KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH HUY ĐỘNG VỐN VÀ HOÀN TRẢ..DOC

KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH HUY ĐỘNG VỐN VÀ HOÀN TRẢ

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay , các doanh nghiệp có điều kiện để phát huy mọi khả năng của mình đồng thời sự hoạt động của các doanh nghiệp đòi hỏi phải có sự kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ hơn Bên cạnh đó các báo cáo của tài chính của doanh nghiệp cũng đợc nhiều đối tợng quan tâm hơn nhằm khai thác sử dụng cho các mục đích của mình Để tạo niềm tin cho những ngời quan tâm các báo cáo đó cần phải đợc kiểm toán Nh vậy nhu cầu kiểm toán các báo cáo tài chính ở nớc ta hiện nay cũng nh về sau là rất lớn và đòi hỏi công tác kiểm toán phải đợc nâng cao về mặt chất lợng cũng nh mặt số lợng để nó trở thành công cụ phổ biến , hữu hiệu để vận hành tốt các doanh nghiệp , đem lại sự phát triển kinh tế , hiệu quả của công tác quản lý

Trong năm chu trình kiểm toán cơ bản của kiểm toán tài chính , chu trình huy động vốn và hoàn trả có tính trọng yếu trong hạch toán kế toán, cũng nh trong các báo cáo tài chính Đây là chìa khoá cho sự hoạt động của doanh nghiệp với những nghiệp vụ hạch toán mang nét rất đặc trng.

Chính vì tầm quan trọng của chu trình và do tính hệ thống các nghiệp vụ trong công tác hạch toán , nên việc xây dựng một hệ thống lý thuyết về kiểm toán chu trình huy động vốn và hoàn trả là cần thiết và có thể thực hiện đợc.

Nhóm nghiên cứu chúng tôi sau khi nghiên cứu một số sách kiiểm toán , kết hợp với kiến thức các môn học , chúng tôi xin trình bày các vấn đề cơ bản về kiểm toán chu trình bán hàng và hoàn trả trong bài viết này theo cách mà chúng tôi cho là hợp lý và dễ hiểu nhất.

Tuy nhiên đây còn là một vấn đề khá mới mẻ đối với chúng tôi và do lợng kiến thức có hạn nên bài viết này không tránh khỏi những hạn chế Do vậy chúng tôi rất mong sự đóng góp bổ ích từ phía bạn đọc Chúng tôi xin chân thành cảm ơn

Nội dung

1- ý nghĩa của chu trình.

Huy động vốn là quá trình đầu tiên của hoạt động kinh doanh bởi bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng đòi hổi một lợng vốn nhất định Nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả bảo đảm cho doanh nghiệp có đợc lợng vốn cần thiết để hoạt động và phát triển

Vốn của doanh nghiệp bao gồm hai phần:

Thứ nhất, vốn chủ sở hữu : Vốn chủ sở hữu là loại vốn thuộc quyền sở hữu của doannh nghiệp Nguồn vốn này có đợc tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp : đối với doanh nghiệp Nhà nớc vốn chủ sở hữu chủ yếu do Nhà nớc cấp ; đối với công ty cổ phần vốn chủ sở hữu chủ yếu do cấc cổ đông góp ; đối công ty TNHH vốn chủ sở hữu chủ yếu do các thành viên góp vốn Thứ hai: nợ phải trả Đây là nguồn vốn mà doanh nghiệp đi vay và thờng phải chịu một khoản lãi Doanh nghiệp có quyền sử dụng nguồn vốn vay nợ ngắn hạn và dài hạn khi vốn chủ sổ hữu không đủ bù đắp nhu cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Đối với loại vốn này doanh nghiệp luôn luôn phải theo dõi tình hình thanh toán cả gốc và lãi cho các đối tợng cho vay.

Nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả có những đặc điểm riêng so với các nghiệp vụ khác nhng nó có mối quan hệ mật thiết với các chu trình khác.

1- Đặc điểm của nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả

Đặc điểm của các chu trình ảnh hởng không nhỏ đến công tác kiểm toán , nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả cũng không là trờng hợp ngoại lệ.Các đặc điểm cơ bản của chu trình này là:

Một: các nghiệp vụ phát sinh ít và không thờng xuyên trong kỳ kinh doanh cũng nh trong quá trình kinh doanh nhng quan hệ pháp lý đi kèm rất phức tạp Do vậy kiểm toán viên cần tiến hành kiểm toán toàn diện các nghiệp vụ xảy ra trong kỳ.

Hai: tuy nghiệp vụ phất sinh không nhiều , không thờng xuyên nhng số tiền phát sinh thờng lớn Vì vậy việc bỏ sót nghiệp vụ hoặc hạch toán sai là rất trọng yếu Do vậy việc phát hiện các sai phạm này đợc các kiểm toán viên đặc biệt quan tâm

Ba: quá trình huy động vốn và sử dụng vốn phải tuân theo những quan hệ pháp lý nhất định và tính pháp lý này đợc bảo vệ bởi những quy định của hệ thống luật pháp Do vậy khi kiểm toán , kiểm toán viên cần phải thận trọng xem xét đánh giá việc thực hiện của doanh nghiệp đối với các qui định đã đặt ra

Ngoài ra còn một số đặc điểm khác nh : nghiệp vụ này liên quan đến hệ tài chính phức tạp ; cũng ảnh hởng đến công tác kiểm toán

Trớc khi thực hiện các cuộc kiểm toán , kiểm toán viên phải xác định phạm vi kiểm toán Vậy phạm vi kiểm toấn của kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là gì ?

2- Các tài khoản, chứng từ, sổ sách cơ bản

Chu trình huy động vốn và hoàn trả đợc phản ánh trên hệ thống các tầi khoản, chứng từ và sổ sách kế toán nhất định của khách hàng Do đó kiểm toán viên cần nắm chắc cấc nghiệp vụ của chu trình cũng nh trình tự hạch toán các nghiệp vụ đó trên các tài khoản , chứng từ , sổ sách

Nhìn chung hệ thống sổ sách , chứng từ, tài khoản ở các đơn vị khác nhau là khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng Tuy

vậy các chứng từ , sổ sách, tài khoản đợc sử dụng phổ biến trong chu trình này bao gồm:

- Các tài khoản :

+ TK411- Nguồn vốn kinh doanh ; TK414- Quỹ đầu t phát triển; TK415; TK 416

+ TK311- Vay ngắn hạn ; TK341- Vay dài hạn;

+ TK 111- Tiền mặt; TK112- Tiền gửi ngân hàng; TK338- Phải trả khác

+ TK342- Nợ dài hạn; TK315- Vay dài hạn đến hạn trả - Chứng từ :

+ Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của khách hàng; + Các tài liệu về phân chia kết quả của doanh nghiệp ; + Các quyết định của ban quản trị về huy động vốn;

+ Khế ớc, hợp đồng vay giữa khách hàng và chủ cho vay; biên bản thanh lý hợp đồng cho vay;

+ Giấy cam kết nợ; + Phiếu thu , phiếu chi; + Các chứng từ khác

Nh vậy việc hạch toán chu trình này có mối quan hệ với các chu trình khác Do đó kiểm toán viên có thể kết hợp kiểm toán các chu trình và có thể sử dụng kết quả của việc kiểm toán các chu trình khác cho việc kiểm toán chu trình này

3- Các sơ đồ hạch toán cho chu trình

Hạch toán nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả đợc thực hiện theo những quy trình nhất định Những quy trình đó đợc phản ánh khái quát qua các sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán nguồn vốn kinh doanh.

tỷ giá , đánh giá lại TS KD từ các quỹ

Qua sơ đồ ta thấy : việc khảo sát nghiệp vụ, khảo sát chi tiết nguồn vốn kinh doanh có quan hệ chặt chẽ với khảo sát tiền mặt , khảo sát hàng tồn kho

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nguồn vốn vay.

Qua sơ đồ trên ta thấy: quá trình khảo sát nghiệp vụ , khảo sát chi tiết tiền vay liên quan chặt chẽ đến khảo sát tiền mặt, khảo sất quá trình mua hàng và thanh toán.

II Kiểm toán nguồn vốn vay.1- Các mục tiêu kiểm toán.

Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu đối với nghiệp vụ Mục tiêu đối với số d 1, Tính hiện

- Các nghiệp vụ vay vốn đại diện cho số tiền mà khách hàng đã nhận trong kỳ.

- Các nghiệp vụ hoàn trả đại diện cho số tiền mà khách hàng đã chi ra trong kỳ

Tài khoản vay ngắn hạn, dài hạn đại diện cho số tiền khách hàng nợ tại thời điểm lập bảng CĐKT.

2, Tính trọn vẹn

Tất cả cấc nghiệp vụ vay vốn và hoàn trả đã xảy ra trong kỳ đều đợc ghi sổ đầy đủ

TK vay nợ , lãi phải trả bao gồm đầy đủ số nợ mà khách hàng phải trả cho chủ nợ 3, Quyền và

nghĩa vụ

Doanh nghiệp có nghĩa vụ đối với các khoản nợ đã đợc ghi sổ.

TK vay nợ , lãi phải trả tại thời điểm lập bảng CĐKT đại diện nghĩa vụ pháp lý mà doanh nghiệp sẽ phải

TK nợ vay, lãi phải trả đại diện cho tổng nợ phải trả tại

2- Quy trình kiểm toán nguồn vốn vay.

a Các quá trình kiểm soát nội bộ.

Trong chu trình này có các hoạt động kiểm soất chủ yếu sau:

- Sự phê chuẩn đúng đắn đối với các vay mới.Trách nhiệm đối với hợp đồng vay hoặc khế ớc vay này phải trao cho hội đồng quản trị hoặc ban quản lý của doanh nghiệp Khi các hợp đồng vay hoặc khế ớc vay đợc gia hạn nó phải làm các thủ tục nh vay một khoản vay mới.

- Các quá trình kiểm soát đầy đủ đối với nghiệp vụ hoàn trả gốc và lãi Các khoản thanh toán định kỳ tiền lãi và gốc phải đợc kiểm soát nh một phần của chu kỳ mua vào và thanh toán Vào lúc thực hiện vay nợ bộ phận kế toán phải nhận đợc bản sao theo nh cách mà bộ phận kế toán nhận hoá đơn của ngời bán Bản sao của hợp đồng hoặc khế ớc vay là chứng từ minh chứng cho khoản phải thanh toán Các khoản hoàn trả gốc và lãi phải đợc sự phê duyệt của ngời có thẩm quyền.

- Chứng từ và sổ sách đúng đắn Chúng bao gồm việc theo dõi các sổ phụ và quá trình kiểm soát các khoản còn nợ Các hợp đồng hay khế ớc vay đã đợc thanh toán phải đợc tiến hành thanh lý và đợc lu trữ và quản lý bởi một nhân viên có thẩm quyền Các nghiệp vay vốn và hoàn trả phải đợc hạch toán trên các chứng từ và sổ sách theo đúng các quy định.

- Quá trình kiểm tra độc lập định kỳ sổ sách chi tiết về các khoản nợ đợc so sánh với sổ cái tổng hợp và so sánh với giấy thông báo hàng kỳ của đối t-ợng cho vay.

Trên cơ sở các hoạt động kiểm soát chủ yếu của doanh nghiệp kiểm toán viên đánh giá về tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình huy động vốn và hoàn trả để từ đó đề ra các thủ tục kiểm toán thích hợp Công việc đánh giá này đợc thực hiện thông qua các thử nghiệm kiểm soát.

b Các thử nghiệm kiểm soát.

Các thử nghiệm kiểm soát kiểm toán viên cần thực hiện tơng ứng với các hoạt động kiểm soát cơ bản trên bao gồm:

- Kiểm toán viên kiểm tra tính hiệu lực của sự phê chuẩn trên các hợp đồng vay hoặc khế ớc vay các khoản vay mới cũng nh những thủ tục mà ban quản lý đã thực hiện đối với các khoản gia hạn vay Đồng thời kiểm toán viên cũng cần phỏng vấn về việc vay vốn trong kỳ so với kế hoạch vay vốn của đơn vị.

- Kiểm toán viên xem xét các dấu hiệu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ hoàn trả gốc và lãi vay, cụ thể là sự phê duyệt trên phiếu chi.

- Kiểm toán viên kiểm tra xem doanh nghiệp có thiết kế hệ thống chứng từ , sổ sách , tài khoản đầy đủ để kiểm soát , hạch toán chu trình huy động vốn và hoàn trả.

- Kiểm toán viên có thể tiến hành phỏng vấn những ngời có trách nhiệm về việc đối chiếu kiểm tra định kỳ các khoản vay nợ đã thanh toán cũng nh số còn nợ đối với từng khoản vay, từng đối tợng cho vay

Ngoài các thử nghiệm trên kiểm toán viên còn sử dụng kết quả thử nghiệm kiểm soát trong kiểm toán các chu trình có liên quan để đánh giá đầy đủ về tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

c Các thử nghiệm cơ bản.

* Thử nghiệm phân tích.

- Kiểm toán viên đối chiếu, so sánh số tiền vay trong năm nay với các năm trớc , so với kế hoạch để nhận định về các sai phạm có thể có.

- Kiểm toán viên xem xét lãi vay phát sinh tính vào chi phí kỳ này có tơng thích với tổng vay trong kỳ, có sự khác biệt lớn so với năm trớc không , từ đó có nhận định về các vấn đề bất thờng trong hạch toán tiền lãi vay.

* Thử nghiệm chi tiết các nghiệp vụ.

Các nghiệp vụ tiền vay phát sinh luôn luôn gắn liền với các thủ tục ràng buộc nh: kế hoạch vay, hợp đồng vay, khế ớc vay Do vậy việc khảo sát các nghiệp vụ thờng tập trung vào các vấn đề chủ yếu sau:

- Khảo sát các chứng từ ( hợp đồng ,khế ớc , phiếu thanh toán tiền gốc và tiền lãi trong năm ) để thẩm định sự hợp lý , hợp lệ của các thủ tục chứng từ cũng nh của nghiệp vụ.

- Khảo sát các quá trình hạch toán các nghiệp vụ vay vốn và hoàn trả có đảm bảo tính đúng đắn và đầy đủ không.Việc mở , phân loại theo dõi khoản tiền vay chi tiết theo hợp đồng , theo đối tợng, thời hạn thực hiện có đúng không, có đầy đủ không Xem xét việc hạch toán từng nghiệp vụ vay, trả gốc cũng nh lãi có đúng đắn không Việc xác định lãi và hạch toán vào chi phí có phù hợp với các quy định không

- Kiểm toán viên phải kiểm tra tính có thật , tính chính xác của các khoản vay và khoản hoàn trả Để đạt đợc mục tiêu này kiểm toán viên có thể gửi th xác nhận cho các khoản vay của doanh nghiệp đến các đối tợng cho vay Trong trờng hợp không lấy đợc xác nhận thì kiểm toán viên sẽ căn cứ vào hợp đồng hoặc khế ớc vay, phiếu thu , phiếu chi, giấy báo có , báo nợ của ngân hàng

- Khảo sát nghiệp vụ đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối niên độ của những khoản vay có gốc ngoại tệ Kiểm toán viên phải kiểm tra số lợng vay có gốc ngoại tệ, xem xét phơng pháp hạch toán ngoại tệ, tỷ giá sử dụng hạch toán và tỷ giá thực tế cuối năm để xem xét việc nghiệp vụ thanh toán có đúng đắn không.

Kiểm toán viên cần lu ý rằng nghiệp vụ vay phát sinh với số tiền lớn và phát sinh không nhiều nên kiểm toán viên cần phải xem xét từng nghiệp vụ đơn lẻ về các khả năng: bỏ sót, ghi giảm số tiền vay, hạch toán sai

* Thử nghiệm chi tiết số d

Số d của nguồn vốn vay cuối năm đợc trình bày trên báo cá tài chính , tuy nhiên số d đó gắn liền với đối đợng cho vay khác nhau Do đó để thẩm định các thông tin về các nguồn vốn vay trên báo cáo tài chính kiểm toán viên phải khaỏ sát chi tiết các số d tiền vay có liên quan Công việc này bao gồm:

- Yêu cầu khách hàng cung cấp một bảng kê chi tiết về các khoản vay và lãi tính dồn và sử dụng số liệu đó để kiểm tra Trờng hợp có nhiều nghiệp vụ liên quan đến vốn vay , lãi phải trả thì khó lập bảng kê chi tiết mà kiểm toán viên có thể yêu cầu lập một bảng kê chỉ gồm những khoản vay nào có số d cha thanh toán vào ngày cuối năm.

Bảng kê tiền vay và lãi tính dồn

Gửi th xác nhận đến các chủ nợ , so sánh số d trên các tài khoản vốn vay với số tiền mà các chủ nợ xác nhận

- Kiểm toán viên so sánh đối chiếu số phát sinh tăng , số phát sinh giảm trên tài khoản vốn vay với các phiếu thu , phiếu chi, hợp đồng vay hoặc khế ớc vay để đánh giá đúng số d trên tài khoản vốn vay của doanh nghiệp

Đồng thời kiểm toán cũng phải kiểm tra tài khoản lãi vay phải trả về số đã trả , số còn phải trả (số d ) , sự hạch toán số lãi vay phát sinh trong năm vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

III Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu.1- Mục tiêu kiểm toán.

Mục tiêu kiểm toán đối với nguồn vốn chủ sở hữu đợc thể hiện qua bảng sau:

Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu đối với nghiệp vụ Mục tiêu đối với tài khoản 1, Tính hiện

Các nghiệp vụ tăng hoặc giảm vốn kinh doanh thực sự đã xảy ra và đại diện cho số tiền, vật t, tài sản đã tăng hoặc giảm trong kỳ

Tại thời điểm lập bảng CĐKT, tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm số tiền tăng hoặc giảm của các nghiệp vụ đã xảy ra

2, Tính trọn vẹn

Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sổ hữu trong kỳ đều đợc ghi sổ đầy đủ

Tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm đầy đủ số tiền tại thời điểm lập bảng cái theo dõi chi tiết các loại nguồn tại thời điểm lập

2 Quy trình kiểm toán NVCSH

II a Các hoạt động kiểm soát nội bộ.

Kiểm toán viên cần tìm hiểu những nét cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với nguồn vốn chủ sở hữu ở các khía cạnh:

* Sự tuân thủ các yêu cầu về mặt pháp lý hay những quy định, nguyên tắc trong việc hình thành và sử dụng NVCSH nh quy định pháp lý đối việc phát hành cổ phiếu, quy định thẩm quyền phê duyệt phân phối lợi nhuận

ở công ty cổ phần :

+ Phải thực hiện quá trình ghi sổ đúng đắn và sự tách riêng trách nhiệm Việc này nhằm đảm bảo các chủ sở hữu của cổ phiếu đợc thừa nhận trên sổ sách, số cổ tức đợc chia là chính xác và cơ hội, tiềm năng để nhân viên gian lận là tối thiểu.

Để ngăn chặn sai sót trong vốn cổ phần, các thủ tục đợc sử dụng là:

- Chính sách của việc chuẩn bị các giấy chứng nhận cổ phần và ghi sổ nghiệp vụ cổ phần phải đợc quy định rõ ràng

- Quá trình kiểm tra nội bộ độc lập của thông tin trên sổ sách

Công ty cổ phần phải đảm bảo về sự phù hợp giữa các nội quy, điều lệ của công ty với các điều luật của nhà nớc ban hành.

Quá trình kiểm soát vốn cổ phần đợc sử dụng nhiều là việc theo dõi sổ sách về giấy chứng nhạan cổ phần và sổ cổ đông.

Sổ cổ phần là ghi ghe chép việc phát hành và mua lại cổ phần, có các thông tin nh số giấy chứng nhận, số lợng cổ phiếu phát hành, tên ngời mua, ngày