bộ đối với vật tư, hàng hoá trong các doanh nghiệp sản xuất, kinhdoanh dịch vụ

Về mặt thực tiễn, trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồnkho tại các đơn vị thành viên trực thuộc VIETTEL, luận văn sẽ đưa ra phươnghướng và giải pháp hoàn thiện, nâng cao năng lực quản lý hàng tồn kho củaVIETTEL cũng như các doanh nghiệp kinh doanh viễn thông

6 Bố cục của Luận văn

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương cơ bản:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và áp dụng trong quản lý

hàng tồn kho;

Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng

tồn kho tại VIETTEL;

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm

tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VÀ ÁP DỤNG TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Mọi hoạt động trong đó có hoạt động kiểm soát xuất hiện trong thực tế đều làkết quả của nhu cầu nảy sinh khi một người bất kỳ ngồi lại và kiểm tra cái anh ta đãlàm Khi đó, anh ta tự hỏi mình đã làm một việc như thế nào và nếu lại làm việc đóthì có thể làm tốt hơn ra sao Khi có một người thứ hai liên quan đến nữa, chức năng

đó được mở rộng thêm ra vì có thẩm tra hoạt động của người thứ hai đó Trong mộtdoanh nghiệp, khối lượng các nghiệp vụ nhiều và phức tạp nên người chủ sở hữuhay người quản lý cấp cao thực tế không dễ dàng tiếp xúc với các nghiệp vụ đó đểkiểm tra hiệu quả của các hoạt động một cách vừa ý được

Với tính đa dạng của các loại hình doanh nghiệp như hiện nay, chủ sở hữu cónhiều cách thức để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp Ví dụ, vớiloại hình công ty cổ phần (loại hình doanh nghiệp phổ biến), Đại hội đồng cổ đôngbầu ra Hội đồng quản trị để thay mặt cho các cổ đông để quyết định các vấn đề liênquan đến mục đích, quyền lợi của công ty Đối với công ty cổ phần có trên 11 thànhviên phải có Ban kiểm soát để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty

Người quản lý được chủ sở hữu giao cho việc quản lý khối tài sản đảm bảomục tiêu đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả thông qua bàn tay vô hình trong quản lý.Tính hiệu lực trong quản lý đó là việc đảm bảo những phương hướng, mục tiêu,nguyên tắc, quy trình, thủ tục đã được đặt ra bởi nhà quản lý thì phải được chấphành Tính hiệu quả đó là việc các chi phí bỏ ra thì phải đem lại kết quả cao nhất

Hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp được hình thành như công cụ đểthực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý

Lịch sử cũng đã từng chứng kiến sự sụp đổ của hàng loạt các công ty cổ phần

có niêm yết ở Hoa Kỳ như Ngân hàng Continental Illinois National Bank & Trust

Co (1984); Công ty Dầu khí Texaco Inc (1987); Tập đoàn Tài chính FinancialCorp of America (1988),… Điều này đã cho thấy vai trò quan trọng của hệ thốngkiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Có nhiều quan điểm khác nhau đã được đưa ra về Hệ thống kiểm soát nội bộ.Năm 1929, Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) lần đầu tiênđưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ và chính thức công nhận vai trò của hệ thốngkiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Khái niệm kiểm soát nội bộ lúc này được sử

dụng trong các tài liệu kiểm toán và được hiểu đơn giản như là một biện pháp giúpcho việc: bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận, bảo vệ tài sản không bị thấtthoát, ghi chép kế toán chính xác, tuân thủ chính sách của nhà quản lý và nâng caohiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Với sự sụp đổ hàng loạt của các tập đoàn lớn do ảnh hưởng của quy mô cácgian lận gây thiệt hại cho nền kinh tế, nhiều Ủy ban ra đời để khảo sát và tìm cáchkhắc phục, ngăn chặn các gian lận Ủy ban quốc gia về phòng chống gian lận báocáo tài chính Treadway Commission (National Commission on Financial Reporting)được thành lập vào năm 1985 với mục tiêu hoạt động cơ bản là xác định các yếu tốgian lận trên báo cáo tài chính và đưa ra các đề xuất để giảm thiểu phạm vi ảnhhưởng của các gian lận đó đến kết xuất thông tin

Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) là một Ủy ban gồm nhiều tổ chứcnghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway như: Hiệp hội kế toán viên côngchứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tàichính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị(IMA) Năm 1992, COSO đã đưa ra Báo cáo COSO về kiểm soát nội bộ trong đó

nêu rõ “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám

đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính, mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”

Hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam gắn liền với sự ra đời và pháttriển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt Nam Theo chuẩn mực kiểm toánVSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” đã đưa ra định nghĩa về Hệ thốngkiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểmsoát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuânthủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gianlận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và

sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”

Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng cóthể thấy rằng quan điểm của Báo cáo COSO là đầy đủ và có hệ thống nhất, Báo cáoCOSO tạo lập một cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ

1.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình”: tức là khẳng định kiểm soát nội bộ khôngphải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng

khắp trong doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xâydựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải làmột sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị ápđặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính Kiểm soát nội bộ phải là một bộphận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.

“Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người trong doanh nghiệp” (bao gồmban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên) Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơchế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định Ngược lại, kiểm soátnội bộ cũng tác động đến hành vi của con người Mỗi cá nhân có một khả năng, suynghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụcủa mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán Kiểm soát nội bộ sẽtạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêuchung của tổ chức

“Đảm bảo hợp lý”: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp

lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này

là do những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống kiểm soát nội bộ như: sai lầm của conngười, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mốiquan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống kiểm soát nội bộ

“Các mục tiêu”: mỗi đơn vị đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới bao gồm:

Thứ nhất là nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hiệu lực và hiệu

quả của việc sử dụng các nguồn lực

Thứ hai là nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung

thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp

Thứ ba là nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và

quy định

Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mụctiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên Sự phân chia này chủ yếu dựavào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống kiểm soát nội

bộ của đơn vị; nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhàđầu tư vả chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơquan quản lý

1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Vì kiểm soát là một hoạt động của doanh nghiệp nên nó tồn tại ở hầu hết cácloại hình doanh nghiệp Bản chất cơ bản của kiểm soát nội bộ còn được hiểu rõ hơn

trong các khâu của toàn bộ quá trình quản lý Quá trình quản lý bắt đầu từ việc lập

kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan Trên cơ sở kế hoạch đã xác định,các nhà quản lý có những hoạt động rõ ràng nhằm đạt được những mục tiêu đã xâydựng Nhưng thông thường, những hành động nghiệp vụ đó tự nó chưa được coi làđầy đủ Mọi việc hiếm khi được thực hiện đúng như dự định Hơn nữa, con người

có thể mắc những sai lầm và những điều kiện môi trường có thể thay đổi Do đó,doanh nghiệp sẽ cần những biện pháp và hành động phụ thêm để đảm bảo tương lai

có những kết quả tốt hơn Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp,hành động và thủ tục cần thiết đó, có nghĩa là phải xem xét, đánh giá ảnh hưởngtình hình mới trong tiến trình và tìm căn cứ cho hành động cụ thể Để đạt được mụctiêu đó, một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽvới nhau

Mô hình các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ

(Nguồn: Báo cáo COSO năm 1992)

Môi trường kiểm soát tạo ra phong thái của toàn doanh nghiệp và có ảnhhưởng tới ý thức về kiểm soát của các nhân viên Nó là nền móng cho các yếu tốcòn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát bao gồm phương châm

và phong cách kinh doanh của Ban lãnh đạo, sự tham gia của những người chịutrách nhiệm quản trị doanh nghiệp, hiệu quả của cơ cấu tổ chức, tính hợp lý của các

kế hoạch và mức độ tin cậy của các ước tính của Ban lãnh đạo

Đánh giá rủi ro đó là quy trình của doanh nghiệp để xác định và phân tích cácrủi ro đối với việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việcxác định xem các rủi ro đó cần được quản lý như thế nào

Các hệ thống thông tin và trao đổi thông tin hỗ trợ việc xác định, nắm bắt vàtrao đổi các thông tin theo một hình thức và khuôn khổ thời gian tạo điều kiện chocác thành viên thực hiện các nhiệm vụ của mình

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục góp phần đảm bảo rằngcác định hướng của Ban lãnh đạo được thực hiện.

Đánh giá hoạt động kiểm soát là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểmsoát nội bộ Việc này được thực hiện thông qua việc đánh giá thường xuyên, đánhgiá riêng lẻ hay kết hợp cả hai hình thức Dưới góc độ này thì kiểm toán nội bộđược xem là một phần của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ

Cả năm yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ đều ảnh hưởng đến các mục tiêuhoạt động của doanh nghiệp, ví dụ, các thông tin tài chính và phi tài chính có được

từ hệ thống thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp là rất quan trọng, cầnthiết cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, cung cấp các báo cáotài chính đáng tin cậy và đảm bảo việc tuân thủ luật pháp

Mô hình mối quan hệ của các mục tiêu và các bộ phận

của hệ thống kiểm soát nội bộ

(Nguồn: Báo cáo COSO năm 1992)

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị tác động đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của doanhnghiệp Bởi vậy, môi trường kiểm soát đóng vai trò là nhân tố nền tảng trong hệthống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một

tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý của doanh nghiệp đó Nếu các nhàquản lý cho rằng công tác kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối vớimọi hoạt động của đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúngđắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề

ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lýthì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cáchhiệu quả bởi các thành viên của doanh nghiệp

Môi trường bên trong

Nhân tố bên trong bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sáchnhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát Môi trường bên ngoài, ví dụ nhưchính sách của nhà nước, luật pháp…

Thứ nhất, các đặc thù về quản lý

Các quan điểm điều hành sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chính sách, chế độ, cácquy định và các thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chínhcác nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyếtđịnh, chính sách và thủ tục kiểm soát tại doanh nghiệp

Triết lý về quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý.Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý khiđiều hành doanh nghiệp Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc báo cáo lợinhuận và chú trọng đến việc hoàn thành vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với hoạtđộng kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng thu được nhiều lợi nhuận Ngược lại, một

số nhà quản lý không thích mạo hiểm Trong điều hành doanh nghiệp, một số nhàquản lý muốn phân chia quyền lực cho nhân viên, một số khác thì lại không nhưthế

Để đánh giá về các đặc thù về quản lý, người ta thường dựa vào các tiêu chínhư: mức độ rủi ro kinh doanh mà nhà quản lý có thể chấp nhận (Mạo hiểm haythận trọng); sự tiếp xúc giữa nhà quản trị cấp cao và người quản lý điều hành, đặcbiệt trong điều kiện cách trở về không gian; thái độ và hành động đối với việc lậpbáo cáo tài chính bao gồm những khuynh hướng khác nhau trong kế toán, áp dụngnhững nguyên tắc kế toán, mức độ khai báo thông tin trên báo cáo tài chính và kể cảquan điểm về việc gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách

Thứ hai, cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ramôi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt

từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết địnhcũng như kiểm tra, giam sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp.Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận

và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp

Để đánh giá về cơ cấu tổ chức, cần dựa vào các tiêu chí: sự thích hợp của cơcấu tổ chức trong doanh nghiệp và khả năng cung cấp các thông tin cần thiết củanhà quản lý; mức độ phù hợp giữa trách nhiệm theo cơ cấu tổ chức với nhận thứccủa những người quản lý về nhiệm vụ đó; khả năng đáp ứng về kiến thức, kinhnghiệm đối với nhiệm vụ được giao của các nhà quản lý;

Thứ ba, chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là các chính sách và các quy định liên quan đến việc tuyểndụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên Nó cóảnh hưởng quan trọng đến việc hạn chế rủi ro của kiểm soát nội bộ Các chính sáchkiểm soát phụ trợ cũng không kém phần quan trọng như định kỳ thay đổi nhiệm vụcủa nhân viên để tránh và phát hiện gian lận, sai sót có thể xảy ra Nhà quản lý cầnphải thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khenthưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động tốt, nổi bật Đồng thời cáchình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà quản

Thứ tư, công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chiquỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tàichính gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyểntiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếuviệc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì

hệ thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, trongthực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo

dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện ra những vấn đềbất thường và xử lý điều chỉnh kịp thời

Thứ năm, Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán

Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm,

uy tín trong doanh nghiệp Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồmnhững thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việcđiều hành doanh nghiệp

Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện cácmục tiêu của doanh nghiệp thông qua việc kiểm tra các hoạt động tuân thủ luậtpháp, giám sát việc lập báo cáo tài chính

Khi đánh giá cần xét đến các tiêu chí sau: tồn tại độc lập đối với Ban giámđốc; các cuộc họp thường xuyên và không thường xuyên với các bộ phận liên quannhư Phòng Tài chính, phòng kế toán, kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độclâp; sự đầy đủ và kịp thời của các thông tin được cung cấp đến Hội đồng quản trị vàcủa Ủy ban kiểm toán để giám sát các mục tiêu và chiến lược của nhà quản lý; kếtquả hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp; điều khoản của các hợpđồng quan trọng; sự đầy đủ và kịp thời của báo cáo đến Hội đồng quản trị và Ủyban kiểm toán về các thông tin “nhạy cảm”, việc điều tra và xử lý

Ở Việt Nam, Luật doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Bankiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy banKiểm toán

Môi trường bên ngoài

Mỗi tổ chức cùng các nguồn lực của mình vận hành trong một môi trường hếtsức phức tạp là vì có nhiều nhân tố gây tác dụng của môi trường Những nhân tố đó

có thể thuộc về kinh tế, cạnh tranh, công nghệ, chính trị và xã hội

Thứ nhất, nhân tố kinh tế

Một bộ phận lớn của môi trường có liên quan đến nhiều nhân tố kinh tế khácnhau Trước hết là mọi mặt của hiện trạng kinh tế chịu ảnh hưởng của tình hình thếgiới, đất nước và các vùng lãnh thổ Trong khuôn khổ đó, có những nhân tố đặc thù

có liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của một công ty nhất định Ai dùng sản phẩm

và vì sao? “Cầu” đối với các nhu cầu khác mạnh như thế nào? Ở đâu có người tiêuthụ sản phẩm? Họ có khả năng mua sản phẩm như thế nào? Mặt khác, sau đó cónhững nhân tố liên quan đến “cung” sản phẩm, dịch vụ Ở đâu có vật liệu và dịch vụcần thiết để làm ra sản phẩm nói trên và các vật liệu cũng như dịch vụ này có dễ

kiếm không? Loại phương tiện máy móc thiết bị sản nào để sản xuất và loại dâychuyền nào cần đến? Những yêu cầu gì về vốn?

Thứ hai, nhân tố cạnh tranh

Cùng với các khía cạnh kinh tế vừa đề cập là tình hình cạnh tranh hiện taị Ai

là đối thủ cạnh tranh? Số lượng đối thủ này? Họ có quan hệ với công ty nhiều hayit? Các thế mạnh cạnh tranh của họ là gì? Những nhân tố đó kết hợp lại để xác địnhtính chất của môi trường cạnh tranh ảnh hưởng đến ngành kinh doanh nói chung vàtrực tếp đến từng doanh nghiệp Quan hệ cạnh tranh thường có nhiều quy mô

Thứ ba, nhân tố công nghệ

Tất cả các doanh nghiệp, do bản chất loại hình kinh doanh của họ và ngànhkinh doanh họ hoạt động đều phụ thuộc vào nhân tố công nghệ theo cách thức riêngcủa họ

Thứ tư, nhân tố chính trị

Mặt chính trị của môi trường đề cập đến phạm vi mà luật pháp và quy địnhcủa nhà nước có tác động quan trọng đến hoạt động của doanh nghiệp Ví dụ, ảnhhưởng của các chính sách thắt chặt tiền tệ, tín dụng trong giai đoạn vừa qua đã ảnhhưởng nặng nề đến hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp

Thứ năm, nhân tố xã hội

Đằng sau luật pháp hiện hành là lực lượng xã hội được biểu lộ thông qua quátrình chính trị và sau đó trong một số trường hợp là sự hiệu lực hóa luật pháp Thái

độ và quan điểm của xã hội cũng tạo ra sức mạnh quan trọng thuộc môi trường Chonên ngày càng đòi hỏi các tổ chức kinh doanh phải có trách nhiệm xã hội cao hơn

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Trên cơ sở môi trường kiểm soát thực tế với các yếu tố nội tại cũng như bênngoài, doanh nghiệp cần phân tích và đánh giá những rủi ro ảnh hưởng tới khả nănghoàn thành những mục tiêu chủ yếu Một loại rủi ro được xác định, ban giám đốc sẽxem xét những dấu hiệu sự tồn tại của chúng và quản lý chúng như thế nào Doanhnghiệp có thể xây dựng kế hoạch, chương trình hoặc đề xuất các công việc để xácđịnh các loại rủi ro cụ thể hoặc có thể quyết định chấp nhận rủi ro bởi vì yếu tố chiphí hoặc những xem xét khác

Rủi ro là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không được thực hiện.Kinh doanh là chấp nhận rủi ro Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lýkhác nhau, mọi tổ chức đều có rủi ro Rủi ro phát sinh từ các nguồn bên ngoài lẫn

bên trong của tổ chức, nên cần phải đánh giá và phân tích rủi ro, kể cả các rủi rohiện hữu lẫn tiềm ẩn.

Một sự kiện chỉ được xem là rủi ro nếu nó đe dọa việc đạt được các mục tiêucủa doanh nghiệp Do đó, mục tiêu phải được đề ra thì nhà quản lý mới có thể nhậndạng rủi ro và có những hành động cần thiết để quản lý chúng Có ba loại mục tiêuchủ yếu:

Thứ nhất, mục tiêu hoạt động: Liên quan đến tính có hiệu lực và hiệu quả của

các hoạt động trong doanh nghiệp Nó bao gồm các mục tiêu về phương thức thựchiện, lợi nhuận và bảo vệ tài sản Mục tiêu hoạt động sẽ thay đổi tùy thuộc vào cơcấu và cách thức thực hiện

Thứ hai, mục tiêu báo cáo tài chính: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

công khai trên báo cáo tài chính

Thứ ba, mục tiêu về tính tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các quy định, các

nguyên tắc mang tính pháp lý

Mỗi tình huống khác nhau của một hoạt động sẽ liên quan đến một hoặc nhiềumục tiêu Các mục tiêu trong một tổ chức được thực hiện và liên kết với nhau Mụctiêu phải được triển khai một cách nhất quán và phổ biến đến mọi bộ phận trongdoanh nghiệp Người quản lý và nhân viên thực hiện cần hỗ trợ lẫn nhau để hiểuđược kết quả cần phải đạt được, vì vấn đề cơ bản trong kiểm soát nội bộ là quản lýmục tiêu

Trên cơ sở môi trường kiểm soát hiện tại, để đối phó với những rủi ro nhưkinh doanh thua lỗ, vi phạm pháp luật, báo cáo tài chính không trung thực, tài sản bịtham ô, đánh cắp…, doanh nghiệp phải đề ra đánh giá được những rủi ro có thể xảy

ra để từ đó đề ra những quy định, chính sách để điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh phù hợp Bởi vậy, đánh giá rủi ro đóng vai trò cơ sở để xây dựng các quyđịnh, chính sách kiểm soát nội bộ Các loại rủi ro có thể xảy ra với doanh nghiệpbao gồm:

Thứ nhất, rủi ro hoạt động

Rủi ro hoạt động là loại rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến:Nguồn lực, sự kiện, đối tượng Các rủi ro hoạt động xảy ra thông thường là do việcthực hiện không hữu hiệu, không hiệu quả và không tuân thủ như: nghiệp vụ, hoạtđộng không được xét duyệt; nghiệp vụ đã xét duyệt nhưng không được thực hiện,hoặc thực hiện nhiều lần (bị trùng lắp); sai sót đối tượng liên quan; sử dụng sai sótnguồn lực (Sai sản phẩm, số lượng, giá …); mất mát tài sản, thiếu hụt tài sản

Thứ hai, rủi ro xử lý thông tin

Là loại rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến việc ghi nhận thôngtin, xử lý thông tin, cung cấp kết xuất Các rủi ro xử lý thông tin thường có nguyênnhân từ quá trình ghi chép, nhập liệu như: thiếu hoặc không ghi chép, không nhậpliệu nghiệp vụ hoặc và nhập trùng lắp các nghiệp vụ; ghi sai nguồn lực (Loại sảnphẩm, số lượng, giá cả sản phẩm); ghi sai các đối tượng liên quan hoặc quá trình xử

lý, cập nhật và cung cấp như không cập nhật hoặc cập nhật nhiều lần; cập nhậtkhông đúng thời điểm; cập nhật sai đối tượng, nguồn lực liên quan; cung cấp thôngtin sai đối tượng, thời điểm…

Thứ ba, rủi ro nguồn lực hệ thống

Là các rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến việc phát triển, sửdụng và bảo quản hệ thống thông tin Rủi ro nguồn lực hệ thống xảy ra do: Thờigian kéo dài, chi phí cao, hệ thống không đạt yêu cầu, thất bại; không đúng đốitượng sử dụng, sử dụng sai chức năng…; hư hỏng hệ thống, mất mát dữ liệu…

1.1.3.3 Thông tin và truyền thông

Nhà quản lý chỉ có thể đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị vàtrong kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp cũng như lập báo cáo tài chínhđáng tin cậy khi dựa trên cơ sở hệ thống thông tin hiệu quả bao gồm cả hệ thống kếtoán Bên cạnh đó, hoạt động truyền thông liên quan đến việc cung cấp một sự hiểubiết rõ ràng đối với các quy định và trách nhiệm của mỗi cá nhân Các kế hoạch, cáchoạt động kiểm soát phải được báo cáo lên cấp trên, chuyển từ trên xuống dưới,ngang hàng, ngang cấp trong một doanh nghiệp

Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệthống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin bên trongnội bộ và bên ngoài

Thông tin

Để xử lý thông tin trong doanh nghiệp cần có hệ thống thông tin với các đặcđiểm:

Thứ nhất, thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin Thông tin có

thể chính thức hoặc không chính thức Ví dụ, qua đàm phán với khách hàng, nhàcung cấp hoặc nhân viên, nhà quản lý có thể nhận ra được những rủi ro hoặc cơ hộicho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ hai, Hệ thống thông tin không chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần

thiết về tài chính, phi tài chính mà nó còn đánh giá và báo cáo về những thông tin

đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả

Thứ ba, hệ thống thông tin thích hợp bao gồm các thông tin về ngành sản

xuất kinh doanh, thông tin kinh tế và những thông tin có liên quan khác từ bênngoài và bên trong doanh nghiệp

Thứ tư, hệ thống kế toán là hệ thống thông tin chủ yếu trong doanh nghiệp

bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán

và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyểnchứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.Mục đích của một hệ thống kế toán của doanh nghiệp là sự nhận biết, thu thập,phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp đó,thảo mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kếtoán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết như: Tính có thực (Cơcấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sáchcủa đơn vị); sự phê chuẩn (Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợplý); tính đầy đủ (Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh); sựđánh giá (Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí); sựphân loại (Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghinhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán); tính đúng kỳ (Bảo đảm việc ghi sổ cácnghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định)

Thứ năm, chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra

quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Chất lượng thông tin chỉ ra sựđầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo Chất lượng thông tin bao gồm: thông tinthích hợp; thông tin được cung cấp ngay khi cần; thông tin được cập nhật kip thời;thông tin chính xác; thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền

Truyền thông

Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấpdưới, từ cấp dưới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và vớibên ngoài Kiểm soát nội bộ là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy

và quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời

Các phương tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng như: bản chỉ dẫn thựchiện, thư báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hộithảo Một phương tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động của nhữngnhà quản lý

Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng đòi hỏi thông tinđược cung cấp một cách rõ ràng và chính xác đến các nhà quản lý cấp cao Nhữngnhiệm vụ quan trọng cần được phân chia trách nhiệm cụ thể Mỗi cá nhân phải hiểu

rõ vai trò, trách nhiệm của mình, cách thức thực hiện công việc, nguyên nhân dẫnđến rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ Đồng thời hiểu rõ sự liên quan giữa côngviệc cá nhân với bộ phận khác để có thể điều chỉnh các hoạt động thích hợp Songsong với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản lý cũng cần phảilắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của danh nghiệp luôn đạthiệu quả cao

Việc truyền thông không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngoài doanhnghiệp Cổ đông, người phân tích tài chính, người lập pháp cung cấp những yêu cầucủa họ và họ có thể hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp phải đối phó.Khách hàng và người cung cấp có thể cung cấp những thông tin quan trọng trongquá trình sản xuất kinh doanh, làm cho doanh nghiệp có khả năng đáp ứng nhữngnhu cầu ngày càng phát triển của thị trường

1.1.3.4 Hoạt động (thủ tục) kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thịcủa nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này thúc đẩy các hoạtđộng cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho cácmục tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc, hiệu quả trong toàn doanh nghiệp

Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơbản đó là: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và chế độ

ủy quyền

Thứ nhất, nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cần

được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việcphân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy

ra và nếu có xảy ra thì cũng dễ phát hiện

Thứ hai, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích

hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm

và hành vi lạm dụng quyền hạn

Thứ ba, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà

quản lý, các cấp dưới được giao cho quyền quyết định và giải quyết một số côngviệc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuốngcác cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫnkhông làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Các thủ tục kiểm soát để đề phòng sai sót và gian lận kế toán bao gồm:

Thứ nhất, thủ tục kiểm soát nhằm đề phòng các sai sót và gian lận, ngăn chặn

các điều kiện dẫn đến sai sót hay gian lận Kiểm soát dự phòng được thực hiệntrước khi nghiệp vụ xảy ra và được tiến hành ngay trong công việc hàng ngày củanhân viên Ví dụ: việc ghi sổ kép là một biện pháp dự phòng

Thứ hai, kiểm soát nhằm nhận ra các sai sót, gian lận, hoặc phát hiện ra các

điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận Kiểm soát phát hiện được tiến hành sau khinghiệp vụ đã xảy ra Ví dụ: Lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra số dư các tàikhoản

Các thủ tục kiểm soát để tránh rủi ro với hệ thống thông tin bao gồm:

Thứ nhất, thủ tục kiểm soát dữ liệu: Là việc cài đặt, lập trình, vận hành, sao

chép, phục hồi cũng như kỹ thuật giải quyết những sự cố bất thường

Thứ hai, thủ tục kiểm soát phần mềm hệ thống: Là hoạt động kiểm soát tính

hiệu quả của việc mua, cài đặt, sử dụng và bảo trì các phần mềm

Thứ ba, thủ tục kiểm soát tiếp cận hệ thống: Là việc kiểm soát các biện pháp

bảo đảm an toàn cho hệ thống Nếu hoạt động kiểm soát này được thực hiện tốt, đó

là biện pháp hiệu quả ngăn ngừa sự xâm nhập trái phép

Thứ tư, thủ tục kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng: Là việc theo

dõi, cập nhật những thay đổi cho hệ thống Khi thay đổi hệ thống, người thiết kế hệthống cần phải tham khảo ý kiến của những người có thẩm quyền, người có tráchnhiệm liên quan Hệ thống mới cần được thử nghiệm cho từng chương trình riêng

và cho toàn bộ hệ thống Tài liệu liên quan đến thay đổi hệ thống phải được lưu trữ

để tham khảo khi cần thiết

Các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót trong các quy trình,nghiệp vụ bao gồm:

Thứ nhất, thủ tục kiểm soát thông tin đầu vào: Là việc biến đổi các dữ liệu

bằng ngôn ngữ mà máy có thể hiểu được nhằm ngăn chặn và phát hiện ra sai sót

trước và trong quá trình nhập dữ liệu

Thứ hai, thủ tục kiểm soát xử lý nhằm giám sát sự chính xác của dữ kiện kế

toán trong quá trình xử lý máy tính

Thứ ba, thủ tục kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm các chính sách và cách

thức thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của kết quả quá trình xử lý số liệu