246 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

246 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CNXH Chủ nghĩa xã hội

UBND Ủy ban nhân dân

KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất quạt

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy

Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức các phòng ban

Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức quản lí các phân xưởng

Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.6: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ

Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy

Sơ đồ 2.1: Chu trình nhập kho NVL

Sơ đồ 2.2: Chu trình xuất kho NVL

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Danh mục sản phẩm quạt

Bảng 1.2: Các chỉ tiêu phản ánh quy mô

Bảng 1.3: Cơ cấu thị trường tiêu thụ sản phẩm

Bảng 1.4: Hệ thống chứng từ sử dụng

Bảng 2.1: Các loại NVL tại công ty CP Điện cơ Hải PhòngBảng 2.2: Bảng cơ cấu vật tư nguyên liệu của Công ty năm 2007Bảng 2.3: Hợp đồng kinh tế

Bảng 2.4: Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Bảng 2.5: Hóa đơn GTGT

Bảng 2.6: Phiếu nhập kho

Bảng 2.7: Hóa đơn vận chuyển

Bảng 2.8: Phiếu nhập kho (chi phí vận chuyển)

Bảng 2.9: Phiếu yêu cầu xuất vật tư

Bảng 2.10: Phiếu xuất kho

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam đang bước vào thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, từ

đó đặt ra cho các doanh nghiệp rất nhiều cơ hội và cũng không ít thách thức Để

có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh quốc tế buộc các doanhnghiệp phải xây dựng cho mình chiến lược mới, hướng đi mới nhằm nâng caosức cạnh tranh Một trong những hướng đi đó là giảm giá thành, tuy nhiên bàitoán giảm giá thành, trong đó chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm một tỉ trọngtương đối lớn, vẫn là một bài toán phức tạp đối với các doanh nghiệp nói chung

và với công ty CP Điện cơ Hải Phòng nói riêng Thực tế cũng như lí thuyết đềucho thấy rằng nếu công tác kế toán và quản lí NVL được thực hiện hiệu quả sẽmang lại nhiều lợi ích to lớn cho đơn vị: chi phí NVL được kiểm soát tốt hơn tạo

cơ hội để hạ giá thành, bảo quản và dự trữ NVL tốt sẽ đảm bảo cung cấp kịpthời cho sản xuất, đồng thời tránh thất thoát lãng phí, tiết kiệm chi phí sản xuấtkinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm,…

Qua thực tế tham gia thực tập tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, em đãtừng bước nhận thức khá rõ vai trò, ý nghĩa của công tác hạch toán kế toán NVLtrong đơn vị sản xuất kinh doanh, từ đó em rất muốn được đi sâu tìm hiểu vềphần hành kế toán này, vì vậy em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt

nghiệp của mình là “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP Điện

PHẦN 1:

NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần (CP) Điện cơ Hải Phòng

Những năm đầu của thập niên 60 của thế kỷ XX, khi miền Bắc bước vàocông cuộc cải tạo tư bản tư doanh, chủ trương của Đảng ta lúc này là thành lậpmột loạt các nhà máy để sản xuất ra tư liệu sản xuất phục vụ cho công cuộc xây

dựng CNXH ở miền Bắc Trong tình hình đó Xí nghiệp Hải Phòng điện khí

được phép thành lập theo Quyết định số 169/QĐ-TCCQ ngày 16/3/1961 củaUBND Thành phố Hải Phòng Xí nghiệp được thành lập trên cơ sở sáp nhập 3

cơ sở tư doanh nhỏ trong nội thành Hải Phòng là: Xưởng công tư hợp doanhKhuy trai, Xưởng loa truyền thanh và Xí nghiệp 19-8

@ Giai đoạn 1961 – 1980: Đây là thời kì Xí nghiệp hoạt động mang tính

kế hoạch hoá tập trung, thực hiện nhiệm vụ theo các chỉ tiêu thành phố giao

Sản phẩm chủ yếu là các loại động cơ điện, máy hàn phục vụ cho côngcuộc xây dựng và bảo vệ CHXH Sản phẩm của Xí nghiệp cung ứng cho cácngành công nghiệp và nông nghiệp: ngành điện, ngành giao thông…

@ Giai đoạn 1980 – 1990:

+ Trong thời kỳ đầu thập niên 80 Xí nghiệp vẫn hoạt động theo cơ chế tậptrung kế hoạch hoá Xí nghiệp được giao nhiệm vụ sản xuất các loại máy hàn,động cơ và quạt điện

+ Từ năm 1984 Xí nghiệp được đổi tên thành Xí nghiệp Điện cơ Hải Phòng Có thể nói đây là thời kỳ vàng son của doanh nghiệp, sản phẩm sản xuất

ra đến đâu tiêu thụ hết đến đó Chính vì vậy Xí nghiệp có điều kiện đổi mới, mởrộng sản xuất, mở rộng quy mô, cơ cấu mặt hàng cũng đa dạng Uy tín của sảnphẩm chiếm lĩnh được lòng tin của khách hàng Từ 1984 –1987, Xí nghiệp đãnhiều lần giữ lá cờ đầu về sản xuất kinh doanh của Sở Công nghiệp Hải Phòng

và được thưởng nhiều huân chương và bằng khen của cấp trên

Sản phẩm sản xuất là các loại quạt điện, động cơ điện, máy hàn Trong đósản phẩm chủ yếu là quạt điện mang nhãn hiệu “Phong Lan”.

+ Những năm cuối của thập niên 80, khi đất nước chuyển nền kinh tế từtập trung kế hoạch hoá sang nền kinh tế thị trường, Xí nghiệp gặp rất nhiều khókhăn, nhất là sản phẩm làm ra không tiêu thụ được Nguyên nhân chủ yếu là dohàng nước ngoài tràn vào bằng nhiều con đường khác nhau lấn át hàng nội địa,hàng các tỉnh phía Nam tràn ra bán tràn lan với giá rẻ lấn át thị phần quạt điệncủa doanh nghiệp Trong khi đó hàng của doanh nghiệp sản xuất bằng côngnghệ đã lạc hậu, chất lượng thấp, giá thành cao, mẫu mã không được đổi mớikịp thời để đáp ứng nhu cầu của thị trường Đồng thời đội ngũ Marketing của Xínghiệp chưa đủ mạnh để thích ứng với đòi hỏi của nền kinh tế mới Chính vì thế

Xí nghiệp đứng trước nguy cơ đóng cửa, công nhân phải nghỉ việc nhiều tháng

Trước tình hình đó, Đảng uỷ và Ban Giám đốc đã quyết định nhanh chóngphải thay đổi công nghệ sản xuất, đổi mới mẫu mã, chủng loại sản phẩm để kịpthời đưa ra thị trường những sản phẩm đẹp về hình thức, kiểu dáng, tiện dụng,chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý Do đó Xí nghiệp đã dần dần ổn định và vượtqua những khó khăn ban đầu, khôi phục sản xuất kinh doanh

@ Giai đoạn 1990 - 2003: Đây là giai đoạn đơn vị hoạt động dưới hình

thức tổ chức mới: Doanh nghiệp Nhà nước

+ Tháng 10/1992 UBND thành phố ban hành quyết định số 1208/QĐ

-UB ngày 11/10/1992 về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước đối với Xí nghiệp

Điện cơ Hải Phòng Và đến năm 1998 Xí nghiệp được đổi tên thành Công ty Điện cơ Hải Phòng Từ đây đơn vị được hoạt động một cách tự chủ, hạch toán

có lãi Sản phẩm sản xuất là do thị trường quyết định, không còn mang tính kếhoạch hoá như trước đây nữa Do đó Công ty chỉ sản xuất các loại sản phẩm màthị trường cần và công ty có thế mạnh

Sản phẩm chủ yếu là các loại quạt và lồng quạt, cánh quạt các cỡ để phục

vụ cho công nghệ sản xuất liên tục tại công ty và cung cấp các linh kiên quạt chocác bạn hàng cũng sản xuất quạt

+ Tháng 4/1998 Công ty đã ký kết với tập đoàn Mitsustar của Nhật để sảnxuất các linh kiện quạt, công nghệ máy móc đã được đầu tư hiện đại như: dâychuyền hàn lồng tự động, dây chuyền phun sơn tĩnh điện.

+ Từ năm 1999 –2003 sản phẩm quạt điện Phong lan đã được người tiêu

dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao Thị trường sản phẩm đã được

mở rộng ra ngoài thành phố cũng như xuất khẩu sang thị trường nước ngoài

@ Giai đoạn từ 2004 cho đến nay: đây là giai đoạn Công ty hoạt động

Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp

Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng

Tên viết tắt: HAPEMCO

Vốn điều lệ trên Giấy đăng ký kinh doanh là: 6.500.000.000 VNĐ, đượcchia thành 65.000 Cổ phần, với mệnh giá: 100.000 VNĐ/CP Trong đó:

+ 20% vốn Nhà nước+ 74% vốn Cổ đông là người lao động trong Công ty+ 6% vốn Cổ đông ngoài Công ty

Ngành nghề kinh doanh của Công ty bao gồm:

+ Sản xuất, kinh doanh quạt điện các loại, các linh kiện quạt và đồ điệngia dụng;

+ Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, máy móc

Địa điểm sản xuất – kinh doanh:

Trụ sở chính đặt tại số 734 Nguyễn Văn Linh – Quận Lê Chân – HảiPhòng

Cơ sở 2: Số 20 Đinh Tiên Hoàng – Hồng Bàng – Hải Phòng.

1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm.

Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng là doanh nghiệp đầu tiên sản xuất cácloại quạt điện ở Hải Phòng cũng như các tỉnh phía Bắc Các sản phẩm mà Công

ty hiện đang sản xuất được thể hiện cụ thể ở biểu sau:

Bảng 1.1: Bảng danh mục sản phẩm quạt điện của Công ty CP Điện cơ Hải Phòng

Stt Tên quạt

1 Quạt bàn các loại: B300, B400…

2 Quạt treo các loại: T400 có đèn, T400 không đèn, T400J, Quạt treo

điều khiển KDK, KDK-3MS, Quạt treo T450, Quạt treo côngnghiệp…

11 Quạt công nghiệp

(Theo Kế hoạch sản xuất – kinh doanh của Phòng Kế hoạch sản xuất)

Trong số các loại quạt kể trên thì hiện nay Công ty đang tập trung sản xuấtvới sản lượng lớn vào các loại: Quạt bàn, Quạt treo, Quạt rút, Quạt thông gió.Nguyên nhân là do các loại quạt này được sản xuất chủ yếu để phục vụ nhu cầutiêu dùng của người dân lại phù hợp với nhu cầu thị trường, do đó sản lượng tiêuthụ từ các loại quạt này là chiếm tỷ trọng lớn Đối với các loại quạt khác thìcông ty chỉ sản xuất với số lượng hạn chế, chủ yếu sản xuất theo đơn hàng nhằmđáp ứng nhu cầu của các bạn hàng

Trong kế hoạch kinh doanh dài hạn, ngoài sản phẩm truyền thống là quạtđiện, Công ty còn sản xuất nồi cơm điện và các thiết bị điện khác nhằm nâng

cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, khắc phục tính chất mùa vụ trong kinh doanhcủa Công ty hiện nay.

1.2.2 Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm.

Quy trình sản xuất quạt là một quy trình tổng hợp, kép kín bao gồm các bộphận sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất quạt

- Tạo phôi: + Đột dập các chi tiết cơ khí, sản xuất các khối tôn từ.

+ Quấn hạ dây động cơ quạt

- Cắt gọt: + Gia công cơ khí các chi tiết của động cơ quạt

Tạo phôi Cắt gọt và sản xuất lồng Ép nhựa

Lắp ráp hoàn chỉnh

KCS – Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Đóng gói nhập kho thành phẩm

- Sau khi lắp ráp, sản phẩm được đưa sang bộ phận KCS để kiểm tra chấtlượng thành phẩm, nếu có sai hỏng thì tuỳ từng mức độ mà có phương pháp xử

lý cho phù hợp Sản phẩm đạt tiêu chuẩn được đưa sang bộ phận đóng gói vànhập kho

Ngoài các chi tiết được sản xuất tại chỗ để lắp ráp thành quạt thì Công tycòn nhập một số chi tiết khác như: Bộ điều khiển, ……

1.2.3 Đặc điểm loại hình sản xuất

Công ty hiện áp dụng hai loại hình sản xuất:

+ Sản xuất hàng loạt: Áp dụng đối với các phân xưởng sản xuất sản phẩmchính: Quạt các loại và các linh kiện quạt Trong đó việc sản xuất luôn đảm bảotính liên tục và đồng bộ Sản lượng sản xuất ở các bộ phận này phụ thuộc vào kếhoạch sản xuất của Phòng Kế hoạch sản xuất

+ Sản xuất theo đơn hàng: Áp dụng đối với bộ phận gia công chi tiết

1.2.4 Đặc điểm về quy mô.

Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng là một doanh nghiệp có quy mô vừa.Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh quy mô của Công ty

Bảng 1.2: Các chỉ tiêu phản ánh quy mô của Công ty năm 2007

1 Giá trị sản xuất công nghiệp Đồng 60.000.000.000

2 Sản lượng sản xuất sản phẩm chính

Quạt

Lồng quạt

Cái Bộ

150.000 1000.000

25 40

(Số liệu phòng Tài chính – Kế toán)

1.2.5 Đặc điểm về thị trường tiêu thụ

Trong nền kinh tế thị trường với nhiều đối thủ cạnh tranh như ngày nay,vấn đề thị phần ngày càng trở nên quan trọng Nhận thức được điều này, Công

ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng trong những năm gần đây đã chú trọng công tácMarketing, nhờ đó mà thị trường của Công ty đã được mở rộng, không còn bị bóhẹp trong thị trường nội tỉnh Hiện nay sản phẩm của Công ty đã có mặt ở hầuhết các tỉnh phía Bắc và Công ty đã có một hệ thống các đại lý ở các địa phươngtrong tỉnh và các tỉnh, thành phố khác

Bảng 1.3: Bảng cơ cấu thị trường tiêu thụ của Công ty

(Theo số liệu phòng Kinh doanh)

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

Công ty duy trì bộ máy quản lý theo kiểu Trực tuyến tham mưu Giám đốcCông ty trực tiếp điều hành các bộ phận sản xuất Các Phó giám đốc giúp Giámđốc phụ trách các mặt: Sản xuất – Kỹ thuật, Kinh doanh, Xây dựng cơ bản, Tổchức hành chính và phải chịu trách nhiệm về các lĩnh vực mình phụ trách Cácphòng chức năng như: Kế hoạch – Sản xuất, Kinh doanh, Tài chính – Kế toán thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc ra quyết định

Trưởng các phòng, Quản đốc phân xưởng được giao toàn quyền trong việc

bố trí lao động điều hành công việc cụ thể trong phạm vi quản lý của mình đểthực hiện nhiệm vụ được giao Trưởng các bộ phận có thể giao nhiệm vụ hoặc

uỷ quyền cho cấp phó một số công việc và quyền hạn nhưng vẫn phải chịu tráchnhiệm trước Giám đốc về việc phân công và uỷ quyền trên

Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức bộ máy

Quan hệ góp ý – tham mưu

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Phòng

Mar

keting

Phòng cung ứng vật tư

Phòng Tài chính-

kế toán

Phòng Tổ chức hành chính

Phòng Kế hoạch tiến độ

Phòng KCS

Phòng Kỹ thuật công nghệ

Phân xưởng tổng hợp

Phân xưởng cơ khí

Phân xưởng lắp ráp

Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức các phòng ban

Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức quản lý các phân xưởng

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

Với tư cách là một đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy

đủ, hoạt động quản lí theo cơ chế một cấp quản lí, hoạt động kinh doanh tậptrung về mặt không gian và mặt bằng kinh doanh, có kĩ thuật xử lí thông tin hiệnđại, nhanh chóng, công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng đã tổ chức cho mình một

bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộmáy kế toán tại công ty:

Trưởng phòng

Phó phòng

Nhân viên văn phòng

Quản đốc phân xưởng

Phó quản đốc phân xưởng

Tổ trưởng tổ sản xuất

…

Công nhân phục vụ Công nhân phụ Công nhân sản xuất chính

Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán tại công ty được chia thành 6 phần hành như đã nêu trên

sơ đồ, phòng kế toán gồm có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 4 nhânviên kế toán khác, mỗi người đều đảm nhận những trách nhiệm riêng của mình:

+ Cô Lê Thị Bích Huệ giữ vị trí là kế toán trưởng, có chức năng tổ chức

bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thựchiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động sảnxuất kinh doanh tại đơn vị, điều hành kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán,chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị

Đồng thời cô Huệ cũng đảm nhận phần hành kế toán công nợ và tài sản cốđịnh (TSCĐ), có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động TSCĐ và tình hình sửdụng từng TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ theo quy định, phân bổ khấu hao chotừng đối tượng sử dụng, cuối kì kế toán tiến hành kiểm kê TSCĐ, lưu trữ và bảoquản hồ sơ TSCĐ

Cô Huệ cũng phụ trách phần hành kế toán công nợ của đơn vị Theo đó,

cô có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng hợp đồng, từng đối tượng có quan hệ mua

Kế toánbánhàng vàtiêu thụ

Kế toántiền vàthanhtoán

Kế toáncông nợ

và tàisản cốđịnh

Kế toánchi phísản xuất

và tínhgiá thànhsản phẩm

bán sản phẩm, dịch vụ với công ty, đồng thời quản lí quá trình thu nợ, trả nợ,quản lí hồ sơ công nợ, cuối năm tiến hành đối chiếu công nợ, phân loại công nợ

và trích lập dự phòng nếu cần thiết

+ Chị Trịnh Thị Lan Phương đảm nhận phần hành kế toán tiền mặt, tiềngửi và thanh toán Nhiệm vụ của chị Phương là lập các chứng từ thu chi tiềnmặt, các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…đồng thờikiểm tra tính hợp lí, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ liên quan đến tiền mặt vàtiền gửi Ngoài ra, chị Phương theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi Đối với ngoại tệ, chị theo dõitheo từng loại nguyên tệ, thường xuyên đối chiếu số dư với thủ quỹ và sổ phụngân hàng,…

Chị Phương cũng đảm nhiệm phần hành kế toán chi phí và tính giá thànhsản phẩm Hàng tháng chị tiến hành tập hợp chi phí cho từng loại quạt sản xuấtđược và tiến hành tính giá thành đơn vị cũng như tổng giá thành sản phẩm sảnxuất trong kì

Đồng thời chị Phương cũng giữ vai trò là kế toán tổng hợp tại phòng kếtoán, theo đó chị chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính bắt buộc cho doanhnghiệp và cả các báo cáo khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty

+ Cô Nguyễn Thị Lan đảm nhận phần hành kế toán vật tư, nhiệm vụ của

cô là xác định giá trị vật tư tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền, thựchiện theo đúng quy định chuẩn mực kế toán số 02 về “hàng tồn kho”, theo dõichi tiết cả hiện vật và giá trị theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư theo từngđịa điểm quản lí và sử dụng Cuối tháng tiến hành đối chiếu với thủ kho về mặt

số lượng, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân để xử lí Cuối kì kế toán tổchức kiểm kê vật tư tồn kho, nếu thấy có dấu hiệu giảm giá so với thị trường thìphải trích lập dự phòng theo quy định Đồng thời cô Lan cũng quản lí các chứng

từ liên quan đến vật tư và quyết toán việc sử dụng vật tư của doanh nghiệp

+ Cô Hoàng Thị Anh đảm nhận phần hành kế toán tiền lương, bảo hiểm

xã hội và bảo hiểm y tế Nhiệm vụ của cô là tính trích quỹ lương theo đơn giá

được phê duyệt, phân bổ quỹ lương vào các đối tượng sử dụng, quản lí tài liệuliên quan về tính quỹ tiền lương và các chứng từ tiền lương.

+ Chị Nguyễn Thị Hương và anh Nguyễn Văn Phương đảm nhận phầnhành kế toán bán hàng và tiêu thụ Theo đó, hai người xác định doanh thu trong

kì dựa trên quy định của chuẩn mực kế toán về doanh thu và quy định hạch toándoanh thu theo chế độ kế toán Doanh thu được theo dõi chi tiết theo từng loạimặt hàng và theo từng đối tượng khách hàng Đồng thời họ cũng quản lí các hợpđồng bán hàng và hoá đơn bán hàng

Tuy mỗi người trong phòng kế toán có thể đảm nhận một hoặc nhiều phầnhành kế toán khác nhau nhưng giữa các phần hành kế toán không độc lập mộtcách tuyệt đối với nhau, giữa chúng có mối quan hệ ràng buộc, hỗ trợ, ảnhhưởng lẫn nhau Các chứng từ, thông tin kế toán không chỉ được thiết lập và sửdụng trong một phần hành kế toán duy nhất mà chứng từ đầu ra của phần hànhnày có thể trở thành căn cứ ghi chép cho phần hành khác Tóm lại, giữa cácphần hành kế toán luôn tồn tại mối quan hệ hữu cơ thống nhất trong toàn bộ chutrình kế toán

1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty

- Chế độ kế toán: Với bản chất là một doanh nghiệp cổ phần, hoạt động kếtoán tại công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng chịu sự quy định của chế độ kế toándoanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính

Tuy nhiên, từ năm 2006 trở về trước chế độ kế toán áp dụng tại doanhnghiệp căn cứ vào Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000

- Niên độ kế toán tại công ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kếtthúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Kì báo cáo tại đơn vị là theo năm

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: đơn vị tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ

- Phương pháp kế toán tài sản cố định: TSCĐ được tính theo giá trị cònlại, nguyên tắc đánh giá TSCĐ là dựa vào nguyên giá và giá trị còn lại củaTSCĐ Phương pháp khấu hao TSCĐ mà đơn vị áp dụng là phương pháp khấuhao đường thẳng theo QĐ số 206/2033/QĐ- BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003của Bộ Tài Chính

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo giátrị thực tế, giá trị hàng tồn kho cuối kì được xác định theo giá thực tế bình quângia quyền Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho áp dụng tại đơn vị làphương pháp kê khai thường xuyên

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép và hạch toán tại doanh nghiệp làđồng Việt Nam Khi quy đổi đồng tiền khác thì căn cứ vào tỉ giá ngoại tệ liênngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụkinh tế phát sinh

- Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị là hình thức nhật kí chứng từ

- Các khoản trích lập và hoàn nhập dự phòng được xác định căn cứ vàogiá trị hàng tồn kho và mức giảm giá trên thị trường

1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị được tổ chức theo quy định củaQuyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Cụ thể cómột số loại chứng từ được sử dụng sau:

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công

V/ Tài sản cố định

Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc

(*) HD: Mẫu hướng dẫn

1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Điện cơ HảiPhòng tuân theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006của Bộ Tài Chính.

Xuất phát từ bản chất hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như quy môdoanh nghiệp, hệ thống tài khoản được sử dụng bao gồm các tài khoản sau: 111,

112, 131, 133, 138, 139, 141, 142, 151, 152, 153, 154, 155, 159, 211, 214, 311,

315, 331, 333, 334, 335, 338, 341, 342, 351, 411, 414, 415, 418, 421, 431, 515,

521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911

Nếu so sánh với hệ thống chứng từ kế toán do bộ tài chính quy định thì

có một số tài khoản không được đơn vị sử dụng, ví dụ như 113, 156, 157, 243,

347, 821,…

Tài khoản 113 không được sử dụng là do ngày nay công nghệ thanh toán

và chuyển tiền, chuyển khoản rất phát triển, không mất nhiều thời gian nhưtrước đây nên công dụng của tài khoản này không thể hiện rõ và không đòi hỏiphải tham gia vào quá trình hạch toán gây rắc rối, dễ nhầm lẫn

Tài khoản 156 không được sử dụng bởi Công ty cổ phần Điện cơ HảiPhòng là một doanh nghiệp sản xuất thuần tuý, mọi sản phẩm doanh nghiệp bán

ra đều phải trải qua quá trình chế biến, sản xuất với đầu vào có thể là nguyên vậtliệu,… hoặc bán thành phẩm nhập khẩu

Đơn vị cũng không sử dụng tài khoản 157, điều này được giải thích rằngdoanh nghiệp không sử dụng hình thức bán hàng đại lí mà chỉ sử dụng hình thức

“mua đứt bán đoạn”, theo đó doanh nghiệp sẽ thực hiện cung cấp sản phẩm chonhững cá nhân, tập thể có nhu cầu tiêu thụ lại sản phẩm của công ty theo giá bánbuôn, sau đó những cá nhân, tổ chức này sẽ cung cấp lại sản phẩm này ra thịtrường với giá bán lẻ Nói cách khác, đơn vị không tổ chức bán hàng đại lí màchỉ áp dụng hình thức bán buôn, khi đó quyền sở hữu hàng hóa được chuyểngiao hoàn toàn và hóa đơn tài chính cũng được phát hành cho đơn vị mua

Ngoài ra, trên địa bàn thành phố Hải Phòng công ty cũng có một số cửahàng giới thiệu sản phẩm và bán lẻ quạt điện các loại, mỗi cửa hàng này được

coi như một kho hàng và sản phẩm tại đây được theo dõi trên tài khoản 155 –chi tiết theo cửa hàng chứ không theo dõi trên tài khoản 157.

Hơn nữa, theo chính sách của công ty, mọi nghiệp vụ bán hàng đều phảicăn cứ trên hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng, công ty không bao giờ chuyểnhàng mà chưa có sự thỏa thuận mua bán, vì thế tài khoản 157 không thể hiệnđược vai trò ghi nhận hàng chuyển chờ chấp nhận của nó và đã không được sửdụng tại đây

Các tài khoản liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp như 243, 347,

821 cũng chưa được sử dụng Hiện tại doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng tài khoản

8211 khi ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, thay vào đó phương pháphạch toán theo quy định cũ vẫn được áp dụng, thuế thu nhập doanh nghiệp phảinộp ngân sách nhà nước vẫn được tách ra từ lợi nhuận chưa phân phối (địnhkhoản Nợ TK 421/ Có TK 3334) Ngoài ra, do quy mô doanh nghiệp không lớn,giá trị tài sản, doanh thu, lợi nhuận hàng năm không nhiều nên việc áp dụng cáctài khoản 243, 347 tỏ ra phức tạp và gây khó khăn cho kế toán, vì thế hai tàikhoản này cũng chưa được sử dụng ở đây

…

1.5.4 Hệ thống sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán tại công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng được tổ chứctheo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định

số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính

Tuy nhiên, công tác kế toán tại công ty đã được giảm nhẹ rất nhiều do đơn

vị đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA 2003 Với phần mềm này, mọi côngtác ghi chép chứng từ, sổ sách kế toán trở nên đơn giản hơn nhiều so với khi ápdụng kế toán thủ công

Sử dụng kế toán máy, các nhân viên kế toán chỉ cần nhập các thông tin kếtoán từ các chứng từ gốc vào máy tính qua bàn phím và các thiết bị đầu vàokhác, sau đó mọi công tác xử lí, luân chuyển số liệu đều do chương trình máytính tự động thực hiện Cuối kì hoặc tại bất kì thời điểm nào, kế toán có thể thựchiện thao tác khoá sổ kế toán và in ra các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, các báocáo đã được máy tính làm sẵn

Với việc tổ chức kế toán theo hình thức Nhật kí - chứng từ, các sổ kếtoán sau được sử dụng tại công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng:

Sổ tổng hợp bao gồm: Các Nhật kí chứng từ và bảng kê, các sổ cái tàikhoản theo hình thức Nhật kí chứng từ, sổ tài sản cố định, …

Sổ chi tiết bao gồm: thẻ kho, thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán vớingười mua, người bán, sổ chi tiết bán hàng, …

Tuy nhiên các sổ này đều được lưu giữ trên máy tính và chỉ được in ra khicần thiết

Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ có thể được khái quátqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.6: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Với việc sử dụng phần mềm ASIA 2003 trong công tác kế toán, trình tựghi sổ kế toán có thể được khái quát qua sơ đồ sau:

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

1.5.5 Hệ thống báo cáo kế toán

Giống như hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ và hệ thống sổ kế toán,

hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị cũng được lập dựa trên quy định tại Quyếtđịnh số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính

Các báo cáo kế toán tại đơn vị được lập theo chu kì mỗi năm một lần, báocáo do chương trình máy tính thực hiện, đồng thời có sự giám sát, điều chỉnhcủa kế toán tổng hợp Hiện nay, đơn vị thực hiện lập đủ 4 báo cáo kế tài chínhtheo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, đó là các báo cáo:Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

và Thuyết minh báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Báo cáo tài chính của đơn vị được gửi đến các cơ quan, đơn vị có liênquan như Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hải Phòng, thành viên góp vốn (công tySCIC), cục thống kê thành phố Hải Phòng, cục thuế thành phố Hải Phòng, …

Do đặc điểm quy mô doanh nghiệp chưa lớn lắm nên các báo cáo quản trịchưa được áp dụng ở đây mà mới chỉ dừng lại ở những báo cáo được thiết lậptheo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty

PHẦN 2:

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG

2.1 Đặc điểm, phân loại và quản lí nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty

Quạt điện là một loại sản phẩm có đặc điểm là được cấu tạo từ rất nhiềuchi tiết khác nhau, mỗi chi tiết lại được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu

Do đó đặc điểm chung nhất về vật tư nguyên liệu cuả Công ty là tính phong phú

và đa dạng Hiện tại nguyên vật liệu của Công ty có khoảng trên 200 loại, baogồm nguyên vật liệu mua trong nước và nguyên vật liệu nhập ngoại

Bảng 2.1: Các loại NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng (trích)

17 THEPP107 Phôi đế quạt HĐ Cái

18 THEPP108 Phôi đế quạt ĐN Cái

19 THEPP109 Phôi đế quạt HE Cái

22 BVIENP47 Bi viên phi 4,7 Viên

Nguyên vật liệu đầu vào chủ yếu để sản xuất lồng quạt là dây thép, loạivật liệu này có khả năng chịu lực tốt, tính dẻo cao, dễ tạo hình tuy nhiên rất dễ

bị oxy hóa trong không khí, đồng thời do có kích thước khá cồng kềnh nên đòihỏi diện tích kho bãi bảo quản tương đối lớn

Với bộ phận đế quạt, cánh quạt và các chi tiết phụ khác như nút bấm, bầuquạt,… vật liệu đầu vào chủ yếu cho sản xuất là nhựa các loại Nhựa là loạinguyên vật liệu có tính bền cao, không bị oxy hóa trong điều kiện bình thường.Tuy nhiên, nhựa nguyên liệu có dạng hạt nhỏ, đóng thành bao nên trong côngtác bảo quản, vận chuyển yêu cầu phải có bao gói chắc chắn, tránh rơi vãi, haohụt nguyên vật liệu Đồng thời bảo quản ở nơi khô ráo sạch sẽ cũng là một tiêuchuẩn đặt ra đối với loại vật liệu này

Đối với quá trình sản xuất các chi tiết khác nhau, nguyên vật liệu đầu vàocũng khác nhau, do đó mà công ty phải dựa vào những đặc điểm này để bảo quảnnguyên vật liệu cho tốt đảm bảo lợi ích kinh tế cho công ty

NVL sử dụng tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng rất đa dạng và phong phú,

do đó đòi hỏi công tác kế toán phải được thực hiện một cách chu đáo, chính xác,

rõ ràng nhằm quản lí, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL Việc thực hiện công tác

kế toán này chủ yếu được thực hiện trên vi tính, kế toán NVL hàng ngày thu thập,kiểm tra, cập nhật chứng từ đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, tránh tình trạng nhầmlẫn, sai sót Hạch toán nguyên vật liệu phải đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổngquát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL

2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty

Tính đa dạng và phong phú là đặc điểm nổi bật nhất của NVL tại công ty

CP Điện cơ Hải Phòng, do đó phân loại NVL là công tác không thể thiếu nhằmtạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lí và sử dụng Tiêu chí được công ty

sử dụng để phân loại NVL là công dụng kinh tế hay chính là vai trò, tác dụngcủa NVL trong sản xuất kinh doanh Theo đó, hiện nay NVL tại công ty đượcphân loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình giacông chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Cụ thể đó là các loạisắt thép, dây thép (dùng để sản xuất lồng quạt), thép lá 2 li (dùng để sản xuấtkhung đỡ động cơ quạt), thép lá 3 li (dùng để sản xuất tai cánh quạt trần), nhôm

lá hợp kim (dùng để sản xuất cánh quạt trần), dây emay (dùng để quấn động cơquạt), nhôm đồng các loại,

- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trìnhsản xuất – kinh doanh, nó kết hợp với NVL chính để hoàn thiện tính năng, chấtlượng sản phẩm NVL phụ tại công ty bao gồm nguyên liệu nhựa các loại, linhkiện nhựa các loại (các linh kiện quạt như thân quạt nhập khẩu, chân quạt, đếquạt), bột sơn, dây nguồn, tụ điện, phím điều khiển,…

- Nhiên liệu: là nguyên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ choquá trình sản xuất kinh doanh như xăng dầu (dùng cho xe vận tải của công ty),dầu máy các loại (dùng cho các loại máy tiện, máy phay, máy bào, ),

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu thay thế cho máy móc, thiết

bị vận tải,

Theo cách phân loại như trên của công ty, những linh kiện quạt bằng nhựanhư thân quạt, đế quạt đều được xếp vào nhóm nguyên vật liệu phụ trong khiđây là những bộ phận cấu thành cơ bản của quạt Đây là điều bất hợp lí trongcông tác phân loại nguyên vật liệu và nguyên nhân của nó là do: Từ những năm

90, sản phẩm của công ty không chỉ có quạt điện mà còn bao gồm các loại máycông nghiệp khác như máy hàn, máy tiện, ngoài ra, những linh kiện quạt tronggiai đoạn này chủ yếu được cấu tạo từ sắt thép chứ chưa được thay thế bằng linhkiện nhựa như bây giờ Khi đó, cách phân loại nguyên vật liệu chính bao gồmcác loại sắt thép là rất hợp lí, tuy vậy hệ thống phân loại đó vẫn được duy trì đếnbây giờ thì không còn phù hợp nữa Từ sự bất hợp lí đó đã dẫn đến sự khác biệt,thiếu logic khi xem xét đến tỉ trọng giữa NVL chính và NVL phụ như trongbảng tính dưới đây:

Bảng 2.2: Bảng cơ cấu vật tư nguyên liệu của Công ty năm 2007

(Đồng)

Tỷ trọng (%)

2.1.3 Công tác quản lí nguyên vật liệu tại công ty

Nền kinh tế Việt Nam hiện nay là nền kinh tế hội nhập và mở cửa, ở đócác doanh nghiệp có môi trường cạnh tranh bình đẳng, điều kiện vĩ mô phục vụcho sản xuất là như nhau trong từng lĩnh vực Do đó, trên thị trường sự tồn tạinhững sản phẩm tương tự nhau về chất lượng cũng như giá cả là rất phổ biến.Cạnh tranh để tồn tại và phát triển ngày càng trở nên gay gắt, đòi hỏi doanhnghiệp phải thật khôn khéo trong vấn đề quản lí chi phí, doanh thu nhằm giảmchi phí, hạ giá thành, nâng cao tỉ suất lợi nhuận cho đơn vị mình Đây là mụctiêu đặt ra cho tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung cũng như công ty

CP Điện cơ Hải Phòng nói riêng Với tỉ trọng khoảng 60-70% tổng giá thành, sửdụng tiết kiệm và hiệu quả chi phí nguyên vật liệu sẽ tạo ra động lực lớn để hạgiá thành cho sản phẩm Hoạt động quản lý nguyên vật liệu càng hợp lí thì cơhội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy, quản lý nguyên vật liệucần được thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trong tất cả các khâu từ thu mua, dựtrữ đến bảo quản và cả trong khâu xuất dùng

Trong khâu thu mua: Kế hoạch sản xuất được lập cụ thể cho từng giai

đoạn, từ đó công ty chủ động tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịpthời cho quá trình sản xuất sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp.Mục tiêu quản lí cần đạt được trong khâu này là phải quản lý chặt chẽ về khốilượng, quy cách, chủng loại và giá cả

Trong khâu dự trữ và bảo quản: Dự trữ NVL luôn phải đảm bảo tính đầy

đủ và kịp thời, không gây gián đoạn sản xuất cũng như không dự trữ dư thừagây ứ đọng vốn, tốn diện tích, lãng phí chi phí Bảo quản NVL phải đảm bảoduy trì chất lượng NVL, tránh mất mát, hỏng hóc gây lãng phí Đây cũng lànhững vấn đề mà Công ty CP Điện cơ Hải Phòng đã nhận thức rất rõ ràng vàchủ động thực hiện khá hiệu quả

Trong khâu sử dụng: NVL xuất dùng tại công ty phải đảm bảo phù hợp

với kế hoạch sản xuất hàng tháng, mục đích xuất NVL luôn phải rõ ràng đảmbảo đúng người, đúng việc, không xuất tràn lan gây lãng phí

Hiện nay công ty CP Điện cơ Hải Phòng có hai kho bảo quản và dữ trữhàng tồn kho, kho thứ nhất là kho thành phẩm kiêm vật tư, kho thứ hai là khobán thành phẩm

Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu ở công ty đãthực hiện:

Tổ chức hệ thống chứng từ tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tàichính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ Trình tựluân chuyển đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lýnguyên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy

đủ, kịp thời, tránh được sự trùng lặp, luân chuyển chứng từ qua những khâukhông cần thiết và giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất

Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng đảm bảo nguyên tắc thống nhất vànguyên tắc thích ứng Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vàochế độ kế toán và thống nhất theo chế độ ban hành Bên cạnh đó các tài khoản chitiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp vớicông tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kếtoán

Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu đảm bảo hai nguyên tắcthống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính

quy định, đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệuđáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời.

Các báo cáo về nguyên vật liệu được xây dựng theo chế độ kế toán ban hành,được lập đúng kỳ và chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu

2.2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty

2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng áp được cung cấp từ hai nguồn làmua trong nước và nhập khẩu, đồng thời công ty áp dụng phương pháp khấu trừ

để tính thuế GTGT nên thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVLnhập kho

Với NVL mua trong nước, giá trị NVL nhập kho được tính như sau:

Phí vận chuyển , bốc dỡ

các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng

Ví dụ: Ngày 08 tháng 12 năm 2007, công ty nhập kho 25.072 kg dây thép 1,4

li của công ty CP xuất nhập khẩu Nam Tiến theo hoá đơn số 0091489 với đơn giáchưa VAT là 8.381VNĐ/kg, thuế GTGT 5%

Chi phí vận chuyển phải trả cho công ty CP vận tải Mai Văn Minh là5.619.285 (chưa VAT), VAT 5%

Như vậy, giá trị lô dây thép nhập kho này là:

25.072 x 8.381 + 5.619.285 = 215.747.717 VNĐ

Với NVL nhập khẩu, giá trị NVL nhập kho được tính như sau:

Thuế nhập khẩu

Phí nhậ p khẩ u

các khoản giảm giá hàng mua

-Ví dụ: ngày 20 tháng 12 năm 2007, công ty nhập khẩu 57 tấn hạt nhựa

ABS từ nhà cung cấp BASF – Hàn Quốc theo hóa đơn thương mại số

3935423987, đơn giá 1.620 USD/tấn, tỉ giá 1USD = 16.024VNĐ, phí nhậpkhẩu 1.030.000 (chưa VAT), thuế nhập khẩu 32.311.305

Như vậy, giá trị lô hạt nhựa nhập khẩu là:

(57 x 1.620) x 16.024 + 1.030.000 + 32.311.305 = 1.512.997.465 VNĐ

2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Ở Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng, NVL xuất kho được tính giá theophương pháp bình quân gia quyền Theo đó, tổng giá trị hàng xuất kho được tínhmột lần vào cuối mỗi tháng Phương pháp này có ưu điểm là tính toán khá đơngiản, tuy nhiên mức độ chính xác không cao, công việc tính giá chỉ thực hiệnvào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của công tác kế toán

Giá thực tế vật liệu xuất kho

Số lượng từng loại xuất kho

Đơn giá xuất kho bình quân

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ

Ví dụ: Đầu tháng 12/2007, chân quạt HD1476 tồn kho bán thành phẩm là 737

cái, tổng giá trị là 11.349.800 đồng

Tổng giá trị chân quạt HD1476 mua trong tháng 12/2007 là 6.291 cái, tổnggiá trị là 98.139.600 đồng

Trong tháng 12/2007 số lượng chân quạt xuất kho là 1.000 cái

Cuối tháng, kế toán tính đơn giá bình quân gia quyền của chân quạtHD1476 là:

Đơn giá xuất

2.3 Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty

Mỗi sản phẩm quạt tại công ty được cấu tạo từ rất nhiều chi tiết khácnhau, do đó nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất quạt rất đa dạng, hàng ngàycác nghiệp vụ nhập xuất vật tư diễn ra với số lượng lớn, chủng loại phong phú

Vì vậy mọi biến động về cả số lượng và chất lượng NVL cần được theo dõi mộtcách chi tiết, cụ thể, rõ ràng, chặt chẽ nhằm nắm bắt mọi thông tin cần thiết vềtình hình NVL tại công ty ở bất cứ thời điểm nào, phục vụ cho công tác quản trịdoanh nghiệp cũng như công tác lập kế hoạch thu mua, sử dụng NVL

Mọi công tác kế toán đối với NVL được bắt đầu từ những chứng từ gốcliên quan đến NVL, hiện nay công ty đang sử dụng những chứng từ sau:

+ Phiếu nhập kho

+ Phiếu xuất kho

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá

+ Thẻ kho

+ Hoá đơn giá trị gia tăng

+ Phiếu yêu cầu xuất vật tư

2.3.1 Chứng từ, thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Chu trình nhập mua NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng bắt đầu từviệc kí kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp (Bảng 2.3)

Hôm nay, ngày 15 tháng 04 năm 2007

BÊN A: (Bên bán) CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI LÊ LỢI

Địa chỉ: Trung Kinh – Lê Lợi – Kiến Xương – Thái Bình

Điện thoại: 036.810219

Tài khoản: 0002934103 tại Ngân hàng VP Bank – Chi nhánh Hải Phòng

Mã số thuế: 1000351881

Do Ông: NGUYỄN HỒNG THÁI – Giám đốc làm đại diện

BÊN B: (Bên mua) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG

Địa chỉ: 151 Nguyễn Văn Linh – Quận Lê Chân – Hải Phòng

Điện thoại: 031.3835927

Tài khoản: 102010000212980 tại Ngân hàng Công thương Hồng Bàng – HP

Mã số thuế: 0200580118

Do Ông: TRẦN VĂN LONG – Giám đốc làm đại diện

Hai bên đồng ý kí kết hợp đồng với những điều khoản sau đây:

Điều I: Hàng hóa, số lượng, giá cả

Bên A đồng ý bán cho bên B phôi thép Φ 6 mm với giá cả và số lượng như sau:

Đơn vị tính: VNĐ

Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT

Bằng chữ: Bảy trăm hai mươi triệu đồng

Điều II: Thời gian và địa điểm giao nhận

- Hàng được giao tại kho của bên B ( Địa chỉ số 151 Nguyễn Văn Linh –

Lê Chân – Hải Phòng)

- Thời gian giao nhận hàng: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hai bên kíbản hợp đồng này

- Sau khi hai bên kí biên bản bàn giao nghiệm thu phôi thép, bên A sẽxuất hóa đơn GTGT cho bên B theo giá trị của bản hợp đồng này

Điều III: Bàn giao, nghiệm thu phôi thép

- Phôi thép Φ 6 mm được nhập khẩu và ban giao cho bên B phải đầy đủ,đồng bộ, đúng chủng loại, chất lượng

- Trước khi giao hàng, đại diện hai bên cùng kiểm tra chất lượng phôithép, phôi thép phải đạt yêu cầu kĩ thuật Sau khi hai bên thống nhất bàn giao,đại diện hai bên kí biên bản bàn giao, nghiệm thu phôi thép

Điều IV: Thanh toán

- Thời gian thanh toán: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày giao hàng, bên B

sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán tiền cho bên A

- Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Trị giá thanh toán: Thanh toán 100% giá trị lô hàng

Điều V: Cam kết chung

- Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ và kịp thời các điều khoản đã ghitrong Hợp đồng kinh tế này Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, hoặc

có thay đổi phải được hai bên cùng nhau bàn bạc thỏa thuận cùng tìm mọi biệnpháp để thực hiện Hợp đồng Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại phải chịu

nộp phạt và bồi thường Nếu không cùng nhau giải quyết được thì khiếu nại lênTrọng tài kinh tế Thành phố Hải Phòng giải quyết theo quy định Mọi chi phíliên quan đến trọng tài do bên thua kiện chịu

- Hợp đồng kinh tế này có hiệu lực kể từ ngày kí Hợp đồng này được lậpthành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có giá trị như nhau

Sau khi hợp đồng kinh tế được kí kết, tại ngày như trong hợp đồng quyđịnh công ty TNHH TM Lê Lợi sẽ giao hàng cho công ty CP Điện cơ Hải Phòngtại địa chỉ 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng Tại đâyhai bên sẽ cùng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại, của phôi thép Sau đó Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Bảng 2.4) sẽ được lập vàđại diện hai bên cùng kí xác nhận vào biên bản

Bảng 2.4

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Căn cứ hợp đồng kinh tế số 01.07HĐKT/ĐC – LL ngày 15/04/2007 giữacông ty TNHH TM Lê Lợi và công ty CP Điện cơ Hải Phòng

Hôm nay, ngày 14 tháng 05 năm 2007 tại kho Công ty CP Điện cơ HảiPhòng, chúng tôi gồm:

1 Công ty TNHH TM Lê Lợi (Bên bán)

Đại diện: Ông Nguyễn Hồng Thái Chức vụ: Giám đốc công ty

2 Công ty CP Điện cơ Hải Phòng (Bên mua)

Đại diện: Ông Trần Văn Long Chức vụ: Giám đốc công ty

Bên bán bàn giao cho bên mua 60.000 kg phôi thép Φ 6 mm

Đại diện bên mua đã kiểm tra đầy đủ số lượng phôi thép, chất lượng phôithép đảm bảo như thỏa thuận trong hợp đồng

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ 02 bản

(Kí tên, đóng dấu) (Kí tên, đóng dấu)

Sau khi lô hàng được kiểm nhận, hai bên lập và kí nhận biên bản kiểmnhận hàng hóa, bên bán sẽ giao hóa đơn GTGT của lô hàng đó cho bên mua(Bảng 2.5)

Bảng 2.5

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL

Liên 2: Giao khách hàng Số : 0079883Ngày 14 tháng 5 năm 2007

Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Thương mại Lê Lợi

Địa chỉ: Lê Lợi – Kiến Xương – Thái Bình

Mã số thuế: 1000351881

Họ tên người mua hàng: : Công ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phòng

Địa chỉ : 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, Hải Phòng

Mã số thuế: 0200580118

Phương thức thanh toán: Tiền mặt/ Chuyển khoản

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 36.000.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 756.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi sáu triệu đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đóng dấu, họ tên)