Lý luận chung về nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả.DOC

Lý luận chung về nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả

Phần I

Lý luận chung về nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả

1 ý nghĩa của chu trình

Nh chúng ta đã biết, các chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Trong đó mỗi một chu trình đều đóng một vai trò khác nhau Một công ty bắt đầu bằng cách huy động vốn, thờng dới dạng tiền mặt rồi dùng tiền để hoạt động nh mua sắm, trả lơng cho công nhân viên sau đó tạo ra hàng hoá cất vào kho Đến lợt hàng tồn kho đợc bán và thu về bằng tiền Tiền đó lại đợc dùng để thanh toán cổ tức, lãi tiền vay và để lại bắt đầu các chu kỳ

Hình 1: Sơ đồ mối quan hệ giữa các chu trình

Nh vậy, chu kỳ huy động và hoàn trả đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp Nếu ví hoạt động của doanh nghiệp nh một bộ máy thì chu trình huy động và hoàn trả đóng vài trò nh nguồn cung cấp năng lợng cho các chu trình khác hoạt động Hơn thế nữa nó còn thể hiện khả năng tăng vốn một cách hợp lý và ổn định giúp cho hoạt động của các chu trình khác đợc tiến hành một cách hiệu quả Việc huy động vốn luôn đợc cân nhắc với việc xác định cơ cấu vốn tối u để có thể tạo ra một bảng CĐKT vững chắc, tạo uy tín cũng nh hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp trong hiện

thụ và thu tiền

Chu kỳ tồn kho và quá trình cất vào kho

2 Khái quát về các tài khoản và chứng từ, sổ sách:

a) Tài khoản sử dụng:

- Trong chu kỳ này, kiểm toán viên kiểm toán các khoản vay, nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận cha phân phối (TK411, TK421 )

- Tài khoản liên quan đến các khoản vay( TK311,341 ) - Tài khoản tiền lãi tính dồn, cổ tức phải trả (TK3388 )

b) Chứng từ sổ sách:

- Bảng cân đối kế toán năm trớc, năm nay - Bảng phân phối lợi nhuận.

- Biên bản đánh giá lại tài sản ( nhận vốn góp bằng tài sản ) - Giấy báo nợ, giấy báo có, bản sao kê của ngân hàng - Hợp đồng vay, khế ớc vay, khế ớc vay.

- Số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

- Sổ sách kế toán: NK mua vào; NK thu chi tiền mặt, tiền gửi; NK chung; sổ cái các tài khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn, sổ phụ theo dõi chi tiết các khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn, sổ cái nguồn vốn kinh doanh.

3 Đặc điểm chu trình ảnh hởng tới công tác kiểm toán báo cáo tài chính

- Các nghiệp vụ ảnh hởng đến số d các tài khoản nguồn vốn (các khoản vay, nguồn vốn kinh doanh lợi nhuận cha phân phối) thờng phát sinh không nhiều và không thờng xuyên trong quá trình kinh doanh của đơn vị, nhng thông thờng số tiền của nghiệp vụ phát sinh là trọng yếu Ví dụ: các nghiệp vụ vay tiền, nhận góp vốn liên doanh, phát hành trái phiếu thờng có số tiền rất lớn Do quy mô của chúng, việc kiểm tra từng nghiệp vụ xảy ra trong chu kỳ của cả năm nh một phần của quá trình kiểm tra các tài khoản trên bảng cân đối kế toán (CĐKT) là điều phổ biến Xem các t liệu kiểm toán bao gồm số d đầu kỳ của từng tài khoản trong chu kỳ huy động vốn và hoàn trả, và chứng minh bằng chứng từng nghiệp vụ xảy ra trong năm là không thờng xuyên.

- Các nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trả không phát sinh thờng xuyên, song số tiền phát sinh thờng lớn, vì vậy việc sai sót hoặc để ra ngoài một nghiệp vụ không hạch toán có thể rất trọng yếu Cho nên sự sai sót hoặc bỏ sót cũng là một vấn đề quan tâm chính của kiểm toán.

- Việc huy động vốn và sử dụng nguồn vốn đó phải tuân theo những quy định có tính pháp lý về mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng, tổ chức

tín dụng, đối tác liên doanh, ngời nắm giữ cổ phiếu, trái phiếu Trong cuộc kiểm toán các nghiệp vụ và các số tiền trong chu kỳ, kiểm toán viên phải thận trọng khi bảo đảm là các quy định có tính pháp lý quan trọng trong huy động và sử dụng nguồn vốn có ảnh hởng đến báo cáo tài chính đã đợc thực hiện đúng đắn, công khai đầy đủ trên các báo cáo.

- Trong quá trình kiểm toán các nghiệp vụ của chu kỳ huy động vốn và hoàn trả, kiểm toán viên đồng thời phải kiểm toán các phí tổn tiền lãi liên quan và tiền lãi phải trả với các khoản nợ chịu lãi và kiểm toán các tài khoản cổ tức đối với vốn góp liên doanh, vốn cổ đông.

* Phơng pháp luận để đánh giá chu trình huy động và hoàn trả:

4 Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát của chu trình

Đánh giá rủi ro kiểm soátcủa chu kì huy động vốn và

hoàn trả.

Thiết kế các cuộc khảo sát Kiểm soát, các cuộc khảosát chính thức về nghiệp vụ và các thủ tục phân tích của

chu kì huy động vốn và hoàn trả.

Thiết kế và thực hiện các thủ tục phân tích đối với số d của chu kì huy động vốn và hoàn trả.

Thiết kế các khảo sát chi tiếtcủa số d của các tài khoảntrong chu kì để thoả mãn cácmục tiêu kinh tế đặc thù.

* Tính trọng yếu:

- Nghiệp vụ huy động vốn liên quan tới nhiều loại tài sản khác nhau DN đợc nhận.

- Bản thân số d các tài khoản nguồn vốn luôn mang tính trọng yếu vì tầm quan trọng của chúng đối với báo cáo tài chính.

- Việc hoàn trả lãi vay liên quan tới chi phí trong kỳ do vậy chúng ảnh h-ởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp.

* Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát

- áp lực phải trình bày thấp vốn vay nhằm tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

- áp lực hạ thấp lãi vay để tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.

5 Mục tiêu kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả

1.Tính hiện hữu

- Các nguồn vay đã ghi sổ đại diện cho số tiền dài hạn, tài sản đi mua bằng tiền vay trong kỳ hạch toán - Các nghiệp vụ góp vốn đã ghi số đại diện cho số tiền, tài sản đã nhận góp trong kỳ.

- Các nghiệp vụ hoàn trả đã ghi sổ đại diện số tiền đã thanh toán vốn góp, tiền lãi.

TK vay ngắn hạn, dài hạn, TK nguồn vốn KD, TK lợi nhuận cha phân phối đại diện số tiền vay của DN, nguồn vốn kinh doanh của DN tại thời điểm lập bảng CĐKT.

2 Tính trọn vẹn

Các nhiệm vụ huy động vốn và thanh toán đã xảy ra trong kỳ phải đợc ghi sổ đầy đủ

Số d tài khoản vay là đại diện đầy đủ số tiền vay phải trả tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán Số d tài khoản nguồn vốn kinh doanh đại diện số vốn đã huy động tại thời điểm lập phải trả các khoản nợ đã ghi sổ

Các TK nợ phải trả tại thời

đ-giá và đolờng

và hoàn trả lãi phải đợc ghi sổ chính xác đúng với giá trị của

Các nghiệp vụ về huy động vốn và hoàn trả phải phù hợp với sự trình bày, phân loại trên BCTC theo qui định.

Số d TK vay, nợ phải đợc trình bày, phân loại đúng đắn và hợp lý trên BCTC.

Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ vay tăng cuối kỳ

Hình2: Sơ đồ mối quan hệ giữa các tài khoản liên quan đến kế toán tiền vay

* Phiếu nợ phải trả là một món nợ có tính pháp lý đối với chủ nợ, có thể có tài sản bảo kê hoặc không có tài sản bảo kê.

* Phiếu nợ đợc viết cho nhiều mục đích khác nhau nh: + Thanh toán với ngân hàng

+ Thanh toán với tổ chức tín dụng

+ Thanh toán với cá nhân (cổ đông, chủ đầu t ) + Thanh toán với đơn vị khác (liên doanh, góp vốn )

* Các nguồn vốn vay đợc thực hiện thông qua các khế ớc, hoặc hợp đồng vay vốn giữa doanh nghiệp và chủ cho vay Do vậy các khoản thanh toán vốn gốc và tiền lãi trên các phiếu nợ phải đợc thực hiện phù hợp vơí phơng thức của hợp đồng hoặc khế ớc vay nợ Có khoản vay ngắn hạn và dài hạn, tuỳ thuộc vào thời hạn vay của từng khế ớc hoặc hợp đồng

* Đối với các khoản vay ngắn hạn, thanh toán vốn gốc và tiền lãi thờng chỉ quy định khi nợ đến hạn, nhng đối với các khoản vay trên 90 ngày, phiếu nợ thờng yêu cầu các khoản thanh toán tiền lãi hàng tháng hay hàng quí

* Nguyên tắc quán triệt về các khoản vay là:

+ Tiền vay phải đợc sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả (ví dụ nh vay để đầu t cho tài sản cố định phục vụ sản xuất kinh doanh thì không thể dùng để đầu t hoặc góp vốn với một đơn vị khác Điều muốn nói ở đây là phải sử dụng tiền vay đúng việc, đúng mục đích

1 Khái quát về các tài khoản(Hình 3) Thanh toán Thanh toán

tiền lãi tiền lãi

Khảo sát các khoản vay và trả nợ vay cả gốc và lãi tiền vay liên quan đến khảo sát các quá trình mua hàng, quá trình thanh toán và quá trình khảo sát các nghiệp vụ về tiền Do vậy khi kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét kết hợp kiểm toán các quá trình liên quan đến tiền vay.

Điều không đợc làm là bao hàm các khảo sát về các khoản thanh toán vốn góp và tiền lãi nh một phần của cuộc kiểm toán chu kì mua vào và thanh toán (diễn giải một cách đơn giản hơn là: mua vào thì phải vay (huy động) còn thanh toán - trả lãi vay và thanh toán vốn gốc (hoàn trả) Vì các khoản thanh toán đó đựoc phản ánh trên sổ nhật ký chi tiền mặt Nhng do tính tơng đối không thờng xuyên của chúng, trong nhiều trờng hợp không có nghiệp vụ vốn nào đợc đa vào các khảo sát một mẫu gồm nhiều nghiệp vụ Do đó khảo sát những nghiệp vụ này nh một phần của chu kì huy động vốn và hoàn trả cũng là điều bình thờng.

2 Các mục tiêu kiểm toán

Các mục tiêu kiểm tra của kiểm toán viên về các phiếu nợ phải trả là để xác định liệu:

* Cơ cấu kiểm soát nội bộ đối với phiếu nợ phải trả có đầy đủ không (ví dụ nh sự phê chuẩn đúng dắn đối với việc phát hành phiếu nợ mới và gắn với trách nhiệm nh thế nào).

* Các nghiệp vụ của các phiếu nợ liên quan đến vốn gốc và tiền lãi có đợc phê chuẩn và ghi sổ đúng đắn nh đã đợc định nghĩa bởi các mục tiêu của các khảo sát chi tiết về nghiệp vụ hay không ?

* Khoản nợ của phiếu nợ phải trả và phí tổn tiền lãi tính dồn liên quan có đợc trình bày đúng đắn theo nh các mục tiêu của khảo sát chi tiết số d không (mục tiêu quyền và nghĩa vụ có thể áp dụng cho phiếu nợ phải trả nhng nó th-ờng không phải là mối quan tâm quan trọng trong cuộc kiểm toán)

3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (thử nghiệm tuân thủ)

Một trong các cách thức huy động vốn của đơn vị là đi vay vốn của ngân hàng hay của các tổ chức, cá nhân khác Kiểm soát nội bộ đối với các khoản vay chủ yếu là thực hiện nguyên tắc " uỷ quyền và phê chuẩn" Các khoản vay phải đợc ghi (Lập) trong kế hoạch vay vốn, trong đó giải trình về nhu cầu vay, mục đích sử dụng và phơng án trả nợ tiền vay, trả lãi vay Kế hoạch vay phải đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt Việc quản lý các khoản vay phải tổ chức theo dõi chi tiết tình hình vay, trả theo từng chủ nợ và từng khoản vay Định kỳ số d nợ vay phải đợc đối chiếu với các chủ nợ.

Các thủ tục khảo sát nội bộ ở đây bao gồm:

* Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ: Chủ yếu dựa vào quan sát, tìm hiểu để mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ hiện hành của khách hàng ( bằng bảng tờng thuật hay bằng lu đồ)

* Xem xét về các qui định phân công và uỷ quyền trong quản lý tiền vay có đợc thực hiện hợp lý và đảm bảo nguyên tắc hay không.

*Xem xét về việc phân nhiệm rõ ràng và đúng nguyên tắc "Bất kiêm nhiệm" giữa các việc phê duyệt, việc thực hiện thu chi và việc ghi sổ kế toán về tiền vay hay không.

Dựa vào kết quả khảo sát đối với kiểm soát nội bộ nói trên, kiểm toán viên đánh giá lại mức độ rủi ro kiểm soát và điều chỉnh chơng trình kiểm toán cho phù hợp.

Cũng cần lu ý là đối với các khoản vay dài hạn thờng trong năm phát sinh không nhiều và lại với số tiền lớn, nên việc thực hiện khảo sát kiểm soát thờng kết hợp trong cùng quá trình khảo sát cơ bản.

4 Các khảo sát cơ bản (thử nghiệm cơ bản)

a) Các khảo sát nghiệp vụ

Các khảo sát của nghiệp vụ phiếu nợ phải trả bao gồm việc phát hành các phiếu nợ và hoàn trả vốn gốc và tiền lãi Các khảo sát kiểm toán là một phần của các khảo sát nghiệp vụ các khoản thu tiền mặt và chi tiền mặt Các khảo sát bổ sung của nghiệp vụ thòng đợc thực hiện nh một phần của các khảo sát chi tiết số d vì tính trọng yếu của từng nghiệp vụ cụ thể.

Các khảo sát nghiệp, phiếu nợ phải và tiền lãi liên quan phải chú trọng vào việc khảo sát quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng đợc đề cập ở phần trên Ngoài ra, việc thu và chi đúng số tiền (sự đánh giá) cũng đợc nhấn mạnh.

Cụ thể các khảo sát nghiệp vụ phiếu nợ phải trả (tiền vay) tập trung vào những vấn đề chủ yếu sau đây:

Bảng 1: Khảo sát nghiệp vụ phiếu nợ phải trả và tiền lãi

Mục tiêu kiểm

1.Có căn cứ hợp lý

Xem xét xem các chứng từ có đầy đủ hợp lệ và minh chứng đợc cho các khoản vay chẳng hạn nh số tiền vay có đúng theo các hợp đồng, khế ớc vay hay không, các khoản thanh toán có đầy đủ chứng từ hợp lệ hay không(phiếu chi, bản sao phiếu nợ )

2.Sự phê chuẩn đúng đắn

Xem xét việc phê chuẩn thủ tục, chứng từ, hợp đồng khế ớc vay của đơn vị vay và ngân hàng cho vay có đúng đắn hay không về số tiền vay lãi suất, thời hạn vay, ph-ơng thức hoàn trả, lãi sau thế chấp

Việc kiểm soát các nghiệp vụ phê chuẩn các thủ tục vay tiền đợc kiểm toán viên khảo sát đối với từng hợp đồng hoặc khế ớc vay

3.Tính đầy đủ Khảo sát quá trình hạch toán các khoản tiền vay trên sổ

kế toán có đúng đắn và đầy đủ không

4.Sự đánh giá

- Khảo sát quá trình việc hoàn trả vốn vay và tiền lãi, kiểm toán viên cần chú ý đến việc tính toán các khoản lãi và vốn vay phải trả trong từng kỳ có đúng đắn và phù hợp với hợp đồng và khế ớc hay không

- Việc mở các sổ phụ (sổ chi tiết) để theo dõi chi tiết theo từng đối tợng cho vay cũng thật cần thiết đối với doanh nghiệp Vậy doanh nghiệp có thực hiện đúng đắn và đầy đủ không Ngoài ra việc ghi đúng số tiền vay, tỷ suất lãi vay, thời hạn vay cũng cần đợc kiểm toán viên nhấn mạnh khi kiểm toán.

5.Sự phân loại

Xem xét việc mở các tài khoản và phân loại các khoản vay(ngắn hạn, dài hạn ) hoặc chuyển từ tài khoản vay dài hạn đã đến hạn trả sang mục vay ngắn hạn có đúng không.

6.Thời hạn

Xem xét việc ghi sổ các khoản vay và trả nợ vay có đúng với thời gian vay vốn và hoàn trả lãi vay đợc ghi trên hợp đồng, khế ớc vay hay không, quá trình việc hoàn trả vốn vay và tiền lãi có đúng không Các khoản thanh toán định kì tiền lãi vay và tiền gốc vay đợc kiểm toán viên xem xét cùng với khảo sát quá trình thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Khảo sát quá trình quy đổi ngoại tệ vay có đúng chế độ và tỷ giá ngoại tệ của từng kỳ hay không Việc khảo sát đó đợc kiểm toán viên xem xét quá trình mà kế toán ở đơn vị đánh giá số vay bằng ngoại tệ theo tỷ giá thực tế tại cuối mỗi kỳ hạch toán có đợc thực hiện không và tỷ giá quy đổi trong việc đánh giá lại đó có phù hợp với thực tế tỷ giá của Ngân hàng nhà nớc công bố hay không.

7.Quá trình chuyển sổ và

tổng hợp

Quá trình kiểm tra độc lập định kỳ của doanh nghiệp về việc tính toán, ghi chép các khoản tiền vay, lãi vay và thanh toán chúng cũng là một trong các quá trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về tiền vay Do vậy kiểm toán vien có thể khảo sát các dấu hiệu kiểm tra độc lập của những nhân viên của doanh nghiệp đối với việc ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp về tiền vay và phí tổn vay.

Nếu có những dấu hiệu kiểm tra độc lập của bản thân đơn vị về những vấn đề liên quan đến hạch toán tiền vay thì kiểm toán viên cũng có thêm cơ sở để xác định mức độ tin cậy về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán của đơn vị.

Thông thờng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vay vốn không phải là thờng xuyên và nhiều nên viẹc khảo sát nghiệp vụ có thể đợc kiểm toán viên xem xét đối với từng nghiệp vụ cá thể có số tiền trọng yếu.

b) Các khảo sát chi tiết số d

Điểm bắt đầu bình thờng của cuộc kiểm toán phiếu nợ phải trả là bảng liệt kê phiếu nợ phải trả và tiền lãi tính dồn do khách hàng cung cấp cho kiểm toán viên Một bảng liệt kê điển hình đợc trình bày trên hình 4 Bảng liệt kê

thông thờng gồm các thông tin chi tiết của tất cả các nghiệp vụ xảy ra trong

năm của vốn gốc và tiền lãi, các số d đầu kỳ và cuối kỳ của phiếu nợ và tiền lãi phải trả và thông tin miêu tả về các phiếu nợ Thí dụ nh ngày đến hạn, lãi suất và tài sản bị thế chấp nh vật cầm cố.

Khi có nhiều nghiệp vụ liên quan đến phiếu nợ trong năm thì không thể có thông lệ là có đợc bảng liệt kê nh hình thức đợc trình bày trên hình 4

Trong trờng hợp đó kiểm toán viên có khả năng yêu cầu khách hàng lập một bảng liệt kê chỉ gồm những phiếu nợ nào có số d cha thanh toán vào ngày cuối năm Bảng này trình bày một sự mô tả về từng phiếu nợ, số d cuối kỳ của nó và số tiền lãi phải trả vào lúc cuối năm, kể cả vật cầm cố và lãi suất Cụ thể các thông tin chi tiết trên bảng liệt kê đó thờng gồm số d đầu kỳ, ngày vay, ngày đến hạn, lãi suất, tiền lãi phải trả chi tiết cho từng khoản tền vay (từng hợp đồng, khế ớc vay) Trờng hợp doanh nghiệp có nhiều khoản vay(vay ngắn hạn, vay dài hạn, vay ngoại tệ.) thì cần phải lập bảng liệt kê chi tiết từng loại vay.

Hình 4: Bảng liệt kê phiếu nợ phải trả và tiền lãi tính dồn.

Tiền vay gốcTiền lãi vayKỳ Đến hạn Số d đầu kỳ TăngGiảm Số d cuối kỳ Lãi suất phải trả Số d đầu kỳ tính

(3) Kiểm tra đối chiếu với các phiếu (giấy) chi tiền đã chi trả vay và tiền lãi vay đã trả.(4) Đối chiếu với bảng xác nhận của ngân hàng

(5) Đối chiếu với sổ cái tổng hợp tiền vay(6) Tính lại phí tổn lãi vay, để đối chiếu

Các mục tiêu và các thủ tục kiểm toán thông thờng đợc tổng hợp trên bảng 2 Bảng liệt kê của phiếu nợ phải trả là một khung tham chiếu đối với các thủ tục Số lợng cuộc khảo sát phụ thuộc nặng nề vào tính trọng yếu của phiếu nợ phải trả và tính hiệu qủa của cơ cấu kiểm soát nội bộ.

Ba mục tiêu quan trọng nhất của phiếu nợ phải trả là:

* Các phiếu nợ phải trả hiện có đều đợc bao hàm (tính đầy đủ)

* Các phiếu nợ phải trả trên bảng liệt kê đợc đánh giá đúng đắn (sự đánh giá).

* Các phiếu nợ phải trả đợc công khai đúng đắn (sự công khai).

Hai mục tiêu đầu là quan trọng vì một sai số có thể là trọng yếu nếu có một phiếu nợ bị bỏ sót hoặc bị báo cáo sai Sự công khai là quan trọng vì các nguyên lý kế toán đã đợc thừa nhận đòi hỏi các ghi chú phải mô tả đầy đủ các phơng thức của phiếu nợ phải trả còn hiệu lực và tài sản đợc thế chấp nh vật cầm cố của món nợ đó Nếu có những hạn chế đáng kể về các mặt hoạt động của công ty bị quy định theo nợ vay Ví dụ nh những điều khoản về số d đền bù hoặc những hạn chế về việc thanh toán cổ tức thì những điều này cũng phải đợc công nhận trên phần ghi chú Tuy nhiên khi khảo sát chi tiết số d phiếu nợ phải trả, kiểm toán viên còn muốn thoả mãn nhiều mục tiêu khác nữa.

Bảng 2: Khảo sát chi tiết số d phiếu nợ phải trả và tiền lãi

- Tính lại phí tổn tiền lãi gần đúng dựa trên các lãi suất trung bình và toàn bộ phiếu nợ phải trả hàng